OMNIA Schulverwaltung Professionelle Schulverwaltung der nächsten Generation OMNIA-Mail Ergänzung zum Anwenderhandbuch www.omnia-ng.de
Inhalt 1 E-Mail - Vorlagenverwaltung... 3 2 E-Mail Einstellungen für Schüler-Kommunikation... 4 2.1 Allgemeine Regeln zum E-Mail-Versand... 5 2.2 Einzelversand automatisch... 6 2.3 Einzelversand manuell... 7 2.4 Massenversand... 7 3 E-Mail Einstellungen für Lehrer-Kommunikation... 8 4 Mailvorlagen erstellen... 9 4.1 Vorlagen mit / ohne Signatur... 9 4.2 Neue Vorlage mit Textmarken für Einzelversand... 10 4.3 Vorlagen nachträglich bearbeiten / ändern... 10 Mit der neuen Version OMNIA-NG 5.x bieten wir Ihnen die Möglichkeit, sich direkt aus dem Schülerund aus dem Lehrer-Dialog heraus per Mausklick mit Outlook zu verbinden und auf diese Weise Nachrichten schnell und kostensparend an die zuvor in OMNIA-NG ausgewählten Adressaten zu versenden. Das kann auf drei verschiedene Arten geschehen, die wir Ihnen auf den folgenden Seiten ausführlich erläutern. Damit Sie dieses zeitgemäße Kommunikationsmittel bald einsetzen können und dabei keine Vorschriften verletzen, haben wir die wesentlichen datenschutzrechtlichen Aspekte mit aufgelistet und entsprechende Beispielvorlagen bereitgestellt. Wir empfehlen, sich für das Testen dieser neuen Funktion in OMNIA-NG zwei Testschüler anzulegen, mit E-Mailadressen, auf die Sie selber Zugriff haben, damit Sie wirklich prüfen können, welche Mails an wen gehen und wie die Adressaten erscheinen. Wahrscheinlich müssen Sie an Ihrer Schule erst einmal die E-Mail-Adressen aller Lehrer, Schüler und der Sorgeberechtigten in OMNIA-NG erfassen, bevor Sie unser neues Tool richtig nutzen können. Wenn zunächst noch Daten unvollständig sind, dann erhalten Sie von OMNIA eine entsprechende Meldung, bei welchen der ausgewählten Adressaten etwas fehlt, für den Rest der Empfänger klappt der Versand aber auf jeden Fall trotzdem. Wir wünschen Ihnen ein angenehmes Arbeiten mit unserem Tool OMNIA-Mail. Ihr OMNIA-Team August 2013 Autoren: Jörg Bottler, Antje Bertsch Vervielfältigung für Schulen, die OMNIA-NG lizenziert sind, zu internen Zwecken gestattet. Keine unbefugte Weitergabe an Dritte ohne Einverständnis des Rechteinhabers www.omnia-ng.de Seite 2 von 10
1 E-Mail Vorlagenverwaltung In der Multifunktionsleiste der Vorlagenverwaltung gibt es nun den neuen Bereich Email Vorlagen, und zwar getrennt nach den beiden Empfängergruppen Schüler und Lehrer. Das hat seinen guten Grund, wie Sie an den von uns mitgelieferten Beispielen zu den unterschiedlichen Nutzungsarten erkennen werden. Wenn Sie OMNIA-NG neu installiert haben, dann finden Sie unsere EMail Vorlagen direkt nach Mausklick auf die jeweilige Schaltfläche Schüler oder Lehrer. Wenn Sie ein Update von der Vorgängerversion OMNIA-NG 4.x auf die aktuelle Version 5.x durchgeführt haben, sind die neuen Mail Vorlagen noch nicht in Ihrer schulischen Datenbank enthalten. In diesem Fall machen Sie das genauso, wie Sie es sicher schon in der Vergangenheit mit dem Import von Word-Vorlagen gemacht haben: über die Funktion Importieren in der Multifunktionsleiste oben rechts. Nach Mausklick auf die Schaltfläche Importieren werden Sie aufgefordert, die gewünschte Vorlagendatei auszuwählen. Die zu importierenden Vorlagenpakete wurden durch das Update in dem Verzeichnis Outlook-Vorlagen in Ihrem OMNIA-Stammverzeichnis abgelegt: Wählen Sie zunächst das OmniaMailVorlagenPaket_Schueler.ovl über den oben dargestellten Pfad. Die darauf folgenden Fragen bezüglich des Löschens von in OMNIA vorhandenen Vorlagen (Brief- und Zeugnis- und Email-Vorlagen) beantworten Sie am besten mit nein, es sei denn, dass Sie sich ganz sicher sind, dass Sie alle alten Vorlagen wirklich nicht mehr haben wollen. Wenn Sie nun auf die Schaltfläche Schüler mit dem gelben Mailvorlagensymbol klicken öffnet sich die folgende Übersicht: www.omnia-ng.de Seite 3 von 10
