Adobe InDesign; Nummerierungen und Auflistungen

Autor: Andreas Burkard www.burkardpublishing.ch AUFGABE In diesem Modul lernen Sie die verschiedenen Methoden der Nummerierungen und der Auflistungen in InDesign kennen. Inhalt: 1. Manuelle Auflistung / Nummerierung S. 1 2 2. Die automatische Zahlen-Nummerierung S. 3 4 3. Die übergreifende automatische Zahlen-Nummerierung S. 5 4. Die Auflistung mit Zeichen S. 6 5. Die Auflistung mit angepassten Zeichen S. 7 8 6. Die Stufennummerierung S. 9 12 EINLEITUNG In den ersten InDesign-Versionen 1.0, 1.5 und 2.0 mussten Nummerierungen manuel zusammengestellt werden. Für ganz kurze Auflistungen kann diese Methode immer noch verwendet werden. Im nachfolgenden ersten Teil («Manuelle Nummerierungen»), wird dieser Vorgang kurz erläutert. WELCHE INDESIGN-VERSION? Diese Übung wurde mit Adobe InDesign CS4 erstellt (Version 6). Um das Modul vollumfänglich zu erarbeiten, empfiehlt es sich, diese Version zu verwenden. Sie können das Modul aber auch mit InDesign CS3 erstellen oder leicht eingeschränkt in InDesign CS2 (Stufennummerierungen). Adobe InDesign hat auf dem Mac- Betriebssystem und unter Windows den gleichen Funktionsumfang. Doch dann vollzog Adobe in InDesign im Nummerierungsbereich einen gewaltigen Technologiesprung. Seit InDesign CS (Version 3) besitzt das Programm die automatische Nummerierung mit Zahlen und Zeichen. Diese Funktion wurde in den kommenden Versionen stetig verfeinert. Ein Meilenstein ist sicherlich die Einführung der Stufennummerierungen. So ist es nicht verwunderlich, dass InDesign seit der Einführung der Stufennummerierung auch im Bereich technische Dokumentation, Bedienungsanleitungen und Manuals vermehrt eingesetzt wird. Alle automatischen Nummerierungen können in Formate eingebunden werden. 1. MANUELLE AUFLISTUNG ODER NUMMERIERUNG Öffnen Sie in InDesign die Datei 1_Manuelle Nummerierung.indd. Das Inserat benötigt im Anforderungsbereich des Textes eine Punktnummerierung pro Absatz. Achten Sie, dass die verborgenen Zeichen eingeschaltet sind (Menü Schrift > Verborgene Zeichen einblenden) und dass das Dokument in der normalen Ansicht erscheint (nicht in der Vorschau). 1

Abb. 1: Setzen Sie den Cursor vor das erste Zeichen im ersten Textabschnitt. Öffnen Sie das Glyphen-Bedienfeld (Menü Schrift > Glyphen). Suchen Sie den Auflistungspunkt der ausgewählten Schrift und machen Sie auf diesen einen Doppelklick. Der Punkt wird an der Stelle des Cursors eingefügt. Um einen typografisch ansprechenden und standardisierten Abstand zu erhalten, können Sie ein Halbgeviertzeichen nachfolgend einfügen (Menü Schrift > Leerraum einfügen > Halbgeviert). Nun können Sie mit einem Sonderzeichen die Einrückung für die nachfolgenden Zeilen auf die Cursor-Position machen. Wählen Sie Menü Schrift > Sonderzeichen einfügen > Andere > Einzug bis hierhin. Abb. 1 Mit Einzug bis hierhin können Sie Zeilen in einem Absatz unabhängig vom Wert für den linken Absatzeinzug einziehen. Wenn Sie dieses Sonderzeichen nach einem Auflistungs zeichen (oder einer Auflistungszahl) und einem Abstand einfügen, so erhalten Sie einen gleich bleibenden linken Einzug für den Auflistungstext. Abb. 2: Markieren Sie die drei Zeichen (den Punkt, das Halbgeviert und das Sonderzeichen). Kopieren Sie diese drei Zeichen. Fügen Sie den Cursor in den nachfolgenden Textabschnitt ein. Verwenden Sie Einfügen aus dem Menü Bearbeiten, um die drei Zeichen einzufügen. Wiederholen Sie den Vorgang für alle Textabschnitte. Vorteil: Einzug bis hierhin ist für kleine Auflistungen schnell und einfach. Nachteil: Sie können diese Methode nicht in ein Format einbinden und somit nicht über das Format anpassen. Deshalb ist dieser Vorgang für lange Dokumente ungeeignet. Abb. 2 2

