E-Sourcing einfach, effizient und erfolgreich In wenigen Schritten von der Lieferanteninformation zur Auktion Die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen ist für Unternehmen immer mit einem enormen Aufwand verbunden. Für einen effizienten Beschaffungsprozess muss das notwendige Marktwissen und Know-how bei den Mitarbeitern vorhanden sein. Große Firmen tun sich da leicht. Sie besitzen zumeist eine eigens eingerichtete Procurement-Abteilung. Aber gerade Betriebe aus dem Mittelstand verfügen nicht über speziell ausgebildete Einkäufer. Die mit dem Einkauf verbundenen Tätigkeiten werden von den Mitarbeitern einfach mit übernommen. Ein geschlossener Marktplatz sorgt für mehr Transparenz Schon seit mehreren Jahren haben sich unterschiedliche E-Procurement-Systeme etabliert. Sie alle wollen den Beschaffungsprozess unterstützen und erleichtern. Nicht nur A-Güter stehen dabei im Fokus, sondern auch B- und C-Güter. Für einen effizienten Einkauf ist es sinnvoll, das E-Procurement in die Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu integrieren. Ohne großen Aufwand können Aufträge für verschiedene Waren und Dienstleistungen mit Hilfe eines E-Sourcing-Tools über eine Internetplattform vergeben werden. Bei Internet-basierten Procurement-Lösungen muss der Einkäufer weder eine Software installieren, noch ist eine Implementierung oder Wartung vor Ort notwendig. Unternehmen öffnen einfach eine für sie gestaltete und von einem E-Procurement-Anbieter gehostete Website. Einmal angemeldet, wählen sie ihren bevorzugten Auktionstyp und laden Lieferanten zum Bieten ein. Dabei bieten geschlossene Marktplätze einen entscheidenden Vorteil: Nur Lieferanten, die vorab ein Angebot abgegeben haben und vom Einkäufer evaluiert und zertifiziert wurden, können mit bieten. Die Prozesse sind für alle transparent, und die erhaltenen Informationen lassen sich ohne großen
Aufwand miteinander vergleichen. Das spart den Einkäufern nicht nur Zeit, sondern auch bares Geld. Der richtige Auktionstyp für jeden Lieferanten Bei der Entscheidung für einen geeigneten Auktionstyp steht der Einkäufer vor einer großen Auswahl: Je nach Anbieter können die Nutzer aus mehr als 14 verschiedenen Auktionsformen wählen. Dabei spielen die Anzahl der Lieferanten und die Art der angebotenen Waren eine wichtige Rolle. Zwei Beispiele für die Art der Auktion sind die Verfahren Dutch Auction und Japanese Auction, die nur von wenigen Anbietern für E-Sourcing-Tools zur Verfügung gestellt werden. Diese beiden Verfahren bringen gerade bei einer begrenzten Anzahl von Lieferanten eine große Dynamik in den Beschaffungsprozess. Das Besondere an der Dutch Auction ist der automatische Zuschlag: Der Preis steigt solange stufenartig, bis der erste Lieferant bietet und sich somit den Auftrag sichert. Dagegen wird bei einer Japanese Auction ein anfänglicher Einkaufspreis festgelegt, der kontinuierlich in immer gleichen Abständen sinkt. Die Lieferanten steigen bei immer weiter sinkendem Preis nacheinander aus, bis ein Lieferant übrig bleibt. Dieser erhält dann den Zuschlag. In wenigen Schritten bis zur Auktion Doch nicht jede Online-Beschaffung endet in einer Auktion. Die Vergabe von Aufträgen über Versteigerungen ist nur ein Teil eines umfangreichen Procurement-Prozesses. Viel größeres Gewicht liegt auf den Verfahren rund um die Auswahl und Gewichtung geeigneter Lieferanten. Mit den traditionellen Methoden der Marktbeobachtung und -selektion werden mögliche Händler aufgespürt. Traditionell schließen sich daran zähe und lange Verhandlungen mit zahlreichen Lieferanten an. An dieser Stelle erleichtert ein RFx Sourcing Tool den Prozess, wie es das Unternehmen Scanmarket auf der e_procure & supply 2006 vorstellt: Über ein Request for Information (RFI) holt der Einkäufer mit Hilfe der Online-Plattform 2
