Dokumentenarchivierung

Dokumentenarchivierung

Inhaltsverzeichnis 1 Einführung... 2 2 Archivierung allgemein... 2 2.1 Aktivieren... 2 2.2 Ablage... 3 3 Interne Archivierung (PDF)... 4 4 Archivierung mit ELO... 5 4.1 ELO einrichten... 5 4.2 SelectLine und ELO... 6 4.2.1 Programmeinstellungen... 6 4.2.2 Mit ELO archivieren... 7 4.2.3 Vom Standard abweichende Einstellungen... 9 4.2.4 Benutzerdefinierte Indexfelder... 10 4.2.5 Suche in ELO... 10 5 Archivierung mit Easy... 11 5.1 SelectLine und Easy... 11 5.1.1 Programmeinstellungen... 11 5.1.2 Mit Easy archivieren... 12 5.1.3 Suche in Easy... 13 Seite 1 von 2

1 Einführung Im Folgenden werden die Archivierungsmöglichkeiten und mechanismen erläutert, die in den SELECTLINE Produkten integriert sind. Archivieren heißt dauerhaftes, elektronisches Speichern von Dokumenten konkret aller druckbaren Auswertungen unmittelbar nach dem Drucken oder Speichern eines Dokumentes. Es werden drei Archivierungsarten unterstützt: dateiorientiert auf Basis des PDF-Formates (interne Archivierung) zur Druckprotokollierung (Keine Archivierung im klassischen Sinne nicht revisionssicher) das Dokumentenmanagementsystem ELO (Elektronischer Leitz Ordner) zur optimalen Strukturierung und Speicherung der Informationen ELO verbessert den Dokumentenschutz durch spezielle Zugriffsberechtigungen, Kopierschutz und Versionskontrolle Weitere Informationen über http://www.elo-digital.de/produkte/prod_index.html das Dokumentenmanagementsystem EASY (nur für SQL Version; Ausnahme Lohn BDE) Dokumente werden automatisch extern als PDF-Datei in ein vorher definiertes Archiv einer virtuellen Ordnerstruktur abgelegt. 2 Archivierung allgemein 2.1 Aktivieren Für jeden Druckvorlagentyp, bei dem die Archivierung aktiviert werden soll, müssen über Applikationsmenü / Drucken / Druckvorlagen die Archivierungseinstellungen gesondert vorgenommen werden. Im Feld Archivierung wählen Sie die gewünschte Archivierungsart. Abb. 1 Auswahl Archivierungsart in Druckvorlage Seite 2 von 3

Weitere Einstellungsmöglichkeiten in dieser Maske werden unten näher erläutert. Die Archivierung kann auch abweichend von den Einstellungen in der Druckvorlagenart je Auswertung über den Formulareditor erfolgen. Hinweis: Nehmen Sie die Einstellungen für die Archivierung nicht an Systemdruckvorlagen vor! Diese werden bei jedem Update überschrieben. Abb. 2 Auswahl abweichende Archivierung Die Archivierung kann nach dem Druck auf einen Drucker, in eine Datei oder E-Mail bzw. in die Zwischenablage automatisch, manuell oder per Nachfrage erfolgen. Diese Einstellungen treffen Sie entweder in den Vorlagearten oder in jeder einzelnen Druckvorlage über den Formulareditor. Über den Button können Dokumente auch direkt aus der Bildschirmvorschau archiviert werden. 2.2 Ablage Für über SELECTLINE archivierte Dokumente wird unter dem Reiter Archivierung ein Jahreseintrag angelegt. In diesem werden der Ablagepfad sowie die Archivierungsart jedes einzelnen gespeicherten Dokuments gelistet. Abb. 3 Ablage archivierte Dokumente Seite 3 von 4

