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für den Qualitätsbeauftragten zur qualitätsbewussten Organisation von Weiterbildungsmaßnahmen Weiterbildung richtig organisieren... 3 Bedarfsermittlung... 3 Weiterbildung planen (Bildungskonzept)... 4 Bildungsmaßnahmen durchführen... 5 Bildungsmaßnahmen bewerten... 7 Seite 2 von 9
Weiterbildung richtig organisieren Auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen sind ständige Investitionen in die Qualifikation der Mitarbeiter erforderlich, um mit den sich immer rascher vollziehenden Entwicklungen der Technologie und der Märkte Schritt halten zu können. Weiterbildung in mittelständischen Unternehmen muss sinnvoll und wirtschaftlich organisiert werden. Da die Anzahl der zu betreuenden Mitarbeiter für Personalentwicklungsabteilungen meist zu gering ist, wird die Organisation der Weiterbildung oft an den Qualitätsbeauftragten delegiert. Dieses Paket mit Tools zur wurde zur Unterstützung des Qualitätsbeauftragten geschnürt. Das zentrale Element des Tool-Pakets, die Verfahrensanweisung 06 Personal und Schulung, bezieht sich auf die Aspekte - der Durchführung von Bildungs- und Entwicklungsmaßnahmen für die vorhandenen Mitarbeiter sowie - der Einstellung neuer fertiger Mitarbeiter mit den aktuell passenden Qualifikationen. Zu bedenken ist, dass die positive Wirkung, die eine aktive Personalentwicklung auf die Motivation und Arbeitseinstellung der Mitarbeiter und das Klima der Zusammenarbeit hat, dem Unternehmen hilft, die Zukunft erfolgreich zu gestalten. Die Personalentwicklung ist daher eine herausragende Aufgabe für Unternehmer und Führungskräfte und erfordert ein systematisches Herangehen und auch einen gewissen Grad von Planung und Organisation. Zur Realisierung dieser Aufgabe finden Sie in diesem Dokument einige Tipps und Hinweise. Bedarfsermittlung Die Ermittlung des Schulungsbedarfes ist eine grundlegende Aufgabe der Führungskräfte und der Unternehmensleitung. Der Zweck dieser Tätigkeit ist es, festzustellen, - welche Qualifikationen im Unternehmen verbessert werden müssen, um heute existierende Aufgaben zu erfüllen, - welche Qualifikationen für die Zukunft notwendig sind, um Handlungsspielräume für das Unternehmen zu eröffnen. Seite 3 von 9
Die Qualifikation der einzelnen Mitarbeiter hat einen massiven Einfluss auf die Leistungsfähigkeit, Kreativität und Flexibilität einzelner Arbeitsgruppen und des gesamten Unternehmens. Die Analyse des Weiterbildungsbedarfes bedeutet deswegen über das Aufspüren von Defiziten hinaus, die Erkennung von Entwicklungspotentialen jedes einzelnen Mitarbeiters. Berücksichtigen Sie ggf. nachfolgende Methoden, um den Bildungsbedarf zu ermitteln: - Befragungen bestimmter Zielgruppen im Rahmen der Abteilungs- oder Arbeitsgruppenbesprechungen, - Einzelgespräche z.b. mit Führungskräften, - regelmäßige Mitarbeiterbesprechungen. Nutzen Sie zur Bedarfsanalyse das Formular Matrix Ausbildungsstand und greifen Sie ggf. auf die Festlegungen des Entwicklungsbedarfes im Mitarbeitergespräch zurück. Tipp: Berücksichtigen Sie die individuellen Interessen der Mitarbeiter! Viele Mitarbeiter können und wollen mehr leisten, als sie es heute tun. Auch Qualifikationsdefizite sind den Mitarbeitern oft selbst am besten bewusst. Sinnvoll ist weiterhin eine Zuordnungen von "Sollqualifikationen" zu Arbeitsplätzen, wie sie z.b. in Stellenbeschreibungen festgelegt sein können. Eine Formulierung des Qualifikationsbedarfes als "Defizit" zwischen Anforderung und Realität ist so relativ einfach möglich. Ist die Sollqualifikation eines neu zu implementierenden Arbeitsplatzes nicht definiert, können Sie die Festlegungen mittels des Formulars Stellenbeschreibung dokumentieren. Weiterbildung planen (Bildungskonzept) Wenn der Bildungs- und Qualifikationsbedarf feststeht, müssen die Aufgaben in ein konkretes Arbeitsprogramm umgesetzt werden. Eine Möglichkeit besteht darin, ein Weiterbildungsprogramm (Schulungsplan) zu entwickeln, das festlegt, in welcher Form der bestehende Bildungsbedarf erfüllt werden soll. Seite 4 von 9
