Inhaltsverzeichnis Excel Einleitung...4 1. Die Oberfläche von Excel...5 1.1 Der Excel-Bildschirm... 5 1.2 Die Titelleiste... 5 1.3 Die Symbolleiste... 5 1.4 Das Tabellenblatt... 6 1.5 Funktionsleiste... 6 1.6 Namensfeld... 6 1.7 Registerkarten der Multifunktionsleiste... 6 1.8 Kontext-Tools... 6 1.9 Microsoft-Office-Schaltfläche... 7 2. Erste Schritte in Excel...8 2.1 Excel starten... 8 2.2 Eine Arbeitsmappe öffnen mit Doppelklick... 8 2.3 Eine Arbeitsmappe öffnen mit der Schaltfläche... 9 2.4 Neue Arbeitsmappe erstellen... 9 2.5 Arbeitsmappe speichern... 9 2.6 Dokument zwischenspeichern... 10 2.7 Hilfe Funktion... 10 2.8 Eine Arbeitsmappe schliessen... 11 2.9 Zoom... 11 2.10 Symbolleisten anpassen... 11 2.11 Kontextmenüs... 12 3. Arbeitsmappenaufbau...13 3.1 Spalten- und Zeilenkopf... 13 3.2 Registerpfeile... 13 3.3 Blattregister... 13 4 Grundlagen der Tabellenkalkulation...14 4.1 Tabellenaufbau... 14 4.2 Dateneingabe... 14 4.3 Zellbereiche markieren... 16 4.4 Zeilen und Spalten markieren... 16 4.5 Zeilen bzw. Spalten einfügen / entfernen... 17 4.6 Spaltenbreite und Zeilenhöhe ändern... 17 4.7 Eingabe abbrechen... 18 4.8 Eingaben bearbeiten... 19 4.9 Daten überschreiben und löschen... 19 4.10 Rückgängig machen und Wiederherstellen... 20 4.11 Inhalt von Zellen verschieben und kopieren... 20 4.12 Zellen ausfüllen... 22 4.13 Dateien suchen und ersetzen... 23 4.14 Daten sortieren... 24 5. Arbeitsblätter...25 5.1 Allgemeine Einstellungen... 25 5.2 Tabellenblatt... 25 2008 Computerschule Dachsen, 6.9.08 2
6 Rechnen mit Excel...27 6.1 Formeln... 27 6.2 Zellbezüge... 28 6.3 Operatoren... 29 6.4 Funktionen... 29 6.5 Vereinfachte Formeleingabe... 32 6.6 Mathematische Grundlagen... 32 6.7 Rechenregeln... 33 6.8 Rechnen mit Datum und Zeit... 33 6.9 Relative und absolute Bezüge... 35 7 Formatierung...37 7.1 Zahlenformat... 37 7.2 Schriftart / Schriftgrösse etc.... 38 7.3 Farbe... 39 7.4 Formate übertragen... 40 7.5 Ausrichtung... 40 7.6 Rahmen... 41 8 Diagramme...42 8.1 Diagramm einfügen... 42 8.2 Diagrammtool Entwurf... 43 8.3 Diagrammtool Layout... 43 8.4 Diagrammtool Format... 43 9 Drucken...45 9.1 Seitenränder und -ausrichtung ändern... 45 9.2 Text und Felder in Kopf- und Fusszeile... 45 9.3 Rechtschreibeprüfung... 47 9.4 Seitenlayoutansicht... 47 9.5 Gitternetzlinien, Zeilen- oder Spaltenköpfe anzeigen... 47 9.6 Druckbereich... 48 9.7 Drucken... 48 2008 Computerschule Dachsen, 6.9.08 3
2 Erste Schritte in Excel 2.1 Excel starten 1. Excel befindet sich bei den Programmen im Ordner Microsoft Office. 2. Klicke auf das Programmsymbol! Übung 1 Klicke das Programmsymbol mit gedrückter rechter Maustaste an und wähle den Befehl An Startmenü anheften. 2.2 Eine Arbeitsmappe öffnen mit Doppelklick Die Excel-Dateien werden auch als Arbeitsmappen bezeichnet. In diesen Mappen werden, ähnlich einem Ordner, alle Blätter zu einem Gesamtdokument zusammengefasst. Pro Arbeitsgebiet legst du nun in Zukunft eine solche Arbeitsmappe an. Die Vorteile dieses Organisationssystems liegen auf der Hand; alle thematisch zusammengehörenden Dokumente werden mit einer Arbeitsmappe (Datei) geöffnet und stehen sofort zur Verfügung. Zudem können gewisse Operationen gleich für mehrere Tabellen durchgeführt werden. Ein weiterer Vorteil ergibt sich bei Berechnungen, die Daten von verschiedenen Tabellen benötigen. Planst du ein neues Projekt oder eine neue Arbeit mit Excel, so erstellst du dazu eine neue Datei. Für jede neue Datei gelten einige Grundeinstellungen, so z.b. die Anzahl an leeren Tabellenblättern und die Standardschriftart. 1. Doppelklicke auf ein Dokument! Das Programm öffnet sich automatisch! 2008 Computerschule Dachsen, 6.9.08 8
