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MediPlaner - Medikamentenverwaltung Installations- und Bedienungsanleitung Lesen Sie sich vor der Benutzung des Programms diese Anleitung genau durch! Mindestsystemvoraussetzungen 1) Ab Windows XP SP3 2) Arbeitsspeicher 512 MB RAM 3) Bildschirmauflösung mindestens 1024x768 4) Freier Festplattenplatz mindestens 2 GB, (Installation ca. 50 MB, Datenbankgröße bis zu 2 GB im Anwendungsverlauf) Beschreibung des Programms Mit dem Programm MediPlaner Medikamentenverwaltung können Sie alle Medikamente und Verordnungen Ihrer Klienten verwalten. Sie können alle Klienten einzelnen Abteilungen zuordnen. Jedem Klienten kann ein Hausarzt zugeordnet werden, sowie zu jedem Medikament ein verschreibender Arzt. Jedem Klienten kann jedes beliebige Medikament und jede beliebige Verordnung zugeordnet werden. Sie können für jeden Klienten einen Medikamentenplan ausdrucken. Die Anzahl der vorhandenen Medikamente wird im Programm überwacht. Fällt die Anzahl eines Medikamentes unter einen vorgegebenen Wert wird automatisch eine Bestellung an den Arzt oder an die Apotheke angelegt, die ausgedruckt und dann entsprechend weitergeleitet werden kann. Kommt das Medikament dann bei Ihnen an, wird die gelieferte Anzahl im Programm eingetragen. Das Programm errechnet dann wiederrum den verbleibenden Zeitraum bis zum Aufbrauchen des Medikamentes. Es können verschiedene Benutzer angelegt werden, die sich dann mit Benutzernamen und Passwort ins Programm einloggen können. Jede Veränderung im Datenbestand durch einen angemeldeten Benutzer wird protokolliert und kann nachvollzogen werden. Stammdaten können angelegt werden für: Abteilungen Mitarbeiter / Benutzer Klienten Medikamente Medikamentenhersteller Ärzte 2
Alle Stammdaten können bequem als Liste übersichtlich ausgedruckt werden oder als Exceltabelle exportiert werden. Alle offenen und abgeschlossenen Bestellungen werden überwacht. Jede Statusänderung wird protokolliert. Alle offenen und abgeschlossenen Bestellungen können als Übersicht ausgedruckt werden. Der aktuelle Medikamentenbestand eines jeden Klienten kann im Programm dargestellt und ausgedruckt werden. Auch die spezielle Verwaltung von Betäubungsmitteln (BTM) kann im Programm umgesetzt werden. Jede Lieferung eines BTM muss mit Rezeptnummer eingetragen werden. Jede Entnahme und jeder Zugang des BTM muss im Programm mit Benutzernamen und Passwort bestätigt werden. Das umständliche Schreiben eines BTM-Buches entfällt somit für Sie und Ihre Mitarbeiter. Jede Entnahme und jeder Zugang eines BTM wird protokolliert und kann ausgedruckt und auch als Exceltabelle abgespeichert werden. Auch die Bedarfsmedikation der Klienten kann mit diesem Programm verwaltet werden. Ein Medikamentenplan kann ausgedruckt werden. Jede Entnahme wird mit Angabe des Entnahmegrundes protokolliert. Bestellungen von Rezepten oder Verordnungen an jeden beliebigen Arzt werden automatisch angelegt und müssen nur noch ausgedruckt werden. Für jeden Arzt erfolgt eine separate Bestellung. Sind mehrere Klienten bei einem Arzt wird die Bestellung kumuliert. Für jedes Medikament kann eine besondere Bestellart festgelegt werden. Zum Beispiel bei rezeptfreien Medikamenten kann die Bestellung direkt an die Apotheke erfolgen. Bei rezeptpflichtigen Medikamenten wird die Bestellung an den Arzt gerichtet. Je nach Bestellart wird ein anderer Bestellablauf angelegt. Auch Verordnungen wie verschiedene Therapien (Logopädie, Physiotherapie, Ergo) können verwaltet werden. Außerdem können auch Überweisungsscheine verwaltet werden. Richtig eingestellt werden am Anfang des neuen Quartals automatisch Bestellungen für verschiedene Ü-Scheine angelegt. Auch das Verwalten von Verbandsmaterial für jeden Klienten ist mit diesem Programm kein Problem. 3
Inhaltsverzeichnis Seite Installation des Programms und Aktivierung der Vollversion Installation 6 Aktivierung der Demoversion 8 Programm einrichten und benutzen MediPlaner starten 13 MediPlaner einrichten 15 Stammapotheke eingeben 15 Mindestvorrat für Medikamente festlegen 15 Stammdaten eingeben 16 Abteilungen eingeben 16 Mitarbeiter eingeben 17 Ärzte eingeben 20 Klienten eingeben 22 Medikamentenhersteller eingeben 24 Verabreichungsformen eingeben 26 Medikamente eingeben 28 Die Klienten-Medikamentenübersicht 30 Die Medikamenten- und Bestellübersicht 32 Medikament in der regelmäßigen Medikation für einen Klienten anlegen 34 Dosierung / Einnahme eines Medikamentes verändern / anpassen 38 Medikamentenbestand manuell verändern 40 Medikament absetzen 42 Medikament aus der Verwaltung löschen 44 Medikament in der Bedarfsmedikation für einen Klienten anlegen 45 Dosierung / Einnahme eines Bedarfsmedikamentes verändern / anpassen 48 Bedarfsmedikamentenbestand manuell verändern 49 Bedarfsmedikament absetzen 51 Bedarfsmedikament aus der Verwaltung löschen 52 Übersicht Medikamentenbestand 54 Offene Bestellungen und der Bestellablauf 55 Bestellung eines rezeptpflichtigen Medikamentes oder Verordnung beim Arzt 55 Bestellung eines Medikamentes in der Apotheke 58 Reiter abgeschlossene Bestellungen 60 Reiter Protokoll der manuellen Bestandsführung 61 Benutzer abmelden / Programm beenden 62 Tipps und Tricks zur Benutzung 63 4
Installation des Programms und Aktivierung der Vollversion Das Programm MediPlaner wird zuerst immer als Demoversion installiert. Mit dem Lizenzschlüssel können Sie das Programm zur Vollversion umwandeln. Installieren Sie das Programm immer als Benutzer mit Administratorrechten. Auch die Lizenzierung kann nur mit Administratorrechten fehlerfrei durchgeführt werden. In der Demoversion sind die Stammdaten Ihrer Einrichtung oder Ihres Unternehmens nicht hinterlegt. Für die Implementierung Ihrer Stammdaten erhalten Sie eine separate speziell für Sie angefertigte und gesicherte Datenbank, die Sie in den Installationsordner kopieren und die vorhandene Datenbank ersetzen müssen. Folgende Dateien und Ordner sind auf der Programm-CD und in der Downloaddatei enthalten: Zusätzlich kann noch ein Ordner mit der speziell für Sie angefertigten Datenbank auf der CD oder in der Downloaddatei enthalten sein: Diese Datei erhalten Sie nachdem Sie die Lizenz erworben haben. Teilen Sie dazu beim Kauf die genauen Angaben Ihres Unternehmens mit. Folgende Angaben werden benötigt (Angaben mit * sind Pflichtangaben): Name der Einrichtung* Straße und Hausnummer* PLZ und Ort* Telefon* Fax Email Webadresse 5
