Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 8 Teil 2 (10.06.2013): Projektreview Projektabschluss (mit MS Project) Projektinkasso SS 2013 1
Projektreview Nachbetrachtung einer wichtigen abgeschlossenen Projektphase: Standortbestimmung Reviewteam; kann ggf. von einem Externen geleitet werden Analyse der erreichten Ergebnisse Bewertung des bisherigen Projektverlaufs Diskussion von Problemen/Schwachstellen Lernen für den weiteren Projektverlauf Was war besonders gut und sollte verstärkt werden? Was lief nicht so gut und muss verändert werden? Ermittlung von Verbesserungsbedarf Ergebnis: Review-Bericht Projektreviews sind ein wesentlicher Bestandteil des Projekt-Qualitätsmanagements 2
Praxis: Projektreviews im Rahmen des Projektes NIMBUS Bewertungen durch das Projektteam (Web-Befragung) Projektleitung und prozesse Individuelles Projektbild Stimmungsbarometer Listen Was läuft besonders gut und sollte ausgebaut werden? Welche Mängel werden gesehen? Optimierungsvorschläge für den weiteren Projektverlauf Projektreviews durch das Kernteam; Auswertung der Projektmitarbeiter-Befragung Maßnahmen (Konsequenzen) für den weiteren Projektverlauf identifizieren und festlegen Maßnahmen umsetzen und Wirksamkeit controllen 3
Review: Projektteam (1) 4
Review: Projektteam (2) 5
Review: Projektteam (3) 6
Review: Projektteam (4) 7
Projektverlauf: Phasenkonzept Projekt läuft in mehreren Phasen ab Hauptphasen: Projektziel Planung Initialisierung Durchführung Abschluss Projekt- Ergebnis P r o j e k t P r o z e ß Aufgaben des Projektleiters ändern sich stark während der Laufzeit des Projektes 8
Projektabschluss: Inhalte Ziel: Erfolgreicher Abschluss des Projektes Formaler Projektabschluss Projektabnahme durch den Auftraggeber, Entlastung der Projektleitung Projektabschluss-Workshop Übergabe der Projektergebnisse an die Linie Freigabe der Projektmitglieder und -ressourcen, Auflösung der Projektorganisation Erhebung der Zufriedenheit der Stakeholder (Feedbacks) Erstellung und Veröffentlichung des Projektabschlussberichtes Erfahrungssicherung Analyse Projektverlauf & Projektergebnisse Erfahrungssicherung für Folgeprojekte 9
Projektabschluss-Dokumentation Produkt-Dokumentation (z.b. Betriebshandbuch, Benutzeranleitung) Teil der Projektabnahme Prüfung auf Verständlichkeit und Vollständigkeit Projektabschlussbericht / Projektbericht Zusammenfassung des Projektverlaufs (Ausgangslage, Vorgehensweise) Darstellung der Projektergebnisse: erbrachte Leistungen, Termine, Kosten, Erfahrungen, Projektfortführung in der Line Projektdokumentation Strukturierte Ablage von Beginn an erforderlich Überholte Dokumente am Projektende ausmisten Archivierung aller wichtigen Unterlagen (Haftung!) Abschlussbericht 10
Projektabnahmeverfahren Abnahmeverfahren Bereits zu Beginn des Projektes: Festlegung des Verfahrens und der Abnahmekriterien Projektabschlussphase: Durchführung der Abnahme Alternativen Empfehlung: Projektbegleitende, schrittweise Abnahme Big Bang -Abnahme lässt sich aber häufig nicht vermeiden Projektleiter:übergibt formal die Ergebnisse (Produkte) an den Auftraggeber Auftraggeber: Verantwortung für Aufbau und Betrieb der Testumgebung Verantwortung für Testfälle und -daten Prüfung, ob Projektziele erreicht wurden 11
