Public Private Partnership: Fallstudie zur Verwaltungskonzentration der Kärntner Landesverwaltung, Klagenfurt / Österreich Mag. Karl Friedl Bene Consulting COD GmbH, Waidhofen, Wien, Frankfurt 1 Inhalt 1. Problemstellung und Zielsetzung 2. PPP-Modell zur Steigerung der facilitären Qualität bei gleichzeitiger Kostenreduktion Projekt Initiierung Planung Ausführung Nutzung 3. Selbstverständnis und Kundenbetreuungsprinzip des PPP-Gebers 4. Schlussfolgerungen und Ausblick 2 1
1. Problemstellung und Zielsetzung New Public Management Konzentration auf die Kernaufgabe der Verwaltung Das Land Kärnten verfolgt seit Mitte 2000 ein umfassendes Konzept der Verwaltungsinnovation, in dem die Einführung von New Public Management einen zentralen Stellenwert einnimmt. New Public Management kann als Oberbegriff eines mittlerweile globalen Reformtrends öffentlicher Verwaltungen bezeichnet werden. Folgende Aspekte sind die Zielsetzung: kundenorientierte, effiziente Abläufe klare Leistungsangebote Schaffen von Bürgerzentren dezentrale Führungs- und Organisationsstruktur modernste IT-Unterstützung für Bürger und Mitarbeiter (E-Government) 3 Ausgangssituation 29 Bestandsobjekte ein Spiesrutenlauf für Bürger Klagenfurt KL 1-26 901 Arbeitsplätze 24.725m 2 NGF oberirdisch = 27,44m 2 /APL 4 2
Ausgangssituation Wirkungsvolle Veränderung nur in Zusammenwirken von Verwaltungsinnovation und Gebäudeinnovation Verwaltungszentrum A k t t i i v i i t t ä t t e n Bürger Mitarbeiter Prozesse I T Innovative Verwaltung Bürgernähe Besseres Service Raum moderne Technik Verwaltung 2000 Den Wandel im Griff Optimale GP Geringere Kosten Kürzere Zeiten Motivation Kundenzufriedenheit,...... 5 Ausgangssituation Realisierung der Verwaltungskonzentration in 2 Bestandsobjekten und 2 Neubauten Verwaltungszentrum Deutliche Flächeneffizienzsteigerung Zielkennwert : 23m 2 NGF/APL Technikzentrum 6 3
Verwaltungskonzentration Luftaufnahmen Verwaltungszentrum/Technik- und Laborzentrum 7 Verwaltungskonzentration Bürosituation heute 8 4
2. PPP-Modell zur Steigerung der facilitären Qualität bei gleichzeitiger Kostenreduktion PPP bedeutet Kooperation von öffentlicher Hand und privater Wirtschaft bei der Planung, der Erstellung, der Finanzierung, dem Betreiben und der Verwertung von bislang staatlich erbrachten öffentlichen Leistungen (Lebenszyklusansatz). PPP-Projekte sind charakterisiert durch eine langfristige vertragliche Zusammenarbeit zwischen öffentlicher Hand und Privatwirtschaft, verbunden mit einer Risikoverteilung orientiert an Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkten. 9 2. PPP-Modell zur Steigerung der facilitären Qualität bei gleichzeitiger Kostenreduktion Im Fall des Kärntner Projektes geht es im ersten Schritt um eine zu 100% im Eigentum des Landes stehende Gesellschaft, welche allerdings den selben privatwirtschaftlichen Zielen, wie klassisch PPP- Projekte verpflichtet ist. Diese sind: Gemeinsame Aufgabenerfüllung Public: Bereitstellung hoheitlicher Aufgaben (Landesverwaltung) Privat (LIG): Bauherren- und Betreiberfunktion Bündelung strategischer Ziele der Bestandserhaltung und Werterhaltung Risikoteilung (LIG-seitig, insbesondere alle Immobilienrisiken) Privates Investment (Außerhalb des Landesbudgets) Langfristige vertragliche Beziehungen Betreiber- / Mietvertrag Die LIG selbst versteht sich als privatwirtschaftlich geführtes Unternehmen, welches die volle Verantwortung übernimmt, kundennah agiert und wirtschaftliche Interessen in den Mittelpunkt stellt. 10 5
