Staatliche Vermögens- und Hochbauverwaltung Baden-Württemberg Einführung Teil 2 PlanTeam-SPACE PlanTeam-SPACE Einführung in den PlanTeam-SPACE Teil 2 Stand: Januar 2012 Verfasser: Anschrift: Referat 25 DV-Fachverfahren Stefan-Meier-Straße 76 79104 Freiburg Ansprechpartner: Monika Altenfeld-Neukirch Telefon: 0761 / 204 1480 Fax: 0761 / 204 1489 E-Mail: Monika.Altenfeld-Neukirch@vbv.bwl.de VERMÖGEN UND BAU BADEN-WÜRTTEMBERG Version 01.08 Seite 1
1. Abonnements... 3 1.1 Allgemeines... 3 1.2 Abonnement erstellen... 3 1.3 Abonnements verwalten... 3 1.4 Abonnement aktualisieren... 4 1.5 Abonnement löschen... 5 2. Favoriten... 6 2.1 Hinzufügen zu Favoriten... 6 2.2 Von den Favoriten entfernen... 6 3. Suchberichte... 7 4. Upload... 9 4.1 Neue Version eines Dokumentes hochladen... 9 4.2 Anlagen hochladen... 10 5. Dokumente bearbeiten... 11 6. Freigaben... 12 7. Verteiler anlegen... 14 8. Projekt-E-Mails... 16 8.1 E-Mails empfangen... 16 8.2 Darstellung im Nachrichtencenter... 17 8.3 Persönliche E-Mail-Ablage... 17 8.4 Übernahme in die Dokumentation... 19 Version 01.08 Seite 2
1.1 Allgemeines 1. Abonnements Einzelne Fächer und Ordner lassen sich abonnieren. Das bedeutet, dass Sie bei bestimmten, von Ihnen festgelegten Ereignissen automatisch mit einer E-Mail in einem bestimmten Zeitintervall informiert werden. Es ist auch möglich, das Favoriten-Fach zu abonnieren. Bei dem Abonnieren des Favoriten-Fachs werden Abonnements für die darin enthaltenen Ordner / Fächer erstellt. Favoriten werden im Kapitel 2 beschrieben. 1.2 Abonnement erstellen Sie befinden sich in der Dokumentationsstruktur. Zum Erstellen eines Abonnements öffnen Sie durch Anklicken des gewünschten Faches / Ordners im Dokumentationsbaum die Eigenschaften-Seite. Wählen Sie in der Aktionenleiste das Symbol zum Erstellen eines Abonnements. Ein rotes Fähnchen bedeutet, dass bereits ein Abonnement zu diesem Fach / Ordner existiert; hier gelangen Sie dann zur Aktualisierungs-Seite des Abonnements. Abbildung 1: Aktionenleiste für ein Fach Ein Formular mit den Angaben zum Abonnement wird angezeigt. Hier können Sie das Intervall in Stunden festlegen, in dem die gesammelten Informationen versendet werden sowie den Startzeitpunkt. Im unteren Teil wählen Sie die Ereignisse aus, über die Sie informiert werden möchten. Abbildung 2: Neues Abonnement erzeugen 1.3 Abonnements verwalten Wenn Sie einen Überblick über Ihre Abonnements erhalten möchten, klicken Sie in der Hauptaktionenleiste auf das Symbol: zum Anzeigen der Abonnements. Abbildung 3: Abonnements über die Hauptaktionenleiste anzeigen Version 01.08 Seite 3
Eine Übersicht der vorhandenen Abonnements wird in Tabellenform angezeigt. Abbildung 4: Übersicht über Abonnements in einem Projekt Für die Darstellung wird unterschieden, ob Sie die Funktion außerhalb eines Projekts oder bei geöffneter Dokumentation aufgerufen haben. Über die Schaltfläche in der Spalte Aktion können Sie das verknüpfte Fach oder den Ordner direkt in der Dokumentation aufblättern. Wenn Sie mehrere Abonnements entfernen wollen, setzen Sie vor den gewünschten Abonnements einen Haken und drücken Sie das Symbol in der Aktionenleiste. Wenn Sie die Anzeige aktualisieren möchten, drücken Sie anschließend in der Statuszeile die Schaltfläche aktualisieren. Zum Anzeigen der Eigenschaften-Seite eines Abonnements wählen Sie das Symbol in der entsprechenden Zeile. Die Eigenschaften-Seite wird aufgerufen. Abbildung 5: Eigenschaften-Seite für ein Abonnement Über das Symbol rechts neben der Seitenüberschrift kehren Sie zur Übersicht zurück. 