Claudia Haas Novell GroupWise Grundkurs (Version 1.0)
Inhaltsverzeichnis 1 Start von GroupWise... 2 2 Die Arbeitsoberfläche... 3 3 Der Nachrichtenversand... 5 3.1 Adressbücher... 5 3.1.1 Hinzufügen von Einträgen / Editieren von Informationen... 6 3.1.2 Verteiler erstellen... 7 3.2 Das erstellen von Mails... 8 3.2.1 Datei anhängen (File Attachment)... 9 3.2.2 Rechtschreibkorrektur... 9 3.2.3 Nachrichtenoptionen... 10 3.2.4 Entwurf speichern... 10 3.2.5 Signatur... 10 4 Ausgangsnachrichten verwalten... 11 5 E-Mails empfangen und lesen... 12 5.1 GroupWise Notify... 12 5.2 Lesen der neuen Nachrichten... 12 5.3 Attachments ansehen... 13 6 E-Mails beantworten und weiterleiten... 14 7 E-Mails löschen und wiederherstellen... 14 8 Nachrichten verwalten... 15 8.1 Nachrichten finden... 15 8.2 Archivierung von Nachrichten... 16 8.2.1 Nachrichten manuell archivieren (Standardeinstellung im GroupWise)... 16 8.2.2 Nachrichten automatisch archivieren... 17 8.2.3 Archivierte Nachrichten ansehen... 17 8.2.4 Zurückführen von Nachrichten... 18 8.3 Drucken von Nachrichten... 18 8.4 Erstellen von Ordnern... 19 8.5 Ordner löschen... 20 9 Behandlung von unerwünschten E-Mails und Viren... 21 9.1 Junkmail Behandlung... 21 9.2 Mit Spamverdacht gekennzeichnete E-Mails... 22 9.3 Behandlung von virusinfizierten E-Mails... 23 10 Erstellen von Regeln... 24 10.1 In Ordner verschieben (Bedingung betrifft eine E-Mailadresse)... 24 10.2 In Ordner verschieben (Bedingung betrifft den BETREFF)... 26 10.3 An eine andere E-Mail Adresse weiterleiten... 27 10.4 Urlaubsregel... 30 11 WebAccess... 32 11.1 GroupWise Web Access Login... 32 11.2 Der Aufbau... 33 11.3 Die Menüleiste... 33 11.4 Die Mailbox... 34 11.5 E-Mails erstellen... 35 11.6 E-Mails empfangen und verarbeiten... 35 11.7 E-Mails öffnen... 35 11.8 E-Mails bearbeiten... 36 11.9 WebAccess beenden... 36-1 -
1 Start von GroupWise Nachdem Sie sich am PC eingelogt haben, bekommen Sie automatisch ein Login für Groupwise. Das Passwort ist dasselbe wie beim Novell Login bzw. für KUGonline. Öffnen können Sie GroupWise über das Icon am Desktop. - 2 -
2 Die Arbeitsoberfläche Von hier aus können Sie Ihre Mailbox, Ausgangsnachrichten, den Papierkorb, Kalender sowie die persönlichen Ordner öffnen. Außerdem können Sie von diesem Fenster aus E- Mails, Termine, Jobs, Notizen senden und organisieren. Umschlagsymbol: Ein Umschlag neben einem Ordner signalisiert, dass sich in diesem Ordner neue, ungeöffnete Nachrichten befinden. Die Zahl in der eckigen Klammer gibt an, wie viele neue, ungeöffnete Nachrichten vorliegen. Menüleiste: Alle GroupWise-Funktionen können über die Menüs aufgerufen werden. Haupt-Symbolleiste: Verknüpfung mit häufig verwendeten GroupWise-Funktionen Nachrichtenkontext- Symbolleiste: Verknüpfungen mit wichtigen GroupWise- Funktionen je nach ausgewählter Nachricht. Ausgangsnachrichten: Zeigt alle von Ihnen gesendeten Nachrichten an. Kalender: Öffnet Ihren Kalender. Kontakte: Hier können Sie Informationen zu den in Ihrem Adressbuch geführten Kontakten pflegen. Checkliste: Hier können die Nachrichten protokolliert werden, für die eine Aktion erforderlich ist. In Arbeit: Speichert Nachrichten, die Sie noch nicht abgeschlossen haben und später erledigen möchten. Junkmail: Dieser Ordner dient zur Verwaltung der Junkmails. Ordnerliste: Listet alle GroupWise- und alle von Ihnen erstellten Ordner auf Nachrichtenliste: Hier wird der Inhalt ausgewählter Ordner angezeigt. - 3 -