2. DIE AUTOMATISCHE ZAHLEN-NUMMERIERUNG Seit InDesign CS können Sie Zahlennummerierungen automatisch vornehmen. Um die Darstellung der Nummerierung einstellen zu können, müssen Sie zu den Optionen des Bedienfeldes Steuerung gehen. Öffnen Sie die Datei 2_Zahlen-Nummerierung. Abb. 1: Markieren Sie mit dem Textwerkzeug den roten Text.An dieser Stelle möchten Sie die Zahlennummerierung einfügen. Achten Sie, dass Sie die Absatzformatierungen im Steuerungsbedienfeld aktiviert haben. Klicken Sie in Steuerungsbedienfeld auf die Option Nummerierte Liste. Abb. 2: Wählen Sie aus den Optionen des Steuerungsbedienfeldes > Aufzählungszeichen und Nummerierungen. Abb. 1 Abb. 2 Abb. 3: Aktivieren Sie im Fenster Aufzählungszeichen und Nummerierung die Vorschau. Standardmässig ist die Nummerierung durch einen Tabulator abgegrenzt. Dies zeigt das «t» im Feld Zahl an. Zuerst kommt die fortlaufende Zahl, dann der Punkt und nachfolgend wird der Einzug ausgelöst. Die Position des Einzuges können Sie ändern. Ändern Sie immer zuerst das Feld Einzug erste Zeile. Geben Sie Minus (-) 4.5 Millimeter ein. Ändern Sie dann den Einzug links auf 4.5 Millimeter. Abb. 3 3

Die Zahlen-Numerierung in ein Absatzformat einbinden: Abb. 4: Wählen Sie zuerst mit dem Textwerkzeug den Absatz mit der normalen Grundschrift aus. Wählen Sie dann aus den Optionen des Bedienfeldes Absatzformate > Neues Absatzformat aus. Da alle Einstellungen sich auf die Auswahl berufen, müssen Sie das Format nur noch benennen. Benennen Sie das Format als Grundschrift und klicken Sie auf OK. Klicken Sie im Text auf Textstellen, welche in der Grundschrift sind. Klicken Sie dann auf das eben angelegte neue Absatzformat Grundschrift. Damit wird der Text mit dem Format verbunden. Abb. 4 Abb. 5: Markieren Sie nun einen Textabschnitt mit der Zahlen- Nummerierung. Wählen Sie erneut aus den Optionen des Bedienfeldes Absatzformate > Neues Absatzformat aus. Abb. 6: Benennen Sie das Format Grundschrift mit Aufzählung und klicken Sie auf OK. Abb. 5 Abb. 7: Markieren Sie im Text die Aufzählungstextstellen. Klicken Sie dann auf das eben angelegte neue Absatzformat Grundschrift mit Aufzählung. Damit werden auch diese Absätze mit dem Format verbunden. Abb. 7 Abb. 8: Wenn es sein muss, können Sie in einem oder mehreren Absätzen die automatische Nummerierung aufheben und eine Zahl Ihrer Wahl eingeben. Klicken Sie dazu in den oder die Absätze, halten Sie die rechte Maustaste gedrückt und wählen Sie Nummerierung in Text konvertieren. Markieren Sie anschliessend die Zahl mit dem Textwerkzeug und überschreiben Sie diese. 4 Abb. 6 Abb. 8