Es bleibt dabei für die Führungskräfte die Aufgabe, die geplanten Entwicklungen und Ziele des Unternehmens mit den Qualifikationswünschen der Mitarbeiter abzustimmen und dabei das vorgesehene Budget und die eigenen Kapazitäten zu berücksichtigen. Das Ziel der Bildungskonzeption ist ein gegliederter Schulungsplan für einen bestimmten Zeitraum. Dieser muss folgende Fragen beantworten: - Was soll geschult werden und auf welche Weise? - Welche Mitarbeitergruppen sind betroffen? - Wann sollen die Maßnahmen stattfinden? - Was dürfen sie kosten? - Welche Prioritäten haben die einzelnen Bildungsvorhaben im Sinne der Unternehmensziele? Tipp: Lassen Sie die Schulungspläne der einzelnen Bereiche von den jeweiligen Führungskräften aufstellen. Die Vorhaben der Führungskräfte können dann nach unternehmensbezogenen und personalpolitischen Prioritäten geordnet und im Rahmen des vorgesehenen Budgets verwirklicht werden. Nutzen Sie zur Analyse und Dokumentation die Formulare Schulungsplan bei vorhandenen Mitarbeitern bzw. Einarbeitungsplan wenn es um die Einarbeitung neuer Mitarbeiter geht. Bildungsmaßnahmen durchführen Wenn die Ziele feststehen, die mit den Bildungsmaßnahmen verfolgt werden sollen und eine grobe Vorstellung davon besteht, wie die Ziele erreicht werden können, kann entschieden werden, wie die geplanten Vorhaben realisiert werden. Die Entscheidung muss getroffen werden: - Wollen Sie die Maßnahme selbst durchführen, oder eine externe Institution beauftragen? - Soll die Maßnahmen intern (inhouse) oder extern (offenes Seminar) erfolgen? - Welche Organisationsform des Lernens ist sinnvoll? Soll beispielsweise die Ausbildung einer neuen Buchhalterin dadurch erfüllt werden, dass man ihr die Teilnahme an einem offenen Seminar ermöglicht, oder ist es sinnvoller, einen erfahrenen Mitarbeiter zu ihrer Anleitung aufzufordern. Seite 5 von 9
Dabei dürfen nicht nur Kostengesichtspunkte eine Rolle spielen. Das Angebot externer Unterstützung ist zu den meisten Themen relativ umfassend Bei externen Anbietern sind fast zu allen Fragen Weiterbildungsveranstaltungen in unterschiedlicher Methodik und verschiedenen Tiefen zu finden. Anstelle eines langwierigen Selbstlernprozesses kann es sinnvoll sein, durch ein professionelles Seminar eine frühzeitige Orientierung zu ermöglichen, und damit Fehlentwicklungen zu vermeiden. Zur Entscheidungsfindung sollten folgende Schritte unternommen werden. 1. Schritt: Informationsbeschaffung - Programmübersichten von Bildungsanbietern und Spezialanbietern beschaffen - Angebote von Branchenverbänden, Bildungswerken einholen - Bildungsdatenbanken durchforsten - Empfehlungen von befreundeten Unternehmen sammeln - Vorliegende Angebote für Seminare oder "maßgeschneiderte" Maßnahmen heranziehen 2. Schritt Anbieter- und Potenzialbewertung - Wählen Sie seriöse Anbieter aus, die auch für eine längerfristige Zusammenarbeit in Frage kommen. - Wählen Sie diejenigen Maßnahmen, die die festgelegten Ziele bestmöglich erfüllen. 3. Schritt: Vereinbarung Vereinbaren Sie mit den Führungskräften bzw. Mitarbeitern (Lern-)Ziele für die Umsetzung der Maßnahmen. Tipp: Sammeln Sie kontinuierlich Informationen über interessante Weiterbildungsangebote, die irgendwann für Ihr Unternehmen in Frage kommen könnten. Dokumentieren Sie die Erfahrungen, die Sie oder Mitarbeiter mit bestimmten Anbietern gemacht haben. Diese Informationen können bei der Auswahl geeigneter Maßnahmen eine wertvolle Hilfe sein. Nutzen Sie zur Auswahl der Bildungsmaßnahme die Checkliste Offene Seminare - das richtige Angebot auswählen Seite 6 von 9
Bildungsmaßnahmen bewerten Selbst dann, wenn man sich der Mühe unterzieht, eine Vielzahl von Angeboten einzuholen und zu vergleichen, bleibt Bildung jedoch auch bei bester Information ein Erfahrungsgut. Die Qualität einer Maßnahme kann man erst bewerten, wenn man sie bereits erfahren hat und ausreichend Zeit hatte, das Gelernte anzuwenden. Dabei ist es sinnvoll, systematisch und gleichzeitig pragmatisch vorzugehen, um eine inhaltlich möglichst den festgelegten Zielen entsprechende und gleichzeitig ökonomische Lösung zu erreichen. Lassen Sie zuerst die Teilnehmer nach der Schulung die Maßnahme selbst bewerten. Diese Informationen sollten