A B C D E F G H I J A. Adressbuch: Öffnet Ihr GroupWise-Adressbuch B. Eigenschaften: Zeigt die Eigenschaften der ausgewählten Nachrichten an C. Kalender drucken: Mit dieser Option können Sie Ihren Kalender drucken D. Suche: Suche in GroupWise (Strg+F) E. Neue Mail erstellen: Wählen Sie diese Option aus, um eine Mail zu erstellen (Strg+M) F. Neuen Termin planen: Wählen Sie diese Option aus, um einen neuen Termin zu planen (Strg+Umschalt+A) G. Neuen Job erstellen: Wählen Sie diese Option aus, um einen neuen Job zu erstellen (Strg+Umschalt+T) H. Blitzvorschau: Öffnet die GroupWise-Blitzvorschau in der unteren Hälfte des Hauptfensters (Strg+Q) I. Anzeigen nach: Wählen Sie diese Option aus, um Ihre GroupWise Mailbox entweder nach Details, Diskursabfolge, Kalender oder Checkliste zu organisieren J. Kalender öffnen: Wählen Sie diese Option aus, um Ihren GroupWise Kalender in einem neuen Fenster anzuzeigen - 4 -
3 Der Nachrichtenversand 3.1 Adressbücher GroupWise stellt Ihnen vier Arten von Adressbüchern zur Verfügung: 1. Das Novell GroupWise (öffentliche) Adressbuch Hier werden automatisch alle GroupWise User gespeichert. 2. Das persönliche Adressbuch Zusätzlich zum öffentlichen Adressbuch wird ein persönliches Adressbuch für den Benutzer angelegt. Dieses ist am Anfang leer und enthält nur Namen und Gruppen, die Sie selbst dort eintragen. 3. Das Primärbuch Im Primärbuch können Sie auf die am häufigsten verwendeten oder kurz zuvor verwendeten Einträge zugreifen. Wenn Sie eine Adresse für eine Mail verwenden, wird der Eintrag in das Primärbuch kopiert. ACHTUNG: Auch falsche E-Mail Adressen werden im Primärbuch gespeichert. Das ist in Bezug auf die Autovervollständigung beim Schreiben der Email Adressen zu beachten. Ein Eintrag im Primärbuch bleibt dort so lange gespeichert, bis Sie ihn löschen. 4. Das Novell LDAP Adressbuch Ist bei uns nicht eingerichtet. - 5 -
3.1.1 Hinzufügen von Einträgen / Editieren von Informationen Sie können im Primär Adressbuch, als auch in Ihrem persönlichen Adressbuch Einträge hinzufügen, als auch existierende verändern. 1. Wählen Sie das Adressbuch aus 2. klicken Sie auf BEARBEITEN / HINZUFÜGEN 3. Wählen Sie die Art des Eintrages aus z.b: Kontakt (neue Person im Adressbuch hinzufügen) Einen existierenden Eintrag bearbeiten Sie, indem Sie den User im Adressbuch markieren und im Menü ANZEIGEN / DETAILS auswählen - 6 -
3.1.2 Verteiler erstellen 1. Adressbuch auswählen 2. Im Menü BEARBEITEN / HINZUFÜGEN auswählen 3. Gruppe auswählen 4. Namen für den Verteiler (Gruppe) vergeben 5. mit Hinzuf können Sie Personen (E-Mail Adressen) dem Verteiler zuweisen - 7 -