3 Arbeitsmappenaufbau Jede offene Arbeitsmappe wird innerhalb von Excel als Dokumentenfenster mit folgenden Elementen dargestellt: Spaltenkopf Zeilenkopf Registerpfeile Blattregister 3.1 Spalten- und Zeilenkopf Spalten- und Zeilenkopf eines Tabellenblattes bezeichnen die Spalten mit Buchstaben und die Zeilen mit Zahlen. Die Kombination beider Angaben ergibt die Zelladresse, z.b. C18. Weitere Funktionen von Spalten- und Zeilenkopf sind das Markieren ganzer Spalten und Zeilen, sowie das Einstellen der Spaltenbreite und der Zeilenhöhe. 3.2 Registerpfeile Mit Hilfe der vier Registerpfeile steuerst du die vorhandenen Blattregister einer Mappe an. Durch das Klicken mit der rechten Maustaste auf den Registerpfeilen öffnest du ein Kontextmenü, welches eine Liste mit den Namen der ersten 14 Blätter darstellt. Durch einfaches Anklicken des gewünschten Eintrages aktivierst du das entsprechende Blatt. 3.3 Blattregister Blattregister kennzeichnen die Blätter einer Arbeitsmappe. Klicke auf eines der Blattregister, um mit dem entsprechenden Blatt zu arbeiten. Blattregister zeigen dir alle zur Verfügung stehenden Arbeitsblätter und erlauben nebst dem Auswählen eines Blattes auch das Löschen, Kopieren und Umbenennen von Blättern. Das Kontextmenü eines Blattregisters öffnet dir die fünf wichtigsten Befehle, die im Zusammenhang mit Blättern eingesetzt werden müssen. Ansonsten wären diese Befehle auf drei verschiedene Menüs verteilt. 2008 Computerschule Dachsen, 6.9.08 13
4 Grundlagen der Tabellenkalkulation 4.1 Tabellenaufbau Eine Tabelle besteht aus Feldern oder sogenannten Zellen. Jede Zelle kann mit Hilfe einer Spalten- und Zeilenbezeichnung genau adressiert werden. Auswählen kannst du die Zellen mit der Maus oder mit den Pfeiltasten deiner Tastatur. Die hervorgehobene Zelle in unserem Beispiel hat somit die Adresse A1. 4.2 Dateneingabe In jede Zelle einer Tabelle gibst du Texte, Zahlen, Formeln oder Notizen ein. Eingaben erfolgen immer in der aktiven Zelle einer Tabelle. Du erkennst diese am bekannten Zellzeiger. Eine Eingabe wird immer mit der Enter-Taste abgeschlossen. 4.2.1 Zahlen: Jede Zelle verfügt über ein Standardformat für Zahlen, welches die Darstellung der Zahlen in der Zelle steuert. So werden z.b. Nullstellen nach dem Dezimalpunkt nicht automatisch angezeigt. Wenn du bei der Eingabe von Zahlen auch noch Sonderzeichen (Plus, Minus, Punkt, Komma, Prozent und SFr.) verwendest, wird die Zelle gleich automatisch formatiert. Auch Datums- und Zeitangaben werden von Excel als Zahlen interpretiert, wobei 28.6.95 ein Datum und 15:30 eine Uhrzeit darstellen. Mit Hilfe des Zahlenformates kann die Darstellung der Zahlen jederzeit verändert werden. Benutze dazu das Register Start / Zahl, um z.b. ein falsches Zahlenformat zu entfernen. 2008 Computerschule Dachsen, 6.9.08 14
Übung 11 Öffne das Dokument kalender.xlsx! Fülle im gelben Bereich die fehlenden Jahreszahlen von 1901 bis 2000 ein! Nicht schreiben! Sichere diese Datei in deinem Dokumentenordner und auf dem Server im Ordner Excel-Übungen unter kalendervorname.xlsx! Übung 12 Öffne das Dokument reihen.xlsx! Fülle die fehlenden Reihen aus! Sichere diese Datei in deinem Dokumentenordner und auf dem Server im Ordner Excel-Übungen unter reihenvorname.xlsx! 4.13 Dateien suchen und ersetzen 1. Öffne eine Datei und klicke anschliessend in der Registerkarte Start / Bearbeiten auf Suchen und Auswählen. Wähle Ersetzen. 2. Gib einen Inhalt im Feld Suchen nach ein! 3. Gib einen Inhalt im Feld Ersetzen durch ein! 4. Klicke auf Alle ersetzen, wenn du die Daten in der ganzen Mappe ersetzen möchtest. Klicke auf Ersetzen, wenn du nur den nächsten Suchbegriff ersetzen möchtest. Übung 13 Öffne das Dokument daten.xlsx! Ersetze alle Abkürzungen Tel.: mit Telefon, und zwar mit der Funktion Suchen / Ersetzen. Sichere diese Datei in deinem Dokumentenordner und auf dem Server im Ordner Excel-Übungen unter datenvorname.xlsx! 2008 Computerschule Dachsen, 6.9.08 23
