Inventuranleitung procar informatik AG Seite 1 von 18
Anleitung zur Inventur in ec@ros Inhaltsverzeichnis 1 - Vorbereitungen:...3 2 - Zähllisten...5 2.1 - Erstellen einer Zählliste...5 2.2 - Erstellte Zähllisten drucken...6 2.3 - Zählung des Lagers...7 2.4 - Zähllisten erfassen...8 2.5 - Status der Zähllisten...9 3 - Inventurauswertung...10 3.1 - Inventurauswertung...10 4 - Abschluss Inventur...12 4.1 - Abschluss Inventur...12 4.2 - Übernahme der Zähllistenbestände...12 5 - Inventurliste...14 5.1 -!!!! Periodenende!!!!...14 5.2 - Daten der Inventurliste...15 5.3 - Druck der Inventurliste...16 6 - Übersicht der Inventur...17 6.1 - Übersicht der Inventur...17 7 - Fragen und Antworten:...18 procar informatik AG Seite 2 von 18
1 - Vorbereitungen: 1. Lesen Sie sich diese Anleitung genau und konzentriert durch. Sollte es auch nach dem Lesen noch offene Fragen in Bezug auf die Durchführung der Inventur geben, so klären Sie diese bitte vor dem Beginn der Inventur mit der ec@ros Hotline. 2. Überprüfen der offenen Aufträge. ACHTUNG: Alle Teile, die sich auf einem Auftrag befinden (Auftragsbestand) werden auf den Zähllisten nicht berücksichtigt und dürfen nicht gezählt werden. 3. Systemcheck durchführen. Admin Systemverwaltung Systemcheck = Überprüfen der Auftrags. und Bestellbestände Über den Punkt Systemcheck werden die Bestände anhand der Auftragsdatei überprüft und ggf. aktualisiert. Probleme könnten z.b. Altlasten aus Auto+ bereiten. Das Ausführen dieses Punktes läuft exklusiv, d.h. in dieser Zeit darf/ kann keiner im ec@ros arbeiten (Dauer: wenige Sekunden bis max. 1-2 min) ACHTUNG: Zur Inventur bitte nicht den Punkt Überprüfen Finanzbuchhaltung anwählen! Dies kann das System für mehrere Stunden blockieren. 4. Zubuchen der gelieferten Teile Damit auch wirklich alle im Lager befindlichen Teile auf den Zähllisten erfasst werden, versichern Sie sich bitte, dass alle gelieferten Teile im ec@ros System auch als Zugang registriert wurden. 5. Kontrollieren, ob noch alte, offene Zähllisten vorhanden sind, und diese ggf. löschen. Da Teile nur auf einer Zählliste aufgelistet werden können, sollten Sie alte Zähllisten löschen, um nicht Gefahr zu laufen, dass die von Ihnen neu erstellten Zähllisten nicht alle selektierten Teile enthalten. Lagerverwaltung Inventur Zähllisten Fernglas (suchen) 6. Löschen der Teile ohne Bewegung (Optional) Admin Systemverwaltung Systemverwaltung Sie haben die Möglichkeit, alle Teile, die in einem von Ihnen definierten Zeitraum nicht bewegt wurden und keinen Bestand aufweisen automatisch löschen zu lassen. Vorgehensweise: 1. Sie müssen einstellen, wie viele Monate ein Teil ohne Bewegung sein muss, damit es gelöscht werden kann. 2. Sie müssen die Möglichkeit des Löschens freischalten. 3. Soll eine eingetragener Lagerort kein Einfluss auf das Löschen der Teile haben, so setzen Sie bitte ein Haken im Feld Löschen von Teilen mit Lagerort erlauben. Diese Einstellungen können Sie unter folgendem Menüpunkt tätigen: Administrator > Systemverwaltung > Systemparameter > Systemparameter procar informatik AG Seite 3 von 18
