DIN-gerecht Texte gestalten 2 Kaufmännischer Schriftverkehr DIN-gerecht Texte gestalten IKTX Oktober 2000 Seite 1
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DIN-gerecht Texte bearbeiten Inhaltsverzeichnis Qü 2 Seite Zeichen, Hervorhebungen Zahlen, Zahlengliederungen 4 Maße, wissenschaftliche Ausdrücke 6 Abkürzungen 8 Hervorhebungen 10 Textgliederung Absätze 12 Abschnitte 14 Aufzählungen 16 Inhaltsverzeichnisse 18 Tainingsaufgaben Absätze und Abschnitte einfügen 20 Aufzählungen darstellen 22 Inhaltsverzeichnis anlegen 24 Fallstudie Texte gestalten 26 IKTX Oktober 2000 Seite 3
2 Zeichen, Hervorhebungen Zahlen, Zahlengliederungen images/iktx0201.gif 1. Welche postalische Angabe wird in 2er Gruppen gegliedert? Seite 4 Oktober 2000 IKTX
Zeichen, Hervorhebungen Zahlen, Zahlengliederungen 2 Werden Zahlen in größeren Gruppen eingesetzt (Preise, Kalenderdaten), kann ihr Informationsgehalt beim Lesen eines Textes oft nur auf den zweiten Blick erfasst werden. Eine Verbesserung bringt eine normgerechte Schreibweise von Zahlen und Zahlengruppen, wie sie die DIN 5008 vorsieht. Komma Die Teilung von dezimalen Zahlen wird durch das Komma ohne zusätzliches Leerzeichen gekennzeichnet: 99,99 DM 44,23 5,34 m 0,521 kg Bei ganzen Zahlen kann das Komma entfallen: Doppelpunkt 5 DM 70 000 kg 40.000 DM 20.000 Nichtdezimale Zahlen wie die Uhrzeit werden durch einen Doppelpunkt gekennzeichnet: Beginn: 08:30 UhrEnde: 16:15 Uhr Bei Uhrzeiten müssen Leerstellen durch Nullen ersetzt werden. Punkt Bei alphanumerischen Kalenderdaten wird der Monatsname vollständig oder als Wort abgekürzt geschrieben. Dagegen werden in der DIN 1355 "Zeit-Kalender- Wochennummerierung, Tagesdatum, Uhrzeit" alle Monatsangaben mit nur drei Buchstaben und ohne Punkt abgekürzt: Jan - Feb - Mrz - Apr - Mai - Jun - Jul - Aug - Sep - Okt - Nov - Dez Ebenfalls wird die Gliederung von Beträgen mit mehr als 3 Stellen vor dem Komma mittels Punkt aus Sicherheitsgründen empfohlen: Mittestrich 54.321,00 DM Für numerische Kalenderdaten gilt die Reihenfolge "Jahr, Monat, Tag". Die Angabe von Tag und Monat erfolgt zweistellig: 00-05-102000-05-10 Gelesen wird das Datum von hinten nach vorn, also wie bisher. Wem dies nicht gefällt, verwende die alphanumerische Form. Leerschritte Zahlen mit mehr als 3 Stellen vor oder nach dem Komma weden in 3er Gruppen gegliedert: 5 345 km 0,123 456 m Die Regeln für besondere Zahlengliederungen aus den Bereichen Post und Telekommunikation sind nebenstehender Grafik zu entnehmen. IKTX Oktober 2000 Seite 5
2 Zeichen, Hervorhebungen Maße, wissenschaftliche Ausdrücke images/iktx0202.gif 1. Geben Sie noch einige Maßeinheiten aus Ihrem Arbeitsumfeld an. Seite 6 Oktober 2000 IKTX
