PERSONALVERRECHNUNG IN DER LANDWIRTSCHAFT UND IM GEWERBE

EMSENHUBER & PARTNER S t e u e r b e r a t u n g PERSONALVERRECHNUNG IN DER LANDWIRTSCHAFT UND IM GEWERBE EMSENHUBER & PARTNER Wirtschaftstreuhand GmbH Steuerberatungsgesellschaft 3243 St. Leonhard/Forst, Melkfeld 11a Tel: +43(0)2756/8051 Fax: +43(0)2756/8051-51 steuerberatung@emsenhuber.eu, www.emsenhuber.eu Ansprechpartner: Herbert Emsenhuber MBA

Inhalt 1. Der richtige Kollektivvertrag 2 A) INHALT 3 B) GELTUNGSBEREICH 3 C) WELCHER KOLLEKTIVVERTRAG IST ANZUWENDEN? 3 2. Dokumente bei der Einstellung von Mitarbeitern und Meldepflichten 4 A) ARBEITSRECHTLICHE VERPFLICHTUNGEN 4 B) ABGABENRECHTLICHE VERPFLICHTUNGEN 7 3. Abrechnung eines laufenden Bezuges 10 A) ABRECHNUNGSPERIODEN 10 B) GRUNDBEZUG 10 C) ABZÜGE 11 4. Berechnung der Dienstgeberabgaben Außerbetriebliche Abrechnung 18 A. ABRECHNUNG MIT DER GEBIETSKRANKENKASSE 18 B) ABRECHNUNG MIT DEM BETRIEBSFINANZAMT 21 C) ABRECHNUNG MIT DER STADT(GEMEINDE)KASSE 22 5. Abrechnung von Sonderzahlungen 24 A) ARBEITSRECHTLICHE BESTIMMUNGEN 24 B) ABGABENRECHTLICHE BESTIMMUNGEN 25 6. Abrechnung von Sachbezügen 28 A) ABGABENRECHTLICHE BESTIMMUNGEN 28 7. Abrechnung von Überstunden 31 8. Landarbeiter 32 A) LANDARBEITERFREIBETRAG 33 B) ERNTEHELFER 33 C) PFLICHTPRAKTIKANTEN 34 1

1. Der richtige Kollektivvertrag Im österreichischen Recht sprechen wir vom Stufenbau der Rechtsordnung. Der nachstehende Stufenbau zeigt, dass eine höher liegende Stufe der Pyramide auf der vorhergehenden aufbaut. Das Günstigkeitsprinzip bedeutet, dass die jeweils folgende Stufe in der Rechtsordnung keine Verschlechterungen, sondern nur Besserstellungen für Arbeitnehmer beinhalten dürfen. So darf ein Kollektivvertrag keine Regelungen enthalten, die für die ArbeitnehmerInnen schlechter sind als jene im Gesetz. Ein Arbeitsvertrag ist also nur dann gültig, wenn er den Bestimmungen der Betriebsvereinbarungen entspricht. Betriebsvereinbarungen müssen mit dem geltenden Kollektivvertrag vereinbar sein, der wiederum der Gesetzeslage entsprechen muss. Gemeinschaftsrecht der EU Verfassungsgesetze Gesetze Verordnungen Kollektivverträge Betriebsvereinbarungen Dienstverträge Dienstzettel Der Kollektivvertrag ist eine Vereinbarung, die zwischen kollektivvertragsfähigen Arbeitgeber- und Arbeitnehmerverbänden abgeschlossen wird. Auf Arbeitgeberseite kollektivvertragsfähig sind primär die Fachverbände bzw. Fachgruppen der Wirtschaftskammerorganisation. Auf Arbeitnehmerseite kollektivvertragsfähig ist der ÖGB. 2

A) INHALT In Ergänzung zu den gesetzlichen Regelungen regeln Kollektivverträge in erster Linie Rechte und Pflichten der Arbeitgeber und Arbeitnehmer aus dem Arbeitsverhältnis. Von den Regelungen des Kollektivvertrages abweichende arbeitsvertragliche Vereinbarungen sind, soweit der Kollektivvertrag diesbezüglich nichts anderes vorsieht, nur gültig, wenn sie für den Arbeitnehmer günstiger sind. B) GELTUNGSBEREICH Ein Kollektivvertrag ist in seinem räumlichen und persönlichen Geltungsbereich für alle Arbeitgeber, die dem abschließenden Arbeitgeberverband als Mitglieder angehören oder zum Zeitpunkt des Kollektivvertragsabschlusses angehört haben und die bei einem solchen Arbeitgeber beschäftigten Arbeitnehmer verbindlich. C) WELCHER KOLLEKTIVVERTRAG IST ANZUWENDEN? Welcher Kollektivvertrag auf das Arbeitsverhältnis anzuwenden ist, hängt davon ab, zu welchem Arbeitgeberverband der Arbeitgeber angehört. Ohne Bedeutung ist hingegen, ob der Arbeitnehmer der am Kollektivvertragsabschluss beteiligten Gewerkschaft angehört. Vorsicht! Irrelevant ist, welchen Beruf der Arbeitnehmer erlernt hat bzw. tatsächlich ausübt. Ein Buchhalter, der in einem Hotel arbeitet, unterliegt dem Kollektivvertrag für Angestellte im Gastgewerbe. 3

