Lizenzverwaltung mit Filero in der Bibliothek der Universität Konstanz und im Konsortium Baden-Württemberg Österreichischer Bibliothekartag 2011 Innsbruck 20. Oktober 2011 Dr. Adalbert Kirchgäßner Lizenzverwaltung im Konsotrium Lizenzverwaltung in der Bibliothek der Universtiät Konstanz Jeweils in drei Schritten Ausgangslage Anforderungen Lösung Ausgangslage g g im Konsortium Lizenzverwaltung im Konsortium Keine eigene Rechtsform oder Satzung Kooperative Organisation Dezentrale Verhandlungsführung Koordination durch die UB Freiburg Sammlung der Unterlagen in Freiburg Folge: Freiburg sammelt und verschickt Unterlagen Kein dezentraler Zugriff auf die Unterlagen
Kommunikation und Lizenzverwaltung Preise und Konditionen? Konsortium? Informationsaustausch durch E-Mail / Briefpost Nutzungsstatistik? Vertrag? Inhalte? Datenerfassung und Auswertung an unterschiedlichen Stellen und mit unterschiedlichen Mitteln UB Freiburg Führen und Pflegen der Übersichten Pflege der Internetseiten Programm zur Abrechnung der Umlagebeiträge Preise und Konditionen? Nutzungsstatistik? Konsortium? Inhalte? Anforderungen an Lizenzverwaltung Verbesserung bzw. Erweiterung der Lizenzinformationen Zugang aller Konsortialteilnehmer zu den Informationen ihrer Konsortialprodukte Schaffung von mehr Transparenz Vereinfachung der Konsortialverwaltung lt durch kooperative Datenpflege Vertrag?
Inhaltliche Anforderungen Dokumentation von Erwerbungsinformationen mit einheitlicher Datendarstellung Angebotsinformationen Verträge Rechnungen Nutzungsstatistiken Erstellung von Jahresrechnungen mit Lizenzdetails Ablösung des Kostenumlagesystems Lesezugriff für alle Teilnehmerbibliotheken Das Dokumenteverwaltungssystem Filero Hohe Funktionalität Beliebig erweiterbares und webbasiertes Dokumentenarchivsystem Speicherung von beliebigen Dokumenten in unterschiedlichen h technischen h Speicherformaten Direktaufruf von E-Mails, Dokumenten (MS Office), PDF s etc. Volltextsuche nach Dokumenten Historische Protokollierung jedes Arbeitsschrittes Erzeugung von Reports Personalisierbare Nutzeroberfläche Kostengünstig g Positive Erfahrungen in der UB Freiburg Preise und Konditionen? Konsortium? Lizenzverwaltung in der Bibliothek der Universität Konstanz Nutzungsstatistik? Vertrag? Inhalte?
SWB EZB DBIS SWB EZB DBIS Bibliotheks System SFX Bibliotheks System SFX E-Medien Lizenz- verwaltung? E-Medien Ausgangslage g g in Konstanz Verwaltung der Lizenzverträge uneinheitliche itli h Ablage der Lizenzverträge: nach Vertragspartnern und/oder nach lizenzierten Titeln umständliches Überwachen von Konditionen und Terminen keine zentrale Anlaufstelle, sondern verteilte Informationen im lokalen l Bibliotheks-Management-System t t in mehreren (Tisch-)Kalendern mit Listen, die an verschiedenen Stellen geführt wurden Wo findet man was???