Folgende Plausibilitäten müssen für das erfolgreiche Löschen eingehalten werden: - Teile dürfen innerhalb des von Ihnen eingegebenen Zeitraums (Monate, s.o.) nicht bewegt worden sein. - Alle Bestände müssen 0 sein. - Teile dürfen keinem Paket zugeordnet sein. - Teile dürfen auf keinem Bestellvorschlag enthalten sein. - Teile dürfen ggf. keinen Lagerort besitzen (siehe oben). - Teile dürfen keiner Zählliste zugeordnet sein. Über den Menüpunkt: Administrator > Systemverwaltung >System-Check> Löschen von Teilen ohne Bewegung können diese Teile gelöscht werden. 7. Tagesabschluss durchführen Werkstattbereich > Periodenende > Tagesabschluss 8. Zuordnung des gewünschten Zähllistenformulars Es existieren 3 Zähllisten unterschiedlicher Schriftgrößen, die Sie im Anhang dieser Liste als Beispiel Druck finden. So fügen Sie das gewünschte Formular zu: 1. Administration/ Firmenstammdaten/ Formulare 2. Wählen Sie unter Formulare den Bereich Zählliste 3. Klicken Sie auf Neu 4. Klicken Sie auf Importieren 5. Wählen Sie das gewünschte Formular aus dem Verzeichnis \ecaros\formulare\zählliste(1-3).xml und klicken Sie auf Öffnen. 6. Vergeben Sie einen Namen für dieses Formular, z.b.: Zählliste 1 7. Klicken Sie auf Anlegen Sie haben jetzt das Formular angelegt und müssen es noch den Druckbereichen zuordnen. 8. Markieren Sie im oberen Fenster, das von Ihnen neu angelegte Zählliste 1 Formular 9. Markieren Sie im Feld Formularzuordnungen die Zeile Zählliste und klicken Sie auf den Button Zuordnen 9. Drucken Sie sich bitte die ec@ros Inventur Checkliste aus uns haken Sie erledigte Punkte ab. procar informatik AG Seite 4 von 18
2 - Zähllisten 2.1 - Erstellen einer Zählliste Zunächst müssen Sie alle Teile Ihres Original Teilestamms auf einer oder mehreren Zähllisten erfassen, je nach Größe des Lagers, bzw. der Anzahl der zählenden Mitarbeiter. Lagerverwaltung Inventur Zählliste / Erstellen Sie haben folgende Sortiermöglichkeiten für das Erstellen ihrer Zähllisten. - nach Teilenummern - nach Lagerorten - nach Hauptgruppen Hier wird folgendermaßen sortiert: 1. Stelle 4-9 der Teilenummer 2. Stelle 1-3 der Teilenummer 3. Stelle 10-x der Teilenummer 4. Alle Teile, die mit einem Buchstaben beginnen, sortiert nach Teilenummer. - nach noch nicht gezählte Teile (Datum) Es werden alle Teile aufgelistet, die in dem von Ihnen definierten Zeitraum nicht gezählt wurden (permanente Inventur). In diesem Bsp. wird eine Zählliste nach Lagerort erstellt und zwar mit allen Teilen aus REGAL1 bis REGAL2. Weitere Zähllisten könnten dann von Regal 3 bis Regal 4 / Regal 5 bis Regal 6 usw. erstellt werden. Die Zählliste wird über den Button Erstellen generiert. Zum Schluss erstellen Sie bitte noch eine Zählliste ohne Selektionsangaben. So können Sie sicher sein, alle Teile Ihres Lagers auf Zähllisten erfasst zu haben. procar informatik AG Seite 5 von 18
2.2 - Erstellte Zähllisten drucken Nach dem Erstellen bekommen Sie die Zählliste angezeigt. Sie haben jetzt die Möglichkeit die Zählliste zu Drucken. Sollte Ihnen die Zählliste nicht gefallen, da Sie vielleicht zu viele oder zu wenige Teile selektiert haben, können Sie diese auch wieder Löschen. Sie sehen anhand des Beispiels, dass der Bestand = 0 ist, diese Bestände werden erst mit dem Start der Zählliste gefüllt, da zwischen dem Erstellen und dem Starten der Zähllisten noch Lagerbewegungen stattfinden können. Übernommen werden die aktuellen Teilebestände (Systembestand) aus dem Original Teilestamm. procar informatik AG Seite 6 von 18
Haben Sie den Button Drucken betätigt, so bekommen Sie zuerst eine Druckvorschau der Zählliste. Über das Druckersymbol links oben können Sie nun Ihren Drucker auswählen und die Zählliste ausdrucken. Sie bekommen die Teilenummer, die Bezeichnung und den Lagerort angezeigt und können den gezählten Bestand und eine Bemerkung pro Teil eingeben. Auf dieser Liste sollten Sie Ihre gezählten Bestände festhalten. 2.3 - Zählung des Lagers Nun sind Sie und Ihre Mitarbeiter gefordert. Die Teile in Ihrem Lager müssen gezählt und die ermittelten Bestände auf den zuvor gedruckten Zähllisten festgehalten werden. Zu diesem Zeitpunkt müssen die Zähllisten von Ihnen gestartet werden. Die aktuellen Bestände des Original Teilestamms werden als Sollbestand gespeichert. Achtung: Nach dem Starten der Zähllisten bis zum Abschluss der Inventur (Punkt 4) dürfen keine Lagerbewegungen stattfinden (Verkäufe, Zugänge, Berichtigungen usw.) procar informatik AG Seite 7 von 18