Über einen Doppelklick auf einen Eintrag wird das Entsprechende Dokument aus dem Archiv zur Ansicht geöffnet. 3 Interne Archivierung (PDF) Bei der internen Archivierung werden für die gedruckten Dokumente PDF-Dateien erstellt und in ein Archiv-Verzeichnis abgelegt. Sie steht Ihnen ab der höchsten Programmausprägung zur Verfügung. Das Ablageverzeichnis bestimmen Sie für alle Druckvorlagen einer Vorlagenart über Applikationsmenü / Drucken / Vorlagen oder für jede Auswertung einzeln im Formulareditor. Abb. 4 Archivierung PDF Der Ablagepfad setzt sich aus dem Laufwerk, dem Verzeichnispfad und den Dateinamen zusammen. In der Vorschau wird Ihnen der zusammengesetzte Pfad angezeigt. Es können sowohl Dateipfade als auch UNC-Pfade angegeben werden. Über das Dreieck am Ende des Eingabefeldes können Sie eine Auswahl an vordefinierten Feldern treffen, die Sie für die Bildung Ihrer Archivablage verwenden können. Darunter befinden sich Felder hinsichtlich Archivierung (z.b. Archivsystem), Archivfelder (z.b. Autor), Informationen zur Druckvorlage (z.b. Name) und alle Felder aus den Mandanteneinstellungen. Aus diesen und / oder aus manuellen Eingaben kann der Archivierungspfad gebildet werden. Auch der Dateiname kann beliebig vergeben werden. So ist es möglich sich eine eigene Ordnerstruktur aufzubauen. Um den Archivfelder einen Wert zuzuweisen, müssen diese in der Druckvorlage zugeordnet werden. Dies erfolgt über einen Platzhalter. Wählen Sie den Platzhalter (z.b. Belegnummer) aus, der die Information enthält, die Sie zur Bildung Ihres Archivpfades benötigen. Ordnen Sie diesem unter Archivfeld das Feld zu (z.b. Titel), über welches Sie die Informationen an Ihren Ablagepfad übergeben wollen (siehe Abb. 5). Das Archivfeld Titel liefert nun, bei der Einbindung in den Ablagepfad bzw. in den Dateinamen, die Belegnummer mit. So ist es möglich jedes beliebige Feld der Auswertung für die Bildung des Ablageverzeichnisses zu nutzen. Seite 4 von 5

Abb. 5 Zuordnung Archivfeld in Platzhalter 4 Archivierung mit ELO ELO Elektronischer Leitz Ordner ist ein Dokumentenarchivierungssystem. Die Dokumente werden dabei revisionssicher in einer virtuellen Ordnerstruktur abgelegt, die einer klassischen Ablage von Papierdokumenten gleicht. Es gibt Ordnerschränke mit Ordnern, die wiederum in Register und Unterregister unterteilt sind. Beim Drucken von Dokumenten in der SELECTLINE werden im Hintergrund TIF-Dateien erzeugt, die automatisch an ELO gesendet und im vorher festgelegten Register abgelegt werden. 4.1 ELO einrichten Installieren Sie ELO nach der Beschreibung im ELO-Handbuch. Achten Sie bitte darauf, dass Sie die für die Installation benötigten Administratorrechte besitzen. Nach abgeschlossener Installation und dem Neustart des Rechners kann ELO gestartet werden, um das erste Archiv anzulegen. Der Anmeldename lautet beim ersten Start von ELO Administrator und hat ein leeres Passwort. Diese Angaben können Sie im ELO-Hauptprogramm ändern. Weitere Informationen finden Sie im ELO-Handbuch. Zum Anlegen eines Archivs wählen Sie im Archiv-Eingabefeld Neues Archiv aus und bestätigen Sie mit einem Klick auf Ok. Seite 5 von 6

Abb. 6 ELO Startdialog Im folgenden Dialog geben Sie den Namen des Archivs ein: Abb. 7 Anlage neues Archiv Damit ist ein neues Archiv eingerichtet. Wichtig ab ELO Office 6.0: Programm "Drucker Einstellungen" starten (befindet sich im ELO-Verzeichnis unter ELOoffice Tools). Auf der Seite Optionen muss die Option "Der Druck erfolgt direkt ins ELO-Archiv." deaktiviert sein! 4.2 SelectLine und ELO 4.2.1 Programmeinstellungen Damit die Archivierung automatisch ablaufen kann, müssen die Anmeldeinformationen in der SELECTLINE hinterlegt werden. Über Applikationsmenü / Einstellungen / Archive geben Sie Ihren Anmeldenamen, das Passwort, das ELO-Produkt und das verwendete ELO-Archiv ein. Diese Einstellungen können mandantenübergreifend für jeden Nutzer einzeln oder pro Mandant für alle Nutzer gültig hinterlegt werden. Seite 6 von 7

