PAF Arbeiten auf zwei (oder mehreren) Computern Die Möglichkeit, die gesamten Daten zu sichern, kann auch dazu benutzt werden, an zwei oder mehreren Computern zu arbeiten. Ein Beispiel dafür ist, Sie haben zu Hause einen Computer und benutzen auch einen Computer in der Genealogieforschungsstelle. Dabei können Sie die erforschten Daten von den Filmen gleich zu Ihren eigenen Daten hinzufügen, ohne diese über Zettel oder Hefte ein- oder mehrmals abschreiben zu müssen. Jeder Abschreibevorgang ist eine mögliche Fehlerquelle. Wie gehen Sie vor, damit Sie immer Ihre Daten am neuesten Stand bearbeiten und ergänzen können? Voraussetzungen: 1) Ihr Computer ist funktionstüchtig und das PAF-Programm ordnungsgemäß installiert. 2) Im PAF ist unter >Extras<, >Voreinstellungen<, >Ordner< als Speicherort für Ihre PAF-Dateien (Daten) >c:\programme\familysearch\paf5\data\< eingetragen (siehe auch Beschreibung PAF-Voreinstellungen ). 3) Im PAF ist unter >Extras<, >Voreinstellungen<, >Ordner< als Speicherort für Ihre Sicherungskopie >A:\< eingetragen (siehe auch Beschreibung PAF-Voreinstellungen ). 4) Sie haben eine (besser zwei, Erklärung folgt später) formatierte Diskette(n) bereit. Konkretes Vorgehen bei der Arbeit an zwei Computern an Hand eines Beispieles: 1 Erster Computer (zu Hause). Sie hatten bisher 1820 Personen eingegeben und geben weitere 32 Personen ein. Am Ende Ihrer PAF-Sitzung sind nun 1852 Personen eingetragen. Diese Zahl bekommen Sie, wenn Sie unter >Datei<, die Zeile >Eigenschaften< anklicken. Es öffnet sich ein weiteres Fenster >Dateieigenschaften< Seite 45
Nun klicken Sie die Schaltfläche >OK< und im Fenster >Datei< die Zeile >Sicherungskopie< an. Legen Sie nun die vorbereitete, formatierte Diskette ins Laufwerk ein und klicken Sie die Zeile >Sicherungskopie < im Fenster >Datei< an. Es öffnet sich kurz ein weiteres Fenster und danach beginnt die Sicherung Ihrer Daten auf die Diskette, indem Sie im nächsten Fenster im Feld >Dateiname< einen Namen für Ihre Sicherungsdatei eingeben können. Schlägt der Computer einen Namen vor, klicken Sie ihn einfach an und danach klicken Sie auf die Schaltfläche >Sichern<. Im nächsten Fenster können Sie den Fortschritt des Sicherungs- und Speichervorganges an einem Laufbalken beobachten. Ist dieser Vorgang beendet, öffnet sich ein Fenster mit der Vollzugsmeldung. die Schaltfläche >OK<. Klicken Sie auf Sie können nun das PAF-Programm schließen und haben auf Ihrer Diskette 2 eine Sicherung mit1852 Personen. Die Daten, mit denen das PAF-Programm arbeitet sind immer noch auf Ihrer Festplatte gespeichert. Wenn Sie diese weiterbearbeiten wollen, öffnen Sie PAF und ergänzen oder ändern Sie Ihre Genealogiedaten. Danach ist es wieder erforderlich den Sicherungsvorgang, wie oben beschrieben am Ende Ihrer PAF-Arbeitssitzung durchzuführen. Seite 46
3 Sie nehmen Ihre Diskette in die Forschungsstelle mit und möchten in einem Mikrofilm nach weiteren Vorfahren suchen. Bitten Sie den Betreuer einen Computer einzuschalten und öffnen Sie das PAF-Programm. Es muss dieselbe Version, wie Ihr PAF-Programm zu Hause sein, PAF 4 oder PAF 5. Wenn an diesem Computer noch keine Datenbank mit Ihren Namen eingerichtet ist, so bitten Sie den Betreuer dies zu tun (siehe neue Datenbank einrichten). Ist das geschehen, so haben Sie bei der ersten Arbeitssitzung keine Daten in diesem Computer. Legen Sie nun Ihre Sicherungsdiskette in das Diskettenlaufwerk ein und klicken Sie unter >Datei<, die Zeile >Wiederherstellen< an. Der Computer sucht im Laufwerk die Diskette und zeigt im Fenster die vorhandenen Sicherungskopien. Sie werden Ihre Kopie mit dem, von Ihnen angegebenen Namen finden. Es öffnet sich ein Fenster mit der Frage, ob Sie die bestehenden Daten ersetzen wollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche >Ja<. Nun beginnt die Rücksicherung von der Diskette auf den Computer. Nach dem Vorgang erscheint die Vollzugsmeldung Klicken Sie den Namen an und im Feld >Dateiname< wird der angeklickte Namen aufscheinen. Danach klicken Sie auf das Schaltfenster >W.-herstellen<. Klicken Sie auf die Schaltfläche >OK< und nun sind Ihre Daten vom Computer von zu Hause auf dem Computer in der Forschungsstelle. Zur Kontrolle klicken Sie unter >Datei<, die Zeile >Eigenschaften< an und Sie sehen im nächsten Fenster die Zahl der eingegebenen Personen nämlich 1852. Nun können Sie die Daten, die Sie auf dem Mikrofilm finden in den Computer zu Ihren Daten hinzufügen. Nach geraumer Forschungszeit haben Sie z.b.: 65 Namen hinzugefügt. Überprüfen Sie dies durch Anklicken von >Datei<, und der Zeile >Eigenschaften<. Sie haben nun im Computer der Forschungsstelle bereits 1917 Personen gespeichert. Seite 47