2.4 - Zähllisten erfassen Nach der Zählung müssen die ermittelten Bestände in ec@ros eingegeben werden. Öffnen Sie bitte über Lagerverw. Inventur Zähllisten Fernglas (Suchen) die betreffende Zählliste. Sie bekommen jedes Teil vorgeblendet und können dafür den gezählten Bestand eingeben. Nach der Eingabe des Bestands eines Teiles und dem Bestätigen mit ENTER wird automatisch das nächste Teil angezeigt. Wollen Sie die erfassten Bestände auf der Zählliste speichern, so klicken Sie bitte auf den Button Speichern. Über den Button Stop können Sie die erfassten Bestände löschen. Die Zählliste befindet sich wieder im Status Nicht gestartet. procar informatik AG Seite 8 von 18
2.5 - Status der Zähllisten Zähllisten, die noch nicht abgeschlossen wurden (Siehe Punkt 3), können über Lagerverwaltung Inventur Zähllisten und dem Klicken auf das Fernglas gesucht und aufgerufen werden. Zähllisten können folgenden Status haben: - Gestartet : Die Zählliste wurde gestartet und über den Button Abbrechen wieder verlassen. (Bereits eingegebene Bestände bleiben erhalten) - Nicht gestartet : Die Zählliste wurde noch nicht gestartet. - Teilergebnisse : Die Zählliste wurde gestartet, aber es wurden noch nicht alle gezählten Bestände (Ist-Bestand) erfasst. - Fertig : Die Zählliste wurde gestartet, es wurden alle gezählten Bestände (Ist-Bestand) erfasst. procar informatik AG Seite 9 von 18
3 - Inventurauswertung 3.1 - Inventurauswertung Über diesen Punkt können Sie ihre Inventur auswerten. Zunächst definieren Sie welche Zählliste/n Sie auswerten möchten. Dann müssen Sie entscheiden, über welche Schlüssel ausgewertet werden soll. - Alle Teile mit Differenz - Alle noch nicht gezählten Teile - Alle gezählten Teile - Alle Teile mit Differenz ab einem bestimmten Betrag. Über den Button Drucken wird nun die gewünschte Liste gedruckt. procar informatik AG Seite 10 von 18
Bsp.: Inventurauswertung Gezählte Teile Hier sehen sie den Ausdruck einer Inventurauswertung über den Bereich gezählte Teile der Zählliste Nr. 2. Buchungsbestand: Zählbestand: Differenz: Durch. EK-Preis: Differenzwert: Der Bestand der Teile beim Starten der Zählliste (Soll-Bestand). Der Bestand der gezählten Teile (Ist-Bestand). Die Differenz zwischen Buchungsbestand und Zählbestand. Durchschnittlicher Einkaufspreis (netto) des Teils. Differenz mal Durch. EK-Preis Sollte durch die Inventurauswertung auffallen, dass Fehler bei der Eingabe der Bestände gemacht wurden (z.b.: In der Zeile verrutscht oder es sind noch weitere Teile aufgetaucht), so können Sie die betreffende Zählliste noch mal aufrufen und den Bestand korrigieren. procar informatik AG Seite 11 von 18
4 - Abschluss Inventur 4.1 - Abschluss Inventur Über den Menüpunkt Abschluss Inventur können Sie nun Ihren Lagerbestand (System-Bestand) mit den gezählten Inventurbeständen (Ist-Bestand) Ihrer Zählliste/n aktualisieren. 