Materialwirtschaft Die Materialwirtschaft soll das Unternehmen mit Gütern versorgen. Hier unterscheidet man folgende Tätigkeiten: Beschaffen Lagern Verteilen Entsorgen Die betriebliche Bedeutung von Beschaffung und Lagerhaltung Die Materialwirtschaft gewinnt immer mehr an Bedeutung weil die Waren und Lagerhaltungskosten sehr hoch sind. Deswegen ist es einfach, den Gewinn zu steigern, indem man hier spart. Ziele der Materialwirtschaft Lieferantenbezogene Ziele niedrige Einkaufspreise hohe Sicherheit bei der Versorgung hoher Qualitätsstandard Unternehmensbezogene Ziele geringe Abwicklungskosten der Materialwirtschaft geringe Kapitalbindung Um das zu erreichen muss das Material in der richtigen Qualität in der richtigen Menge zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort unter Minimierung der Kosten zur Verfügung stehen.
Materialbeschaffung Die Beschaffung ist die Hauptfunktion der Materialwirtschaft und gliedert sich in drei Aufgaben: Beschaffungsplanung Beschaffungsdurchführung Beschaffungskontrolle Beschaffungsplanung Beschaffungsmarketing Beschaffungsmarkforschung Sie richtet sich auf die Analyse, Beobachtung und Prognose der Beschaffungsmärkte. Sie verschafft dem Unternehmen die nötigen Informationen und macht es möglich, die Instrumente der Materialwirtschaft erfolgreich zu nutzen. Sekundärforschung Auswertung unternehmensinterner Unterlagen o Lieferantendatei o Lagerstatistik Auswertung externer Unterlagen o amtliche Statistiken o Lieferantenveröffentlichungen Preislisten Prospekte Kataloge o Fachzeitschriften Primärforschung Befragung und Beobachtung o Messen und Ausstellungen o Anfragen bei Lieferanten o Auskünfte von Banken, Verbänden, Fachkollegen Internet o www.tradezone.com o www.beschaffung.at Die Informationen werden in der Regel in Karteien/EDV Dateien gesammelt. Beschaffungsprogrammpolitik Welche Güter und Dienstleistungen werden in welchen Mengen gekauft. Diese Entscheidungen sind abhängig vom Produktionsprogramm bzw. vom Sortiment.
Beschaffungskontrahierungspolitik Das beschaffende Unternehmen nimmt Einfluss auf den Beschaffungspreis, Rabatte, Liefer und Zahlungsbedingungen und auf eine eventuelle Kreditgewährung. Das hängt vor allem von der Marktkenntnis und dem Verhandlungsgeschick ab. Passive Preis und Konditionenpolitik Auswahl der günstigsten Preise und Konditionen aufgrund der Angebote. Aktive Preis und Konditionenpolitik Versuch die Preise und Konditionen zu verbessern größere Abschlüsse exklusive Abnahme Beschaffungsmethodenpolitik Wer kauft ein? betriebseigene (Einkaufsabteilung, Reisende) betriebsfremde (Handelsvertreter) Wo wird eingekauft? direkt beim Produzenten indirekt über Handel Wie ist der Einkauf organisiert? zentrale Beschaffung o Vorteile kostengünstige Beschaffung (größere Menge billiger) bessere Überschaubarkeit o Nachteile schwächerer Kontakt dort wo Güter benötigt werden mehr Verwaltungsarbeit dezentralisierte Beschaffung Beschaffungskommunikationspolitik Es soll ein gutes Image des Unternehmens aufgebaut werden.
Beschaffungsprinzipien Vorratsbeschaffung Einzelbeschaffung Just In Time Vorratsbeschaffung Relativ große Mengen werden auf Lager genommen und stehen auf Abruf zur Verfügung. Lager dient als Puffer. Vorteile Lieferbereitschaft zu jeder Zeit, keine Produktionsunterbrechung kostengünstiger Einkauf wegen großer Mengen es kann ein günstiger Einkaufszeitpunkt abgewartet werden Dadurch, dass immer Vorräte vorhanden sind, kann man immer liefern und hat auch immer Material zur Produktion. Wenn zb bei der Produktion Materialien zur Verarbeitung nicht vorhanden sind, müssen die Maschinen abgeschaltet werden und das dauert dann wieder, bis die Maschinen wieder auf voller Leistung sind. Wenn man große Mengen einkauft, hat das denn Vorteil, dass man einen Mengenrabatt erhält und auch die Lieferungskosten gering sind. Man kauft zb ein Mal im Monat groß ein und muss nur ein Mal im Monat eine Lieferung zahlen. Wenn man weniger einkauft, muss man öfter bestellen und hat somit höhere Lieferkosten. Da man viele Waren auf Lager hat, kann man abwarten, bis die Waren günstig sind. Es kann auch sein, dass eine neue Variante von einem Produkt auf den Markt kommt. Wenn man das weiß, kann man warten, bis das neue Produkt auf den Markt kommt und muss nicht das alte Produkt kaufen. Es kann ja dann sein, dass man auf dem alten Produkt sitzen bleibt. Nachteile hohe Kapitalbindung hohe Zins und Lagerkosten Gefahr der Veralterung und Qualitätsminderung Die Kapitalbindung ist natürlich sehr hoch und es kann sein, dass liquide Geldmittel fehlen um unvorhergesehene Engpässe abzufangen. Lagerkosten sind bei vielen Vorräten natürlich auch hoch, weil man viel Platz braucht. Außerdem braucht man ein gutes Lagerverwaltungssystem und genug Personal. Vor allem, wenn man viele Waren hat. Da muss alles gut organisiert sein und auch überwacht werden. Wenn man zu viel kauft, kann es sein, dass schon neuere Produkte auf den Markt kommen und man seine alten Produkte nicht mehr an den Mann bringt. Obst und Gemüse etc. können natürlich leicht verderben.
