Projekt Landeseinheitliche, optimierte Geschäftsprozesse - ProLoG -

Projekt Landeseinheitliche, optimierte Geschäftsprozesse - ProLoG - Abschlussbericht Version 1.1 Final - Oktober 2014

Inhalt Inhalt Inhalt... 2 Vorwort... 3 Ausgangssituation... 4 Ziele und Aufgabenstellungen der Projektarbeit... 5 Zusammenfassung und Fazit... 5 Zielerreichung bei Abschluss der Projektarbeit... 6 Kritische Erfolgsfaktoren... 10 Rahmenbedingungen/Schnittstellen... 11 Ergebnisse der Projektarbeit... 13 Projektdokumentation... 13 Projektcontrolling... 15 Personal- und weitere Ressourcen... 15 Projektbudget... 15 Weiteres Vorgehen - Empfehlungen an die Linienorganisation... 16 20141110_Abschlussbericht ProLoG V1.1.docx Seite 2 von 19

Vorwort Vorwort Mit diesem Dokument legt das Projekt seinen Abschlussbericht zum Projekt Landeseinheitliche, optimierte Geschäftsprozesse - ProLoG - vor. In diesem Bericht werden Inhalt und Verlauf des Projektes sowie die wesentlichen Ergebnisse dargestellt und bewertet. Grundlage des Abschlussberichtes ist der Projektauftrag des Projektes ProLoG in der aktuellen Version 2.0 Final. Neben dem Abgleich mit den dort genannten Zielsetzungen und Aufgabenstellungen enthält dieses Dokument auch konkrete Hinweise auf notwendige Aktivitäten und Maßnahmen, die zur Umsetzung der Projektergebnisse durch die Linien- oder bereits initiierter Projektorganisationen erforderlich sind und benennt die hierfür jeweils zuständige Behörde. An der Erstellung des Abschlussberichts waren beteiligt: - Frank Brockmann, SenInnSport (Projektleiter) - Jens Hirschmann, Fa. KnowLogy Solutions AG (Projektdienstleister) - Roland Thiel, Leiter Geschäftsstelle Produktkatalog Dank Unser besonderer Dank gebührt den zahlreichen Projektmitwirkenden aus der Berliner Verwaltung, die sich neben ihrer eigentlichen Tätigkeit engagiert in das Projekt eingebracht haben, sowie dem Projektdienstleister KnowLogy Solutions AG unter der Leitung von Dr. Andreas Giesenhagen. Namentlich hervorheben möchten wir die Teilprojektleiterin Inka-Maria Ihmels (SenBildJugWiss) sowie die Teilprojektleiter Manfred Merckens (BA Tempelhof-Schöneberg) und Jörg Braune (LVwA). Alle gemeinsam haben sie zu dem qualitativ hochwertigen Projektergebnis beigetragen. Berlin, im Oktober 2014 Frank Brockmann (Projektleiter) Birgit Stapf-Finé (stv. Projektleiterin) 20141110_Abschlussbericht ProLoG V1.1.docx Seite 3 von 19

Ausgangssituation Ausgangssituation Im April 2011 wurde mit dem Vorgängerprojekt ProNVM (Projekt Nachhaltige Verfahrensmodernisierung. Einheitliche Ämterstruktur der Bezirke unterstützen) der Grundstein gelegt, um durch exemplarische Analyse in ausgewählten Fachämtern, nämlich Jugend- und Ordnungsämtern, Grundstrukturen zur landesweiten Geschäftsprozessoptimierung zu erarbeiten. Diese Projektarbeit hat - neben den Handlungsempfehlungen zur Optimierung einzelner Prozesse und der Formulierung eines Kernportfolios der besonders erfolgskritischen bezirklichen Prozesse - ein Standardvorgehen zur Geschäftsprozessoptimierung hervorgebracht. Mit den Projektergebnissen konnte die Vermutung bestätigt werden, dass durch Geschäftsprozessoptimierung bzw. -management zahlreiche Potenziale identifiziert werden können. Insbesondere vor dem Hintergrund der stetigen Personalverknappung und gleichzeitiger Aufgabenverdichtung bedeutet dies die Chance einer nötigen Entlastung durch optimierte Geschäftsprozesse. Diese Erkenntnis wurde von den politischen Auftraggebern bestätigt, deshalb wurde im Staatssekretärsausschuss zur Verwaltungsmodernisierung am 18.06.2012 beschlossen, dieses Nachfolgeprojekt (ProLoG) zu finanzieren. 20141110_Abschlussbericht ProLoG V1.1.docx Seite 4 von 19