Wiederholen Sie diesen Vorgang, um auch OmniaMailVorlagenPaket_Schueler.ovl zu importieren. Das Ergebnis sieht dann so aus: 2 E-Mail Einstellungen für Schüler-Kommunikation Um die weiteren Einstellungen bei der Nutzung unseres Mail-Tools zu verstehen schauen Sie sich am besten unsere Beispiele an. Durch Mausklick auf das Stiftsymbol rechts neben der Vorlagenbezeichnung öffnet sich das Fenster zur Bearbeitung der Vorlage. Hier sehen Sie, welche Empfänger in der jeweiligen Beispiel-Mail festgelegt wurden, andererseits entscheidet man hier auch schon im Vorfeld über den Versandtyp. Damit Sie die richtige Vorauswahl treffen können, müssen Sie entscheiden, wer die Mail in welcher Form empfangen soll. Im E-Mailverkehr gibt es drei Arten der Zustellung, wie Sie oben in der Darstellung der Empfänger sehen. In unseren Beispielen haben wir die die dem Datenschutz entsprechenden Regeln angewandt, die im nächsten Kapitel erläutert werden. www.omnia-ng.de Seite 4 von 10
2.1 Allgemeine Regeln zum E-Mail-Versand Setzen Sie hier in dem oben dargestellten Auswahlfenster die Häkchen in die Felder, in deren Zeile nachher in der Mail die Adresse stehen soll. Der Vergleich zum Adressbereich von Outlook zeigt Ihnen, wo dann die jeweiligen Adressen stehen werden: Zeile An... Empfänger der Mail In diese Zeile setzen Sie die Adressaten, die in der Mail direkt angesprochen werden. Die Namen dieser Personen können Sie bei den Versandtypen 1 und 2 auch aus OMNIA heraus direkt über die Textmarken eintragen lassen. Alle Empfänger sehen genau, welche anderen Empfänger in dieser Zeile stehen und somit ebenfalls direkt angesprochen werden. Wenn Sie z.b. wissen, dass die Klassenlehrer nicht wollen, dass die E-Mail-Adresse allen Eltern bekannt gegeben wird, dann dürfen Sie deren E-Mail-Adresse nicht mit in die Zeile An... setzen, sondern nur in die Zeile BCC. Zeile Cc... Copy Empfänger In diese Zeile setzen Sie die Adressaten, die von der Mail in Kenntnis gesetzt werden sollen. Alle Empfänger der Mai - egal ob sie in der Zeile An... oder in der Zeile Cc... stehen, sehen genau, welche anderen Empfänger in diesen Zeilen stehen und somit ebenfalls über den Inhalt dieser Mail informiert sind. Beachten Sie das bei der Platzierung der Empfängerhäkchen. Zeile Bcc... Blind-Copy Empfänger Jeder Empfänger sieht nur sich selbst als Empfänger der Mail und weiß nicht, wer sonst noch auf der Mailing-Liste stand. Dies ist die Standardauswahl für Massenmails. Da es nicht erlaubt ist, die E- Mailadressen der Eltern ohne deren ausdrückliche Genehmigung weiterzugeben, dürfen Sie die Adressen bei einer Massenmail nicht in die Zeile An und auch nicht in die Zeile CC setzen. www.omnia-ng.de Seite 5 von 10