2. Dokumente bei der Einstellung von Mitarbeitern und Meldepflichten Bei Beginn eines Dienstverhältnisses entstehen für den Dienstgeber und für den Dienstnehmer nachstehende Verpflichtungen: Arbeitsrechtliche Verpflichtungen Abgabenrechtliche Verpflichtungen 1. Abschluss eines Dienstvertrages (Lehrvertrages) 1. Legitimation des Arbeitnehmers beim Arbeitgeber 2. Ausstellung eines Dienstzettels 2. Anmeldung zur Sozialversicherung 3. Anmeldung eines Lehrlings bei der Berufsschule 4. Anmeldung eines Lehrlings bei der Lehrlingsstelle 5. Ev. Meldung des Antritts der Beschäftigung eines Ausländers an das Arbeitsmarktservice 3. Vorlage der Mitteilung zur Berücksichtigung des Pendlerpauschales 4. Vorlage des Lohnzettels 5. Anlage eines Lohnkontos 6. Meldung von der erfolgten Einstellung an den Betriebsrat 7. Anlage von Verzeichnissen A) ARBEITSRECHTLICHE VERPFLICHTUNGEN 1. Abschluss eines Dienstvertrages Durch einen Dienstvertrag (Lehrvertrag) wird ein Dienstverhältnis (Lehrverhältnis) begründet. Der Dienstvertrag kann mündlich oder schriftlich abgeschlossen werden, sofern nicht zb der Kollektivvertrag oder ein Spezialgesetz (wie zb für den Lehrvertrag) die Schriftlichkeit zwingend vorschreibt. Schriftliche Dienstverträge sind nicht zu vergebühren. 2. Ausstellung eines Dienstzettels Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer (Lehrling) unverzüglich nach Beginn des Arbeitsverhältnisses (Lehrverhältnisses) eine schriftliche Aufzeichnung über die wesentlichen Rechte und Pflichten aus dem Arbeitsvertrag (Lehrvertrag) in Form eines (nicht zu vergebührenden) Dienstzettels auszuhändigen. 4

Hat der Arbeitnehmer seine Tätigkeit länger als einen Monat im Ausland zu verrichten, so hat der vor der Aufnahme der Auslandstätigkeit auszuhändigende Dienstzettel oder schriftliche Arbeitsvertrag zusätzlich folgende Angaben zu enthalten: voraussichtliche Dauer der Auslandstätigkeit, Währung, in der das Entgelt auszuzahlen ist, sofern es nicht in Euro auszuzahlen ist, allenfalls Bedingungen für die Rückführung nach Österreich und allfällige zusätzliche Vergütung für die Auslandstätigkeit. Keine Verpflichtung zur Aushändigung eines Dienstzettels besteht, wenn die Dauer des Arbeitsverhältnisses höchstens einen Monat beträgt oder ein schriftlicher Arbeitsvertrag ausgehändigt wurde, der alle Angaben enthält, oder bei Auslandstätigkeit die vorstehenden Angaben in anderen schriftlichen Unterlagen enthalten sind. Jede Änderung der im Dienstzettel enthaltenden Angaben ist dem Arbeitnehmer unverzüglich, spätestens jedoch einen Monat nach ihrem Wirksamkeitsbeginn schriftlich mitzuteilen, es sei denn, die Änderung erfolgte durch Änderung von Gesetzen, Kollektivverträgen bzw. Betriebsvereinbarungen. Der Dienstzettel dient ausschließlich dazu, bereits (vorher) Vereinbartes festzuhalten. Das bloße Lesen (und ev. unterfertigen) des Dienstzettels bewirkt keine Vereinbarung. 3. Anmeldung eines Lehrlings bei der Berufsschule Nach Eintritt in das Lehrverhältnis ist der Lehrling binnen zwei Wochen bei der zuständigen Berufsschule anzumelden. 4. Anmeldung eines Lehrlings bei der Lehrlingsstelle Der Lehrberechtigte hat ohne unnötigen Aufschub, jedoch binnen drei Wochen nach Beginn des Lehrverhältnisses, den Lehrvertrag bei der zuständigen Lehrlingsstelle der Wirtschaftskammer zur Eintragung anzumelden; der Anmeldung sind vier Ausfertigungen des Lehrvertrages anzuschließen. Für den Abschluss eines Lehrvertrages ist der von der Wirtschaftskammer aufgelegte Lehrvertrag zu verwenden. 5. Meldung an das Arbeitsmarktservice Die Beschäftigung von Ausländern in Österreich ist nur zulässig, wenn diese vom Ausländerbeschäftigungsgesetz generell ausgenommen sind oder eine behördliche Zustimmung zu ihrer Beschäftigung vorliegt. Vorsicht! Die unzulässige Beschäftigung von Ausländern in Österreich wird von der KIAB (Kontrolle illegaler Arbeitnehmerbeschäftigung), einer Abteilung der Finanzbehörden, streng kontrolliert und ist mit hohen Geldstrafen bedroht. 5

