FAQ zum Ambient-Transport im trans-o-flex Schnell-Lieferdienst 1. Was bedeutet die Abkürzung GDP? Good Distribution Practice of Medicinal Products for Human Use (2013/C 343/ 01). 2. Warum baut trans-o-flex die Kapazitäten für aktiv temperaturgeführte Transporte bei 15 bis 25 Grad Celsius aus? Aus Sicht unserer Kunden wird sich die aktive Temperaturführung bei Raumtemperatur als neuer Standard bei Arzneimitteltransporten durchsetzen. Wir erfahren daher eine wachsende Nachfrage nach aktiv temperaturgeführten Transporten. Als führender Logistikdienstleister der Pharma- und Gesundheitsbranche möchten wir auch für große Mengen und für Waren auf Paletten eine GDP-konforme Lösung anbieten. 3. Was war der Anstoß für den Umbau? Die Verschärfung der EU-Regel für Arzneimitteltransporte sowie die zunehmende und anhaltende Nachfrage nach aktiv temperierten Transportlösungen bei 15 bis 25 Grad Celsius haben den Anstoß für den Umbau gegeben. Damit kann trans-o-flex für seine Kernbranche Pharma sicherstellen, dass auch für die wachsende Transportnachfrage nach temperaturgeführten Transporten ausreichend Kapazität zur Verfügung steht. 4. Wieso sind die GDP und die nationale Gesetzgebung für die Kunden von trans-oflex relevant? Im Wesentlichen geht es um die Arzneimittelsicherheit und um die Produktqualität. Daher hat die EU die entsprechende Richtlinie für Transport und Lagerung überarbeitet. Die neue Richtlinie ist seit September 2013 gültig. Die Relevanz ergibt sich aus folgendem Auszug der GDP (2013/C 343 /01): Das System zur Gewährleistung der Qualität sollte die Organisationsstruktur, Verfahren, Prozesse und Ressourcen sowie Tätigkeiten umfassen, mit denen sichergestellt werden kann, dass Qualität und Unversehrtheit des gelieferten Produkts beibehalten werden und es während Transport und Lagerung in der legalen Lieferkette verbleibt. Alle Tätigkeiten, die [ ] ausgelagert werden, sollten genau definiert, abgestimmt und kontrolliert werden, damit Missverständnisse, die die Unversehrtheit des Produkts beeinträchtigen könnten, vermieden werden. Zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer muss ein schriftlicher Vertrag geschlossen werden, in dem die Pflichten jeder Partei klar festgelegt sind. 1
5. Was sind die Vorteile der aktiven Temperaturführung im Vergleich zur passiven Temperaturführung mit beispielsweise Kühlakkus? Bei aktiv temperaturgeführten Transporten werden alle Waren stets bei der für sie idealen Temperatur umgeschlagen und transportiert. Die Notwendigkeit aufwändiger Temperaturverpackungen und ihrer Rückführung entfällt und die Sicherheit ist höher, vor allem bei Transporten über das Wochenende. Des Weiteren steht die Temperaturdokumentation bereits nach der Zustellung online abrufbar zur Verfügung. Eine Auswertung von Temperaturloggern entfällt. 6. Wie stellt trans-o-flex die aktive Temperierung operativ im Schnell-Lieferdienst sicher? Kernelement ist unser neues, flächendeckendes und GDP-konformes Netz, das für den aktiv temperierten Transport bei 15 bis 25 Grad Celsius auf eine Kombination von speziellen Thermofahrzeugen und konventionellen Fahrzeugen mit aktiv temperierten Transporträumen (Klimaboxen) setzt. Spezielle Thermofahrzeuge setzen wir von Anfang an im Linienverkehr und bei der Abholung und Zustellung von Paletten ein, die bei 15 bis 25 Grad Celsius zu transportieren sind. Ansonsten setzt trans-o-flex auf zertifizierte und aktiv temperierte