1.4 Abonnement aktualisieren Wenn Sie die Eigenschaften des Abonnements aktualisieren möchten, wählen Sie in der Aktionenleiste der Eigenschaften-Seite des Abonnements das Symbol. Die Eigenschaften-Seite erreichen Sie über die Abonnements-Übersicht, die im Kapitel 1.3 beschrieben wird. Abbildung 6: Aufruf zum Ändern der Eigenschaften für ein Abonnement Das Formular zum Aktualisieren des Abonnements wird angezeigt. Version 01.08 Seite 4
Abbildung 7: Abonnement aktualisieren Sie können nun die Werte anpassen. Das Abonnement kann vorübergehend ausgesetzt werden, in dem Sie im Feld Status den Wert gestoppt wählen. Abbildung 8: Abonnement stoppen Übernehmen Sie Ihre Einstellungen durch Drücken der Schaltfläche Ändern. 1.5 Abonnement löschen Neben der im Abschnitt 1.3 beschrieben Möglichkeit, können Sie ein Abonnement auch über die Eigenschaften-Seite löschen. Drücken Sie dazu das Symbol in der Aktionenleiste. Abbildung 9 : Aufruf zum Löschen eines Abonnements Nach Beantworten der folgenden Sicherheitsabfrage mit Ja wird das Abonnement gelöscht. Version 01.08 Seite 5
2. Favoriten Fächer und Ordner, die Sie häufig benutzen, können Sie zu Favoriten hinzufügen um diese schneller als beim Aufblättern in der Dokumentation erreichen zu können. 2.1 Hinzufügen zu Favoriten Zum Hinzufügen zu den Favoriten öffnen Sie durch Anklicken im Dokumentationsbaum die Eigenschaften-Seite des gewünschten Fachs / Ordners. Wählen Sie in der Aktionenleiste das Symbol zum Hinzufügen zu den Favoriten. Abbildung 10: Zu den Favoriten hinzufügen Das hinzugefügte Fach / Ordner wird nun zusätzlich am Beginn der Dokumentation im Fach Favoriten dargestellt. Sie können dieses Fach oder diesen Ordner jedoch auch weiterhin an der ursprünglichen Ablage in der Dokumentation erreichen. Abbildung 11: Favoriten in der Dokumentation 2.2 Von den Favoriten entfernen Wenn Sie ein Fach / Ordner von den Favoriten entfernen möchten, öffnen Sie durch Anwählen im Baum die Eigenschaften-Seite. Wählen Sie nun in der Aktionenleiste das Symbol zum Entfernen aus den Favoriten. Abbildung 12 - Von den Favoriten entfernen Version 01.08 Seite 6
3. Suchberichte Um wiederkehrendes Suchen nach bestimmten Kriterien zu vereinfachen, können die Such-Einstellungen als Bericht gespeichert und bei Bedarf wieder hergestellt werden. Die Suche rufen Sie über die Aktion Suche in der Navigationsleiste auf. Abbildung 13: Suche aufrufen Um einen Bericht zu erstellen, tragen Sie nun die gewünschten Suchkriterien ein. Bitte beachten Sie, dass für jede Objektklasse im Feld Suche nach eigene Berichte gespeichert werden. Abbildung 14: Such-Kriterien festlegen Über das Symbol in der Zeile Bericht können Sie nun diese Einstellungen speichern. Abbildung 15: Bericht erstellen Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für den Bericht und drücken Sie anschließend auf Erstellen. Sobald mindestens ein Bericht geladen wurde, werden weitere Aktionen eingeblendet. Abbildung 16: Erweiterte Aktionen für Berichte Version 01.08 Seite 7