Beschäftigung im Sinne des Ausländerbeschäftigungsgesetzes ist jede Tätigkeit in einem Arbeitsverhältnis, im Rahmen einer arbeitnehmerähnlichen Beschäftigung, in einem Ausbildungsverhältnis und als überlassene Arbeitskraft im Rahmen einer betrieblichen Entsendung. Vorsicht! Damit fällt regelmäßig auch die Beschäftigung eines freien Dienstnehmers oder eines Auftragnehmers im Rahmen eines Werkvertrages (ohne Gewerbeschein) unter das Ausländerbeschäftigungsgesetz! Auch trotz einer formellen Selbstständigkeit ist das Ausländerbeschäftigungsgesetz anzuwenden, wenn in Wirklichkeit eine abhängige Tätigkeit ausgeübt wird. Für die behördliche Genehmigung einer Ausländerbeschäftigung ist die jeweilige regionale Geschäftsstelle des AMS zuständig. Für die Genehmigung eines Ausländers gibt es folgende Möglichkeiten: Beschäftigungsbewilligung Arbeitserlaubnis Befreiungsschein Zulassung als Schlüsselkraft Entsendebewilligung Anzeigebestätigung oder Niederlassungsnachweis. Vorsicht! Bereits vor Beginn der Beschäftigung des Ausländers muss eine der genannten Bewilligungen erteilt sein! Neben den Kriterien des Ausländerbeschäftigungsgesetzes sind die fremdenrechtlichen Voraussetzungen für den Aufenthalt eines Ausländers in Österreich zu beachten. Für die Aufnahme einer legalen Erwerbstätigkeit in Österreich ist ein gültiger Aufenthaltstitel in Form einer Niederlassungsbewilligung (für die Dauer eines Jahres) oder einer Aufenthaltserlaubnis (für höchstens 6 Monate) erforderlich. Staatsangehörige aus EWR-Staaten, seit 1.5.2004 auch der neuen EU- Mitgliedstaaten und seit 1.1.2007 auch Staatsangehörige von Rumänien und Bulgarien, benötigen keine Niederlassungsbewilligung oder Aufenthaltserlaubnis mehr. Niederlassungsbewilligung und Aufenthaltserlaubnis setzen ihrerseits eine Arbeitsgenehmigung voraus, die eine Sicherungsbescheinigung mit anschließender Beschäftigungsbewilligung, eine Beschäftigungsbewilligung allein oder 6

eine Zulassung als Schlüsselkraft sein kann. Das Ausländerbeschäftigungsgesetz sieht eine große Zahl an Ausnahmen für verschiedene Personengruppen vor. Ausgenommen sind insbesondere alle EWR- (und damit auch EU-) Staatsbürger, weiters drittstaatsangehörige Ehegatten eines österreichischen Staatsbürgers oder eines anderen EWR- Bürgers. Vorsicht! Neue EU-Bürger aus Bulgarien, Estland, Lettland, Litauen, Polen, Rumänien, Slowakei, Slowenien, Tschechien und Ungarn brauchen für die Dauer der sogenannten Übergangsregelungen eine Beschäftigungsbewilligung, wenn sie in Österreich arbeiten wollen (Übergangsregelung bis 30.04.2011 bzw. 2013 (Bulgarien und Rumänien). Ist ein Ausländer vom Geltungsbereich des Ausländerbeschäftigungsgesetzes ausgenommen, kann er wie jeder Inländer ohne zusätzliche Bewilligung beschäftigt werden. 6. Meldung an den Betriebsrat Neben der Mitwirkung des Betriebsrates bei der Einstellung von Arbeitnehmern hat der Arbeitgeber den Betriebsrat von jeder erfolgten Einstellung unverzüglich in Kenntnis zu setzen. 7. Anlage von Verzeichnissen Neben der Anlage von Verzeichnissen bezüglich der Arbeitszeiten ist die Anlage einer Urlaubs-, Kranken- und Fehltageübersicht für jeden einzelnen Arbeitnehmer erforderlich. B) ABGABENRECHTLICHE VERPFLICHTUNGEN 1. Legitimation des Arbeitnehmers beim Arbeitgeber Bei Antritt des Dienstverhältnisses hat der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber unter Vorlage einer amtlichen Urkunde, folgende Daten bekannt zu geben: Name Versicherungsnummer Wohnsitz 2. Anmeldung zur Sozialversicherung Die Pflichtversicherung beginnt unabhängig von der Erstattung einer Anmeldung mit dem Tag des Beginns der Beschäftigung. Der Dienstgeber ist verpflichtet, jeden bei ihm beschäftigten Dienstnehmer vor Arbeitsantritt bei der zuständigen Gebietskrankenkasse anzumelden. 7