Transporträume (fest in Transportern installierte Klimaboxen). Auch hier variieren wir nochmals und nutzen je nach Bedarf unterschiedlich große Transporträume (Boxentypen). Ebenso skalierbar ist unsere Lösung für den Warenumschlag. Wir starten im Oktober 2014 zunächst mit einem voll klimatisierten zentralen Hub (Kassel). Nach und nach werden weitere Umschlagdepots voll klimatisiert. An allen Standorten wird ab Oktober 2014 die Temperatur beim Warenumschlag durchgehend überwacht und dokumentiert. Bei Verbleib der Ware über den Umschlag hinaus, z.b. am Wochenende, wird die Ware in entsprechend temperierte Räume verbracht. Die Einhaltung der von der neuen EU-GDP-Richtlinie vorgegebenen Bedingungen wird überwacht und dokumentiert. 7. Wie wird die richtige Temperatur (Qualität) im Schnell-Lieferdienst sichergestellt? Erstens gibt es von Beginn an klimatisierte Umschlagzentren, aktiv temperierte Fahrzeuge sowie Fahrzeuge mit aktiv temperierten Transporträumen (Boxen). Zweitens wird die Einhaltung des Temperaturbereichs überwacht und dokumentiert. Es kann auf Basis der Temperaturmessung von jedem Raum, den ein Packstück durchläuft, eine durchgehende Temperaturkurve dargestellt werden. Es gibt für die Kunden, die die aktive Temperaturführung bei 15 bis 25 Grad Celsius nutzen, ein zweistufiges System. Für die schnelle Übersicht setzen wir auf ein Ampelsystem. In unserem Sendungsinformationssystem (track & trace) wird dabei anzeigt, ob die Temperatur eingehalten wurde. Für die Kunden die darüber hinaus zusätzliche Informationen benötigen, bieten wir ferner Temperaturkurven an, die den Verlauf der auf das Packstück einwirkenden Temperaturen im Transportprozess dokumentieren. 2
8. In welchen Abständen wird die Temperatur an den Standorten bzw. in den Fahrzeugen gemessen beziehungsweise übertragen? Die Temperaturaufzeichnung findet konstant statt. Übertragen wird dabei alle 15 Minuten der Mittelwert der letzten Viertelstunde. Dazu wurden alle aktiv temperierten Fahrzeuge, die Klimaboxen und Depots mit entsprechenden Temperatursensoren und einer neuen Telematiksoftware ausgerüstet. So werden aus jedem Fahrzeug und jedem Depot automatisch alle 15 Minuten die aktuellen Temperaturdaten an unseren Zentralrechner übermittelt. Damit können wir unseren Kunden jederzeit die Einhaltung der Temperatur belegen. Bei Temperaturabweichungen erhält eine zentrale Servicestelle bei trans-o-flex unmittelbar ein Warnsignal (Alarmmeldung) und die Disposition der einzelnen Standorte kann somit unmittelbar eingreifen. 9. Ist im Schnell-Lieferdienst sichergestellt, dass die Ware der Kunden die trans-o-flex ambient nutzen immer bei 15 bis 25 Grad Celsius umgeschlagen und transportiert wird? An allen Standorten wird ab Oktober 2014 die Temperatur konstant gemessen und dokumentiert. Kunden, die die aktive Temperierung in Anspruch nehmen, erhalten zusätzlich die Option auf die Temperaturkurven zuzugreifen, die den Verlauf der auf das Packstück einwirkenden Temperaturen im Transportprozess dokumentieren. Damit sind unsere Prozesse sowie die Temperaturbedingungen, die während des Transports und des Warenumschlags auf die Arzneimittel einwirken, vollkommen transparent für unsere Kunden. 