3.2 Das erstellen von Mails 1. Wählen Sie das Symbol in der Haupt-Symbolleiste: 2. Geben Sie im Feld An den Namen des Empfängers aus Ihrem Adressbuch oder oder die E-Mail-Adresse des Empfängers an. Wenn die Nachricht an mehrere Personen geschickt werden soll, ist zwischen den Namen bzw. E-Mail-Adressen ein Komma zu setzen. CC (Carbon Copy) Carbon Copy bedeutet, dass die ausgewählten Empfänger jeweils eine Kopie der E-Mail bekommen. Jeder Empfänger sieht aber auch, an wen die Nachricht noch weitergeleitet wurde. BK (Blindkopie) User in der Liste bekommen eine Kopie der Nachricht, ohne zu sehen, wer ausser ihnen noch diese Nachricht empfängt. - 8 -
3.2.1 Datei anhängen (File Attachment) Jeder Nachricht (Mail, Termin oder Job) kann eine Anlage beigefügt werden. ACHTUNG!! Derzeit können E-Mails bis zu einer Größe von 10 MB verschickt werden. 1. Klicken Sie auf das Symbol 2. Sie erhalten ein Fenster, in dem Sie die gewünschte Datei auswählen können 3. Mit Doppelklick auf den Dateinamen, wird die Datei automatisch ihrer Nachricht beigefügt Die angehängte Datei erscheint nun im unteren Teil der zu sendenden Nachricht. Durch einen Doppelklick auf die Datei können Sie diese zur Überprüfung öffnen. 3.2.2 Rechtschreibkorrektur Über das Menü Werkzeuge/Rechtschreibprüfung können Sie E-Mails auf Rechtschreibfehler überprüfen. HINWEIS: Es werden nur die Felder überprüft, in denen sich der Cursor (z.b. Mitteilung) befindet. - 9 -
3.2.3 Nachrichtenoptionen Über das Register Sendeoptionen haben Sie Zugriff auf mehrere Optionen, die es Ihnen erlauben, die betreffende Nachricht zu senden, sie mit einer Priorität zu versehen und ihren Status zu verfolgen. 3.2.4 Entwurf speichern Wenn Sie eine Nachricht nicht sofort senden wollen, haben Sie die Möglichkeit sie abzuspeichern. 1. Wählen Sie bei geöffneter Nachricht Datei/Entwurf speichern aus 2. Wählen Sie den Ordner aus, in dem die E-Mail abgespeichert werden soll Normalerweise werden diese Nachrichten im Ordner IN ARBEIT abgelegt 3.2.5 Signatur Unter Werkzeuge/Optionen /Umgebung können Sie Ihre Signatur bzw. Elektronische Visitenkarte (vcard) definieren. - 10 -
4 Ausgangsnachrichten verwalten Um Ihre Ausgangsnachrichten zu verwalten, wählen Sie in der Ordnerliste die Option Ausgangsnachrichten. Von der Ordnerliste aus können Sie überprüfen, ob eine bestimmte Nachricht empfangen, geöffnet, akzeptiert, erledigt und/oder beantwortet wurde. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen einer beliebigen Ausgangsnachricht, um folgende Vorgänge auszuführen: Als Anlage weiterleiten: Löschen: Löschen und tilgen: Den Nachrichtentext als Anlage weiterleiten Eine Nachricht aus Ihrer Mailbox löschen oder die Nachricht aus der Mailbox des Empfängers zurückziehen. HINWEIS: Jede Kalendernachricht oder ungeöffnete Mailnachricht kann zurückgezogen werden. Nachricht wird gelöscht und kann nicht wieder hergestellt werden. - 11 -
5 E-Mails empfangen und lesen 5.1 GroupWise Notify Das GroupWise Notify läuft im Hintergrund und zeigt Ihnen sofort an, wenn Sie eine neue Nachricht empfangen haben. 5.2 Lesen der neuen Nachrichten Empfangene E-Mails werden sofort im MAILBOX Ordner abgelegt. Ungeöffnete Umschläge und fette Schrift deuten an, dass diese Nachrichten noch nicht gelesen wurden. Eine Büroklammer Ein blauer Pfeil bedeutet, dass die Nachricht einen Anhang enthält. bedeutet, dass Sie die Nachricht weitergeleitet haben. Ein oranger Pfeil bedeutet, dass Sie auf diese Nachricht geantwortet haben. Ein Doppelklick auf die ausgewählte Nachricht öffnet diese. - 12 -
