Schnelleinstieg DMS Bereich: DMS - Info für Anwender Nr. 0800 Inhaltsverzeichnis 1. Zweck der Anwendung 2. Einrichtung zum Start 2.1. Assistent für die Ersteinrichtung 2.2. Stammdaten einrichten 3 3 3 4 2.2.1. Vorlagenverwaltung 4 2.2.2. Registerverwaltung 6 2.2.3. Schlagwortverwaltung 7 2.2.4. Dokumententypverwaltung 7 2.2.5. Bearbeiter 8 3. Arbeitsablauf 3.1. Erstellung von Einzel- bzw. Serienbriefen 3.2. Erstellung von Einzel- bzw. Serien-E-Mails 3.3. Ablage von eingegangenen E-Mails 3.4. Dokumente in Word/Excel bearbeiten 3.5. Auswertungen aus den AGENDA-Anwendungen automatisch in DMS ablegen 3.6. Auswertungen aus AGENDA-Anwendungen über die Bildschirmansicht in DMS ablegen 3.7. Dokumente aus Fremdprogrammen ablegen 3.8. Scannen von Dokumenten 3.9. Import / Export 4. Weitere Funktionen 4.1. Postkorb nutzen 4.2. Papierkorb-Funktionen 9 9 12 18 18 20 22 22 24 25 27 27 28
5. Hilfe 31
Seite 3 1. Zweck der Anwendung Zweck der Anwendung Mit DMS werden Vorlagen und Dokumente für Standard- und Serienbriefe in Word erstellt und übersichtlich verwaltet. Außerdem können beliebige Dokumente (z.b. XLS, PDF oder BMP) in jede Mandantenakte importiert und abgelegt werden. Ebenso können Einzel- oder Serien-E-Mails erstellt werden. Das Scannen von Dokumenten und deren Ablage beim gewünschten Mandanten ist möglich. Über einen speziellen PDF-Drucker können beliebige Dokumente aus Fremdprogrammen über den Druckvorgang im DMS abgelegt werden. Die Vorlagen können einen Standardtext (z.b. den Briefkopf der Kanzlei) enthalten und sogenannte Platzhalter für individuelle Daten (z.b. die Briefanschrift des Mandanten), die aus Agenda- Anwendungen gefüllt werden. Ein neues Dokument wird im»elektronischen«ordner des jeweiligen Mandanten im entsprechenden Register abgelegt. Die Register des»elektronischen«mandantenordners können der Mandantenakte Ihrer Kanzlei angepasst werden. Die vorhandenen Dokumente sind einem Bearbeiter zuordenbar und stehen diesem dann in»seinem«postkorb zur Verfügung. Produktbeschreibung Agenda DMS 2. 2.1. Einrichtung zum Start Assistent für die Ersteinrichtung Beim ersten Programmstart von DMS erscheint das Fenster»Assistent zur Ersteinrichtung«. Darüber können Sie die Dokumentvorlagen importieren und evtl. Registeranpassungen vornehmen. Der Assistent kann auch jederzeit über»tools - Ersteinrichtungs-Assistent«aufgerufen werden. 1. Vorlagen-Import Es können die von Agenda gelieferten Vorlagen importiert werden. Es stehen für Betriebe und Steuerberater verschiedene Vorlagen zur Verfügung. Über die Schaltfläche <Starten> kann der Import gestartet werden. Auch bereits vorhandene eigene Vorlagen können importiert werden. 2. Registerverwaltung Es stehen automatisch eine Reihe von Registern zur Ablage der Dokumente zur Verfügung. Es können jederzeit aber auch eigene Registernamen angelegt werden.
Seite 4 2.2. 2.2.1. Stammdaten einrichten Vorlagenverwaltung Vorlagen werden im Hauptmenü unter <Vorlagenverwaltung...> erstellt bzw. bearbeitet. Über den Assistent zur Ersteinrichtung 3 können die gewünschten Mustervorlagen von Agenda importiert werden. 1. Muster-Vorlagen bearbeiten Doppelklick auf ein importierte Vorlage (oder»datei Öffnen«) Vorlage wird in Microsoft Word geöffnet (gleichzeitig wird die Vorlagenhilfe geöffnet) Wählen Sie in der Vorlagenhilfe einen Platzhalter aus, wird dieser in die Vorlage an der aktuellen Stelle eingefügt.»datei Speichern«Die Korrekturen werden in der Vorlage gespeichert; Microsoft Word kann dann wieder geschlossen werden. Hinweis Öffnen Sie nach dem Import der Vorlagen die Eigenschaften der jeweiligen Vorlage und ordnen Sie diese einem Register zu. Beim Erstellen eines neuen Dokuments auf Basis einer Vorlage, wird das Dokument dann auch diesem Register zugeordnet. Die Zuordnung zum Register kann aber jederzeit beim Erstellen des Dokuments noch verändert werden.
