Geschäftsordnung Zur Abwicklung der Vereinsgeschäfte durch den Geschäftsführenden Vorstand, den Gesamtvorstand, die Abteilungen und die Ausschüsse erlässt der Gesamtvorstand nach 9 Abs. 2 der Vereinssatzung nachfolgende Geschäftsordnung. Soweit Kompetenzen/Aufgabenzuordnungen hier nicht genannt sind, ist die Gesamtvorstandschaft zuständig. 1. Geschäftsführende Vorstandschaft Aufgabenbereiche der Vorsitzenden In 8 Abs. 2 ist festgelegt, dass die Zuständigkeiten bzw. Aufgabenbereiche der vier gleichberechtigten Vorsitzenden in einer Geschäftsordnung festzulegen ist. Vorsitzender Sport und Sparten : Bernhard Weeger Koordination zwischen Vorstandschaft und Sparten Ansprechpartner für die Sparten bzw. den Sportbetrieb im Grundsätzlichen - Belegung der DJK-Sporthalle und der angemieteten Schulturnhalle Kontakt zum BLSV und den DJK- Sportverband Vorsitzende Kultur : Resi Kopp Betreuung der Mitglieder (Geb.-Tage, Jubiläen, Ehrungen) - Kontakt zur Stadt, Kirche und anderen Vereinen, Ansprechpartner für Vereinsfeste: Faschingsball, Oldie-Musiknacht, Rad- und Wandertag, Sonnwendfeier, Adventsfeier, Sternlesmarkt Verwaltung/Pflege und Wartung der vorhandenen mobilen Geräte (z.b. Geschirr, Grill) Vorsitzende Verwaltung und Finanzen : Simone Wiesenberg Leitung der Sitzungen - Veröffentlichungen Pflege der Homepage Finanzen Jugendschutzbeauftragtes bzw. -koordination Vorsitzende Sportstätten und Sportanlagen : Thomas Hubinger Organisation des Unterhalts, Instandsetzung Wartung und Reparatur - Organisation von Vereinsveranstaltungen: Neujahrsempfang, Mitgliederversammlung, Ehrenabend, Vereinsarchiv 2. Sitzungen der Gesamtvorstandschaft o Einladung mit Angabe der wichtigsten Punkte der Tagesordnung und der vorgesehenen Beschlussfassungen. o Ladungsfrist: mind. 5 Tage. o Protokollierung: Tagesordnung und mind. die Beschlüsse. o Die Beschlüsse sind nach der Sitzung allen Mitgliedern des GesVO bekannt zugeben. o Dringlichkeitsanträge können auch per Umlaufbeschluss erfolgen es müssen mind. die Hälfte der Mitglieder der GesVO zustimmen in der nächsten Ges- VO-Sitzung ist darüber zu berichten. Geschäftsordnung 22.06.2014 Seite 1 von 6
3. Kassenführung des Hauptvereins 3.1 Kompetenzen zur Genehmigung von Ausgaben im Einzelfall (=einmalig bzw. Jahressumme) Geschäftsführer bis 500 Euro 1 Mitglied des Geschäftsführenden Vorstandes bis 1.500 2 oder mehr Mitglieder des GfVO bis 3.000 3.2 Kompetenz für Maßnahmen Anweisung von Einzelausgaben im Rahmen von durch den Gesamtvorstand genehmigten Maßnahmen durch den Schatzmeister, Geschäftsführer oder ein Mitglied des GfVO. 3.3 Regelmäßige Ausgaben (incl. Verbandsabgaben und Versicherungen) Erstmalige Genehmigung durch GesVO oder wie unter Tz. 3.1 angegeben. Zahlungsanordnung/Zahlungsbestätigung durch den Schatzmeister ohne Betragsbegrenzung 3.4 Geldanlagen Kurzfristig: Schatzmeister oder ein Mitglied des GfVO Langfristig: Geschäftsführer oder 1 Mitglied des GfVO 3.5 Aufnahmen von Krediten und Darlehen Kurzfristig im Rahmen der laufenden Kassenführung: > Schatzmeister oder Geschäftsführer bis 5 T > ein Mitglied des GfVO bis 10 T Langfristig durch Gesamtvorstandschaft oder im Rahmen von genehmigten Maßnahmen durch Geschäftsführer und ein GfVO. 4. Verwendung von Vereinsgeldern 4.1 Nach der Vereinssatzung dürfen Mittel des Vereins nur für satzungsmäßige Zwecke verwendet werden. Es darf keine Person durch Ausgaben, die den Zwecken des Vereins fremd sind, oder durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen und Geschenke begünstigt werden. 4.2 Barauslagen für den Verein müssen innerhalb von drei Monaten nach Ihrer Entstehung mit dem Hauptverein bzw. der Sparte abgerechnet werden. 4.3 Geschenke an Mitglieder für besondere Anlässe/Jubiläen dürfen max. 40 Euro betragen. Größere Beträge bedürfen im Ausnahmefall der Begründung und müssen von einem Mitglied des GfVO genehmigt werden. Geschäftsordnung 22.06.2014 Seite 2 von 6
