WORD-LEHRGANG Wie formatiere ich eine wissenschaftliche Arbeit? mit Screenshots aus Word 2007 2016 Fabian Neuwahl
INTRO Herzlich willkommen beim Word-Lehrgang des Kompetenzzentrums Schreiben. Der Lehrgang wurde für Studierende der Philosophischen Fakultät der Universität zu Köln mit dem Ziel konzipiert, das Formatieren wissenschaftlicher Arbeiten in Microsoft Office-Word zu erleichtern. Am Schluss könnte eine fertig formatierte Vorlage stehen, die Sie nur noch mit Inhalt füllen müssen. Bevor es losgeht, noch einige organisatorische Dinge
INTRO Hier befindet sich das Inhaltsverzeichnis. Es begleitet Sie durch den gesamten Lehrgang. Dabei wird das aktuelle Kapitel unterstrichen und fett gedruckt. 1. Erstellen einer neuen Datei In diesem Lehrgang befinden sich Elemente, die für das Formatieren Ihrer Arbeit notwendig sind. Darüber hinaus werden auch optische Verschönerungen/Arbeitserleichterungen vorgestellt, die Sie auch überspringen können. (z.b. der Schnellbaustein Styleref) Auf den Folien mit den notwendigen Informationen befindet sich das Logo des Kompetenzzentrums in der oberen linken Ecke (vgl. diese Seite). Es ist nichtsdestotrotz empfehlenswert, alle Folien zu berücksichtigen. Der Lehrgang ist so konzipiert, dass Sie das Gelesene direkt am Rechner ausprobieren können.
1. Erstellen einer neuen Datei 1.ERSTELLEN EINER NEUEN DATEI Start Programme Microsoft Office Word
1. Erstellen einer neuen Ab Office 2007 kann bereits hier zwischen Vorlagen gewählt werden (z.b. Briefform). Datei
Interface bezeichnet die Benutzeroberfläche, also wie Word bei Ihnen auf dem Computer dargestellt wird. 2. EINRICHTEN DES INTERFACE 1. Erstellen einer neuen Datei Oberer Reiter: Seitenlayout Seitenränder Benutzerdefiniert. Einzüge den Vorgaben der Lehrperson anpassen. Danach auf Seite einrichten. Hier kann der Abstand von den Seitenrändern nach Belieben eingestellt werden.
Modulieren der Schnellzugriffsleiste (Leiste oben links mit der Speicherdiskette und Rückgängig-Icon): Reiter öffnen weitere Befehle Die Schnellzugriffsleiste beinhaltet eingestellte Funktionen (zu Beginn: Speichern, Rückgängig etc.)
Im geöffneten Fenster Reiter (häufig verwendete Befehle) auf Alle Befehle ändern. Befehle mit Hinzufügen integrieren. 1. Erstellen einer neuen Datei
Mögliche Befehle für die Schnellzugriffsleiste: Fußnote einfügen Kommentar einfügen Seitenumbruch einfügen Um eine Seite verkleinern Hiermit stellt Word, falls der Text knapp über eine Seite hinausgeht, die Formatierung so um, dass das Dokument eine Seite füllt. Seitenzahlen einfügen
3. EINFÜGEN VON UMBRÜCHEN Mit dem Einfügen von Umbrüchen legen Sie die Basis für die Seitennummerierung. Dabei ist auf den nächsten Seiten wie folgt vorzugehen: Fügen Sie (wie auf der nächsten Folie beschrieben) Umbrüche ein und versehen Sie die Seiten Ihrer Arbeit mit Titeln, z.b. Titelblatt, Inhaltsverzeichnis. Es erleichtert Ihnen die weitere Arbeit, wenn auf jeder Seite Text steht (s. auch übernächste Folie). 1. Erstellen einer neuen Datei Übrigens: Falls Sie bei den Umbrüchen den Überblick verlieren, hilft Ihnen dieses Zeichen im Reiter Start: Viel Spaß beim Einfügen!
Entweder: im Reiter Seitenlayout Umbrüche Abschnittsumbruch Nächste Seite. Oder: aus der Schnellfunktionsleiste (falls eingefügt).
Gemeinsam mit dem Einfügen von Umbrüchen: Seiten mit Überschriften versehen. Auf der ersten Seite: Thema der Arbeit. Anschließend: Inhaltsverzeichnis (Abbildungsverzeichnis) Überschriften der Arbeit Literaturverzeichnis Eigenständigkeitserklärung
4. EINFÜGEN UND FORMATIEREN VON ÜBERSCHRIFTEN 1. Erstellen einer neuen Datei Nun: die in die Datei eingefügten Überschriften formatieren. Hierfür nutzen wir Formatvorlagen: Diese finden sich im Reiter Start. Unter den voreingestellten Vorlagen befinden sich bereits Überschrift 1 und 2. Diese werden automatisch erweitert: Nutzt man Überschrift 2, generiert Word Überschrift 3, usw.