Zeichen, Hervorhebungen Maße, wissenschaftliche Ausdrücke 2 Insbesondere bei der Gestaltung von technisch-wissenschaftlich orientierten Texten ist die Schreibweise von Maßen und wissenschaftlichen Ausdrücken von Bedeutung. Sie richtet sich in erster Linie nach den Angaben des DUDEN, den Vorschriften aus der Gesetzgebung sowie den DIN-Normen. Maßeinheiten Von allgemeinem Interesse sind folgende Regeln: Maßeinheiten und Abkürzungen werden durch ein Leerzeichen von der vorausgehenden Ziffer oder Zahl getrennt.<pre><font size=5>5 m³ <font size=5>25 C <font size=5>0,5 mm</pre> Zeichen Exponenten und Indizes Mathematische Formeln Alleinstehende hochgestellte Zeichen folgen unmittelbar auf den Zahlenwert.<PRE><font size=5>350 <font size=5>5 1 /4" <font size=5>12 5 10"</PRE> Exponenten und Indizes werden ohne Leerzeichen angefügt<pre><font size=5>a² + b² = c² <font size=5>h ² O <font size=5>a no...nnn</pre> Mathematische Formeln werden unter Verwendung eines Bruchstriches geschrieben. Seine vertikale Lage bezieht sich auf die Grundzeile, seine Länge richtet sich nach der Lage des ersten und letzten Schriftzeichen des Bruches. IKTX Oktober 2000 Seite 7
2 Zeichen, Hervorhebungen Abkürzungen images/iktx0203.gif 1. Tragen Sie nachfolgenden Abkürzungen mit ihrem Wortlaut in eine Tabelle ein: Abt., Gebr., Nachf., i. A., u. a. m., m. E., o. a., GmbH, kwh Seite 8 Oktober 2000 IKTX
Zeichen, Hervorhebungen Abkürzungen 2 Aussagen und Formulierungen, die sich häufig wiederholen und allen Korrespondenzpartnern bekannt sind, werden aus Gründen der Zeit- und Platzersparnis abgekürzt. Dabei müssen im Wesentlichen vier Grundregeln eingehalten werden: Regel 1 Regel 2 Ein einzelnes, abgekürztes Wort, bei dem die Abkürzung im vollen Wortlaut ausgesprochen wird, muss mit einem Punkt abgeschlossen werden. Steht die Abkürzung am Satzende, schließt dieser den Satzschlusspunkt ein. Folgen mehrere abgekürzte Wörter aufeinander, bei denen die Abkürzungen voll ausgesprochen werden, erfolgt zudem eine Trennung durch ein Leerzeichen. Bei mehrgliedrigen Abkürzungen ist darauf zu achten, dass diese beim Zeilenumbruch nicht getrennt werden. falsch:...500 m ü.d.m. richtig:...500 m ü. d. M. Regel 3 Regel 4 Abkürzungen, die als selbständige Wörter gesprochen werden, erhalten weder Punkt noch Leerzeichen zwischen den einzelnen Zeichen. Maße, Gewichte und Währungseinheiten werden ohne Punkt und Leerzeichen abgekürzt. Ausnahmen gelten für nichtdezimale Einheiten. IKTX Oktober 2000 Seite 9
2 Zeichen, Hervorhebungen Hervorhebungen images/iktx0204.gif 1. Bitte gliedern Sie folgenden Wortlaut durch Einrückung, Unterstreichung und Sperrung:... fordern wir Sie auf, bis zum xx-xx-xx DM..,.. (..,..) zu überweisen. Sollten Sie diese Frist erneut nicht einhalten, sehen wir uns leider gezwungen, gerichtliche Schritte einzuleiten. Seite 10 Oktober 2000 IKTX
Zeichen, Hervorhebungen Hervorhebungen 2 Die vielfältigen Möglichkeiten der computergestützten Textverarbeitung lassen für die optische Gestaltung des Schriftgutes kaum noch Wünsche offen. Im normalen Geschäftsalltag wird die Hervorhebung besonderer Textteile durch folgende Verfahren erreicht: Einrücken Zentrieren Unterstreichen Fettdruck Einzurückende Textteile werden durch je eine Leerzeile vom übrigen Text abgesetzt. Die Einrückung beginnt bei normgerechten Schriftstücken immer bei 2,54 cm. DieTextteile werden wiederum