5.3 Attachments ansehen Der in GroupWise implementierte Viewer ermöglicht es Ihnen, sich den Inhalt eines beigefügten Dokumentes schnell anzusehen. Wenn Sie zum ersten Mal ein File Attachment durch einen Doppelklick öffnen, generiert GroupWise die unterschiedlichsten Viewer. Sie haben beim erstmaligen Öffnen eines Attachment auch die Auswahl, ob Sie diese Files in ihrer Originalapplikation (z.b Word) oder mit dem GroupWise Viewer sehen wollen. HINWEIS: Wählen Sie die Option, dass Attachments im GroupWise Viewer geöffnet werden. So kann verhindert werden, dass ein virusverseuchtes Attachment Ihren PC infiziert. Wenn Sie ein Attachment mit der rechten Maustaste anklicken, haben Sie die Möglichkeit es zu öffnen (wird dann in der Originalapplikation geöffnet), zu speichern, - 13 -
6 E-Mails beantworten und weiterleiten 1. Klicken Sie auf den ANTWORT Button im geöffneten E-Mail, um eine Nachricht zu beantworten. 2. Sie erhalten dann eine Auswahl, an wen die Antwort geschickt und ob die Mitteilung des Senders mitgeschickt werden soll 1. Klicken Sie auf den WEITERLEITEN Button im geöffneten Mail, um eine Nachricht weiterzuleiten. HINWEIS: Mit GroupWise ist es möglich Nachrichten mit Attachment direkt weiterzuleiten. 7 E-Mails löschen und wiederherstellen Sie können Mails mit der ENTF Taste löschen. Gelöschte E-Mails werden im PAPIERKORB Ordner abgelegt. Gelöschte Mails lassen sich über den Papierkorb wiederherstellen. Markieren Sie die gewünschte Nachricht, und betätigen Sie die rechte Maustaste. Mit ZURÜCKHOLEN stellen Sie die Datei wieder her. E-Mails, die aus dem PAPIERKORB gelöscht werden, sind endgültig gelöscht. - 14 -
8 Nachrichten verwalten 8.1 Nachrichten finden 1. 1. Klicken Sie im GroupWise-Fenster den SUCHE Button an. 2. Im eingeblendeten Suchfenster können Sie nun Ihre Suchkriterien eingeben. 3. Lassen Sie entweder Ihre komplette Datenbank oder einen bestimmten Ordner (SUCHEN IN) von GroupWise durchsuchen 4. Das Suchergebnis listet Ihnen den Kriterien entsprechende Nachrichten auf. - 15 -
8.2 Archivierung von Nachrichten Sowohl gesendete als auch empfangene Nachrichten können archiviert werden. Das Archivverzeichnis wird automatisch angelegt und befindet sich auf H:\GW\Archiv. 8.2.1 Nachrichten manuell archivieren (Standardeinstellung im GroupWise) 1. Markieren Sie die Nachrichten, die Sie archivieren wollen 2. Betätigen Sie die rechte Maustaste und wählen ARCHIVIEREN aus. Die Nachrichten werden nun im Archiv abgespeichert und aus der Mailbox gelöscht. Die jeweilige Ordnerstruktur wird im Archiv übernommen. - 16 -
8.2.2 Nachrichten automatisch archivieren 1. Wählen Sie unter WERKZEUGE / OPTIONEN den Button UMGEBUNG aus 2. Unter Löschoptionen definieren Sie nun den Archivierungszeitraum für Mails, telefonische Nachrichten, Termine, Jobs und Notizen. 8.2.3 Archivierte Nachrichten ansehen Um die im Archiv abgelegten E-Mails zu sehen und darauf zuzugreifen, wählen Sie DATEI / ARCHIV ÖFFNEN aus. Sie erhalten nun eine Auflistung der archivierten Nachrichten. Sie können sie öffnen, schließen und löschen, aber nicht mehr versenden. Um wieder zu Ihrer aktiven Mailbox zurückzukehren, wählen Sie noch einmal DATEI / ARCHIV ÖFFNEN aus. - 17 -