3. DIE ÜBERGREIFENDE AUTOMATISCHE ZAHLEN-NUMMERIERUNG Wenn Sie Textabschnitte übersprigen, wird die eingerichtete Zahlen-Nummerierung nur dann fortlaufend sein, wenn die Textrahmen verkettetet sind. Wenn die Nummerierung über «unabhängige» Textrahmen weitergeführt werden soll, müssen Sie ein Liste erstellen. Öffnen Sie die Datei 3_Übergreifende Nummerierung.indd. Wählen Sie aus dem Menü Ansicht > Druckbogen in Fenster einpassen. Beachten Sie, dass die Textrahmen auf den Seite nicht verkettet sind. Abb.1 : Wählen Sie auf der 2. Seite den roten Text aus und klicken Sie auf das Absatzformat Grundschrift mit Aufzählung. Wie Sie erkennen, beginnt die Nummerierung mit der Zahl 1. Wir möchten aber die Zahl 7, also der fortlaufenden Reihenfolge der Zahlennummerierung entsprechend. Wählen Sie aus dem Menü Bearbeiten > Rückgängig, um den Vorgang zu widerrufen und deaktivieren Sie den Textrahmen. Abb. 2: Machen Sie auf das Absatzformat Grundschrift mit Aufzählung einen Doppelklick, um in die Formatoptionen zu gelangen. Wählen Sie auf der linken Seite den Bereich Aufzählungszeichen und Nummerierung aus. Wählen Sie Neue Liste aus und bennen Sie die Liste als Übergreifende Liste. Abb. 1 Abb. 3 Abb. 2 Achten Sie, dass die Option Nummerierung über Textabschnitte hinweg fortführen aktiviert ist. Abb. 3: Ändern Sie den Einzug erste Zeile und den Einzug links auf 6 Millimeter. Die Nummerierung benötigt nun zwei Zahlen. Abb. 4: Aktivieren Sie nun mit dem Textwerkzeug den roten Text auf der 2. Seite und klicken Sie auf das Format Grundschrift mit Aufzählung. Wiederholen Sie den Vorgang für die 3. Seite. Die Nummerierung sollte nun rahmenübergreifend sein. 5 Abb. 4

4. DIE AUFLISTUNG MIT ZEICHEN Die Zeichenauflistung ist standardmässig mit dem runden Auflistungspunkt eingerichtet. Sie können jedoch beliebige Zeichen der ausgewählten Schrift oder aus anderen Schriften verwenden. Abb.1: Öffnen Sie die Datei 4_Zeichen-Nummerierung.indd. Markieren Sie den Auflistungstext. Klicken Sie im Steuerungsbedienfeld auf die Option Liste mit Aufzählungszeichen. Wählen Sie in den Optionen des Steuerungsbedienfeldes > Aufzählungszeichen und Numerierung aus. Abb. 2: Klicken Sie auf Hinzufügen, um aus einer anderen Schrift ein anderes Zeichen einzufügen. Wählen Sie die Sonderzeichenschriften wie Zapf Dingabts oder die Wingdings aus. Suchen Sie einen Pfeil, welcher nach rechts zeigt. Klicken Sie auf Hinzufügen, um das Zeichen als neues Aufzählungszeichen aufzunehmen. Abb. 1 Abb. 3: Aktivieren Sie die Vorschau. Ändern Sie den Einzug erste Zeile auf -4 Millimeter und den Einzug links auf 4 Millimeter. Klicken Sie dann auf OK. Auch in diesem Beispiel können Sie von der markierten Auflistung in ein Absatzformat erstellen. Abb. 2 6 Abb. 3

5. DIE AUFLISTUNG MIT ANGEPASSTEN ZEICHEN Die Auflistungszeichen können über eine Zeichenformat individuell angepasst werden. Abb. 1: Öffnen Sie in InDesign die Datei 5_Angepasste Zeichen.indd. Markieren Sie den Text und wählen Sie im Bedienfeld Absatzformate > Neues Absatzformate aus. Benennen Sie das Format GS_Aufl.m.roten Punkte für die Grundschrift mit den angepassten roten Zeichen. Gehen Sie zum Bereich Aufzählungszeichen und Nummerierung. Klicken Sie auf Hinzufügen. Wählen Sie aus der Schrift Zapf Digbats ein Quadrat aus (alternativ geht auch die Schrift Wingdings). Klicken Sie auf OK. Abb. 1 Abb. 2: Sie haben nun dem Text das Absatzformat zugewiesen. Jeder Absatz beginnt nun mit dem Quadrat. Das Aussehen des Quadrates und die Einzüge müssen nun als Nächstes geändert werden. Wählen Sie aus den Einstellungen des Bedienfeldes Absatzformate > Formatoptionen (alternativ gelangen Sie mit einem Doppelklick auf das Format zu den Formatoptionen). Abb. 3: ➐ Geben Sie im Bereich Einzug links 6 Millimeter und für Einzug erste Zeile -6 Millimeter ein. Wählen Sie dann im Bereich Zeichenformat > Neues Zeichenformat. Abb. 2 Sie können erst seit InDesign CS4 eine neues Zeichenformat direkt im Bereich Zeichenformat der Aufzählungszeichen und Nummerierung erzeugen. In den Vorgängerversionen müssen Sie das Fenster des Auflistungsabsatzformates mit OK beenden, dann das Zeichenformat erstellen und nachfolgend das neue Zeichenformat im Auflistungsabsatzformates auswählen. ➐ Abb. 3 7

