Grundlagen - Salonportal SALONWARE Express SALONWARE Professional Grundlagen - Salonportal Das Benutzerhandbuch für das Salonportal beschreibt die Funktionen im Salonportal der Expressund der Professional-Version von SALONWARE. Mit dieser Beschreibung möchten wir Ihnen den Start mit der Software für die wichtigsten Tätigkeiten im Salon erleichtern es kann Ihnen natürlich auch als Nachschlagewerk dienen. Das Salonportal ist die Anwendung für die tägliche Arbeit im Salon. Im Salonportal befinden sich z. B. der Terminkalender, die Kasse und die Kundenverwaltung mit den entsprechenden Behandlungsdaten. Im Salonportal können auch Produkte ausgebucht werden, z. B. Kabinettware oder eine Lieferung eingebucht werden. Für den Zugang zum Salonportal sind ein Computer mit Internetzugang und ein aktueller Internet-Browsers (z. B. Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari oder Internet Explorer) erforderlich. Es können Computer mit einem Betriebssystem von Microsoft, wie z. B. Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Windows 8 aber auch ein Apple-Computer mit Mac OS X oder ein Linux-Computer verwendet werden. Für eine vollständige Darstellung aller Bildschirmbereiche ist eine Bildschirmbreite von mind. 1.200 Pixel erforderlich. Die Nutzung auf mobilen Geräten, wie z. B. Tablets oder Smartphones ist möglich.
Inhaltsverzeichnis 1. Starten des Salonportals Anmeldung/Login... 4 2. Bildschirmbereiche des Salonportals... 5 2.1. Navigationsleiste... 6 2.2. Rechter Bildschirmbereich... 7 3. Terminkalender... 8 3.1. Tageskalender... 8 3.1.1. Anzeige der Termindetails... 10 3.1.2. Paralleltermine... 12 3.1.3. Combi-Termine... 12 3.2. Termin im Kalender eintragen... 13 3.2.1. Uhrzeit und Mitarbeiter im Kalender auswählen... 13 3.2.2. Auswahl eines Kunden, der bereits in der Kundenkartei gespeichert ist... 14 3.2.3. Information über die Kundenhinstorie der letzen 5 Besuche... 15 3.2.4. Neue Kundin bzw. neuen Kunden in der Kundenkartei anlegen... 16 3.2.5. Auswahl einer bzw. mehrerer Dienstleistungen und der jeweiligen Dauer für den Termin 17 3.2.6. Bemerkung zum Termin... 18 3.2.7. Stammkundentermine... 18 3.2.8. Terminbestätigung und Terminerinnerung per E-Mail... 20 3.2.9. Terminbestätigung und Terminerinnerung per SMS... 20 3.3. Termin ändern... 23 3.4. Service-Info Vorbereitung für den Termin... 25 3.5. Wochenkalender... 27 3.6. Mitarbeiterkalender... 28 3.7. Geburtstage... 29 3.8. Schulferien... 31 4. Kasse... 32 4.1. Kassieren... 32 4.2. Kassenrolle... 46 4.3. Kassenentnahmen und Kasseneinzahlungen... 49 4.4. Tagesabschluss erstellen... 50 4.5. Kassenanfangsbestand... 53 5. Gutscheinverwaltung Gutscheine verkaufen und einlösen... 54 5.1. Geschenkgutschein verkaufen... 54 5.2. Geschenkgutschein einlösen... 57 6. Logout... 59 Seite 2
7. Anhang... 60 7.1. Sichere und einfache Anmeldung mit dem Yubikey... 60 7.2. Verwendung eines Barcode-Scanner... 61 Seite 3
1. Starten des Salonportals Anmeldung/Login Die Zugangsseite und die Zugangsdaten zum Salonportal erhalten Sie nach der Vorbereitung Ihres Systems per E-Mail. Nach dem Aufruf der Zugangsseite in einem Internet-Browser können die Zugangsdaten zum Salonportals eingegeben werden. Für die Anmeldung zum Salonportal ist ein Benutzername, Passwort und einer 6-stellige Salon-ID erforderlich. Hinweis: Alternativ zum Passwort und der Salon-ID kann ein registrierter Yubikey verwendet werden. Seite 4
2. Bildschirmbereiche des Salonportals Der Bildschirm des Salonportals ist in drei Inhaltsbereiche unterteilt. Im oberen Bildschirmbereich befindet sich die Navigationsleiste mit dem Hauptmenü und dem Untermenü. Im rechten Bildschirmbereich wird ein 2-Monatskalender, das Whiteboard und je nach Funktionen zusätzliche Informationen angezeigt. Der mittlere Bildschirmbereich ist der Arbeitsbereich. Hier werden die aufgerufenen Funktionen, wie z. B. die Kasse, Kundenliste, Kalender angezeigt. Seite 5