Seite 5 2. Eigene Vorlagen erstellen Um eine eigene Vorlage im DMS einzubinden kann wie folgt vorgegangen werden: Gestalten Sie einen Brief nach Ihren Wünschen (auch mit Kopf- und Fußtext), d. h. inkl. Briefkopf, Absenderangaben, Brieftext und Grußformel. Die mandantenbezogenen Angaben, z. B. Mandantenadresse, Mandantennummer, etc. werden dabei noch nicht angegeben.»datei Speichern«(in MS-Word) Abfrage von DMS mit»vorlage«bestätigen Bezeichnung der neuen Vorlage eingeben und wählen Sie ggfs. ein gewünschtes Register Gespeichert wird über das Diskettensymbol MS-Word beenden DMS starten»stammdaten Vorlagenverwaltung«Neue Vorlage per Doppelklick öffnen Zusätzlich zur Vorlage erscheint automatisch die Vorlagenhilfe. Damit werden nun noch die Platzhalter der im Brief gewünschten Felder gesetzt (z. B. Mandantenadresse, Mandantennummer, etc.). Über»Datei Speichern«wird die Vorlage gespeichert und kann dann für die Einzel- und Serienbrieferstellung verwendet werden. Als Vorlagen können Word-, Excel- und PDF-Dateien gespeichert werden.
Seite 6 3. E-Mail-Vorlagen Ist bei Erstellung eines neuen Dokuments der E-Mail-Versand gewünscht, muss die entsprechende Vorlage als E-Mail-Vorlage markiert sein. Dazu muss in den Vorlagen-Eigenschaften das Häkchen im Feld»E-Mail-Vorlage«gesetzt werden. Hinweis Werden über»stammdaten Vorlagenverwaltung Transfer Import«Vorlagen importiert, die im Dateinamen den Text»E-Mail«bzw.»Email«enthalten (Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle), bekommen diese Vorlagen in den Vorlagen-Eigenschaften im Feld»E-Mail-Vorlage«automatisch eine Markierung.»Stammdaten Vorlagenverwaltung«Klick mit der rechten Maustaste auf die Vorlage»Eigenschaften«Häkchen bei E-Mail-Vorlage setzen 2.2.2. Registerverwaltung Es können beliebig viele Register mit frei wählbarer Bezeichnung angelegt, hinzugefügt, bestehende geändert, gelöscht oder die Reihenfolge verschoben werden. Ob alle Register oder nur die jeweils den Mandanten betreffenden Register in der Dokumentenverwaltung des Mandanten angezeigt werden, kann unter»optionen DMS-Optionen«im Feld»Alle Register anzeigen«eingestellt werden. Eine Erstellung von Unterregistern ist über die»schlagwortverwaltung«möglich.
Seite 7 2.2.3. Schlagwortverwaltung 1. Agenda-Schlagwort1-4 Es werden vier Schlagwörter fest von Agenda vorgegeben. Diese Schlagwörter kann der Benutzer nicht ändern: Zeitraum Jahr Belegnummer Suchwörter Es kann jedoch gewählt werden, ob bei diesen Schlagwörtern in den Dokument-Eigenschaften eine Eingabe erfolgen MUSS (»Mussfeld«= markiert). 2. Benutzer-Schlagwort1-6 Vom Benutzer können 6 Schlagwörter frei definiert werden. Alle Schlagwörter stehen dann mit ihrer Bezeichnung in den Dokument-Eigenschaften zur Verfügung. Beispiel: Benutzer-Schlagwort1 = Aktenzeichen Bei jedem Dokument erscheint dann in den Dokument-Eigenschaften im Schlagwort-Bereich der Text»Aktenzeichen«. Achtung In den Dokument-Eigenschaften sind nur bei den Schlagwörtern Eingaben möglich, die unter»stammdaten Dokumententypverwaltung«beim jeweiligen Dokumententyp entsprechend freigegeben (markiert) wurden. Über die Schlagwörter besteht auch die Möglichkeit zur Nutzung von Unterregistern. Weitere ausführliche Informationen zu den Schlagwörtern erhalten Sie in der Kapitelhilfe, Suchwort: Schlagwortverwaltung. 2.2.4. Dokumententypverwaltung Jedes angelegte Dokument kann einem Dokumententyp zugeordnet werden. Die Namen der Dokumententypen sind frei wählbar. Beispiel Allg. Postausgang oder Allg. Posteingang oder Rechnung oder Notiz