1. Installation Doppelklicken Sie auf die Datei: MediPlaner Installation.exe Es erscheint folgendes Fenster: Klicken Sie auf Next. Bestätigen Sie im nächsten Fenster mit einem Häkchen, dass Sie die Lizenzbestimmungen gelesen haben und klicken Sie auf Next. Im darauffolgenden Fenster geben Sie Ihren Namen und den Organisationsnamen ein und klicken auf Next. Dann können Sie den Installationsordner festlegen. Voreingestellt ist der Standardinstallationsordner von Windows. Klicken Sie auf Next. Im nächsten Fenster können Sie den Installationsordner benennen. Standard ist MediPlaner. Hier können Sie auch festlegen ob Sie das Programm für alle Benutzer des Computers installieren wollen (all users) oder ob Sie das Programm nur für sich selbst also den aktuellen Benutzer (current user) installieren wollen. Klicken Sie auf Next. Im nächsten Fenster haben Sie die Möglichkeit Ihre Einstellungen nochmal rückgängig zu machen oder die Installation abzubrechen. Der Klick auf Next startet die Installation. Im Laufe der Installation müssen Sie noch eine kleine Erweiterung installieren, damit das Programm fehlerfrei funktioniert. Diese Erweiterung ist von Microsoft Windows. Sie brauchen sich also nicht zu sorgen. Klicken Sie auf Weiter 6
Nach der Installation kann es möglich sein, dass Sie aufgefordert werden Ihren Computer neu zu starten. Schließen Sie alle Programme und starten Sie Ihren Computer neu. Nachdem Sie den Computer neu gestartet haben, können Sie das Programm MediPlaner als Demoversion benutzen. Die Demoversion ist 30 Tage lauffähig und wird durch die Anzeige anderer Stammdaten beeinträchtigt. Diese Stammdaten werden z.b. auf Bestellungen an den Arzt oder an die Apotheke als Absender angezeigt. Erst mit dem Kauf der Volllizenz werden die Stammdaten für Sie bzw. Ihr Unternehmen eingerichtet. 7
2. Aktivierung der Demoversion Nachdem Sie die Demoversion installiert haben, können Sie das Programm aktivieren. Führen Sie die Aktivierung immer mit Administratorrechten aus, da es sonst zu Fehlern bei der Aktivierung kommen kann. Dazu müssen Sie den Lizenzschlüssel erwerben. Den Lizenzschlüssel können Sie auf der Internetseite www.pflegeplanungen.com unter dem Punkt MediPlaner kaufen. Sie erhalten den Lizenzschlüssel auf der Rechnung. Wenn Sie das Programm als Download gekauft haben, erhalten Sie den Lizenzschlüssel auch in der Rechnung die Ihnen dann per Mail zugestellt wird. Außerdem erhalten Sie nach dem Kauf die speziell für Sie eingerichtete Datenbankdatei mit den Daten Ihres Unternehmens wahlweise auf einer Original CD-Rom oder per Download. Folgende Datei erhalten Sie: mediplanerorg.accdb Fügen Sie diese Datei mittels Kopieren und Einfügen bitte in den Installationsordner ein. Ersetzen Sie die vorhandene gleichnamige Datei, wenn das System Sie danach fragt. Installationsordner (Wenn nicht bei der Installation verändert): Unter Windows XP: C:Windows Programme MediPlaner Unter Windows Vista: C:OS (C:Windows) Programme MediPlaner Unter Windows 7: C:Windows (C:OS) Programme MediPlaner Wenn Sie, beim Kopieren und Einfügen, das System fragt, ob Sie die bereits existierende Datei ersetzen möchten klicken Sie bitte auf Ja. 8
Den Lizenzschlüssel geben Sie folgendermaßen ein: Starten Sie das Programm MediPlaner Lizenzmanager. Dieses Programm wurde während der Installation auch auf Ihrem PC installiert. Sie können es mit einem Klick auf Start und dann Alle Programme unter Windows XP oder bei Windows Vista und Windows 7 mit dem Klick auf den Windowsbutton unten links auf dem Bildschirm und dann mit dem Klick auf Alle Programme und dann MediPlaner aussuchen und starten. Möglich ist auch der Start des Lizenzmanagers aus dem Installationsordner heraus. Doppelklicken Sie auf die Datei: MediPlanerLizenzManager.exe Es erscheint folgendes Fenster: Klicken Sie auf Weiter. 9
Lesen Sie sich die Lizenzbestimmungen sorgfältig durch und bestätigen Sie diese mit dem Klick auf akzeptieren. Klicken Sie auf Weiter 10
In diesem Fenster können Sie nun den Lizenzschlüssel eingeben. Der Lizenzschlüssel besteht aus 5 Zeichenblöcken mit jeweils 4 Zeichen. Diese Zeichen können sowohl Ziffern als auch Buchstaben enthalten. Nachdem Sie den Lizenzschlüssel eingegeben haben, klicken Sie auf Lizenz aktivieren. Es erscheint bei erfolgreicher Eingabe folgende Meldung: Wenn Sie die Zeichen falsch eingegeben haben erscheint folgende Fehlermeldung: 11
Überprüfen Sie in diesem Fall ob Sie den Lizenzschlüssel richtig eingegeben haben. Wenn Sie diesen Schlüssel richtig eingegeben haben und die Fehlermeldung erscheint trotzdem, nehmen Sie Kontakt zu mir auf. Ich werde Ihnen dann beim Lösen des Problems behilflich sein. Bei erfolgreicher Aktivierung schließt sich das Lizenzmanagerprogramm mit dem Klick auf OK. Sie können nun das Programm MediPlaner Medikamentenverwaltung uneingeschränkt auf einem PC benutzen. 12
3. Programm einrichten und benutzen Programm starten Nachdem Sie das Programm MediPlaner Medikamentenverwaltung installiert haben, können Sie das Programm starten. Mit einem Doppelklick auf das Symbol, das bei der Installation auf dem Desktop installiert wurde, oder mit dem Eintrag MediPlaner unter Start und Alle Programme können Sie das Programm starten. Nach dem Start erscheint das Login Formular. Als voreingestellter Benutzer wurde IstaVea festgelegt. Das Passwort ist auch istavea Sie können später beliebig viele Benutzer anlegen, mit individuellen Logindaten festlegen. Geben Sie in dieses Formular Folgendes ein: Benutzername: IstaVea Passwort: istavea Klicken Sie auf OK. 13
Nun öffnet sich das Programm mit folgendem Fenster: Dies ist die noch leere Übersicht. Hier werden später alle Klienten sowie deren Medikamentenbestand und Medikamentenbestellungen angezeigt. Dies ist der Mittelpunkt des Programms MediPlaner Medikamentenverwaltung. Von hier aus steuern Sie nach dem Einrichten sämtliche Vorgänge. 14
