EXCEL 2004 EINFÜHRUNG. Inhaltsverzeichnis

EXCEL 2004 EINFÜHRUNG INHALT Inhaltsverzeichnis 1 Tabellenkalkulation...1 1.1 Tabellenaufbau... 1 2 Erste Schritte in Excel...3 2.1 Excel starten... 3 2.2 Der Excel-Bildschirm... 4 2.3 Kontextmenüs... 6 2.4 Die Formatierungspalette... 7 2.5 Einstellen des Bildschirms... 7 2.6 Die Ansichten... 8 2.7 Excel beenden... 8 2.8 Übung: erste Schritte... 8 2.9 Hilfe... 9 2.9.1 Excel-Hilfe... 9 2.9.2 Der Hilfe-Assistent... 11 2.9.3 Weitere Hilfe-Angebote... 11 2.10 Smartbuttons... 12 3 Grundlagen der Tabellenkalkulation...13 3.1 Bewegen in einer Tabelle... 13 3.1.1 Zellen mit der Tastatur wählen... 13 3.1.2 Zellen mit der Maus wählen... 13 3.2 Dateneingabe... 13 3.3 Eingabe abbrechen... 14 3.4 Eingaben bearbeiten... 15 3.5 Daten überschreiben und löschen... 15 3.6 Arbeiten rückgängig machen und wiederherstellen... 16 3.7 Zellbereiche markieren... 16 3.8 Übung: Grundlegende Arbeitsschritte... 17 4 Die Arbeitsmappe...20 4.1 Neue Datei... 21 4.2 Datei öffnen... 21 4.3 Datei speichern... 22 4.4 Datei-Eigenschaften... 24 4.5 Kompatibilität... 25 4.6 Datei schliessen... 27 4.7 Übung: Dateiverwaltung... 28 4.8 Arbeitsmappen-Aufbau... 28 4.8.1 Spalten- und Zeilenkopf... 29 4.8.2 Registerpfeile... 29 4.8.3 Blattregister... 29 4.8.4 Registerteilungsfeld... 29 4.8.5 Fensterteiler... 30 4.9 Arbeitsmappen-Blätter... 30 4.9.1 Blätter einer Arbeitsmappe... 31 4.9.2 Tabellenblatt...31 4.9.3 Diagrammblatt... 33 4.9.4 Listenblätter... 33 5 Arbeiten mit Blättern...34 5.1 Übung: Arbeitsmappen... 36 5.2 Mauszeiger... 37

INHALT EXCEL 2004 EINFÜHRUNG 5.3 Zellen verschieben und kopieren... 37 5.3.1 Mit der Maus... 38 5.3.2 Mit den Menübefehlen... 38 5.4 Das Scrapbook... 40 5.5 Übung: Scrapbook... 42 5.6 Spaltenbreite und Zeilenhöhe...42 5.7 Spalten-/Zeilen als Überschriften festlegen... 43 5.8 Zellen einfügen und entfernen...44 5.9 Übungen: Tabelle bearbeiten...45 5.10 Zellen ausfüllen... 46 5.10.1 Datenreihen ausfüllen... 46 5.10.2 Reihe mit einem (Start-) Wert... 46 5.10.3 Reihe mit Start- und zweitem Wert... 47 5.10.4 Eigene Reihe definieren... 48 5.11 Übung: Kopieren und Listen ausfüllen... 48 6 Tabellengestaltung...50 6.1 Ausrichtung... 50 6.2 Zellen verbinden... 51 6.3 Schriftart... 52 6.4 Rahmen... 53 6.5 Muster... 53 6.6 Formate übertragen... 54 6.7 Übung: Tabellen gestalten... 55 6.8 Zahlenformat... 57 6.8.1 Schnellformatierungen... 58 6.8.2 Zahlenformate zuweisen... 58 6.9 Formatsymbole... 59 6.9.1 Benutzerdefinierte Zahlenformate... 61 6.9.2 Bedingte Zahlenformate... 63 6.10 Übungen... 63 7 Rechnen mit Excel...64 7.1 Formeln... 64 7.1.1 Eingabe einer Formel... 64 7.2 Zellbezüge... 64 7.3 Operatoren... 65 7.4 Übungen: Formeln... 66 7.5 Mathematische Grundlagen... 66 7.6 Rechenregeln... 67 7.7 Rechnen im Büroalltag... 67 7.8 Übungen... 68 7.9 Funktionen... 68 7.9.1 Funktionsassistent... 68 7.10 Formeln und Funktionen mit dem Rechner... 69 7.10.1 SUMMEN-Funktion... 71 7.11 Formeln bearbeiten... 71 7.12 Vereinfachte Formeleingabe...71 7.13 Übungen... 73 7.13.1 Häufig verwendete Funktionen... 73 7.14 Übungen... 74 7.15 Rechnen mit Datum und Zeit... 75 7.15.1 Datum... 75 7.15.2 Zeit... 75 7.16 Übungen: Formeln und Funktionen... 76