Seite 8 1. Schlagwörter freigeben»stammdaten Dokumententypverwaltung«Dokumententyp öffnen (z. B. per Doppelklick) Häkchen bei den gewünschten Schlagwörtern setzen Die markierten Schlagwörter stehen dann bei der Speicherung von Dokumenten zur Verfügung, wenn der entsprechende Dokumententyp gewählt wurde. 7 Bitte beachten Sie hierzu die Angaben zur»schlagwortverwaltung«. 2. Dokumententyp für neue Dokumente vorgeben Allgemeiner Dokumententyp:»Optionen DMS-Kanzleioptionen«Neuer Dokumententyp Vorlagen-Dokumententyp:»Stammdaten Vorlagenverwaltung«Vorlage öffnen»datei Eigenschaften«Dokumententyp hinterlegen Dieser wird für jedes Dokument, das auf Basis der Vorlage erstellt wurde, vorgeschlagen. Achtung Der Dokumententyp einer Vorlage hat Vorrang vor dem allgemeinen Dokumententyp. 2.2.5. Bearbeiter 1. Bearbeiter anlegen»arbeitsplatz Bearbeiter Neuanlage & Bearbeiten Schaltfläche: Bearbeiter neu«2. Vorschlag des Bearbeiters beim Anlegen eines neuen Dokuments»Optionen DMS-Optionen«Punkt»angemeldeten Benutzer vorbelegen«markieren
Seite 9 3. Windows-Anmeldename hinterlegen»arbeitsplatz Bearbeiter Neuanlage & Bearbeiten Schaltfläche: Adressdaten bearbeiten«register»zusatzangaben«klick auf die Schaltfläche <automatisch ermitteln> 3. 3.1. Arbeitsablauf Erstellung von Einzel- bzw. Serienbriefen 1. Auswahl der Empfänger Einzeldokument»Bearbeitung Neues Dokument«Mandant auswählen (z. B. per Doppelklick) Auswahl einer Dokumentenvorlage Serienbrief»Bearbeitung Neues Dokument«mehrere Mandanten auswählen (z. B. <Strg>+Mausklick oder über die Filterfunktionen, z. B. zur Suche nach der Kennung»Rundschreiben«) Klick auf das Symbol Auswahl der gewünschten Vorlage Wenn für jeden Mandanten ein Serienbrief erstellt werden soll, der auf der Auswertung»Antrag auf Sammelfristverlängerung«in der ZMIV erschienen ist, dann muss in dieser Auswertung im Druckdialog das Symbol benutzt werden.
Seite 10 2. Auswahl der Vorlage Links werden die ausgewählten Mandanten dargestellt. Rechts kann aus den vorhandenen Vorlagen ausgewählt werden. Feld Alle Vorlagen anzeigen Serienbriefanschrift verwenden Briefanschrift Erläuterung Ist das Feld»Alle Vorlagen anzeigen«markiert, werden alle Vorlagen angezeigt. Wird das Häkchen in diesem Feld entfernt, kann gewählt werden, welche Vorlagen eines bestimmten Registers dargestellt werden sollen. Im Programm ZMIV kann bei Mandanten mit der Mandanten- Art»Person mit Firma«gewählt werden, ob der Mandant oder die Firma der Empfänger von Serienbriefen sein soll. Wird das Feld»Serienbriefanschrift verwenden«markiert, wird die Einstellung aus dem Programm ZMIV beachtet. Das Feld»Briefanschrift«ist nur sichtbar, wenn nur ein Mandant als Briefempfänger gewählt wurde, beim Seriendruck (mehrere Mandanten als Empfänger) ist diese Wahl nicht möglich. Das Feld»Briefanschrift«ist außerdem nur anwählbar, wenn das Feld»Serienbriefanschrift verwenden«nicht markiert ist. Ob dieses Feld standardmäßig markiert ist oder nicht, kann unter»optionen DMS-Optionen«definiert werden. Über das Feld»Briefanschrift«kann eine abweichende Anschrift eingesetzt werden, z.b. Ehegatten- oder Firmenanschrift. Wird das Feld»Selektion mit Instituten«markiert, erhalten Sie zusätzlich die Institutionsanschriften zur Auswahl.
Seite 11 Vorlage bearbeiten Weiter Wird eine Vorlage im rechten Bereich markiert und auf die Schaltfläche <Vorlage bearbeiten> geklickt, kann die Vorlage vor Erstellung des neuen Dokuments geöffnet, kontrolliert und ggfs. verändert werden. Über die Schaltfläche <Weiter> gelangen Sie in die Dokument- Eigenschaften zur»verschlagwortung«des neuen Dokuments. 3. Dokument-Eigenschaften Über die Dokument-Eigenschaften erfolgt die Verschlagwortung. D. h. es können bestimmte Angaben zu einem Dokument hinterlegt werden, damit eine entsprechende Ablage bzw. Suche nach diesem Dokument möglich ist. Feld Bezeichnung Register Erläuterung Im Feld»Bezeichnung«kann der Name des neuen Dokuments angegeben werden. Ob der Name der Vorlage als Bezeichnung für das neue Dokument verwendet werden soll, kann unter»optionen DMS-Optionen«vorgegeben werden. Im Feld»Register«kann festgelegt werden, in welchem Register das Dokument beim jeweiligen Mandanten abgelegt wird. Ist die gewählte Vorlage bereits einem Register zugeordnet (»Stammdaten Vorlagenverwaltung Vorlage markieren Datei Eigenschaften«) wird dieses Register für das neue Dokument vorgeschlagen.