MediPlaner einrichten: Nun können Sie damit beginnen das Programm für sich oder Ihr Unternehmen einzurichten. Stammapotheke eingeben: Klicken Sie ganz oben in der Funktionsleiste auf Datei und in dem sich öffnenden Menu auf Parameter eingeben. Es öffnet sich das Parameterformular. Geben Sie in dieses Formular die Apotheke ein, mit der Sie zusammenarbeiten, bzw. die Ihnen die Medikamente ständig liefert. Mindestvorrat für Medikamente festlegen: In diesem Formular können Sie auch die Mindestvorratszeit für Medikamente festlegen. Der Standard wurde auf 14 Tage festgelegt. Geben Sie hier den Wert in Tagen ein, für den die Medikamente Ihrer Klienten mindestens noch vorrätig sein sollen. Bei 14 Tagen bedeutet dies, dass das Medikament noch für 14 Tagen ausreicht. Fällt der Bestand des Medikamentes auf eine Restzeit von unter 14 Tagen wird eine Bestellung angelegt. Dieser Wert kann aber auch für jedes einzelne Medikament später noch individuell festgelegt werden. Dieser Wert in diesem Formular gilt vorerst generell für alle Medikamente. Nachdem Sie die Daten eingegeben haben, klicken Sie auf den Button Parameter abspeichern und Fenster schließen 15
Stammdaten eingeben: Klicken Sie in der Funktionsleiste ganz oben im Programm auf den Menupunkt Stammdaten. Das nun geöffnete Menu zeigt alle Stammdaten an die Sie eingeben können. Abteilungen eingeben: Klicken Sie im Menu Stammdaten auf den Menupunkt Abteilungen. Es öffnet sich das Formular für die Stammdaten Abteilungen. Klicken Sie auf den Button Neue Abteilung anlegen Jetzt können Sie die Daten der einzelne Wohnbereiche, Filialen oder Stationen eingeben. Nachdem Sie die Daten für die erste Abteilung eingegeben haben klicken Sie auf den Button Änderungen an der Abteilung speichern. Für jede weitere Abteilung gehen Sie wie in den letzten beiden Punkten vor. Sie können hier später auch die einzelnen Abteilungen bearbeiten. Wählen Sie oben im Formular die Abteilung aus die Sie ändern möchten. Die Daten der Abteilung werden angezeigt. Ändern Sie die entsprechenden Daten und klicken Sie auf den Button Änderungen an der Abteilung speichern. Haben Sie sich mit den Eingaben geirrt, können Sie auch die Änderungen verwerfen indem Sie auf den Button Änderungen an der Abteilung verwerfen klicken. Die Felder erfasst von und erfasst am auf der rechten Seite des Formulars werden automatisch ausgefüllt. Sowie auch die Felder zuletzt geändert von und 16
zuletzt geändert am. Hier wird der Zeitpunkt der Änderung und der Benutzer eingetragen. Außerdem haben Sie in diesem Formular auch die Möglichkeit alle Ihre Abteilungen in einer übersichtlichen Liste darzustellen. Klicken Sie dazu auf den Reiter Liste Die Liste zeigt Ihre Abteilungen in jeweils einer Zeile an mit allen Details. Diese angezeigte Liste können Sie ausdrucken oder auch nach Microsoft Office Excel exportieren und für weitere Zwecke abspeichern. Wenn Sie alle Abteilungen eingegeben haben können Sie dieses Formular schließen. Klicken Sie dazu auf den Button Fenster schließen oder auf das rot hinterlegte Kreuz am oberen rechten Rand des Formulars. 17
Mitarbeiter eingeben: Klicken Sie im Menu Stammdaten auf den Menupunkt Mitarbeiter. Es öffnet sich das Formular für die Stammdaten Mitarbeiter Klicken Sie auf den Button Neuen Mitarbeiter anlegen Jetzt können Sie die Daten der einzelnen Mitarbeiter eingeben, die Zugriff auf das Programm haben dürfen. In dieser Version können Sie keine Rechte an einzelne Benutzer vergeben. Jeder Mitarbeiter hat die gleichen Rechte. Achten Sie daher darauf Ihre Mitarbeiter für den sorgsamen und gewissenhaften Umgang mit den Daten im Programm zu schulen. Nachdem Sie die Daten für den ersten Mitarbeiter eingegeben haben klicken Sie auf den Button Änderungen am Mitarbeiter speichern. Für jeden weiteren Mitarbeiter gehen Sie wie in den letzten beiden Punkten vor. Sie können hier später auch die einzelnen Mitarbeiter bearbeiten. Wählen Sie oben im Formular den Mitarbeiter aus den Sie ändern möchten. Die Daten des Mitarbeiters werden angezeigt. Ändern Sie die entsprechenden Daten und klicken Sie auf den Button Änderungen am Mitarbeiter speichern. Haben Sie sich mit den Eingaben geirrt, können Sie auch die Änderungen verwerfen indem Sie auf den Button Änderungen am Mitarbeiter verwerfen klicken. Die Felder erfasst von und erfasst am auf der rechten Seite des Formulars werden automatisch ausgefüllt. Sowie auch die Felder zuletzt geändert von und 18
zuletzt geändert am. Hier wird der Zeitpunkt der Änderung und der Benutzer eingetragen. Außerdem haben Sie in diesem Formular auch die Möglichkeit alle Mitarbeiter in einer übersichtlichen Liste darzustellen. Klicken Sie dazu auf den Reiter Liste Die Liste zeigt Ihre Mitarbeiter in jeweils einer Zeile an mit allen Details. Diese angezeigte Liste können Sie ausdrucken oder auch nach Microsoft Office Excel exportieren und für weitere Zwecke abspeichern. Wenn Sie alle Mitarbeiter eingegeben haben können Sie dieses Formular schließen. Klicken Sie dazu auf den Button Fenster schließen oder auf das rot hinterlegte Kreuz am oberen rechten Rand des Formulars. 19
Ärzte eingeben: Klicken Sie im Menu Stammdaten auf den Menupunkt Ärzte. Es öffnet sich das Formular für die Stammdaten Ärzte Klicken Sie auf den Button Neuen Arzt anlegen Jetzt können Sie die Daten der einzelnen Ärzte eingeben, die in Ihrer Einrichtung aktiv Ihre Klienten betreuen. Geben Sie, für einen schnelleren Ablauf in der Einrichtung des Programms, zuerst die Ärztedaten ein. Wenn Sie später die Klientenstammdaten eingeben, benötigen Sie die Daten der Ärzte um den jeweiligen Hausarzt für den Klienten festzulegen. Nachdem Sie die Daten für den ersten Arzt eingegeben haben klicken Sie auf den Button Änderungen am Arzt speichern. Der Punkt Anforderungen (Rezepte / VO) per Email und Email für Anforderungen (Rezepte/VO) wurde bereits für eine Funktion in einer späteren Version von MediPlaner eingearbeitet. Die Emailfunktion ist in dieser ersten Version noch nicht aktiv. Sie können diese Felder bereits ausfüllen. Nach dem entsprechenden Softwareupdate können diese Daten dann aktiv verwendet werden. Für jeden weiteren Arzt gehen Sie wie in den letzten beiden Punkten vor. Sie können hier später auch die einzelnen Ärzte bearbeiten. Wählen Sie oben im Formular den Arzt aus den Sie ändern möchten. Die Daten des Arztes werden angezeigt. Ändern Sie die entsprechenden Daten und klicken Sie auf den Button Änderungen am Arzt speichern. 20