8.2.4 Zurückführen von Nachrichten Sie können Nachrichten jederzeit vom Archiv in die aktive Mailbox zurückführen. 1. Markieren Sie die entsprechenden Mails in Ihrem Archiv 2. Betätigen Sie die rechte Maustaste 3. Entfernen Sie den Haken bei ARCHIVIEREN 4. Die E-Mails werden im Archiv gelöscht und in die aktive Mailbox übertragen 8.3 Drucken von Nachrichten 1. Markieren Sie die gewünschte Nachricht 2. Klicken Sie in der Menüleiste auf DATEI/DRUCKEN 3. Wählen Sie Ihren Drucker aus und klicken Sie auf DRUCKEN 4. Wenn Sie ein Attachment drucken wollen, markieren Sie das Attachment und klicken dann auf DRUCKEN - 18 -
8.4 Erstellen von Ordnern GroupWise Ordner arbeiten in derselben Weise wie Unterverzeichnisse auf der Festplattenstruktur. Ordner lassen sich sowohl im Aktenschrank, als auch im Benutzerordner erstellen. 1. den Ordner markieren, unter dem Sie einen neuen Ordner erstellen 2. rechte Maustaste betätigen und NEUER ORDNER wählen 3. Art des Ordners festlegen 4. Vergeben Sie nun einen Namen 5. Mit den Buttons für die Richtungsänderung (Nach unten usw.) können Sie den zu erstellenden Ordner noch verschieben 6. Klicken Sie dann auf Weiter - 19 -
7. Hier können Sie den Ordner weiter konfigurieren Nach der Fertigstellung erscheint der Ordner an dem vorgegebenen Platz mit der von Ihnen definierten Konfiguration. 8.5 Ordner löschen 1. Ordner markieren 2. rechte Maustaste betätigen und LÖSCHEN wählen 3. Sie erhalten dann eine Auswahl, ob nur Nachrichten oder Ordner und Nachrichten gelöscht werden sollen - 20 -
9 Behandlung von unerwünschten E-Mails und Viren Zur Behandlung von Junkmails (Spam) haben Sie 2 Möglichkeiten: 9.1 Junkmail Behandlung Mit der Funktion Junkmail-Behandlung können Sie die Zustellung unerwünschter E-Mail- Nachrichten verhindern. Nachrichten von bestimmten E-Mail-Adressen oder Domänen können entweder in den Junkmail-Ordner verschoben oder mit Hilfe von Blockierlisten von Ihrem Konto ferngehalten werden. Aktivieren der Junkmail-Behandlung Wählen Sie den Menüpunkt AKTIONEN/JUNKMAIL/JUNKMAIL-BEHANDLUNG Sie erhalten nun eine Maske, in der sie die Junkmail-Behandlung aktivieren können. Für die Junkmail-Behandlung stehen Ihnen 3 Listen zur Verfügung: Liste Junkmail Nachrichten von E-Mail-Adressen oder Domänen, die in dieser Liste angeführt sind, kommen automatisch in den Ordner JUNKMAIL. HINWEIS: Alle E-Mails, deren Absenderadresse nicht in Ihrem Adressbuch aufscheint, kommen automatisch in den Ordner JUNKMAIL. Im Ordner JUNKMAIL haben Sie dann die Möglichkeit die Mailnachrichten zu bearbeiten. Blockierliste Nachrichten von E-Mail-Adressen oder Domänen, die in dieser Liste angeführt sind, werden blockiert Sie erhalten solche Nachrichten nicht. Verbürgungsliste Nachrichten von E-Mail-Adressen oder Domänen, die in dieser Liste angeführt sind, kommen automatisch in den Ordner MAILBOX. - 21 -