Seite 12 Dokumententyp Übergabe an FRISTEN Zeitraum / Jahr Der Dokumententyp für neue Dokumente wird aufgrund der Definition unter»optionen DMS-Kanzleioptionen«eingetragen. Ist die Schnittstelle zum Programm FRISTEN aktiv, kann gewählt werden, ob das aktuell zu erstellende Dokument für das Postausgangsbuch in FRISTEN übergeben werden soll. Die Schnittstelle kann unter»optionen DMS- Kanzleioptionen«ein- bzw. ausgeschaltet werden. Mit den Eingabefeldern»Zeitraum / Jahr«wird das Dokument einem Veranlagungszeitraum zugeordnet. Über eine Vorgabe unter»optionen DMS-Optionen«können diese Felder bei einem neuen Dokument auch leer vorgeschlagen werden. Benutzer-Schlagwörter Je nach Vorgabe unter»stammdaten Dokumententypen«sind die dort aktivierten Schlagwörter in den Dokument- Eigenschaften anwählbar oder nicht. Bearbeiter Wiedervorlage am Dateieigenschaften Dokument erstellen Dem bei einem Dokument hinterlegten Bearbeiter wird das entsprechende Dokument in seinem Postkorb unter»bearbeitung Postkorb Bearbeiter«angezeigt. Dort kann er eine weitere Bearbeitung des Dokuments vornehmen. Erfolgt im Feld»Wiedervorlage am«ein Eintrag, wird das Dokument erst im Postkorb angezeigt, wenn das entsprechende Datum erreicht ist. Die Dateieigenschaften zeigen z. B. den Ablageort des Dokuments oder dessen Erstellungsdatum an. Über die Schaltfläche <Dokument erstellen> wird das Dokument in MS-Word bzw. -Excel (je nach gewählter Vorlage) geöffnet und kann dort weiterbearbeitet und gedruckt werden. Hinweis Beim Serienbrief (mehrere Mandanten) erfolgt beim Klick auf die Schaltfläche <Dokument erstellen> der Ausdruck aller Dokumente. Es kann im vorangegangenen Fenster, im Feld»Serienbrief NICHT drucken«ein Häkchen gesetzt, dann werden die Seriendokumente ohne Ausdruck beim jeweiligen Mandanten abgelegt. 3.2. Erstellung von Einzel- bzw. Serien-E-Mails 1. Auswahl der Empfänger Einzel-E-Mail»Bearbeitung Neues Dokument«Mandant auswählen (z. B. per Doppelklick)
Seite 13 Auswahl einer Dokumentenvorlage Serien-E-Mail»Bearbeitung Neues Dokument«mehrere Mandanten auswählen (z. B. <Strg>+Mausklick oder über die Filterfunktionen, z. B. zur Suche nach der Kennung»Rundschreiben«) Klick auf das Symbol Auswahl der gewünschten Vorlage Hinweis Voraussetzung für den Versand einer E-Mail an den Mandanten ist eine hinterlegte E-Mail- Adresse in den Mandanten-Adressdaten. Der Aufruf dieser Daten kann z. B. über»bestand Mandanten Klick mit rechter Maustaste auf den Mandanten Bearbeiten Register: Telefon«erfolgen. 2. Auswahl der Vorlage Links werden die ausgewählten Mandanten dargestellt. Rechts kann aus den vorhandenen Vorlagen ausgewählt werden. Feld Alle Vorlagen anzeigen Erläuterung Ist das Feld»Alle Vorlagen anzeigen«markiert, werden alle Vorlagen angezeigt. Wird das Häkchen in diesem Feld entfernt, kann gewählt werden, welche Vorlagen eines bestimmten Registers dargestellt werden sollen.
Seite 14»nur E-Mail-Vorlagen anzeigen«für die Erstellung einer E-Mail ist es wichtig, eine entsprechende E-Mail-Vorlage zu wählen. Zur leichteren Auswahl kann das Feld»nur E-Mail-Vorlagen anzeigen«markiert werden. Es werden dann nur alle Vorlagen dargestellt, in deren Vorlagen- Eigenschaften im Feld»E-Mail-Vorlage«ein Häkchen gesetzt ist. Serienbriefanschrift verwenden Briefanschrift Vorlage bearbeiten Weiter Im Programm ZMIV kann bei Mandanten mit der Mandanten-Art»Person mit Firma«gewählt werden, ob der Mandant oder die Firma der Empfänger von Serienbriefen sein soll. Wird das Feld»Serienbriefanschrift verwenden«markiert, wird die Einstellung aus dem Programm ZMIV beachtet. Das Feld»Briefanschrift«ist nur sichtbar, wenn nur ein Mandant als Briefempfänger gewählt wurde, beim Seriendruck (mehrere Mandanten als Empfänger) ist diese Wahl nicht möglich. Das Feld»Briefanschrift«ist außerdem nur anwählbar, wenn das Feld»Serienbriefanschrift verwenden«nicht markiert ist. Ob dieses Feld standardmäßig markiert ist oder nicht, kann unter»optionen DMS-Optionen«definiert werden. Über das Feld»Briefanschrift«kann eine abweichende Anschrift eingesetzt werden, z.b. Ehegatten- oder Firmenanschrift. Wird das Feld»Selektion mit Instituten«markiert, erhalten Sie zusätzlich die Institutionsanschriften zur Auswahl. Wird eine Vorlage im rechten Bereich markiert und auf die Schaltfläche <Vorlage bearbeiten> geklickt, kann die Vorlage vor Erstellung des neuen Dokuments geöffnet, kontrolliert und ggfs. verändert werden. Über die Schaltfläche <Weiter> gelangen Sie in die Dokument- Eigenschaften zur»verschlagwortung«des neuen Dokuments. 3. Dokument-Eigenschaften Über die Dokument-Eigenschaften erfolgt die Verschlagwortung. D. h. es können bestimmte Angaben zu einem Dokument hinterlegt werden, damit eine entsprechende Ablage bzw. Suche nach diesem Dokument möglich ist.
