Funktion/Geschäftsbereich: Recht (Ethik & Compliance-Büro) Fachexperte: Laurel Burke, Assoc. Gen. Counsel Compliance, laurel.burke@regalbeloit.com Datum Erstausgabe: Juli 2011 Überarbeitung: 3 Überprüfungsintervall: Jährlich Ersteller (Abteilung, Titel & E-Mail): Übergreifendes Prüfungsteam: Genehmiger: Erstellte Sprachen: Überarbeitungsverlauf Zweck, Anwendung und Umfang der Richtlinie. Die setzt sich für die Vermeidung von Korruption und Bestechung ein und befolgt dabei höchste ethische Standards in all ihren Aktivitäten und an allen Standorten, an denen sie Geschäfte tätigt. Nicht nur das U.S. Foreign Corrupt Practices Act ( FCPA ) und das 2010 U.K. Bribery Act, sondern Gesetze rund um die Welt untersagen Bestechung und Korruption und regeln unsere Aktivitäten in Hinblick auf Kontakte und Beziehungen mit, bzw. zu Regierungen, Beamten und Agenten.. Wir handeln stets mit Integrität und befolgen die gesetzlichen Vorschriften und die Richtlinien von Regal. Wir zahlen keine Schmiergelder nicht um Geschäfte zu erhalten, nicht um Geschäfte zu bewahren, nicht um Zugang dazu zu erhalten, einfach grundsätzlich nicht. Bestechung und Korruption sind niemals eine Alternative. Diese Richtlinie gilt für die und den von ihr kontrollierten Konzerngesellschaften (gemeinsam Regal ) und alle Personen oder Organisationen, die Geschäfte mit Regal tätigen oder tätigen möchten. Jeder einzelne von uns muss transparent und offen handeln und vermeiden, dass Korruption eine Rolle bei Transaktionen oder Geschäften von Regal spielt. Regal muss insbesondere mit den Dritten sorgfältig umgehen, die wir damit beauftragen, Geschäfte für uns oder in unserem Namen auszuführen. Zu diesen Dritten können Repräsentanten, Vertriebspartner, professionelle Dienstleister, Broker, Agenten, Wiederverkäufer, Zulieferer, Berater und andere Geschäftspartner zählen, die Dienstleistungen oder Produkte an oder für Regal bereitstellen. Diese Richtlinie fordert von Regal und deren Direktoren, Führungskräften, Mitarbeitern und Dritten, die Geschäfte mit uns tätigen oder tätigen möchten, jegliche Korruption und Bestechung zu vermeiden und bietet eine Anleitung hierzu. Grundsatzklauseln Laurel Burke Ethics & Compliance (Recht), Assoc. Gen. Counsel Compliance, laurel.burke@regalbeloit.com Recht CEO, COO & GC Hauptsprachen 24-Aug-2012: Überarbeitete Sprache für größere Vollständigkeit 1. Kaufen Sie kein Geschäft. Viele Länder, in denen wir tätig sind, verfügen über Gesetze zu gewerblicher Bestechung, welche es untersagen, Korruptionszahlungen an Dritte nicht nur an ausländische Beamte zu zahlen, um ein Geschäft zu erhalten oder zu bewahren. Regal vertritt die Tel.: 608.361.7416 / Fax: 608.364.8817 /Web: RegalBeloit.com Seite 1 von 5
Ansicht, dass der Konkurrenzkampf um ein Geschäft auf der Grundlage der Qualität und des Werts seiner Produkte und Leistungen erfolgen muss und erlaubt keine Zahlungen für ein Geschäft. Die Übergabe oder Annahme von Geschenken, einschließlich Mahlzeiten und Unterhaltung, kann Potential für Korruption darstellen. Die Unternehmensrichtlinien, einschließlich der Richtlinien für Reisen, Mahlzeiten, Unterhaltung und Geschenke, die im Kodex für Geschäftsgebaren und Geschäftsethik (dem Kodex ) enthalten sind, bieten einen Leitfaden dazu, wie man zwischen akzeptablen Geschäftsgepflogenheiten und möglichen Korruptionszahlungen unterscheidet. 2. Keine Bestechung. Keine Korruption. Niemand, der zu Regal gehört, wird Geldzahlungen, Geschenke oder geldwerte Dinge an Regierungsbeamte oder öffentliche Beamte oder einen Mitarbeiter eines staatlich geführten oder staatlich kontrollierten Unternehmens anbieten, zahlen, in Aussicht stellen oder eine solche Zahlung autorisieren: (i) um eine Handlung oder Entscheidung durch den Beamten zu beeinflussen; (ii) um den Beamten dazu zu verleiten, seinen Einfluss hinsichtlich einer Handlung oder Entscheidung geltend zu machen; oder (iii) einen Vorteil dahingehend zu erlangen, dass Regal bei dem Erhalt oder Behalt eines