Gem. 33 Abs 1a ASVG hat der Dienstgeber folgende Möglichkeiten der Anmeldung: Bei der Mindestangabenmeldung (Avisomeldung) vor Arbeitsantritt werden die Dienstgeberkontonummer, der Name und die Versicherungsnummer bzw. die Geburtsdaten der beschäftigten Person sowie der Ort und der Tag der Beschäftigungsaufnahme an den zuständigen Krankenversicherungsträger gemeldet. Die noch fehlenden Angaben (geringfügig ja oder nein, Entgelt, Art der Beschäftigung etc.) müssen innerhalb von sieben Tagen ab Beginn der Pflichtversicherung (vollständige Anmeldung) nachgemeldet werden. Die Mindestangabenmeldung kann folgendermaßen erfolgen: elektronisch mittels Elda (www.elda.at), mittels Fax (05 780761), telefonisch (05 780760), mit dem entsprechenden Formular (Homepage der jeweiligen Gebietskrankenkasse), in Papierform ist eine Anmeldung nur möglich, wenn der Arbeitgeber über keinen PC verfügt, oder die Datenfernübertragung für längere Zeit nachweisbar ausfällt. Andere Übermittlungsarten, wie E-Mail oder SMS, sind nicht zulässig. Sollte der Arbeitnehmer wider Erwarten doch nicht seine Beschäftigung antreten, muss eine Stornierung der Mindestangabenmeldung gemacht werden. Die Abmeldung hat binnen sieben Tagen nach dem Ende der Pflichtversicherung zu erfolgen. Der Dienstgeber ist verpflichtet, eine Abschrift der von der Gebietskrankenkasse bestätigten vollständigen Anmeldung unverzüglich an den Dienstnehmer weiterzuleiten. Meldungen, die nicht, falsch bzw. nicht rechtzeitig erstattet werden, werden von den Bezirksverwaltungsbehörden mit einer Geldstrafe von 730,00 bis 2.180,00 bestraft. Im Wiederholungsfall beträgt die Geldstrafe 2.180,00 bis 5.000,00. Bei Uneinbringlichkeit droht eine Freiheitsstrafe von bis zu zwei Wochen. Bei einem erstmaligen Verstoß ist eine Verringerung der Geldstrafe auf 365,00 möglich. Bei der Beschäftigung von ausländischen Arbeitnehmern muss zusätzlich bereits vor der Anmeldung eine Beschäftigungsbewilligung vorliegen. Zu beachten ist, dass pro Jahr und Bundesland nur ein gewisses Jahreskontingent an Beschäftigungsbewilligungen ausgestellt werden kann. 8

3. Vorlage einer Erklärung zur Berücksichtigung des Pendlerpauschales Für die Inanspruchnahme des Pendlerpauschales hat der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber auf einem amtlichen Vordruck eine Erklärung über das Vorliegen der Voraussetzungen abzugeben. 4. Vorlage des Lohnzettels Wird das Dienstverhältnis während eines Kalenderjahres begonnen, hat der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber einen Lohnzettel vorzulegen. Dieser enthält Eintragungen, die bei der zukünftigen abgabenrechtlichen Behandlung der Sonderzahlungen Berücksichtigung finden. 5. Anlage eines Lohnkontos Der Arbeitgeber hat für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto zu führen. Auf dem Lohnkonto werden pro Lohnzahlungszeitraum die Abrechnungen der Bezüge durchgeführt. Im Lohnkonto hat der Arbeitgeber folgendes anzugeben: Name Versicherungsnummer gem. 31 ASVG Wohnsitz AVAB/AEAB lt. Antrag des Arbeitnehmers Name und Versicherungsnummer des (Ehe-)Partners, wenn der Alleinverdienerabsetzbetrag gewährt wurde Name und Versicherungsnummer des (jüngsten) Kindes wenn der Alleinerzieherabsetzbetrag gewährt wurde Pauschalbetrag gem. 16 Abs. 1 Z 6 und Kosten gem. 16 Abs. (Pendlerpauschale, Ersätze Werkverkehr) Freibeträge laut Mitteilung zur Vorlage an den Arbeitgeber Berücksichtigte Kinderzuschläge zum AVAB/AEAB Außerdem sind fortlaufend der gezahlte Arbeitslohn und die einbehaltene Lohnsteuer festzuhalten. Die Aufzeichnungen sind bis zum Ablauf des siebenten Jahres auf die Lohnzahlung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren. Die Frist läuft vom Schluss des Kalenderjahres an, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde. 9

3. Abrechnung eines laufenden Bezuges Laufende Bezüge sind Bezüge, die während der normalen Lohnzahlungszeiträume laufend verdient werden. Das Abrechnungsschema für laufende Bezüge umfasst: Grundbezug + zusätzliche Bezugsbestandteile (zb laufende Prämien) = Bruttobezug (Gesamtbezug) - Dienstnehmeranteil zur Sozialversicherung - Service-Entgelt - Lohnsteuer - Gewerkschaftsbeitrag - Betriebsratsumlage - Vorschüsse/Akontozahlungen - gepfändeter Betrag - andere Abzüge = Nettobezug (Auszahlungsbetrag) A) ABRECHNUNGSPERIODEN Den Zeitraum, für den der Bezug des Dienstnehmers abgerechnet wird, bezeichnet man als Abrechnungsperiode. Man unterscheidet dabei in eine volle Abrechnungsperiode = ein Kalendermonat und in eine gebrochene Abrechnungsperiode (diese liegt u.a. dann vor, wenn das Dienstverhältnis während einer vollen Abrechnungsperiode beginnt oder endet bzw. beginnt und endet) B) GRUNDBEZUG Unter dem Grundbezug versteht man die laufende Geldleistung, deren Höhe durch den anzuwendenden Kollektivvertrag bzw. durch eine Einzelvereinbarung festgelegt ist und die sich auf Grund der für das Dienstverhältnis geltenden Normalarbeitszeit bzw. vereinbarten Teilarbeitszeit ergibt. Die gesetzlich geregelte Normalarbeitszeit beträgt 40 Stunden pro Woche. Einige Kollektivverträge sehen jedoch eine geringere Normalarbeitszeit vor. 10