Seite 15 Feld Bezeichnung Register Dokumententyp Übergabe an FRISTEN Zeitraum / Jahr Erläuterung Im Feld»Bezeichnung«kann der Name des neuen Dokuments angegeben werden. Ob der Name der Vorlage als Bezeichnung für das neue Dokument verwendet werden soll, kann unter»optionen DMS-Optionen«vorgegeben werden. Im Feld»Register«kann festgelegt werden, in welchem Register das Dokument beim jeweiligen Mandanten abgelegt wird. Ist die gewählte Vorlage bereits einem Register zugeordnet (»Stammdaten Vorlagenverwaltung Vorlage markieren Datei Eigenschaften«) wird dieses Register für das neue Dokument vorgeschlagen. Der Dokumententyp für neue Dokumente wird aufgrund der Definition unter»optionen DMS-Kanzleioptionen«eingetragen. Ist die Schnittstelle zum Programm FRISTEN aktiv, kann gewählt werden, ob das aktuell zu erstellende Dokument für das Postausgangs- oder -eingangsbuch in FRISTEN übergeben werden soll. Die Schnittstelle kann unter»optionen DMS-Kanzleioptionen«ein- bzw. ausgeschaltet werden. Mit den Eingabefeldern»Zeitraum / Jahr«wird das Dokument einem Veranlagungszeitraum zugeordnet. Über eine Vorgabe unter»optionen DMS-Optionen«können diese Felder bei einem neuen Dokument auch leer vorgeschlagen werden. Benutzer-Schlagwörter Je nach Vorgabe unter»stammdaten Dokumententypen«sind die dort aktivierten Schlagwörter in den Dokument- Eigenschaften anwählbar oder nicht.
Seite 16 Bearbeiter Wiedervorlage am Dateieigenschaften E-Mail erstellen Dem bei einem Dokument hinterlegten Bearbeiter wird das entsprechende Dokument in seinem Postkorb unter»bearbeitung Postkorb Bearbeiter«angezeigt. Dort kann er eine weitere Bearbeitung des Dokuments vornehmen. Erfolgt im Feld»Wiedervorlage am«ein Eintrag, wird das Dokument erst im Postkorb angezeigt, wenn das entsprechende Datum erreicht ist. Die Dateieigenschaften zeigen z. B. den Ablageort des Dokuments oder dessen Erstellungsdatum an. Über die Schaltfläche <E-Mail erstellen> wird das Dokument in MS-Word bzw. -Excel (je nach gewählter Vorlage) geöffnet und dort die entsprechenden Platzhalter gefüllt. Anschließend wird das fertige Dokument dargestellt und steht zum Versand über MS-Outlook bereit. 4. E-Mail-Versand Einzel-E-Mail Feld Empfänger Institutionsauswahl Erläuterung Nach dem Füllen der Platzhalter wird der Text am Bildschirm dargestellt. Die E-Mail-Adresse des Empfängers wird angezeigt und könnte ggfs. verändert werden. Über die Schaltfläche <Institutionsauswahl> kann gewählt werden, ob das Dokument an den Mandant oder z. B. an dessen Finanzamt versandt werden soll.
Seite 17 Betreff Anhänge Senden E-Mail-Text bearbeiten Wichtige Hinweise Der Betreff wird aufgrund des Dokumentennamens vorgeschlagen und kann ebenfalls verändert werden. Falls zusätzliche Dokumente als Anhang zur E-Mail versandt werden sollen, können diese über die Schaltfläche <Hinzufügen> (beliebiger Speicherort) oder <Hinzufügen aus DMS> (Dokumentenauswahl in DMS) ausgewählt werden. Über die Schaltfläche <Senden> erfolgt der Versand der E-Mail über MS-Outlook. Der Text einer Einzel-E-Mail kann an dieser Stelle bearbeitet werden. Über diese Schaltfläche erhalten Sie wichtige Infos zur benötigten Einrichtung von Microsoft Outlook. Serien-E-Mail Feld Empfänger Betreff Anhänge E-Mail-Text Alle E-Mails senden Wichtige Hinweise Erläuterung Wurden mehrere E-Mail-Empfänger gewählt, ist keine individuelle Eingabe einer E-Mail-Adresse möglich. Der Betreff wird aufgrund des Dokumentennamens vorgeschlagen und kann verändert werden. Falls zusätzliche Dokumente als Anhang zur E-Mail versandt werden sollen, können diese über die Schaltfläche <Hinzufügen> ausgewählt werden. Achtung Der Text einer Serien-E-Mail kann nicht verändert werden. Der gewünschte Text muss bereits in der Vorlage der E-Mail enthalten sein. Bei Klick auf die Schaltfläche <Alle E-Mails senden> erfolgt der Versand der E-Mails über MS-Outlook. Über diese Schaltfläche erhalten Sie wichtige Infos zur benötigten Einrichtung von Microsoft Outlook.