Haben Sie sich mit den Eingaben geirrt, können Sie auch die Änderungen verwerfen indem Sie auf den Button Änderungen am Arzt verwerfen klicken. Die Felder erfasst von und erfasst am auf der rechten Seite des Formulars werden automatisch ausgefüllt. Sowie auch die Felder zuletzt geändert von und zuletzt geändert am. Hier wird der Zeitpunkt der Änderung und der Benutzer eingetragen. Außerdem haben Sie in diesem Formular auch die Möglichkeit alle Ärzte in einer übersichtlichen Liste darzustellen. Klicken Sie dazu auf den Reiter Liste Die Liste zeigt Ihre Ärzte in jeweils einer Zeile an mit allen Details. Diese angezeigte Liste können Sie ausdrucken oder auch nach Microsoft Office Excel exportieren und für weitere Zwecke abspeichern. Wenn Sie alle Ärzte eingegeben haben können Sie dieses Formular schließen. Klicken Sie dazu auf den Button Fenster schließen oder auf das rot hinterlegte Kreuz am oberen rechten Rand des Formulars. 21
Klienten eingeben: Klicken Sie im Menu Stammdaten auf den Menupunkt Klienten. Es öffnet sich das Formular für die Stammdaten Klienten Klicken Sie auf den Button Neuen Klienten anlegen Jetzt können Sie die Daten der einzelnen Klienten eingeben, die in Ihrer Einrichtung leben, eingeben. Aus den Auswahlfeldern Abteilung und Hausarzt können Sie die entsprechenden Daten auswählen. Fehlt ein Eintrag im Auswahlfeld, rufen Sie die Stammdaten für Abteilung oder Ärzte auf und geben Sie die fehlenden Daten ein. Nachdem Sie die Daten für den ersten Klienten eingegeben haben klicken Sie auf den Button Änderungen am Klienten speichern. Für jeden weiteren Klienten gehen Sie wie in den letzten beiden Punkten vor. Sie können hier später auch die einzelnen Klienten bearbeiten. Wählen Sie oben im Formular den Klienten aus den Sie ändern möchten. Die Daten des Klienten werden angezeigt. Ändern Sie die entsprechenden Daten und klicken Sie auf den Button Änderungen am Klienten speichern. Haben Sie sich mit den Eingaben geirrt, können Sie auch die Änderungen verwerfen indem Sie auf den Button Änderungen am Klienten verwerfen klicken. Die Felder erfasst von und erfasst am auf der rechten Seite des Formulars werden automatisch ausgefüllt. Sowie auch die Felder zuletzt geändert von und 22
zuletzt geändert am. Hier wird der Zeitpunkt der Änderung und der Benutzer eingetragen. Außerdem haben Sie in diesem Formular auch die Möglichkeit alle Klienten in einer übersichtlichen Liste darzustellen. Klicken Sie dazu auf den Reiter Liste Die Liste zeigt Ihre Ärzte in jeweils einer Zeile an mit allen Details. Diese angezeigte Liste können Sie ausdrucken oder auch nach Microsoft Office Excel exportieren und für weitere Zwecke abspeichern. Wenn Sie alle Klienten eingegeben haben können Sie dieses Formular schließen. Klicken Sie dazu auf den Button Fenster schließen oder auf das rot hinterlegte Kreuz am oberen rechten Rand des Formulars. 23
Medikamentenhersteller eingeben: Sie müssen diese Stammdaten nicht zwingend eingeben. Für einen ordnungsgemäßen Ablauf im Programm sind diese Daten nicht erforderlich. Um jedoch eine genaue Medikamentenbezeichnung sicherzustellen, geben Sie hier die entsprechenden Daten ein. Klicken Sie im Menu Stammdaten auf den Menupunkt Medikamentenhersteller. Es öffnet sich das Formular für die Stammdaten Medikamentenhersteller Klicken Sie auf den Button Neuen Hersteller anlegen Jetzt können Sie die Daten der einzelnen Hersteller eingeben, die Ihnen auf jeden Fall bekannt sind. Spätere Erweiterungen der Datenbank sind jederzeit möglich. Nachdem Sie die Daten für den ersten Hersteller eingegeben haben klicken Sie auf den Button Änderungen am Hersteller speichern. Für jeden weiteren Hersteller gehen Sie wie in den letzten beiden Punkten vor. Sie können hier später auch die einzelnen Hersteller bearbeiten. Wählen Sie oben im Formular den Hersteller aus den Sie ändern möchten. Die Daten des Hersteller werden angezeigt. Ändern Sie die entsprechenden Daten und klicken Sie auf den Button Änderungen am Hersteller speichern. Haben Sie sich mit den Eingaben geirrt, können Sie auch die Änderungen verwerfen indem Sie auf den Button Änderungen am Hersteller verwerfen klicken. 24
Die Felder erfasst von und erfasst am auf der rechten Seite des Formulars werden automatisch ausgefüllt. Sowie auch die Felder zuletzt geändert von und zuletzt geändert am. Hier wird der Zeitpunkt der Änderung und der Benutzer eingetragen. Außerdem haben Sie in diesem Formular auch die Möglichkeit alle Hersteller in einer übersichtlichen Liste darzustellen. Klicken Sie dazu auf den Reiter Liste Die Liste zeigt Ihre Hersteller in jeweils einer Zeile an mit allen Details. Diese angezeigte Liste können Sie ausdrucken oder auch nach Microsoft Office Excel exportieren und für weitere Zwecke abspeichern. Wenn Sie alle Hersteller eingegeben haben können Sie dieses Formular schließen. Klicken Sie dazu auf den Button Fenster schließen oder auf das rot hinterlegte Kreuz am oberen rechten Rand des Formulars. 25
Verabreichungsformen eingeben: Hier wurde bereits eine Auswahl an oft benutzten Verabreichungsformen gespeichert. Sie können aber jede einzelne Verabreichungsform ändern. Wie üblich können Sie auch hier Ihre eigenen Verabreichungsformen eingeben und speichern. Klicken Sie im Menu Stammdaten auf den Menupunkt Medi- Verabreichungsformen. Es öffnet sich das Formular für die Stammdaten Verabreichungsformen Klicken Sie auf den Button Neuen Verabreichungsform anlegen Jetzt können Sie die Daten der einzelnen Verabreichungsformen eingeben, die Ihnen auf jeden Fall bekannt sind. Spätere Erweiterungen der Datenbank sind jederzeit möglich. Nachdem Sie die Daten für die erste Verabreichungsform eingegeben haben klicken Sie auf den Button Änderungen an der Verabreichungsform speichern. Für jede weitere Verabreichungsform gehen Sie wie in den letzten beiden Punkten vor. Sie können hier später auch die einzelnen Verabreichungsformen bearbeiten. Wählen Sie oben im Formular die Verabreichungsform aus den Sie ändern möchten. Die Daten der Verabreichungsform werden angezeigt. Ändern Sie die 26