4.2 - Übernahme der Zähllistenbestände Um den gezählten Bestand in ihr ec@ros zu übernehmen, wählen Sie bitte die entsprechenden Zähllisten aus und klicken auf Übernehmen. Die Bestände des Lagers werden nun automatisch mit den Beständen der Zähllisten aktualisiert. Hinweis: Bitte übernehmen Sie zuerst die fertigen Zähllisten und zum Schluss die Teilergebnisse. Übernehmen Sie fertige Zähllisten bekommen Sie folgende Meldung angezeigt. D.h. es wurden alle Teile der Zählliste übernommen. Übernehmen Sie Zähllisten mit Teilergebnissen haben Sie die Möglichkeit Zeilen ohne Ergebnis zu löschen. Das bedeutet: Ja Die Zählliste ist abgeschlossen: Alle gezählten Bestände werden übernommen und die Teile, die nicht gezählt wurden werden von der Zählliste gelöscht (als wären Sie nie auf der Zählliste aufgelistet gewesen) Es könnte eine neue Zählliste mit diesen Teilen erstellt werden. Nein Die Zählliste ist weiterhin offen: Alle gezählten Bestände werden übernommen und die Teile, die nicht gezählt wurden bleiben auf der Zählliste erhalten. D.h. die erstellte Zählliste bleibt bestehen, aber eben nur noch mit den noch nicht gezählten Teilen. Abbrechen Die Übernahme wird abgebrochen: Die Zählliste kann/muß zu einem späteren Zeitpunkt übernommen werden. procar informatik AG Seite 12 von 18
Bitte beachten Sie: Die Übernahme der Zähllisten kann einige Zeit in Anspruch nehmen (Test: eine Zählliste mit 2300 Teile wurde in ca. 20 min übernommen). Die Durchführung der Übernahme läuft exklusiv, d.h. in dieser Zeit kann Keiner im ec@ros arbeiten, folgender Hinweis wird angezeigt: Nach erfolgreicher Übernahme einer Zählliste bekommen Sie folgenden Hinweis angezeigt: procar informatik AG Seite 13 von 18
5 - Inventurliste 5.1 -!!!! Periodenende!!!! Bevor Sie nun die Inventurliste und die Übersicht der Inventur drucken, müssen Sie zuerst die 12. Lagerperiode abschließen. Lagerverwaltung - Periodenende Lager Sollten Sie sich nicht in der 12. Lagerperiode befinden, so müssen Sie die Lagerperioden bis zur 12. nacheinander beenden. procar informatik AG Seite 14 von 18
5.2 - Daten der Inventurliste Die Inventurbestände ermitteln sich aus den gezählten und übernommenen Beständen und den bis zum Abschluss der 12ten Lagerperiode stattgefundenen Bewegungen. Beispiel: Wir schauen uns die Bewegung des Scheinwerfers an, der in der Inventur erfasst wurde, der aber vor dem Abschließen der 12ten Lagerperiode noch bewegt wurde. Lagerbewegungsliste: Lfd. Nr. 2: Lfd. Nr. 3: Lfd. Nr. 4: Lfd. Nr. 5: Das Teil wurde in der Inventur (INV) mit 5 gezählt und so übernommen. Bestand = 5 Das Teil wurde 2x verkauft (VKF) Bestand = 3 Das Teil wurde 6x zugebucht (ZUG) Bestand = 9 Das Teil wurde 1x intern belastet (INT) Bestand = 8 Da jetzt die 12te Lagerperiode abgeschlossen wurde, wird in der Inventurliste ein Bestand von 8 angezeigt. Inventurliste: procar informatik AG Seite 15 von 18
5.3 - Druck der Inventurliste Über die Inventurliste erhalten Sie folgende Informationen: Teilenr; Bezeichnung; Lagerort; Verkaufspreis; Einkaufspreis; Bestand Inventur; Verkaufswert, Einkaufswert und den inneren Wert. Verkaufspreis: Ø - Verkaufspreis d. Teils (netto) Einkaufspreis Inv: Ø - Einkaufspreis d. Teils (netto) zum Zeitpunkt der Inventur. Bestand Inv.: Gezählter Bestand Verkaufswert: Verkaufspreis mal Bestand Inv. Einkaufswert: Einkaufspreis Inv. mal Bestand Inv. Innerer Wert: Bei Austauschteilen ist die Errechnung der Mehrwertsteuer besonders zu behandeln, hier wird zunächst 16% auf den vollen Betrag gerechnet. Zusätzlich werden auf 10% des VK Preises nochmals 16% berechnet! Das ist der innere Wert! Wir empfehlen weiterhin auch einen Export der Inventurliste im CSV-Format, da zu einem späteren Zeitpunkt ein Ausdruck der zu diesem Zeitpunkt aktuellen Inventurliste nicht mehr möglich ist. Über den Button Dateiexport den Speichern Dialog öffnen. In diesem Dialog über den Punkt Suchen in auswählen, wo die Liste gespeichert werden soll. Diesen Speicherort bitte merken, da diese Datei beim späteren Bearbeiten natürlich wieder gefunden werden muss. Im Feld Dateiname geben Sie den gewünschten Namen ein. (Bitte mit der gewünschten Endung z.b.: Inventurliste.csv) Über das Feld Dateityp können Sie den Speichertyp wählen: *.csv (Werte mit Kommas als Trennzeichen) Microsoft Excel Über den Button Speichern können Sie die Liste im angewählten Format speichern und somit mit externen Programmen (z.b.: Word & Excel) öffnen/weiterbearbeiten. procar informatik AG Seite 16 von 18