Seite 18 TESTMAIL senden an Über die Schaltfläche <TESTMAIL senden an> kann an eine beliebig gewünschte E-Mail-Adresse eine einzelne E-Mail zur Kontrolle versandt werden. 3.3. Ablage von eingegangenen E-Mails Durch die automatische Aktivierung der Verbindung (beim Programmstart von DMS) steht im Programm Microsoft Outlook die Schaltfläche <E-Mails an Agenda DMS> zur Verfügung. Damit kann eine eingegangene E-Mail (inkl. Anhänge) in DMS abgelegt werden. Bei Office 2007 und 2010 befindet sich diese Schaltfläche im Register»Add-Ins«. Bei Office 2013 ist sie im Register»Agenda«zu finden. 3.4. Dokumente in Word/Excel bearbeiten 1. Neues Word-Dokument im DMS speichern In Microsoft Word das gewünschte Dokument erstellen»register: AGENDA Speichern unter«abfrage mit <Dokument> bestätigen 2. Bereits im DMS abgelegte Dokument in Microsoft Word öffnen Microsoft Word öffnen»register: AGENDA Öffnen«Abfrage zur Verwendung der Dokumentenauswahl mit <Ja> bestätigen Achtung Wird ein bereits im DMS gespeichertes Dokument geöffnet, müssen Änderungen daran über»datei Speichern«gespeichert werden. Eine erneute Speicherung über»datei Speichern unter«würde das Dokument ein zweites Mal im DMS ablegen! 3. Neues Excel-Dokument im DMS speichern In Microsoft Excel das gewünschte Dokument erstellen»register: Add-Ins (Office 2007/2010) bzw. Register: AGENDA (Office 2013) Speichern unter«abfrage mit <Dokument> bestätigen
Seite 19 4. Bereits im DMS abgelegte Dokument in Microsoft Excel öffnen Microsoft Excel öffnen»register: Add-Ins (Office 2007/2010) bzw. Register: AGENDA (Office 2013) Öffnen«Abfrage zur Verwendung der Dokumentenauswahl mit <Ja> bestätigen Achtung Wird ein bereits im DMS gespeichertes Dokument geöffnet, müssen Änderungen daran im Register»Add-Ins«/»AGENDA«über»Speichern«gespeichert werden. Eine erneute Speicherung über»speichern unter«würde das Dokument ein zweites Mal im DMS ablegen!
Seite 20 3.5. Auswertungen aus den AGENDA-Anwendungen automatisch in DMS ablegen 1. Im Programm ARBEITSPLATZ legen Sie unter»optionen Einstellungen System«im Register»DMS-Auswertungen«fest, welche Auswertungen automatisch bei Druckausgabe im Programm DMS abgelegt werden. 2. Zusätzlich kann im Register»DMS-Allgemein«definiert werden, in welches Register die jeweiligen Auswertungen geschoben werden.
Seite 21 Für die Programmbereiche»Rechnungswesen«und»Personalwesen«gibt es folgende Unterschiede bei der Bereitstellung der Auswertungen: 1. Mandant mit monatlicher USt-VA oder LSt-A Die Bereitstellung aller Auswertungen (»ARBEITSPLATZ Optionen Einstellungen System«) an DMS erfolgt beim Sofortversand oder beim Bereitstellen nach DELFIN. Das Übergeben von bestimmten Auswertungen z. B. nur Primanota ist beim Ausführen des Stapeldrucks durch Markierung der gewünschten Auswertung möglich. 2. Mandant mit vierteljährlich/jährlicher USt-VA oder vierteljährlicher LSt-A Die Bereitstellung der Auswertungen an DMS erfolgt beim Ausführen des Stapeldrucks. Tipp Im Register»DMS-Allgemein«können Sie angeben, ob bei der automatischen Übergabe der Auswertungen eine entsprechende Hinweismeldung erscheinen soll. Die Auswertungen z. B. in der Anwendung FIBU werden über DMS abgelegt.»auswertungen Stapeldruck«in
Seite 22 3.6. Auswertungen aus AGENDA-Anwendungen über die Bildschirmansicht in DMS ablegen Auswertungen aus den Agenda-Anwendungen als PDF in Agenda DMS ablegen Druckvorschau in den verschiedenen Auswertungen über das Symbol aufrufen Übergabe über das Symbol Beispiel aus Agenda FIBU FIBU:»Auswertungen Buchungserfassung Primanota«Register und Dokumententyp für die Ablage vorbelegen DMS:»Optionen DMS-Kanzleioptionen«3.7. Dokumente aus Fremdprogrammen ablegen Über den Drucker»Agenda DMS PDF Drucker«können Sie über die Druckfunktion in jedem beliebigen Fremdprogramm ein Dokument als PDF-Datei im Programm DMS ablegen. Beispiel Schritt 1 Öffnen Sie das entsprechende Dokument.