5. Anstellung von Übungsleitern und sonstigen Arbeitnehmern Art Anstellung von Übungsleitern Sonstige Arbeitnehmer Regelung o Nur im Rahmen des nach den in 3 Nr. 26 EStG vorgegebenen Rahmen der steuerfreien Aufwandsentschädigung (ÜL-Freibetrages) o Genehmigung durch ein Mitglied des Geschäftsführenden Vorstandes. o Die Aus-/Fortbildungskosten können auf Antrag und nach Zustimmung eines Mitgliedes des Geschäftsführenden Vorstandes erstattet werden. o Die Mitglieder des Geschäftsführenden Vorstandes werden ermächtigt auch sonstige Arbeitnehmer im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben für geringfügig Beschäftigte oder im Rahmen der sogen. 1-Euro-Job-Regelung anzustellen. Darüber hinaus ist die Gesamtvorstandschaft zuständig. 6. Ausstellung von Spendenbescheinigungen Geldspenden müssen über ein Konto des Hauptvereins laufen Spendenbescheinigungen bedürfen der Unterzeichnung durch den Schatzmeister sowie dem Geschäftsführer bzw. ein Mitglied des GfVO 7. Aufnahme von neuen Mitgliedern Mit der Registrierung/Aufnahme von Mitgliedern ist a) der Versicherungsschutz i.r. der Sportversicherung des BLSV b) die Erhebung der Hauptvereins- sowie der Spartenbeiträge und c) die Dauer der Mitgliedschaft w. langjähriger Vereinstreue verbunden. Daher muss ein Aufnahmeantrag erstellt werden bei (gleichwohl ob bereits Mitglied oder nicht): bei der Beantragung eines Spielerpasses bei der namentlichen Meldung zu einem Fachverband bei der mehr als dreimaligen Teilnahme an einem regelmäßigen Sportangebot. Der Aufnahmeantrag ist an die Kassiererin/den Kassier, an ein Mitglieder der GfVO oder den Geschäftsführer weiterzuleiten. Geschäftsordnung 22.06.2014 Seite 3 von 6
8. Zahlung einer Ehrenamtspauschale (s. 10 der Satzung) 1. Für Mitglieder der GesVO (Wahlämter) 2. Für folgende Auftragsämter: Platzwart/e und Gerätewart/e 3. Max. Höhe: steuerl. Freibetrag gem. 3 Nr. 26a EStG - individuelle Festlegung durch ein Mitglied des GfVO 4. Der Ehrenamtsinhaber muss die Inanspruchnahme des steuerl. Freibetrages bestätigen. 9. Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb Einnahmen aus dem Wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb sind umsatz- und körperschaftssteuerpflichtige Einnahmen. Daher sind diese Einnahmen in der Buchhaltung des Hauptvereins bzw. der Sparten entsprechend zu verbuchen. Art der Einnahmen Bewirtungen gegen Entgelt (bei Vereinsfesten bzw. bei Sportveranstaltungen) Trikotspenden/Werbeschriften auf Trainingsanzügen von Dritten mit Werbeaufschriften Werbe- und Sponsorenverträge (incl. Werbeanzeigen in Vereinsveröffentlichungen/-publikationen Regelung o Nicht-Sportliche Veranstaltungen müssen von einem Mitglied des Geschäftsführenden Vorstandes genehmigt werden. o Bewirtungen bei Sportveranstaltungen müssen mit einem Mitglied des des GfVO bzw. dem Geschäftsführer abgestimmt werden. Sind einem Mitglied des GfVO oder dem Geschäftsführer mitzuteilen (Kopie der