Geschäfts Unterstützung erhält. Niemand, der zu Regal gehört bezeichnet in diesem Zusammenhang Mitarbeiter, Direktoren, Führungskräfte, Agenten, Repräsentanten, Verkäufer, Zulieferer, Vertragshändler und alle anderen Geschäftspartner. Einige Definitionen und Begriffserklärungen aus dieser Richtlinie folgen unter Paragraph 2. a. Regierungsbeamter. Wir definieren den Begriff ausländischer Amtsträger oder ausländischer Beamter breit, um nicht nur traditionelle Regierungsbeamte oder Mitarbeiter der Regierung, eine Regierungsbehörde oder ein Regierungsministerium einzuschließen, sondern auch Mitarbeiter von internationalen öffentlichen Behörden und politischen Parteien und Mitarbeiter einer Organisation, die im Besitz oder unter der Kontrolle einer Regierung sind, einschließlich Unternehmen, die im Besitz einer Regierung sind oder von einer Regierung kontrolliert werden ( SOEs ). b. Geschäfte erhalten oder bewahren. Ebenso ist Geschäfte erhalten oder bewahren breit definiert und umfasst Verhaltensweisen, die nicht nur zu spezifischen Regierungsgeschäften führen, sondern auch Verhaltensweisen, die Regal bei der Ausführung von Geschäften im Allgemeinen unterstützen, so z. B. der Erhalt von Lizenzen oder Zulassungen, die von der Regierung ausgestellt wurden. c. Unternehmen in staatlichem Besitz. SOEs gibt es in mehreren Ländern, in denen wir operieren und weltweit können diese den Ruf haben, enger mit Korruption verknüpft zu sein. Wir müssen insbesondere sorgfältig darauf achten, die Beziehungen und Verträge zwischen Regal und SOEs zu strukturieren, um Korruption zu verhindern. d. Dinge von Wert. Der Begriff Dinge von Wert ist breit definiert, um wesentlich mehr als nur Geld oder geldwerte Objekte zu umfassen. Dinge von Wert umfassen u. a. die Bezahlung von Reisekosten, Bereitstellung von Dienstleistungen, Golfausflüge oder andere Unterhaltung, die übertrieben oder für eine gewisse Geschäftstransaktion nicht üblich ist, die Übernahme oder der Erlass von Schulden, persönliche Gefallen, Einstellungsangebote und selbst Spenden für wohltätige Zwecke. 3. Durchgängige korrekte Buchführung und Aufzeichnungen. Wir führen akkurate und vollständige Bücher und Aufzeichnungen und führen ordnungsgemäße interne Rechnungsprüfungen durch. Kein Geld und keine Vermögenswerte von Regal werden direkt oder indirekt für ungesetzliche, unangemessene oder unethische Zwecke verwendet. Regal führt seine Bücher, Aufzeichnungen und Konten mit angemessener Genauigkeit und Sorgfalt, so dass diese alle Transaktionen und Veräußerungen von Vermögenswerten abbilden. Es ist nicht zulässig, Transaktionen in der Buchführung Tel.: 608.361.7416 / Fax: 608.364.8817 /Web: RegalBeloit.com Seite 2 von 5
des Unternehmens falsch zu interpretieren oder auszulassen oder auf Rechnungsprüfungen zu verzichten, so dass falsche Auslegungen oder Auslassungen auftreten können. Die Beibehaltung von detaillierten, akkuraten Beschreibungen aller Zahlungen und Ausgaben ist unverzichtbar. Dementsprechend müssen unsere Mitarbeiter geltende Normen, Grundsätze, Gesetze und die Verfahren von Regal für Meldungen im Bereich Buchhaltung und Finanzen befolgen. Insbesondere müssen die Mitarbeiter bei der Vorbereitung aller Berichte und Aufzeichnungen die zeitlichen Fristen einhalten und vollständige Arbeiten abliefern. Im Umgang mit Regierungsbeamten oder Amtsträgern und in Bezug auf andere internationale Transaktionen, wie in dieser Richtlinie beschrieben, müssen Mitarbeiter alle erforderlichen Genehmigungen des verantwortlichen Vizepräsidenten oder der Rechtsabteilung von Regal erhalten und im Einzelfall auch von Nicht-US-Regierungsorganisationen. Vor der Zahlung oder der Freigabe einer Zahlung an einen Nicht-US-Regierungsbeamten werden die Mitarbeiter oder Agenten von Regal prüfen, dass kein Teil dieser Zahlung für einen anderen Zweck verwendet wird, als den in den Büchern und Aufzeichnungen von Regal festgelegten Zweck. Es ist unzulässig, nicht offengelegte oder nicht angegebene