Einzelbeschaffung Die Beschaffung erfolgt erst dann, wenn der Auftrag eingegangen ist Einzelfertigung. Vorteile kurze Lagerbindung geringe Kapitalbindung Nachteile keine sofortige Liefer und Produktionsbereitschaft Die Einzelbeschaffung ist quasi das Gegenteil der Vorratsbeschaffung. Daher sind auch die Vor und Nachteile umgedreht. Dadurch, dass man alles einzeln beschafft, hat man fast nichts auf Lager und die Materialien liegen nicht lange im Lager, da sie weiterverarbeitet werden. Die Kapitalbindung ist natürlich auch gering. Der Nachteil daran ist, dass die Wartezeiten für die Lieferung sehr hoch sind. Die Bestellung geht ein. Dann erst wird die Ware bestellt. Die Ware muss erst angeliefert werden, dann wird sie vielleicht noch weiterverarbeitet und zum Schluss erst kann sie geliefert werden. Einzelbeschaffung kommt natürlich dann zur Anwendung, wenn Produkte Einzelfertigungen sind. Beispielsweise bei Haus und Wohnungseinrichtungen, die man nicht im Katalog bekommt, wo man die Größe, die Farben, das Material etc. sich erst beim Kauf aussucht. Just In Time Dieses System soll die Vorteile der Vorrats und Einzelbeschaffung kombinieren. Die benötigen Waren werden möglichst knapp vor dem Verkauf oder der Verarbeitung angeliefert. Die Lagerung wird auf geringe Sicherheitsbestände beschränk. Konventionalstrafen werden vereinbart. Probleme gibt es, wenn der Bedarf unregelmäßig ist. Viele Diskonter lassen sich ihre Waren direkt in den Verkaufsraum liefern und haben kein Lager. Da kann es dann zu Engpässen kommen.
Beschaffungsmenge und Beschaffungstermine Warenbedarf Die Bedarfsermittlung erfolgt aufgrund des geplanten Absatzes. Beschaffungszeit Der Zeitraum von der Bedarfsmeldung an die Einkaufsabteilung bis zum Zeitpunkt, zu dem die Materialen zur Verfügung stehen. Beschaffungsvorbereitungszeit Lieferzeit Transportzeit Prüfungszeit Beschaffungsmenge kleine Mengen werden häufiger bestellt o niedrige Lagerkosten o höhere Bestellkosten große Mengen werden seltener bestellt o höhere Lagerkosten o niedrige Bestellkosten optimale Bestellmenge: 200 Die Formel ist nicht immer anwendbar weil von einem gleichmäßigen Verbrauch über einen längeren Zeitraum ausgegangen wird und die Kosten pro Bestellvorgang nur schwer zu ermitteln sind. Außerdem hängt die Beschaffungsmenge noch von folgenden Faktoren ab: branchenübliche Mindestbestellmenge Ausnutzung des Frachtraumes drohende Materialengpässe Preissteigerungen auf den Beschaffungsmärkten Nachfrageverschiebungen, Modeänderungen erforderliche Liquidität
Beschaffungstermin Bestellpunktsystem Es werden ein bestimmter Mindestbestand (Meldebestand) und die Bestellmenge festgelegt. Wird der Mindestbestand unterschritten wird bestellt. Entweder man bestellt, wenn der Mindestbestand Null beträgt. Das geht aber nur dann wenn die Lieferanten sehr schnell liefern und wenn die Fehlmengenkosten gering sind. Oder man bestellt dann wenn ein Sicherheitsbestand erreicht ist. Den errechnet man sich indem man den durchschnittlichen Verbrauch mal der durchschnittlichen Beschaffungszeit rechnet. Es gibt auch die Möglichkeit den Sicherheitsbestand um einen eisernen Bestand zu erweitern. Das macht man dann, wenn ein Fehlbestand auf jeden Fall vermieden werden soll. In der Zeitleiste sieht man die Beschaffungszeit und die Sicherheitszeit. Die Sicherheitszeit stellt den eisernen Bedarf dar. Für diese Zeit soll der Verbrauch zusätzlich gedeckt werden. Bestellt wird, wenn die rote Linie die Linie des Meldebestands kreuzt. Berechnungen Sicherheitsbestand Sicherheitsbestand + eiserner Bestand Problemstellungen 4. Bestellrhythmussystemm Es wird in bestimmten Zeitabständen bestellt. Festgelegt werden der Zeitabstand und die Menge (Richtbestand) Bei der Berechnung zieht man vom Richtbestand den Lagerbestand ab. Man schaut also, was man nachbestellen muss. Weil die Beschaffung einige Zeit dauert, muss man den Bedarf für diese Zeit auch noch decken. Man kann den Bedarf für diese Zeit auch gleich in den Richtbestand mit einberechnen.