entsprechenden Daten und klicken Sie auf den Button Änderungen an der Verabreichungsform speichern. Haben Sie sich mit den Eingaben geirrt, können Sie auch die Änderungen verwerfen indem Sie auf den Button Änderungen an der Verabreichungsform verwerfen klicken. Die Felder erfasst von und erfasst am auf der rechten Seite des Formulars werden automatisch ausgefüllt. Sowie auch die Felder zuletzt geändert von und zuletzt geändert am. Hier wird der Zeitpunkt der Änderung und der Benutzer eingetragen. Außerdem haben Sie in diesem Formular auch die Möglichkeit alle Verabreichungsformen in einer übersichtlichen Liste darzustellen. Klicken Sie dazu auf den Reiter Liste Die Liste zeigt Ihre Verabreichungsformen in jeweils einer Zeile an mit allen Details. Diese angezeigte Liste können Sie ausdrucken oder auch nach Microsoft Office Excel exportieren und für weitere Zwecke abspeichern. Wenn Sie alle Verabreichungsformen eingegeben haben können Sie dieses Formular schließen. Klicken Sie dazu auf den Button Fenster schließen oder auf das rot hinterlegte Kreuz am oberen rechten Rand des Formulars. 27
Medikamente eingeben: Hier können Sie alle Ihnen bis jetzt bekannten Medikamente eingeben. Später können Sie auch auf eine andere Art Medikamente schnell und einfach zur Datenbank hinzufügen. Klicken Sie im Menu Stammdaten auf den Menupunkt Medikamente. Es öffnet sich das Formular für die Stammdaten Medikamente Klicken Sie auf den Button Neues Medikament anlegen Jetzt können Sie die Daten der einzelnen Medikamente eingeben, die Ihnen auf jeden Fall bekannt sind. Spätere Erweiterungen der Datenbank sind jederzeit möglich. Der Punkt Medikament Bestellart ist sehr wichtig für den späteren Bestellablauf: o o o Für ein Medikament das immer rezeptpflichtig ist, oder das der Arzt nur auf Rezept ausstellt, wählen Sie hier REZEPT Für ein Medikament das direkt in der Apotheke bestellt werden kann und ohne Rezept verkäuflich ist, wählen Sie hier APO Für eine Verordnung (z.b. Physiotherapie) oder für Überweisungsscheine die beim Arzt angefordert werden, wählen Sie VO Ist das Medikament ein Betäubungsmittel (BTM) markieren Sie bitte das Kästchen mit einem Mausklick. Auch dies ist wichtig für die spätere Verwaltung. 28
Medikament Mindestvorrat : Geben Sie hier die Mindeststückzahl des Medikamentes an, die mindestens verfügbar sein muss. Wird diese Mindeststückzahl unterschritten, wird immer eine Bestellung angelegt. Nachdem Sie die Daten für das erste Medikament eingegeben haben klicken Sie auf den Button Änderungen am Medikament speichern. Für jedes weitere Medikament gehen Sie wie in den letzten beiden Punkten vor. Sie können hier später auch die einzelnen Medikamente bearbeiten. Wählen Sie oben im Formular das Medikament aus das Sie ändern möchten. Die Daten des Medikamentes werden angezeigt. Ändern Sie die entsprechenden Daten und klicken Sie auf den Button Änderungen am Medikament speichern. Haben Sie sich mit den Eingaben geirrt, können Sie auch die Änderungen verwerfen indem Sie auf den Button Änderungen am Medikament verwerfen klicken. Die Felder erfasst von und erfasst am auf der rechten Seite des Formulars werden automatisch ausgefüllt. Sowie auch die Felder zuletzt geändert von und zuletzt geändert am. Hier wird der Zeitpunkt der Änderung und der Benutzer eingetragen. Außerdem haben Sie in diesem Formular auch die Möglichkeit alle Medikamente in einer übersichtlichen Liste darzustellen. Klicken Sie dazu auf den Reiter Liste Die Liste zeigt Ihre Medikamente in jeweils einer Zeile an mit allen Details. Diese angezeigte Liste können Sie ausdrucken oder auch nach Microsoft Office Excel exportieren und für weitere Zwecke abspeichern. Wenn Sie alle Medikamente eingegeben haben können Sie dieses Formular schließen. Klicken Sie dazu auf den Button Fenster schließen oder auf das rot hinterlegte Kreuz am oberen rechten Rand des Formulars. 29
Die Klienten-Medikamentenübersicht Direkt nach dem Programmstart wird stets diese Übersicht angezeigt. In dieser Übersicht können Sie alle Vorgänge einsehen und steuern. Im oberen Bereich dieser Übersicht, sehen Sie in der Tabelle die Daten der Klienten. Hier werden alle Klienten in einer Liste angezeigt. Durch einen Klick auf einen Klienten können Sie alle Details in der Übersicht im unteren Teil sehen. Auch die aktuelle Medikation. Links neben dieser Übersicht können Sie bestimmte Klienten suchen, oder nur Klienten von einer bestimmten Abteilung anzeigen lassen. 30
Im Auswahlfeld können Sie sich die Abteilung aussuchen, von der Sie die Klienten anzeigen lassen möchten. Aktivieren Sie dazu das Kästchen nur Klienten dieser Abt. anzeigen. Klicken Sie danach auf den Button Klienten anzeigen. Wenn Sie nur einen ganz bestimmten Klienten suchen, können Sie diesen in der Kliententabelle auf der rechten Seite aussuchen oder im Feld Name den Namen oder einen Teil des Namens eingeben und auf den Button Klienten anzeigen klicken. Dann wird nur der Klient, bzw. alle Klienten mit gleichem Namen angezeigt. Beispiel: 2 Klienten wurden angelegt. Ein Klient heißt Muster und der andere Musterfrau. Wenn jetzt nach dem Namen Muster gesucht wird, werden beide Klienten angezeigt, da der Name Muster in beiden Namen vorkommt. Wird aber nach Musterfrau gesucht, so wird nur der Klient angezeigt der Musterfrau heißt. Im Formular darunter werden die Details zum ausgewählten Klienten angezeigt. Hier werden nicht alle Details zum Klienten angezeigt, aber die Wichtigsten. Alle Details können in den Stammdaten des Klienten angezeigt werden. Auch in diesem Formular ist es möglich Änderungen an den Stammdaten vorzunehmen: Klicken Sie dazu einfach in ein Formularfeld das Sie bearbeiten möchten. Ändern Sie die Daten und klicken dann auf den Button Änderungen am Klient speichern. Sie können auch fehlerhafte Eingaben wieder verwerfen. Klicken Sie dazu einfach auf den Button Änderungen am Klienten verwerfen. In diesem Formular können Sie zudem auch einen neuen Klienten anlegen. Klicken Sie dazu auf den Button neuen Klienten anlegen. Alle Felder werden nun leer dargestellt. Geben Sie die Daten des neuen Klienten ein. Wenn Sie die Daten eingegeben haben, klicken Sie auf den Button Änderungen am Klienten speichern. Wählen Sie auch immer einen Hausarzt aus. Sollte dieser noch nicht angelegt sein, geben Sie die Daten über die Stammdaten Ärzte ein. Nach dem Speichern wird dieser Klient in der Klientendatenbank angezeigt und es kann mit der Medikamentenverwaltung für diesen Klienten begonnen werden. 31