Im unteren Bereich können Sie zwischen verschiedenen Versandtypen auswählen. Da die Kenntnis der Unterschiede hinsichtlich des Versands sehr wichtig für den richtigen Umgang mit dem Mail-Tool ist werden diese Wege im nächsten Kapitel anhand unserer Beispielvorlagen detailliert erläutert. 2.2 Einzelversand automatisch Öffnen Sie unser Beispiel Einzel-Auto_Sorg1+Sorg2_ccKL durch Mausklick auf den kleinen Stift. Sie sehen dann die Versandeinstellungen von Seite 4. Bei dieser Versandart verfassen Sie einen einheitlichen Text, der an die Sorgeberechtigten von mehreren Schülern versandt werden soll. Der Text muss vor der Auswahl der Schüler, für die die Mail verschickt werden soll, komplett fertig gestellt sein! Mit Hilfe der Textmarken aus OMNIA können Sie persönliche Daten der Schüler einfügen, und zwar sowohl in der Betreffzeile als auch im Text der Mail. Die Sorgeberechtigten eines Schülers erhalten diese personalisierte Mail und sehen jeweils das andere Elternteil als Adressaten. Die Eltern erkennen auch, dass der Klassenlehrer diese Mail ebenfalls zur Kenntnisnahme bekommen hat, denn er steht in der Zeile cc. Zum Versand werden einfach nur die Schüler am linken Rand in der Schülerliste ausgewählt (STRG und Mausklick) und dann die Mailvorlage angeklickt. Danach geht die Mail automatisch in den Versand, man muss in Outlook keinen Versand mehr auslösen. Man kann dann auch nichts mehr ändern oder stoppen. Wählen Sie diese Versandart nur, wenn Sie ganz sicher sind, dass die markierten Schüler auch alle zum beabsichtigten Empfängerkreis gehören und wenn die Vorlage im Vorfeld abschließend formuliert wurde. www.omnia-ng.de Seite 6 von 10
2.3 Einzelversand manuell Öffnen Sie unser Beispiel Einzel-manuell_Sorg1+Sorg2_ccKL durch Mausklick auf den kleinen Stift. Bei dieser Versandart verfassen Sie einen einheitlichen Text, der an die Sorgeberechtigten von mehreren Schülern versandt werden soll. Mit Hilfe der Textmarken aus OMNIA können Sie persönliche Daten der Schüler einfügen, und zwar sowohl in der Betreffzeile als auch im Text der Mail. Die Mails öffnen sich in Outlook als Serienbrief und zwar so, dass Sie alle Mails nacheinander noch kurz am Bildschirm kontrollieren und bei Bedarf noch individuelle Ergänzungen eintragen können bevor Sie jede einzelne Mail durch Mausklick auf die Outlook-Schaltfläche Senden abschicken. Die Sorgeberechtigten eines Schülers erhalten diese personalisierte Mail und sehen jeweils das andere Elternteil als Adressaten. Die Eltern erkennen auch, dass der Klassenlehrer diese Mail ebenfalls zur Kenntnisnahme bekommen hat, denn er steht in der Zeile cc. 2.4 Massenversand Öffnen Sie unsere Mail-Vorlage mit dem Namen Massenmail-Einl_BCC-Sorg1+2+KL Da es eine Massenmail ist, gibt es im Text keine Serienbriefelemente mit schülerbezogenen Daten, sondern nur dieselben Informationen für alle. Diese Informationen können nach dem Aufruf der Mail und vor dem Versenden noch geändert werden. So können Sie beispielsweise den gesamten Text hier löschen und Ihren eigenen Text per copy & paste eintragen. Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Senden in Outlook werden alle Mails dann gleichzeitig versandt. www.omnia-ng.de Seite 7 von 10
3 E-Mail Einstellungen für Lehrer-Kommunikation Im Bereich der Mails für die Lehrerkommunikation sind etliche Felder inaktiv, da sie hier nicht gebraucht werden. Wir haben Ihnen hier drei Beispiele angelegt, die Sie nach eigenen schulischen Gegebenheiten verändern können. An den Bezeichnungen der Vorlagen erkennen Sie schnell die Versandart und die Adressierung. Bei einem geschlossenen Teilnehmerkreis wie einem Lehrerkollegium ist es z.b. bei Einladungen zu Fachkonferenzen üblich, alle geladenen TN in die An-Zeile zu setzen. Das verstößt hier nicht gegen die Datenschutzregeln, da in den Schulen die Listen mit allen Adressdaten an alle Mitglieder des Kollegiums verteilt werden. In diesem Fall ist es auch wichtig, dass jeder weiß, wer noch eingeladen ist. www.omnia-ng.de Seite 8 von 10