Ziele und Aufgabenstellungen der Projektarbeit Ziele und Aufgabenstellungen der Projektarbeit Zusammenfassung und Fazit Die Ziele des Projektes sind weitgehend erreicht worden. Die noch offenen bzw. sich anschließenden Aktivitäten werden entweder: In Projektverantwortung, nämlich zu ambulante Hilfe zur Pflege im Rahmen des vom StS-Ausschuss zur Verwaltungsmodernisierung bewilligten Folgeprojekts Sozialhilfeportal (Federführung beim Bezirksamt Tempelhof-Schöneberg) zu Beihilfeantrag online im Rahmen des vom StS- Ausschuss zur Verwaltungsmodernisierung am 10.06.2014 bewilligten Folgeprojekts (Federführung beim Landesverwaltungsamt) oder in der Linienverantwortung, nämlich zu Hilfe zur Erziehung in Vollzeitpflege -HzE- und Vermittlung eines Pflegekindes durch die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Wissenschaft hinsichtlich der Weiterführung der prozessübergreifenden Vorschläge zur Weiterentwicklung des Geschäftsprozessmanagements im Land Berlin durch die Senatsverwaltung für Inneres und Sport fortgeführt. 20141110_Abschlussbericht ProLoG V1.1.docx Seite 5 von 19

Ziele und Aufgabenstellungen der Projektarbeit Zielerreichung bei Abschluss der Projektarbeit Ziel 1: Die beteiligten Verwaltungsbereiche kennen ihre Prozesse und sind für eine prozessorientierte Steuerung vorbereitet. Ziel 2: Für die untersuchten Geschäftsprozesse liegen bezirkseinheitliche Soll-Prozessmodelle vor. Die Soll- Prozessmodelle lassen die vorhandenen unterschiedlichen Organisationsformen (Eigen-/Fremdwahrnehmung von Aufgaben) zu. Im Rahmen des Projektes wurde das in ProNVM entwickelte Standardvorgehen zur Geschäftsprozessoptimierung erneut angewandt, evaluiert und fortgeschrieben. Für die beteiligten Verwaltungsbereiche wurden Prozesslandkarten erarbeitet, die das jeweilige fachspezifische Aufgabengebiet darstellen Für jeden Prozess sind im Rahmen der GPO steuerungsrelevante Kennzahlen (Bearbeitungszeit, Arbeitsplatzkosten, etc.) erfasst worden Es wurden Prozesssteckbriefe für die untersuchten Prozesse erstellt Das Projekt gliederte sich dabei in drei Arbeitsgruppen (AG): AG 1 Prozessanalyse ambulante Hilfe zur Pflege (HzP) Analysiert wurde dabei der Prozess ambulante Hilfe zur Pflege der in den Berliner Sozialämtern angesiedelt ist. Es wurde ein Sollkonzept (inkl. Sollprozessmodell)) mit konkreten organisatorischen und technischen Handlungsempfehlungen zur Optimierung des Prozesses erarbeitet. Aufbauend auf den Ergebnissen wurde ein Vorgehenskonzept zur Nachnutzung vorhandener Basiskomponenten und Portalinfrastrukturen als Basis für das Projekt Sozialhilfeportal erarbeitet. 20141110_Abschlussbericht ProLoG V1.1.docx Seite 6 von 19