6 - Übersicht der Inventur 6.1 - Übersicht der Inventur Hier bekommen Sie die Gesamtübersicht der Inventurdaten unter der Berücksichtigung der Erlöszuordnungen angezeigt. Standardmäßig angelegte Erlöszuordnungen: Erlöszuordnung 0 = Original Teile Erlöszuordnung 2 = Zubehör Erlöszuordnung 3 = Reifen Erlöszuordnung 4 = Schmierstoffe Erlöszuordnung 8 = Schmierstoffe (Agentur) Erlöszuordnung 9 = Kraftstoffe (Agentur) Erlöszuordnung 10 = Fremdteile Service Erlöszuordnung 11 = Fremdzubehör Wir empfehlen weiterhin auch einen Export der Inventurübersicht im CSV-Format, da zu einem späteren Zeitpunkt ein Ausdruck der zu diesem Zeitpunkt aktuellen Inventurübersicht nicht mehr möglich ist. Über den Button Dateiexport den Speichern Dialog öffnen. In diesem Dialog über den Punkt Suchen in auswählen, wo die Liste gespeichert werden soll. Diesen Speicherort bitte merken, da diese Datei beim späteren Bearbeiten natürlich wieder gefunden werden muss. Im Feld Dateiname geben Sie den gewünschten Namen ein. (Bitte mit der gewünschten Endung z.b.: Inventurübersicht.csv) Über das Feld Dateityp können Sie den Speichertyp wählen: *.csv (Werte mit Kommas als Trennzeichen) Microsoft Excel Über den Button Speichern können Sie die Liste im angewählten Format speichern und somit mit externen Programmen (z.b.: Word & Excel) öffnen/weiterbearbeiten. procar informatik AG Seite 17 von 18
7 - Fragen und Antworten: 1. Auf der Zählliste erscheinen nicht alle selektierten Teile - Teile können nur auf einer Zählliste erscheinen. Überprüfen Sie bitte, ob es noch offene (alte) Zähllisten gibt. Diese Zähllisten löschen und neu erstellen. 2. Wie kann man sicher sein, alle Teile auf den Zähllisten erfasst zu haben? - Als letzte Zählliste sollte eine Zählliste ohne Selektion erstellt werden. Da Teile nicht 2x auf unterschiedlichen Zähllisten erscheinen können, werden auf dieser letzten Zählliste alle Teile erfasst, die bis jetzt noch nicht berücksichtigt wurden. 3. Die Inventurliste ist leer bzw. enthält die Daten der letzten Inventur - Die 12te Lagerperiode muss abgeschlossen werden, danach werden in der Inventurliste die aktuellen Daten angezeigt. 4. Was passiert mit den Teilen, die Sich auf einem Auftrag befinden? - Diese Teile werden während der Inventur nicht berücksichtigt, dürfen von Ihnen also auch nicht gezählt werden. Diese Auftragsbestände werden nach Abschluss der Inventur dem gezählten Bestand zugerechnet 5. Wie lange dauert das Erstellen und Übernehmen einzelner Zähllisten? - Die Übernahme einer Zählliste mit ca. 2300 Teilen dauerte in einem internen Test ca. 20 min. Bitte beachten Sie, dass dieser Wert nur eine Richtzeit ist und aufgrund der eingesetzten Hardware und Systemauslastung abweichen kann. 6. Wie kann ich mir eine Liste erstellen, mit allen negativen Beständen und was muss ich mit diesen Teilen machen. - Die Liste erstellen Sie über den Bereich Listendruck > Ersatzteilbestandslisten > Bestandliste, suchen nach Lagerbestand von -9999 bis -1. Normalerweise müssen Sie die Bestände vor der Inventur nicht korrigieren, diese werden durch die Inventur korrigiert. Überprüfen Sie aber bitte den Punkt 5 der Vorbereitungen. procar informatik AG Seite 18 von 18