5. Arbeitsblätter Die einzelnen Blätter einer Arbeitsmappe werden mit Hilfe von Blattregistern beschriftet. Diese Blattregister befinden sich am unteren Rand der Arbeitsmappe. Die Standardnamen kannst du durch eigene Namen ersetzen. Standardmässig öffnet Excel mit jeder neuen Arbeitsmappe 3 leere Tabellenblätter. Diese erhalten die Namen Tabelle1 bis Tabelle3. 5.1 Allgemeine Einstellungen 1. Wähle Schaltfläche Office / Excel-Optionen. 2. Klicke auf das Register Häufig verwendet. 3. Gib die Anzahl leerer Blätter ein, die nach dem Öffnen einer Arbeitsmappe erscheinen sollen, und zwar bei Die folgende Anzahl Blätter aufnehmen. 4. Zudem kannst du in weiteren Feldern die Schriftart und -grösse und den Benutzernamen eingeben. 5.2 Tabellenblatt Die wichtigsten Blätter in einer Mappe sind die Tabellenblätter. In diesen werden sämtliche Informationen eingegeben. Ein Tabellenblatt verfügt über 256 Spalten und nicht weniger als 65'536 Zeilen. Jede Spalte wird mit Buchstaben (A-Z,AA-AZ,BA- BZ,...,IA-IV), jede Zeile mit einer Zahl gekennzeichnet (1-65536). Genügend Platz also, um auch eine grössere Menge an Daten zu verarbeiten. Um an einem Blatt Änderungen vorzunehmen, musst du dieses zuerst markieren. Verwende dazu die Registerpfeile und klicke auf das gewünschte Blattregister, sobald dieses sichtbar wird. Noch einfacher wählst du ein Blatt aus, wenn du auf den Registerpfeilen das Kontextmenü öffnest und das gewünschte Blatt anklickst. Zudem ist es bei gewissen Vorgängen sinnvoll gleich mehrere Blätter miteinander zu markieren, um diese auf einmal löschen, kopieren oder verschieben zu können. 2008 Computerschule Dachsen, 6.9.08 25
6 Rechnen mit Excel Der Haupteinsatzbereich von Excel ist sicherlich das Berechnen von Daten. Dafür stellt Excel eine Vielzahl an Funktionen aus den verschiedensten Anwendungsgebieten (Wissenschaft, Finanzmathematik, Statistik,... ) zur Verfügung. All diese Berechnungen werden mit Hilfe von Formeln durchgeführt. Eine Formel ist Teil einer Zelle und muss dementsprechend nicht immer wieder neu eingegeben werden (im Gegensatz zu einem Taschen- oder Tischrechner). 6.1 Formeln Formeln schreibst du analog zu Texten und Zahlen direkt in eine Zelle. Jede Formel wird mit einem Gleichheitszeichen (=) eingeleitet. Anschliessend folgt ein arithmetischer Ausdruck. 6.1.1 Eingabe einer Formel Während der Eingabe der Formel wird diese sowohl in der Zelle, als auch in der Bearbeitungsleiste angezeigt. Klicke eine Zelle mit einer Formel an und du siehst in der Bearbeitungsleiste wieder die Formel. Mit der Return-Taste beendest du die Formeleingabe. In der Zelle mit der Formel erscheint das Resultat der Formel. Bei einer Änderung der verwendeten Zahlen wird die Formel automatisch aktualisiert Um die Eingabe abzubrechen betätige die ESC- Taste. Übung 16 Öffne das Dokument preisliste.xlsx mit dem Blatt Euro! Ergänze im Tabellenblatt Euro die Rubriken Preis und Anzahl mit der Formel. Prüfe die Formel, indem du bei den restlichen Artikeln Zahlenwerte bei Anzahl und Preis eingibst! Übung 17 Öffne das Dokument preisliste.xlsx! Öffne das Blatt Formeln und gib die entsprechenden Formeln ein! Sichere diese Dateien in deinem Dokumentenordner und auf dem Server im Ordner Excel-Übungen unter preislistevorname.xlsx! 2008 Computerschule Dachsen, 6.9.08 27