Ziele und Aufgabenstellungen der Projektarbeit AG 2 Prozessanalyse Hilfe zur Erziehung in Vollzeitpflege HzE- und Vermittlung eines Pflegekindes Im Bereich der Berliner Jugendämter wurden die Geschäftsprozesse Hilfe zur Erziehung in Vollzeitpflege (Standardprozess) und Vermittlung eines Pflegekindes untersucht. Es wurden aufbauend auf den Ist-Analysen die organisatorischen und technischen Schwachstellen beschrieben und zu den jeweiligen Handlungsfeldern Handlungsempfehlungen mit Optimierungsvorschlägen unterbreitet. Der Fokus der Handlungsempfehlungen liegt auf der Erarbeitung von organisatorischen Ablaufstandards im Bereich der Hilfen zur Erziehung. AG 3 Prozessanalyse Beihilfeantrag Online Das Standardvorgehen zur Geschäftsprozessoptimierung wurde erstmals an einem Querschnittsprozess der Berliner Verwaltung, dem Prozess Beihilfebearbeitung, angewandt. Es wurde ein Sollkonzept (inkl. Sollprozessmodell) mit konkreten organisatorischen und technischen Handlungsempfehlungen zur Optimierung des Prozesses erarbeitet Neben der Prozessanalyse wurde auch eine Kosten-Nutzen-Betrachtung der vorgeschlagenen Investitionen erstellt. Es wurde eine Machbarkeitsstudie erstellt, die unter anderem: Aussagen zur Umsetzung eines Online Zugangskanals für Beihilfe-Anträge, Aussagen der technischen Unterstützung des schriftlichen Posteingangs, Aussagen zur technischen Anpassung der derzeit zur Bearbeitung der Anträge eingesetzten Software und Aussagen zur Wirtschaftlichkeit notwendiger Investitionen gibt. Die erarbeiteten Lösungsszenarien (3) werden im Rahmen von Folgeprojekten schrittweise umgesetzt. Das beinhaltet: Erarbeitung eines fachlichen und technischen Feinkonzeptes Realisierung des Online-Beihilfeantrags (Szenario A siehe Ergebnisbericht Beihilfeantrag Online) durch Nachnutzung der in Berlin bereits vorhandener Komponenten Einführung der Lösung Realisierung der weiteren Szenarien 20141110_Abschlussbericht ProLoG V1.1.docx Seite 7 von 19

Ziele und Aufgabenstellungen der Projektarbeit Ziel 3: Evaluation bzw. Weiterentwicklung des Geschäftsprozessmanagements auf landesweiter Ebene a. Die Prototypen der Prozess-Portale aus ProNVM und der Nationalen Prozessbibliothek (NPB) wurden abgeglichen und ggf. liegen Vorschläge zur Weiterentwicklung vor unter den Gesichtspunkten: - Welche Informationen benötigen die Amtsleitungen? - Schrittweise Überprüfung der in ProNVM entwickelten Nutzerszenarien. Zielerreichung bei Projektende: Der Status der NPB wurde evaluiert Die Funktionalität der NPB als Kollaborationsplattform zur Projektarbeit entsprach im Projektzeitraum noch nicht den notwendigen Anforderungen Die Anforderungen der Berliner Verwaltung an eine Prozessbibliothek wurden seitens der SenInnSport an die Verantwortlichen der NPB kommuniziert. Die Projektergebnisse aus ProLoG (Prozessmodelle und Prozesssteckbriefe zu den Prozessen ambulante Hilfe zur Pflege und Hilfe zur Erziehung in Vollzeitpflege ) wurden in die NPB eingestellt (November 2013). Fazit: Da die NPB während des Projekts noch nicht die gewünschte Funktionalität anbot, konnte deren Nutzen nicht getestet werden. Ergänzung nach Projektende: Inzwischen kann als feststehend angesehen werden, dass der Betrieb der NPB im Rahmen der angedachten föderalen Finanzierung nicht zustande kommen wird. Daher stellt die NPB absehbar keine Lösung für die zusammengefasste Bereitstellung und Verwaltung der Berliner Geschäftsprozesse dar. Es bedarf daher weiterer Aktivitäten, um ein tragfähiges Lösungsszenario für eine Berliner Prozessbibliothek zu entwickeln. Dabei wird die Frage, ob eine auf die Berliner Bedürfnisse anzupassende produktspezifische (proprietäre) Software (z.b. Adonis-Prozessportal) oder eine firmenunabhängige Software (vgl. Prototyp für NVM) zum Einsatz gebracht werden soll, eine wichtige Weichenstellung darstellen. 20141110_Abschlussbericht ProLoG V1.1.docx Seite 8 von 19