EXCEL 2004 EINFÜHRUNG INHALT 7.17 Relative und absolute Bezüge...77 7.17.1 Relativer Bezug... 77 7.17.2 Absoluter Bezug... 78 7.17.3 Gemischter Bezug... 78 7.18 Übungen: Absolute oder gemischte Bezüge... 79 7.19 Runden-Funktionen... 79 7.19.1 5er-Rundung... 80 7.19.2 VRUNDEN... 80 7.20 Übungen... 82 7.21 Die Funktion WENN... 82 7.22 Übungen: WENN-Funktion... 83 7.23 Fehlermeldungen in Formeln... 83 7.24 Fehlersuche... 87 7.25 Externe Bezüge... 87 7.25.1 3D-Funktion... 88 7.26 Übungen... 89 8 Schutz...90 8.1 Arbeitsmappe schützen... 91 8.2 Übungen... 92 9 Mustervorlage...94 9.1 Übungen... 95 10 Drucken...96 10.1 Rechtschreibung... 96 10.2 Seitenansicht... 98 10.3 Druckbereich... 99 10.4 Kopf- und Fusszeilen... 99 10.5 Seite einrichten (Layout)... 101 10.6 Seitenwechsel... 104 10.7 Seitenumbruch-Vorschau... 104 10.8 Drucken... 105 10.9 Übungen... 105 11 Diagramme... 109 11.1 Diagramm-Assistent... 109 11.2 Diagramme bearbeiten... 111 11.3 Diagrammtyp... 113 11.4 Datenreihen bearbeiten... 114 11.5 Achsen... 115 11.6 Diagramm kopieren... 116 11.7 Übungen... 117 12 Suchen und Ersetzen... 119 12.1 Übungen... 120 13 Verwalten von Listen... 121 13.1 Listenbereich... 122 13.1.1 Listen-Assistent... 122 13.1.2 Liste während der Eingabe... 124 13.1.3 Listenmanager entfernen... 125 13.2 Listen bearbeiten... 125 13.3 Sortieren... 126 13.4 Filtern... 127 13.5 Übungen... 129 13.6 Zusatzübungen... 129