Konten für jedweden Zweck von Regal zu eröffnen. Es dürfen keine falschen oder erfundenen Einträge in die Bücher und Aufzeichnungen von Regal erfolgen. Abschließend dürfen keine persönlichen Geldmittel zur Erzielung dessen verwendet werden, was andernfalls unter dieser Richtlinie von Regal unzulässig ist. 4. Marketing-, Reise- und Bewirtungskosten. Normale Geschäftsbewirtung, die direkt mit einem tatsächlichen Geschäftszweck verknüpft ist, als auch kleine Geschenke mit einem Regal-Logo sind durch den Kodex als auch durch diese Richtlinie zulässig, WENN diese Ausgabe alle unter dem Kodex und unter anderen geltenden Richtlinie(n) von Regal erforderlichen Freigaben erhält. Alle Marketingoder Bewirtungskosten, die voraussichtlich 100 USD übersteigen werden und für einen ausländischen Amtsträger bestimmt sind, dürfen nicht ohne vorherige ausdrückliche Genehmigung der Rechtsabteilung erfolgen. 5. Spenden für wohltätige Zwecke. Eine Spende für einen wohltätigen Zweck, die in einer Gerichtsbarkeit außerhalb der Vereinigten Staaten durch oder im Auftrag von Regal getätigt wird oder eine wohltätige Spende, die für einen ausländischen Beamten getätigt oder durch diesen erbeten wurde, könnte in gewissen Situationen als Form der Bestechung betrachtet werden. Tätigen Sie keine wohltätigen Spenden für Regal, ohne sich zuvor mit dem zuständigen Vizepräsidenten oder der Rechtsabteilung abzusprechen. 6. Der Einsatz von Agenten und Vertragshändlern und anderen Dritten erfordert Due Diligence. Der Einsatz von Agenten, die im Auftrag von Regal handeln und Regal nach außen hin repräsentieren, stellt einen Bereich mit erheblichem Korruptionsrisiko dar. Durch ein geeignetes Due Diligence-System können diese Risiken jedoch größtenteils ausgeräumt werden. Verstehen und befolgen Sie die Anforderungen der Richtlinie für die Einbindung von Dritten für Agenten, Repräsentanten oder andere Geschäftspartner (gemeinsam Dritte oder dritte Parteien ) für die ordnungsgemäße Einstellung oder Beibehaltung von Dritten. 7. Fusionen und Akquisitionen. Die US-Regierung hat zwar insbesondere die Durchsetzung von Aktionen für das Verhalten der Zielunternehmen vor der Fusion/Akquisition bei Firmenverkäufen verfolgt, wenn dies gegen das DCPA verstößt, doch auch andere Regierungen rund um die Welt können gleichfalls Unternehmen und deren Führungskräfte für korrupte Handlungen verfolgen. Demzufolge muss vor einer Fusion oder Akquisition eines Zielunternehmens eine spezifische Due Diligence-Prüfung Tel.: 608.361.7416 / Fax: 608.364.8817 /Web: RegalBeloit.com Seite 3 von 5
von Regal gegen Korruption durchgeführt werden, insbesondere in Situationen, in denen das Zielunternehmen ein hohes FCPA- oder Korruptionsrisiko-Profil aufweist. 8. Die Bestimmungen dieser Globalen Anti-Korruptions-Richtlinie gelten für Mitarbeiter von Regal, als auch für die Aktivitäten von Dritten. Gemeinsam mit der Richtlinie für die Einbindung von Dritten und den Anlagen und Anhängen für beide Richtlinien bilden diese Dokumente einen Teil des globalen Anti-Korruptions-Programms von Regal. 9. Verknüpfte Richtlinien und Prozeduren mit weiteren Anforderungen. Kodex für Geschäftsgebaren und Geschäftsethik Richtlinie für die Einbindung von Dritten (und deren Anlagen und Anhänge) Anlage 1: Häufig gestellte Fragen 10. Meldung von Vorfällen oder Bedenken. Alle Mitarbeiter von Regal werden aufgefordert, Fragen zu dieser Richtlinie und den dazugehörigen Dokumenten zu stellen. Mitarbeiter sind verpflichtet, jegliche Bestechung, jegliches Anfragen oder Angebote von unzulässigen Zahlungen oder Vorteilnahmen umgehend einem Manager oder Vorgesetzten vor Ort, der Abteilung Human Resources, dem Ethik- & Compliance-Büro (, 608-361-7416 oder 800-833-7901), der Rechtsabteilung (legal@regalbeloit.com) oder der Regal Integrity Alert Line unter Zuhilfenahme einer der im nächsten Absatz beschriebenen Methoden zu melden. Dritte, einschließlich Kunden, können Bedenken ebenfalls melden, indem sie sich an die Regal s