Die mit Berichten verknüpften Aktionen sind in folgender Tabelle beschrieben: Symbol Aktion Bericht erstellen. Beschreibung siehe oben. Bericht laden. Hier können Sie einen bereits erstellten Bericht auswählen und in die Suchmaske übernehmen. Abbildung 17: Bericht laden Bericht aktualisieren. Hier können Sie den Namen des Berichts ändern. Gleichzeitig werden die Einstellungen der Suchmaske in den Bericht übernommen. Abbildung 18: Berichteigenschaften ändern Tabelle 3.1: Aktionen für Suchberichte Bericht löschen. Hiermit löschen Sie den aktuell geladenen Bericht. Darstellung anpassen. An dieser Stelle können Sie die in den Spalten dargestellten Werte hinzufügen oder entfernen. PDF-Bericht erstellen. Hiermit erstellen Sie aus dem Suchergebnis eine PDF-Datei. Excel-Bericht erstellen. Erstellen Sie aus dem Suchergebnis eine Excel-Datei. Version 01.08 Seite 8
4. Upload 4.1 Neue Version eines Dokumentes hochladen Im Gegensatz zu Planmappen werden Dokumente in Dokumentenmappen nicht unter unterschiedlichen Indizes abgelegt. Wenn Sie eine neue Version eines Dokuments hochladen möchten, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie die Eigenschaften-Seite der Dokumentenmappe, in der das Dokument abgelegt wurde. Abbildung 19: Eigenschaften-Seite einer Dokumentenmappe Wählen Sie in der Aktion-Spalte des betreffenden Dokuments das Symbol zum Hochladen einer neuen Version. Hier wählen Sie über die Schaltfläche Durchsuchen die neue Datei aus. Ändern Sie den Dateinamen im Feld Importieren als, sowie den logischen Namen, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Abbildung 20: Formular zum Hochladen einer neuen Version Im Feld Vorgänger-Status können Sie den Vorgänger auf den Status Gesperrt (kein Zugriff erlaubt), Archiv (nur lesender Zugriff erlaubt) oder Versteckt (wird nur über Suche und spezielle Funktionen angezeigt) setzen. Der Status Versteckt ist standardmäßig aktiviert. Mit Datei hochladen wird die Datei in die Dokumentation übernommen und die alte Version des Dokumentes als Vorgänger eingetragen. Nach dem Hochladen können Sie direkt das Dokument verteilen oder die Zwischenablage anzeigen. Abbildung 21: Weitere Schritte nach dem Hochladen Version 01.08 Seite 9
Wenn Sie die Eigenschaften-Seite der neuen Version des Dokuments öffnen, werden die Vorgänger in der Tabelle Historie (Vorgängerversionen) zusammengestellt. Abbildung 22: Vorgänger eines Dokuments 4.2 Anlagen hochladen Zu Dokumenten können weitere Dokumente als Anlagen hinzugefügt werden. Wenn Sie eine Anlage zu einem Dokument hochladen möchten, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie die Eigenschaften-Seite des Dokuments, zu dem die Anlage hochgeladen werden soll. Wählen Sie hier in der Aktionenleiste die Aktion. Abbildung 23: Eigenschaften-Seite eines Dokuments Wählen Sie nun über die Schaltfläche Durchsuchen die neue Datei aus. Ändern Sie den Dateinamen im Feld Importieren als, sowie den logischen Namen, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Abbildung 24: Hochladen von Dokument-Anlagen Mit Datei hochladen wird die Datei in die Dokumentation übernommen und als Anlage dem Dokument hinzugefügt. Anlagen werden beim Dokument und auch in der übergeordneten Dokumentenmappe in einer eigenen Tabelle dargestellt: Abbildung 25: Tabelle mit Dokument-Anlagen Version 01.08 Seite 10