10. Wie wird trans-o-flex mit Mengenschwankungen umgehen? Die Kunden, die uns bereits heute mit der aktiven Temperierung beauftragt haben, werden weiterhin darauf vertrauen können, dass ihre Mengen selbst bei Mengenschwankungen aktiv temperiert transportiert und zugestellt werden. Generell orientieren sich unsere Kapazitäten am Bedarf unserer Kunden. Dabei geht trans-o-flex in die Vorleistung, um auch künftigen Bedarf abbilden zu können. Sowohl logistisch als auch wirtschaftlich notwendig ist dabei ein schrittweiser Aufbau, bei dem die Mengenentwicklung dem Netzaufbau folgen muss. Kein Anbieter kann es sich auf Dauer leisten, ohne eine bestimmte Mindestauslastung zu fahren. Deshalb gilt es, besonders in der Aufbauphase, eine intelligente Netzentwicklung zu betreiben, bei der die Qualität des Transports gewährleistet ist, aber gleichzeitig Investitionen und Transportmengen im richtigen Verhältnis zueinander stehen. Durch eine Kombination unterschiedlicher Fahrzeugtypen und -ausstattungen hat trans-o-flex das Verhältnis von Investitionskosten, Sendungsmenge und notwendiger Flächendeckung für den Start der aktiv temperierten Transporte im Schnell- Lieferdienst optimiert. Bei weiteren Mengensteigerungen ist es wichtig, dass unsere Kunden uns möglichst frühzeitig darüber informieren, wie viel Ware ab wann aktiv temperiert transportiert werden soll oder nicht. 3
11. Welche Zusatzleistungen werden beim Angebot der aktiven Temperierung im Schnell-Lieferdienst angeboten? Zusammen mit der aktiven Temperierung können diverse Zusatzdienstleistungen des Schnell-Lieferdienstes in Anspruch genommen werden, wie beispielsweise Nachnahme, der Termindienst, etc. (Details siehe Grafik) Zulässige Packstückmaße und -gewichte Paket Paketmaße max.: L 60 x B 40 x H 40 cm Gewicht max.: 25 kg Palette Palettenhöhe max.: 160 cm Gewicht max.: 800 kg Optionale Zusatzleistungen von trans-o-flex ambient trans-o-flex plus 12 Uhr trans-o-flex Samstag-Dienst trans-o-flex Insel-Dienst * trans-o-flex Gefahrguttransporte (außer Klasse 1 & 7) trans-o-flex HomeCare trans-o-flex medipack trans-o-flex Abend-Service * trans-o-flex Nachnahme trans-o-flex Vertraulich trans-o-flex Terminzustellung trans-o-flex co2de green trans-o-flex Premium-Anlieferung PHAGRO Internationale Transporte / EUROTEMP * *nach Vereinbarung 12. Müssen die aktiv temperierten Sendungen gesondert an den Schnell-Lieferdienst übergeben werden? Ja, damit der GDP-konforme Transport sichergestellt werden kann, ist bereits bei der Warenübergabe zu beachten, dass die Arzneimittel, die aktiv temperiert transportiert werden sollen, gesondert an trans-o-flex übergeben werden. Wichtig ist dabei auch, dass die Sendungen bereits aktiv temperiert (zwischen 15 und 25 Grad Celsius) an trans-o-flex übergeben werden. Ferner ist darauf zu achten, dass die Ambient-Sendungen (15 bis 25 Grad Celsius) vor der Übergabe an trans-o-flex mit entsprechenden trans-o-flex ambient Aufklebern gekennzeichnet werden. 13. Müssen die aktiv temperierten Sendungen (15 bis 25 Grad Celsius) vor der Übergabe an trans-o-flex besonders gekennzeichnet werden? Ja, Ambient-Sendungen (15 bis 25 Grad Celsius) müssen vor der Übergabe an transo-flex mit entsprechenden trans-o-flex ambient Aufklebern gekennzeichnet werden. Die entsprechenden Aufkleber werden Ambient-Kunden dazu in ausreichender Anzahl von trans-o-flex zur Verfügung gestellt. 4
14. Was passiert mit den Nicht-Pharma-Mengen, die eine aktive Temperaturführung eigentlich nicht brauchen? Die Ware wird weiterhin im Standard (ohne Temperierung) transportiert. Für Nicht- Pharma-Kunden ändert sich also nichts. Diese Kunden erhalten also auch keine Temperaturkurven. 5