an den Einkauf gelangen um die Lieferantenbewertung zu ermöglichen. Nach ausreichend Zeit der Anwendung (ungefähr 6 Monate) sollten Sie ein Interview bzw. eine Befragung der Mitarbeiter durchführen und mit Ihren ergänzenden Beobachtungen die Wirksamkeit der Maßnahme bewerten. Tipp: Lernen erfordert Zeit! Bei der Anwendung neuer Methoden kann ihr Mitarbeiter anfangs weniger produktiv sein als vorher. Deshalb sollten Bildungsmaßnahmen möglichst in Zeiten durchgeführt werden, in denen der Arbeitsanfall nicht allzu hoch ist. Nutzen Sie zu diesen Bewertungen der Bildungsmaßnahme das Formular Schulungsbeurteilung. Seite 7 von 9
Hinweise zur : Die sich unmittelbar auf den Themenkreis erstreckenden Forderungen der DIN EN ISO 9001 finden Sie nachfolgend dargestellt (Quelle: DIN EN ISO 9001:2000-12, Seite 22, 23, Herausgeber: Deutsches Institut für Normung e.v., Alleinverkauf durch Beuth Verlag GmbH). 6 Management von Ressourcen 6.1 Bereitstellung von Ressourcen Die Organisation muss die erforderlichen Ressourcen ermitteln und bereitstellen, um a) Das Qualitätsmanagementsystem zu verwirklichen und aufrechtzuerhalten und seine Wirksamkeit ständig zu verbessern, und b) Die Kundenzufriedenheit durch Erfüllung der Kundenanforderungen zu erhöhen! 6.2 Personelle Ressourcen 6.2.1 Allgemeines Personal, das die Produktqualität beeinflussende Tätigkeiten ausführt, muss auf Grund der angemessenen Ausbildung, Schulung, Fertigkeiten und Erfahrungen fähig sein. 6.2.2 Fähigkeit, Bewusstsein und Schulung Die Organisation muss a) Die notwendigen Fähigkeiten des Personals, das die Produktqualität beeinflussende Tätigkeiten ausübt, ermitteln, b) Zur Deckung dieses Bedarfs für Schulung sorgen oder andere Maßnahmen ergreifen, c) Die Wirksamkeit der ergriffenen Maßnahmen beurteilen, d) Sicherstellen, dass ihr Personal sich der Bedeutung und Wichtigkeit seiner Tätigkeit bewusst ist und weiß, wie es zur Erreichung der Qualitätsziele beiträgt, und e) Geeignete Aufzeichnungen zu Ausbildung, Schulung, Fertigkeiten und Erfahrung führen (siehe 4.2.4) Seite 8 von 9
Hinweise zur Anpassung des Dokumentes an die Organisation: Um das Tool an Ihre Dokumentenstruktur anzupassen, gehen Sie (hier am Beispiel der Version MS Office 2003 dargestellt) bitte folgendermaßen vor: 1. Setzen Sie das Häkchen unter Extras - Optionen... - Ansicht - Formatierungszeichen im Feld Alle, indem Sie dieses anklicken. 2. Löschen Sie das Titelblatt, indem Sie dieses außerhalb der Textfelder markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 3. Löschen Sie den verbliebenen Abschnittswechsel, indem Sie diesen markieren und ebenfalls die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 4. Mittels Doppelklick auf die Kopf- oder Fußzeile können Sie diese nun öffnen und die Texte und deren Formatierungen entsprechend Ihren Wünschen gestalten. 5. Die Kopfzeilen-Grafik können Sie wie vorher löschen, indem Sie diese markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 6. Eine neue Grafik fügen Sie über die Menüpunkte Einfügen - Grafik - Aus Datei ein. 7. Diese Hinweisseite(n) entfernen Sie, indem Sie die (ab dem letzten Seitenumbruch) alles markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. Nutzungsbedingungen von Fachinformationen: (1) Für vorsätzliche oder grob fahrlässige Pflichtverletzungen haftet der Lizenzgeber. Dies gilt auch für Erfüllungsgehilfen. (2) Für Garantien haftet der Lizenzgeber unbeschränkt. (3) Für leichte Fahrlässigkeit haftet der Lizenzgeber begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. (4) Der Lizenzgeber haftet nicht für Schäden, mit deren Entstehen im Rahmen des Lizenzvertrags nicht gerechnet werden musste. (5) Für Datenverlust haftet der Lizenzgeber nur, soweit dieser auch bei der Sorgfaltspflicht entsprechender Datensicherung entstanden wäre. (6) Eine Haftung für entgangenen Gewinn, für Schäden aus Ansprüchen Dritter gegen den Lizenznehmer sowie für sonstige Folgeschäden ist ausgeschlossen. (7) Der Lizenzgeber haftet nicht für den wirtschaftlichen Erfolg des Einsatzes der Tools oder Trainings. (8) Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt. Seite 9 von 9