5. Dokumente bearbeiten Über den PlanTeam-SPACE ist es möglich, Dokumente auf direktem Weg zu bearbeiten. Die dafür notwendigen Schritte zum Herunterladen und anschließendem Hochladen der neuen Version werden dabei weitgehend automatisch erledigt. Zum Bearbeiten eines Dokuments öffnen Sie dessen Eigenschaften-Seite und wählen in der Aktionenleiste die Aktion zum Bearbeiten. Abbildung 26: Aktion zum Bearbeiten eines Dokuments Vor dem Bearbeiten können Sie den Status des Dokuments anpassen um dieses so vor ungewollten Änderungen zu schützen und andere Bearbeiter auf die Bearbeitung hinzuweisen. Abbildung 27: Anpassen des Status der Vorgängerdatei Nach Drücken von OK wird die Datei mit Hilfe eines automatisch gestarteten Java-Applets an das Betriebssystem übergeben, das automatisch ein Programm startet, mit dem das Dokument bearbeiten werden kann. Bearbeiten Sie hier das Dokument, speichern Sie Ihre Änderungen und schließen Sie das soeben geöffnete Programm. Im Anschluss wird ein Dialog zur Übernahme des Dokuments in die Dokumentation angezeigt. Passen Sie hier ggf. den vorgeschlagenen Dateinamen an. Wählen Sie, ob die Datei ohne Bezug zum ursprünglichen Dokument (Kopie) erstellt werden soll oder ob das ursprüngliche Dokument als Vorgänger vermerkt werden soll. Gleichzeitig kann der Status des Vorgängers noch einmal angepasst werden und ein Kommentar über die Bearbeitung angegeben werden. Abbildung 28: Übernehmen des bearbeiteten Dokuments Nach dem Drücken von Hochladen wird die Datei auf dem PlanTeam-SPACE abgelegt. Version 01.08 Seite 11
6. Freigaben Mit Freigaben steht eine Möglichkeit zur Verfügung, das Begutachten von Dokumenten und Plänen durch zuständige Personen zu steuern und zu dokumentieren. Bei der Vergabe von Freigaben kann zunächst eine offene Freigabe erstellt werden, die dann in einem zweiten Schritt durch die zuständige Person erteilt oder nicht erteilt wird. Eine neue Freigabe wird über die Aktion erstellt. Diese Aktion steht für CAD-Dokumente und Dokumente aber auch bei Indizes, Planmappen und Dokumentenmappen, sowie für alle markierten Pläne / Dokumente in der Zwischenablage zur Verfügung. Wählen Sie zunächst die zu gebende Freigabe aus und legen Sie das Datum fest, an dem die Freigabe gegeben werden soll. Die Freigabe kann zunächst mit dem Status Offen angelegt werden oder sorfort beim Anlegen gegeben werden. Abbildung 29: Erstellen einer Freigabe Beim Erstellen der Freigabe können Sie optional die Projektbeteiligten durch eine E-Mail / Nachricht über die Freigabe unterrichten. Abbildung 30: Benachrichtigungsmail nach dem Erstellen einer Freigabe Version 01.08 Seite 12
Erstellte Freigaben werden auf der Eigenschaften-Seite des Dokument in einer eigenen Tabelle Freigaben dargestellt. Wenn Sie berechtigt sind, eine offene Freigabe zu geben, können Sie diese über die Aktion nun erteilen. Abbildung 31: Erstellte Freigabe bei einem Dokument Beim Erteilen einer Freigabe wird im Feld Status festgelegt, ob die Freigabe gegeben, mit Auflagen gegeben, als Teilfreigabe (als eine von mehreren zu gebenden) oder nicht gegeben wird. Abbildung 32: Erteilen einer Freigabe Wenn die Freigabe nicht zum festgelegten, sondern zu einem anderen Datum erteilt werden soll, deaktivieren Sie die Option Zum festgelegten Datum freigeben und geben Sie das neue Datum ein. Nach dem Erteilen einer Freigabe wird das zugehörige Protokoll angezeigt. Über die Aktion können Sie dieses an Ihre, auf der Projektplattform hinterlegte E-Mail-Adresse versenden lassen. Abbildung 33: Protokoll nach dem Erteilen einer Freigabe In der Dokumentübersicht werden Freigaben mit deren Status und Vergabedatum dargestellt. Abbildung 34: Freigabestatus in Dokumentübersicht Version 01.08 Seite 13
