Tipps & Tricks zum Vorstellungsgespräch von Carsten Ohm
Die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch ist zunächst ein Grund zur Freude, denn offensichtlich ist das Unternehmen der Meinung, dass der Bewerber zu den geeigneten Kandidaten gehört und es sich lohnen könnte, Zeit und Aufwand zu investieren, um ihn persönlich kennenzulernen. Zeitgleich steigt mit der Einladung aber auch die Nervosität, denn der Bewerber möchte seine Chance natürlich nutzen und sich bestmöglich verkaufen, um dann letztlich auch wirklich zum neuen Mitarbeiter zu werden. Grundsätzlich gibt es kein allgemeingültiges Patentrezept dafür, wie ein Vorstellungsgespräch erfolgreich geführt werden kann. Dies liegt zum einen daran, dass Vorstellungsgespräche je nach Unternehmen, Position und Ausgangssituation des Bewerbers unterschiedlich ausfallen können. Zum anderen spielen bei einem Vorstellungsgespräch sowohl die gegenseitige Sympathie als auch die individuellen Bewertungsmaßstäbe des Personalers eine wichtige Rolle. Dennoch gibt es einige grundlegende Tipps im Zusammenhang mit Vorstellungsgesprächen, die dem Bewerber insbesondere dabei helfen, sich auf das Vorstellungsgespräch vorzubereiten, um dann überzeugend und souverän auftreten zu können. 1. Vor allem mithilfe der Homepage des Unternehmens und der Stellenanzeige sollte der Bewerber möglichst viele Daten und Fakten über das Unternehmen und die angestrebte Tätigkeit sammeln. Im Vorstellungsgespräch wird er nämlich mit Sicherheit gefragt werden, weshalb er sich gerade bei diesem Unternehmen beworben hat und weshalb er sich für diese Position interessiert. Überzeugende Argumente kann der Bewerber aber nur liefern, wenn er sich Grundwissen über das Unternehmen angeeignet hat. 2. Der Lebenslauf muss sicher sitzen und der Bewerber sollte die Angaben kennen, die er in seinen Unterlagen gemacht hat. Auf diesen Angaben basiert nämlich das Bild, das das Unternehmen von dem Bewerber hat, und der Bewerber sollte Fragen zu seinem Lebenslauf beantworten und getroffene Entscheidungen begründen können. Zudem sollte der Bewerber seine Selbstpräsentation üben. Dabei ist wichtig, dass der Bewerber aufzeigt, welche seiner Kenntnisse, Erfahrungen und Eigenschaften für die Stelle wichtig sind, welcher rote Faden sich durch seinen Werdegang zieht und welche Vorteile das Unternehmen hat, wenn es ihn einstellt. 3. Die typischen Fragen, die in einem Vorstellungsgespräch gestellt werden, sollten gedanklich durchgespielt werden. Hierzu gehören vor allem auch unangenehme Fragen, beispielsweise zu Lücken im Lebenslauf. 4. Zu einer gründlichen Vorbereitung gehört auch, sich eigene Fragen zu überlegen und diese in einer Liste zu erfassen. Eigene Fragen zeugen von Interesse und Motivation. Die Liste im Vorstellungsgespräch hilft dabei, wichtige Punkte nicht zu vergessen und den Überblick zu behalten, welche Fragen sich durch das Gespräch bereits erübrigt haben. 5. Alle Faktoren, die am Tag des Vorstellungsgespräches nur zu unnötigem Stress führen, sollten im Vorfeld beseitigt werden. Hierzu gehören die Wahl des Outfit und Überlegungen zum Styling, die Planung der Anreise sowie das - 2 -
Zusammenstellen der Unterlagen, die zum Vorstellungsgespräch mitgenommen werden sollen. War ein Bewerber bereits zu mehreren Vorstellungsgesprächen eingeladen, ist ihm sicher aufgefallen, dass sehr oft die gleichen oder zumindest doch sehr ähnliche Fragen gestellt werden. Der Grund hierfür ist recht einfach. Personaler entwickeln einen Fragekatalog, der ihnen genau die Antworten liefert, die sie für eine Einschätzung des Bewerbers und einen Vergleich mit anderen Bewerbern benötigen. Die Möglichkeiten für Fragen sind hierbei jedoch begrenzt, was ähnliche und damit typische Fragen bei Vorstellungsgesprächen zur Folge hat. Für den Bewerber ergibt sich daraus jedoch der Vorteil, dass