Ziele und Aufgabenstellungen der Projektarbeit b. Das in ProNVM entwickelte Standardvorgehen zur Geschäftsprozessoptimierung wurde anhand der Erkenntnisse aus den Teilprojekten ProLoG evaluiert. Es wurden zwei Geschäftsprozesse der Berliner Jugendämter, ein Geschäftsprozess der Berliner Sozialämter und ein Geschäftprozess aus der Hauptverwaltung nach dem Standardvorgehenskonzept auf ihr Optimierungspotenzial hin untersucht. Die Praktikabilität des Konzeptes hat sich dabei erneut bestätigt. Für jeden Geschäftsprozess liegen Handlungsempfehlungen zur organisatorischen und IT-technischen Umsetzung vor Die folgenden verfahrensübergreifenden Prozessbausteine wurden identifiziert und priorisiert: 1. Evaluierungsprozess (z.b. für bewilligte Hilfen) 2. Rechnungsbearbeitung (für Eingangsrechnungen) 3. Zahlbarmachung bewilligter finanzieller Leistungen In Abstimmung mit den Teilnehmern wurden folgende Anpassungsvorschläge erarbeitet: (genauere) Klärung der Projektziele und Erwartungen zu Projektbeginn Vorhandene Standards (fachlich, organisatorisch) aufklären und deren Wirksamkeit prüfen Erstellung fachbereichsbezogener Prozesslandkarten generell sinnvoll Erweiterung um die Prüfung der Nachnutzbarkeit vorhandener zentraler IT-Basiskomponenten. Auf dieser Basis ist ein Vorschlag zur Fortschreibung des Standardvorgehenskonzepts vorgelegt worden. 20141110_Abschlussbericht ProLoG V1.1.docx Seite 9 von 19

Kritische Erfolgsfaktoren Kritische Erfolgsfaktoren Für das Projekt ProLoG galten insbesondere folgende kritische Erfolgsfaktoren: Zeit- und Ressourcenknappheit Noch nicht flächendeckend vorhandene Akzeptanz für die Potenziale eines strukturierten und standardisierten Geschäftsprozessmanagements Diese kritischen Faktoren sollten dadurch minimiert werden, dass sich das Projekt überwiegend an bereits aktivierte Partner und Netzwerke wendet. Diese Absicht konnte nicht vollständig umgesetzt werden. Es zeigte sich auch in diesem Projekt, dass bedeutende Unterschiede in der Verwaltungskultur und in den methodischen Vorkenntnissen der verschiedenen beteiligten Verwaltungsbereiche bestehen. Folgeprojekten wird daher empfohlen, diesen Reifegrad der Organisation in Bezug auf die anzuwendenden Instrumente im Vorfeld noch intensiver aufzuklären und mit entsprechenden Zu- oder Abschlägen in der Zeit- wie auch Ressourcenplanung des Projektes zu verankern. 20141110_Abschlussbericht ProLoG V1.1.docx Seite 10 von 19

Rahmenbedingungen/Schnittstellen Rahmenbedingungen/Schnittstellen Rahmenbedingungen: Für das Projekt bestanden Rahmenbedingungen, die den Erfolg der Projektarbeit beeinflussten: Abgeleitet von dem Abgeordnetenhausbeschluss vom 14.05.2009 stand nach wie vor die Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses für eine in ihren Geschäftsprozessen einheitliche und optimierte Verwaltung im Fokus des politischen Auftraggebers. Daraus ergab sich der strategische Auftrag an die Projektleitung, die eingebundenen Verwaltungen für die Entwicklung bzw. den Ausbau einer Prozesskultur und deren stetige Optimierung zu sensibilisieren sowie Strukturen vorzuschlagen, die eine nachhaltige und langfristige Unterstützungsleistung gewährleisten können. Fazit: Wie vorstehend bereits ausgeführt, bestanden bedeutende Unterschiede in der Verwaltungskultur und den methodischen Vorkenntnissen in den beteiligten Verwaltungsbereichen. Es ist im Projekt gelungen, über zusätzliche Workshops eine tragfähige gemeinsame Arbeitsgrundlage zu erarbeiten. Schnittstellen: Modernisierungsprogramm ServiceStadt Berlin 2016 (u.a. One-Stop-City-Vorhaben) þ Die enge Einbindung des Projekts in das ServiceStadt Berlin-Programm hat sich durch die Aufnahme des durch ProLoG angestoßenen Folgeprojekts Beihilfeantrag online mit Entscheidung des StS-Ausschusses zur Verwaltungsmodernisierung vom 10. Juni 2014 verstetigt. Weiterentwicklung des Berliner Produktkatalogs in den betreffenden Produktbereichen þ Der Berliner Produktkatalog in den Senatsverwaltungen und in den Bezirken ist ein geeignetes Instrument für die ergebnisorientierte Darstellung wesentlicher Dienstleistungen der entsprechenden Verwaltungsbereiche. Die 20141110_Abschlussbericht ProLoG V1.1.docx Seite 11 von 19