durch je eine Leerzeile vom übrigen Text abgesetzt. Die Angaben eines Textes sollen hierbei in der Mitte der Zeile angeordnet werden. Hervorzuhebende Textteile werden durch eine einfache (oder je nach Programm zu wählende) Linie unterstrichen. Ausnahmen gelten für die Summenbildung. Unterstreichungen beginnen mit dem ersten und enden mit dem letzten Zeichen des zu unterstreichenden Ausdrucks. Satzzeichen, Anführungszeichen, Klammern usw. sind Bestandteile des Ausdrucks und werden folglich mit unterstrichen. Gerne wird auch der Fettdruck zum Hervorheben einzelner Wörter oder Textteile verwendet. Die Schrift wird hierfür doppelt gedruckt. Großbuchstaben Schriftart Schattierung Gelegentlich wählt man Großbuchstaben und Kapitälchen als Mittel der Hervorhebung. Ebenfalls kann durch Wechsel von Schriftart und -größe eine schöne Hervorhebung erreicht werden. Insbesondere Überschriften werden oft durch einen Rahmen und Hintergrundschattierung hervorgehoben. IKTX Oktober 2000 Seite 11
2 Textgliederung Absätze images/iktx0205.gif 1. In welchen Fällen werden Sie Absätze durchnummerieren? Seite 12 Oktober 2000 IKTX
Textgliederung Absätze 2 Absätze (1) Eine präzise und verständliche Darstellung eines Sachverhaltes in schriftlicher Form macht es erforderlich, Texte nach Sinneinheiten zu gliedern. Diese werden durch die Bildung von Absätzen optisch hervorgehoben, so dass der Text an Übersichtlichkeit und Lesbarkeit gewinnt. Absätze werden innerhalb des Textes durch eine Leerzeile voneinander getrennt. Absätze (2) Zur besseren Übersicht oder um an anderer Textstelle darauf verweisen zu können, werden Absätze gerne durch Ziffern, Buchstaben, Mittestrich oder ähnliche Zeichen gekennzeichnet. Nach dem Gliederungszeichen folgt mindestens ein Leerzeichen. Grundsätzlich können hierfür die von dem jeweiligen Textverarbeitungsprogramm vorgesehenen Varianten aus "Format Absatz" gewählt werden. Absätze sind vom vorhergehenden und vom nachfolgenden Text durch je eine Leerzeile zu trennen. IKTX Oktober 2000 Seite 13
2 Textgliederungen Abschnitte images/iktx0206.gif 1. Welche Unterschiede bestehen bei der Nummerierung von Absätzen und Abschnitten? Seite 14 Oktober 2000 IKTX
Textgliederungen Abschnitte 2 Eine Gliederung durch Abschnitte wird gewählt, wenn in einem Text unterschiedliche Sachverhalte beschrieben werden. Kennzeichnung Abschnittsüberschrift en Die Kennzeichnung eines Abschnittes erfolgt durch eine Überschrift, die aus einer fortlaufenden Nummerierung, gefolgt von mindestens zwei Leerzeichen und dem Überschriftstext besteht. Abschnittsüberschriften sind durch je eine Leerzeile vom vorherigen und vom nachfolgenden Text abzusetzen. Die Überschriften werden ohne Satzzeichen geschrieben. Die Abschnittstexte enden mit einem Punkt. IKTX Oktober 2000 Seite 15