Bevor Sie Ihre Eingabearbeit und das PAF-Programm beenden, sichern Sie wieder den aktuellen Datenbestand auf Ihre Diskette, wie Sie das schon zu Hause getan haben. Nun ist auf Ihrer Diskette 4 eine Sicherung mit 1917 Personen. Wenn Sie nun nach Hause kommen und den Computer einschalten, öffnen Sie Ihr PAF- Programm. Legen Sie die Sicherungsdiskette ins Laufwerk und führen den Wiederherstellungsvorgang, wie in der Forschungsstelle durch. In Ihrem Computer sind vor der Wiederherstellung 1852 Personen gespeichert, diese werden bei der Wiederherstellung mit den Daten von 1917 Personen überschrieben. 5 Zu Hause geben Sie zu Ihren Daten wieder 20 Personen ein, z.b.: aus Dokumenten und haben dann schließlich 1937 Personen in Ihrer Datenbank. Bevor Sie nun wieder in der Forschungsstelle weiterarbeiten können, müssen Sie nach der Arbeitsitzung zu Hause mit einer Sicherungsdiskette zur Forschungsstelle fahren. Auf Ihrer Diskette ist 6 eine Sicherung mit 1937 Personen. Dort können Sie in Ihre Datenbank im Computer mit der mitgenommenen Sicherungsdiskette von den 1917 Personen vom letzten Besuch auf Ihren neuen Stand von 1937 Personen aktualisieren. 7Sie geben aus den Mikrofilmen weitere 47 Personen in den Computer ein und sichern am Ende den neuen Stand wieder auf die Sicherungsdiskette. Darauf ist dann 8 eine Sicherung mit 1984 Personen. Mit dieser Diskette aktualisieren Sie dann Ihren Computer zu Hause und.. Datensicherung mit zwei Disketten Aus Erfahrung und viel Trauer um verlorene Daten zwei Hinweise: 1) Um sich vor zu großen Schaden, im Falle von Diskettenschäden oder nach Virenbefall zu schützen, ist es günstig, zwei Disketten, die Sie abwechselnd nutzen, für die Sicherung zu verwenden. So haben Sie immer noch zu dem gerade aktuellen Datenbestand auch noch eine Vorgängerversion auf Diskette zur Verfügung. 2) Schreiben Sie nach der Datensicherung auf das Diskettenetikett das Datum der Sicherung und die Anzahl der gesicherten Personen, somit wissen Sie beim nächsten Sicherungsvorgang, welche Diskette zum Sichern an die Reihe kommt. Dieser wechselweise Sicherungsvorgang ist dann von Bedeutung, wenn über die Sicherungsdiskette auch Viren übertragen wurden. Das stellt sich schnell heraus und Sie haben dann nach der Entseuchung und Neuinstallation wenigsten eine vorletzte, virenfreie Datensicherung zum Wiederherstellen Ihres neu aufgesetzten Computers zur Verfügung. Seite 48
Zur Wiederholung wird der eben beschriebene Vorgang graphisch dargestellt: 1 Computer zu Hause am Beginn 1820 Personen hinzugefügt 30 Personen Am Ende 1852 gesichert 1852 Personen 2 3 Computer GFS am Beginn 0 Personen nach Wiederherstellung 1852 Personen hinzugefügt 65 Personen Am Ende 1917 gesichert 1917 Personen 4 5 Computer zu Hause am Beginn 1852 Personen nach Wiederherstellung 1917 Personen hinzugefügt 20 Personen Am Ende 1937 gesichert 1937 Personen 6 7 Computer GFS Beginn 1917 Personen nach Wiederherstellung 1937 Personen hinzugefügt 47 Personen Am Ende 1984 gesichert 1984 Personen 8 Und so weiter Seite 49