Abb. 4: Benennen Sie das Zeichenformat als rotes Quadrat. Wählen Sie die Zeichenfarbe im angelegten roten Farbfeld aus. Achten Sie, dass die Zuweisung nur die Füllung, nicht aber die Kontur, betrifft. Als Nächstes passen Sie die Schriftgrösse und die Zeichenlage des Auflistungszeichen an. Diese sollten in der vertikale Mitte eines Versalbuchstabens stehen. Abb. 5: Wählen Sie den Bereich Grundlegende Zeichenformate aus. Geben Sie die Schriftgrösse 12 Punkt ein. Abb. 4 Abb. 6: Wählen Sie den Bereich Erweiterte Zeichenformate aus. Ändern Sie den Grundlinienversatz auf 0.2 Punkt und klicken Sie dann beim Zeichenformat wie auch beim Absatzformat GS_Aufl.m.roten Punkten auf OK. Wenn Sie mit tieferen Versionen als mit InDesign CS4 arbeiten, müssen Sie jetzt nochmals in die Absatzformatoptionen > Auflistungszeichen und Nummerierung. Dort müssen Sie das erstellte neue Zeichenformat im Bereich Zeichenformat auswählen. Schalten Sie im Fenster die Vorschau ein. Abb. 5 Abb. 7: Wählen Sie die Text aus. Der Text sollte nun mit dem Absatzformat GS_Aufl.m.roten Punkten verbunden sein. Achten Sie darauf, dass im Bedienfeld Zeichenformat die Auswahl auf Ohne steht. Das Zeichenformat ist jetzt in das Absatzformat eingebunden. Vergössern Sie die Ansicht. Ziehen Sie eine Hilfslinie exakt auf die Grundlinie der Schrift. Achten Sie, dass das Quadrat genau in der vertikalen Mitte des Versalbuchstabens ist. Sie können nun jederzeit über das erzeugte Zeichenformat die Darstellung des Quadrates ändern. 8 Abb. 6 Abb. 7

6. DIE STUFENNUMMERIERUNG Die Stufennummerierung hat ihren Einsatz im grossen Anwendungsbereich der technischen Dokumentation, den Bedienungsanleitungen und den Manuals. Da die gestalterischen Anforderungen steigen, verwenden viele Firmen für diese Aufgaben vermehrt das anspruchsvolle Adobe InDesign, anstelle des «Textprogrammes» Microsoft Word. Eine Dienstleistung, welche sich anbietet, ist die Bereitstellung individuell angepasster InDesign-Vorlagen. Die Stufennummerierung kann dann in den Absatzformaten, so wie nachfolgend beschrieben, eingerichtet werden. Öffnen Sie in InDesign die Datei 6_Stufennummerierung.indd. Abb. 1: Markieren Sie den Text Bedienung. Wählen Sie nachfolgend aus den Optionen des Bedienfeldes Absatzformate > Neues Absatzformat. Benennen Sie das Absatzformat Nummerierung 1. Stufe (z.b. 1 ). Mit dem Beispieltext in der Klammer des Formatnamens erläutern Sie das Format für andere Beteiligte besser. Abb. 2: Wählen Sie den Listentyp > Zahlen aus. Wählen Sie Neue Liste. Benennen Sie die Liste als Nummerliste. Achten Sie, dass die Option Nummerierung über Textabschnitte hinweg forführen aktiviert ist. Bei der ersten Stufe steht Ebene 1. Abb. 1 Abb. 3: Auch im Bereich Zahl ist für die 1. Stufe alles richtig voreingestellt. So erscheint automatisch die Zahl, dann der Punkt und nachfolgend kommt wieder automatisch der Tabulator für die Einzüge. Ändern Sie den Einzug links auf 15 Millimeter, den Einzug erste Zeile auf -15 Millimeter und die Tabulatorposition auf 15 Millimeter. Klicken Sie dann auf OK. Abb. 2 Abb. 3 9

