Tabellenkalkulationsprogramm EXCEL Es gibt verschiedene Tabellenkalkulationsprogramme, z. B. von Microsoft, von IBM, von Star und anderen Softwareherstellern, die alle mehr oder weniger dieselben Funktionen anbieten. Mit einer Tabellenkalkulation können leicht Tabellen erstellt, Berechnungen durchgeführt und Zahlenwerte in Diagrammen dargestellt werden. Eine Zelle der Tabellenkalkulation kann folgenden Inhalt haben: Text (z.b. Namen) Zahlen für die Berechnung (z. B. Geldbeträge) Formeln (mit denen eine Berechnung durchgeführt werden kann. Zahlenwerte (Format - Währung) Formel (Berechnung der Summe) Text ACHTUNG: Berechnungsformeln müssen mit = beginnen! Folgende Zeichen werden für die Grundrechnungsarten verwendet: addieren + subtrahieren - multiplizieren * dividieren / Das Aussehen der Tabelle kann durch den Befehl "Format" bestimmt werden: Der Zelleninhalt kann linksbündig, rechtsbündig, zentriert dargestellt werden Schriftart und Schriftgröße lassen sich verändern; fett, kursiv, unterstrichen Währungsformat (Angabe erfolgt in ), Dezimalstellen Spaltenbreite, Rahmen um die Zellen,... Der Zellinhalt kann mit der Rechtschreibprüfung auf Fehler durchsucht werden. Über die Seitenansicht (Layout-Kontrolle) kann die Gestaltung der Tabelle vor dem Ausdruck kontrolliert werden. So macht sogar das Rechnen Spaß! Excel Seite 1 von 1 SC 2003
Der Excel-Bildschirm Menüleiste Bearbeitungszeile Symbolleisten Zelle mit genauer Adressangabe, z. B. A1 Aufgabenbereich Bildlaufleisten Tabellen-Register Die wichtigsten Symbole sind: Neues Tabellenblatt erstellen / Tabellenblatt öffnen / Speichern Tabelle drucken / Seitenansicht / Rechtschreibprüfung Markierten Teil ausschneiden / kopieren / einfügen / Format übertragen Macht den letzten Befehl rückgängig / wiederholt den letzten Befehl Berechnet die Summe / Formel-Assistent / Daten sortieren (auf- bzw. absteigend) Diagramm-Assistent / Landkarte einfügen / Zeichnen (steht in allen Office-Anwendungen zur Verfügung) Schriftart / Schriftgröße Zellinhalt fett machen / kursiv / unterstreichen Zellinhalt rechtsbündig / zentriert / linksbündig ausrichten / Zellen verbinden Währung / EURO / Prozent / 1000-Punkt / Dezimalstellen hinzufügen bzw. entfernen Rahmen wählen / Hintergrundfarbe / Textfarbe Excel Seite 2 von 2 SC 2003
1) Formeln in Excel eingeben Menüleiste Bearbeitungsleiste aktive Zelle Eine Formel beginnt immer mit = z. B. =5+5 =A1+B1 =C1-B1 =7*3 =A5*B3 =C7/D5 usw. Die Formel erscheint in der Bearbeitungsleiste, das Ergebnis erscheint in der aktiven Zelle, nachdem man die Enter-Taste gedrückt hat. Die Rechenzeichen befinden sich auf dem Zahlenblock der Tastatur: in der Formel erscheint ein / x - x in der Formel erscheint ein * 7 8 9 + 4 5 6 1 2 3 0 Aufgabe: 1) Ergänze folgende Tabelle auf dem Blatt! 2) Führe die Beispiele in Excel durch! Rechenart In die Zelle E trägst du die Formel ein, die für diese Rechnung notwendig ist A B C D E 21 3 : =21/3 12 4 x 9 3 : 8 12 + 20 9 - Excel Seite 3 von 3 SC 2003
2) Automatisches Ausfüllen in Excel Ausfüllkästchen Wenn du in der aktiven Zelle das Ausfüllkästchen rechts unten anklickst (der Cursor wird zu einem +), kannst du bei gedrückter Maustaste die Zellen nach unten ausfüllen: z. B. Jänner 1. Montag =C1-B1 Februar 2. Dienstag =C2-B2 März 3. Mittwoch =C3-B3 usw. usw. usw. usw. Ausfüllkästchen In einer Formel ist dieser Effekt aber nicht immer erwünscht. Wenn du z. B. willst, dass immer mit dem Wert in der Zelle B5 gerechnet wird, musst du zwischen das B und der 5 ein $-Zeichen einfügen: z. B. =B$5+D5 =B$5+D6 =B$5+D7 usw. =B5+D$5 =B6+D$5 =B7+D$5 usw. Merke dir: Für fixe Zellbezüge musst du ein $ Zeichen einfügen! Excel Seite 4 von 4 SC 2003
