Praxis der Datenkommunikation am 11.07.2012 Dr. Gabriele Dobler Einführung von fau.de-maildomains und neuen Mail- / Groupware-Komponenten für die FAU
Agenda Mail-Routing bisher bis zur Zustellung Am RRZE Am Submailserver Die Marke FAU und der Beschluss der EUL Anforderungen Beschluss Konsequenzen Groupware-Angebot für Institutionen der FAU Postfächer auf Dovecot für Studierende Für Institutionen ohne Groupware-Bedarf 11. Juli 2012 Praxis Datenkommunikation: E-Mail, Adressen, Groupware, Dr. G. Dobler 2
Mail-Routing
Mailrelay 11. Juli 2012 Praxis Datenkommunikation: E-Mail, Adressen, Groupware, Dr. G. Dobler 4
Mailrelay, E-Mail-Zustellung heute Internet IDMprovisioniertes Mail-LDAP Mailrelay 2 4 LDAP- Verzeichnis alt E-Mail-Zustellung RRZE groupwise RRZE Postfix Anti-Virus Anti-Spam 1 Domain- Routing-Info 3 RRZE email- Sentinel 5 RRZE mercury RRZE Intrastore (faumail) RRZE Dovecot (faumail) DNS Domain-Info im Filesystem RRZE Exchange (groupware) Submail- Server 11. Juli 2012 Praxis Datenkommunikation: E-Mail, Adressen, Groupware, Dr. G. Dobler 5
Mailrelay, E-Mail-Zustellung morgen Internet IDMprovisioniertes Mail-LDAP Mailrelay E-Mail-Zustellung 2 RRZE Postfix Anti-Virus Anti-Spam 1 3 Domain- Routing-Info RRZE Dovecot (faumail) DNS RRZE Exchange Domain-Info im Filesystem (groupware) Submail- Server 11. Juli 2012 Praxis Datenkommunikation: E-Mail, Adressen, Groupware, Dr. G. Dobler 6
Die Marke FAU
Identitäten Beispiele: Dauer von Zugehörigkeiten Aus dem E-Mail-Vortrag in der EUL Student wird parallel Hilfskraft Dauer der FAU-Mitgliedschaft Studium Hiwi Person hat zwei parallele Arbeitsverträge Dauer der FAU-Mitgliedschaft Arbeitsvertrag Sekretariat LS1 nachmittags Arbeitsvertrag Sekretariat LS 2 in der Phil vormittags Student promoviert im Anschluss Dauer der FAU-Mitgliedschaft Studium Promotion mit Arbeitsvertrag Promotion Professor wird berufen Dauer der FAU-Mitgliedschaft Sonstiger vorab Professor Zeit 11. Juli 2012 Praxis Datenkommunikation: E-Mail, Adressen, Groupware, Dr. G. Dobler 8
Anforderungen: von WissenschaftlerInnen Weltweite Kontaktaufnahme ermöglichen: E-Mail o Adressbuch der FAU nicht weltweit einsehbar (Datenschutz) Weltweit verteilte Mailoberflächen übernehmen E-Mail-Adressen aus Absender in persönliche Adressbücher (Outlook, Thunderbird..) o E-Mail-Adressen stehen in gedruckten Veröffentlichungen Durchgängige Erreichbarkeit der E-Mail-Adresse vom ersten wissenschaftlichen Wirken (Kontakt mit Kommilitonen/Studienarbeit/Diplomarbeit/Master ) bis zum Abschluss der wissenschaftlichen Kariere (mindestens bis zum Ausscheiden aus der FAU) o Namensänderung: Weiterführung der alten Mailadresse als Alias-Adresse, um Erreichbarkeit zu garantieren Möglichst kurze E-Mail-Adressen Aus dem E-Mail-Vortrag in der EUL 11. Juli 2012 Praxis Datenkommunikation: E-Mail, Adressen, Groupware, Dr. G. Dobler 9
