Automatische Erkennung von Eingangsbelegen mit dem ELO DocXtractor Carsten Mahnke, ELO Digital Office GmbH Vertriebsbereichsleiter Nord

Automatische Erkennung von Eingangsbelegen mit dem ELO DocXtractor Carsten Mahnke, ELO Digital Office GmbH Vertriebsbereichsleiter Nord

Anforderungen an die digitale Rechnungseingangsverarbeitung Mögliche Problemstellungen: Lange Durchlaufzeiten Unsicherheit: Rechnungsbestand unter Kontrolle? Zeitaufwändige manuelle Bearbeitung und Erfassung Fehlerbehaftung, da keine Validierung möglich Datenredundanzen Risiko der Skontofrist-Überschreitung Mangelhafte Transparenz über den gesamten Prozess hinweg Individual-Schnittstellen oft Dauerbaustellen 3

Automatisches Erkennen klassischer Dokumente Die Herausforderung Formular Teilstrukturiertes Dokument Free-Form Dokument Input-Medien: Papier, E-Mail, Fax etc. 4

Unternehmenswissen Manuelle Erfassung Rechnungseingangsverarbeitung Die Herausforderung Der Mensch als Schnittstelle zwischen Papier und ERP-System Die Problematik - Hohe manuelle Erfassungs- und Verarbeitungskosten (3-12 ) Medienbruch Unternehmens-DB Geschäftsprozesse ERP - System Hohe Fehleranfälligkeit bei manueller Erfassung Redundante Datenerfassung Keine optimale Prozessdurchgängigkeit Hohe Durchlaufzeiten in der Rechnungsbearbeitung (Überschreiten von Terminen) 5

Rechnungseingangsverarbeitung Die Herausforderung Technische Erfolgsfaktoren für die Rechnungsverarbeitung + + Prozess-Qualität Prozess-Geschwindigkeit Prozess-Flexibilität Hohe Datenqualität bei geringer Nachbearbeitung Homogener Datenbestand (Konsistenz mit ERP-/ Bestandsführungs-Systemen) Durchgängigkeit der Rechnungsbearbeitung Prozessbeschleunigung und Automatisierung Termintreue (Einhalten von Zahlungsfristen, Ausnutzen von Skonti,...) Cash-Flow-Optimierung Verarbeitung von Rechnungsbelegen verschiedenster Kreditoren Kein Anpassungsaufwand bei neuen Kreditoren Flexibilität bzgl. auszulesender Felder Hohe Effizienz bei der Rechnungsverarbeitung + 7

DocXtractor II Invoice Das Produkt Highlights der Rechnungsverarbeitung mit DocXtractor II INVOICE Erfassung von Kreditor und Rechnungsempfänger inklusive Buchungskreiszuordnung; Verarbeitung von CPD-Kreditoren Umfangreiche Extraktion von Kopf- und Fußdaten inkl. ungeplanter Nebenkosten und bis zu drei MwSt.-Sätzen Vollautomatische Unterscheidung von FI- und MM-Rechnungen über vorkonfiguriertes und konfigurierbares Regelwerk Auslesen von Zahlungsbedingungen und 14 UStG Konformitätsprüfung (auch individuell konfigurierbar) Verarbeitung von Inlands- und Auslandsrechnungen unterschiedlicher Belegsprachen in einem System Umfangreiche Extraktion von Positionsdaten inklusive Bestellzuordnung über Bestellung und Wareneingangsdaten 8

ELO DocXtractor II Invoice Die Systemarchitektur Anforderungen an die Extraktion der jeweiligen Feldinformationen Import Automatische Dokumentverarbeitung mit DocXtractor II INVOICE Export SCAN Import Bestands- und Bestelldaten Papier Fax Fax-Server Import Automatische Analyse Export ERP Datenbank Workflow Archiv Nachbearbeitung E-Mail Mail-Server Elektronische Dokumente Konfiguration Administration Automatisierte Prozessansteuerung oder Buchhaltung ELO DocXtractor II nutzt Bestands- und Bestelldaten zur Optimierung der automatischen Rechnungsverarbeitung und stellt die gewünschte Information elektronisch zur Verfügung. 9

Nachbearbeitung ELO DocXtractor II Der Verifer-Client Nachbearbeitungsarbeitsplatz Dokumentenanzeige Indexwerte 10

DocXtractor II Invoice Die Systemarchitektur Anforderungen an die Extraktion der jeweiligen Feldinformationen Feldinformationen Kreditor Feld Tabelle Feld Extraktion Extraktion Rechnungsempfänger Rechnungsnummer Rechnungsdatum... etc. Netto-Betrag Brutto-Betrag Verschiedene MwSt-Sätze Endbetrag... etc. 11

Tabelle DocXtractor II Invoice Die Systemarchitektur Anforderungen an die Extraktion der jeweiligen Feldinformationen Feld Feld Extraktion Tabelleninformationen Menge Einzelpreis Positionspreis Rabatt... etc. 12

DocXtractor II Invoice Die Systemarchitektur Beispiel: Top-Down-Suche auf dem gesamten Dokument Stammdaten Firmenname Strasse PLZ Ort BLZ Konto Thomas Cook AG Zimmerstr 61440 Oberursel 20041111 4786543 Adolf Würth GmbH Postfach 74650 Künzelsau 62091800 10681000 Voith AG Pöltenerstr 74650 Künzelsau 62091800 21389700 BMW AG Pacalstr. 70569 Stuttgart 70540660 518378908... Position der Felder muss nicht bekannt sein Ideal für Freiform und Rechnungsbelege Unscharfe Suche (tolerant gegen OCR- Fehler und Schreibvarianten) Qualitativ hochwertige Ergebnisse ohne Trainingsaufwand 13

DocXtractor II Invoice Die Systemarchitektur Beispiel: Mathematische Suche auf dem gesamten Dokument Extraktion Netto MwSt. Brutto Prüfung von mathematischen Abhängigkeiten Brutto ist einer der größten Beträge Netto kleiner gleich Brutto Brutto = Netto + MwSt. MwSt. = 0,19 oder 0,07 * Netto........ Eindeutiges Ergebnis Netto 293,76.-- MwSt. 47,00.-- Brutto 340,76.-- 14

DocXtractor II Invoice Alleinstellungsmerkmale Universeller Rechnungsleser: generischer Ansatz der Dokumentdefinition Keine kreditorspezifische Definition und Pflege Out-of-the-Box -Lösung: Einsatz ohne Anpassung an Kundendokumente Positionsunabhängige Suche (Top-Down-Suche) Individuelle Anpassung möglich (z.b. UStG-Prüfung, automatisierte Bestellabgleiche, Sonderfelder etc.) Kontinuierlich selbstlernendes System Auslesen der Rechnungsinhalte inkl. Tabellen und Bezugsnebenkosten Vollständige Extraktion der Rechnungspositionen Verarbeitung mehrseitiger Belege Verarbeitung fremdsprachiger Belege Automatische Erkennung von Gutschriften und Mahnungen Erweiterung auf DocXtractor II SUITE möglich (Verarbeitung des gesamten Posteingangs) 26

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