er sich genau auf diese Fragen vorbereiten kann. Vorbereiten bedeutet in diesem Fall allerdings nicht, die Antworten beim Vorstellungsgespräch auswendig vorzutragen. Es geht vielmehr darum, zu erkennen, um was es bei den Fragen geht und welche Antworten der Personaler auf bestimmte Fragen erwartet. Dieses Wissen bildet die Grundlage dafür, aussagekräftige und informative Antworten beim Vorstellungsgespräch geben zu können und dabei ruhig, höflich, sicher und letztlich überzeugend aufzutreten. Einige typische Fragen im Vorstellungsgespräch und worauf es bei der Antwort ankommt Bitte stellen Sie sich vor. Bitte erzählen Sie über sich. Hierbei geht es nicht darum, dass der Bewerber seine Lebensgeschichte erzählt oder nur seinen schriftlichen Lebenslauf wiederholt. Der Personaler erwartet ein aussagekräftiges und informatives Kurzprofil des Bewerbers. Das bedeutet, der Bewerber sollte vor allem auf die Stationen und Kenntnisse eingehen, die für die ausgeschriebene Stelle wichtig sind, und damit verdeutlichen, weshalb er den Anforderungen gerecht werden kann. Dabei sollte der Bewerber aber versuchen, einen roten Faden erkennbar werden zu lassen. Er sollte seine stellenrelevanten Informationen also nicht nur aufzählen, sondern auch miteinander vernetzen und begründen, so dass die getroffenen Entscheidungen nachvollziehbar und eine Weiterentwicklung sichtbar werden. Durch seine Selbstpräsentation kann der Bewerber den weiteren Gesprächsverlauf zudem entscheidend beeinflussen. Geht er beispielsweise von sich aus auf Lücken oder Brüche im Lebenslauf ein, kommt er damit den Fragen des Personaler zuvor. - 3 -
Weshalb möchten Sie diese Stelle haben? Weshalb sollten wir gerade Sie einstellen? Sehr ungünstig wäre es, wenn der Bewerber erzählt, er möchte die Stelle nur haben, um so seine Arbeitslosigkeit zu beenden oder weil er hier mehr verdient als bei seinem jetzigen Arbeitgeber. Bei dieser Frage möchte der Personaler wissen, wie intensiv sich der Bewerber mit der Stelle und dem Unternehmen auseinandergesetzt hat. Daher kommt es darauf an, dass der Bewerber Verbindungen zwischen seinem Wissen über das Unternehmen und seinen Kenntnissen und Fähigkeiten schafft. Was sind Ihre Ziele? Wo möchten Sie in fünf Jahren stehen? Bei dieser Frage geht es darum, welche Ziele der Bewerber hat und vor allem, was er tut, um seine Ziele zu erreichen. Der Bewerber sollte also aufzeigen, dass er sich weiterentwickeln möchte und bereit ist, sich kontinuierlich neuen Aufgaben zu stellen, wozu dann auch Fort- und Weiterbildungen gehören. Haben Sie noch Fragen an uns? Ein großer Fehler wäre, keine Fragen zu stellen, denn dies würde dem Bewerber als Desinteresse ausgelegt werden. Allerdings sollte der Bewerber auch keine Fragen stellen, die bereits geklärt wurden oder die er selbst hätte recherchieren können. Grundsätzlich sinnvoll sind Wer-, Was- und Wie-Fragen, die sich auf das Unternehmen oder die angestrebte Stelle beziehen. Zu den absoluten Standards in jedem Vorstellungsgespräch gehört die Frage nach den Stärken und den Schwächen. Einige Personaler fragen gezielt, worin der Bewerber seine Stärken und seine Schwächen sieht, andere Personaler bitten ihn, seine drei größten Stärken und Schwächen zu nennen. Wieder andere Personaler fragen nicht direkt, sondern bitten den Bewerber einzuschätzen, welche Plus- und Minuspunkte andere Personen wie beispielsweise der letzte Arbeitgeber, Arbeitskollegen, Lehrer, Familienmitglieder oder Freunde nennen würden. Die Angabe von Stärken im Vorstellungsgespräch Bei der Angabe von Stärken ist etwas Diplomatie gefragt, denn der Bewerber sollte seine Pluspunkte zwar einerseits selbstbewusst und überzeugend präsentieren, andererseits aber auch seine Fähigkeit, sich selbstkritisch und realistisch einschätzen zu können, aufzeigen. Grundsätzlich bleibt es dabei dem Bewerber überlassen, ob er Charaktereigenschaften, fachliche Kompetenzen oder eine Kombination aus diesen beiden als Stärken benennt. - 4 -
In Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch sollte sich der Bewerber überlegen, welche Pluspunkte ihn auszeichnen. Aus dieser Aufstellung sollte er dann solche Stärken auswählen, die zu dem Anforderungsprofil der Stelle passen, und konkrete Beispiele suchen, die die Stärken begründen und belegen. Es reicht nicht aus, Stärken einfach nur aufzuzählen, denn auf bloße Behauptungen wird der Gesprächspartner mit Nachfragen reagieren. Beispiele für Stärken mit passenden Begründungen wären: 1.) Teamfähigkeit, die mithilfe der Arbeitsweise beim letzten Arbeitgeber, Gruppenarbeiten in der Schule oder Freizeitaktivitäten belegt werden kann. 2.) Motivation und Engagement. Diese Stärken bieten die Möglichkeit, fachliche Kompetenzen mit persönlichen Interessen zu verbinden, beispielsweise wenn sich der Bewerber für Fremdsprachen, den Computer oder stellenrelevante Bereiche interessiert und freiwillig Kurse und Fortbildungen zu diesen Themen besucht hat. 3.) Zuverlässigkeit, Flexibilität oder eine rasche Auffassungsgabe, die ebenfalls mit Aussagen des letzten Arbeitgebers in Zeugnissen oder mit privaten Aktivitäten bestätigt werden können. 4.) Verantwortungsbereitschaft und Pflichtgefühl. Schüler können hier beispielsweise erläutern, dass sie häufig auf ihre kleineren Geschwister aufpassen, sich eigenverantwortlich um ein Haustier kümmern oder bestimmte Aufgaben in der Schule oder im Verein übernommen haben. 5.) Kommunikationsstärke, Offenheit, Kontaktfreude und die Fähigkeit, auf fremde Menschen zuzugehen. Bei diesen Stärken kann der Bewerber sogar in die Offensive gehen und den Personaler mit einer nicht alltäglichen Begründung überraschen, indem er diese Stärken nämlich mit dem aktuellen Gespräch begründet. Die Angabe von Schwächen im Vorstellungsgespräch Den meisten Bewerbern fällt es leichter, Stärken anzugeben, als Schwächen zu nennen. Die Frage nach den Schwächen verfolgt jedoch grundsätzlich zwei Ziele. So möchte der Personaler einerseits sehen, wie gut sich der Bewerber selbst einschätzen kann und inwieweit er bereit ist, an seinen Schwächen zu arbeiten. Andererseits möchte er in Erfahrung bringen, wie der Bewerber in Situationen reagiert, die ihm unangenehm sind und Stress sowie Druck für ihn bedeuten. Grundsätzlich gibt es drei Strategien, die bei der Angabe von Schwächen in Frage kommen. 1. Der Bewerber kann versuchen, solche Schwächen zu nennen, die keine echten Schwächen, sondern vielmehr typisch menschliche Eigenschaften sind, die sich genauso gut auch positiv auswirken können. Beispiele hierfür wären Perfektionismus, Ungeduld oder die Neigung, mehrere Dinge gleichzeitig erledigen zu wollen. Allerdings kennen Personaler diese Strategie in- und auswendig. - 5 -
2. Der Bewerber kann Schwächen nennen, die nichts mit der angestrebten Stelle zu tun haben. So kann er beispielsweise angeben, dass er nicht musikalisch ist oder ihm Bastelarbeiten nicht liegen. Daneben kann der Bewerber versuchen, der Frage auszuweichen, indem er sagt, dass seine Schwäche darin liegt, dass er sich unangenehmen Fragen gerne entzieht oder den Personaler mit seinen Stärken überzeugen möchte. Allerdings muss der Bewerber hier mit Nachfragen und einer eher kritischen Bewertung rechnen. 