Initiierungsphase Bedarfsplanung Bürger Bürgerzentrum KLV SB-KLV Beratung Call Center Bezirkshauptmannschaft Klagenfurt Land 86 APL SB-BH Beratung Call Center BH-Verwaltung Technikzentrum Agrar & Forst Gemeinden & Raumordnung Soziales & Sanität Verwaltungszentrum Umwelt & Technik Laborzentrum ca. 100 Arbeitplätze Bildung & Kultur Zentrale Dienste Wirtschaft & Infrastruktur 2 EUROPAWEITE ARCHITEKTURWETTBEWERBE 11 Initiierungsphase Facilitäre Konzeption von Innen nach Außen Gebäudelogistik Zellenbüro Kombi-Büro Gruppenbüro Flächengrundmodul Gebäudebereichstandards Raumstandards Sachbearbeitung Teamarbeit Sekretariat Management Infopoint 180 12 6
Siegerentwurf Verwaltungszentrum Architekt Poos Isensee (Hannover) Regelgeschoss Rauche r Teeküche Besprechung Teeküche Raucher Besprechung 13 Siegerentwurf Verwaltungszentrum Reversibles Bürokonzept Gruppenbüro Kombibüro Zellenbüro Gleichwertige funktionsbezogene Raumstandards 14 7
Siegerentwurf Technik- und Laborzentrum Architekten: Toralf Fercher / Manfred Güldner, Villach 15 Planungs- und Ausführungsphase 16 8
Facility Management von Beginn an g PLANUNG AUSFÜHRUNG NUTZUNG Analyse und Strategie Frühjahr 2005 Herbst 2006 IST Mietermarkt, Strategie und Grobkonzept SOLL, Projektdefinition (Ziele, Kosten, Orga, Termine) Organisationsentwicklung strategisch, organisatorisch Start Betrieb Neubau Nachbetreuung, Coaching optimaler Zeitpunkt für Start Planung Gebäudebetrieb und Mieterdienste Spatenstich, Baubeginn Input Organisationsentwicklung infrastruk., techn. und kaufm. Input Input Anforderungen Werkzeuge Implementierung Aufbau der Betriebsgesellschaft Ausschreibung u. Auswahlprozess Implementierung Werkzeuge Ausschreibung u. Auswahl Ausschreibungen, Briefings, Abgleich der internen Qualifikationen Kostenschätzung Kostenvoranschlag Kostenberechnung Implementierung Dateneinpflege, Customizing Einzug Betriebsbereite Organisation Kostenfeststellung nach 1. Jahr 17 Facility Management von Beginn an Gebäudepolitik des Landes Landesregierung Landtag normative Ebene Konzeption der Gebäudewirtschaft Wahrnehmung der Eigentümerrolle Verwaltungsführung strategische Ebene Übernahme der organisatorischen und operativen Ebene, Eigentümerrolle und Facility Management Landesverwaltung kerngeschäftsnahe Aufgaben LIG objektnahe Aufgaben organisatorische Ebene operative Ebene 18 9
Aufgabengruppen Rollenbilder im FM Aufgaben aus techn. Gebäudebetrieb: Umsetzung und Qualitätssicherung Neubau, Umbau,... Umsetzung und Qualitätssicherung Instandhaltung, Wartung und Instandsetzung Vertrags- und Energiemanagement Aufgaben aus I&K: Betrieb, Wartung und Support inkl. Vertragsmanagement und Qualitätssicherung Controlling Strategiekonzept Budgetierung Finanzierung Flächenmanagement Veränderungsmanagement (Anford. Umbau/Sanierung/Neubau) Energiemanagement Sicherheitsmanagement (Anford. Brandschutz, Arbeitsfl.gest., Winterdienst, Qualitätssicherung kaufm. FM Qualitätssicherung techn. FM Zentrale Datenhaltung u. Zentrales Datenmanagement Eigentümeraufgaben: Strategie Gebäudebewirtschaftung Finanzierung und Anforderungen Veränderungsmanagement (Neubau, Umbau,...) Budgetierung, Controlling, Qualitätssicherung Miet- und Vermietungswesen, Kostenrechnung, org./strat./kaufm. Vertragsmanagement Qualitätssicherung infrastrukt. FM Nutzerorientierte Servicierungsaufgaben: Gebäudedienste und operative infrastrukt. FM-Services inkl. Vertragsmanagement und Qualitätssicherung Einkauf & Beschaffung Belegungs- und Inventarmanagement Miet- u. Vermietungswesen Objektbuchhaltung Zentrale Kostenrechnung Veränderungsmanagement (Umsetzung, Umbau, Sanierung, Neubau) Reinigung Gärtner & Winterdienst Entsorgung Vertragsmanagement Org./strat. FM (Versicherungen...) Kaufm. FM (Mietverträge,...) Techn. FM (Wartungsverträge,...) Infrastruk. FM (Serviceverträge,...) Techn. Gebäudemanagement (Wartung, Instandhaltung, Instandsetzung) Hausmeisterdienste Catering Fuhrparkmanagement Belegungsplanung Inventarmanagement Einkauf & Beschaffung Büro- / Verbrauchsmaterialien Energie Bauleistungen I&K Betrieb, Wartung, Netzwerkmanagement I&K 1st Levelsupport I&K 2nd Levelsupport Büroservices Postdienste Reisestelle Sicherheitsmanagement 19 bene consulting/markt/seminar/vortrag/icc Konferenz- u. Veranstaltungsraummanagement 2007,ib3/prae ppp_klv icc 2007 20071123 bc dm.ppt Aufgabenverteilung im Gebäudebetrieb Büroservices Reinigung Strategisch/ organisat. GM Parkraumverwaltung Konferenz/Besprechung Catering Technisches GM Sicherheit/Empfang IT/TK Kaufmännisches GM Instandhaltung Kärntner Landesverwaltung LIG 20 10
Organisation und Aufgabenverteilung im Gebäudebetrieb Reinigung KLV - Nutzerbez. Leistungen Facility Management - Nutzer/Eigent./Dienstleist. Nutzerspez. Qualitätssicherung Sicherheitsmanagement Arbeitsplatzgestaltung CAIFM nutzerspezifisch: - Belegungsplanung - Veränderungsmanagement - Inventarverwaltung - Reinigungsmanagement -... Energiemanagement: - Beschaffung - Optimierung Umbau & Instandsetzung Mietereinrichtungen Beschaffung/ Einkauf & - Oberflächen & Einbauten Vertragsverwaltung: (mobile Trennwände?) - nutzerspez. Leistungen - Raumsteuerung/ Elektro? - nutzerspez. Versicherungen technischer Gebäudebetrieb: Kostenmanagement: - techn. Hausmeisterdienste, - Gesamtbudget (Erstellung bis kleine Instandsetzungen Kontrolle) für Nebenkosten - Betrieb, Wartung und Instandsetzung mieterspez. und mieterspez. Kosten - interne Kostenverrechnung Einbauten samt Sicherheitstechnik Umbau & Betrieb IT- Netzwerk - Netzwerkmanagement - IT-Support - IT-Sicherheit - Datensicherung -... Catering Entsorgung infrastrukturelle Hausmeisterdienste Gärtner- & Winterdienste Sicherheitsdienste Büroservices - Post-/ Botendienste - Fuhrpark-/ Parkplatzverw. TZ/LZ - Kanzleidienste -... LIG - Eigentümerbez. Leistungen inkl. Hausverwaltung Eigentümerspez. Qualitätssicherung Helpdesk/ Kundenservice rechtliche Eigentümeraufgaben CAIFM/ Objektdokumentation: - Liegenschaftsverwaltung - Flächenmanagement - technische Dokumentation -... Nebenkostenabrechnung & - optimierung Objektbuchhaltung Beschaffung/ Einkauf & Vertragsverwaltung: - eigentümerspez. Leistungen - eigentümerspez. Versicherungen Miet- und Vermietungswesen - Haus- und Mietverwaltung - Mahnwesen/ Inkasso - Vermarktung von Flächen Sanierung & Modernisierung Umbau & Instandsetzung Eigentum: - Bauwerk und TGA - Trennwandsystem? technischer Gebäudebetrieb: - Übernehmen/ Inbetriebnahme - Betriebsführung - Wartung, Inspektion, Prüfbefunde - Reperaturen - Gewährleistungsmanagement Errichtung IT-Netzwerk Parkplatzverwaltung - Verwaltungszentrum stragetisch, organisatorische Leistungen kaufmännischer Gebäudebetrieb technischer Gebäudebetrieb und Unterhalt IT infrastruktureller Gebäudebetrieb 21 CAIFM Ein Werkzeug für Nutzer und Betreiber Kundenservice Mehrwertdienste Kaufm./ Organisat. Dienste Infrastrukt. Dienste I&K- Dienste Techn. Dienste Objekt-/ Flächeninformationssystem Basisdienstleistungen (Eigentümer-, Hausverwaltungsaufgaben) 22 11
CAIFM Ein Werkzeug für Nutzer und Betreiber Liegenschafts- und Gebäude- Stammdaten Adressdaten Eigentumsverhältnisse Versicherungsdaten Nutzungsarten Grundbuchsdaten Gesamtflächen -informationen Flächenmanagement Objektstruktur Nutzung DIN 277 Oberflächen Org.Einheiten (HV) Eigen-/Fremdnutzung Flächendimensionen Buchbare Räume Reinigungsmanagement Reinigungslose Oberflächen Reinigungskategorie Büro Sanitär Konferenz Reinigungsintervalle Standard Sondernutzung Reinigungskosten Inventarmanagement Hersteller Lieferant Dimensionen Artikelnummer Inventarnummer Anlagennummer v. BIL 23 3. Selbstverständnis und Kundenbetreuungsprinzip des PPP-Gebers Ressourcenorientierung FM-Services pflegen und bewahren nachhaltig Gebäude und deren Einrichtungen Nutzerorientierung FM-Services sind individuelle Lösungen für die optimale Erfüllung der Nutzerbedürfnisse Prozessorientierung Facility Management ist ein strategischer Geschäftsprozess unter laufender Qualitätskontrolle und steuert Geschäftsprozesse Kapitalrentabilität Nutzungsflexibilität Arbeitsproduktivität 24 12
Das Kundenbetreuungsprinzip der LIG Techn. Assistenz (PM...) Geschäftsführung der LIG Kaufm. Assistenz (Controlling...) Hausverwaltung + Eigentümeraufgaben CAIFM Zentrale Datenhaltung / Serverhosting Technische Objektbetreuung Kaufmännische Objektbetreuung Rahmenbedingungen für nutzerspezifisches FM Objektbetreuer Direktoren Schulwarte Zentrale Dienste (externe DL) Nutzer Dienste Nutzerspezifisches FM 25 4. Schlussfolgerungen und Ausblick Zur Umsetzung der organisatorischen Ziele der Kärntner Landesregierung (New Public Management) war eine umfassende Reorganisation der Verwaltung und damit verbunden, eine Realisierung einer Standortkonzentration in zwei Dienstleistungszentren erforderlich. Im Rahmen des laufenden Haushaltes wäre das Land Kärnten nicht in der Lage gewesen, eine so zukunftsorientierte Investition durchzuführen. Die Ausgliederung in ein privatwirtschaftlich agierendes Dienstleistungsunternehmen der Landesimmobiliengesellschaft, ermöglichte die Realisierung, welche neben der inhaltlichen Optimierung einen Barwertvorteil im Lebenszyklus von 9 Millionen ermöglicht. 26 13
Danke für Ihre Aufmerksamkeit! 27 14