Abnahmetest Üblich bei Softwareprojekten Überprüfungen zur Anwendung Installation und Tests in Testumgebung Plausibilität der Ergebnisse Vollständigkeit der Funktionalitäten Erfolgreiche Massentests (möglichst mit Echtdaten) Gutes Performanceverhalten (Antwortzeiten, Verarbeitungszeiten) bei realistischen Datenmengen Störungsfreier Wiederanlaufs nach Abbruch Vollständigkeit der Dokumentation Auftraggeber ist verantwortlich Aufbau der Testumgebung Bereitstellung von Testfällen/-daten Organisation von Anwendern, die Funktions- bzw. Massentests durchführen PL Verantwortung AG 12
Ressourcen-Freigabe und Auflösung der Projektorganisation Ressourcen: Mitarbeiter, Räume, Rechner etc. sind nur für einen bestimmten Zeitraum bereitgestellt müssen wieder freigegeben werden ggf. Verträge für Räume, Geräte usw. kündigen Zielkonflikt beim Projektende Erfahrenes Team muss das Projekt erfolgreich zu Ende führen Projektmitarbeiter wollen Sicherheit und orientieren sich auf Rückkehr in die Linie bzw. auf neue interessante Aufgaben Projektleiter besonders gefordert Projektende und Auflösung des Teams gemeinsam planen 13
Lessons Learned Ziel: Erfahrungssicherung Zeitpunkt ist günstig Erfahrungen sind noch frisch Lessons Learned : Essentielle Erfahrungen für neue Projekte sammeln, auswerten und sichern Verwendete Templates / Checklisten optimieren Hilfreiche Fragen Was war besonders gut und sollte für Folgeprojekte übernommen werden? Welche Planänderungen gab es und was waren die Ursachen? Welche Checklisten / Templates sind zu ergänzen? Was sollte bei einem ähnlichen neuen Projekt anders gemacht werden? 14
Projektabschluss-Workshop (Kickout) Kritische Bewertung und Würdigung Zusammenarbeit Projektteam, Projektleitung Projektergebnis Projektverlauf Identifikation von Restaufgaben und Regelung für deren Erledigung Gemeinsame Analyse der aufgetretenen Schwierigkeiten und Planabweichungen Feedback-Abfrage der Projektmitarbeiter zum Projekt (Ergebnisse und Verlauf) Kickout mit Abschluss-Event 15
Projektabschluss-Präsentation Zielgruppe: Auftraggeber / Lenkungsausschuß Primäres Ziel: Projektabnahme Inhalt der Präsentation Gegenüberstellung: Ergebnisse Ziele Zusätzlicher Nutzen (Erfolge) des Projektes Durchgeführte Arbeiten (nur im groben Überblick) Stellenwert der Präsentation Sehr hoch Konsequenz Intensive Vorbereitung Abstimmung der Präsentation mit den Teammitgliedern 16
Praxis-Beispiel: Überführung des Projektes NIMBUS an kubus IT (Workshop vom 23.01.08) Workshopziele Sicherstellung eines reibungslosen Übergangs von der Projektverantwortung in die Linienverantwortung Identifikation offener Themen, die in der Linie weiterbearbeitet werden müssen Erwartete Ergebnisse To-Do-Liste für die Aufgabenübergabe Liste offener Themen Agenda Vorstellung NIMBUS: Ziele, Organisation, Ergebnis-Status (Dr. Wehnes) Status der Teilprojekte und Themen für die Übergabe 1. Anwendungen (Z.) 2. Arbeitsplatzsysteme (S.) 3. Datennetz (Ri.) 4. Qualifizierung, Dokumentation, Kommunikation (Rö.) 5. Server (F.) 6. Support (H.) 7. Systemmanagement (M.) 8. NIMBUS-Tools (W.) Fragen, Diskussion und Abstimmung(en) zu offenen Themen Gruppenarbeiten: Aufgaben definieren, zuordnen und terminieren (To-Do-Liste) Plenum: Präsentation und Diskussion der Gruppenergebnisse 17
Praxis-Beispiel: Projektabschlussphase NIMBUS (mehrere) Workshops zur Übergabe der Projektergebnisse an die Linie Abschlussworkshop mit Erfahrungssicherung des Projektteams (separater Foliensatz) Abschlusspräsentation und Projektabnahme im Lenkungsausschuss (separater Foliensatz) 18