Rahmenbedingungen/Schnittstellen zentralen Verfahrensträger, die Senatsverwaltung für Finanzen für den Produktkatalog der Hauptverwaltung und die Geschäftsstelle Produktkatalog für den Produktkatalog der Bezirke, sind zeitnah in der Lage, Produktänderungserfordernisse gemeinsam mit den entsprechenden Verwaltungen umzusetzen. Für die Bezirke ist darüber hinaus mit der Einführung des bezirksübergreifenden Geschäftsprozessmanagements ein institutioneller Rahmen geschaffen worden, der es ermöglicht, passend zu den Szenarien zukünftiger Prozesse (=Soll-Prozesse) auch entsprechende Produktveränderungen zu antizipieren (Soll-Produkte). Mit der Einrichtung der Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement bei der Geschäftsstelle Produktkatalog der Bezirke beim Bezirksamt Pankow wird die Erwartung verknüpft, dass sie die im Rahmen des Projekts identifizierten Geschäfts- und Produktänderungsvorschläge in integrierter Form in entsprechende Entscheidungsvorlagen für die dafür zuständigen Gremien fasst. In Bezug auf den Produktkatalog der Hauptverwaltung kommt diese Rolle der entsprechenden Geschäftsstelle Produktkatalog bei der Senatsverwaltung für Finanzen zu. E-Government-Strategie des Landes Berlin þ Die e-government-strategie sieht die Nachnutzung bereits im Land Berlin vorhandener IT-Dienste durch IT- Fachverfahren zur technischen Unterstützung weiterer Geschäftsprozesse vor. Auf dieses Grundprinzip wurde bei der Erstellung der technischen Handlungsempfehlungen streng geachtet. 20141110_Abschlussbericht ProLoG V1.1.docx Seite 12 von 19

Ergebnisse der Projektarbeit Ergebnisse der Projektarbeit Projektdokumentation Im Rahmen der Projektarbeit wurden folgende Arten der Dokumentation erstellt: - Planungs- und Berichtsdokumente dienten der Planung der Projektaufgaben und zur Dokumentation des Projektstandes. Sie werden mit dem Abschluss dieses Arbeitspaketes durch die Projektleitung archiviert. - Ergebnisdokumente repräsentieren die inhaltlichen Ergebnisse der Projektarbeit. Sie werden mit Abschluss der Projektarbeit an den Prozessverantwortlichen in der Linienorganisation übergeben und sind im Rahmen des kontinuierlichen Optimierungsprozesses (und bei IT - Projekten in Versionen und Releases) zu pflegen. Planungs- und Berichtsdokumente Das Projekt übergibt mit Abschluss der Projektarbeit folgende Dokumente zur Archivierung bzw. zur Veröffentlichung im Internetangebot: Projektauftrag Version 2.0 Final Statusbericht 1 Version 1.0 Final Abschlussbericht (dieses Dokument) Ergebnisdokumente Die Projektleitung übergibt an die Linienverantwortlichen und, wenn für die untersuchten Geschäftsprozesse (Folge-) Projektverantwortliche bestimmt sind, folgende Dokumente zur Pflege im Rahmen des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses: Übergreifende Dokumentation: Dachdokument ProLoG Version 1.1 Prozessbausteine in der öffentlichen Verwaltung Version 1.0 20141110_Abschlussbericht ProLoG V1.1.docx Seite 13 von 19

Ergebnisse der Projektarbeit Teilprojekt Hilfe zur Erziehung in Vollzeitpflege und Vermittlung von Pflegekindern : Ergebnisbericht zum Prozess Hilfe zur Erziehung in Vollzeitpflege nach 33 SGB VIII Version 1.2 Ergebnispräsentation Version 1.0 Sollprozessmodell HzE Version 1.1 Report Sollprozessmodell HzE Version 1.1 Teilprojekt ambulante Hilfe zur Pflege : Ergebnisbericht zum Prozess Ambulante Hilfe zur Pflege nach SGB XII Kap. 7 Version 1.2 Ergebnispräsentation Version 1.0 Soll Prozessmodell ambulante Hilfe zur Pflege nach SGB XII Kap.7 Version 1.02 Report Soll Prozessmodell Version 1.02 Teilprojekt Beihilfe Online : Ergebnisbericht Beihilfeantrag Online Version 1.0.1 Ergebnispräsentation Version 1.0 Sollprozessmodell Beihilfeantrag online Version 1.0 Report Sollprozessmodell Beihilfeantrag online Version 1.0 Alle Ergebnisdokumente werden im Internet auf der Projektseite eingestellt und können unter folgender Adresse abgerufen werden: http://www.berlin.de/sen/inneres/moderne-verwaltung/prozesseund-organisation/projekte/prolog/ 20141110_Abschlussbericht ProLoG V1.1.docx Seite 14 von 19

