CAREER SERVICE JOBTALK SEMINARE BERATUNG Telefonkontakt Kurz-Leitfaden Telefonkontakt Mentale Vorbereitung fürs Telefongespräch Tipps fürs Telefonieren Career Service der WISO-Fakultät Von-Melle-Park 9, 20146 Hamburg; Zimmer A 108 Telefon: 040-42838-2790; Email:Erdmute.Schmidt@wiso.uni-hamburg.de Stand 14.10.2007
Telefonkontakt Die meisten Bewerber unterschätzen die Chancen, die der gezielte Einsatz des Telefons in ihrem Bewerbungsvorhaben birgt: Lediglich 10 % greifen während der Stellensuche zum Hörer. Die schweigende Mehrheit dagegen pirscht sich nur schriftlich an die begehrten Arbeitgeber heran. Viele haben Angst, bei einem Telefonat nicht die richtigen Worte zu finden oder einen schlechten Eindruck zu hinterlassen. Dabei liegen die Vorteile klar auf der Hand: Durch einen Anruf kann man sich bereits im Vorfeld der Bewerbungsmappenauslese positiv von anderen Kandidaten abheben. Schließlich suchen die meisten Unternehmen heute kontaktfreudige und kommunikative Mitarbeiter. Ein gut vorbereitetes Telefonat ist die beste Möglichkeit, die eigene Kommunikationsfähigkeit direkt unter Beweis zu stellen. Folgende Situationen bieten sich besonders für den Einsatz des Telefons im Bewerbungsvorhaben an: 1. Informationen sammeln Bevor Sie mit Ihrer Bewerbung beginnen, holen Sie möglichst viele Informationen über das anvisierte Unternehmen ein. Schließlich wollen Sie sich als optimaler Problemlöser für genau dieses Unternehmen präsentieren. Recherchieren Sie im Internet, rufen Sie die Öffentlichkeitsabteilung des Unternehmens an. Lassen Sie sich eine Selbstdarstellung der Firma, eine Pressemappe oder ähnliche Unterlagen zusenden. Bei großen Firmen gibt es Broschüren und Mitarbeiterzeitungen für einzelne Geschäftsbereiche. 2. Kontakt aufnehmen / Informationsnachfrage / Vorbereitung a. Sie haben ein interessantes Stellenangebot gelesen, wollen mehr Informationen, und in der Anzeige ist telefonische Auskunftsbereitschaft oder direkte Aufforderung zur Kontaktaufnahme signalisiert. Bevor Sie Ihre Bewerbungsunterlagen einsenden, sollten Sie auf jeden Fall (!) bei dem in der Anzeige genannten Ansprechpartner anrufen. Nutzen Sie diese Möglichkeit, den ersten positiven Eindruck zu machen. Außerdem fällt Ihnen nach einem Telefonat der erste Satz Ihres Anschreibens leichter. Der lautet dann etwa so: "Vielen Dank für unser informatives Telefonat vom 1. August. Das Gespräch hat mich weiter darin bestärkt, mich bei Ihnen um eine Stelle als Junior-Produktmanager zu bewerben." b. Sie versuchen telefonisch vorab zu klären, ob bei einem Arbeit- bzw- Praktikumsgeber Bedarf nach PraktikantInnen besteht und Ihre Bewerbung auf Interesse stoßen könnte. - Der erste Anruf, der bei einer Initiativbewerbung unerlässlich ist, ist besonders schwer. Deshalb muss er besonders gut vorbereitet sein. Voraussetzung ist, dass Sie selbst möglichst genau wissen, wo Sie hinwollen, das heißt mit wem genau Sie sprechen wollen. Mit welcher Abteilung möchten Sie Kontakt aufnehmen? - Sie müssen vorher wissen, was Sie wollen, was das Ziel Ihres Anrufs ist. Checkliste erstellen: was will ich wissen? Welche Fragen könnten auf mich zukommen? (Stand des Studiums; Inhalt des Studiums etc.) 2
Ein Gespräch mit dem Personalchef könnte zum Beispiel wie folgt ablaufen: Personalreferentin: Weber.. Schmidt: Guten Tag, Herr Weber, meine Name ist Elisabeth Schmidt. Ich rufe Sie aus Hamburg an. Ich bin Diplomkauffrau und studiere zur Zeit an der Hochschule für Wirtschaft und Politik Internationale Wirtschaft. Haben Sie gerade einen Moment Zeit, oder paßt es Ihnen besser, wenn ich Sie noch einmal anrufe? Personalreferentin: Worum geht es denn? (etwas ungeduldig) Schmidt: Es geht darum, dass ich mich bei Ihnen um ein Praktikum bewerben möchte. Ist das möglich? Ich habe mich im Internet/auf der Kontaktmesse xyz über Ihr Unternehmen informiert und würde gerne in Ihrer Abteilung als Praktikantin mitarbeiten. Wenn Sie sich initiativ bewerben, müssen Sie als erstes fragen, ob ihr Gesprächspartner in diesem Augenblick Zeit hat. Vereinbaren Sie sonst einen Termin, an dem Sie noch einmal anrufen können. Ziel der ersten Kontaktaufnahme ist es, Interesse zu wecken und den Personaler neugierig auf Ihre Bewerbungsunterlagen zu machen. Vielleicht schaffen Sie es, bereits während des Telefonats persönliche Sympathie bei Ihrem Gesprächspartner zu mobilisieren. 