Rundschreiben 11/2015 Steuerliche Hinweise und Gestaltungsempfehlungen zur Jahreswende 2015/16-1 - I. Betrieb und Finanzamt 1. Geordnete und sichere Belegablage (GoBD) Ein knappes Jahr sind die vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) alt. Sie gelten für Veranlagungszeiträume ab 2015. Zu diesem Thema hatte ich Anfang des Jahres sowohl schriftlich als auch während meines Info- Abends informiert. Um die strengen Voraussetzungen hinsichtlich Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit sowie Sicherung vor Verlust zu erfüllen, hatte ich empfohlen, eine entsprechende Verfahrensdokumentation anzufertigen. Vor allem in Unternehmen, bei denen zwischen Belegeingang und Verbuchung eine gewisse Zeitspanne vergeht, ist dies besonders empfehlenswert. Idealerweise beginnt eine Verfahrensdokumentation bereits ganz am Anfang des Buchführungs- und Aufzeichnungsprozesses, nämlich bei der Belegablage. Um Sie bei der Verfahrensdokumentation zu unterstützen, kann ich Ihnen nunmehr eine Vorlage zur Verfügung stellen, mit der der Vorgang der Belegablage anhand unternehmens- und branchenspezifischer Angaben dokumentieren werden kann. 2. Umsatzsteuer kein Vorsteuerabzug bei unzureichender Leistungsbeschreibung Der Vorsteuerabzug ist nicht möglich, wenn in der Eingangsrechnung die erbrachte Leistung nur unzureichend beschrieben wird und auf andere Dokumente wie z.b. Verträge kein Bezug genommen wird. Formulierungen wie Ich erlaube mir, für erbrachte Dienstleistungen EUR zu berechnen ermöglichen somit keinen Vorsteuerabzug, weil in der Rechnung eine eindeutig und leicht nachprüfbare Leistungsbeschreibung fehlt. Das Erfordernis einer genauen Leistungsbeschreibung ist kein Formalismus, sondern soll vor allem eine doppelte Abrechnung einer Leistung verhindern. 3. Gewinnrealisierung bei Abschlagszahlungen für Werkverträge Betroffen von dieser Neuregelung ab 2015 sind grundsätzlich alle Werkunternehmer, die ihr Ergebnis durch Betriebsvermögensvergleich (Bilanz) ermitteln. Dies bedeutet, dass eine Gewinnrealisierung bei Werkverträgen bereits dann erfolgt, wenn der Anspruch auf Abschlagszahlung nach 632 a BGB entstanden ist. Nach Auffassung der Finanzverwaltung handelt es sich bei Abschlagszahlungen stets um bereits verdiente Ansprüche. Somit sind aus Sicht der Finanzverwaltung nahezu sämtliche langfristige Werkverträge betroffen. In diesem Zusammenhang ist sogar zu beachten, dass theoretisch bereits die Möglichkeit zur Anforderung einer Abschlagszahlung für die Gewinnrealisierung ausreichend ist. Um den maßgebenden Zeitpunkt einer bilanziellen Gewinnrealisierung sachgerecht beurteilen zu können, muss also zwischen der Herbeiführung des vereinbarten Leistungserfolges und einer Vorfinanzierung von Herstellungskosten des Unternehmers durch den Besteller andererseits unterschieden werden, denn reine Vorschüsse sind weiterhin als Anzahlung zu passivieren.