3. Der Bewerber kann solche Schwächen angeben, die tatsächlich vorhanden sind. Zeigt sein Lebenslauf, dass er wenig praktische Berufserfahrung hat, Fremdsprachen nur mäßig beherrscht oder nur wenig Erfahrung mit bestimmten Computeranwendungen mitbringt, kann er auch dies als Schwächen angeben. Wichtig dabei ist aber, aufzuzeigen, dass der Bewerber bereit ist, an seinen Schwächen zu arbeiten, und nur solche Punkte zu nennen, die nicht zu den Grundvoraussetzungen für eine Zusage gehören. Das Vorstellungsgespräch ist in aller Regel die zweite wichtige Stufe des Bewerbungsverfahrens. Nachdem die eingegangenen Bewerbungsunterlagen überprüft wurden, werden nur die Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen, die prinzipiell als neue Mitarbeiter in Frage kommen. Für den Bewerber bedeutet das zunächst, dass seine Bewerbungsunterlagen in sich stimmig und überzeugend waren. Im Vorstellungsgespräch geht es nun jedoch darum, den Bewerber näher kennenzulernen und herauszufinden, ob sich seine Persönlichkeit, seine Arbeitseinstellung und seine Kompetenzen mit den Anforderungen der Stelle decken und zu dem Unternehmens passen. Vorstellungsgespräche folgen einem grundlegenden Muster Insgesamt ist nur bedingt möglich, einen allgemeingültigen Ablauf des Vorstellungsgespräches zu beschreiben, denn letztlich fällt jedes Vorstellungsgespräch anders aus. Allerdings gibt es ein grundlegendes Muster für den Ablauf und vor allem für die Fragen, die während eines Vorstellungsgespräches gestellt werden. Zunächst beginnt ein Vorstellungsgespräch mit der Begrüßung und einem kurzen Smalltalk als Einstieg in das Gespräch. Hierbei kann es sich um eher belanglose Dinge wie die Anreise handeln, genauso kann der Personaler aber auch auf Hobbys des Bewerbers eingehen oder kurz über das Unternehmen berichten. Im Anschluss daran wird der Bewerber in aller Regel dazu aufgefordert, sich vorzustellen. Im Rahmen dieser Selbstpräsentation wird erwartet, dass der Bewerber die wichtigsten Stationen seinen Lebenslaufes und seine wichtigsten Argumente zusammenfasst, also ein kurzes, aber präzises und aussagekräftiges Profil wiedergibt. Danach wird der Personaler Fragen stellen, wobei diese Fragen im Wesentlichen aus drei Kategorien entstammen. - 6 -
1. Der berufliche Werdegang. Hierbei werden die Ausbildung, die Gründe für die Berufswahl, Weiterbildungen sowie berufliche Erfolge oder Misserfolge thematisiert. Zudem wird der Bewerber nach Lücken oder Brüchen in seinem Lebenslauf gefragt. Alle Fragen, die in direktem Zusammenhang mit dem beruflichen Werdegang stehen, muss der Bewerber grundsätzlich vollständig und wahrheitsgemäß beantworten. 2. Die beruflichen Ziele, Vorstellungen und Wünsche. Bei Fragen aus diesem Bereich geht es um die Erwartungen, die der Bewerber an die neue Arbeitsstelle und das Unternehmen hat, um seine Karriereziele und auch um seine Arbeitseinstellung und sein Arbeitsverhalten. Auch für diese Fragen gilt, dass sie immer dann vollständig und wahrheitsgemäß beantwortet werden müssen, wenn sie in direktem Bezug zu der Stelle stehen und für die Einschätzung der Eignung relevant sind. 3. Die Interessen und Einstellungen im Allgemeinen sowie Persönliches und Privates. In diesem Bereich geht es um die persönlichen Stärken und Schwächen des Bewerbers, seine langfristigen Ziele, seine Freizeitaktivitäten oder auch um Vereinsmitgliedschaften und Ehrenämter. Zudem können Fragen im Hinblick auf das private Umfeld gestellt werden. Grundsätzlich gilt dabei, dass es vor allem bei persönlichen und sehr privaten Fragen weniger auf die tatsächliche Antwort, sondern vielmehr auf die Reaktion des Bewerbers ankommt. Der Personaler möchte somit letztlich nur testen, wie der Bewerber in Situationen reagiert, die unangenehm sind und ihn unter Druck setzen. Viele dieser Fragen darf der Personaler eigentlich nicht stellen, was für den Bewerber wiederum bedeutet, dass er prinzipiell nicht darauf antworten muss. So muss sich der Bewerber beispielsweise weder zu seiner sexuellen Orientierung noch zu ausgeheilten Krankheiten äußern und auch seine Konfession oder Parteizugehörigkeit muss er nur nennen, wenn er sich bei einer Kirche oder einer politischen Einrichtung bewirbt. Ausnahmen bestehen grundsätzlich immer nur dann, wenn persönliche Faktoren wie Krankheiten oder Vorstrafen