9.2 Mit Spamverdacht gekennzeichnete E-Mails Vom Groupwisesystem werden E-Mails schon als SPAMMAILS erkannt und im Betreff entsprechend gekennzeichnet (z.b: SPAMVERDACHT-HOCH). Die Kennzeichnung wird nach 3 Kategorien unterschieden: Spamverdacht Gering, Spamverdacht Mittel und Spamverdacht Hoch. HINWEIS: Mit diesem Service werden viele unverwünschte E-Mails bereits als SPAMMAILS erkannt und gekennzeichnet und somit leichter verwaltbar. Sie werden aber trotzdem immer wieder E-Mails erhalten, die vom Groupwisesystem nicht als SPAM erkannt werden. Weiters kann es sein, dass E-Mails vom System als SPAM gekennzeichnet werden, die aber für Sie erwünscht sind. Aus diesem Grund sollten Sie auch die mit SPAMVERDACHT gekennzeichneten Mails durchschauen, um nicht irrtümlicherweise erwünschte Mails zu löschen. Die im Betreff mit SPAMVERDACHT GERING, MITTEL oder HOCH gekennzeichneten E- Mails können Sie nun leicht mittels einer Regel bearbeiten. zb in einen anderen Ordner verschieben oder gleich löschen (siehe Kapitel 10 Erstellen von Regeln) HINWEIS: Damit das Verschieben in einen Ordner bzw. das Löschen, der im Betreff mit SPAMVERDACHT gekennzeichneten E-Mails funktioniert, müssen Sie die JUNKMAILBEHANDLUNG deaktivieren. Dazu wählen Sie den Menüpunkt AKTIONEN/JUNKMAIL/JUNKMAIL-BEHANDLUNG und deaktivieren die ersten zwei Häkchen. Sie können aber weiterhin E-Mailadressen oder Domänen zur Blockierliste hinzufügen. - 22 -
9.3 Behandlung von virusinfizierten E-Mails Am Groupwisesystem ist ein eigener Viruschecker (GWAVA) installiert, der alle infizierten E- Mails abblockt. Wenn ein virusinfiziertes E-Mail an Sie geschickt wurde und vom Groupwisesystem abgeblockt wurde, erhalten Sie eine Nachricht, in der ersichtlich ist, wer Ihnen die E-Mail geschickt hat. Eine Liste mit den aktuellen Groupwiseeinstellungen (RBL Listen, geblockte Attachments, ) finden Sie auf der ZID Homepage: www.kug.ac.at/it - 23 -
10 Erstellen von Regeln 10.1 In Ordner verschieben (Bedingung betrifft eine E-Mailadresse) E-Mails werden nach Erfüllung der Bedingung in einen bestimmten Ordner verschoben. 1. Wählen Sie im GroupWise Fenster aus dem Menü WERKZEUGE / REGELN den Button NEU 2. Vergeben Sie einen Regelnamen 3. Definieren Sie das Ereignis (hier: Neue Nachricht) 4. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus 5. Legen Sie die Nachrichtenkategorie fest für die diese Regel zutreffen soll - 24 -
6. Über den Button BEDINGUNGEN DEFINIEREN legen Sie nun die Bedingungen fest. zb: alle Mails mit Absender dietmar.sigl@kug.ac.at sollen nach dem Empfangen in den Ordner Sigl verschoben werden. Über die Schaltfläche können Sie die verschiedenen Operatoren festlegen 7. Legen Sie nun über den Button AKTION HINZUFÜGEN eine Aktion fest. zb: In Ordner verschieben 8. Wählen Sie nun den Ordner aus, inden die Mails verschoben werden sollen und klicken Sie dann VERSCHIEBEN 9. Schließen Sie die Definition Ihrer Regel mit SPEICHERN ab - 25 -
10.2 In Ordner verschieben (Bedingung betrifft den BETREFF) zb: Alle E-Mails, in denen der Betreff SPAMVERDACHT Mittel enthalten ist, werden in den Ordner Spamverdacht Mittel verschoben. Die Schritte 1-5 siehe Regel 10.1 oben. Schließen Sie die Definition Ihrer Regel mit SPEICHERN ab - 26 -