2 Textgliederungen Aufzählungen Ordnungszahlen... für die am 2000-05-03 in Ihrem Hause stattfindende Besprechung schlagen wir folgende Tagesordnung vor: 1. Darstellung unserer Produktpalette 2. Diskussion Ihrer Anforderung 3. Erarbeitung eines Konzeptvorschlags Sollten Ihrerseits noch weitere Punkte gewünscht werden, bitten wir um Nachricht bis... Mittestrich In dem obengenannten Reisepreis sind folgende Leistungen enthalten: - Flug ab/an Frankfurt - Übernachtung mit Frühstück für 13 Nächte - Reiseleitung - Abendprogramm Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche... Kleinbuchstaben Für die Ausstattung Ihrer Büroräume können wir Ihnen aus unserem Programm folgende Produkte anbieten: 1. Computer a) Zentraleinheiten b) Bildschirme c) Tastaturen 2. Peripheriegeräte a) Drucker b) Magnetbandgeräte 1. Welche Regelung gilt für Aufzählungen mit Ordnungszahlen? Seite 16 Oktober 2000 IKTX
Textgliederungen Aufzählungen 2 Aufzählungen innerhalb von Absätzen oder Abschnitten erhöhen die Aufmerksamkeit des Lesers und fördern durch ihren klaren Aufbau die Aussagekraft des Textinhaltes. Die DIN 5008 sieht drei Möglichkeiten vor, die Einzelpunkte einer Aufzählung zu gliedern: Ordnungszahlen Mittestrich Buchstaben Natürliche Zahlen, gefolgt von einem Punkt und einem Leerzeichen, werden am häufigsten für Aufzählungen verwendet (vgl. unten Word-Dokument 1). Der Mittestrich mit nachfolgendem Leerzeichen wird bei optisch besonders hervorzuhebenden Textteilen verwendet (vgl. unten Word-Dokument 2). Lateinische Kleinbuchstaben mit Nachklammer werden bei Aufzählungen eingesetzt, die bereits Absatz- oder Abschnittsnummern enthalten (vgl. unten Word-Dokument 3). Format Alle Aufzählungsformen beginnen bei einer gemeinsamen Fluchtlinie und werden durch eine Leerzeile vom übrigen Text getrennt (siehe Abbildung links). Um die Transparenz bei mehrgliedrigen Aufzählungen zu erhöhen, ist eine Vermischung der Aufzählungsformen in manchen Fällen angebracht. Beginn und Ende der Aufzählungen sind vom übrigen Text durch eine Leerzeile abzusetzen. Die einzelnen Aufzählungseinheiten können wahlweise durch jeweils eine Leerzeile getrennt werden. Dies empfiehlt sich insbesondere, wenn sie mehrzeilig sind. Weder nach kurzen Aufzählungen noch nach vollständigen Sätzen folgt ein Satzzeichen. IKTX Oktober 2000 Seite 17
2 Textgliederungen Inhaltsverzeichnisse 1. Welche Regeln sind bei der Anfertigung eines normgerechten Inhaltsverzeichnisses zu beachten? Seite 18 Oktober 2000 IKTX
Textgliederungen Inhaltsverzeichnisse Das Inhaltsverzeichnis ist ein streng gegliedertes Abbild eines Textes. Es informiert darüber, welche Themen ein Text im Einzelnen behandelt und wie diese gegliedert sind. 2 Gliederung Bei der Festlegung der Gliederungstiefe ist zu beachten, dass eine zu feine Untergliederung einerseits die Übersichtlichkeit beeinträchtigt, andererseits dem Inhaltsverzeichnis einen Nachschlagecharakter verleiht. Im Allgemein ist ein knappes, überschaubares Inhaltsverzeichnis zu empfehlen, das gegebenenfalls durch ein Sachwortregister ergänzt wird. Inhaltsverzeichnisse tragen die Überschrift "Inhalt". Klicken Sie die links unten angeordneten Symbole um sich 2 Beispiele für Gliederungen anzusehen. Numerische Kennzeichnung Abschnittsnummern und Überschriftstext beginnen jeweils an einer gemeinsamen Fluchtlinie. Nach den Abschnittsnummern folgen mindestens zwei Leerschritte. IKTX Oktober 2000 Seite 19