- 2 - Für diese Neuregelung, die ab dem Kalenderjahr 2015 gilt, gibt es jedoch eine Übergangsregelung, um Härten abzufedern. Deshalb kann der Steuerpflichtige wählen, ob er den aus der Neuregelung resultierenden Mehrgewinn a) gleichmäßig auf das Wirtschaftsjahr der erstmaligen Anwendung und das folgende Wirtschaftsjahr oder b) gleichmäßig auf das Wirtschaftsjahr der erstmaligen Anwendung und die beiden folgenden Wirtschaftsjahre verteilen will. Da es sich nicht um eine gesetzliche Regelung handelt, sondern nur um die Auffassung der Finanzverwaltung, ist die Neuregelung in der Fachliteratur und bei den Experten mehr als umstritten. 4. Geschenke an Geschäftsfreunde Geschenkaufwendungen sind steuerlich nicht abzugsfähig, wenn die Anschaffungskosten für das Geschenk insgesamt EUR 35 übersteigen. Diese Obergrenze von EUR 35 ist kein Freibetrag, sondern eine Freigrenze: übersteigt die Summe der Geschenkaufwendungen je Empfänger diesen Betrag im Wirtschaftsjahr, entfällt jeglicher Abzug. Ob die Freigrenze durch ein Geschenk oder mehrere Geschenke im Jahr überschritten wird, ist ohne Belang. Zu den Anschaffungskosten eines Geschenkes zählen nicht die Verpackungs- und Versandkosten. Wer auf der anderen Seite als Inhaber eines Betriebes aus betrieblicher Veranlassung Geschenke erhält, muss diese als Betriebseinnahme versteuern, auch wenn der Geber die Aufwendungen wegen Überschreitung der 35-EUR-Grenze steuerlich nicht gewinnmindernd geltend machen darf. Eine Ausnahme gilt nur für Geschenke anlässlich eines besonderen persönlichen Ereignisses (Geburtstag, Hochzeit etc.), denn hier sind Geschenke bis zu einem Wert von EUR 60 möglich. Sogenannte Streuwerbeartikel bis zu einem Wert von EUR 10 fallen überhaupt nicht in den Anwendungsbereich für Geschenke und sind somit jederzeit zusätzlich möglich. 5. Betriebsveranstaltungen wie Weihnachtsfeiern Bereits in meinem letztjährigen Rundschreiben hatte ich auf eine Änderung bei Betriebsveranstaltungen hingewiesen; ab 2015 sind Zuwendungen an Arbeitnehmer anlässlich von Betriebsveranstaltungen lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, wenn die Zuwendung bei höchstens zwei Veranstaltungen jährlich für den einzelnen Arbeitnehmer insgesamt nicht mehr als EUR 110 brutto pro Veranstaltung beträgt. Sollte der Betrag jedoch einmal überschritten werden, so wird nicht der volle Betrag, sondern lediglich der übersteigende Teil der Zuwendung lohnsteuerpflichtig. In die Berechnung des Freibetrages fallen jedoch alle Aufwendungen wie Essen, Trinken, Organisation, Saalmiete und auch Fahrtkosten sowie die Teilnahme von Familienangehörigen. 6. Kurz und knapp zum Jahresende a) Ursprünglich war geplant, dass Ende 2016/Anfang 2017 höhere Anforderungen an Kassensysteme durch Einführung des Fiskalchips gestellt werden sollten; ob dies tatsächlich so kommt, ist zur Zeit noch unklar, da dies politisch umstritten ist.
- 3 - b) Die Notwendigkeit und die Vorgehensweise bei der jährlichen Inventur sind Ihnen hinlänglich bekannt. Sollten Sie Unterstützung bei der Organisation der Inventurarbeiten benötigen, so sprechen Sie mich bitte rechtzeitig an. c) Mit Ablauf der Aufbewahrungsfristen können zum 31. Dezember 2015 alle Unterlagen vernichtet werden, in denen die letzte Eintragung 2005 oder früher erfolgte. II. Einkommensteuer 1. Freistellungsaufträge bei Banken -- Kindergeld Zum 01. Januar 2016 verlieren alle Freistellungsaufträge ohne Angabe der steuerlichen Identifikationsnummer ihre Gültigkeit. Deshalb sollte geprüft werden, ob diese Identifikationsnummer schon bei der Erteilung der Freistellungsaufträge erfasst worden ist. Die Banken haben versprochen, in den nächsten Wochen noch einmal entsprechende Anschreiben zu versenden. Bitte reagieren Sie unbedingt auf diese Schreiben und teilen Sie den Banken Ihre Identifikationsnummer mit. Die steuerliche Identifikationsnummer ist auch wichtig für den Bezug von Kindergeld, denn ab Januar 2016 müssen der zuständigen Familienkasse sowohl die Identifikationsnummer der Kinder als auch die Identifikationsnummer des Kindergeldberechtigten vorliegen, damit die Zahlung des Kindergeldes ohne Unterbrechung erfolgen kann. Es muss jedoch niemand befürchten, dass die Kindergeldzahlungen komplett eingestellt werden. Diese Neuregelung ist wichtig um zu verhindern, dass mehrere Personen gleichzeitig Kindergeld für ein Kind