Bei vereinbartem Stundenlohn bzw. Wochenlohn und bei der Abrechnung einer gebrochenen Abrechnungsperiode ist der Grundbezug gesondert zu ermitteln. Bestimmt der anzuwendende Kollektivvertrag keine Umrechnungsvariante, ist jede rechnerisch mögliche Variante erlaubt. Ermittlung des Grundbezugs bei Vorliegen einer 40-Stunden-Woche: bei vereinbartem monatliche Abrechnung gebrochene Abrechnung Stundenlohn (SL) Wochenlohn (WL) SL x 40 x 4,333 1) oder SL x 173,333 2) oder SL x Anzahl der tatsächlichen Arbeitsstunden des Monats WL x 4,333 1) oder WL / 40 x Anzahl der tatsächlichen Arbeitsstunden des Monats SL x Anzahl der zu bezahlenden Arbeitsstunden WL / 40 x Anzahl der zu bezahlenden Arbeitsstunden Monatslohn (ML) ML ML / 30 3 ) x Anzahl der zu bezahlenden Kalendertage oder ML / 173,333 2) x Anzahl der zu bezahlenden Arbeitsstunden 1) 52 Wochen / 12 Monate = 4,333; ein Monat hat durchschnittlich 4,333 Wochen. 2) 40 x 4,333 = 173,333; ein Monat hat durchschnittlich 173,333 Stunden. 3) Entweder einheitlich 30 Tage/Monat oder die tatsächliche Anzahl der Kalendertage des Abrechnungsmonats. Ebenfalls möglich wäre eine Teilung durch die Anzahl der Arbeitstage. Gesetzliche Feiertage bewirken keine Minderung des (Grund-)Bezugs. Der Dienstnehmer hat jene Bezahlung zu erhalten, die ihm gebührt hätte, wäre kein Feiertag gewesen (Ausfallprinzip). Durch das Ausfallprinzip soll gewährleistet werden, dass der Dienstnehmer durch den Feiertag keinen wirtschaftlichen Nachteil erleidet. C) ABZÜGE 1. Dienstnehmeranteil zur Sozialversicherung Rechtsgrundlage zur Sozialversicherung ist das Allgemeine Sozialversicherungsgesetz (ASVG). Lt. ASVG umfasst der Kalendermonat einheitlich 30 SV-Tage und die Kalenderwoche 7 SV-Tage. 11

Daher umfassen zb 10 Kalendertage auch 10 SV-Tage. Basis für die Berechnung des Dienstnehmeranteils (des allgemeinen Beitrages) ist die sog. Beitragsgrundlage. Diese erhält man auf Grund nachstehender Berechnung: Summe der laufenden Geld- und Sachbezüge und Leistungen Dritter (zb Trinkgelder 1) ) Alle Geld- und Sachbezüge, auf die der pflichtversicherte Dienstnehmer aus dem Dienstverhältnis Anspruch hat 2) oder die er darüber hinaus auf Grund des Dienstverhältnisses vom Dienstgeber oder von einem Dritten erhält 3) (=Entgelt) Die beitragsfreien Bezüge sind im 49 Abs. 3 ASVG erschöpfend aufgezählt. Die wichtigsten davon sind: - beitragsfreie Bezüge Tages- und Nächtigungsgelder Kilometergelder Schmutzzulagen, sofern diese auch lohnsteuerfrei zu behandeln sind Fehlgeldentschädigungen (max. 14,53/Monat) Werkzeuggelder etc. 1) Für die meisten Tätigkeiten, bei denen üblicherweise Trinkgelder gewährt werden, haben die Gebietskrankenkassen sog. Trinkgeldpauschalbeträge festgelegt, die anstelle der tatsächlichen erhaltenen Trinkgelder in die Beitragsgrundlage einzubeziehen sind. 2) Ohne Rücksicht darauf, ob sie ihm überhaupt oder in der gebührenden Höhe zukommen (Anspruchsprinzip). Dazu ein Beispiel: Anspruch laut Kollektivvertrag... 1.450,00 tatsächlich ausbezahlter Lohn... 1.000,00 Entgelt... 1.450,00 3) Alles, was über den arbeitsrechtlichen Anspruch hinaus zufließt, ist ebenfalls Entgelt (Zuflussprinzip). Dazu ein Beispiel: Anspruch laut Kollektivvertrag... 1.450,00 tatsächlich ausbezahlter Lohn... 1.800,00 Trinkgelder... 80,00 Entgelt... 1.880,00 Der beitragspflichtige Bezug kann sich falls er hoch genug ist teilen in den beitragspflichtigen Bezug bis zur Höchstbeitragsgrundlage 1) beitragspflichtigen Bezug über der Höchstbeitragsgrundlage = Beitragsgrundlage 1) Der Dienstnehmeranteil wird nur bis zu einem bestimmten Betrag der sog. Höchstbeitragsgrundlage eingehoben (siehe nachstehend). Es gibt aber auch eine Untergrenze, die sog. Geringfügigkeitsgrenze. 12

