Anleitung Bau-Plattform Planer Schritt für Schritt Die Benutzung der Bauplattform ist kostenlos für: - die Planer mit und Wartungsabonnement - die Unternehmer, die zur Angebotseinreichung eingeladen sind
Um sich an der Bau-Plattform in der Bauadministration anzumelden brauchen Sie eine Benutzer- ID und ein Passwort. Diese Daten finden Sie auf der persönlichen Einladung zur Messerli Bau- Plattform, die Sie von uns erhalten haben. Wenn Sie noch keine Einladung haben, so können Sie diese gerne bei uns anfordern. Wie Sie das machen, finden Sie im Beschrieb weiter unten beim Symbol. In der Bauadministration unter der Registerkarte Start, Gruppe Bau-Plattform Einstellungen BAUAD Version 2013 und älter Bei einer Version 2013 und älter öffnet sich das Anmeldefenster. Darin geben Sie die Kundennummer und das Passwort ein. Als Administrator können Sie die Stammdaten mit Firmendaten, Zusatzinformationen und die Benutzereinstellungen der Bau- Plattform verwalten. Falls Sie später das Ihnen zugewiesene Passwort ändern wollen gehen Sie einfach auf den Punkt Passwort ändern. und Plattform Stammdaten. werden die Daten überprüft und es wird die Schaltfläche aktiv. Mit Klick auf Einstellungen gelangt man in die Bau- Die Option Login aktiviert muss zwingend aktiviert sein, damit der Zugang zur Bauplattform gewährt wird. Um die Anmeldungsdaten zu erhalten, klicken Sie auf Kunden-Nr. anfordern. Es öffnet sich folgendes Fenster: Erfassen Sie darin Ihre Firmendaten. Zwingend muss eine gültige E-Mail-Adresse eingegeben werden. Soll die Einladung an eine bestimmte Person, Administrator für die Bau- Plattform, geschickt werden, so muss zusätzlich die Kontaktperson mit einer gültigen E-Mail Adresse erfasst werden. Senden wird uns eine E-Mail geschickt. Sie erhalten dann in den nächsten Tagen die Zugangsdaten. Fahren Sie auf fort auf der nächsten Seite bei den Stammdaten. Seite 2 /17
Bauad Version 2014 Bei der Version 2014 öffnen sich automatisch die Bau-Plattform Stammdaten. Die Kunden-Nr. und das Passwort ist das gleiche, wie bei der neuen Lizenzierung. Diese werden automatisch übernommen und müssen für die Bauplattform-Registrierung nicht mehr eingegeben werden. AB hier wieder für alle Versionen Stammdaten Im ersten Register werden alle relevanten Firmendaten erfasst. Zwingend braucht es eine gültige E-Mail-Adresse. Im zweiten Register Zusatzinformationen können Sie zusätzliche Daten über Ihre Firma erfassen. Diese Daten sind wichtig für den Unternehmer um Sie anhand der Firmengrösse, dem Alter der Fima, Einzugsgebiet und Leistungsangebot finden zu können. Benutzer Alle Benutzer aus der Benutzerverwaltung werden in der Liste aufgeführt. Zwingend braucht ein Benutzer, der Zugriff auf die Bau-Plattform haben soll, eine persönliche E-Mail-Adresse. Welche Funktionen ein Benutzer haben soll, werden mit den Häkchen angegeben. Nur ein Benutzer kann die Kontaktperson oder der Admin sein. Alle anderen Benutzer sind Sachbearbeiter. Seite 3 /17
Benutzer verwalten können auch neue Benutzer erfasst oder bestehende Benutzer geändert werden. Die Benutzer, die in der Liste aufgenommen werden, erhalten automatisch eine E-Mail mit den Daten um sich auf der Plattform www.baup.ch anzumelden. Für die Benutzung in der Bauadministration braucht es diese Angaben nicht. E-Mail Nachdem alle Daten erfasst sind, können die Stammdaten verlassen werden. Seite 4 /17