Bilden einer Arbeitsgruppe Bilden einer Arbeitsgruppe Zusammensetzung: Erwerbungsleiter Leiterinnen der Sachgebiete Erwerbung, Zeitschriften- bearbeitungb und Digitale it Bibliothek Mitarbeiterinnen aus den genannten Sachgebieten (insgesamt 8 Personen) Welches Ziel soll erreicht werden? Was soll die Software bieten? Welche Informationen müssen erfasst werden? Auf welche Informationen wird verzichtet? Welche Ressourcen stehen zur Verfügung? Ideen-/Fragensammlung zur Lizenzverwaltung Ideen-/Fragensammlung g Systemwahl: Filero Inhalte Suchmöglichkeiten Struktur und Hierarchien Dateiformate Schnittstellen Steuerung von Zugriffsrechten spätere Erweiterungen / Ergänzungen möglich erweiterbares webbasiertes Enterprise Content t Management System bereits eingesetzt in der IT der BdU Konstanz Kostengünstig Speicherung jeder Art von Daten möglich Volltextsuche über alle Felder und Datei-Inhalte
Filero: Eigenschaften Filero: Eigenschaften Caché (Intersystems) t als postrelationales, ti l objekt-orientiertes ti t DBMS (Datenbank Management System). Die Anwendung Filero ist komplett webbasiert. Die Archivstruktur ist frei modellierbar und die Datenstruktur wird von Filero an das DBMS übertragen. Vorteil: Der Filero-Admin muss nicht auf die DBMS- oder Betriebssystem-Ebene. Der Zugriff auf die Daten kann individuell geregelt werden. Durch die Anordnung der Klassen (Objekt-Typen) wird die hierarchische Struktur im Archiv definiert. Objekte können nur in dieser Struktur abgelegt werden. Zugriffsberechtigungen werden pro Archiv oder per Objekt-Typ definiert. Der Anwender sieht nur die Informationen, auf die er auch Zugriff hat. Vereinfachte Datenstruktur Produkt-Satz = Beschreibung des lizenzierten Produkts Lizenz-Satz = Rahmendaten des Lizenzvertrags Statistik-SatzSatz = Informationen zu den statistischen Daten
Produkt-Satz Lizenz-Satz = Beschreibung des lizenzierten i Produkts mehrere Felder für Titel / Benennungen, Vorgänger und Nachfolger Erscheinungsform (Datenbank, ebook-paket, ) URL Nummernfelder (PPN, ZDB-id, RSN, ) Datumsfelder Notizfeld = Rahmendaten des Lizenzvertrags Lizenzpartner, Lieferant, Konsortialpartner Bestell und Abbestell-Informationen Lizenzart, Login-Daten, Ablagenummer des abgehefteten Lizenzvertrags Datumsfelder Statistik-Satz Dokumentablage = Informationen zu den statistischen ti ti Daten Lieferant der Statistikdaten, Ansprechpartner URL, Username, Passwort, PW-Regeln, PW-Erneuerungsdatum enthaltene Produkte, Anzahl der enthaltenen Titel, An-zahl der Downloads Counter ja/nein und zugehöriges Notizfeld Wiedervorlagedatum Od Ordner für: Dokumentation Korrespondenz Rechnung mit Unter-Ordnern, um Jahresscheiben zu bilden; darin dann die eingescannten Dokumente Der Volltext der eingestellten PDFs wird indexiert!
Rechnungen Werden bereits aufwändig aufbereitet t im lokalen l Bibliotheks- Management-System. Deswegen: Verzicht auf eine inhaltliche Erschließung der Rechnungen in Filero! Rechnungen können, müssen aber nicht eingescannt werden. Suche Differenzierte Suche in Felder und Kategorien Standardmäßig: nur in den aktuellen Datensätzen Wahlweise: Historiensuche in allen Datensatz-Versionen Umlaute werden automatisch aufgelöst Nicht aufgelöst werden Akzente und Sonderzeichen Nahezu alle Felder sind indexiert Rechts-, Links- und Mitteltrunkierung mit * Boolsche Operatoren: AND OR NOT NEAR String-Suche mit Globale Suche in alle (nicht binären) Feldern Schnellsuche persönlich oder global konfiguriert Trefferlisten Standard-Reihenfolge: chronologisch absteigend (Erstellungsdatum), getrennt nach Kategorien Sortierte Reihenfolge: alphabetisch nach dem Identifier ; bei gleichem Identifier chronologisch absteigend Vielen Dank für Ihr Interesse! Erarbeitet mit Hilfe von Dr. Michael Becht, UB Freiburg Anke Rautenberg, Bibliothek der Universität Konstanz Dr. Adalbert Kirchgäßner Adalbert.kirchgaessner@uni-konstanz.de