beziehen. Falls die eigene Nummer und/oder die Nummer eines Kindes nicht bekannt sind, kann man diese unter www.bzst.de (Eingabeformular) erneut anfordern, was aber mehrere Wochen dauern kann. 2. Abbau der kalten Progression Wie schon in den letzten Jahren wird die kalte Progression durch die Anhebung der Grundfreibeträge und die Anpassung der Eckdaten des Steuertarifes ausgeglichen. Zum 01. Januar 2015 stieg der Grundfreibetrag pro Person um EUR 118, ab 2016 erhöht er sich um weitere EUR 180 auf dann EUR 8.652. Die durch die Anhebung des Grundfreibetrags eintretende Entlastung für 2015 wird zusammengefasst bei der Lohnabrechnung für Dezember 2015 berücksichtigt. Damit sollen Bürokratiekosten vermieden werden, die sonst durch die Änderung der einzelnen Lohnabrechnungen entstanden wären. Neben der Anhebung des Grundfreibetrages erhöhen sich ab 2015 auch der Kinderfreibetrag sowie das Kindergeld und der Entlastungsbetrag für Alleinerziehende. Auch diese Änderungen werden erst in der Gehaltsabrechnung für Dezember 2015 berücksichtigt. 3. Pflege von Angehörigen Aufwendungen für die Pflege von bedürftigen Angehörigen können grundsätzlich als außergewöhnliche Belastung geltend gemacht werden. Begünstigt sind Aufwendungen für ambulante oder stationäre Pflegedienste, für die Beschaffung von Hygiene- und Pflegeprodukten sowie durch die Pflege veranlasste Fahrtkosten. Nicht begünstigt ist dagegen der Wert der eigenen Arbeitsleistung, weil insoweit keine Aufwendungen angefallen sind. Etwaige Leistungen der Pflegeversicherung (z.b.
- 4 - Pflegegeld) werden gegengerechnet. Der verbleibende Teil kann als außergewöhnliche Belastung abgezogen werden, soweit die zumutbare Belastung überschritten wird. Erfolgt die Pflege eines Angehörigen in dessen oder in der eigenen Wohnung, kommt beim Pflegenden alternativ ein Pflegepauschbetrag von EUR 924 im Kalenderjahr in Betracht; Voraussetzung ist, dass die gepflegte Person nicht nur vorübergehend pflegebedürftig ist und dass die Pflegeperson keine Einnahmen für die Pflegetätigkeit erhält. Eine zumutbare Belastung wird dabei nicht angerechnet. 4. Verbilligte Überlassung einer Wohnung Bei der Vermietung einer Wohnung an Angehörige (z.b. an Kinder oder Eltern) ist darauf zu achten, dass der Mietvertrag dem zwischen Fremden üblichen entspricht und der Vertrag auch tatsächlich so vollzogen wird, z.b. durch regelmäßige Mietzahlungen. Ist dies nicht der Fall, wird das Mietverhältnis insgesamt nicht anerkannt, und zwar mit der Folge, dass mit der Vermietung zusammenhängende Werbungskosten überhaupt nicht geltend gemacht werden können. Eine Besonderheit ist zu beachten, wenn eine verbilligte Vermietung vorliegt: beträgt die vereinbarte Miete weniger als 66% der ortsüblichen Miete, geht das Finanzamt von einer teilentgeltlichen Vermietung aus und kürzt anteilig die Werbungskosten. Ist dagegen eine Miete mindestens in Höhe von 66% der ortsüblichen Miete (Kaltmiete zzgl. umlagefähiger Nebenkosten) vereinbart, bleibt der Werbungskostenabzug in voller Höhe erhalten. Der Grund für die verbilligte Überlassung spielt übrigens keine Rolle; deshalb gilt diese Regelung auch bei der Vermietung einer Wohnung an Fremde entsprechend. 5. Außergewöhnliche Belastungen Krankheitskosten Bitte beachten Sie zur Absetzbarkeit von Krankheitskosten etc. als außergewöhnliche Belastung: a) für Arznei-, Heil- und Hilfsmittel ist eine Verordnung eines Arztes oder Heilpraktikers notwendig; b) bei Aufwendungen für Kuraufenthalte, auswärtiger Unterbringung behinderter Kinder sowie medizinisch bedingter Kosten für behindertengerechte Umbaumaßnahmen etc. wird ein amtsärztliches Attest oder eine Bescheinigung des medizinischen Dienstes der Krankenkassen benötigt, dass vor Beginn der Maßnahme ausgestellt sein muss. 6. Kurz und knapp zum Jahresende Ab 2015 beträgt die Freigrenze bei Geschenken an Mitarbeiter für Aufmerksamkeiten anlässlich persönlicher Ereignisse (Geburtstage, Jubiläen etc.) EUR 60. III. Sozialversicherung und Arbeitnehmer 1. Mindestlohn Zum Thema Mindestlohn habe ich Sie im Laufe des Jahres mehrmals schriftlich und telefonisch informiert. Deshalb an dieser Stelle nur noch einmal einige kurze Hinweise. 1. Bitte bedenken Sie, dass auch Aushilfen sowohl einen Anspruch auf Urlaub, der individuell zu berechnen ist, als auch Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall haben.