Anforderungen: von Einrichtungen Eigenes Label Internationalen Ruf weiterführen o Unabhängig von Einrichtungsgröße o Unabhängig von Hierarchiestufe in FAUORG Historisch gewachsene Assoziationen erhalten Unterstützung durch FAU als Dach Bereitstellung zentraler Dienste (WLAN, Personalverwaltung) Freiräume für spezifische Schwerpunkte Aus dem E-Mail-Vortrag in der EUL 11. Juli 2012 Praxis Datenkommunikation: E-Mail, Adressen, Groupware, Dr. G. Dobler 10
Anforderungen: der FAU Marke FAU verbreiten in allen E-Mail-Adressen Auf allen Visitenkarten In allen E-Mail-Signaturen In allen E-Mail-Absendern In allen Adressbucheinträgen Wissenschaftler und Studierende Repräsentieren FAU weltweit (fachlicher Ruf) Sollen Bindung an die FAU ausbilden fau.de-adressen in Konkurrenz mit kommerziellen Providern Aus dem E-Mail-Vortrag in der EUL 11. Juli 2012 Praxis Datenkommunikation: E-Mail, Adressen, Groupware, Dr. G. Dobler 11
EUL-Beschluss: Die Marke FAU FAU soll in E-Mail-Adressen transportiert werden. Beschluss der EUL (Erweiterte UniversitätsLeitung) am 27.06.2012: Jede E-Mail-Adresse der Universität wird mit @fau.de gebildet Die Grundform ist vorname.nachname@fau.de Bei Verwechslungsgefahr ist eine Initiale oder eine andere geeignete Unterscheidung zwischen Vorname und Nachname einzufügen. 11. Juli 2012 Praxis Datenkommunikation: E-Mail, Adressen, Groupware, Dr. G. Dobler 12
Umsetzung: localpart@fau.de Für @fau.de sind ausschließlich die RRZE-Mailserver zuständig Absenderadressen müssen auf @fau.de enden. Absender-Rewriting kompromittiert signierte E-Mails, daher nicht anwendbar. Sharing der Domain @fau.de zwischen mehreren Mailservern ist nicht betreubar. Konsequenzen für Submailserver Submailserver könnten nur mit Submaildomains überleben. Die Verwendung von Submaildomains ist laut EUL-Beschluss unzulässig. Damit ist der Betrieb von Submailservern hinfällig Konsequenzen für Maildomains @<sub>.uni-erlangen.de wird zu @fau.de (272 Domains) @<sub>.fau.de wird zu @fau.de (11 Domains) 11. Juli 2012 Praxis Datenkommunikation: E-Mail, Adressen, Groupware, Dr. G. Dobler 13
Umsetzung: localpart@fau.de E-Mail-Adresse mit Nutzer aushandeln (Standard bei Providern) Kurzname im localpart erlauben Weitere Vornamen einbeziehen in die Entwicklung des localpart Beispiel: Karin Gabriele Dobler, Kurzname: Gabi Gabriele.Dobler@rrze.fau.de Aus dem E-Mail-Vortrag in der EUL Gabi.K.Dobler@fau.de sehr große Maildomain Initiale nötig IDM-Portal: Adressreservierung Nutzer kann Kurznamen und weitere Vornamen angeben Jedem Nutzer werden im IDM-Portal 5 Vorschläge für E-Mail-Adressen aus der Maildomain @fau.de zur Auswahl gestellt. Nutzer wählt sich eine E-Mail-Adresse aus 11. Juli 2012 Praxis Datenkommunikation: E-Mail, Adressen, Groupware, Dr. G. Dobler 14
Hintergrund: Eindeutige E-Mail-Adressen 50.000 aktive E-Mail-Adressen in einer Mail-Domain @fau.de Sperrung von E-Mail-Adressen ausgeschiedener FAU-Mitglieder Phase der Unzustellbarkeit mindestens 5 Jahre Anzahl der belegten Adressen erhöht sich auf ca. 300.000 300.000 reservierte E-Mail-Adressen müssen unterscheidbar sein trotz gleichnamiger Personen Eindeutigkeit muss über den local part ( Anteil vor dem @ ) erreicht werden Adressreservierungsdienst Schlägt abhängig vom Namen eines FAU-Mitglieds mehrere Mailadressen vor Hält Reservierung nach Ausscheiden des FAU-Mitglieds für definierten Zeitraum aufrecht Wird für jedes FAU-Mitglied über das IDM-Portal bereitgestellt 11. Juli 2012 Praxis Datenkommunikation: E-Mail, Adressen, Groupware, Dr. G. Dobler 15