3. Nachfassen Wenn Sie drei Wochen nach Einsendung der Unterlagen noch nichts gehört haben, sollten Sie telefonisch aktiv werden und nachfragen, wie der Stand der Bewerberauswahl ist. Viele Unternehmen legen sogar besonderen Wert darauf, dass Sie nachfragen! Sie werten es als Desinteresse, wenn Sie sich nicht von selbst melden. Nutzen Sie das Telefon also, um mit Ihrem Wunsch-Arbeitgeber in Verbindung zu bleiben. Dabei sollte man immer eine Kopie seiner Bewerbung griffbereit neben dem Telefon haben. Schließlich wissen Sie nach zwanzig Bewerbungen nicht mehr, wem Sie genau was geschrieben haben. Seien Sie außerdem darauf vorbereitet, angeben zu können, wie hoch Ihre Gehaltsvorstellung ist. 4. Nach einer Absage Es gibt noch weitere Situationen, in denen Sie während Ihrer Bewerbungen zum Telefon greifen sollten. Wenn Sie beispielsweise nach einem Vorstellungsgespräch eine Absage erhalten, dürfen Sie ruhig nach den Gründen fragen (auf keinen Fall beleidigt oder vorwurfsvoll! Schließlich wollen Sie ehrlich wissen, warum man sich nicht für Sie entschieden hat). Aus den Begründungen erfahren Sie unter Umständen wichtige Informationen für weitere Bewerbungen. Fragen Sie nach einem persönlichen Tipp, den man Ihnen für Ihre weiteren Bewerbungen mit auf den Weg geben kann. 3
Vorsicht vor unerwarteten Eindringlingen! Auch Personalentscheider greifen während der Bewerberauslese zum Telefon. Sie rufen ohne Vorwarnung bei Bewerbern an. Wie reagiert der Kandidat auf diese unerwartete Situation? Mit wem lebt er zusammen, und welchen Eindruck macht sein privater Hintergrund? Manche Personalleiter ziehen daraus Schlüsse und entscheiden so, für wen sich eine Einladung zum Vorstellungsgespräch wahrscheinlich nicht lohnt. Ein solches Vor-Vorstellungsgespräch ist auch eine Prüfungssituation und somit geeignet, entsprechende Prüfungsangst hervorzurufen. Bleiben Sie ruhig, atmen Sie tief durch, und sprechen Sie deutlich und flüssig, nicht zu langsam und nicht zu schnell. Erzählen Sie auf Anfrage interessante Dinge, die für den Arbeitgeber wichtig sind, führen Sie Beispiele an, vermitteln Sie gute Laune und Aktivität, und fassen Sie sich trotzdem kurz! Chefs und Chefinnen habe wenig Zeit, freuen sich aber immer über ein interessantes Gespräch. Auch am späten Abend und am Wochenende sollten Sie auf solche Gespräche vorbereitet sein. Klären Sie Ihre Familienmitglieder oder Mitbewohner auf, was im Fall eines Anrufs in Ihrer Abwesenheit zu tun ist: freundlich reagieren, den Namen von Anrufer und Firma aufschreiben, ebenso die Telefonnummer, einen Rückruf zu einer konkreten Zeit zusagen und am Schluss für den Anruf danken. Veranstalten Sie ruhig eine kleine Schulung mit allen, die möglicherweise Ihr Telefon abheben! Sprechen Sie außerdem eine freundlich-verbindliche, professionell klingende Ansage auf Ihren Anrufbeantworter. 4
Mentale Vorbereitung Telefongespräch 1 Was will ich erreichen? Schreiben Sie sich die Zielsetzung kurz vorher nieder und behalten Sie während des Gesprächs dieses Ziel im Auge! Listen Sie die Punkte auf, die Sie besprechen möchten. Sie wollen einen Praktikumsplatz! 2 Welche Einwände habe ich zu erwarten? Aus Erfahrung mit anderen Telefonaten kennen Sie vielleicht Einwände. Wir haben schon genug Praktikanten 3 Wie kann ich diese Einwände widerlegen? Überlegen Sie, wie Sie diese diplomatisch und effektiv beantworten können. Sie bitten freundlich um einen Rat / eine Empfehlung. 4 Welche Argumente muss ich zur Hand haben? Sorgen Sie dafür, dass Sie gute Gründe für das Gespräch auch belegen können. Überlegen Sie sich Fakten, warum Sie dieses Gespräch führen. Hat die Firma Kontakte zu Ihrem Land? 5 Welche Unterlagen benötige ich? Legen Sie alle nötigen Unterlagen, die für Ihr Gespräch wichtig sind, bereit. Lebenslauf, Anzeige, Infos über die Firma 5