Höchstbeitragsgrundlagen Die Höchstbeitragsgrundlage beträgt im Jahr 2010 täglich 137,00 bzw. monatlich 4.110,00. Sonderzahlungen sind im Kalenderjahr bis zu einem Höchstbetrag von 8.220,00 beitragspflichtig. Übt ein Dienstnehmer gleichzeitig mehrere Beschäftigungen nebeneinander aus, müssen bei jedem Dienstverhältnis Beiträge (Dienstnehmeranteile) bis zur Höchstbeitragsgrundlage entrichtet werden. Für die Ermittlung der allgemeinen Beiträge gibt es zwei Verfahren: Selbstabrechnungsverfahren Findet i. d. R. für Mittel- und Großbetriebe Anwendung. Der Dienstnehmeranteil und der Gesamtbeitrag wird vom Dienstgeber selbst ermittelt. Vorschreibeverfahren Findet i. d. R. für Betriebe (auf deren Verlangen) mit weniger als 15 Dienstnehmern Anwendung. Der Dienstnehmeranteil wird zwar vom Dienstgeber selbst ermittelt, der Gesamtbeitrag aber von der Gebietskrankenkasse vorgeschrieben. Der Dienstnehmeranteil beinhaltet neben den sog. Sozialversicherungsbeiträgen auch noch sonstige Beiträge und Umlagen. Alle Beiträge und Umlagen bezeichnet man in der Praxis üblicherweise als Dienstnehmeranteil zur Sozialversicherung der bloß als Dienstnehmeranteil. Für die Beitragsverrechnung sind einheitliche Beitragsgruppen (siehe Beilage I) zu verwenden. Diese bestehen aus einem Buchstaben, einer Ziffer und ev. aus einem Kleinbuchstaben. 2. Lohnsteuer Die Lohnsteuer ist keine eigene Steuer, sondern eine besondere Einhebungsform der Einkommensteuer. Die Lohnsteuer ist die Einkommensteuer der Arbeitnehmer. Rechtsgrundlage ist das Einkommensteuergesetz (EStG). Lt. EStG umfasst das Kalenderjahr einheitlich... 360 Lohnsteuertage, der Kalendermonat einheitlich... 30 Lohnsteuertage und die Kalenderwoche...7 Lohnsteuertage. Daher umfassen z.b. 10 Kalendertage auch 10 Lohnsteuertage. 13

Basis für die Berechnung der Lohsteuer ist die sog. Bemessungsgrundlage. Diese erhält man auf Grund nachstehender Berechnungen: Summe der laufenden Geld- und Sachbezüge Alle aus einem Dienstverhältnis zugeflossenen Bezüge und Vorteile (Zuflussprinzip). Die nicht steuerbaren Bezüge und die lohnsteuerfreien Bezüge sind im EStG erschöpfend aufgezählt. Die wichtigsten davon sind: - nicht steuerbare Bezüge ( 26 EStG) 1) - lohnsteuerfreie Bezüge ( 3 u. 68 EStG) 1) Tages- und Nächtigungsgelder Kilometergelder etc. Sonn-, Feiertags-, Nachtarbeitszuschläge, Schmutz-, Erschwernis-, Gefahrenzulagen, Überstundenzuschläge Trinkgeld etc. = lohnsteuerpflichtige Bezüge - Dienstnehmeranteil zur Sozialversicherung - Service-Entgelt - Gewerkschaftsbeitrag - Pendlerpauschale - Freibetrag - Rückzahlung von steuerpflichtigem Arbeitslohn + Jahressechstelüberhang (abzügl. Dienstnehmeranteil zur Sozialversicherung) = Bemessungsgrundlage 1) Nicht steuerbar sind Leistungen des Arbeitgebers, die den Besteuerungsbestimmungen des EStG überhaupt nicht unterliegen; in der Praxis werden diese Leistungen i. d. R. auch als steuerfreie Bezüge bezeichnet. Steuerfrei sind jene Bezugsarten, die zwar dem EStG unterliegen, aber auf Grund ausdrücklicher Bestimmungen von der Lohnsteuer befreit sind. Die Lohnsteuer für laufende Bezüge (die Tariflohnsteuer, Lohsteuer nach Tarif) wird unter Verwendung der sog. Effektiv-Tarif-Lohnsteuertabelle ermittelt (siehe Beilage I). Beim Ermitteln der Lohnsteuer ist der jeweilige Lohnzahlungszeitraum (täglich, monatlich) ev. der Alleinverdienerabsetzbetrag (ohne od. mit Kinderzuschlag), ev. der Alleinerzieherabsetzbetrag (mit Kinderzuschlag) zu beachten. Beginnt und/oder endet ein Dienstverhältnis während eines Kalendermonats, so ist der Lohnzahlungszeitraum der Kalendertag. In allen Fällen ist der Lohnzahlungszeitraum der Kalendermonat. Ausgenommen davon sind bestimmte Bezüge im Zusammenhang mit der Beendung eines Dienstverhältnisses (z. B. die Ersatzleistung für Urlaubsentgelt). 14