10.3 An eine andere E-Mail Adresse weiterleiten Wenn Sie bereits eine private E-Mail Adresse besitzen und nur diese verwenden wollen, haben Sie die Möglichkeit die E-Mails, die Sie auf die KUG E-Mail Adresse geschickt bekommen mittels einer Regel auf Ihre private E-Mail Adresse umzuleiten. HINWEIS: Für das Weiterleiten müssen Sie 2 Regeln definieren 1. Regel weiterleiten: Mit dieser Regel werden die Mails (Attachment) an eine andere E-Mail Adresse (z.b. Ihre private) weitergeleitet: 1. Wählen Sie im GroupWise Fenster aus dem Menü WERKZEUGE / REGELN den Button NEU 2. Vergeben Sie einen Regelnamen 3. Definieren Sie das Ereignis (Neue Nachricht) 4. bei NACHRICHTENKATEGORIEN wählen Sie nichts aus - 27 -
5. Wählen Sie die Option EMPFANGEN 6. BEDINGUNG DEFINIEREN: Hier wird nichts eingetragen 7. Legen Sie nun über den Button AKTION HINZUFÜGEN die Aktion WEITERLEITEN fest. 8. Im Feld AN tragen Sie die E-Mail Adresse ein, an die Ihre E-Mails weitergeleitet werden sollen 9. Legen Sie nun eine zweite Aktion NACHRICHT TILGEN an. 10. Schließen Sie die Definition Ihrer Regel mit SPEICHERN ab - 28 -
2. Regel Ausgangsnachrichten löschen 1. Wählen Sie im GroupWise Fenster aus dem Menü WERKZEUGE / REGELN den Button NEU 2. Vergeben Sie einen Regelnamen 3. Definieren Sie das Ereignis (Neue Nachricht) 4. bei NACHRICHTENKATEGORIEN wählen Sie nichts aus 5. Wählen Sie die Option GESENDET 6. BEDINGUNG DEFINIEREN: Hier wird nichts eingetragen 7. Legen Sie nun über den Button AKTION HINZUFÜGEN die Aktion NACHRICHT TILGEN fest. 8. Schließen Sie die Definition Ihrer Regel mit SPEICHERN ab - 29 -
10.4 Urlaubsregel Bei BEDINGUNG DEFINIEREN Alle Felder auswählen. Sie erhalten dann eine erweiterte Auswahl an Bedingungen. Um die Urlaubsregel korrekt zu definieren, übernehmen Sie bitte die Definitionen, wie sie in der Abbildung definiert sind. 1. In der ersten Reihe wählen Sie im ersten Feld Zugestellt und im zweiten Feld An oder nach Datum. Geben Sie dann den ersten Tag Ihrer Abwesenheit an und wählen Sie im letzten Feld Und. 2. In der zweiten Reihe wählen Sie im ersten Feld wieder Zugestellt und im Zweiten An oder vor Datum. Geben Sie dann den letzten Tag Ihrer Abwesenheit an und wählen Sie im letzten Feld Und. 3. In der dritten Reihe wählen Sie im ersten Feld An und im Zweiten enthält. Im dritten Feld geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und im letzten Feld wieder Und. Dieser Teil der Bedingung sorgt dafür, dass nur E-Mails beantwortet werden, die direkt an Sie gerichtet sind, und nicht mittels Liste verschickt wurden. - 30 -
4. In der letzten Reihe wählen Sie im ersten Feld Von und im Zweiten enthält nicht. Danach geben Sie wieder Ihre E-Mail-Adresse ein und im letzten Feld wählen Sie Ende. Dieser Teil der Bedingung sorgt dafür, dass Sie sich nicht selber immer wieder E- Mails schicken. Wenn die Bedingungen definiert sind, muss noch die Aktion festgelegt werden. Als Aktion wählen Sie ANTWORT. Wählen Sie die Option ANTWORT an SENDER und danach OK. Sie erhalten ein Fenster, indem Sie die Antwort, die Sie verschicken wollen schreiben können. Nachdem Sie den Text definiert haben drücken Sie OK und danach SPEICHERN. - 31 -