Wenn Sie nicht konsequent dieses Prozedere einhalten, können Daten verloren werden. Ein Beispiel: 1 Computer zu Hause am Beginn 1820 Personen hinzugefügt 30 Personen Am Ende 1852 gesichert 1852 Personen 2 3 Computer GFS am Beginn 0 Personen nach Wiederherstellung 1852 Personen hinzugefügt 65 Personen Am Ende 1917 gesichert 1917 Personen 4 Sie vergessen zu Hause die Wiederherstellung, oder Sie vergaßen die Diskette in der GFS. 5 Computer zu Hause Sie haben Ihre Daten von 1852 Personen von der letzten Bearbeitung zu Hause in Ihrer Datenbank Sie fügen 20 Personen hinzu und haben am Ende 1872 Personen Die 65 Personen, die Sie in der GFS eingegeben haben, sind nicht vorhanden und daher verloren. Natürlich sind diese Personendaten noch im Computer in der Forschungsstelle gespeichert und Sie könnten diese mit einer GEDCOM-Datei auf Ihren Computer übertragen. Aber es geht meist nicht nur um Einzelpersonen, sondern auch um die familiären Verbindungen, die nicht auf diese Weise (als Ergänzung) übertragen werden können. Würden Sie jetzt, nach Eingabe der 20 Personen eine Wiederherstellung der Daten aus der Forschungsstelle durchführen, haben Sie dann zwar den letzten Datenstand der GFS (inklusive der 65, dort eingegebenen Personen) in Ihrem Computer zu Hause, aber, die zu letzt zu Hause eingegebenen 20 Personen wären dann verloren. DAHER WICHTIG: -WIEDERHERSTELLEN-BEARBEITEN-SICHERN- ANDERER COMPUTER-WIEDERHERSTELLEN-BEARBEITEN-SICHERN- ANDERER COMPUTER- Seite 50
Es gibt noch andere Möglichkeiten PAF-Daten an mehreren Computern zu bearbeiten. 1. Variante: Sie stellen im PAF-Programm unter >Extras<, >Voreinstellungen<, >Ordner< als Speicherort für Ihre Daten nicht >c:\programme\familysearch\paf5\data\ ein<, sondern geben das Diskettenlaufwerk >a:< als Speicherort an. (Siehe Beschreibung PAF-Voreinstellungen). Ihre Daten befinden sich dann nicht auf der Festplatte, sondern immer auf der Diskette. Kommen Sie nun zu einem anderen Computer, können sie, nachdem Sie Ihre Datendiskette ins Laufwerk eingelegt haben, mit dem PAF-Programm auf dem Fremdcomputer so arbeiten, wie zu Hause bei Ihrem eigenen Computer. 1. Nachteil: Das PAF-Programm öffnet bei jeder Eingabe die Datendatei und schließt diese sofort nach der Änderung/Erweiterung wieder. Auf der Diskette dauert dies bedeutend länger, als auf der Festplatte. 2. Nachteil: Durch diesen Vorgang wird die Diskette bedeutend öfters gelesen und beschrieben, als bei dem Sicherungs- und Wiederherstellvorgang, der oben beschrieben ist. 3. Nachteil: Disketten haben eine wesentlich kürzere Lebensdauer als Festplatten und die Wahrscheinlichkeit, dass eine Diskette bei so häufigem Gebrauch, wie im beschriebenen Fall, kaputt wird, ist sehr hoch. Dann ist zwar Ihr Computer nicht defekt, aber die Daten sind unwiederbringlich verloren, weil diese nirgends ein zweites Mal gespeichert sind. 2. Variante: Sie arbeiten mit PAF wie vorgesehen mit der Datenbank auf der Festplatte und kopieren über den Windows-Explorer nach jeder Eingabe- bzw. Änderungssitzung die Datenbank von >c:\programme\familysearch\paf5\data\ ein< auf die Diskette >A:<. Beim Fremdcomputer kopieren Sie mit dem Windows-Explorer dann Ihre Daten von der Diskette auf die Festplatte. Bei dieser Variante haben Sie die drei Nachteile von der 1. Variante nicht. Sie haben die Daten einmal auf Ihrer Festplatte und ein zweites Mal auf der Diskette. 1. Nachteil: Die Datenbank auf der Festplatte ist bedeutend größer, als die komprimierte Sicherungsdatei. Ein Beispiel: Eine PAF-Datenbank mit 8000 Namen plus Notizen hat eine Größe von 4524 kb. Wird von dieser eine Sicherungskopie erstellt, hat diese eine Größe von nur 688 kb. Da die Disketten Daten nur bis zu einer Größe von 1440 kb speichern können, ist diese Variante nur bis knapp über 2000 Namen möglich. 2. Nachteil: Zusätzliches Hantieren mit dem Windows-Explorer bei Kopieren bzw. Rückkopieren. 3. Variante: Sie besitzen einen Laptop und nehmen ihn überall mit. Sicherungskopien sind aber auch in diesem Fall notwendig, da auch dieser Computer nicht vor Störungen sicher ist. 4. Variante: Sie lassen Computer Computer sein, tragen Ihre Daten wie früher auf Ahnentafeln und Familienbogen ein. Vorteil: Sie müssen sich nicht mit neumodischem Zeug herumschlagen und können Ihre Daten sofort jedem zeigen. 1. Nachteil: Kein direkter Datenaustausch, kein Einreichen von Namen, keine Datensicherung auf www.familysearch.org. 2. Nachteil: Bei vielen gesammelten Daten ist das reine Suchen zeit- und platzaufwendig. 3. Nachteil: Keine einfache und billige Möglichkeit die Daten zu sichern oder zu kopieren, daher Bedrohung durch Feuer, Überschwemmung, Einbruch, etc. Seite 51