Alleinverdiener sind Steuerpflichtige, die mehr als sechs Monate im Kalenderjahr verheiratet sind und von ihrer Ehepartnerin/ihrem Ehepartner nicht dauerhaft getrennt leben und deren Ehepartnerin/Ehepartner, bei kinderlosen Paaren, nicht mehr als 2.200,00 jährlich oder bei Paaren ab einem Kind (für das mindestens sieben Monate im Kalenderjahr der Kinderabsetzbetrag zusteht), nicht mehr als 6.000,00 jährlich verdient, oder Steuerpflichtige mit mindestens einem Kind, für das mindestens sieben Monate im Kalenderjahr der Kinderabsetzbetrag zusteht, und gleichzeitig mehr als sechs Monate in einer eheähnlichen Gemeinschaft (dazu zählt auch eine gleichgeschlechtliche Lebensgemeinschaft) leben und deren Partner oder Partnerin nicht mehr als 6.000,00 jährlich verdient. Alleinerziehende sind Steuerpflichtige mit mindestens einem Kind, die nicht mehr als sechs Monate im Kalenderjahr in einer Gemeinschaft mit einer (Ehe-) Partnerin/einem (Ehe-)Partner leben und die für ihr Kind bzw. ihre Kinder mehr als sechs Monate im Kalenderjahr den Kinderabsetzbetrag erhalten. Der Alleinverdiener- oder Alleinerzieherabsetzbetrag beträgt pro Jahr: Ohne Kind: 364,00 Mit einem Kind: 494,00 Mit zwei Kindern: 669,00 Mit drei Kindern: 889,00 Für jedes weitere Kind erhöht sich dieser Betrag um 220 Euro Wirkt sich bei geringen Einkünften der Alleinverdiener- bzw. Alleinerzieherabsetzbetrag und der Kinderzuschlag (und der Arbeitnehmerabsetzbetrag) nicht aus, werden diese Absetzbeträge im Weg der Veranlagung gutgeschrieben. Der Arbeitnehmer muss das Vorliegen der Voraussetzungen für den Alleinverdiener- oder den Alleinerzieherabsetzbetrag und des Kinderzuschlags auf einem (beim Finanzamt erhältlichen) amtlichen Vordruck erklären. Der Arbeitgeber hat diese Erklärung zum Lohnkonto zu nehmen. Die Erklärung darf gleichzeitig nur einem Arbeitgeber vorgelegt werden. Pendlerpauschale Grundsätzlich werden sämtliche Fahrtkosten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte durch den Verkehrsabsetzbetrag abgegolten. Unter bestimmten Voraussetzungen besteht jedoch auch der Anspruch auf das kleine oder große Pendlerpauschale. Dieser Anspruch ist von folgenden Faktoren abhängig: Bestimmte Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsplatz Möglichkeit/Zumutbarkeit der Benützung öffentlicher Verkehrsmittel Zeitliches Überwiegen im Lohnzahlungszeitraum 15

Das Pauschale vermindert die Lohnsteuerbemessungsgrundlage und von dieser wird dann die Steuer neu errechnet. Hat die Arbeitnehmerin/der Arbeitnehmer mehrere Wohnsitze, so ist die Entfernung zum nächstgelegenen Wohnsitz maßgebend (auch, wenn es sich hierbei um eine eigene Schlafstelle handelt). In zeitlicher Hinsicht steht ein Pendlerpauschale nur dann zu, wenn in einem Kalendermonat an mehr als zehn Tagen (z.b. Teilzeitarbeit) die Strecke Wohnung/Arbeitsplatz/Wohnung zurückgelegt wird. Dabei werden Urlaub oder Krankenstand nicht berücksichtigt. Achtung: Falls der Urlaub oder Krankenstand einen Lohnzahlungszeitraum (z.b. einen Kalendermonat) dauert, sind die Verhältnisse des vorangegangenen Lohnzahlungszeitraums maßgebend. Das Pendlerpauschale steht grundsätzlich auch bei Karenzurlaub zu nur bei ganzjährigem Karenzurlaub besteht grundsätzlich kein Anspruch. Kleines Pendlerpauschale Das kleine Pendlerpauschale gilt für Arbeitnehmer, deren Arbeitsplatz mindestens 20 Kilometer von der Wohnung entfernt ist und denen die Benützung eines öffentlichen Verkehrsmittels möglich und zumutbar ist: 20 km bis 40 km: 52,50/Monat bzw. 630,-/Jahr 40 km bis 60 km: 103,50/Monat bzw. 1.242,-/Jahr Über 60 km: 154,75/Monat bzw. 1.857,-/Jahr Großes Pendlerpauschale Das große Pendlerpauschale gilt für Arbeitnehmer, deren Arbeitsplatz mindestens zwei Kilometer von der Wohnung entfernt ist, denen aber die Benützung eines öffentlichen Verkehrsmittels nicht möglich oder nicht zumutbar ist: 0 km bis 20 km: 28,50/Monat bzw. 342,-/Jahr 20 km bis 40 km: 113,-/Monat bzw. 1.356,-/Jahr 40 km bis 60 km: 196,75/Monat bzw. 2.361,-/Jahr Über 60 km: 281,-/Monat bzw. 3.372,-/Jahr Die Benützung von öffentlichen Verkehrsmitteln ist dann nicht zumutbar, wenn zumindest auf dem halben Arbeitsweg kein öffentliches Verkehrsmittel oder nicht zur erforderlichen Zeit verkehrt (z.b. Nachtarbeit), eine dauernde starke Gehbehinderung vorliegt und der Behinderte einen Ausweis gemäß 29b StVO (Straßenverkehrsordnung) besitzt der Arbeitnehmer folgende Wegzeiten für eine einfache Wegstrecke überschreitet: unter 20 km: 1,5 Stunden ab 20 km: 2 Stunden ab 40 km: 2,5 Stunden 16

Die Wegzeit umfasst die Zeit vom Verlassen der Wohnung/Arbeitsstätte bis zum Arbeitsbeginn/Ankunft in der Wohnung und beinhaltet die Geh- oder Anfahrtszeit zur Haltestelle des öffentlichen Verkehrsmittels, die Fahrzeit mit diesem und etwaige Wartezeiten. Hinweis: Bei unterschiedlich langen Wegzeiten für die Hin- oder Rückfahrt gilt die längere Wegzeit. Stehen verschiedene öffentliche Verkehrsmittel zur Verfügung, ist immer von der Benützung des schnellsten Verkehrsmittels auszugehen (z.b. Eilzug statt Autobus). 17