2.1. Navigationsleiste Im oberen Bereich befindet sich die Navigationsleiste bestehend aus dem Hauptmenü und dem Untermenü. Das Hauptmenü enthält die Arbeitsbereiche Termine, Kasse, Kundenverwaltung, Produkte/Dienstleistungen, Mitteilungen, Mitarbeiter, Statistik und Logout. Die Arbeitsbereiche werden durch das Anklicken mit der Maus aufgerufen. Unter dem Hauptmenü werden die verfügbaren Funktionen des ausgewählten Arbeitsbereichs im Untermenü angezeigt. Die Funktionen können durch das Anklicken mit der Maus aufgerufen werden. Hinweis: Grundsätzlich wird in der Anwendung die linke Maustaste verwendet und immer nur einmal angeklickt (kein Doppelklick). Beim Überfahren der Menüpunkte des Untermenüs wird ein entsprechender Hinweis über die Funktion eingeblendet. Seite 6
2.2. Rechter Bildschirmbereich Im rechten Bildschirmbereich wird ein 2-Monatskalender angezeigt. Standardmäßig wird der aktuelle Monat und der Folgemonat angezeigt. Durch das Anklicken der runden Pfeiltasten oder über das Auswahlfeld kann ein anderer Zeitraum ausgewählt werden. Der aktuelle Tag im Kalender ist orange hinterlegt. Die entsprechende Kalenderwoche wird in der linken Spalte angezeigt. Feiertage werden in roter Schrift dargestellt. Es kann der Zeitraum der letzten 3 Monate und der nächsten 6 Monate aufgerufen werden. Unter dem Kalender wird das Whiteboard angezeigt. Im Whiteboard können Notizen eingetragen werden. Die Notizen werden automatisch gespeichert, wenn mit der Maus neben das Notizfeld geklickt wird. Je nach Arbeitsbereich werden im rechten Bildschirmbereich zum Teil zusätzliche Informationen eingeblendet, wie z. B. Mitteilungen, Kundendaten, Favoritenlisten. Seite 7
3. Terminkalender Nach der Anmeldung am Salonportal bzw. nach dem Aufruf des Arbeitsbereichs Termine wird der Terminkalender des aktuellen Tages angezeigt. Für die Terminplanung stehen drei Kalenderansichten zur Verfügung: Tageskalender alle Termine eines Tages für alle Mitarbeiter Wochenkalender alle Termine einer Woche für einen Mitarbeiter Mitarbeiterkalender ein Tag für einen Mitarbeiter 3.1. Tageskalender Über den Tageskalender erhält man einen Überblick, welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am ausgewählten Tag anwesend sind und welche Zeiten davon noch verfügbar sind. Bereits gebuchte Termine werden angezeigt. Für jeden Mitarbeiter wird eine Spalte im Kalender dargestellt. Die Uhrzeit in 15-Minuten-Schritten wird in der linken und rechten Spalte der Tabelle angezeigt. Seite 8
Mit den Navigationsbuttons über und unter dem Kalender kann jeweils zum zurückliegenden Tag bzw. zum nächsten Tag gewechselt werden. Tipp: Über den 2-Monatskalender im rechten Bildschirmbereich kann zu einem bestimmten Tag des Tageskalenders gesprungen werden. Egal, wo Sie sich im Salonportal befinden, wird nach dem Anklicken eines Tages im 2-Monatskalender immer der entsprechende Tageskalender angezeigt. Seite 9
3.1.1. Anzeige der Termindetails Im Terminkalender werden die Details zu einem bereits eingetragenen Termin beim Überfahren mit der Maus eingeblendet. Folgende Informationen werden in einem Fenster angezeigt: Name des Kunden Name des Mitarbeiters Geplante Dienstleistung Uhrzeit des Termins, geplante Endzeit und geplante Dauer der Behandlung Telefonnummer (falls hinterlegt) Mobilnummer (falls hinterlegt) Wenn der Kunde an dem Tag Geburtstag hat: Symbol mit Hinweis Datum des letzten Besuchs bzw. Hinweis auf Neukunde. aktueller Status offen oder erledigt (erledigt bedeutet: Termin wurde kassiert) Hinweis bei Stammkunden Seite 10
Termine bei denen kein Mitarbeitertausch durchgeführt werden soll sogenannte Fixtermine - werden mit einem roten Rand im Kalender gekennzeichnet. Seite 11
3.1.2. Paralleltermine Doppelte Belegung von Terminen und Zeiten (Paralleltermine) sind möglich, da in der Praxis bei einer längeren Behandlung oft ein zweiter Kunde parallel bedient wird. 3.1.3. Combi-Termine Termine, die aus mehreren zusammengehörenden Dienstleistungen für einen Kunden bestehen, werden beim Überfahren mit der Maus mit einem gestrichelten Rahmen angezeigt. Seite 12
