5 MASTER SIND VORLAGEN

5 MASTER SIND VORLAGEN Sie kennen den Leitsatz «Kleider machen Leute». Bezogen auf Ihre Präsentation bedeutet das: Ein Produkt, eine Dienstleistung kann noch so gut sein erst mit einer ansprechenden Verpackung (Layout, Präsentation) verkauft es sich überhaupt. Ihre Aufgabe besteht folglich darin, die Botschaften so aufzubereiten und zu verpacken, dass Ihr Publikum diese auch genau so aufnimmt, wie Sie es sich wünschen. Sie erinnern sich: Bisher durften Sie kaum Farb- oder Schrift-Änderungen an Folien vornehmen. Sie haben die Folien mit den verfügbaren Schriften und Farben (Farbpalette) erstellt. Das bleibt auch weiterhin so, denn das Erscheinungsbild von Folien ändert man nicht mühsam auf jeder Folie. Es lässt sich viel einfacher über die Master-Vorlagen anpassen. Damit ist gewährleistet, dass alle Folien ein einheitliches Erscheinungsbild haben. 5.1 Trennung von Inhalt und Layout Um möglichst effizient vorzugehen, ist es wichtig, dass Sie eine strikte Trennung zwischen Inhalt und Layout einhalten. Sie ersparen sich damit Ärger und Leerläufe (unnötige Formatierungsänderungen, Anpassungen von grafischen Elementen etc.). Nachdem Sie also die Präsentation auf Papier geplant, die Informationen und das Bildmaterial ausgewählt, bereitgestellt (bearbeitet, formuliert, visualisiert) und strukturiert haben, geht es an die Umsetzung, sprich an die Erstellung der Präsentation. Halten Sie den folgenden Ablauf ein: Foliendesign und Masterlayout Foliendesign zuweisen, vorhandene Vorlagen (CI/CD 1 ) verwenden oder neues Design erstellen (Folienmaster-Set bearbeiten) Folienlayout und Inhalt Inhalt platzieren, passendes Folienlayout zuweisen, Notizen hinzufügen (evtl. Notizenmaster für Handouts anpassen) Folienübergänge und Animation einheitliche Folienübergänge bestimmen, sorgfältige und sinnvolle Animationen zuweisen Wirkung kontrollieren! (evtl. durch Mitarbeitende) Ausgabe vorbereiten und kontrollieren Notizenseiten (Spick) ausdrucken oder Referentenansicht einstellen, Handouts (Handzettel) vorbereiten und in genügender Menge drucken (lassen) Gesamtkontrolle und Vorbereitung (üben) MASTER SET Folien-Inhalte werden nicht in die Master- vorlage geschrieben. In der Mastervorlage weisen Sie nur das Layout zu. Somit bestehen Master-Sets fast nur aus Platzhaltern, die Sie hier zentral formatieren. Beispiel Fusszeilen-Platzhalter: In der Mastervorlage bestimmen Sie, wo er steht, welche Schriftart, -farbe und -grösse sowie die Textausrichtung, die er hat. Der Inhalt der Fusszeile wird nachher auf dem Register EINFÜGEN/Kopf- und Fusszeile definiert. Ausnahme: Wenn auf jeder Folie ein bestimmtes Objekt (Logo, Textbalken) sichtbar sein soll, dann müssen Sie es im Master einfügen. 1 CI (Corporate Identity) ist die Gesamtheit von Merkmalen, die ein Unternehmen kennzeichnen und es von anderen Unternehmen unterscheidet (Unternehmensidentität: Unternehmenskultur, Wertesystem etc.). CD (Corporate Design) ist ein Teilbereich der Unternehmensidentität (CI). Darunter versteht man das visuelle Auftreten einer Unternehmung (Unternehmenslogo, Farben, Gestaltung von Schreibpapier/Visitenkarten, Arbeitskleidung etc.). 53