Seite 23 Rufen Sie die Druckfunktion auf (z. B.»Datei Drucken«). Schritt 2 Wählen Sie den Drucker»Agenda DMS PDF Drucker«aus. Starten des Druckvorgangs.
Seite 24 Schritt 3 DMS-Verschlagwortung ausfüllen. Schritt 4 Schaltfläche <Dokument erstellen> Das Dokument steht im DMS als PDF-Datei zur Verfügung: Achtung Arbeiten Sie im Programm DMS mit mehreren Kanzleien, kann unter»optionen DMS-Optionen«bestimmt werden, ob bei Ablage der Dokumente jeweils eine Kanzlei-Auswahl erscheint oder ob die Dokumente immer in eine fest definierte Kanzlei importiert werden sollen. 3.8. Scannen von Dokumenten Über einen angeschlossenen Scanner können Dokumente direkt im DMS abgelegt werden. Die Geräte werden über die sog. TWAIN-Schnittstelle gesucht. D. h. die verwendeten Geräte müssen diese Schnittstelle unterstützen (z. B.»Dell 2335dn«oder»Sceye Dokumentenkamera«). 1.»Bearbeitung Dokumentenverwaltung«2.»Transfer Datei-Import / Scannen«
Seite 25 Achtung Werden mehrere gescannte Dokumente markiert und in einem Vorgang über <Weiter> eingelesen, werden alle Bilder in einer Datei gespeichert! Für die Anzeige ist dann ein entsprechendes Bildbearbeitungsprogramm notwendig, dass diese Möglichkeit berücksichtigt. 3.9. Import / Export 1. Import von Dokumenten Wenn bereits bestehende Dokumente, wie Briefe (.doc), Excel-Tabellen (.xls) oder jedes andere Format (z. B..pdf), im Programm DMS einem Mandanten zugeordnet werden sollen, kann dazu die Import-Funktion verwendet werden.»bearbeitung Dokumentenverwaltung«Mandant wählen»transfer Datei-Import / Scannen«Option»Dateien importieren«markieren über die Schaltfläche <Importordner wählen> den entsprechenden Ordner wählen (in dem sich die zu importierenden Dateien befinden) Tipp Unter»Optionen DMS-Kanzleioptionen«kann eine feste Vorgabe für den Import-Ordner definiert werden. Ebenso ist dort die Vorgabe eines Import-Dokumententyps möglich. D. h. für jedes zu importierende Dokument wird dieser Typ vorgeschlagen. Hinweis Wurde der Import-Ordner gewählt, erscheinen im oberen linken Bereich die Dateinamen der Dokumente. Durch Markieren eines oder mehrere Dokumente können diese importiert werden. Hinweis Sind mehrere Dokumente für den Import markiert, erscheint bei Klick auf die Schaltfläche <Weiter> die Abfrage, ob die folgende Verschlagwortung für alle Dokumente identisch gelten soll oder eine Einzelverschlagwortung pro Dokument gewünscht ist. Je nach Wahl werden die Dokumente dann entsprechend im DMS abgelegt. 2. Import von Vorlagen»Stammdaten VorlagenverwaltungTransfer Import Eigene Vorlagen«Nach dem Import müssen diese Vorlagen noch mit den Platzhaltern für die gewünschten Informationen, z. B. für die Mandantenadresse, versehen werden (siehe Vorlagenverwaltung 4 ).
Seite 26 3. Export von Dokumenten Für eine Bearbeitung der Dokumente außerhalb des Agenda-Programms kann ein Export der Dokumente durchgeführt werden.»bearbeitung DokumentenverwaltungTransfer Export Dokument«gewünschte Dokumente auswählen Die Auswahl der Dokumente kann über die Eingabe einer Mandantennummer erfolgen oder über die Suchfunktion. Ebenso können die Dokumente eines bestimmten Jahres (rechts oben) ausgewählt werden. Welche Vorgehensweise hier geeignet ist, hängt davon ab, welche Dokumente exportiert werden sollen. zu exportierende Dokumente markieren (z. B. <Strg+A> für alle Dokumente)»Transfer Export Dokument«Tipp Unter»Optionen DMS-Kanzleioptionen«kann eine feste Vorgabe für den Export-Ordner definiert werden. Hinweis Beim Export wird zusätzlich eine CSV-Datei (kann mit MS-Excel geöffnet werden) erstellt. In dieser Datei sind die exportierten Dokumente und ihre Eigenschaften aufgelistet. 4. Export von Vorlagen Die im DMS vorhandenen Vorlagen können für eine Bearbeitung außerhalb des Agenda-Programms exportiert werden.»stammdaten Vorlagenverwaltung«Vorlagen markieren (eine oder mehrere)»transfer Export Vorlage«
Seite 27 4. 4.1. Weitere Funktionen Postkorb nutzen 1. Postkorb allgemein Im allgemeinen Postkorb werden alle Dokumente aufgelistet, die keinem Bearbeiter zugewiesen sind und nicht als erledigt markiert sind. Zuordnung zu einem Bearbeiter vornehmen:»bearbeitung Postkorb Allgemein«Schaltfläche <Bearbeiter zuweisen> Dieser Mitarbeiter bekommt das Dokument dann in»seinem«postkorb unter»bearbeitung Postkorb Bearbeiter«angezeigt. 2. Postkorb Bearbeiter Jeder Mitarbeiter bekommt die ihm zugeordneten Dokumente aufgelistet. Voraussetzung zur Verwendung des Postkorbs: Damit ein Vorschlag für den»postkorb Bearbeiter«möglich ist, muss bei jedem Bearbeiter in den Stammdaten sein Windows-Anmeldename hinterlegt werden (siehe»bearbeiter«8 ). Zuordnung eines Dokuments zu einem Bearbeiter vornehmen: ODER»Bearbeitung Postkorb Allgemein«Schaltfläche <Bearbeiter zuweisen>»bearbeitung Dokumentenverwaltung«Dokument markieren»datei EigenschaftenBearbeiter«wählen Dokument im Postkorb bearbeiten: Die Bearbeitung eines Dokuments ist über die entsprechenden Schaltflächen möglich (z. B. <Beantworten>). Die Kennung, ob die Bearbeitung eines Dokuments erledigt ist, kann entweder im Postkorb über die Schaltfläche <Erledigt> gesetzt werden oder in den Dokument-Eigenschaften des jeweiligen Dokuments.