3) Funktionen in Excel verwenden Menü Einfügen Funktion Über das Menü Einfügen können in Excel Funktionen erstellt werden: z. B. eine WENN-Funktion Ein einfaches Beispiel: In der Zelle B15 stehen die Einnahmen eines Monats, in der Zelle C15 die Ausgaben eines Monats. In der Zelle D15 soll ein Kommentar erscheinen, der davon abhängig ist, ob die Ausgaben kleiner oder größer als die Einnahmen waren. Die Funktion muss also lauten: WENN B15>C15 DANN soll das Wort Super in der Zelle D15 erscheinen SONST soll das Wort Sparen in der Zelle D15 erscheinen Natürlich können statt Wörter auch Zahlen oder Formeln verwendet werden (Vergleiche mit dem Beispiel Darlehensberechnung WENN die Restschuld < als die Rückzahlung DANN SONST). Excel Seite 5 von 5 SC 2003
4) Diagramme in Excel erstellen Diagramm- Assistent starten Markierte Daten, die in ein Diagramm umgewandelt werden sollen Bevor du in Excel ein Diagramm erstellen kannst, musst du die gewünschten Daten markieren. Durch Klick auf das Symbol Diagramm-Assistent wird der Assistent gestartet und wird Schritt für Schritt bis zum fertigen Diagramm geführt. Die 4 Schritte zum fertigen Diagramm: 1. Diagramm-Typ wählen (z. B. Säulen-, Kreis-, Balken- oder Liniendiagramm) 2. Datenbereich (entspricht den markierten Daten in der Excel-Tabelle) 3. Diagrammtitel, Beschriftungen etc. 4. Entscheidung, ob das Diagramm als Objekt auf dieselbe Tabelle eingefügt werden soll oder ob ein eigenes Blatt erstellt wird Das Diagramm kann nachträglich noch verändert werden (Farben, Schrift, Diagrammtyp, Hintergrund etc.). Ändern sich die Daten in der Excel-Tabelle wird das Diagramm automatisch angepasst. Excel Seite 6 von 6 SC 2003
5) Weitere Besonderheiten von Excel a) Zellen formatieren: Menü Format Wähle im Menü Format den Befehl Zellen. Nun kannst du unter der Kategorie auswählen, welches Format der Zellinhalt haben soll. In unserem Beispiel wählen wir Währung und als Symbol Natürlich stehen dir auch noch andere Kategorien zur Verfügung, z. B. Prozent, Datum, Uhrzeit usw. b) Aktuelles Datum einfügen: Um in eine Zell immer das aktuelle Datum einzufügen, verwende die Formel =HEUTE() Formel Ergebnis Excel Seite 7 von 7 SC 2003
6) Listen mit Excel erstellen (einfache Datenbanken) Excel kann auch für einfache Datenbankaufgaben verwendet werden. Dazu ist es notwendig, dass in der ersten Reihe Spaltenüberschriften verwendet werden: Zwischen den einzelnen Zeilen darf keine Leerzeile vorkommen! Die Daten können nun über die Symbole geordnet werden. Über das Menü DATEN SORTIEREN können weitere Sortierungskriterien bestimmt werden: Über das Menü DATEN FILTER AUTOFILTER lassen sich direkt in der Excelmappe Daten aussortieren: Excel Seite 8 von 8 SC 2003
Damit beim Bildlauf z. B. die oberste Zeile immer sichtbar bleibt, kann diese fixiert werden. Dazu markiert man zunächst die Zeile unter der zu fixierenden, also, wenn die Zeile 1 fixiert werden soll, markiert man die Zeile 2. Nun klickt man auf das Menü FENSTER FENSTER FIXIEREN Das funktioniert übrigens auch mit Spalten, nicht nur mit Zeilen. Aufgabe: 1) Öffne die Datei Musithek! 2) Fixiere die oberste Zeile! 3) Filtere alle Titel aus den 70er heraus, die auf CD zu finden sind! Wenn eine Liste über mehrere Seiten geht, ist es sinnvoll, wenn auf jeder Druckseite die Überschriften erscheinen würden. Dies ist möglich über DATEI SEITE EINRICHTEN TABELLE. Hier kann die Wiederholungszeile festgelegt werden: Durch Klicken auf diese Schaltfläche wird das Fenster ausgeblendet und man kann in Excel direkt die Zeile markieren! Aufgabe: 1) Lege in der Datei Musithek die erste Zeile als Wiederholungszeile fest! 2) Kontrolliere über die Seitenansicht, ob wirklich auf jeder Seite die Zeile wiederholt wird! Excel Seite 9 von 9 SC 2003