Die Formatvorlagen bearbeiten: Rechtsklick auf die betreffende Vorlage Ändern. Hier können Schriftfarbe, -größe, Einzug etc. angepasst werden (Vorgabe der Lehrperson beachten!). Beispielsweise: Times New Roman 12 (fett) für Überschrift 1 Überschrift 2 TNR 12
Beispiel für eine solche Formatierung: 1. Erstellen einer neuen Datei Dies ist die Standardeinstellung der Word-Überschriften. Jetzt geht es ans Ändern! (s. Folie 14)
Schriftart Schriftgröße Schriftfarbe Textausrichtung
Sollte die Lehrperson einen Einzug wünschen, also das Einrücken der Überschrift in einem bestimmten Abstand, gibt es auch hierfür eine Funktion unter Ändern. 1. Erstellen einer neuen Datei
So kann Ihre Datei nun formatiert aussehen: 1. Erstellen einer neuen Datei Die Formatierung muss sich natürlich nach den Vorgaben der Lehrperson bzw. des Faches richten.
Einfügen eines automatischen Inhaltsverzeichnisses: Reiter Verweise Inhaltsverzeichnis Automatische Tabelle (s. auch nächste Folie). Der Clou: Word nimmt automatisch die Überschriften, auf die die Formatvorlagen angewandt wurden, in das Verzeichnis auf.
Unterschiedliche Einfügeoptionen: Automatisches Inhaltsverzeichnis Manuelles Inhaltsverzeichnis Text kann im Verzeichnis geändert werden Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis Unter Reiter Inhaltsverzeichnis: Inhaltsverzeichnis einfügen Möglichkeiten: Füllzeichen ändern Optionen Überschriften eingliedern (wichtig, falls mehr als drei Überschriftenebenen vorliegen). Beispiel: 1.1.1.1. Überschriftebene 4.
5. NUMMERIERUNG DER SEITEN Einfügen der Seitenzahlen: Entweder: Reiter Einfügen Seitenzahl Seitenanfang/-ende. Oder: über Schnellzugriffsleiste (falls Befehl eingefügt).
Problem: Word nummeriert die Seiten von Anfang bis Ende. Auf Seite 2: Doppelklick auf die Fußzeile (Seitenzahl); oben im Reiter Erste Seite anders mit einem Häkchen versehen. Nun sollte die erste Seite keine Seitenzahl mehr haben; wie aber ab Seite 2 verfahren? dafür haben wir zu Beginn Abschnittsumbrüche eingefügt anhand der Fußnoten ist ersichtlich, in welchem Abschnitt wir uns befinden
Der Schlüssel zur eigenständigen Nummerierung, z.b. erst ab S.3: (bei angewählter Fußnote) Im Reiter Entwurf Navigation Mit vorheriger verknüpfen: Ausstellen. dem Erinnerung: Den Reiter Entwurf sehen Sie nur, wenn Sie sich mit dem Mauszeiger in der Fußnote befinden! Zuerst ändert sich durch das Ausstellen nichts; jedoch kann nun eigenständig nummeriert werden.
Theoretisch kann jeder Abschnitt nun eigenständig nummeriert werden. Für die Nummerierung: Cursor in die entsprechende Fußzeile. Reiter Einfügen Seitenzahlen Seitenzahlen formatieren. Zahlenformat wählen; Anfangswert wählen Beispiel: auf Seite 2; Zahlenformat I,II,III; beginne bei II.
6. SCHNELLBAUSTEIN STYLEREF Zur Verschönerung: (Doppelklick in die Kopfzeile). Einfügen Schnellbausteine Feld StyleRef Überschrift 1. 1. Erstellen einer neuen Datei
Nun wird auf jeder Seite die Überschrift 1 in der Kopfzeile angezeigt. Wichtig: Die Formatierung des StyleRef hängt ebenfall an der Formatvorlage Kopfzeile. Diese nach Belieben umändern. (s. Folie 14) Beispiel: Times New Roman Farbe: Grau Schriftgröße: 10.
7. TEXT- UND SEITENFORMATIERUNG Einfügen von Text: http://www.loremipsum.de/ Formatierung: Reiter Start hier Größe, Farbe, Einzug, Schriftart, Ausrichtung des Textes, Absatzmarken anzeigen. 1. Erstellen einer neuen Datei Wichtig: Im Reiter Zwischenablage befindet sich der magische Pinsel mit Format übertragen. Dieser überträgt ein mit Linksklick ausgewähltes Format auf einen anderen Text. Damit hilft er dem Schreiber/der Schreiberin aus vielen formattechnischen Notsituationen.