Tipp: Sollte es einmal nicht möglich sein einen Button zu betätigen, schließen Sie kurz die Klienten-Medikamenten-Übersicht und öffnen Sie diese wieder indem Sie ganz oben in der Funktionsleiste auf Klientenverwaltung klicken. Es öffnet sich ein Menu. Dort klicken Sie dann auf Klienten Medikamente. Durch dieses Schließen und Öffnen aktualisiert das Programm die Datenbank und es kann wieder ganz normal weiter gearbeitet werden. Die Medikamenten- und Bestellübersicht: In der Übersicht im unteren Teil des Programms können Sie nun alle Medikamente und Medikamentenbestellungen verwalten. Sie sehen verschiedene Reiter die in einer Reihe über dem großen weißen Feld angelegt wurden. Hinter diesen Reitern befinden sich die wichtigsten Funktionen. 32
Reiter Regelmedikation Hier wird die Medikation und alle Verordnungen angezeigt die regelmäßig verwendet werden. Wie zum Beispiel die tägliche Medikation oder auch die regelmäßige Physiotherapie und dergleichen. Reiter Bedarfsmedikation Hier wird die Bedarfsmedikation des Klienten angezeigt. Alle Änderungen im Medikamentenbestand werden hier manuell vorgenommen. MediPlaner überprüft hier nur den aktuellen Bestand und legt bei Bedarf eine Bestellung an. Durch die Unregelmäßigkeit der Bedarfsmedikation wird der Bestand nicht automatisch heruntergezählt. Reiter Medikamentenbestand In dieser Übersicht werden alle Medikamente des Klienten mit dem aktuellen Bestand und der verbleibenden Restlaufzeit angezeigt. Reiter Offene Bestellungen Hier werden alle offenen Medikamentenbestellungen angezeigt. In dieser Übersicht werden auch die Arbeitsschritte von der Rezeptbestellung bis zur Medikamentenlieferung abgearbeitet. Ein Reiter der also sehr oft benutzt werden wird. Reiter Abgeschlossene Bestellungen In diesem Reiter werden chronologisch alle abgeschlossenen Bestellungen angezeigt. Hier können Sie auch einzelne Bestellungen nachvollziehen und ausdrucken oder exportieren. Reiter Protokoll der manuellen Bestands-Änderungen In dieser Übersicht werden Bestandsänderungen dargestellt. Wenn ein Medikament geliefert wurde und die Menge ins Programm eingetragen wurde, wird hier angezeigt von wem die Menge geändert wurde und wann. Hier wird auch die Entnahme einer Bedarfsmedikation angezeigt mit Datum, Uhrzeit und Benutzer. In diesem Reiter befindet sich auch das BTM- Buch. Dazu aber später mehr. 33
Medikament in der regelmäßigen Medikation für einen Klienten anlegen 1. Um ein Medikament für einen Klienten festzulegen, klicken Sie im unteren Bereich der Übersicht auf den Button Neues Medikament anlegen. Es öffnet sich ein Formular in dem Sie nun die wichtigsten Daten zur Einnahme des Medikamentes eingeben. 2. Wählen Sie oben aus der Liste das entsprechende Medikament aus. a. Sollte das Medikament noch nicht in den Stammdaten enthalten sein, können Sie ganz einfach mit einem Klick auf den Button Neues Medikament im Medikamentenstamm anlegen ein neues Medikament anlegen. Durch den Klick auf den Button öffnet sich ein weiteres Formular: 34
b. Wählen Sie hier, wie in den Stammdaten, den Medikamentenhersteller. i. Sollte der Medikamentenhersteller auch noch nicht in den Stammdaten angelegt sein, so klicken Sie auf den Button Neuen Hersteller im Herstellerstamm anlegen. Dadurch öffnet sich ein weiteres Formular in das Sie die Daten des Medikamentenherstellers eingeben können. Wenn Sie dies abgeschlossen und den Medikamentenhersteller im Herstellerstamm gespeichert haben, schließen Sie das Formular. c. Nun können Sie im Formular Neues Medikament im Medikamentenstamm anlegen den Hersteller auswählen, sowie alle anderen Daten eingeben. Eine genaue Erklärung der einzelnen Felder finden Sie in der Rubrik Stammdaten eingeben. Bitte beachten Sie hier die Felder Medikament Bestellart und ob das Medikament ein Betäubungsmittel ist. d. Wenn Sie alle Daten eingegeben haben klicken Sie auf den Button Neues Medikament im Medikamentenstamm speichern. 3. Jetzt können Sie im Fenster Neues Medikament zur regelmäßigen Medikation hinzufügen das Medikament aus der Liste aussuchen. Die Verabreichungsform wird automatisch eingetragen, so wie sie in den Stammdaten zum Medikament festgelegt wurde. 4. Geben Sie im Feld Verordnungs-Datum das Datum ein, an dem der Arzt das Medikament verschrieben hat. 5. Suchen Sie nun aus der Liste den Arzt aus, der das Medikament verschrieben hat. 35
a. (Ist der Arzt noch nicht in der Liste eingetragen, müssen Sie diesen erst im Ärztestamm neu anlegen). 6. Sollte die voreingestellte Verabreichungsform nicht passen, können Sie aus der Liste eine neue Verabreichungsform auswählen. a. (Sollte eine Verabreichungsform, die benötigt wird, noch nicht in der Liste vorhanden sein, müssen Sie in den Stammdaten die neue Verabreichungsform anlegen) 7. Geben Sie nun die genaue Dosierung des Medikamentes ein. Sie können ganze Zahlen (1,00) und auch Dezimalzahlen (0,50 oder 1,25) eingeben. Je genauer Sie die Dosierung festlegen, umso genauer wird MediPlaner den Restvorrat eines Medikamentes berechnen. 8. Sie können nun eine Beschreibung der Verabreichung (z.b.: täglich, alle 72 Stunden, alle 3 Monate oder Einmal wöchentlich samstags, usw.) eingeben. Diese Beschreibung wird in der Medikamentenübersicht angezeigt. 9. Das nächste Feld dient zur genauen Berechnung des Restvorrats eines Medikamentes. Geben Sie hier die Anzahl der Einnahmeabstände in Tagen ein. Hier können nur ganze Zahlen eingegeben werden. Versuchen Sie so nah wie möglich die Anzahl an Tagen zu berechnen, umso genauer wird der Restvorrat berechnet. Einige Beispiele folgen: Beispiele: Wird das Medikament täglich eingenommen, wird hier eine 1 eingetragen. Wird das Medikament alle 2 Tage eingenommen, wird hier eine 2 eingetragen. Wird das Medikament alle 72 Stunden eingenommen, wird hier eine 3 eingetragen. Wird das Medikament einmal wöchentlich eingenommen, wird hier eine 7 eingetragen. Wird das Medikament einmal im Monat eingenommen, wird hier eine 30 eingetragen. Wird das Medikament alle 3 Monate eingenommen, wird hier eine 90 eingetragen. Wird das Medikament alle 6 Monate eingenommen, wird hier eine 182 eingetragen. Wird das Medikament einmal im Jahr eingenommen, wird hier eine 365 eingetragen. Wird das Medikament oder die Verordnung in einem unterschiedlichen Rhythmus eingenommen, so berechnen Sie den Durchschnitt pro Woche oder besser pro Monat. Bei einer Physiotherapie jeden Dienstag und jeden Freitag würde der Durchschnitt 3,5 Tage bedeuten. Geben Sie daher eher eine 3 ein. Denn die Verordnung sollte eher einen Tag zu früh angefordert werden als einen Tag zu spät. 10. Im letzten Feld Anfangsbestand geben Sie die Anzahl der vorhandenen Stückzahl des Medikamentes ein. 11. Klicken Sie nun auf den Button Medikament für Patienten neu hinzufügen. 12. Ist der Anfangsbestand des Medikamentes kleiner als die vorher festgelegte Mindeststückzahl, wird sofort eine Meldung angezeigt und gefragt ob eine Bestellung angelegt werden soll. Klicken Sie in dieser Meldung auf JA. 36