5.1.1 Master: Design zuweisen In Master-Vorlagen legen Sie das Aussehen Ihrer Präsentation zentral fest. Jede Änderung im Master wirkt sich auf alle Folien mit diesem Folien-Layout Ihrer Präsentation aus, falls Sie nicht doch auf einzelnen Folien selber Veränderungen vorgenommen haben! Eine erhebliche Zeitersparnis, oder? Um ein passendes Design zuzuweisen das kennen Sie bereits wählen Sie auf dem Register ENTWURF/ Designs das Foliendesign aus. Zusammen mit dem gewählten Foliendesign erhalten Sie standardmässig zwei Schriften für Titel und Text, eine passende Farb- und Effektenpalette sowie unterschiedliche Hintergrundfarben. Für jedes Design stehen mehrere Farb-, Schrift- und Effektenpaletten sowie Hintergrundfarben zur Verfügung. Beispiel: Design «Zitierfähig» mit den 4 Standard-Varianten 37 Design zuweisen und anpassen Öffnen Sie die Präsentation Olympische Spiele. Weisen Sie ihr unterschiedliche Designs nach Ihrem Geschmack zu und probieren Sie einige Farb- oder Schriftpaletten aus. Ändern sich alle Elemente? Welche bleiben gleich? Erklären Sie warum. 54

5.2 Master-Set 5.2.1 Folien-Design: Master-Set bearbeiten Es ist immer dasselbe, eigentlich würde Ihnen der Hintergrund oder die Farbe zusagen, doch die Schrift oder die Schriftgrösse gefällt Ihnen überhaupt nicht oder das Aufzählungszeichen (Art, Lage) oder... (ist doch so!). Darum können Sie jedes Design Ihren Wünschen entsprechend ändern (anpassen, ergänzen). Sollte Ihnen keines der vorgefertigten Designs passen, weil Sie ganz andere Vorstellungen haben, können Sie eine eigene Designvorlage auf einer leeren Präsentation aufbauen. Sie speichern Sie anschliessend als neue Designvorlage im Vorlagenordner «Benutzerdefinierte Office-Vorlagen», den Sie vielleicht schon von Word- Vorlagen her kennen. Diese Designvorlage erhält die Endung.POTX und steht für «Presentation Template». Folien können Sie entweder zu Beginn Ihrer Arbeit oder später über die Folienmaster ändern, resp. neu erstellen. In beiden Fällen wird die gesamte Präsentation an das neue Design angepasst 1, d. h. weist Schriftarten und Farben (auch für die eingebetteten Objekte: Tabellen, Diagramme, Organigramme, Textfelder etc.) zu. Sie haben eine riesige Auswahl. Auf dem Register ANSICHT/Masteransichten finden Sie die drei Master, die Sie anpassen, verändern und neu gestalten können: Folienmaster Handzettelmaster Notizenmaster 5.2.2 Folienmaster Im Folienmaster (= Folienvorlagen mit Formatvorlagen) bestimmen Sie, welches der Master-Layouts Sie verändern oder anpassen wollen. wo die einzelnen Elemente auf der Folie erscheinen (Textfelder, Platzhalter) sollen. die Schriftart, Schriftgrösse (entspricht den Formatvorlagen in Word) für die verschiedenen Ebenen sowie die Absatzausrichtungen, inkl. gewünschte Aufzählungszeichen. wo Fusszeilen, Seitenzahlen etc. zu sehen sind und in welcher Schrift, Ausrichtung sowie Lage die Fusszeile erscheinen soll, wenn Sie sie angezeigt haben wollen (das wiederum stellen Sie auf dem Register EINFÜGEN/Fusszeile ein). den Hintergrund mit den Farben oder Bildern als Hintergrund (oder soll auf jeder Folie ein Logo stehen?). das eigentliche Layout der verschiedenen Folien, die Sie nachher über START/neue Folie oder START/ Layout Ihren Folien zuweisen können. 1 Achtung: Immer nur dort, wo Sie nicht selber Änderungen auf einzelnen Folien, statt im Folienmaster gemacht haben. Das kann PowerPoint nachträglich nicht einfach so zuordnen/anpassen. Auf dem Register START/Folien finden Sie dafür den Befehl Zurücksetzen. Damit wird der Folie die Master-Vorlage zugewiesen (ausser, Sie haben wirklich «gröbere» Veränderungen vorgenommen, wie die letzte Aufgabe gezeigt hat). 55