Tipps fürs Telefonieren Gute Vorbereitung ist wichtig: - Sie signalisiert Aufmerksamkeit und Professionalität - Denken Sie daran, dass Sie sich bei Ihrem Telefonanruf bereits in einer Vorstellungs- Situation befinden. Man gewinnt einen ersten Eindruck von Ihnen, macht sich ein Bild. Dies kann dazu beitragen, dass man sich Ihre Unterlagen genauer anguckt, eventuell wohlwollender prüft. (Wiedererkennungswert) Zur Vorbereitung auf die Situation gehören weiterhin... - der richtige (ungestörte!) Ort zum Telefonieren - der günstige Zeitpunkt (nicht zur Mittagszeit und nicht Freitagmittag) - die angemessene Vorbereitung schriftlicher Unterlagen - die Möglichkeit, sich Notizen zu machen - die Vorbereitung auf einen eventuellen Rückruf Das bedeutet: - Notizblock und Stift bereitlegen, um sich den Namen des Telefonpartners zu notieren. - Achten Sie darauf, dass Sie ungestört und in ruhiger Umgebung sprechen können. - Schreiben Sie auf, was Sie sagen wollen. Notieren Sie ganz oben den Namen Ihres gewünschten Gesprächpartners, notfalls erkundigen Sie sich vorher nach der korrekten Aussprache. - Ziehen Sie sich so an, als würde Ihnen Ihr Gesprächspartner gegenüber sitzen. - Machen Sie ein paar Stimmübungen. Aufrechtes Sitzen oder sogar Stehen macht die Stimme freier und fester, weil Sie besser atmen können. Sie sprechen automatisch gedrückter, wenn Sie den Hörer zwischen Schulter und Wange klemmen. - Rufen Sie nur an, wenn Sie sich selbst gut fühlen. - Hörer nicht zu dicht, nicht zu weit halten. - Ein angenehmes Gesprächsklima erzeugen; persönliche Atmosphäre schaffen: - Fragen, ob Ihr Gesprächspartner gerade Zeit hat (wenn er/sie gehetzt ist, haben Sie wenig Chance auf Erfolg), - Namen des Gesprächspartners nennen (aber nicht zu oft) -> dadurch schaffen Sie eine vertraute Situation - Sprachliche Barrieren berücksichtigen: informieren Sie ihr Gegenüber, wenn Sie sprachlich unsicher sind z.b. wenn Sie nicht Deutsche/r sind. Fordern Sie Ihr Gegenüber auf, langsam und deutlich zu sprechen. - Es ist gut, Worte persönlicher Anerkennung einzubinden: Danke, dass Sie sich gemeldet haben Danke, dass Sie sich Zeit genommen haben dabei sollten Sie allerdings nicht übertreiben. - Zeigen Sie Interesse am Umfeld Ihres angestrebten Arbeitsplatzes. - Lächeln Sie ab und zu im Gespräch, damit strahlen Sie Freundlichkeit aus. - Fremdwörter / Superlative vermeiden. - Unterbrechen Sie nie abrupt. - Hören Sie genau und aktiv zu. - Artikulieren Sie deutlich, d.h. betonen Sie die Endsilben. - Sprechen Sie in kurzen Sätzen, d.h. gönnen Sie sich Atempausen. 6
Die ersten Sekunden entscheiden über Sympathie oder Antipathie, d.h. die Begrüßung ist sehr wichtig!! - Gruß (Guten Morgen, guten Tag, guten Abend) - Eigenen Vor- und Nachnamen nennen (langsam und deutlich gesprochen!) - Woher Sie kommen (Universität; Ort) - Ihr Anliegen - Evtl.: was beinhaltet der letzte Briefwechsel? (für das Nachhaken, falls Sie die Bewerbung bereits an die entsprechende Person geschickt haben) Fassen Sie sich kurz! - nach maximal 3-5 Sätzen und einer Ankerfrage ( ist das möglich? ) lassen Sie ihr Gegenüber zu Wort kommen - dadurch erhalten Sie wichtige Informationen über die Bedürfnisse und die Situation Ihres Gegenüber (vielleicht ist er oder sie gar nicht der richtige Ansprechpartner oder hat gerade keine Zeit) Genauigkeit ist ein weiteres, wichtiges Kriterium für ein erfolgreiches Gespräch: - gerade, wenn Abmachungen getroffen werden, ist es wichtig, genau mitzuschreiben und hinzuhören und sich notfalls zu versichern, ob das, was man verstanden hat, stimmt. - Nachfragen kostet nichts! - Hören Sie also sehr konzentriert zu - Haken Sie höflich nach und präzisieren Sie die Absprache, bis beide genau wissen, was sie voneinander erwarten An den Abschluss eines Gespräches gehört eine kurze Zusammenfassung. Falls Sie nicht über die direkte Durchwahl an ihren Gesprächspartner gekommen sind, fragen Sie nach, ob Sie ihn/sie direkt erreichen können und wie, falls Ihnen nach dem Gespräch noch Fragen einfallen sollten. 7