WORD und EXCEL: Serienbrief 1) Brief erstellen Zunächst schreibst du einfach den ganz gewöhnlichen Brief. Sinnvoll ist es, wenn an den Stellen, wo später Daten eingefügt werden sollen, Platzhalter verwendet werden, z. B. VORNAME, NACHNAME etc. 2) Datenquelle erstellen Grundsätzlich ist es zwar möglich, auch innerhalb von WORD Daten anzulegen, ich empfehle aber diese Daten in Excel oder Access anzulegen. Aufgabe: 1) Öffne das Word-Dokument Serienbrief! 2) Formatiere den Brief entsprechend der Ö-Norm und ergänze deine persönlichen Daten! 3) Erstellen eines Serienbriefes Menü EXTRAS BRIEFE UND SENDUNGEN SERIENDRUCK-ASSISTENT oder über die Aufgabenleiste: 1. Klicke in der Aufgabenleiste auf den kleinen schwarzen Pfeil, der nach unten zeigt (siehe obere Abbildung links). 2. Wähle aus der Liste der verfügbaren Befehle Seriendruck! 3. Es startet nun der Seriendruck-Assistent, der dich Schritt für Schritt durch die Erstellung eines Serienbriefes führt. Wie das genau geht, zeigen dir die folgenden Abbildungen: Excel Seite 10 von 10 SC 2003
Im ersten Schritt wählst du die Art des Dokuments, das du erstellen möchtest. Wir erstellen einen Brief. Im zweiten Schritt wählst du aus, ob du mit dem aktuellen Dokument arbeiten möchtest, oder lieber eine neue Word-Datei anlegst. Du kannst auch aus verschiedenen Vorlagen, die es in Word gibt, eine auswählen. Wir entscheiden uns für Aktuelles Dokument verwenden. Im dritten Schritt geben wir an, welche Quelle wir nutzen möchten. Man könnte z. B. die Adressen, die in Outlook gespeichert sind, verwenden. Wir klicken aber auf Durchsuchen. Wie du in den Abbildungen erkennen kannst, bittet dir Word bei jedem Schritt an, wieder zurück zur vorherigen Einstellung zu gelangen. Auf diese Weise lässt sich eine falsche Entscheidung problemlos wieder rückgängig machen! Excel Seite 11 von 11 SC 2003
Im vierten Schritt importierst du nun die Daten aus Excel in dein Wortdokument. Es erscheint dieses Fenster. Du kannst es mit einem Klick auf OK bestätigen! Als nächstes erscheint folgendes Fenster: Wenn du eine bestimmte Adresse aus der Liste nicht benötigst, musst du nur das Häkchen vor der Adresse entfernen. Wenn du die Daten übernehmen möchtest, klicke auf OK. Klicke nun im Aufgabenbereich von Word auf den letzten Eintrag Weitere Elemente Es erscheint ein weiteres Fenster (siehe nächste Seite)! Excel Seite 12 von 12 SC 2003
Hier kannst du nun die gewünschten Felder auswählen, die du für deinen Serienbrief benötigst. Dazu musst du lediglich das Feld auswählen und dann auf Einfügen klicken. Im Brief sieht das dann wie oben aus! Im fünften Schritt siehst du dann die Vorschau des fertigen Serienbriefes und kannst dich mit den Vor- und Zurücktasten durch alle Empfänger klicken. Du kannst immer noch bestimmte Empfänger, denen du nicht schreiben möchtest, aus deinem Serienbrief ausschließen. Im sechsten und letzten Schritt entscheidest du, ob du deine Briefe ausdrucken oder noch weiter bearbeiten möchtest. Damit hast du deinen ersten Serienbrief erstellt. Excel Seite 13 von 13 SC 2003