3.2. Termin im Kalender eintragen Für den Eintrag eines neuen Termins sind folgende Schritte erforderlich, genauso wie bei einem Papier-Kalender: Auswahl eines Mitarbeiters und einer Uhrzeit Auswahl eines bereits gespeicherten Kunden oder Anlegen eines Neukunden Auswahl einer Dienstleistung oder mehrerer Dienstleistungen und der geplanten Dauer des Termins bzw. der Dienstleistungen Ggf. eine Terminbestätigung per E-Mail oder SMS versenden Ggf. eine Terminerinnerung per E-Mail oder SMS versenden Ggf. Ergänzung eines zusätzlichen Hinweises oder Bemerkung zum Termin 3.2.1. Uhrzeit und Mitarbeiter im Kalender auswählen Durch das Anklicken des Termin- Symboles ( + mit der Uhr) wird das Termin-Eingabeformular angezeigt. Die Uhrzeit und der Mitarbeiter werden entsprechend dem angeklickten Terminsymbol gewählt. Seite 13
3.2.2. Auswahl eines Kunden, der bereits in der Kundenkartei gespeichert ist Über ein Suchfeld kann ein bereits in der Kundenkartei gespeicherte Kunde gesucht und ausgewählt werden. Nach der Eingabe von mindestens 3 Zeichen wird die Suchfunktion automatisch gestartet und eine Liste mit passenden Treffern angezeigt. Das Suchergebnis wird als Liste der Kunden mit der Anrede, Kundennamen und (falls gespeichert) dem Wohnort des Kunden. Die Auswahl einer der Suchergebnisse erfolgt durch das Anklicken mit der Maus. Seite 14
3.2.3. Information über die Kundenhinstorie der letzen 5 Besuche Nach der Auswahl eines Kunden aus der Kundenkartei werden im rechten Bereich einige Kundendaten, wie z. B. das Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und die letzten 5 Behandlungen bzw. Buchungen eingeblendet. Wenn eine Interne Bemerkung in den Kundendaten gespeichert ist, wird eine Infobox in oranger Farbe angezeigt. In der Professional-Version werden zusätzlich die zugeordneten Kundengruppen aufgelistet. Falls die Kundin oder der Kunde in den letzten 12 Monaten zu einem Termin nicht erschienen ist ( No-Show ), wird ein entsprechender Hinweis in roter Schrift angezeigt. Seite 15
3.2.4. Neue Kundin bzw. neuen Kunden in der Kundenkartei anlegen Falls die Kundin oder der Kunde noch nicht in der Kundenkartei gespeichert ist, kann durch das Anklicken des Button Neukunde direkt während der Termineintragung ein neuer Kunde angelegt werden. Nach dem Anklicken des Neukunde -Button werden einige Eingabefelder für die Anrede, Vorname, Nachname und Telefon- und Mobilnummer angezeigt. Weitere Kundendaten können zu einem späteren Zeitpunkt in der Kundenkartei ergänzt werden. Achtung: Damit ein Kunde nicht mehrfach in der Kundenkartei erfasst wird (sogenannte Dubletten), muss darauf geachtet werden, zuerst das Suchfeld zu benutzen, um die Kundenkartei zu durchsuchen. Erst wenn die Suche erfolglos war, ist ein neuer Kunde anzulegen! Seite 16
3.2.5. Auswahl einer bzw. mehrerer Dienstleistungen und der jeweiligen Dauer für den Termin Nach der Auswahl einer Kundin bzw. eines Kunden ist die Auswahl der geplanten Dienstleistung(en) möglich. Zur gewählten Dienstleistung wird eine Dauer angezeigt, die durch ein Auswahlfeld geändert werden kann. Über das + -Symbol rechts neben der Dauer können zusätzliche Dienstleistungen ergänzt werden. Jeder Dienstleistung kann ein Mitarbeiter ausgewählt werden. So können die einzelnen Dienstleistungen auf mehrere Mitarbeiter (z. B. Farbe, Schnitt, Assistenz) verteilt werden. Es können bis zu 5 zusammengehörige Dienstleistungen ausgewählt und als Kundentermin (=Combi-Termin) eingetragen werden. Die Auswahl der Dienstleistungen erfolgt über ein Auswahlfeld. Die Dienstleistungen werden in der zugeordneten Hintergrundfarbe im Auswahlfeld dargestellt. Seite 17
3.2.6. Bemerkung zum Termin Zu einem Termin kann eine zusätzliche Bemerkung oder ein wichtiger Hinweis zum Termin eingetragen werden: 3.2.7. Stammkundentermine Seite 18