11 WebAccess Mit GroupWise WebAccess können Sie auf GroupWise-Mailboxen über einen Web-Browser zugreifen. 11.1 GroupWise Web Access Login 1. Starten Sie einen Web Browser (z.b: Internet Explorer) 2. Geben Sie folgende URL ein: webmail.kug.ac.at 3. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit JA - Sie erhalten nun den Login Bildschirm 4. Geben Sie Ihren Username ein: p +Ihre Personalnummer (z.b: p4711) 5. Geben Sie Ihr Passwort ein: ist dasselbe wie beim Novell Login bzw. für KUGonline. - 32 -
11.2 Der Aufbau 11.3 Die Menüleiste Auf der linken Seite des WebAccess Clients erhalten Sie über die unten aufgelisteten Icons einen Schnellzugriff auf die einzelnen Funktionen. Mailbox: Hier bekommen Sie eine Auflistung aller Nachrichten und Ordner E-Mail erstellen Adressbuch: Gibt Zugriff auf das Adressbuch Kalender: Zeigt den Kalender an Suchen: Nachrichten suchen Dokumente (nicht aktiv) Vertretung - 33 -
11.4 Die Mailbox Ordner hinzufügen: Mit diesem Button können innerhalb der Mailboxstruktur weitere Ordner hinzugefügt werden. Ordner löschen: Mailbox: Vorhandene Ordner können samt Inhalt wieder gelöscht werden. Über den Folder Mailbox bekommen Sie eine Übersicht über die empfangenen Nachrichten (E-Mails). Ein ungeöffneter Umschlag besagt, dass die Nachricht von Ihnen noch nicht gelesen wurde. Ungeöffnete Nachrichten: Auflistung aller ungeöffneten Nachrichten Ausgangsnachrichten: Kalender: Junkmail: Papierkorb: Liste aller gesendeten Nachrichten Zugriff auf den Kalender Ordner für die Junkmailbehandlung Beinhaltet gelöschte, aber noch nicht getilgte E-Mails - 34 -
11.5 E-Mails erstellen Auf den Mail Button in der linken Leiste des Web Access klicken 11.6 E-Mails empfangen und verarbeiten Neue Nachrichten werden in der Mailbox fett gedruckt mit einem ungeöffneten Umschlag angezeigt. Die Klammer hinter dem Umschlag bedeutet, dass die Mail eine Datei als Anhang hat. 11.7 E-Mails öffnen Durch einen Doppelklick auf die Nachricht wird diese geöffnet. Eine angehängte Datei kann durch den Button (Anzeigen) sofort angeschaut werden. - 35 -
11.8 E-Mails bearbeiten Verschieben Markieren Sie die Nachricht, und klicken sie dann auf den Button Verschieben Weiterleiten Geöffnete Nachrichten können Sie über den Button Weiterleiten an einen oder mehrere Benutzer weiterleiten. Weitergeleitete Nachrichten werden als Anlage zu einer E-Mail gesendet. Die E-Mail enthält Ihren Namen und gegebenenfalls weitere Kommentare. Ungeöffnete Nachrichten Im Ordner Ungeöffnete Nachrichten werden alle E-Mails aufgelistet, die Sie noch nicht geöffnet haben. Ausgangsnachrichten Nachrichten, die Sie versendet haben, finden Sie im Ordner Ausgangsnachrichten. Papierkorb Im Papierkorb finden Sie alle von Ihnen gelöschten Nachrichten. Solange sich die Nachricht im Papierkorb befindet, können Sie diese zurückholen. Über (Tilgen) wird eine Nachricht endgültig aus Ihrer Mailbox bzw. Ihrem Kalender entfernt. 11.9 WebAccess beenden Mit dem Button ausloggen. können Sie GroupWise Web Access beenden bzw. - 36 -