Sobald Sie den Befehl Folienmaster ausgewählt haben, wird am linken Bildschirmrand ein vollständiges Folien-Master-Set angezeigt, bestehend aus dem eigentlichen Folienmaster (Hauptmaster) mit seinen Masterfolien- Layouts (z. B. Titelfolie-Layout, Titel und Inhalt-Layout etc.). So stehen Ihnen insgesamt 12 Folien-Layout-Master zur Verfügung. In der Folienmaster-Ansicht geben Sie Ihren Folien das zukünftige Outfit. Im Hauptmaster [A] bestimmen Sie sämtliche Elemente wie Schriftart, -grösse, -farbe, -auszeichnung, Textausrichtung, Aufzählungszeichen (Art und Abstand zum Text), ein Logo, Hintergrund (Farbe, Textur, Bild) etc., die auf allen Folien-Layouts gleich sein sollen. Beispiel: Wenn Sie im Hauptmaster das Titelmasterformat für die Folientitel in der Schriftfarbe grün formatieren, erscheinen sämtliche Titel in allen Folien-Layouts fortan grün. Dasselbe gilt, wenn Sie auf dem Hauptmaster ein Logo einfügen, sehen Sie es nun an derselben Stelle auf allen Folien-Laoyuts. Andere Namen für diesen Hauptmaster (erste Folie im Master-Set) sind auch Elementarmaster oder Globalmaster. In diesem Lehrmittel wird er Hauptmaster genannt. Auf den Folien-Layout-Mastern [B] können Sie die Layouts, die Sie nachher über das Register START/Folien: Layout zuweisen, anpassen/ verändern. Auf diesen Folien-Layout-Mastern verändern Sie die einzelnen Platzhalter: Titel der Folie (Titelmasterformat), den Textbereich der Folie (Textmasterformate), den Fusszeilenbereich mit Fusszeile, Seitenzahl und Datum nur für diesen Layout-Typ. Jeder Platzhalter, resp. jede Ebene innerhalb des Platzhalters kann bezüglich Schrift (Art, Grösse, Auszeichnung) und Absatz (Ausrichtung, Aufzählung, Aufzählungszeichen) individuell formatiert werden. Beispiel: Für die Titelfolie wollen Sie keine grüne Schrift, sondern eine rote Schrift. Nachdem Sie im Hauptmaster die grüne Schriftfarbe zugewiesen haben, erscheint der Titel (Titelmasterformat) auf der Titelfolie ebenfalls grün. Formatieren Sie jetzt diesen Titel-Platzhalter auf der Titelfolie in der Schriftfarbe rot, bleiben alle Titel der übrigen Masterfolien-Layouts grün, während der Titel auf der Titelfolie rot angezeigt wird. 56

Oft genügen die ersten beiden Master, um eine gute Präsentationsvorlage zu erstellen. Die restlichen Master sind für besondere Layouts vorgesehen (z. B. Zwischentitel-Master etc.). Hauptmaster (beeinflusst alle Master-Layouts, Verbund Folienmaster) Typische Änderungen, die auf dem Hauptmaster vorgenommen werden, sind: Ändern der Schrift (-art, -grösse, -auszeichnung sowie -ausrichtung) und von Aufzählungszeichen Einfügen von Grafiken (z.b. ein Logo), die auf mehreren Folien angezeigt werden sollen Ändern der Position, der Grösse und der