Änderungen zum Jahreswechsel 2010 Wie bereits angekündigt, erhalten Sie nachfolgend die wichtigsten Informationen für die Lohnabrechnung Januar 2010. Wie jedes Jahr konnten wir einen Großteil der gesetzlichen Neuerungen für 2010 automatisch in LobuOnline umsetzen, so dass Sie als Kunde damit möglichst wenig belastet sind. Bitte lesen Sie sich die Punkte genau durch. Um Verzögerungen zu vermeiden, teilen Sie uns bitte die benötigten Daten entsprechend mit. I. ELENA Die erforderlichen Daten werden im Rahmen des ELENA-Verfahrens von uns automatisch ab Januar 2010 an die zuständige Stelle übermittelt. Es wird dabei für jeden Mitarbeiter ein ELENA Datensatz gemeldet (Ausnahme sozialversicherungsfreie Mitarbeiter mit dem Personengruppenschlüssel 999). Dieser enthält Grundbausteine, die jeden Monat gemeldet werden müssen und fallbezogene Zusatzbausteine, die nur wenn der entsprechende Fall eintritt, von uns übermittelt werden (z.b. Austritt bei Azubis, Kündigung eines Mitarbeiters, etc.). Um die notwendigen ELENA-Daten für Sie übermitteln zu können, benötigen wir mit der Abrechnung für Januar 2010 folgende Werte: 1 Vertraglich vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit für alle Mitarbeiter Ab Januar 2009 sollten Sie uns die wöchentliche Arbeitszeit (laut Arbeitsvertrag) Ihrer Mitarbeiter mit angeben. Bei Pauschalkräften ist dafür ein Mittelwert zu bilden. Zum einen ist es möglich für normale Beschäftigte und Minijobbler Standardwerte zu hinterlegen. Als Aushilfen gelten hierbei Mitarbeiter mit dem Personengruppenschlüssel 109. Zum anderen kann auch bei den einzelnen Mitarbeitern die exakte monatliche Arbeitszeit individuell hinterlegt werden. Wird beim Mitarbeiter ein Wert angegeben, wird dieser, statt der im Firmenstamm hinterlegte Standardwert, verwendet. Wird von Ihnen weder im Firmenstamm noch bei den Mitarbeitern etwas angegeben, werden von a.b.s. bei "normalen" Arbeitnehmern 40 Stunden und bei Aushilfen 8 Stunden gemeldet. Hintergrund: Der Wert monatliche Arbeitszeit muss im Rahmen des ELENA-Verfahrens monatlich mit gemeldet werden. Mit jeder Arbeitszeitänderung ist auch eine Mitteilung verbunden. Stand: 12/01/2010 Seite - 1-
Teilen Sie uns den Standardwert für die Arbeitsstunden auf dem Firmenstammblatt mit. Sollen wir z.b. für alle Ihre Mitarbeiter mit der Personengruppe 109 10 wöchentliche Arbeitsstunden melden und für alle anderen Mitarbeiter 35 Arbeitsstunden, so schreiben Sie uns einfach auf das Firmenstammblatt unter Änderungen Personengruppe 109 Restliche Mitarbeiter = 10 Arbeitsstunden = 35 Arbeitsstunden Damit melden wir dann für alle Mitarbeiter mit der Personengruppe 109 10 Arbeitsstunden und für die restlichen Mitarbeiter 35 Arbeitsstunden wöchentlich. Stand: 12/01/2010 Seite - 2-
Möchten Sie individuelle Arbeitsstunden pro Mitarbeiter hinterlegen, so tragen Sie diese auf dem Umsatzblatt bei dem betreffenden Mitarbeiter ein. Tragen Sie hier z.b. Arbeitsstunden = 15 ein, so melden wir nur für diesen einen Mitarbeiter Herrn Gleitzone Michael 15 wöchentliche Arbeitsstunden im Rahmen des ELENA Verfahrens. Für alle anderen Mitarbeiter werden die Standardwerte verwendet, die Sie auf dem Firmenstammblatt angegeben haben. Stand: 12/01/2010 Seite - 3-
2 Voraussichtliches Ende der Ausbildung (Azubis = Personengruppenschlüssel 102) Bei allen Auszubildenden muss ab Januar 2010 das Ende der Ausbildung im Personalstamm nachgetragen werden. Liegt uns dieser Wert nicht mit der Abrechnung für Januar 2010 vor, kann keine Abrechnung erfolgen. Sie werden dann kostenpflichtig von uns telefonisch benachrichtigt. Hintergrund: Bei einem Azubi muss dieses Datum monatlich gemeldet werden. Beim Ende der Ausbildung (regulär oder vorzeitig) wird dann das tatsächliche Ende der Ausbildung gemeldet. Dadurch kann das Arbeitsamt sofort ersehen, dass die Ausbildung vorzeitig beendet worden ist und sich auf eventuelle Zahlungen oder Maßnahmen vorbereiten. Tragen Sie bitte einfach das voraussichtliche Ende der Ausbildung als Austrittsdatum auf dem Umsatzblatt bei Ihren Azubis ein. Stand: 12/01/2010 Seite - 4-