2 TA Trainingsaufgaben Absätze und Abschitte einfügen Diplomarbeit Die in unserer Firma installierte Großrechenanlage unterstützt vielerlei Arbeitsgänge. Dazu ist hervorzuheben, dass xx Leute gleichzeitig Aufträge dem Rechner übertragen. Diese Operationen werden von der Anlage ebenfalls gleichzeitig abgearbeitet. Erstens Geschwindigkeit. Die gleichzeitige Arbeitsentwicklung beeinträchtigt die Rechnergeschwindigkeit. Je mehr Anwender dem Rechner Aufträge übertragen, die dieser gleichzeitig abzuwickeln hat, um so langsamer wird die Anlage. Zweitens Fehlerquoten. Eine Häufung der Fehlerquote konnte bisher nicht festgestellt werden. Die vorgenannten Ausführungen weisen bereits darauf hin, dass bezüglich der Rechnergeschwindigkeit Nachteile entstehen. Diese sind durch umfangreiches Tuning zu beheben. Seite 20 Oktober 2000 IKTX
Trainingsaufgaben Absätze und Abschnitte einfügen TA 2 Aufgabenstellung Herr Bauer, Techniker in der Hardwareabteilung bei Herrn Hendling, hat ein Abendstudium mit dem Ziel Diplom-Informatiker belegt. Jeder bei PRAXIS freut sich über so viel Eigeninitiative und hilft Herrn Bauer bei der Stoffsammlung für seine Diplomarbeit. Sie sind seine letzte Anlaufstelle bezüglich korrektem Deutsch und Gestaltung. Bitte helfen Sie Herrn Bauer, den Text in Absätze und Abschnitte zu gliedern. Arbeitsschritte Bearbeiten Sie den Text links entsprechend der Aufgabenstellung. Speichern Sie Ihr Ergebnis und übertragen Sie es ggf. an den Teletutor. IKTX Oktober 2000 Seite 21
2 TA Trainingsaufgaben Aufzählungen darstellen Nach längerer Maschinenbeobachtung und diversen Auslastungsanalysen werden verschiedene Maßnahmen zur Performance-Verbesserung durchgeführt. Tuning Langlaufende Programme Es wird überprüft, worauf der Langläufer zurückzuführen ist. Mehrere Möglichkeiten kommen dafür in Frage: Zeit Das Programm benötigt eine bestimmte Zeit, um komplett abgearbeitet zu werden. Daten Es wird Aufschlag eine große Menge verschiedener Datenbanken zugegriffen. In beiden Fällen wird dem langlaufenden Programm keine Priorität eingeräumt. Es wird in weniger arbeitsintensiven Zeiten Mittagspause etc. gestartet. Kurzlaufende Programme Kurzprogramme mit a geringem Zeitaufwand b wenigen Datenzugriffen werden vorgezogen und erhalten eine bestimmte Priorität. Seite 22 Oktober 2000 IKTX
Trainingsaufgaben Aufzählungen darstellen TA 2 Aufgabenstellung Herr Bauer kommt mit der Fortsetzung seiner Arbeit zum Thema "Geschwindigkeit" (Punkt 1 aus vorherigem Training) und bittet Sie um Hilfe bei der Gliederung des Textes. Arbeitsschritte Bearbeiten Sie den Text links entsprechen der Aufgabenstellung. Speichern Sie Ihr Ergebnis und übertragen Sie es ggf. an den Teletutor. IKTX Oktober 2000 Seite 23
2 TA Trainingsaufgaben Inhaltsverzeichnis anlegen images/iktx0211.gif Seite 24 Oktober 2000 IKTX