Integrity Alert Line wenden. Es gibt zwei grundlegende Methoden telefonisch oder im Web-Portal. Die Telefonnummern und Zugangscodes (sofern erforderlich) finden Sie auf der Regal Governance Website. Klicken Sie dort bitte auf Melden von ethischen, rechtlichen und abrechnungstechnischen Bedenken. Die Website-Adressen variieren je nach Standort. Für alle Standorte außerhalb der Europäischen Union besuchen Sie www.regalbeloitintegrity.alertline.com. Innerhalb der Europäischen Union und außer für Spanien oder Portugal besuchen Sie www.regalbeloiteuintegrity.alertline.com und in Spanien und Portugal besuchen Sie www.regalbeloitspintegrity.alertline.com. Sofern gesetzlich zulässig, kann eine Person, die eine Meldung macht, auf Wunsch anonym bleiben. 11. Regal Ressourcen und Fragen. Um Ihnen bei eventuellen Fragen weiterzuhelfen, haben wir das Dokument Häufig gestellte Fragen erstellt. Dieses Dokument ist bezeichnet als Anlage 1. Richten Sie Ihre Fragen zur Zulassung von Dritten an den Ihnen zugeteilten Kontakt für Beschaffung in dem Land, in dem dieser Dritte hauptsächlich tätig sein wird oder an Legal@regalbeloit.com, oder ein höherrangiges Teammitglied, das für den geografischen Standort zuständig ist. Wenn Sie irgendwelche Fragen zu der Bedeutung dieser Richtlinie und Prozedur, dem richtigen Verfahrensablauf oder der von Ihnen erwarteten Verhaltensweise haben, sollten Sie, bevor Sie etwas unternehmen, um Klärung und Anleitung bitten. Sie können die Regal Integrity Alert Line telefonisch erreichen oder durch das globale Web-Portal, das EU Web-Portal oder das Web-Portal für Spanien/Portugal. Versuchen Sie nicht, Ungewissheiten selbst zu lösen. Nehmen Sie an Schulungen teil und füllen Sie Bewertungen und Zertifizierungen aus, die Ihnen vorgelegt werden. Die Nichtbefolgung dieser Richtlinie und der dazugehörigen Prozeduren wird sehr ernst genommen und Tel.: 608.361.7416 / Fax: 608.364.8817 /Web: RegalBeloit.com Seite 4 von 5
kann Anlass zu Disziplinarmaßnahmen bis einschließlich der Kündigung des Beschäftigungsverhältnisses sein. 12. Weitere öffentliche Informationsquellen. Die folgenden öffentlich zugänglichen Ressourcen bieten weitere Informationen zu den Anti-Korruptionsgesetzen und internationalen Konventionen. Beachten Sie, dass die Website der Behörden geändert werden und Dokumente aktualisiert oder entfernt werden können, so dass einige der aufgeführten Ressourcen möglicherweise nicht verfügbar sind. U.S. Department of Justice (DOJ) Fraud Section FCPA Website http://www.justice.gov/criminal/fraud/fcpa/ Der Lay Person s Guide to FCPA http://www.justice.gov/criminal/fraud/fcpa/docs/lay-persons-guide.pdf Das Foreign Corrupt Practices Act (nicht offizielle Übersetzungen sind verfügbar in Arabisch, Bengalisch, Chinesisch-Kantonesisch & Mandarin, Französisch, Deutsch, Japanisch, Koreanisch, Malayisch, Portugiesisch, Russisch, Spanisch und Urdu) http://www.justice.gov/criminal/fraud/fcpa/statutes/regulations.html Konvention der Vereinigten Nationen gegen Korruption (Text in mehreren Sprachen verfügbar) http://www.unodc.org/unodc/en/treaties/cac/ Europarat gegen Korruption (Januar 1999, Ausgaben in Englisch und Französisch) http://conventions.coe.int/treaty/en/treaties/html/173.htm Organization for Economic Cooperation and Development (OECD) Konventionen gegen Bestechung (Ausgaben in Englisch und Französisch, mit nicht offiziellen Übersetzungen in Arabisch, Chinesisch und Spanisch) http://www.oecd.org/document/21/0,3746,en_2649_34859_2017813_1_1_1_1,00.html UK Bribery Act http://www.legislation.gov.uk/ukpga/2010/23/contents Bericht für Regierungsarbeiten {gemäß Chinas 11. Fünf-Jahres-Plan} (Offizielle Version wird durch die Xinhua Nachrichtenagentur veröffentlicht) http://online.wsj.com/public/resources/documents/2011npcworkreporteng.pdf Indisches Gesetz zur Vermeidung von Korruption (Englische Ausgabe, 1988) http://www.kar.nic.in/lokayukta/preact.htm Tel.: 608.361.7416 / Fax: 608.364.8817 /Web: RegalBeloit.com Seite 5 von 5