Abb. 8 ELO Programmeinstellungen Optional können Sie festlegen, dass alle Ihre Dokumente, unabhängig vom hinterlegten ELO-Ablagepfad, in die Postbox archiviert werden. Aus der Postbox heraus können Sie die Dokumente in ELO weiter in Ihre Ordnerstruktur verschieben. Um in SELECTLINE eine Archivierung über ELO vorzunehmen, muss das Programm geöffnet sein. Ist dies nicht bereits der Fall, öffnet das SELECTLINE Programm das Dokumentenmanagementsystem automatisch mit Hilfe der Anmeldedaten. Mit der Option Nach Verwendung schließen wird ELO automatisch wieder beendet, sobald es von SELECTLINE nicht mehr genutzt wird. War ELO bereits offen, bleibt dies auch bestehen und die Programmoption greift nicht. Des Weiteren ist es möglich, dass ein von den SELECTLINE Zugriffseinstellungen abweichender Nutzer bzw. ein abweichendes Archiv bereits an ELO angemeldet ist. In einem solchen Fall wird, wenn die Option Automatisch ausloggen aktiviert ist, diese Verbindung automatisch getrennt und mit den in SELECTLINE hinterlegten Daten neu geöffnet. Bei deaktivierter Option bekommen Sie lediglich einen entsprechenden Fehlerhinweis. 4.2.2 Mit ELO archivieren Aktivieren Sie die Archivierung mit ELO von bestimmten Druckvorlagentypen wie oben (siehe 2. Archivierung allgemein) beschrieben über Applikationsmenü / Drucken / Druckvorlagen. Wählen Sie ELO als Archivsystem aus und passen Sie die Archivablage entsprechend an. Den genauen Ablageort bestimmen Sie, indem Sie für die Felder Schrank, Ordner und die Register die Bezeichnungen über bereitgestellte Platzhalter auswählen oder als konstanten Wert eintragen. Zum Schluss legen Sie den Dateinamen fest, mit welchem das Dokument archiviert werden soll. Im abgebildeten Beispiel (Abb. 9) werden die gedruckten Rechnungen im Archiv SELECTLINE abgelegt. Der Schrank ist dabei das Mandantenkürzel, Der Ordner setzt sich aus dem aktuellen Monat und dem Jahr zusammen. Das Register 1 wird mit dem variablen Platzhalter Archivfeld Belegtyp gefüllt. Dieser Platzhalter kann seinen Wert auch durch einen Formelplatzhalter in der zu archivierenden Druckvorlage Seite 7 von 8

erhalten. Als Archivfelder werden Ihnen alle Indexfelder der in ELO existierenden Ablagemaske SELECTLINE angezeigt. Existieren zum Zeitpunkt der Archivierung der Schrank, der Ordner oder einer der Unterordner noch nicht, so werden diese automatisch in ELO angelegt. Abb. 9 Archivierung ELO Abb. 10 in ELO archivierte Rechnung Seite 8 von 9

Abb. 11 Verschlagwortung in ELO Mit Rechtsklick gelangt man in das Kontextmenü des Dokumentes. Dort kann man über Verschlagwortung bearbeiten die Indexinformationen der SELECTLINE Ablagemaske einsehen. Diese werden automatisch bei der Übergabe an ELO gefüllt soweit bekannt. 4.2.3 Vom Standard abweichende Einstellungen Im Formulareditor können für jedes Formular vom Standard abweichende, spezielle Einstellungen für die automatische Archivierung festgelegt werden (siehe 2.1 Aktivieren). Diese Einstellungen gelten dann nur für die jeweilige Druckvorlage. Die Archivfelder der ELO Ablagemaske werden automatisch durch die Standardwerte gefüllt. Sie können aber auch über Platzhalter, denen Archivfelder zugeordnet werden, ihre Werte erhalten: Abb. 12 Zuordnung Archivfeld Seite 9 von 10

Als zuordenbare Archivfelder stehen Ihnen sowohl alle Indexfelder der SELECTLINE Ablagemaske aus ELO als auch alle Ablageverzeichnisse separat zur Verfügung. 4.2.4 Benutzerdefinierte Indexfelder Sie können der SELECTLINE Ablagemaske in ELO noch weitere Indexfelder, um einen höheren Informationsgehalt der archivierten Dokumente zu erhalten, hinzufügen. Gehen sie dazu in ELO unter Systemverwaltung / Ablagemasken über Auswählen und editieren Sie die SELECTLINE Maske. In der Ablagemaske wählen Sie den ersten leeren Index-Reiter aus. Wurden bisher noch keine Anpassungen an der Ablagemaske durchgeführt, ist der Index 15. Das neue Indexfeld ist mit vorangestelltem # anzulegen. Möglich sind Felder der Datenquelle, diese sind mit dem genauen Namen im Indexfeld anzugeben. Als Gruppeneintrag muss die Bezeichnung der Ablagemaske SELECTLINE eintragen werden. Wird nun ein Dokument archiviert, wird auch das neue Feld, im Beispiel der Ort, automatisch gefüllt und für die Verschlagwortung herangezogen (Abb. 14). Weitere Informationen erhalten Sie über die ELO-Hilfe. Abb. 13 neues Indexfeld in SelectLine-Ablagemaske 4.2.5 Suche in ELO Über den Reiter Suchen in ELO kann in den archivierten Dokumenten gefiltert und nach bestimmten Belegen gesucht werden. Für die Suche stehen Ihnen alle Ablagemasken und die dazugehörigen Index- Felder zur Verfügung. Daher ist es wichtig bei der Verschlagwortung immer alle relevanten Informationen und Daten mitzugeben. Über Eingabe Suchen geben Sie Ihre Suchkriterien an und das Programm filtert Ihnen automatisch alle Dokumente, die diese Bedingungen erfüllen, heraus und listet Ihnen diese auf. Seite 10 von 11