4. Berechnung der Dienstgeberabgaben Außerbetriebliche Abrechnung Die außerbetriebliche Abrechnung umfasst die Verrechnung der durch den Dienstgeber von den Dienstnehmern einbehaltenen Abzüge und der vom Dienstgeber zu tragenden Abgaben mit den entsprechend dafür vorgesehenen Stellen. Außerbetriebliche Stellen sind: Gebietskrankenkasse Abgerechnet wird: Dienstnehmeranteile zur Sozialversicherung + Dienstgeberanteil zur Sozialversicherung + Service-Entgelt + ev. BV-Beitrag Betriebsfinanzamt Lohnsteuer + Dienstgeberbeitrag zum Familienlastenausgleichsfonds + Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag Stadt(Gemeinde)kasse Kommunalsteuer + nur für das Bundesland Wien die Dienstgeberabgabe der Gemeinde Wien A. ABRECHNUNG MIT DER GEBIETSKRANKENKASSE Der Dienstgeber ist verpflichtet, die/den Dienstnehmeranteile zur Sozialversicherung + Dienstgeberanteil zur Sozialversicherung + Service-Entgelt + ev. BV-Beitrag = Gesamtbeitrag auf seine Kosten und Gefahr an die zuständige Gebietskrankenkasse abzuführen. Der Dienstgeber schuldet sowohl die Dienstgeberanteile als auch den Dienstgeberanteil. Die Abrechnung mit der Gebietskrankenkasse erfolgt entweder nach dem Selbstabrechnungs- oder dem Vorschreibeverfahren. 18

1. Abrechnung nach dem Selbstabrechnungsverfahren (Lohnsummenverfahren) Beitragsnachweisung Nach Ablauf des Beitragszeitraums ist der Dienstgeber selbst verpflichtet, die Abrechnung mit der Gebietskrankenkasse mittels einer Beitragsnachweisung durchzuführen, wobei der Gesamtbeitrag ermittelt wird. Die Meldung hat grundsätzlich über elektronische Datenübertragung (ELDA) zu erfolgen. Die Beitragsnachweisung ist jeweils bis zum 15. des Folgemonates, in dem der Beitragszeitraum endet, zu erstatten. Werden für abgelaufene Beitragszeiträume Nachzahlungen geleistet, oder Berichtigungen vorgenommen, so ist die Beitragsnachweisung sofort nach der Auszahlung an die Gebietskrankenkasse zu erstatten. Dabei ist eine eigene Beitragsnachweisung, welche als Berichtigung zu kennzeichnen ist, zu verwenden. Lohnzettel und Beitragsgrundlagennachweis (L 16) Neben der monatlichen Meldung in Form der Beitragsnachweisung hat der Dienstgeber für jeden Dienstnehmer alljährlich bei der Gebietskrankenkasse oder dem Betriebsfinanzamt einen Lohnzettel und Beitragsgrundlagennachweis (Formular L16) über elektronische Datenfernübertragung (ELDA) bis Ende Februar des Folgejahres zu übermitteln. Ist dem Dienstgeber die elektronische Übermittlung mangels technischer Voraussetzungen unzumutbar, so ist das Formular L 16 mittels amtlichen Vordruck dem Betriebsfinanzamt bis spätestens Ende Jänner des Folgejahres vorzulegen. Wird das Dienstverhältnis während eines Kalenderjahres beendet, ist der Lohnzettel und Beitragsgrundlagennachweis bis Ende des Folgemonats vorzulegen. In diesem Fall unterbleibt die Übermittlung des Lohnzettels per Ende Februar. Beendigungszeitpunkt ist grundsätzlich das arbeitsrechtliche Ende des Dienstverhältnisses. Für jeden Versicherten ist die Gesamtsumme der allgemeinen Beitragsgrundlagen sowie die Gesamtsumme der Sonderzahlungen, die Adresse der Arbeitsstätte am 31. Dezember bzw. am letzten Beschäftigungstag innerhalb eines Jahres, die BV-Grundlage und die Höhe der BV-Beiträge, gegebenfalls getrennt nach Voll- und Teilversicherten, jeweils anhand eines eigenen Beitragsgrundlagennachweises zu erstellen und vorzulegen. 2. Abrechnung nach dem Vorschreibeverfahren Der wesentliche Unterschied des Vorschreibeverfahrens zum Selbstabrechnungsverfahren besteht darin, dass dem Dienstgeber der Gesamtbeitrag nach Ablauf eines Beitragszeitraums von der Gebietskrankenkasse mittels einer Beitragsvorschreibung vorgeschrieben wird. Mit der erstmaligen Anmeldung des Dienstnehmers meldet der Dienstgeber auch die Höhe des Bezugs. Die Gebietskrankenkasse schreibt den sich daraus ergebenden Gesamtbeitrag für jeden Beitragszeitraum so lange vor, bis bei ihr eine Änderungsmeldung bzw. eine Sonderzahlungsmeldung oder eine Abmeldung einlangt. Zusätzlich zu den obigen Meldungen ist gegebenfalls eine Meldung über die Gesamtbeiträge der BV-Beiträge notwendig. 19