Hintergrund: Prozesse - E-Mail-Adressen Hohe Anzahl von Neuaufnahmen Einschreibung der Studierenden Besetzung von befristeten Projektstellen an einer Institution Hohe Anzahl von Abgängen Exmatrikulationen Ablauf befristeter Arbeitsverträge Hohe Änderungsrate von Tätigkeitsfeldern Student wird zusätzlich Hilfskraft Student wird exmatrikuliert, wird aber Mitarbeiter Mitarbeiter beginnt Studium Mitarbeiter wechselt die Einrichtung Mitarbeiter nimmt parallel eine zweite Tätigkeit an Umstrukturierungen von Instituten Maildomain ändert sich nicht mehr 11. Juli 2012 Praxis Datenkommunikation: E-Mail, Adressen, Groupware, Dr. G. Dobler 16
Fazit: E-Mail-Adressen Jedes FAU-Mitglied bekommt eine persönliche E-Mail-Adresse aus @fau.de Zustellung wird garantiert bis zum Ende der FAU-Mitgliedschaft o Aushandlung des localpart möglich Kurzname Initialen weiterer Vornamen o Änderung des Nachnamens Aushandlung einer neuen persönlichen E-Mail-Adresse, Beibehaltung der alten als Alias. Die Submaildomains in den E-Mail-Adressen entfallen 11. Juli 2012 Praxis Datenkommunikation: E-Mail, Adressen, Groupware, Dr. G. Dobler 17
E-Mail-Zustellung nach EUL-Beschluss Internet IDMprovisioniertes Mailrelay E-Mail-Zustellung Mail-LDAP RRZE Postfix Anti-Virus Anti-Spam 2 RRZE Dovecot (faumail) RRZE Exchange 1 Domain- Routing-Info 3 (groupware) DNS Submail- Domain-Info Server im Filesystem 11. Juli 2012 Praxis Datenkommunikation: E-Mail, Adressen, Groupware, Dr. G. Dobler 18
Groupware-Angebot des RRZE
Groupware als RRZE-Dienstleistung Serverseitiges Angebot: Allen MitarbeiterInnen der FAU Groupware anbieten Postfachgröße default: 2 GB FAU-weit einheitlicher elektronischer Kalender unterstützt Terminkoordination optimal FAU-weites Elektronisches Adressbuch Nutzerverwaltung ist an das IDM angebunden Arbeitsplatzrechner-Ausstattung: Windows, Mac Outlook aus Office2010 Alternativ Webmail-Schnittstelle Migration Administratoren vor Ort wenden sich an: exchange@rrze.fau.de Es werden jeweils die Nutzer einer Maildomains migriert. Siehe: http://rrze.fau.de/dienste/e-mail/postfaecher/migration-zu-exchange.shtml 11. Juli 2012 Praxis Datenkommunikation: E-Mail, Adressen, Groupware, Dr. G. Dobler 21
Postfächer-Angebot des RRZE
Dovecot als reiner RRZE-Postfach-Dienst Serverseitiges Angebot: Für alle Studierenden der FAU Postfachgröße default: 2 GB Für Mitarbeiter, deren organisatorische Einheit keinen Bedarf an Groupware- Funktionalität hat. Nutzerverwaltung ist an das IDM angebunden Arbeitsplatzrechner-Ausstattung: IMAP-fähiges Mailprogramm Alternativ Webmail-Zugriff Migration Bitte wenden Sie sich an: postmaster@fau.de Es werden jeweils die Nutzer einer Maildomains migriert. 11. Juli 2012 Praxis Datenkommunikation: E-Mail, Adressen, Groupware, Dr. G. Dobler 23
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Gabi Dobler (RRZE)