Informationen zu den Lieferanten ein. Dabei erlauben viele Fragen rund um das Unternehmen und die Kapitalabdeckung sowie zur Qualität der angebotenen Waren und Dienstleistungen dem Käufer, die Lieferanten zu bewerten und zu gewichten. Die Verkäufer können, sofern vom Einkäufer gewünscht, bereits mit dem RFI ein Angebot abgeben. Aufgrund der gesammelten Informationen wird jeder potenzielle Lieferant mit einem Parameter versehen, der darüber entscheidet, ob er in die engere Auswahl kommt und welchen Stellenwert er besitzt. In einem weiteren Schritt werden diese Informationen genutzt und ein Request for Quotation (RFQ) eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes an die ausgewählten Lieferanten geschickt. Anschließend wird das Angebot unter den Lieferanten ausgeschrieben, und erst im letzten Schritt erfolgt die Auktion. Dadurch ist es möglich, den gesamten Beschaffungsprozess aus einer Hand auszuführen. Es müssen keine zusätzlichen Dokumente ausgefüllt, keine umfangreichen Telefonate geführt werden Mehraufwand entfällt. 3
Abb.: Prozesskette einer Online-Beschaffung 4
Die Vorteile liegen auf der Hand Potenzielle Lieferanten lassen sich mit Hilfe des E-Sourcing-Tools schnell identifizieren. Mit den gewonnenen Informationen kann leicht festgestellt werden, ob sie konkurrenzfähig sind oder ob sie in der eigenen Prozesskette falsch aufgestellt sind. Ist ein Lieferant erst einmal zertifiziert, können Folgeaufträge effizient, schnell und direkt mit dem Lieferanten abgewickelt werden. Über die Auktion wird nur noch der Preis geregelt, das zähe Verhandeln über Art und Qualität der Ausschreibungen entfällt. Den Unternehmen bleibt so mehr Zeit für die weitere Marktbeobachtung und die Pflege der Lieferantenbeziehungen. Ein weiterer Vorteil ist die Transparenz des Prozesses. Dieser lässt sich sowohl für die Einkäufer als auch für die Lieferanten exakt dokumentieren. Dank des anwenderfreundlichen Systems hat jeder Einkäufer die Möglichkeit, die einmal eingegebenen Informationen weiter zu bearbeiten und zu verwenden. Sourcing Manager sparen so viel Zeit bei der Vorbereitung und Durchführung von Beschaffungsvorgängen. Nicht zuletzt spiegelt sich dies auch in gesunkenen Kosten für die Beschaffung wieder. Mehr denn je sind beim E-Sourcing beide Seiten an Zielgrößen wie Termintreue und Qualität gebunden. Emotionen bleiben völlig außen vor, es geht rein um den verhandelten Preis sowie die Qualitäts- und Liefermerkmale eines Lieferanten. Wichtig beim E-Sourcing sind demzufolge Lösungen, die sich flexibel an die Anforderungen aller Märkte richten. So erfolgt bei Scanmarket die Integration zwischen dem Enterprise Resource Planning (ESP) System eines Kunden und der Datenbank über XML Files. Mehrere Auktionen können gleichzeitig oder auch mit verschiedenen anderen Standorten parallel gefahren werden. Scanmarket stellt sein oben erwähntes neues RFx Tool zur effizienten Auswahl und Gewichtung geeigneter Lieferanten im Rahmen der e_procure & supply 2006 im Mai vor. Interessenten können sich vor Ort über die einzelnen Abläufe im Detail informieren.