EXCEL 2004 EINFÜHRUNG 1 1 Tabellenkalkulation Alle kennen Sie die elektronischen Taschenrechner, welche Ihnen bei einfachen mathematischen Berechnungen und Kalkulationen hilfreich zur Seite stehen. Nur haben diese Hilfsmittel den entscheidenden Nachteil, dass diese die angewandten Formeln anschliessend wieder vergessen und somit ein Wiederholen oder eine Korrektur des Berechneten erschweren oder verunmöglichen. Eine Tabellenkalkulation ist vergleichbar mit einem elektronischen Rechenblatt. Dieses speichert sämtliche von Ihnen eingetragenen Informationen, sowohl Werte als auch Formeln, und erlaubt somit auch ein Nachbearbeiten. Als weiterer Vorteil kommt hinzu, dass der Aufbau einer Tabellenkalkulation vollkommen variabel gestaltet werden kann. Sie brauchen bloss einen Wert (Variable) oder eine Formel zu ändern, und schon wird das neue Ergebnis berechnet. Somit können Sie mit relativ geringem Aufwand Ihre Büroarbeit rationalisieren, seien dies Budgets, Offerten, Buchhaltung, Kalkulationen, Statistiken, Trendberechnungen usw. 1.1 Tabellenaufbau Eine Tabelle besteht aus Feldern oder so genannten Zellen. Jede Zelle kann mit Hilfe einer Spalten- und Zeilenbezeichnung genau adressiert werden. Auswählen können Sie die Zellen mit der Maus oder mit den Pfeiltasten Ihrer Tastatur. Zeile 3 Spalte Zelle B3 Die hervorgehobene Zelle in unserem Beispiel hat somit die Adresse B3. Diese Adresse oder auch Bezug kann nun auch in Formeln verwendet werden. Beispiele: =A3-B3 =SUMME(B1:B3) Das erste Beispiel subtrahiert B3 von A3 und im zweiten Beispiel wird mit Hilfe der Formel SUMME die Zellen B1 bis B3 summiert. Die Formel selber schreiben Sie exakt in die Zelle, in der Sie das Resultat zu sehen wünschen. Sie könnten nach der Eingabe der Formeln nun die Zahlenwerte ändern (z. B. ersetzen Sie den Wert 10 in der Zelle B2 durch 230) und unmittelbar nach der Eingabe erhalten Sie in der Zelle mit der Formel den aktualisierten Wert.

EXCEL 2004 EINFÜHRUNG 3 2 Erste Schritte in Excel In diesem Kapitel sehen wir uns einmal die wichtigsten Elemente des Excel-Bildschirms an. Falls Sie Excel noch nicht gestartet haben, tun Sie das auf eine der folgenden Arten: 2.1 Excel starten Vorgänge Starten via Festplatte 1. Klicken Sie auf das Symbol des FINDER auf dem Dock. 2. In dem nun geöffneten Fenster klicken Sie auf das Symbol PROGRAMME. 3. Öffnen Sie den Ordner Microsoft:Microsoft Office 2004. 4. Doppelklicken Sie auf das Excel-Symbol. Andere Möglichkeiten 1. Beim häufigen Gebrauch von Excel lohnt es sich, das Dock mit dem Symbol für Excel zu erweitern. Ziehen Sie dazu das Programmsymbol mit der Maus auf das Dock. 2. Sie können Excel auch über das Apfelmenü mit dem Befehl BENUTZTE OBJEKTE starten, sofern Sie kürzlich mit Excel gearbeitet haben. 3. Via Apfelmenü können Sie mit dem Befehl BENUTZTE DOKUMENTE schnell und direkt auf ein schon bearbeitetes Dokument zurückgreifen. Klicken Sie auf das gewünschte Dokument und Excel wird zusammen mit dem Dokument aktiviert.

4 EXCEL 2004 EINFÜHRUNG 2.2 Der Excel-Bildschirm Nach dem Start sehen Sie den Excel-Bildschirm, auf dem automatisch ein neues Dokument geöffnet wird. Die folgende Abbildung zeigt die wichtigsten Elemente des Excel- Bildschirms. Symbolleiste Funktionsleiste Menüleiste Namensfeld Formatierungspalette Titelleiste Tabellenblatt Bildlaufleisten Statuszeile Das Tabellenblatt Das Tabellenblatt ist das wichtigste Bildschirmelement, das gleichzeitig auch den grössten Platz einnimmt. Hier geben Sie Zahlen, Texte und Formeln ein. Titelleiste In der Titelleiste finden Sie das Symbol von Excel und den Namen der aktuellen Arbeitsmappe. In der Abbildung oben ist es die Bezeichnung Arbeitsmappe1. Menüleiste