Firmen- und Objektdaten In der Bauadministration muss als Erstes in den Firmen- und Objektdaten eines Projekts, das auf die Bau-Plattform gestellt werden soll, das Häkchen Projekt auf Bau-Plattform stellen gesetzt werden. Somit erhalten alle Eingabefeldern, die erfasst werden müssen einen *. Als Kontaktperson wird die Person vorgeschlagen, die auch als Benutzer im Programm angemeldet ist. kann die Kontaktperson aber auch geändert werden. Wird das Fenster mit schliessen verlassen, werden die Daten auf die Bau-Plattform geschrieben. Meldet man sich mit der persönlichen E-Mail Adresse und dem Passwort auf www.baup.ch an, so sind die Daten ersichtlich. Aber nur für die Personen der eigenen Firma, die als Benutzer für die Bau- Plattform eingerichtet wurden. Seite 5 /17
Im Projektmenü finden Sie den neuen Menüpunkt Bau-Plattform. Darin ist die komplette Steuerzentrale der Messerli Bau- Plattform. Als erstes wird der Auftrag aus der Auftragsliste gewählt. Anschliessend wechselt man auf das Register Ausschreibung. Seite 6 /17
Auftragsdaten Bei den Auftragsdaten müssen alle Felder erfasst werden, die rot mit unvollständig markiert sind. Entweder schreibt man direkt in die Felder oder erfasst die fehlenden Angaben im Druckmenü der Ausschreibung. gelangt man direkt dorthin. Konditionen Die Konditionen sollten überprüft werden. Wenn die Ausschreibung schon hochgeladen wurde können diese nicht mehr geändert werden. Seite 7 /17
Dokumente Im nächsten Schritt werden alle Ausschreibungs-Unterlagen zusammengestellt. Bevor die Dateien erstellt werden, kann man mit der Schaltfläche Druckeinstellungen und die SIA451 Exporteigenschaften überprüfen. die Wenn man einen Doppelklick auf das Statusfeld macht, werden die SIA-Dateien (01s und XML) und der Ausdruck Ausschreibung und Angebot als PDF automatisch generiert. Wichtig: Damit der Austausch auf der Plattform richtig funktioniert, muss die SIA-Datei zwingend in diesem Fenster generiert werden. Es funktioniert nicht, wenn eine bestehende SIA-Datei, die irgendwo gespeichert wurde, nur als Datei mit der Schaltfläche Einfügen angehängt wird. Falls Sie das Leistungsverzeichnis nicht im Bauad erstellt haben, müssen Sie die SIA-Datei vorgängig mit dem SIA-Import einlesen. können noch weitere Dokumente hinzugefügt werden. Z.B Pläne, Baubeschrieb, Vertragsvorlagen etc. Seite 8 /17
können eingefügte Dokumente wieder entfernt werden. Unternehmer In der Unternehmerliste werden die Unternehmer angezeigt, die vorher in der Versandliste eingegeben worden sind. Weitere Unternehmer können aus der Adressverwaltung oder aus der Submittentenliste geholt werden. Wird ein Unternehmer als unvollständig angezeigt, so gibt der Tooltip, an welche Eingaben fehlen. Wahrscheinlich besitzt diese Adresse keine Person und E-Mail-Adresse. Mit Klick auf die Schaltfläche können diese Eingaben ergänzt werden. Bei den anderen Adressen kann mit Doppelklick das Adressdatenfenster aufgerufen werden um die Adressen allenfalls zu überprüfen. kann jeder Unternehmer auch wieder gelöscht werden. Mit Ausschreibung hochladen werden alle Dokumente auf die Bau-Plattform übermittelt. Von der Bau-Plattform werden dann alle Unternehmer aus der Liste benachrichtigt ihr Angebot einzureichen. In der Spalte Status ist immer der aktuelle Stand des Unternehmers ersichtlich. In der Spalte Datum zeigt es das aktuelle Datum zum Zeitpunkt des Hochladens. Seite 9 /17