Formatierung von Platzhaltern (Textplatzhalter, Fusszeile, Foliennummer, Datum) Titelmaster (Titelfolien-Layout: 1. Seite einer Präsentation) Typische Änderungen, die auf dem Titelmaster vorgenommen werden, sind: Ändern der Schriftattribute, die nur für die Titelfolie gelten Ändern der Position, der Grösse und der Formatierung der Platzhalter auf der Titelfolie Hintergrundgrafiken ausschalten (damit z.b. ein Logo auf der Titelfolie nicht automatisch erscheint) Folien-Layout-Master (ausschliesslich für Folien mit dem Layout «Titel und Inhalt») Änderungen, die nur für dieses Layout gelten sollen: Sie wirken sich nicht auf die anderen Folien-Layouts oder auf den Hauptmaster aus Platzhalter für Titel analog Formatvorlagen in Word Platzhalter für Text mit Ebenen analog «Überschrift 1, 2, 3...» in Word Platzhalter für Textfelder Datum, Fusszeile und Folien-Nr. 57

38 Folienmaster-Set ändern und anpassen Öffnen Sie die Präsentation Gold. Schritt für Schritt verändern Sie ein bestehendes Design. Weisen Sie der gesamten Präsentation die Entwurfsvorlage «Zierfähig» mit der Farbpalette «Ganymed» und der Schriftpalette «Corbel» zu. Öffnen Sie über das Register ANSICHT/ Masteransichten den Folienmaster 1. SEHR WICHTIG Alle Scrollen Sie zum Hauptmaster hoch (Microsoft Formatierungen auf dem Hauptmaster hat es immer noch nicht geschafft, einfach den haben Einfluss auf alle nachfolgenden Hauptmaster anzuzeigen). Master-Layouts. Sobald Sie aber nachträglich Änderungen an den einzelnen Hauptmaster verändern: Masterlayouts (z. B. Folienlayout «Titel und Schriftfarbe des Titelmasterformats: Gelbbraun Inhalt») zugeweisen, haben diese Forma- Akzent 6 tierungsänderungen Vorrang (vor den Platzhalter für Textmasteformat: Ausrichtung vorangegangenen Einstellungen im Hauptder Text oben (nicht zentriert) master). Dies gilt auch, wenn Sie z. B. zuerst einen Folienlayout-Master bearbeiten und erst nachher den Hauptmaster bearbeiten wollen. Die jüngeren Einstellungen auf dem Hauptmaster wirken sich nicht mehr auf die bereits veränderten Masterlayouts aus. Fusszeilenplatzhalter linksbündig mit Textmasterformat-Platzhalter Formatierung des Fusszeilenplatzhalters: Schriftgrösse 10 pt, fett, Farbe Gelbbraun Akzent 6 Platzhalter für Datum löschen (bietet keine zusätzlichen Informationen, die für das Verständnis der Folieninhalte nötig sind). Folien-Nummer-Platzhalter rechtsbündig mit Textmasterformat-Platzhalter Folien-Nummern-Schrift anpassen: Farbe der Schrift Gelbbraun Akzent 6 heller 40 %, Grösse 28 pt, Schriftauszeichnung fett, rechtsbündig ausgerichtet Textmaster-Platzhalter: Ebene 1 Schriftgrösse 24 pt, Aufzählungszeichen sternförmig in der Farbe Gelbbraun Akzent 6, 1.5 cm Abstand zum Text Ebene 2 Schriftgrösse 18 pt, Aufzählungszeichen sternförmig verkleinert auf 75 %, in der Farbe Gelbbraun Akzent 6 heller 40 %, links genau unter dem Text der Ebene 1 ausgerichtet (Ctrl-Taste zum genauen Ausrichten verwenden), Abstand zum Text 1 cm. Die restlichen Ebenen können Sie so lassen, das sie für diese Präsentation nicht eingesetzt werden. 58 1 Eine grössere Abbildung der bearbeiteten Folienmaster finden Sie in der PDF-Datei Vorlage Goldmaster.pdf in Ihrem Übungsordner.