Abb. 144 ELO Suchkriterien 5 Archivierung mit Easy Die Easy Software AG bietet ein Archivierungs- und Dokumentenmanagementsystem. Sie bietet die Möglichkeit, eine revisionssichere Langzeitarchivierung sämtlicher Dokumente vorzunehmen. Die Ablage aus SELECTLINE heraus erfolgt automatisch extern als PDF-Datei in ein vorher definiertes Archiv. Easy ist als Zusatzmodul für SELECTLINE Programme basierend auf der SQL-Datenbank (Ausnahme Lohn BDE) ab der Gold-Version zu erwerben. 5.1 SelectLine und Easy 5.1.1 Programmeinstellungen Damit die Archivierung mit EASY automatisch ablaufen kann, müssen die Anmeldeinformationen in der SELECTLINE hinterlegt werden. Die Anmeldeinformationen können mandantenübergreifend sein oder mandantenabhängig gespeichert werden. Geben Sie den Benutzernamen und das Passwort ein, mit welchem Sie sich in Easy registrieren. Je nach eingesetzter Easy-Ausprägung wählen Sie EE.i (Easy Enterprise.i) oder EE.x (Easy Enterprise.x) als Serverversion aus. Es stehen Ihnen dann jeweils die benötigten Eingabefelder zur Verfügung. Geben Sie die Zugangsdaten für den EASY XML Server und den Port (Standard: EE.i 4012; EE.x 8080) an. Für Easy Enterprise.x hinterlegen Sie zusätzlich noch den Pfad für den XML-Server (Standard: /eexxmlserver/eex-xmlserver/). Für den Easy Enterprise.i-Server wählen Sie noch Kategorien aus. In den Druckvorlagen werden nur Lagerorte gezeigt, die den hier ausgewählten Kategorien zugeordnet sind. Die Kategorien werden standardmäßig von EASY vorgegeben. Bei der Serverversion EE.x wird nur die Kategorie Archive angesprochen, daher besteht hier keine Auswahlmöglichkeit. Seite 11 von 12

Abb. 155 Programmeinstellungen Easy EE.x Abb. 16 Programmeinstellungen Easy EE.i 5.1.2 Mit Easy archivieren Aktivieren Sie die Archivierung mit Easy von bestimmten Druckvorlagentypen wie oben (siehe 2. Archivierung allgemein) beschrieben über Applikationsmenü / Drucken / Druckvorlagen. Wählen Sie Easy als Archivsystem aus und passen Sie die Archivablage entsprechend an. Den genauen Ablageort bestimmen Sie, indem Sie für die Felder Lagerort und Archiv die entsprechende Auswahl treffen. Das Programm schlägt Ihnen alle Lagerorte aus den, in den Programmeinstellungen aktivierten, Kategorien vor. Ist der Lagerort gewählt, werden die auswählbaren Archive dahingehend angepasst. D.h. es können nur Archive des vorher festgelegten Lagerorts eingetragen werden. Abb. 167 Archivierung Easy Im Zeitpunkt der Archivierung muss sowohl der angegebene Lagerort als auch das Archiv in Easy existieren. Seite 12 von 13

Im Gegensatz zu ELO erfolgt hier die Verschlagwortung nicht automatisch. D.h. die Indexfelder müssen in der Druckvorlage entsprechend zugeordnet werden. Es stehen Ihnen alle Archivfelder aus dem gewählten Archiv zur Verfügung. Abb. 17 Zuordnung Archivfeld Das Archivfeld Name wird bei der Archivierung mit dem Wert aus dem Datenplatzhalter Name (z.b. bei ein Rechnung der Firmenname des Kunden) verschlagwortet. Abb. 19 archiviertes Dokument mit Verschlagwortung 5.1.3 Suche in Easy Über den Easy-Mappenmanager kann in den archivierten Dokumenten gesucht werden. Wählen Sie dazu den Schalter Suche und markieren Sie die Suchmaske über welche die Recherche ausgeführt Seite 13 von 14

werden soll. Auf der rechten Seite erscheinen nun alle Indexfelder Ihrer Suchmaske (Abb. 20). Über diese erfolgt nun Ihre Suche. Füllen Sie die Indexfelder mit Ihren Suchkriterien und bestätigen Sie diese mit [Enter]. Das Programm filtert automatisch aus allen vorhandenen Dokumenten die heraus, die auf Ihre Bedingungen passen und listet Sie Ihnen unter Trefferliste auf (Abb.23). Unter Mappe können Sie das Dokument inklusive seiner Verschlagwortung wieder einsehen (Abb. 19). Abb. 20 Easy Suchmaske Abb. 181 Easy Trefferliste Seite 14 von 15