1 Europäische Zahlungsabwicklung Effizienz steigern und Kosten senken Kurzversion München, 22. Juni 2012
AUSGANGSSITUATION Quelle: Roland Berger Studie "Europäische Zahlungsabwicklung" Juni 2012 2 In der Studie "Europäische Zahlungsabwicklung" wurde ein Potenzial zur Standardisierung identifiziert Management Summary (1/2) Ziel der Studie "Europäische Zahlungsabwicklung" war es, die Vorteile einer Standardisierung und Harmonisierung der Auftragsabwicklung und Rechnungserstellung auf europäischer Ebene herauszuarbeiten Die Studie wurde im April/Mai 2012 in der Konsumgüterindustrie durchgeführt Unter den teilnehmenden Unternehmen konnte ein Potenzial für Effizienzsteigerungen durch Standardisierung in der Zahlungsabwicklung identifiziert werden. Wesentliche Ursachen hierfür sind insbesondere: Hoher Komplexitätsgrad (getrieben durch die Anzahl Kunden, Transaktionen etc.) Vielzahl rechtlicher Vorschriften (z.b. Umsatzsteuer, Vorsteuer) Geringe internationale Nutzung von elektronischen Datenübermittlungssystemen wie EDI Verzögerungen beim Zahlungseingang Nationale Stammdatensysteme in internationalen Unternehmen Zum Teil hohe Prozesskosten
POTENZIAL Quelle: Roland Berger Studie "Europäische Zahlungsabwicklung" Juni 2012 3 Der Mehrwert einer Standardisierung liegt in einer Kostenersparnis sowie Verbesserung von Liquidität und Prozessqualität Management Summary (2/2) Verbesserungspotenzial wurde insbesondere bei Zahlungsprozessen gesehen, wobei länderübergreifende Standardisierung ein wichtiges Thema ist. Belieferungs- und Beschwerdeprozesse wurden als weniger verbesserungswürdig eingestuft Zusätzlichen Wert in der Standardisierung sahen die Befragten insbesondere bei folgenden Punkten: Kostenersparnis: eine Reduktion der Follow-up-Arbeit sowie weniger gebundene Mitarbeiterzeit Liquiditäts- und Working-Capital-Verbesserung: frühere Zahlungseingänge der Kunden sowie geringerer Koordinationsaufwand mit Kunden Verbesserte Prozessqualität: geringere Fehlerquote Die Höhe der Kostensenkungspotenziale durch eine standardisierte Abwicklung wurde von den Befragten sehr unterschiedlich eingeschätzt. Mehr als die Hälfte sahen sie bei 0-5% der heutigen Prozesskosten, für 33% der Befragten lagen sie im Bereich von 11-20%
4 Potenzial zur Standardisierung der europäischen Zahlungsabwicklung ist vorhanden (1/2) 1 Hoher Komplexitätsgrad 2 Vielzahl rechtlicher Vorschriften Ø Anzahl von Transaktionen pro FTE im Rechnungswesen [Anzahl; %] 0-500 13 500-5.000 3 "Nationale Unterschiede müssen zwingend beachtet werden. Zum Beispiel wird die Off-Invoice- Vergütung (bei z.b. Promotions) in Deutschland oft angewandt, im UK ist sie aber weniger üblich." 3 Elektronische Datenübermittlung als nationaler Standard Standarddatenübermittlung Inland Ja Nein 92 Ausland Grenzüberschreitend 5.000-50.000 >50.000 Hersteller von Speiseölen für die Feinkostindustrie EDI 75 EANCON Andere 0 0 Hohe Anzahl Kreditoren- /Kundenkonten und daraus resultierender Transaktionen Rechtliche Vorschriften (z.b. Umsatzsteuer, Vorsteuer) und nationale Unterschiede bei der Rechnungsstellung Primär national genutzte Standards zur Datenübermittlung (z.b. EDI), geringe internationale Nutzung