Optionalsystem Bei stark schwankendem Verbrauch können Bestellpunktverfahren und Bestellrhythmusverfahren kombiniert werden. Es gibt hier sowohl Meldebestand als auch Richtbestand. Alle 30 Tage wird bestellt. Nur der letzte Bestellpunkt liegt bei 20 Tagen, weil da die Warenmenge auf den Meldebestand gesunken ist. Beschaffungsdurchführung Es werden Angebote eingeholt und überprüft. Dann wird ausgewählt und bestellt. Lieferantenauswahl Qualität Preis und Konditionen Lieferzuverlässigkeit Liefertreue Nebenleistungen Beschaffungskontrolle Bei der Lieferung wird überprüft, ob Menge und Qualität mit der Bestellung und den Begleitpapieren übereinstimmen. Rechnungsprüfung erfolgt über die Einkaufsabteilung. Materiallagerung Die Lagerfunktionenn Nach der Annahme der Waren werden sie geprüft und eingelagert. Das Lager hat zwei Funktionen: Ausgleich (Überbrückung zwischen Beschaffung und Verwendung) Umformung ( Käse Reifung)
Organisationsgrundsätze Guter Anschluss an außerbetriebliche und innerbetriebliche Transportsysteme leichte Zufahrtsmöglichkeit Laderampen in der Höhe der Ladeflächen Anschlussgleise für Eisenbahntransport Übersichtliche Lagerung und leichte Erreichbarkeit Jedes Gut soll schnell gefunden werden. Häufig benötigte Waren sind leicht zugänglich. Verderbliche Güter sollte man nach dem FIFO behandeln. Transport und Stapeleinheiten sollen erhalten bleiben Das Lagersystem ist dann optimal, wenn Einlagerung, Lagerung und Auslagerung in den gleichen Stapeleinheiten erfolgen können. (Getränke) Die Tendenz geht zu Hochregallagern, wo die Güter auf Paletten mit Hubstaplern ein und ausgelagert werden. Für sperrige, schwere und giftige Stoffe sind Speziallager erforderlich. Zentrales oder dezentrales Lager Diese Frage stellt sich nur dann wenn ein Unternehmen mehrere Produktions oder Verkaufsstätten hat. Zentrales Lager Vorteile geringe Mindestbestände pro Warenart geringer Kapitalbedarf günstigere Raumausnützung wirtschaftlicher Personaleinsatz wirtschaftlicher Einsatz von Großgeräten Nachteile längere Zustellwege größerer Verwaltungsaufwand Materialverteilung und Materialentsorgung Transport und Umschlagstätigkeiten Lieferant Betrieb innerhalb eines Betriebs Betrieb Absatzmarkt Die Entsorgung nimmt wegen dem Umweltschutz auch immer mehr an Bedeutung ein.
ABC und XYZ Analyse als Grundlage der Materialwirtschaft Die ABC Analyse Güter werden nach ihrem relativen Anteil am Gesamtwert in A Güter, B Güter und C Güter eingeteilt. Das Hauptgewicht der Beschaffungs, Lagerhaltungs und Kontrolltätigkeit wird auf die A Güter gelegt, während B und C Güter großzügiger verwaltet werden. Die XYZ Analyse Das ist eine Ergänzung der ABC Analyse. Es geht darum voraussichtlichen Materialbedarf vorherzusagen. X Güter sind Güter, deren Verbrauch konstant ist. Der Bedarf kann also relativ genau vorher gesagt werden. Y Güter haben einen stärkeren Verbrauch und Z Güter einen vollkommen unregelmäßigen. AY und AZ Güter müssen daher besonders genau beobachtet werden. Die optimale Gestaltung der Materialwirtschaft Beschaffungskosten unmittelbare Beschaffungskosten Beschaffungsmenge x Beschaffungspreis pro Einheit Rabatte + Mindermengenaufpreis + Transportkosten etc. mittelbare Beschaffungskosten Bestellkosten o Sach und Personalkosten der Angebotseinholung Bestellung Terminüberwachung Lagerhaltungskosten Kapitalbindungskosten Kosten des in den Materialvorräten gebundenen Kapitals Lagerraumkosten Lagerraum und Lagerraumausstattung Abschreibung Miete Verzinsung Versicherung Beleuchtung Heizung Instandhaltung
Lagerpersonal Wertminderung Schwund Verderb Veralterung Preisverfall Fehlmengenkosten mögliche Preisdifferenzen entgangene Gewinne Konventionalstrafe Goodwillverluste (Ruf des Unternehmens) Kosten eines Produktionsstillstandes