II. Mitgliedsnummer BG wird geprüft Ab Januar 2010 muss die Mitgliedsnummer der Berufsgenossenschaft auf gültige Werte geprüft werden. Fantasienummern wie "123" oder "999" werden nicht mehr zugelassen. Bitte prüfen Sie vor der Abrechnung Januar 2010 Ihre Mitgliedsnummer unbedingt auf deren Richtigkeit. Ohne die korrekte Nummer kann Januar 2010 nicht abgerechnet werden. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte direkt an Ihre zuständige Berufsgenossenschaft. Hintergrund: Ab Januar 2010 können sämtliche DEÜV Meldungen, also auch die Jahresmeldungen 2009, nur noch mit gültiger BG- Mitgliedsnummer elektronisch an die Krankenkassen gemeldet werden. Geben Sie uns bitte auf dem Firmenstammblatt die korrekte Mitgliedsnummer bei der Berufsgenossenschaft an, falls diese noch nicht hinterlegt ist. Dieses lassen Sie uns dann mit der Abrechnung Januar 2010 zukommen. Sie werden *kostenpflichtig* zurück gerufen, sollte eine ungültige oder keine BG-Mitgliedsnummer hinterlegt sein. Stand: 12/01/2010 Seite - 5-
III. Steuer-ID Eingabe Da voraussichtlich ab Januar 2011 die Steuerdaten über die Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID) direkt beim Finanzamt von uns abgefragt werden, muss uns diese Nummer bis spätestens zur Dezemberabrechnung 2010 mitgeteilt worden sein. Hintergrund: Die Papierlohnsteuerkarten werden im Rahmen des Verwaltungsvereinfachungsverfahrens zum letzten mal für 2010 ausgestellt. Die Vorbereitung der elektronischen Datenabfrage wurden bereits im Vorjahr getroffen und bereits ab 2009 wurden Steueridentifikationsnummern auf den Lohnsteuerkarten der Arbeitnehmer mit angedruckt. Die Steuer-ID finden Sie rechts oben auf der Steuerkarte Ihrer Mitarbeiter. Bislang war die Angabe der Steuer-ID freiwillig. Sie haben auch noch bis Dezember 2010 Zeit, diese Eingabe zu vervollständigen. Tragen Sie die Steuer-ID (ohne Leerzeichen) einfach auf dem Umsatzblatt der Mitarbeiter ein. Hinweis: Die Angabe der Steuer-ID ist zunächst freiwillig. Ist diese nicht angegeben, erhalten Sie lediglich einen Hinweis auf dem Kundenfehlerprotokoll. Im Laufe des Jahres 2010 wird die Eingabe dann aber zur Pflicht und wir werden Sie dann kostenpflichtig kontaktieren, falls uns die Steuer-ID noch nicht vorliegt. Stand: 12/01/2010 Seite - 6-
IV. Verbesserter Steuerabzug der Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung Ab Januar 2010 werden die Beiträge zur Basiskranken- und Pflegeversicherung voll als Sonderausgaben im Rahmen des Lohnsteuerabzuges berücksichtigt. LobuOnline setzt das für alle gesetzlich krankenversicherten Mitarbeiter (Pflicht- und freiwillig Versicherte) automatisch um. Das bedeutet, dass die Lohnsteuer für 2010 für Ihre Mitarbeiter in der Regel etwas geringer ausfällt. Bei privat Krankenversicherten (KV=8) und Mitarbeitern mit der Personengruppe 999 = sozialversicherungsfrei sind jedoch zusätzliche Angaben von Ihnen erforderlich. 1. Privat krankenversicherte Mitarbeiter (KV=8) Bei privat krankenversicherten Mitarbeitern dürfen nicht die gesamten Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers steuerlich berücksichtigt werden, sondern nur die Anteile, die der Basisabsicherung dienen. Geben Sie uns daher bitte den Beitrag für die Basisabsicherung an. Diesen können Sie dem Schreiben der privaten Krankenkasse entnehmen, dass Ihr Mitarbeiter im Dezember 2009 zugesendet bekommen hat. Tragen Sie diesen Beitrag auf dem Umsatzblatt z.b. mit Basissicherung = 350,00 ein. Stand: 12/01/2010 Seite - 7-
Hinweis: Sie sind als Arbeitgeber nicht verpflichtet, das Schreiben mit dem Basisabsicherungsbetrag von den Mitarbeitern einzufordern. Falls Sie hier nichts eintragen, arbeiten wir automatisch mit dem gesetzlichen Mindestabzugsbetrag. Differenzen in der Lohnsteuer gleichen sich dann mit der Einkommenssteuererklärung Ihres Mitarbeiters aus. 2. Mitarbeiter mit der Personengruppe 999 Hier handelt es sich in der Regel um Gesellschafter Geschäftsführer. Dabei ist entscheidend, ob der Mitarbeiter krankenversichert ist oder nicht. Ist er krankenversichert, so dürfen hier die Mindestpauschale bzw. die Beiträge für die Basisabsicherung steuerlich berücksichtigt werden. Geben Sie in diesem Fall auf dem Umsatzblatt entweder Mindestbeitrag berücksichtigen oder Basissicherung = z.b. 350,00 an. Ist der Mitarbeiter nicht krankenversichert, machen Sie hier keine Angabe. Es erscheint ein entsprechender Hinweis auf dem monatlichen Kundenfehlerprotokoll. Wie bereits angekündigt, möchten wir nochmals darauf hinweisen, dass unsere Hotline ab Januar 2010 mit 0,50 Euro pro Minute kostenpflichtig ist. Stand: 12/01/2010 Seite - 8-