5 Potenzial zur Standardisierung der europäischen Zahlungsabwicklung ist vorhanden (2/2) 4 Verzögerungen beim 5 Breite Streuung der Zahlungseingang Prozesskosten 6 Feste organisatorische Verankerung inhouse Ø Anteil fälliger Zahlungen an allen Rechnungen [%] <10% 10-20% 20-30% 9 1 73 Firmengröße Umsatz 2011 [Mio. EUR] 10.000 1.000 100 10 1 0 5 10 15 20 30 35 Prozesskosten [EUR] 1) Standardisierung von Master Data 2) [%] Bei Produktstammdaten Landes- oder gesellschaftsspezifisch Unternehmensweit Bei Kundenstammdaten Landes- oder gesellschaftsspezifisch Unternehmensweit 64 73 3 92 Langsamer Zahlungsfluss durch Differenzen bei Preisen und Volumina treibt Anteil fälliger Rechnungen Positive Korrelation zwischen Firmengröße und Prozesskosten für die Zahlungsabwicklung Rechnungswesen inhouse mit nationaler und gesellschaftsspezifischer Stammdatenbearbeitung 1) Personal- und Materialkosten, inkl. IT; Prozesskosten je relevante Transaktion im Rechnungswesen 2) Mehrfachnennungen möglich
6 Größtes Verbesserungspotenzial wird bei Zahlungsprozessen gesehen Länderübergreifende Standardisierung ist wichtiges Thema Potenzial zur Verbesserung von Prozessen Verbesserungspotential von Prozessen mit dem Handel 1) [% ] Länderübergreifende Standardisierung als wichtiges Thema [% ] Zahlungsprozess 50 Reklamationsprozess 33 Ja 77 Lieferprozess Nein 23 Informationsfluss Stammdaten (Artikel-, Kundeninformationen) Geringes Verbesserungspotenzial (Priorität 4/5) Großes Verbesserungspotenzial (2/3) Größtes Verbesserungspotenzial (1) Ranking: 1 = größtes Verbesserungspotenzial bis 5 = kein Verbesserungspotenzial 1) Mehrfachnennungen möglich
7 Mehrwert vor allem durch Working Capital Verbesserung und geringere Fehlerquote Chancen einer Standardisierung Einschätzung der Industrie 1) Kostenersparnis [% ] Liquiditäts- und Working- Capital-Verbesserung [% ] Verbesserte Prozessqualität [% ] Weniger Follow-up- Arbeit Weniger gebundene Mitarbeiterzeit Schnellerer interner Bestellungs- und Zahlungsdurchlauf Möglichkeit der Nutzung externer Ressourcen 50 5 42 50 92 Frühere Zahlungseingänge der Kunden Geringerer Koordinationsaufwand mit Kunden Frühere Rechnungserstellung 50 42 42 50 67 Geringere Fehlerquote Bessere Datenqualität als Entscheidungsgrundlage Geringere MwSt.- Risiken Besseres Management von Ausfallrisiken 50 42 75 75 100 Geringere IT-Kosten 100 Höchste Wichtigkeit (1) Hohe Wichtigkeit (2-3) Geringe Wichtigkeit (4-5) 1) Einschätzung auf Skala (1 = sehr wichtig; 5 = unwichtig), Mehrfachnennungen möglich Keine Angaben
Einsparpotential von bis zu 20 Prozent der Prozesskosten möglich Kostensenkungspotenziale Höhe der Kostensenkungspotenziale durch standardisierte Abwicklung [% der heutigen Prozesskosten] Weitere Kostensenkungspotenziale [% ] <5% 56 100% EDI-Abwicklung 50 33 5-10% 11-20% 11 33 Korrekte Preis- und/oder Konditionsinformation 67 Korrekte Artikelstammdaten 33 5 Korrekte Rechnungsund Lieferanschriften 67 Höchste Wichtigkeit (1) Geringe Wichtigkeit (4-5) Hohe Wichtigkeit (2-3) Keine Angaben Ranking: 1 = sehr wichtig bis 5 = gar nicht wichtig
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