EXCEL 2004 EINFÜHRUNG 5 Die Menüs funktionieren nach dem Prinzip von Pulldown-Menüs. Sie klicken eines der Menüs an und eine Auswahl von Befehlen klappt herunter. Wollen Sie ein Menü schliessen, ohne einen Befehl auszuwählen, klicken Sie an beliebiger Stelle ausserhalb des Menüs. Nur die schwarz erscheinenden Menüoptionen sind anwählbar. Optionen mit grauer Schrift können Sie im Augenblick nicht aktivieren, weil in der aktuellen Arbeitssituation die dafür notwendigen Voraussetzungen nicht erfüllt sind. Bildlaufleisten Bildlaufleisten benötigen Sie zum Verschieben des Ausschnittes. Sie finden sie am rechten beziehungsweise unteren Rand des Bildschirms. Ein Klick auf einen der Pfeile rollt den Text eine Zeile nach oben oder unten oder verschiebt ihn nach links oder rechts. Mit dem horizontalen oder vertikalen Rollbalken können Sie den Ausschnitt kontinuierlich bewegen. Für seitenweises Blättern klicken Sie in der rechten Bildlaufleiste auf die Doppelpfeile. Die Symbolleisten Über die verschiedenen Schaltflächen können viele Funktionen per Mausklick aktiviert werden. Wenn Sie mit der Maus auf eine Schaltfläche zeigen, zeigt Excel deren Namen/Funktion an. Wird keine Symbolleiste angezeigt, können Sie die Symbolleisten über das Menü ANSICHT/ SYMBOLLEISTEN aktivieren. Funktionsleiste Eingaben und Korrekturen können Sie sowohl in der Funktionsleiste als auch direkt in der Zelle tätigen. Befindet sich in einer Zelle eine Formel, so sehen Sie in der Zelle selber das Resultat und in der Bearbeitungsleiste die zugehörige Formel. Namensfeld In der Bearbeitungsleiste finden Sie zudem das Namensfeld, in welchem die Adresse oder der Name der aktiven Zelle oder des aktiven Bereiches steht. Mit dem damit verbundenen Listenfeld steuern Sie Zellen, Bereiche oder einen benannten Bereich an. Geben Sie dazu den gewünschten Zellbezug oder Namen im Namensfeld ein. Rechner Mit dem Rechner, welcher wie ein Taschenrechner gestaltet ist, können Sie Berechnungen durchführen. Das Resultat wird in die aktuelle Zelle eingefügt.

6 EXCEL 2004 EINFÜHRUNG Statusleiste Hier werden Sie über laufende Vorgänge und gewählte Funktionen informiert. Im rechten Teil der Statuszeile finden Sie die Autofunktionen, welche auf markierte Zahlen angewendet werden und das Resultat. Rechts sehen Sie eine Abbildung mit den zur Verfügung stehenden Funktionen. Dieses Kontextmenü rufen Sie mit [CTRL] und Mausklick auf der Statusleiste auf. 2.3 Kontextmenüs Durch halten der [CTRL]-Taste und einem Klick mit der Maustaste an einer beliebigen Stelle öffnet ein so genanntes Kontextmenü. Kontextmenüs umfassen die wichtigsten Menüfunktionen zum jeweiligen Kontext (z. B. eine Zelle, eine Symbolleiste, Registerpfeile ), so dass die Auswahl eines Befehls wesentlich vereinfacht wird. Nachfolgend sehen Sie einige Kontextmenüs und wo Sie klicken müssen, um diese zu öffnen. Bei einer Zweitasten-Maus können Sie die rechte Maustaste für das Öffnen des Kontextmenüs verwenden.