Titelmaster für die Titelfolie verändern: orange-farbene Form im oberen Bereich der Folie markieren mit neuem Bild aus Datei füllen: gold.jpg Linie um das Bild in der Farbe Gelbbraun Akzent 6, Stärke 5 pt Titelmasterformat (Titelschrift) anpassen: Gelbbraun Akzent 6 Platzhalter vom Titelmasterformat verkleinern, sodass der Text später nicht über die farbigen Punkte der Grafik reicht Untertitelmaster Schriftgrösse 32 pt, fett, Farbe Gelbbraun Akzent 6 Folienmaster-Layout «Titel und Inhalt» ändern: (hier nötig, da der Hauptmaster diese Änderungen nicht weitergibt) orange-farbene Form markieren mit neuem Bild aus Datei füllen: gold.jpg Bild horizontal drehen Linie um das Bild in der Farbe Gelbbraun Akzent 6, Stärke 3 pt Führungslinien einblenden und waagrechte Führungslinie auf 2 cm (nach oben) verschieben, Platzhalter platzieren, so dass das obere Ende bei der Führungslinie beginnt Schliessen Sie den Folienmaster 1. Zufrieden mit dem Resultat? Sieht schon edel aus, oder? ABER: Wo sind die sorgfältig formatierten Fusszeilen und Foliennummern? Was vermuten Sie? Richtig, im Folienmaster bestimmen Sie nur das zukünftige Layout. Folieninhalte und dazu gehören Fusszeilen und Foliennummern fügen Sie auf den Folien ein. Speichern und schliessen Sie diese Präsentation vorläufig. Die Aufgabe geht nach einer kurzen Unterbrechung weiter. 1 Sämtliche Änderungen, die Sie jetzt an den Master-Vorlagen vorgenommen haben, gelten nur für die aktuelle Präsentation. Wollen Sie das Design für andere, neue Präsentationen verwenden, müssen Sie es als Vorlage speichern (Dateiendung: potx). In einer der nächsten Aufgaben sehen Sie, wie das geht. 59

5.2.3 Kopf- und Fusszeilen Im Folienmaster bestimmen Sie nur, wo (Lage) und in welcher Form (Schrift, Auszeichnung, Ausrichtung) Fusszeilen, Seitennummern und Datum auf den Folien erscheinen sollen. Ob und was in diesen vorgefertigten Platzhaltern dann auch angezeigt wird, entscheiden Sie im Register EINFÜGEN/Text mit dem Befehl Kopf- und Fusszeile 1. Hier geben Sie die gewünschten Angaben ein. Auf der ersten Registerkarte bestimmen Sie die Platzhalter- Inhalte für die Folien, während Sie auf der zweiten Registerkarte die Platzhalter-Inhalte für die Notizenseiten und Handzettel bestimmen. Legende A B C D E Datum und Uhrzeit: unnötig!... wenn Sie es doch nicht lassen können, dann wählen Sie aber unbedingt «automatisch aktualisieren», man muss den Folien ja nicht ansehen, wie alt sie sind Foliennummer: möglich Mehrwert (zusätzliche Information für Publikum?) Fusszeile: möglich Mehrwert (zusätzliche Information für Publikum?): Text hier eingeben Auf Titelfolie ausblenden: sinnvoll betrifft Datum, Foliennummer und Fusszeile Schaltfläche «Für alle übernehmen», dann stehen die gewählten Information ab sofort auf allen Folien 39 Fusszeile und Foliennummer einfügen Öffnen Sie Ihre Präsentation Gold. Ergänzen Sie wie oben beschrieben die Fusszeile (Text: Gold: Etwas Wertvolles) und die Foliennnummer. Beide Angaben sollen für alle Folien übernommen werden, mit Ausnahme der Titefolie. 60 1 Eine eigentliche Kopfzeile kennt PowerPoint im Folienmaster (noch) nicht. Daher ist der Begriff etwas verwirrend. Hingegen finden Sie Kopfzeilen in den Notizen- und Handzettelmastern.