Seite 28 3. Postkorb eines anderen Bearbeiters einsehen Über die Benutzerverwaltung kann bestimmt werden, dass ein Mitarbeiter in den Postkorb eines anderen Mitarbeiters nicht wechseln darf:»arbeitsplatz Alle AnwendungenBenutzerverwaltung«aufrufen mit Administrator-Rechten anmelden»bestand Benutzergruppen«betreffende Benutzergruppe öffnen Schaltfläche <Zugriffsrechte ändern> Programm»DMS«wählen Funktion»DMS -Postkorb anderer Bearbeiter«in den Bereich»Gesperrte Funktionen«verschieben 4. Wiedervorlage von Dokumenten Wird in den Eigenschaften eines Dokuments ein Wiedervorlage-Datum angegeben, wird das Dokument erst im Postkorb (»Allgemein«oder»Bearbeiter«) angezeigt, wenn das entsprechende Datum erreicht ist. 4.2. Papierkorb-Funktionen Werden in der Dokumentenverwaltung Dokumente über das diese Dokumente in der Papierkorb-Funktion ab. -Symbol gelöscht, legt das System 1. Dokumente im Papierkorb einsehen»bearbeitung DokumentenverwaltungPapierkorb Papierkorb öffnen«2. Dokumente aus dem Papierkorb wiederherstellen»bearbeitung DokumentenverwaltungPapierkorb Papierkorb öffnen«ein oder mehrere Dokumente markieren»datei Wiederherstellen«
Seite 29 3. Dokumente aus dem Papierkorb löschen»bearbeitung DokumentenverwaltungPapierkorb Papierkorb öffnen«ein oder mehrere Dokumente markieren»datei Löschen«Achtung Erfolgt die Löschung eines Dokuments im Papierkorb oder eine Leerung des Papierkorbs sind diese Dokumente endgültig gelöscht und nicht wiederherstellbar. 4. Löschprotokoll zum Papierkorb Über das Löschprotokoll kann jederzeit nachvollzogen werden, welcher Benutzer ein Dokument gelöscht, wiederhergestellt bzw. endgültig gelöscht hat (aus dem Papierkorb gelöscht).»bearbeitung DokumentenverwaltungPapierkorb Löschprotokoll einsehen«angabe Erläuterung»... befindet sich im Papierkorb«Das Dokument wurde in der Dokumentenverwaltung gelöscht und damit im Papierkorb abgelegt. Es kann wiederhergestellt werden.»... wurde wiederhergestellt«das Dokument wurde aus dem Papierkorb wieder in die Dokumentenverwaltung aufgenommen.»... wurde aus dem Papierkorb gelöscht«das Dokument wurde in der Dokumentenverwaltung gelöscht und anschließend aus dem Papierkorb ebenfalls gelöscht. Es kann nicht wiederhergestellt werden.
Seite 30 5. Papierkorb-Funktionen für bestimmte Benutzer sperren Ob ein Benutzer Zugriff auf den Papierkorb erhält, kann im Programm BENUTZER bestimmt werden.»arbeitsplatz Alle AnwendungenBenutzerverwaltung«aufrufen mit Administrator-Rechten anmelden»bestand Benutzergruppen«betreffende Benutzergruppe öffnen Schaltfläche <Zugriffsrechte ändern> Programm»DMS«wählen Funktion»DMS - Dokumenten-Papierkorb«in den Bereich»Gesperrte Funktionen«verschieben
Seite 31 5. Hilfe Das HILFESYSTEM Video zum HILFESYSTEM Eine Aufgabe wird Schritt für Schritt erklärt. Informationen zur Bildschirmmaske. Die Pfadangabe führt zum Erfassungsfeld. Antworten zu häufig gestellten Fragen. Rechtliche Änderungen und Weiterentwicklungen einer DVD.