Elektronische Akten in der Kommunalverwaltung Rudolf Schleyer Mitglied des Vorstands Berlin, 15. Mai 2013 Seite 1 1
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Ausgangslage Die zentralen kommunalen Aufgaben werden durch Fachverfahren unterstützt, z.b. Einwohnerwesen, Sozialwesen, Finanzwesen, KFZ-Zulassung, Führerschein, usw. Eine Vielfalt an Informationen wird dabei auch noch neben dem Fachverfahren in Papier-Akten geführt. Die elektronische Führung dieser Fallakten kann zu einem großen Nutzen führen (Beschleunigung, Wegfall von Papier- Archiven, Reduzierung von Suchaufwand, Höhere Transparenz, usw.) Seite 5 Voraussetzungen für eine erfolgreiche eakte Elektronische Akten lassen sich sinnvoll nur unter folgenden Voraussetzungen realisieren: Hohe Fallzahl Dies liegt klassischerweise bei den großen Fachverfahren vor. Optimale Integration in die fachlichen Prozesse / Fachverfahren d.h. der Nutzer darf nicht zusätzlich belastet werden. Einheitliche Datenbasis über mehrere Fachbereiche hinweg d.h. die Technik muss sich behördenweit nur um ein DMS kümmern. Daneben auch sinnvoll (wenn auch mit viel geringerem Potential) ist die behördenweite allgemeine Schriftgutverwaltung. Seite 6 3
Enge Integration der Fachverfahren Fachverfahren Enge Integration! Finanzwesen Grundstückswesen Personalwesen Einwohnerwesen Sozialwesen Allgemeines Schriftgut Eine DMS- Technologie Abgabenakte Grundstücksakte Personalakte Einwohnerakte Sozialakte Sonstige Akte Seite 7 Enge Integration in ein Fachverfahren Direkter Zugriff aus dem Fachverfahren unter Nutzung der Zugriffsrechte des Fachverfahrens Seite 8 4
Enge Integration in ein Fachverfahren Seite 9 Auswahl an Fachakten für kommunale AKDB-Verfahren Fachverfahren eakte Kunden OK.EWO Einwohnerakte 150 OK.VISA Ausländerakte 3 OK.EFA Führerscheinakte 11 OK.FIS Abgabeakte 85 OK.FIS SEPA-Mandatsverwaltung 81 OK.PWS Personalakte 46 OK.JUG Jugendhilfeakte 10 OK.SOZIUS Sozialhilfeakte 6 OK.WOBIS Wohngeldakte 5 TERA eakte Tera 28 Seite 10 5
Erfahrungen der AKDB Einführungsstrategie Sequenziell in den jeweiligen Fachbereichen. eakte zum Fachverfahren Der größte Nutzen liegt in Massenverfahren Beschwerdemanagement ist einfach, sinnvoller sind große Fachverfahren Beteiligung der Mitarbeiter Frühzeitige Einbindung Integration in die vorhandenen Fachverfahren Komfortable Schnittstellen, einfaches Handling Technische Anforderungen Seite 11 Investitionen sind nicht zu unterschätzen, rentieren sich aber mittel- und langfristig Unwirtschaftliche Insellösungen je Fachbereich durch frühzeitige Planung vermeiden. Perspektiven Generell: Zahlreiche Regelungen führen zu Verunsicherung der Praxis VwVfG, VwGO, ZPO, Fachgesetze, -Verordnungen und Verwaltungsanweisungen, Technische Richtlinien, Gesetzesmaterialien usw. Bund: egovernment-gesetz Grundsätze elektronische Aktenführung: Die Behörden des Bundes sollen ihre Akten elektronisch führen. Ersetzendes Scannen gem. TR RESISCAN 03138 bzw. Aktenführung nach TR-ESOR : Hohe Anforderungen an die kommunale Praxis Bayern: Anpassung Beamtengesetz Klarstellung der Zulässigkeit elektronischer Personalakten Die Forderung nach Signaturen beim Scanvorgang ist in der kommunalen Praxis i.d.r. problematisch Seite 12 Handling, Kosten, Nachsignieren u.a. Der konkrete (rechtliche) Nutzen von Signaturen ist eher fraglich 6
Die Zukunft Ihrer Registratur? Seite 13 Innovativ. Kraftvoll. Partnerschaftlich. 7