7. Verteiler anlegen Wenn Dokumente häufig an dieselben Empfänger gesendet werden sollen, bietet sich die Verwendung von Verteilern an. Die einmal erstellte Empfängerliste wird dabei als Verteiler gespeichert und kann so wiederholt eingesetzt werden. Zum Erstellen eines Verteilers öffnen Sie für ein beliebiges Objekt über die Aktion Senden von E- Mail / Nachrichten das E-Mail-Formular. Abbildung 35: Aktion zur Auswahl der Empfänger im E-Mail-Formular Über die Schaltfläche wird ein Dialog zur Auswahl der Empfänger geöffnet. Markieren Sie hier die gewünschten Empfänger und übernehmen Sie diese durch Drücken der Empfangsart An, CC oder BCC in die Empfängerliste. Die Auswahl kann auch über das mit der rechten Maustaste zu öffnenden Kontextmenü erfolgen. Abbildung 36: Auswahl der Empfänger Nachdem Sie die gewünschten Empfänger ausgewählt haben, schließen Sie den Dialog durch das Wählen des Buttons Schließen. Wählen Sie nun die Aktion Speichern zum Anlegen eines Verteilers. Abbildung 37: Aktion zum Speichern Anschließend markieren Sie im Dialog Speichern als die letzte Aktion die gewählten Empfänger als Verteiler und wählen Sie Speichern. Version 01.08 Seite 14
Abbildung 38: Speichern der Empfänger als Verteiler Geben Sie nun dem Verteiler einen Namen. Die Option zum Mitsenden von Dateien sollte deaktiviert bleiben, da sich die Beteiligten die Dokumente vom PlanTeam-SPACE direkt herunterladen können, ohne dass die Dateien über unsichere E-Mails versendet werden. Abbildung 39: Angaben zum Verteiler Nach dem Wählen von Speichern wird der Verteiler angelegt und steht beim zukünftigen Verteilen als Auswahl zur Verfügung. Weitere Informationen zum Verteilen finden Sie im PlanTeam-SPACE Handbuch Teil1. Abbildung 40: Angelegter Verteiler bei der Verteilerauswahl beim Verteilen Version 01.08 Seite 15
8. Projekt-E-Mails 8.1 E-Mails empfangen E-Mails können für den Empfang und spätere Ablage in der Projektdokumentation an eine spezielle E-Mail- Adresse gesendet werden. Jedem Projekt wird hierzu eine eigene Projekt-E-Mail-Adresse zugeordnet. Hinweise zu neu eingetroffenen E-Mails erhalten Sie auf der projektübergreifenden Startseite sowie auf der zu einem Projekt gehörenden Startseite. Wählen Sie in der Hauptaktionenleiste die Aktion zum Öffnen der Startseite: Abbildung 41: Aufruf der Startseite über Hauptaktionenleiste Auf der rechten Seite werden Sie nun über neu eingetroffene E-Mails informiert. Bei geöffnetem Projekt wird gleichzeitig über die Anzahl der neuen ungelesenen E-Mails informiert. Abbildung 42: Neuigkeiten-Seite in einem Projekt Über das Symbol oder den Link neue E-Mails öffnen Sie die Liste der neuen E-Mails. Abbildung 43: Liste neu eingetroffener E-Mails Um sich eine Nachricht anzuschauen, drücken Sie in der Spalte auf das Symbol Abbildung 44: Eigenschaften-Seite einer eingegangenen E-Mail Version 01.08 Seite 16
Über die Aktion kann eine gewählte E-Mail im Nachrichtencenter aufgeblättert werden und über die Aktion das zugehörige Projekt in der Projektübersicht. 