direkten Einfluss auf die Eignung, die Arbeitsfähigkeit oder den Arbeitsablauf nehmen könnten. Hat der Personaler alle Fragen gestellt, erhält der Bewerber die Möglichkeit, seine Fragen zu stellen. Dies sollte er unbedingt auch tun, um damit sein Interesse zum Ausdruck zu bringen und aufzuzeigen, dass er sich mit dem Unternehmen auseinandergesetzt hat. Sein Ende findet das Vorstellungsgespräch in der Verabschiedung. Nach dem Vorstellungsgespräch beginnt die Wartezeit auf die Entscheidung des Unternehmens. Allerdings sollte sich der Bewerber nun nicht einfach nur entspannt zurücklehnen, sondern die Wartezeit für eine Nachbearbeitung des Gesprächs nutzen. - 7 -
Die Nachbearbeitung als Gesprächsanalyse Eine Nachbearbeitung ist in zweierlei Hinsicht sinnvoll. Zum einen kann der Bewerber auf diese Weise das Gespräch Revue passieren lassen und analysieren, welchen Eindruck er aus seiner Sicht hinterlassen hat und an welchen Stellen er möglicherweise weniger überzeugend auftreten konnte. Dadurch kann der Bewerber ermitteln, an welchen Punkten er noch arbeiten sollte, um es bei einem weiteren Vorstellungsgespräch besser zu machen. Zum anderen kann er anhand seiner Notizen aus dem Gespräch und den Überlegungen nach dem Gespräch eine Zusammenfassung des Vorstellungsgespräches erstellen. Diese ist dann hilfreich, wenn es zu einem zweiten Vorstellungsgespräch kommt, denn hier werden häufig bereits besprochene Themen erneut aufgegriffen und vertieft und zudem noch nicht vollständig beantwortete Fragen geklärt. Ein Dankesschreiben als höfliche Geste Daneben kann der Bewerber ein Dankesschreiben verfassen und dieses wenige Tage nach dem Vorstellungsgespräch auf dem Postweg oder per E-Mail an den Personaler schicken. Auf diese Weise kann der Bewerber seine Motivation erneut betonen und aufzeigen, dass er nach wie vor großes Interesse an der Stelle hat. Allerdings sollte das Dankesschreiben kein reines Dankesschreiben als freundliche Geste sein, denn seinen Dank für das entgegengebrachte Interesse, die Zeit und die Informationen des Personalers in einem angenehmen Gespräch sollte der Bewerber bereits am Ende des Vorstellungsgespräches ausgedrückt haben. Das Schreiben sollte vielmehr das Vorstellungsgespräch reflektieren und aufzeigen, welche Aussagen den Bewerber besonders beeindruckt und in seinem Wunsch bestätigt haben. Außerdem kann der Bewerber wichtige Punkte erneut anschneiden oder seine wichtigsten Qualifikationen in Verbindung mit der Stelle nochmals betonen. Wichtig ist aber, dass das Schreiben nicht zu viele neue Argumente enthält, denn diese hätte der Bewerber im Vorstellungsgespräch vorbringen müssen. Zudem macht ein Nachfassbrief keinen Sinn, wenn im Vorstellungsgespräch bereits alle Wichtige gesagt wurde und der Bewerber keine neuen Erkenntnisse einbringen kann. Freundlich nachfragen, um in Erinnerung zu bleiben Meldet sich das Unternehmen einige Zeit nach dem Vorstellungsgespräch nicht, kann und sollte der Bewerber nachfragen. Natürlich sollte der Bewerber dabei bedenken, dass ein Auswahlverfahren einige Zeit in Anspruch nehmen kann und insofern auch entsprechend geduldig sein. Wurde kein Zeitraum benannt, bis wann der Bewerber mit einer Entscheidung rechnen kann, sollte der Bewerber aber etwa zwei Wochen nach dem Vorstellungsgespräch nachfragen. Hat das Unternehmen mit dem Bewerber eine Frist für die Bekanntgabe der Entscheidung vereinbart, kann der Bewerber wenige Tage nach Ablauf dieser Frist nachhaken. Die Nachfrage kann telefonisch oder schriftlich erfolgen, muss aber in jedem Fall freundlich und höflich sein. Hinweise auf eine zu lange Wartezeit oder ein vorwurfsvoller Unterton in der Stimme sind nicht angebracht, denn der Bewerber kann nicht wissen, weshalb die Entscheidung noch nicht gefallen ist. - 8 -
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