Abb. 4: Weisen Sie dem Text nun das Format zu. Klicken Sie auf das Absatzformat Nummerierung 1. Stufe (z.b. 1 ). Markieren Sie nun den Text Steuerung allgemein und wählen Sie nachfolgend aus den Optionen des Bedienfeldes Absatzformate > Neues Absatzformat. Abb. 5: Benennen Sie das neue Absatzformat Nummerierung 2. Stufe (z.b. 1.1. ). Abb. 4 Wählen Sie erneut im Listentyp Zahlen und als Liste die erstellte Nummerliste aus. Wichtig: Setzten Sie nun im Feld Zahl den Cursor vor das erste Zeichen. Wählen Sie nachfolgend über das kleine Dreieck Zahlenplatzhalter einfügen > Ebene 1 aus. Abb. 6: ➐ Nochmals zurück zu Feld Zahl: Durch den Zahlenplatzhalter wurde Ihnen eine 1 (Ebene 1) eingefügt. Geben Sie danach noch einen Punkt ein. Abb. 5 Abb. 7: ➐ Ändern Sie den Einzug links auf 15 Millimeter, den Einzug erste Zeile auf -15 Millimeter und die Tabulatorposition auf 15 Millimter. Abb. 6 Klicken Sie dann auf OK. Abb. 8: Wählen Sie den Text Steuerung allgemein aus und klicken Sie auf das Absatzformat Nummerierung 2. Stufe (z.b. 1.1. ). Wählen Sie nachfolgend weiter unten den Text Betriebarten aus und klicken Sie erneut auf das Absatzformat Nummerierung 2. Stufe (z.b. 1.1. ). Abb. 7 Wie Sie sehen, führt die Stufennummerierung in der 2. Stufe die Zahl automatisch weiter. Abb. 8 10

Abb. 9: Abb. 10: Markieren Sie nun den Text NOT aus und wählen Sie nachfolgend aus den Optionen des Bedienfeldes Absatzformate > Neues Absatzformat. Benennen Sie das neue Absatzformat Nummerierung 2. Stufe (z.b. 1.1.1. ). Wählen Sie erneut im Listentyp Zahlen und als Liste die erstellte Nummerliste aus. Abb. 11: Abb. 12: Wichtig: Setzten Sie nun im Feld Zahl den Cursor vor das erste Zeichen. Wählen Sie nachfolgend über das kleine Dreieck Zahlenplatzhalter einfügen > Ebene 1 aus. Wählen Sie gleich anschliessend über das kleine Dreieck Zahlenplatzhalter einfügen > Ebene 2 aus. Geben Sie nach der Zahl 1 und der Zahl 2 je einen Punkt ein. Abb. 9 Abb. 10 Abb. 13: Ändern Sie den Einzug links auf 15 Millimeter, den Einzug erste Zeile auf -15 Millimeter und die Tabulatorposition auf 15 Millimeter. Klicken Sie dann auf OK. Abb. 11 Abb. 12 Abb. 13 11

Abb. 14: Markieren Sie den Text NOT aus aus und klicken Sie auf das Absatzformat Nummerierung 3. Stufe (z.b. 1.1.1. ). Abb. 15: Wählen Sie nachfolgend weiter unten den Text Sonderbetrieb aus und klicken Sie erneut auf das Absatzformat Nummerierung 3. Stufe (z.b. 1.1.1. ). Abb. 14 Wählen Sie nachfolgend weiter unten den Text Manueller Betrieb aus und klicken Sie erneut auf das Absatzformat Nummerierung 3. Stufe (z.b. 1.1.1. ). Wie Sie sehen führt die Stufennummerierung in der 3. Stufe die letzte Zahl automatisch weiter. Abb. 15 1. Stufe 2. Stufe Abb. 16 Abb. 16: So können Sie die Darstellung der 3. Nummerierungsstufe im Feld Zahl lesen: 2. Stufe «Füge automatisch forlaufend die 1. Ebene (1. Stufe) ein. Dann muss ein Punkt folgen. Nachfolgend die 2. Ebene einfügen und dies wiederum mit einem Punkt beenden. Zum Schluss sollen die Aufzählungseinzüge, so wie eingestellt, automatisch ausgeführt werden». 3. Stufe 3. Stufe 12