EXCEL 2004 EINFÜHRUNG 7 2.4 Die Formatierungspalette Die FORMATIERUNGSPALETTE aus dem Menü ANSICHT bietet Ihnen eine Sammlung von Befehlen. Die Auswahl von angezeigten Befehlen passt sich der aktuellen Situation an. Dies bedeutet beispielsweise, dass wenn Sie Zellen ausgewählt haben, dementsprechende Befehle angezeigt werden. Sie können auf die GRUPPENBALKEN klicken, um weitere Befehle ein- oder auszublenden. Ihre Einstellungen bleiben erhalten auch wenn Sie zwischendurch andere Objekte auswählen. Wird die Formatierungspalette eine Weile nicht verwendet, wird sie leicht transparent dargestellt und der Hintergrund schimmert durch. 2.5 Einstellen des Bildschirms Falls Ihr Bildschirm nicht der Standard-Einstellung entspricht, können Sie das Aussehen des Word-Bildschirms verändern und anpassen. Vorgänge Symbolleisten Ganzer Bildschirm Statuszeile/ Bildlaufleisten Zoom Wählen Sie im Untermenü ANSICHT/SYMBOLLEISTE die fehlende Leiste. Wählen Sie im Menü ANSICHT den Befehl GANZER BILDSCHIRM. Überflüssige Bildschirmelemente werden nun ausgeblendet. Die Bildlaufleisten sowie die Statuszeile werden ebenfalls im Menü ANSICHT ein- und ausgeblendet. Optional haben Sie auch die Möglichkeit, im Menü BEARBEITEN/ VOREINSTELLUNGEN im Register Ansicht diese Einstellung vorzunehmen. 1. Wählen Sie im Menü ANSICHT den Befehl ZOOM oder klicken Sie auf das entsprechende Symbol. 2. Wählen Sie eine der vordefinierten Vergrösserungsoder Verkleinerungsfaktoren oder geben Sie einen beliebigen Faktor ein (erlaubt sind Werte zwischen 10 % und 400 %). Gitternetzlinien Im Normalfall werden die Gitternetzlinien am Bildschirm angezeigt, damit die Zellen gut sichtbar sind. Sie können diese bei Bedarf ausblenden oder deren Farbe ändern. Deaktivieren Sie in Excel/Voreinstellung/Ansicht die Gitternetzlinie, indem Sie das Gutzeichen vor Gitternetzlinien entfernen, oder wählen Sie unter Farbe eine andere Farbe zur Anzeige der Gitternetzlinien an. Diese Einstellungen sind nur für den Bildschirm und nicht für den Druck bestimmt.

8 EXCEL 2004 EINFÜHRUNG 2.6 Die Ansichten Ihnen stehen drei Arten der Ansicht zur Verfügung. Die beiden Ansichten Standard und Seitenumbruchvorschau (Kapitel 10.7, Seite 104) gab es bereits in früheren Versionen. Neu ist die Ansicht Seitenlayout; sie teilt Tabellenblätter in einzelne Seiten ein. Beim Erstellen einer neuen Tabelle wird diese normalerweise in dieser neuen Ansicht angezeigt. Vorgänge Ansichten wählen Sie können aus dem Menü ANSICHT die Darstellung des aktuellen Tabellenblattes als STANDARD, SEITENUMBRUCH- VORSCHAU oder SEITENLAYOUT einstellen. 2.7 Excel beenden Wenn Sie mit Excel fertig gearbeitet haben, sollten Sie das Programm beenden und nicht nur die Tabellen schliessen. So können Sie Arbeitsspeicherplatz freigeben. Vorgänge Beenden [=] + [q] Wählen Sie aus dem Menü DATEI den Befehl BEENDEN oder drücken Sie nebenstehende Tastenkombination. Wurde eine Datei vorher nicht gespeichert, erhalten Sie eine Erinnerung 2.8 Übung: erste Schritte In dieser ersten Übung werden Sie Excel starten, die Ansichten und Werkzeuge prüfen und gegebenenfalls anpassen. 1. Starten Sie Excel. Mit dem Start wird üblicherweise auch gleich eine neue Datei erstellt. 2. Vergewissern Sie sich, dass die Symbolleiste Standard, die Formatierungspalette und die Funktionsleiste am Bildschirm angezeigt werden. 3. Vergrössern Sie bei Bedarf das Excelfenster so, dass die Bildschirmfläche genutzt wird. 4. Wechseln Sie zur Standardansicht. 5. Welche Information entnehmen Sie der Titelleiste? 6. Antwort: 7. Wo befindet sich die Menüleiste? 8. Antwort: 9. Was sammelt die Menüleiste? 10. Antwort: 11. Probieren Sie das Kontextmenü ([CTRL] + Mausklick oder rechte Maustaste) an verschiedenen Stellen aus.