13. Dann wird automatisch eine Bestellung angelegt und das Medikament wird in der Übersicht angezeigt. Im unteren Bereich sehen Sie auch Details zum Medikamentenbestand. Diese Felder können nicht direkt bearbeitet werden. 14. Alle Medikamente die Sie einem Klienten zugeordnet haben werden in der Übersicht aufgelistet. Medikamente die Betäubungsmittel sind werden in roter Schrift dargestellt. Und ein Medikament das abgesetzt wurde wird zuerst aus der Ansicht herausgenommen. Kann aber mit dem Aktivieren des Kästchens abgesetzte anzeigen unten rechts in der Übersicht wieder angezeigt werden. Dieses Medikament wird in grauer Farbe angezeigt. Liegt das Absetzdatum in der Zukunft (Beispielsweise bei Antibiotika das nur für 7 Tage gegeben wird) so wird das Medikament in blauer Schriftfarbe dargestellt. Außerdem wird nun das Absetzdatum in der Übersicht mit angezeigt. 15. Wenn Sie auf ein Medikament mit dem Mauszeiger zeigen, können Sie mit der rechten Maustaste weitere Funktionen aufrufen: a. Bestellung manuell auslösen Wenn Sie trotz eines ausreichenden Medikamentenbestandes eine Bestellung für das Medikament anlegen wollen. (z.b. wenn der Arzt für mehrere Wochen in den Urlaub geht) b. Regelmedikation ausdrucken (ohne abgesetzte) Hier können Sie den aktuellen Medikamentenplan ohne abgesetzte Medikamente ausdrucken. c. Regelmedikation ausdrucken (inklusive abgesetzte) Hier können Sie den aktuellen Medikamentenplan mit allen abgesetzten Medikamenten ausdrucken. 37
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Dosierung / Einnahme eines Medikamentes verändern / anpassen 1. Klicken Sie in der Klienten Medikamente - Übersicht im unteren Teil des Fensters auf den Button Medikament: Einnahme verändern. Es erscheint ein Fenster das Sie bereits kennen. Jetzt sind jedoch einige Felder gesperrt. Sie können die Dosierung in den entsprechenden Feldern verändern. 2. Geben Sie die genaue Dosierung des Medikamentes ein. Sie können ganze Zahlen (1,00) und auch Dezimalzahlen (0,50 oder 1,25) eingeben. Je genauer Sie die Dosierung festlegen, umso genauer wird MediPlaner den Restvorrat eines Medikamentes berechnen. 3. Sie können nun eine Beschreibung der Verabreichung (z.b.: täglich, alle 72 Stunden, alle 3 Monate oder einmal wöchentlich samstags, usw.) eingeben. Diese Beschreibung wird in der Medikamentenübersicht angezeigt. 4. Das nächste Feld dient zur genauen Berechnung des Restvorrats eines Medikamentes. Geben Sie hier die Anzahl der Einnahmeabstände in Tagen ein. Hier können nur ganze Zahlen eingegeben werden. Versuchen Sie so nah wie möglich die Anzahl an Tagen zu berechnen, umso genauer wird der Restvorrat berechnet. Einige Beispiele finden Sie in der vorigen Rubrik unter Punkt 9. 39
5. Alle Veränderungen die hier erfolgen werden auch mit Benutzernamen und Datum / Uhrzeit gespeichert und können nachvollzogen werden. 6. Nachdem Sie alle Veränderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf den Button Änderungen an der Dosierung speichern. Wenn Sie keine Änderungen vornehmen möchten, klicken Sie auf den Button Vorgang abbrechen 40
Medikamentenbestand manuell verändern Diese Funktion wird sehr wichtig, wenn z.b. eine Tablette heruntergefallen ist und verworfen werden muss. Auch jede Entnahme eines BTM muss mit dieser Funktion erfolgen. Statt des Eintrags im Betäubungsmittelbuch wird hier im MediPlaner der Bestand des Betäubungsmittels geändert und protokolliert. Eine genaue tabellarische Aufzeichnung über jede einzelne manuelle Bestandsänderung kann ausgedruckt oder nach Microsoft Excel exportiert werden. Jede manuelle Bestandsänderung wird protokolliert. 1. Um den Medikamentenbestand manuell zu verändern klicken Sie im unteren Bereich der Klienten Medikamente - Übersicht auf den Button Medikament: Bestand ändern. 2. Es öffnet sich ein Fenster: 3. Geben Sie hier im Feld Änderungs-Menge" den Wert mit + oder - ein um den sich der Bestand des Medikamentes ändert. 41
Beispiele: Wird eine Tablette entnommen, geben Sie in das Feld -1,00 ein. Werden 2 Tabletten entnommen, geben Sie in das Feld -2,00 ein. Werden 10 Tabletten zum Bestand hinzugefügt, geben Sie in das Feld +10,00 ein. Wird 1 Tablette entnommen und eine halbe wieder zum Bestand hinzugefügt geben Sie entweder einzeln -1,00 und danach +0,50 ein, oder geben Sie direkt -0,50 in das Feld ein. 4. Bei einer manuellen Bestandsänderung muss auch immer der Änderungsgrund mit eingegeben werden, um Missbrauch vorzubeugen. Schreiben Sie in das Feld Änderungs- Grund immer den genauen Grund der Bestandsänderung ein. Bei einer täglichen regelmäßigen Entnahme von BTM kann hier z.b. Regelentnahme eingetragen werden. Wenn eine Tablette heruntergefallen ist und verworfen werden musste, geben Sie hier z.b. Verworfen, weil runtergefallen ein. 5. Wird ein Betäubungsmittel manuell hinzugefügt, muss die Rezeptnummer des BTM in das Feld Rezept-Nr. eingetragen werden. 42
Medikament absetzen 1. Um ein Medikament sofort oder an einem späteren Zeitpunkt abzusetzen klicken Sie im unteren Bereich der Klienten Medikamente - Übersicht auf den Button Medikament: absetzen. 2. Es öffnet sich ein Fenster: 3. Wählen Sie im Feld abgesetzt durch Arzt den entsprechenden Arzt aus der das Absetzen des Medikamentes veranlasst hat. 4. Im Feld absetzen ab geben Sie das Datum in Form von TT.MM.JJJJ ein. (29.10.2010) a. Ist das Absetzdatum der aktuelle Tag wird das Medikament ab sofort nicht mehr in der Liste angezeigt. Jedoch kann man auch abgesetzte Medikamente wieder anzeigen lassen indem man das Kästchen abgesetzte anzeigen mit einem Klick aktiviert. Dieses Kästchen befindet sich in der Klienten Medikamenten Übersicht unten rechts. Die abgesetzten Medikamente werden in grauer Schriftfarbe dargestellt. b. Liegt das Absetzdatum in der Zukunft (z.b. bei Antibiotika)wird das Medikament bis zum Absetzdatum in der aktuellen Medikation angezeigt, jedoch in blauer Schriftfarbe. Außerdem wird das Absetzdatum in der Übersicht mit angezeigt. 5. Wenn Sie noch zusätzliche Bemerkungen zu diesem Vorgang eingeben möchten können Sie dies im Feld Bemerkungen zu diesem Medikament tun. 43