7. Formatierung Das Gestalten einer Tabelle bildet den optischen Abschluss einer Tabellenkalkulation. Mit dem Formatieren deiner Zahlen und Texte erreichst du eine bessere Lesbarkeit und erleichterst die Orientierung in der Tabelle. Du hast die Möglichkeit, für jede einzelne Zelle das Zahlenformat, die Ausrichtung, die Schriftart, den Rahmen, das Muster und den Zellschutz als Formate zuzuweisen. Beachte bitte: Weniger ist mehr! 7.1 Zahlenformat Das wohl wichtigste Format ist das Zahlenformat. Das Zahlenformat steuert die optische Darstellung einer Zahl in einer Zelle. Beachte, dass auch beim Eingeben bereits ein Zahlenformat definiert werden kann. Die Eingabe eines Datums in einer Zelle bewirkt, dass auch das Zahlenformat entsprechend angepasst wird. Versuche anschliessend in dieselbe Zelle eine "normale" Zahl einzugeben (z.b. 35000), so wird diese Zahl ebenfalls als Datum dargestellt. 1. Markiere die Zelle, deren Zahlenformat du ändern möchtest. 2. Öffne das Menü im Register Start / Zahl, um eine Schnellformatierung vorzunehmen. 3. Klicke auf den Link Mehr... ganz unten, um das Fenster Zellen formatieren zu öffnen. Wähle nun die gewünschten Optionen aus. 2008 Computerschule Dachsen, 6.9.08 37
8 Diagramme Mit Hilfe von Diagrammen verwandelst du Zahlen in aussagekräftige Grafiken. Keine noch so ansprechend gestaltete Tabelle kann ein Diagramm wirklich ersetzen. Excel bietet dir dazu eine Vielzahl von verschiedenen Diagrammformen zur Auswahl an. Du hast die Möglichkeiten entweder ein Diagramm als Bereich in ein Tabellenblatt einzubetten oder als eigenständiges Blatt in deine Arbeitsmappe einzufügen. Das Diagramm bleibt aber immer mit der Tabelle, aus der die dargestellten Werte stammen, verknüpft. 8.1 Diagramm einfügen Die wichtigste Grundvoraussetzung für das problemlose Erstellen eines Diagramms ist das Markieren des Wertebereiches in deiner Tabelle. Dabei gilt es zu beachten, dass nebst reinen Zahlen auch allfällig vorhandene Zeilen- und Spaltentitel mit markiert werden müssen. Ansonsten fehlen dann im Diagramm die Informationen, welcher Wert durch welches Diagramm-Element (Säule, Balken, Kreissegment) dargestellt wird. Entferne vor Beginn am besten alle überflüssigen Leerzeilen und -spalten. Ansonsten musst du allenfalls im Diagramm-Assistenten noch Korrekturen vornehmen. 1. Markiere den gewünschten Tabellenausschnitt. 2. Wähle ein geeignetes Diagrammsymbol im Register Einfügen / Diagramme oder 3. Öffne das Dialogfeld Diagramm einfügen im Register Einfügen / Diagramme, um eine Übersicht über alle Diagramme zu erhalten. 2008 Computerschule Dachsen, 6.9.08 42
9 Drucken Der nächste Arbeitsschritt in Excel wird vermutlich auch bei dir das Drucken einer Tabelle oder eines Diagramms sein. Das Problem bildet dabei in erster Linie die Tatsache, dass Excel keine Seitenorientierung vorgibt, wie das in einer Textverarbeitung der Fall ist, wo man jederzeit die A4-Seite im Hintergrund sieht. Es fehlt also eine klare Vorgabe, die einem bereits beim Aufbau einer Tabelle eine gewisse Grössenvorstellung erlaubt. 9.1 Seitenränder und -ausrichtung ändern 1. Wähle das Register Seitenlayout / Seite einrichten. 2. Mit dem Symbol Orientierung kannst du Hoch- bzw. Querformat wählen. 3. Mit dem Symbol Grösse kannst du die Grösse deiner Tabelle manuell verändern. Wähle hier normalerweise die Grösse A4. 4. Klicke auf das Symbol Seitenränder und definiere die Seitenränder und den Abstand von Kopf- und Fusszeile vom Blattrand. 9.2 Text und Felder in Kopf- und Fusszeile Kopf- und Fusszeilen werden auf jeder Seite gedruckt und können von dir frei definiert werden. 1. Öffne das Dialogfeld Seitenlayout / Seite einrichten. 2. Das Register Kopfzeile/Fusszeile stellt dir vordefinierte Texte zur Verfügung. 3. Mit Klick auf Benutzerdefinierte Kopf- / Fusszeile kannst du selber den Aufbau der jeweiligen Zeile bestimmen. 2008 Computerschule Dachsen, 6.9.08 45