Weiteres für die Textformatierung: Um Text hervorzuheben (fett, kursiv, unterstrichen) steht einem der Reiter Start zur Verfügung. Alternativ: Text markieren+ (Strg+Shift+f/k/u), um den gewünschten Effekt zu erzielen. Vorsicht: Im Reiter Start gibt es die Möglichkeit, Zahlen in den Exponenten zu stellen (x 2 ). Diese Funktion dient nicht der Erstellung von Fußnoten! Immer über Reiter Verweise Fußnote einfügen!
Auflistung: Word erstellt normalerweise von sich aus eine Auflistung, sobald es bestimmte Zeichen am Anfang einer Zeile erkennt. z.b. 1. / I. / a. / a) Natürlich kann eine solche Aufzählung auch manuell eingestellt werden. Reiter Start Absatz Aufzählung/Nummerierung Die Reiter dieser Icons können ebenfalls geöffnet werden (Pfeil nach unten). Hier kann man die Aufzählung/ Nummerierung benutzerdefiniert einstellen. Außerdem kann man von Word erstellte Listungen (s.o.) abstellen.
1. Öffnen einer neuen Datei Zum Schluss: die Vielfalt des Einfügens. Über den Reiter Einfügen gibt es die Möglichkeit, eine Vielzahl an Elementen in die Arbeit einzufügen. z.b. Bilder (Grafik), Cliparts, Formen, SmartArt, Diagramme, Hyperlinks, Objekt
Einfügen von Bildern: Über genannten Reiter das Icon Grafik auswählen. Bild mittels Pfad auswählen und einfügen. Wichtig: für ein freieres Verschieben des Bildes: Rechtsklick auf das Bild Textumbruch Passend über Grafik formatieren kann das Bild gedreht, die Transparenz eingestellt werden u.v.m.
Wichtig: Bei in einer wissenschaftlichen Arbeit eingefügten Grafiken benötigt man Bildunterschriften. Rechtsklick auf das Bild Beschriftung einfügen
Vorab: Wir entschuldigen uns für die Komplexität des Verfahrens. Hoffentlich kann die Bildstrecke auf der nächsten Seite die Methode anschaulich machen. Bei dem Verschieben des Bildes zeigt sich das Problem, dass der Text stehen bleibt. Dafür ist die Funktion Gruppieren zuständig: (Nächste Seite zeigt das Ganze als Fotostrecke) Achtung: Diese Funktion funktioniert einwandfrei nur in.doc, also im Word 2003 Format. Für diese Funktion: Rechtsklick auf das Bild Textumbruch Bild hinter den Text Dann die Beschriftung einfügen; es wird ein Textfeld generiert; dann: speichern als.doc. Beide Elemente mit Strg+Linksklick markieren; Rechtsklick Gruppieren Im Anschluss: speichern als.docx 1. Erstellen einer neuen Datei
1 2 4 3 5
7. TEXT- UND SEITENFORMATIERUNG Falls Bilder eingefügt wurden, muss ein Abbildungsverzeichnis angelegt werden. Verweise Beschriftungen Abbildungsverzeichnis einfügen Die Platzierung dieses Verzeichnisses hängt von den Vorgaben der Lehrperson ab.
Objekt einfügen: Einfügen Objekt. Hier können diverse Objekte importiert werden, wie z.b. HTML-Codes Excel-Tabellen Bilder (obgleich über Grafik einfacher)
Der letzte Schliff: Reiter Überprüfen Kommentar, Rechtschreibung Suchen und Ersetzen Optional: Vergleichen und Kombinieren (bei zwei Word-Fassungen praktisch)
Geschafft! Wir hoffen, dass wir Ihnen mit dieser kleinen Präsentation etwas Arbeit bei der Formatierung Ihrer wissenschaftlichen Arbeit abnehmen konnten. Damit ist natürlich erst ein kleiner Teil Ihrer Arbeit getan jetzt gilt es, den gegebenen Rahmen mit Inhalt zu füllen. Bei Fragen rund um Recherche, Organisation und Strukturierung der Inhalte hilft das Kompetenzzentrum Schreiben der Universität zu Köln gerne weiter. Kontakt aufnehmen können Sie auf: http://www.schreibzentrum.phil-fak.uni-koeln.de/7621.html Auf unserer Homepage finden Sie zudem Informationen über unser Kursangebot, das Beratungskonzept sowie die Beratenden. Das Kompetenzzentrum Schreiben wünscht Ihnen viel Erfolg und was am wichtigsten ist viel Spaß bei dem Verfassen Ihrer wissenschaftlichen Arbeit!