6. Wenn Sie alle Daten eingegeben haben, prüfen Sie bitte nochmals Ihre Eingaben und klicken dann auf den Button Änderungen am Medikament speichern. Wenn Sie die Änderungen nicht speichern möchten klicken Sie auf den Button Vorgang abbrechen. Medikament aus der Verwaltung löschen 1. Wenn Sie ein abgesetztes Medikament komplett aus der Verwaltung für den Klienten löschen möchten, können Sie dies tun, indem Sie auf den Button Medikament: abgesetztes löschen klicken. 2. Das Medikament wird nicht aus den Stammdaten gelöscht, sondern nur aus der Bestandsführung des Klienten. 3. Überlegen Sie sich aber vorher genau, ob Sie ein Medikament wirklich komplett aus der Bestandsführung löschen möchten. 4. Ein gelöschtes Medikament wird nicht mehr für diesen Klienten angezeigt. Sie müssen das Medikament wieder neu für den Klienten anlegen, wenn es wieder gebraucht wird. 44
Medikament in der Bedarfsmedikation für einen Klienten anlegen 1. In der Klienten Medikamenten Übersicht klicken Sie auf den Reiter Bedarfsmedikation 2. Um ein Medikament für einen Klienten festzulegen, klicken Sie im unteren Bereich der Übersicht auf den Button Neues Medikament anlegen. Es öffnet sich ein Formular in dem Sie nun die wichtigsten Daten zur Einnahme des Medikamentes eingeben. 3. Wählen Sie oben aus der Liste das entsprechende Medikament aus. a. Sollte das Medikament noch nicht in den Stammdaten enthalten sein, können Sie ganz einfach mit einem Klick auf den Button Neues Medikament im Medikamentenstamm anlegen ein neues Medikament anlegen. 4. Jetzt können Sie im Fenster Neues Medikament zur regelmäßigen Medikation hinzufügen das Medikament aus der Liste aussuchen. Die Verabreichungsform wird automatisch eingetragen, so wie sie in den Stammdaten zum Medikament festgelegt wurde. 5. Geben Sie im Feld Verordnungs-Datum das Datum ein, an dem der Arzt das Medikament verschrieben hat. 6. Suchen Sie nun aus der Liste den Arzt aus, der das Medikament verschrieben hat. 45
a. (Ist der Arzt noch nicht in der Liste eingetragen, müssen Sie diesen erst im Ärztestamm neu anlegen). 7. Sollte die voreingestellte Verabreichungsform nicht passen, können Sie aus der Liste eine neue Verabreichungsform auswählen. a. (Sollte eine Verabreichungsform, die benötigt wird, noch nicht in der Liste vorhanden sein, müssen Sie in den Stammdaten die neue Verabreichungsform anlegen) 8. Geben Sie nun die genaue Indikation für das Bedarfsmedikament ein, wie der Arzt es vorgeschrieben hat Tipp: Es muss immer eine exakte Indikation für ein Bedarfsmedikament festgelegt werden. Es reicht nicht, dass ein Schmerzmedikament Bei Schmerzen verabreicht wird. Der MDK hat festgelegt, dass die Indikation ganz genau aufgeschrieben werden muss. Beispiel: Novaminsulfon 500 mg bei Schmerzen im Lendenwirbelbereich, oder Thomapyrin bei Kopfschmerzen, oder Nitrolingualspray bei einem RR von über 180/110. 9. Geben Sie nun die genaue Einzeldosis und die maximale Dosis in 24 Stunden des Medikamentes ein. Sie können ganze Zahlen (1,00) und auch Dezimalzahlen (0,50 oder 1,25) eingeben. 10. Im Feld Anfangsbestand geben Sie die Anzahl der vorhandenen Stückzahl des Medikamentes ein. 11. Klicken Sie nun auf den Button Medikament für Patienten neu hinzufügen. 12. Ist der Anfangsbestand des Medikamentes kleiner als die vorher festgelegte Mindeststückzahl, wird sofort eine Meldung angezeigt und gefragt ob eine Bestellung angelegt werden soll. Klicken Sie in dieser Meldung auf JA. 13. Dann wird automatisch eine Bestellung angelegt und das Medikament wird in der Übersicht angezeigt. Im unteren Bereich sehen Sie auch Details zum Medikamentenbestand. Diese Felder können nicht direkt bearbeitet werden. 14. Alle Medikamente die Sie einem Klienten zugeordnet haben werden in der Übersicht aufgelistet. Medikamente die Betäubungsmittel sind werden in roter Schrift dargestellt. Und ein Medikament das abgesetzt wurde wird zuerst aus der Ansicht herausgenommen. Kann aber mit dem Aktivieren des Kästchens abgesetzte anzeigen unten rechts in der Übersicht wieder angezeigt werden. Dieses Medikament wird in grauer Farbe angezeigt. Liegt das Absetzdatum in der Zukunft (Beispielsweise bei Antibiotika das nur für 7 Tage gegeben wird) so wird das Medikament in blauer Schriftfarbe dargestellt. Außerdem wird nun das Absetzdatum in der Übersicht mit angezeigt. 15. Wenn Sie auf ein Medikament mit dem Mauszeiger zeigen, können Sie mit der rechten Maustaste weitere Funktionen aufrufen: 46
a. Bestellung manuell auslösen Wenn Sie trotz eines ausreichenden Medikamentenbestandes eine Bestellung für das Medikament anlegen wollen. (z.b. wenn der Arzt für mehrere Wochen in den Urlaub geht) b. Bedarfsmedikation ausdrucken (ohne abgesetzte) Hier können Sie den aktuellen Medikamentenplan ohne abgesetzte Medikamente ausdrucken. c. Bedarfsmedikation ausdrucken (inklusive abgesetzte) Hier können Sie den aktuellen Medikamentenplan mit allen abgesetzten Medikamenten ausdrucken. 47
Dosierung / Einnahme eines Bedarfsmedikamentes verändern / anpassen 1. Klicken Sie in der Klienten Medikamente - Übersicht im Reiter Bedarfsmedikation im unteren Teil des Fensters auf den Button Medikament: Indikation / Dosierung ändern (Einzel / Max.). Es erscheint ein Fenster das Sie bereits kennen. Jetzt sind jedoch einige Felder gesperrt. Sie können die Dosierung und die Indikation in den entsprechenden Feldern verändern. 2. Geben Sie die genaue Indikation und die genaue Dosierung des Medikamentes ein. Sie können ganze Zahlen (1,00) und auch Dezimalzahlen (0,50 oder 1,25) eingeben. 3. Alle Veränderungen die hier erfolgen werden auch mit Benutzernamen und Datum / Uhrzeit gespeichert und können nachvollzogen werden. 4. Nachdem Sie alle Veränderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf den Button Änderungen an der Dosierung speichern. Wenn Sie keine Änderungen vornehmen möchten, klicken Sie auf den Button Vorgang abbrechen 48