Trainingsaufgaben Inhaltsverzeichnis anlegen TA 2 Aufgabenstellung Leider hat das Textverarbeitungssystem von Herrn Bauer keine Möglichkeit, ein Inhaltsverzeichnis automatisch zu erstellen. Herr Bauer muss deshalb das Inhaltsverzeichnis aus den beiden vorherigen Stoffsammlungen selbst erstellen. Bitte helfen Sie ihm dabei. Arbeitsschritte Bearbeiten Sie den Text links entsprechend der Aufgabenstellung. Speichern Sie Ihr Ergebnis und übertragen Sie es ggf. an den Teletutor. IKTX Oktober 2000 Seite 25
2 TF Fallstudie Texte gestalten images/iktx0212.gif Seite 26 Oktober 2000 IKTX
Fallstudie Texte gestalten TF 2 Herr Bauer kommt mit seiner Diplomarbeit gut voran. Er möchte die Angaben zur Großrechenanlage in Form eines Datenblattes darstellen, einen kurzen, erklärenden Text zum Aufstellungsort folgen lassen und die Vorzüge eines Wartungsvertrages beschreiben. Bitte helfen Sie ihm dabei! Datenblatt gestalten Großrechenanlage Datenblatt Maße: Höhe mal Breite mal Tiefe: nnnn Zentimeter mal nnnn Zentimeter mal nnnn Zentimeter Gewicht: xx,xx Kilogramm Leistung: xxxxxx Millionen Instruktionen per Sekunde Frequenz: xxxx Hertz Klima: von xx Grad Celsius bis xx Grad Celsius Kühlung: xx Liter Wassertank Kosten: xxxxxxx Mark Stellplatzüberlegungen beschreiben Vorzüge eines Wartungsvertrages darlegen Der Aufstellungsort der Großrechenanlage muss sorgfältig geprüft werden. Dabei ergeben sich zum Beispiel folgende Überlegungen: Der Druck der Maschine darf xx Pascal pro Quadratmeter nicht übersteigen. Eine Wasserkühlung ist erforderlich, eventuell kann eine bereits vorhandene mitgenutzt werden. Gegebenenfalls ist an einen entsprechenden zusätzlichen Einbau zu denken, beziehungsweise wird eine Neuverkabelung erforderlich; dazu werden xx Meter Spezialkabel benötigt. Selbstverständlich ist auch auf die Sicherheit zu achten: Zugänglichkeit, Fluchtwege, CO2- Gasanlage für den Brandfall und so weiter. Es empfiehlt sich, für solch eine Großrechenanlage einen Wartungsvertrag mit dem Hersteller abzuschließen. Dieser Wartungsvertrag kann den gesamten Dreischichtbetrieb, also von 06:00 Uhr - 2 Uhr nachmittags, von 14:00 UHR bis 22:00 Uhr, von 22:00 Uhr bis 06:00 Uhr abdecken. Es besteht aber durchaus die Möglichkeit, den Vertrag nur über den Zweischichtbetrieb von 06:00 Uhr bis 22:00 Uhr abzuschließen. Von Vorteil ist die Vierungdzwanzigstundenwartung. Sie garantiert sofortigen Technikereinsatz, unmittelbare Ersatzteillieferung geringen Maschinenausfall. Als Nachteil sind die hohen Wartungskosten anzuführen. Jedes Unternehmen, das den Einsatz einer Großrechenanlage plant, sollte sich deshalb vom Hersteller beraten lassen. Ansprechpartner Als absoluter Fachmann gilt Herr Huber von der Firma Global Aktiengesellschaft, Große Straße 1, Postfach 30 30 30, 80339 München, Telefonnummer (0 89) 11 11 22 22, Telefaxnummer (0 89) 11 11 11, Fernschreibnummer 2233445GLOD. Er ist zu Auskünften gerne bereit. Arbeitsschritte Klicken Sie auf das Symbol unten links und bearbeiten Sie die Aufgabenstellung. Speichern Sie Ihr Ergebnis und übertragen Sie es ggf. an den Teletutor. IKTX Oktober 2000 Seite 27