Projektcontrolling Projektcontrolling Personal- und weitere Ressourcen Die zugesagten Personalressourcen konnten entsprechend der Planung bis auf wenige Ausnahmen termingerecht eingesetzt werden. Projektbudget Beim Staatssekretärsausschuss zur Verwaltungsmodernisierung wurden ursprünglich 170.000 (60.000 als Jahresscheibe für 2012 und 110.000 für 2013) beantragt und von diesem bewilligt. Die Mittel konnten nicht vollständig in den geplanten Jahresscheiben verausgabt werden. Aus dem Programm ServiceStadt Berlin 2016 wurden zur Projektdurchführung letztendlich Mittel wie folgt zur Verfügung gestellt und verausgabt: Jahr Soll (SSB) Ist-Ausgaben 2012 60.000 25.000 2013 145.000 * 105.418 2014 27.000 * 19.007,86 ** Summe 149.425,86 *einschl. erneut bereitgestellter, im Vorjahr nicht abgeflossener Mittel ** voraussichtliches Ist Von den ursprünglich kalkulierten 170.000 wurden im Rahmen der Projektrealisierung bis zum Projektabschluss rund 20.000 nicht benötigt (Minderbedarf). 20141110_Abschlussbericht ProLoG V1.1.docx Seite 15 von 19

Linienorganisation Weiteres Vorgehen - Empfehlungen an die Weiteres Vorgehen - Empfehlungen an die Linienorganisation A. Einzelprozessbezogene Handlungsempfehlungen Die Entscheidungsinstanz hat in ihrer Sitzung vom 19.09.2013 zu den Jugendamts-Prozessen Hilfe zur Erziehung in Vollzeitpflege (Pflegkinderdienst) und Vermittlung von Pflegkindern folgende Priorisierung der Handlungsempfehlungen beschlossen und damit der Linienorganisation zur Umsetzung empfohlen (zuständig: SenBildJugWiss): I. in der Rangfolge: Verständigung auf berlinweit einheitliche Geschäftsprozesse im Pflegekinderdienst. Sicherstellung der adäquaten Abbildung der Kostenströme - bei Beauftragung freier Träger vs. Eigenwahrnehmung - in der KLR und im Haushalt. Entwicklung von Mustervereinbarungen (einschl. der kalkulatorischen Grundlagen) für die Beauftragung freier Träger. Erarbeitung von berlinweit gültigen Geschäftsprozessstandards für den Zuständigkeitswechsel. II. (parallel zu I.): Aufbau einer zentral verfügbaren und zugleich bezirksbezogenen Pflegeelterndatenbank. Die Handlungsempfehlungen zu den exemplarisch untersuchten Geschäftsprozessen sind in den jeweiligen Ergebnisberichten enthalten. Zu den Prozessen Hilfe zur Pflege und Beihilfeantrag online wird auf eine Darstellung an dieser Stelle verzichtet, da zur Umsetzung der Handlungsempfehlungen bereits Anschlussprojekte initialisiert sind. B. Weiterentwicklung eines nachhaltigen Geschäftsprozessmanagements im Land Berlin 1. Entwicklung eines eigenständigen Organisationsmodells für ein bezirkseinheitliches Geschäftsprozessmanagement und Einrichtung einer Geschäftsstelle GPM bei der Geschäftsstelle Produktkatalog vorantreiben 20141110_Abschlussbericht ProLoG V1.1.docx Seite 16 von 19