- 5-2. Ab dem 01.08.2015 entfällt die Mindestlohndokumentationspflicht für die Beschäftigung von engen Angehörigen (Ehegatten, Kinder und Eltern des Arbeitgebers); dies gilt jedoch nicht für Ehegatten, Kinder und Eltern eines GmbH-Geschäftsführers, da diese nicht als enge Familienangehörige der GmbH gelten. 3. Beachten Sie auch weiterhin die Stundendokumentationspflichten für Aushilfen in allen Branchen sowie für alle Arbeitnehmer in den gefährdeten Branchen und halten Sie unbedingt die Frist von sieben Tagen bis zum Eintrag in die entsprechenden Unterlagen ein. 2. Erhöhung der Zeitgrenzen für kurzfristig Beschäftigte Für den Zeitraum vom 01. Januar 2015 bis zum 31. Dezember 2018 sind die Zeitgrenzen für eine kurzfristige Beschäftigung erweitert worden, und zwar auf drei Monate oder 70 Arbeitstage. Werden also Mitarbeiter wie zum Beispiel Aushilfen oder Saisonkräfte nach dieser Regelung kurzfristig beschäftigt, unterliegt deren Arbeitsentgelt nicht der Sozialversicherung. Die Beschäftigungszeit wird gegebenenfalls kalenderjahresüberschreitend ermittelt. Anders als bei geringfügigen Beschäftigungen (Minijobs) spielt die Höhe des Arbeitslohns (fast) keine Rolle. IV. Sonstiges 1. Reform der Erbschaftsteuer Verspäten wird sich die Reform der Erbschaftsteuer. Dabei war sie ambitioniert gestartet minimalinvasiv und zügig lautete die Vorgabe von Finanzminister Wolfgang Schäuble noch zu Beginn des Jahres. Doch der Gesetzentwurf der Bundesregierung stieß von Anfang an auf deutliche Kritik. Selbst ein Professor stellte fest: Was da drin steht, verstehe ich zum Teil nicht. Und ich bin Steuerrechtler. Damit ist der ursprüngliche Zeitplan nicht mehr zu halten. Mit einem Gesetzesbeschluss kann nun frühestens im ersten Quartal 2016 gerechnet werden, spätestens bis zum 30. Juni 2016 muss es allerdings eine verfassungskonforme Neuregelung geben, so lautet die Vorgabe des Bundesverfassungsgerichtes. 2. Erbschaftsteuerbefreiung für ein Familienheim Im Zuge der letzten Erbschaftsteuerreform wurden die Steuerbefreiungsvorschriften für ein sogenanntes Familienheim erweitert. Danach ist die Erbschaft eines Familienheims steuerbefreit, wenn es sich bei den Erben um ein Kind oder ein Kind des verstorbenen Kindes (Enkelkind) des Erblassers handelt, das Familienheim a) durch den Erblasser bisher zu eigenen Wohnzwecken genutzt wurde und b) beim Erwerber unverzüglich zur Selbstnutzung bestimmt ist sowie c) die Wohnfläche 200 qm nicht übersteigt. Die bei dieser Regelung so wichtige unverzügliche Selbstnutzung durch den Erben ist regelmäßig dann erfüllt, wenn mit dem Einzug in die Wohnung innerhalb von sechs Monaten nach dem Erbfall begonnen wird.