8.2 Darstellung im Nachrichtencenter Eingegangene E-Mails können auch über das Nachrichtencenter eingesehen werden. Öffnen Sie das Nachrichtencenter über die Aktionen E-Mails in der Navigationsleiste. Abbildung 45: Öffnen des Nachrichtencenters Nachrichten werden in einem festgelegten Zeitfenster dargestellt. Um das Zeitfenster neu einzustellen, markieren Sie im Nachrichtencenter den obersten Eintrag Nachrichtencenter. Im folgenden Formular können Sie nun direkt das Anfangs- und Enddatum des Zeitfensters festlegen oder einen vom aktuellen Datum rückwirkenden Zeitraum festlegen. Abbildung 46: Festlegen des Zeitfensters für das Nachrichtencenter Drücken Sie zur Übernahme Ihrer Einstellungen auf Ändern. Im Nachrichtencenter finden Sie unterhalb des Punktes Eingang E-Mails die bisher eingegangen E- Mails. Hierbei werden neu eingetroffene E-Mails unter dem Punkt Neue E-Mails einsortiert. E-Mails von Absendern, deren E-Mail-Adressen noch nicht im Datenbestand erfasst wurden, werden dabei unter Unbekannte Absender abgelegt. Abbildung 47: Nachrichtencenter mit Eingang Projekt-E-Mails 8.3 Persönliche E-Mail-Ablage E-Mails können in einer selbst definierten Struktur abgelegt werden, die nur für die aktuell angemeldete Person sichtbar ist. Diese Struktur legen Sie unter Eigene Ablage Nachrichten / Mails an. Markieren Sie im Nachrichtencenter den Eintrag Eigene Ablage Nachrichten / Mails und öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü. Hier wählen Sie die Aktion Neuer Unterordner. Version 01.08 Seite 17
Abbildung 48: Aktion zum Anlegen eines neuen Unterordners Geben Sie nun eine Bezeichnung für den neuen Unterordner an und legen Sie diesen (Anlegen) an. Abbildung 49: Dialog zum Anlegen eines neuen Unterordners Kopieren Sie nun die entsprechenden E-Mails für diesen neuen Unterordner in die Zwischenablage. Abbildung 50: Übernahme von E-Mails in die Zwischenablage über das Kontextmenü Wählen Sie dann den Ordner in der eigenen Ablage und fügen Sie die E-Mails über das Kontextmenü ein. Abbildung 51: Einfügen von E-Mails aus der Zwischenablage über das Kontextmenü Beim Ausführen der Aktion werden alle in der Zwischenablage liegenden E-Mails angezeigt und können durch Setzen des Hakens vor der entsprechenden Zeile einzeln ausgewählt bzw. abgewählt werden. Übernehmen Sie Ihre Auswahl durch das Wählen von OK. Abbildung 52: Einfügen von E-Mails Version 01.08 Seite 18
In der persönlichen Ablage wird nun eine Verknüpfung zur Original-E-Mail gesetzt. Abbildung 53: E-Mail in persönlicher Ablage 8.4 Übernahme in die Dokumentation Dateien, die eingegangen E-Mails anhängen, können in die Dokumentation übernommen werden, damit diese für die berechtigten Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt werden. Öffnen Sie die Eigenschaften-Seite der betreffenden E-Mail. Markieren Sie in der Tabelle der Dateianhänge die zu übernehmenden Dateien und führen Sie die Aktion in der Fußzeile der Tabelle aus. Abbildung 54: Anhang einer E-Mail Im folgenden Dialog wählen Sie eine Dokumentenmappe zur Ablage der Dateien aus. Sofern keine zutreffende Mappe existiert, können Sie in einem gewählten Ordner eine neue Mappe anlegen. Geben Sie dazu im Feld Mappe den Namen der neuen Dokumentenmappe an. Abbildung 55: Wahl der Dokumentenablage Neben der Übernahme von E-Mail-Anhängen können Sie auch den Nachrichtentext als PDF- Dokument in die Dokumentation übernehmen. Für die Übernahme des E-Mail-Textes muss zusätzlich die Option E-Mail-Text(e) importieren aktiviert sein. Version 01.08 Seite 19
Abbildung 56: Wahl der zu übernehmenden Bestandteile der E-Mail Nach dem Auswählen von Ablegen werden die Dokumente in die gewählte Dokumentenmappe abgelegt und der Erfolg der Übernahme angezeigt. Bei Auswahl der Option Anschließend zur gewählten Mappe wechseln können Sie nun direkt die Dokumentenmappe mit den abgelegten Dokumenten öffnen. Abbildung 57: Wechseln in die Dokumentenmappe Version 01.08 Seite 20