Linienorganisation Weiteres Vorgehen - Empfehlungen an die Ergänzende Anmerkungen nach Projektende: RdB-Beschluss vom 23.01.2014 und abschließend der zustimmende - einstimmige - Beschluss des RdB vom 14.08.2014 zur Einrichtung und Finanzierung einer Geschäftsstelle GPM liegen inzwischen vor. 2. Fortschreibung des Leitfadens Standardvorgehen zur Geschäftsprozessanalyse und Entwicklung einer Sollkonzeption (zuständig: SenInnSport) Folgender Fortschreibungsbedarf wurde im Projekt festgestellt und ist zu berücksichtigen (Entscheidungsinstanz vom 30.01.2014): - (genauere) Klärung der Projektziele und Erwartungen erforderlich - Vorhandene Standards (fachliche Standards vs. organisatorische Standards) aufklären und deren Wirksamkeit prüfen - Erstellung von bereichsbezogenen Prozesslandkarten generell sinnvoll - Erweiterung um die Prüfung der Nachnutzbarkeit vorhandener IT-Basiskomponenten sinnvoll. Diese Prüfung ist durch einen Beschluss des StS-Ausschusses zur Verwaltungsmodernisierung auch verpflichtend. 3. Weiterentwicklung des Konzeptes Prozessbibliothek Aufbauend auf den Ergebnissen aus ProLoG und ProNVM sollte das Konzept der Prozessbibliothek weiter verfolgt werden. Das schließt ein: - Präzisierung der Anforderungen - Präzisierung der bereits vorliegenden Geschäftsanwendungsfälle - Präzisierung des Rechte- und Rollenkonzeptes - Definition der Schnittstellen Ergänzende Anmerkungen nach Projektende: Eine technische Schnittstelle zum Upload von Prozessmodellen aus der im Projekt verwendeten Prozessmodellierungssoftware in die Nationale Prozessbibliothek wurde inzwischen entwickelt. Zur gene- 20141110_Abschlussbericht ProLoG V1.1.docx Seite 17 von 19

Linienorganisation Weiteres Vorgehen - Empfehlungen an die rellen Entwicklung bei der NPB vgl. aber auch Seite 8 dieses Berichts. 4. Erarbeitung und Präzisierung von Prozessbausteinen - Detaillierte Beschreibung und Abstimmung der identifizierten Prozessbausteine - Zentrale Ablage und Pflege der Prozessbausteine in einer Prozessbibliothek C. Würdigung und Ausblick Mit den Beschlüssen des RdB vom 23.01. und 14.08.2014 über Einrichtung und Finanzierung einer Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement in den Bezirken - GstGPM ist die maßgebende Grundlage geschaffen worden, um in ein nachhaltiges Geschäftsprozessmanagement der erfolgskritischen externen Geschäftsprozesse der Bezirksverwaltung einzusteigen. Die genannten Beschlüsse umfassen auch das Organisationsmodell Geschäftsprozessmanagement zum Geschäftsprozessanalyseverfahren der Bezirke (GAV). Das Organisationsmodell besteht aus einer Definition der Rollenträger und derer Aufgaben im Verfahren zur Erlangung zertifizierter Prozessbeschreibungen sowie der Beschreibung der Verfahrensabläufe zur Festlegung des Kernportfolios (Top 100 Prozesse) und der Herbeiführung des Beschluss zum Soll-Prozess. Dabei werden die in ProLoG und in dem Vorgängerprojekt ProNVM exemplarisch untersuchten und mit konkreten Handlungsempfehlungen versehenen Geschäftsprozesse in das Startportfolio der GstGPM aufgenommen und in dem im Organisationsmodell beschriebenen Verfahren in einen kontinuierlichen Soll-/Ist-Abgleich überführt ( Nachhaltigkeit ). Weitere zu untersuchende Prozesse werden durch Festlegung der Bearbeitungsschwerpunkte in einem jährlichen Ablaufplan vom RdB im Rahmen seiner politisch-strategischen Steuerung des bezirklichen GPM unter Berücksichtigung der personellen Möglichkeiten der GstGPM bestimmt. 20141110_Abschlussbericht ProLoG V1.1.docx Seite 18 von 19

Linienorganisation Weiteres Vorgehen - Empfehlungen an die Der Mitwirkung und Mitgestaltung der für den jeweiligen Prozess fachlich verantwortlichen Senatsverwaltung sowie der Senatsverwaltung für Inneres und Sport für die Gestaltung der Rahmenbedingungen für das Geschäftsprozessmanagement kommt dabei weiterhin besondere Bedeutung zu. 20141110_Abschlussbericht ProLoG V1.1.docx Seite 19 von 19