Praxis-Beispiel Projektabschluss-Workshop: Ziele Gegenüberstellung Was waren die Projektziele? Was haben wir erreicht? Projektnachbetrachtung: Sichern der Projekterfahrungen für Folgeprojekte Was ist besonders gut gelaufen und sollte für Folgeprojekte übernommen werden? Was ist weniger gut gelaufen und sollte bei Folgeprojekten anders gemacht werden? Identifikation von Restaufgaben Klärung offener Fragen Überführung des Projektes in die Linie Würdigung der Leistungen der Projektteam-MitarbeiterInnen 19
Praxis-Beispiel Projektabschluss-Workshop: Agenda I. Projektergebnisse (Präsentationen; je 8-10 Minuten) (13 15:15 Uhr) Projektleitung (Harald W., Emeran P.) Projektcontrolling (Emeran P.) TP Anwendungen (Harald Z.) TP Arbeitsplatzsysteme (Christian S.) TP Datennetz und Netzwerküberwachung (Robert H.) TP Qualifizierung (Bernhard R.) TP Server (Jörg F.) und Beleglesung (Uwe F.) TP Support (Rainer H./ Emeran P.) TP Systemmanagement (Hubert M.) Rollout im Überblick (Manfred S.) II. Organisatorisches 15:30 16:00 Uhr III. Projektnachbetrachtung (1. in den Teilprojektteams; 2. im Plenum) (16:00/ 16:30/ 17:30) Was lief besonders gut im Projekt/Teilprojekt? Was lief nicht so gut im Projekt/Teilprojekt und sollte bei Folgeprojekten anders/besser gemacht werden? Welche Projektergebnisse sind besonders exzellent? Welche offenen Punkte gibt es und wie wir damit umgegangen? IV. Überführung von NIMBUS in die Linie (Ergebnisse vom 23./24.1.2008) (18:00 18:30) ab 19:00 Feierstunde zur Würdigung der exzellenten Projektarbeit mit Büffet und Kabarett Kaiserschmarrn 20
Praxis-Beispiel: Projektabnahme durch Lenkungsausschuss Agenda 1. Projektablauf (Gesamtüberblick) 2. Gegenüberstellung Ziele / Zielerreichung 3. Projektcontrolling 4. Kosteneinsparungen und Nutzengewinn 5. Innovationen in NIMBUS 6. Lessons learned 7. Benchmark mit prämiertem Vergleichsprojekt 8. Abnahme des Projektes 9. Bewerbung Project Excellence Award 2008 21
080404_LA_5 Praxis-Beispiel: Lessons Learned Besondere NIMBUS-Erfahrungen für Folgeprojekte und Linienarbeit Professionelles Projektmanagement (Stakeholder-, Kommunikations-, Qualitäts-, Risikomanagement usw.) sorgt für klares ergebnisorientiertes Vorgehen Sehr gute Kommunikation und partnerschaftlicher Umgang der Projektteams fördert den Projekterfolg Neue Kommunikationsplattform Projektportal (Informations- und Dokumentenmanagement) mittels SharePoint hat sich sehr bewährt Feedbackmanagement (Anwenderbewertung, Projektmitarbeiter bewerten Projektleitung und Projektmanagementprozesse) zeigt Schwachstellen und Handlungsbedarf auf Eine frühzeitige aufgabenbezogene Qualifizierung der Mitarbeiter ist essenziell Der TOP Problem of the day hat sich als Besprechungsschwerpunkt für Statusmeetings sehr bewährt Weitergabe der Erfahrungen durch Projektleitermeetings PM-Qualifizierungskonzept (FKE, AOK-BW, Weiterbildungsprogramm) Ergänzungen im Projektmanagement-Portal (Vorlagen, Muster-Beispiele) Vorlesung Professionelles PM, Uni Würzburg Vorträge, Tagungsbeiträge 22
Projektabschluss mit MS Project 23
Projektinkasso Häufige Situation: Projekterfolg tritt mit zeitlicher Verzögerung zum Projektendtermin ein Initialisierung Abschluß Planung Durchführung Projektinkasso ca. 1 Jahr Ist der erwartete (prognostizierte) Nutzen -in der geplanten Höhe - wirklich eingetreten? Vorgehen Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (Kosten vs. Nutzen) mit aktuellen Daten durchführen (z.b. Projektleiter/Linienverantwortlicher mit Zentralem Projektbüro) Ggf. Maßnahmen erarbeiten, um Nachhaltigkeit des Projekterfolgs zu sichern Bericht/Entscheidung an Auftraggeber / LA / Steuerkreis Erfahrungssicherung für Folgeprojekte 24