4 Mail - Vorlagen erstellen Bevor Sie eine neue Vorlage erstellen, schauen Sie sich am besten die vorhandenen Vorlagen an, um zu sehen, ob es nicht am einfachsten ist, die neue Vorlage durch kopieren einer vorhandenen Vorlage zu erzeugen, die dann ggf. nur noch leicht abzuändern ist. Überlegen Sie sich im Vorfeld einen aussagekräftigen Namen für die Vorlage, der sowohl etwas über die Versandart, als auch über die Adressaten und den Inhalt signalisiert. Die Gesichtspunkte zur Empfängerwahl und Versandtyp aus den vorigen Kapiteln sind zu beachten. Entwerfen Sie Ihren Text zuvor als Word-Dokument. Schauen Sie auch in dem vorhandenen Briefwechsel auf Ihrem PC und in Ihren OMNIA-Wordvorlagen nach, ob es nicht einen Text aus früheren Zeiten gibt, den Sie mit geringen Schritten anpassen und dann in die Vorlage per copy & paste übernehmen können. 4.1 Vorlagen mit / ohne Signatur Wir haben alle unsere Beispielvorlagen ohne Signatur erstellt, da in der Regel die Anwender in den Schulen jeweils ihre eigene Signatur in Outlook eingerichtet haben, so dass es dann zu doppelten Signaturen unter der Mail kommen würde, oder aber man müsste immer daran denken, eine der beiden Signaturen zu löschen. Falls Sie unter den Mails eine spezielle Signatur haben wollen, dann können Sie sich die auch als zusätzliche Signatur in Outlook einrichten und dann jeweils gezielt einstellen, wenn Sie einen der Versandwege 2 oder 3 nutzen. Nur im Fall 1 dem Einzelversand automatisch muss schon vorab die Signatur als Standard eingestellt sein, die Sie verwenden wollen. www.omnia-ng.de Seite 9 von 10
4.2 Neue Vorlage mit Textmarken für Einzelversand Nach Mausklick auf die Schaltfläche öffnet sich ein kleines Dialogfenster, in welchem Sie den Namen der neuen Vorlage eintragen müssen, nach Klick auf Übernehmen öffnet sich direkt das Outlookfenster neben der Liste mit den OMNIA Textmarken. Fügen Sie Ihren Text und die erforderlichen Textmarken ein. Wenn Sie die Formulierung abgeschlossen haben, schieben Sie das Outlook-Fenster mit der Maus etwas nach unten bis das Fenster mit den E-Mail-Vorlage-Einstellungen wieder sichtbar wird. Wählen Sie die Empfänger unter Berücksichtigung der in den vorigen Kapiteln beschriebenen Kriterien und aktivieren Sie den gewünschten Versandtyp. Betätigen Sie die hier links dargestellte Schaltfläche zum Speichern Ihrer Vorlage. Sie erhalten daraufhin von OMNIA einen Hinweis zur erfolgreichen Speicherung. Schließen Sie alle Fenster der Vorlagenbearbeitung und verwaltung und testen Sie die neue mail-vorlage mit einem Testschüler, den Sie sich zuvor angelegt haben. 4.3 Vorlagen nachträglich bearbeiten / ändern Öffnen Sie die Vorlagenverwaltung E-Mail und wählen Sie die zu ändernde Vorlage durch Mausklick auf das Stiftsymbol aus. Es öffnet sich das Fenster der E-Mail-Vorlage Einstellungen hier finden Sie die links dargestellte Schaltfläche. Nach Mausklick auf diese Schaltfläche öffnet sich die Vorlage in Outlook und die Liste der Textmarken von OMNIA erscheint am linken Fensterrand. Bearbeiten Sie die Vorlage und speichern Sie wie zuvor beschrieben. www.omnia-ng.de Seite 10 von 10