Rechnung des Lieferanten). Bedürfen der Zustimmung eines Mitgliedes des GfVO. 10. Erstattung von Fahrtkosten Über die Erstattungsregelungen von Fahrtkosten entscheidet vom Grundsatz die Gesamtvorstandschaft. Bisher sind hierzu keine Regelungen festgelegt. Bei diesen Regelungen (soweit sie erlassen werden) sind Vorschriften für steuerfreie Erstattungen zu beachten: o Besorgungsfahrten sowie Fahrten von Übungsleitern/Betreuern ohne Vergütung > pro gefahrenen km max. 0,30. o Fahrten von Übungsleitern mit Vergütung zu Auswärtsspielen (von W-E aus) > pro gefahrenen km 0,30 zzgl. je Mitfahrer 0,02. Geschäftsordnung 22.06.2014 Seite 4 von 6
11. Der Hauptverein übernimmt folgende Ausgaben für den Sportbetrieb für die Jugendförderung: a) Kosten für Schiedsrichter, Mannschaftsstartgelder und Turniergebühren b) Kosten für Startgelder/Turniergebühren für Einzelsportler können auf Antrag in Höhe von 50 % erstattet werden. für den allgemeinen Sportbetrieb a) Jährliche Verbandsabgaben (jedoch ohne Meldegebühren für Mannschaften/Sportler, Kosten für Pass-/Lizenzgebühren oder Verbandszeitschriften) soweit nicht besondere Regelungen für einzelne Sparten getroffen sind. b) Kosten für Sportgeräte und andere Ausgaben auf Antrag. 12. Abteilungen / Sparten 12.1 Grundsätzliches: o Die Abteilungen/Sparten sind rechtlich unselbständige und organisatorische Untergliederungen des Vereins. o Die Abteilungen/Sparten nehmen im Rahmen des satzungsgemäßen Vereinszweckes die Aufgaben für die jeweilige Sportart wahr. Dazu zählt auch die Vertretung des Vereins in den Belangen der Fachsportart gegenüber externen Institutionen/Fachverbänden. o Abteilungen/Sparten regeln die fachlichen Aufgaben des Sportbetriebes und die Angelegenheiten des internen Geschäftsbetriebes selbständig, jedoch unter Beachtung der Vorgaben der Satzung und ergänzender Bestimmungen des Vereins. o Verträge mit Außenwirkung können nur durch die Gesamtvorstandschaft, dem Geschäftsführenden Vorstand bzw. einem Mitglied des GfVO abgeschlossen werden. 12.2 Organe und Versammlungen: o Organe der Abteilungen/Sparten: mind. Spartenleiter/in sowie Sparten- Kassenverwalter/in. o Mindestens alle zwei Jahre ist von der Spartenleitung eine Spartenversammlung einzuberufen dort sind u.a. auch der Kassenbericht vorzutragen und Wahlen durchzuführen. Die Versammlung ist zu protokollieren Kopie an ein Mitglied der GfVO. o Die Mitglieder des GfVO haben das Recht an Versammlungen/Sitzungen der Abteilungen/Sparten teilzunehmen. 12.3 Erhebung von Spartenbeiträgen: o Jede Sparte hat einen eigenen Spartenbeitrag zu erheben. o Über die Höhe des Spartenbeitrages entscheidet die jeweilige Spartenleitung bzw. die GesVO. Die GesVO kann bezüglich der Spartenbeiträge auch entsprechende Regelungen erlassen. Geschäftsordnung 22.06.2014 Seite 5 von 6
12.4. Kassenführung der Sparten: o Die Kassenführung obliegt der jeweiligen Spartenleitung im Rahmen der zur Verfügungen stehenden Geldmittel. o Die Sparten dürfen Ihren Konten nicht überziehen und auch keine Kredite und Darlehen aufnehmen. o Der Spartenkassier hat jährlich bis Ende Februar des Folgejahres eine Kassenabrechnung zu erstellen und diese zusammen mit den Belegen und Kontoauszügen an den Geschäftsführer zur Archivierung, entsprechend der Vorgaben der Steuerrechtlichen Vorgaben, zu übergeben. Beschlossen in der Sitzung der Gesamtvorstandschaft am 22.07.2014! Geschäftsordnung 22.06.2014 Seite 6 von 6