Einladung verschickt Ist ein Unternehmer noch nicht registriert, bekommt er automatisch eine Einladung sich zu registrieren um ebenfalls ein Angebot einreichen zu können. E-Mail an einen nicht registrierten Unternehmer mit der Einladung sich kostenlos registrieren zu lassen: Mail an Unternehmer, der sich registriert hat. Dieser bekommt automatisch seine Login-Daten. Offert Möglichkeit mit Einladung Unternehmer, die sich bereits auf der Bau-Plattform registriert haben, erhalten direkt ein E-Mail mit der Einladung zur Angebotseinreichung. Seite 10 /17
Mit dieser Funktion kann eine zusätzliche Mitteilung erfasst werden, die allen, oder auch nur ausgewählten Unternehmern, zugestellt werden kann. Diese Mitteilung wird anschliessend per E-Mail verschickt. Bau-Plattform Messenger Hier werden alle Aktivitäten der Bau-Plattform dokumentiert. Mit dem Filter kann man die Meldungen in verschiedene Themen gliedern. Ohne dass man sich unter www.baup.ch anmelden muss, ist ersichtlich, wenn ein Unternehmer mitrechnet, ein Angebot eingereicht hat, etc. Seite 11 /17
Hat ein oder mehrere Unternehmer offeriert, so lassen sich einzelne Angebote mit der Schaltfläche Angebote herunterladen holen und direkt im Angebotsvergleich miteinander vergleichen. Anschliessend kann, wie gewohnt, im Angebotsvergleich weitergearbeitet werden. Seite 12 /17
Die Angebotsphase kann jederzeit beendet werden, sonst dauert sie bis zum vorgegebenen Eingabedatum. Ist die Angebotsphase beendet, entweder durch das Eingabedatum oder die manuelle Beendigung, werden die Register Abgebote und Vertrag/Absage aktiv. Abgebote Mit einem Knopfdruck kann die Abgebotsrunde gestartet werden. Es kommt die Aufforderung das Antwortdatum einzugeben. Seite 13 /17
E-Mail an Unternehmer die ein Angebot eingereicht haben und somit zur Abgebotsrunde eingeladen werden: Auch die Abgebotsrunde kann manuell mit der Schaltfläche Danach können die Unternehmer keine Angebote mehr einreichen. beendet werden. Vertrag/Absage Seite 14 /17
Unternehmer mit Vertrag Der Vertrag wird mit der Schaltfläche Verträge erfassen. erstellt. Damit gelangt man ins gewohnte Vertrags-Dokumente wird das Druckmenü des Vertrages geöffnet. Darin können alle Einstellungen, die auf den Vertrag sollen, vorgenommen werden. können die Vertragsdokumente als PDF-Dateien übernommen sowie andere Dokumente hinzugefügt werden. kann ein Dokument wieder aus der Liste entfernt werden. Seite 15 /17
Vertrag hochladen Der Begleittext wird angezeigt und kann auch geändert werden. Anschliessend werden mit der Schaltfläche alle Dokumente auf die Bau-Plattform geschickt und der Unternehmer kann die Daten von der Bau- Plattform abholen. Sicht des Unternehmers auf der Bau-Plattform: Unternehmer mit Absage geändert werden. kann der Text für das Absageschreiben im Druckmenü wird das PDF erzeugt. Schlussendlich werden mit der Schaltfläche die Absageschreiben auf die Bau- Plattform geladen. Die betroffenen Unternehmer können die Absage von der Bau-Plattform abrufen. Seite 16 /17
Adressverwaltung CRM Mit dieser neuen Schaltfläche in der Adressverwaltung lassen sich Adressen von Unternehmern, die sich bereits auf der Bauplattform registriert haben, suchen. Anhand der zahlreichen Suchfelder wie: Firma/Name: Plz/Ort: E-Mail/Webseite: Arbeitsgattung (BKP): suche nach Arbeitsgattungen Arbeitsgattung (NPK): kombiniert mit NPK Kapitel Leistungsangebot: suche nach freiem Text der Unternehmer Strasse, Nr. PLZ/Ort: Einzugsgebiet: Einzugsgebiet in km können Sie nun beliebig nach Adressen suchen und diese per Knopfdruck aktuelle Adressverwaltung übernehmen. Diese Funktion ist auch per Doppelklick möglich. in die Seite 17 /17