smczagl smczagl rationalisiert den Arbeitsaufwand in der Finanzbuchhaltung in erheblichem Maße, indem es die von der Bank gelieferten Zahlungseingänge intelligent mit einer hohen Trefferquote in Buchungssätze umwandelt und an die Mesonic-Finanzbuchhaltung übergibt. Die Nachbearbeitung des Kontoauszugs erfolgt direkt im smczagl über alle Buchungsbereiche. 1
smczagl Migration der SWIFT Überweisungen in die Mesonic Finanzbuchhaltung smczagl ist eine Schnittstelle, die automatisch die Zahlungseingänge auch mehrerer Bankkonten als Buchungen direkt in einen Mesonic-Buchungsstapel zum Verbuchen bereitstellt. Zur Übermittlung von Kontoauszugs- und Kontoumsatzinformationen wird international von jeder Bank das SWIFT- MT940-Format eingesetzt. Auch smczagl nutzt dieses Format um die Zahlungseingänge der Bankkonten in Buchungen umzuwandeln und fertig an die Mesonic Winline zu übergeben. Die Deutsche Bank verwendet zur Übermittlung an den Zahlungsverkehr eines Finanzbuchhaltung-Systems das SAP multibankfähige Format. Auch dieses Format wird mit smczagl abgedeckt. Konfiguration des Zahlungsausgleichs Das Produkt smczagl bietet eine Trefferquote zwischen 65 und 90 Prozent der gelieferten Zahlungseingänge. Die ermittelten Buchungen werden automatisch an einen Winline Stapel übergeben. Hierbei spielt es keine Rolle, in welcher Verwendungszweckzeile der Überweiser die notwendigen Informationen über Kundennummer bzw. Rechnungsnummer angegeben hat. Durch die innovative Technik des Parsens werden alle gelieferten Verwendungszweckzeilen auf mögliche Rechnungs- bzw. Kundennummern gescannt und mit den Winline-Daten verglichen, egal wo der Überweiser die auszugleichende Rechnungs- bzw. Kundennummer im Zahlschein angegeben hat. Auch wenn mehrere Rechnungen mit einer Überweisung bezahlt wurden, kann smczagl die Zahlungsbuchungen dem richtigen Konto zuweisen. Selbst einen um Skonto verminderten Zahlungsbetrag erkennt smczagl selbstständig, auch wenn der Skontobetrag über dem gewährten Betrag liegt. Der hierbei generierte Buchungssatz wird automatisch mit dem in Abzug gebrachten Skontobetrag versorgt. Die Regelung bis zu welcher Toleranz eine Skontoverrechnung gewährt wird, kann ebenfalls individuell eingerichtet werden. Server- und datenbankübergreifende Übersicht Übersicht der importierten Buchungen Selbstverständlich kann die Skontoautomatik auch abgestellt werden, sodass Buchungen dessen Skontobeträge über den gewährten Abzug liegen, nicht in den Winline- Buchungsstapel übergeben werden. Zahlungseingänge, die in den Verwendungszweckzeilen keinerlei Informationen über die Kunden- bzw. Rechnungsnummer beinhalten, werden im smczagl zur weiteren Bearbeitung gespeichert. Diese Bearbeitungsliste kann im Anschluss an die Buchungsübergabe beliebig analysiert werden. 2
Auch eine Ausgabe beliebiger Auswertungslisten kann an MS-Excel übergeben werden. Durch das Archivsystem wird ebenfalls vermieden, dass Zahlungseingänge doppelt an die Winline übergeben werden. Zudem werden alle Vorgänge im Einzelnen kommentiert, damit eine sichere Bearbeitung im Anschluss erfolgen kann. Übergabe in Winline DialogStapel Selbstverständlich arbeitet die Schnittstelle smczagl, wie auch unsere anderen Produkte nicht nur datenbankübergreifend sondern auch serverübergreifend. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, auch örtlich entfernte Winline- Installationen mit den jeweiligen Zahlungseingängen zu versorgen. Dreh und Angelpunkt und quasi Voraussetzung für eine automatische Abwicklung des Zahlungseingangs war in der Vergangenheit ein Überweisungsträger, der mit der Ausgangsrechnung zwingend mitgeliefert werden musste. Der Überweisungsträger selbst enthielt nämlich die wesentlichen Informationen, die zur Weiterbearbeitung unerlässlich waren. Excelausgabe Ausgabe in Microsoft Excel Bei dieser Technologie kann der mitgelieferte Überweisungsträger völlig entfallen. Das bedeutet für die Einrichtung des automatischen Zahlungsverkehrs, auch für den Betreuer weniger Aufwendung für die Inbetriebnahme. Für den Kunden liegt der Vorteil auf der Hand: Keine zusätzlichen Druckkosten und eine einfache, problemfreie Abwicklung. Nachbearbeitung Ein Kontoauszug besteht auch immer aus Buchungsbereichen, die wegen unvollständiger Angaben im Verwendungszweck nicht sofort zugeordnet werden können. smczagl kann alle Buchungsarten behandeln und der Winline zur Verfügung stellen. Ob es um Debitoren-, Kreditorenzahlungen oder Sachbuchungen geht, spielt nunmehr keine Rolle mehr. Übersicht der Umsätze Damit der Kontoauszug in jedem Fall abgeschlossen werden kann, besteht auch die Möglichkeit, jede Buchung zunächst zu parken bis der Vorgang geklärt ist, um zu einem späteren Zeitpunkt eine Zuordnung vorzunehmen. 3
Alle Bankeninformationen werden voll inhaltlich im Buchungssatz mitgeführt. Damit auch zu einem späteren Zeitpunkt die Bankbuchung in allen Einzelheiten nachvollzogen werden kann. Das bringt auch nach der Übernahme Sicherheit. Zudem werden alle Buchungen, die jemals übernommen wurden in einem Archiv gespeichert. Multiausgleich Besonders hilfreich ist der Multiausgleich immer dann, wenn mit einer Zahlung unterschiedliche Debitoren bzw. Kreditoren und deren Offene Posten in einem Vorgang ausgeglichen werden müssen. Dieser Vorgang wird auch oft als Sammelausgleich bezeichnet. Die Vorteile im Überblick Keine zusätzliche Erstellung eines Überweisungsträgers Keine zusätzlichen Druckkosten Einfache und problemfreie Abwicklung Hohe Trefferquote (abhängig von der Qualität der Quelle) Umfassender Überblick über alle Buchungsvorgänge Archivierung aller Zahlungsvorgänge Verteilte Bearbeitung nicht gefundener Buchungen Datenbank und serverübergreifend Abhängig vom Buchungsaufkommen hohe Zeitersparnis Komplette Bearbeitung aller Buchungen Multiausgleich Debitoren und Kreditorenübergreifend Schnelle Bearbeitung durch ergonomische Bedienung Alle Buchungen, auch Sachkontenbuchungen Der Ausgleich zwischen Debitoren und Kreditoren kann auf unterschiedliche Weise erfolgen. So beherrscht smczagl folgende Zahlungsausgleichs- Konstellationen: Debitor mit einem Kreditor, Debitor mit mehreren Debitoren, Debitoren mit mehreren Kreditoren, Kreditor mit einem Debitor, Kreditor mit mehreren Kreditoren und Kreditoren mit mehreren Debitoren. Zudem die Verrechnung mit beliebigen Personen-Gutschriften. MT940 (SEPA) Generator Für den IT Berater oder Einrichter einer derartigen Anwendung ist es immer recht aufwändig eine MT940 Datei zu einem passenden Winline Datenbestand aufzubauen, damit ein realer Test stattfinden kann. Mit dem MT940 (SEPA) Generator lässt sich abhängig von beliebigen Datenbeständen ein Kontoauszug generieren. Damit kann Bankenunabhängig im Vorfeld eine Prüfung stattfinden. Der MT 940 (SEPA) Generator ist ein optionaler Programteil und ist im Bedarfsfall separat zu lizenzieren. Demoversion Für eine kostenlose Demoversion besuchen Sie uns unter http://www.smcsoft.de/html/smczagl.html 4
11 Partner 13 Standorte 5 Schulungsstandorte über 200 Experten über 3000 Kunden SMC Software GmbH Schleißheimer Straße 435g 80935 München Tel.: 089 316059 0 Fax: 089 316059 18 info@smcsoft.de www.smcsoft.de Business Software Mittelstand eg Dahlienstrasse 33a 80935 München Tel.: 0800 2020209 Fax: 089 316059 18 www.mybsm.eu 5