Stammkundentermine können während der Termineintragung durch das Ankreuzfeld Fix gekennzeichnet werden. Diese Termine werden im Kalender mit einem roten Rahmen und mit einem Hinweis in den Termindetails dargestellt. Diese Termine bzw. Dienstleistungen sollen nicht zwischen Mitarbeitern getauscht werden. Seite 19
3.2.8. Terminbestätigung und Terminerinnerung per E-Mail Durch das Anklicken des entsprechenden Ankreuzfeldes wird nach dem Abschließen der Terminbuchung die Bestätigung versendet. Der Text der E-Mail wird automatisch zusammengestellt. Als Empfänger-E- Mail-Adresse werden die in den Kundendaten gespeicherten Angaben vorgeschlagen - können jedoch verändert werden. Die Terminerinnerung per E-Mail wird ebenfalls zum angegebenen Zeitpunkt automatisch versendet. Der Computer muss hierzu nicht eingeschaltet sein. Der Versand erfolgt über das zentrale Rechenzentrum. Tipp: Durch den Versand einer Terminbestätigung und einer Terminerinnerung lässt sich nachweislich die Gefahr des unentschuldigten Nichterscheinens, sogenannte Now-Shows (Verlust von Zeit und Geld) reduzieren. 3.2.9. Terminbestätigung und Terminerinnerung per SMS Durch das Anklicken des entsprechenden Ankreuzfeldes wird nach dem Abschließen der Terminbuchung die Bestätigung versendet. Der Text der SMS wird automatisch zusammengestellt. Als Mobilnummer werden die in den Kundendaten gespeicherten Angaben vorgeschlagen - können jedoch verändert werden. Die Terminerinnerung per SMS wird ebenfalls zum angegebenen Zeitpunkt automatisch versendet. Der Computer muss hierzu nicht eingeschaltet sein. Der Versand erfolgt über das zentrale Rechenzentrum. Seite 20
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Hinweis: Die Schreibweise der Mobilnummer muss der DIN 5008 entsprechen, damit der Versand der SMS möglich ist. Folgende Schreibweisen sind möglich: 0170 12345678 (nationale Schreibweise) +49 170 12345678 (internationale Schreibweise) +43 669 12345678 (Mobilnummer in Österreich) Deutsche Mobilnummern können auch ohne Landescode übergeben werden. Mobilnummern in Österreich müssen mit der internationalen Schreibweise - also mit +43 eingetragen werden, da der Versand über einen deutschen Anbieter erfolgt. 3.2.10. Speichern des Termins Nach dem Anklicken des Button Termin buchen wird dieser im Terminplanungssystem gespeichert und im Terminkalender eingetragen. Nach dem Speichern wird der Tageskalender mit dem eingetragenem Termin angezeigt. Seite 22
3.3. Termin ändern Über den Terminkalender können bereits gebuchte Termine geändert werden. Es ist die Änderung der Uhrzeit und der Dauer möglich. Auch die geplante Mitarbeiterin/der Mitarbeiter kann geändert werden z. B. bei Krankheit oder Mitarbeitertausch. Das Terminänderungsformular wird durch das Anklicken des Terminänderungssymbols Uhr mit Stift aufgerufen. Hinweis: Bei Combi- Terminen sind die Dienstleistungen jeweils einzeln zu ändern. Seite 23
Terminänderungsformular Im Terminänderungsformular können folgende Termineigenschaften geändert werden: das Datum des Termins die Uhrzeit zugeordneter Mitarbeiter die Dienstleistung und die Dauer den Status des Termins die Zusatzinfo zum Termin Statusänderung Termin stornieren Im Terminänderungsformular kann auch der Status eines Termins geändert werden, z. B. auf verschoben/storniert oder auf nicht erschienen ( Now-Show ). Stornierte Termine werden automatisch aus dem Kalender entfernt. Bei Combi-Terminen müssen alle Dienstleistungen einzeln storniert werden. Seite 24
3.4. Service-Info Vorbereitung für den Termin Zur Vorbereitung eine Termins und eines Beratungsgespräch kann die Service-Info als PDF- Dokument ausgedruckt werden. Seite 25
Die Service-Info kann im Terminänderungsformular oder in den Stammdaten des Kunden über den Button Service-Info aufgerufen werden. Die Service-Info enthält im oberen Bereich die wichtigsten Kundendaten, wie z. B. Name, Anschrift, Kontaktdaten, Geburtsdatum, erster Besuch und letzter Besuch. Fehlende Daten, wie z. b. eine E-Mail-Adresse oder die Mobilnummer kann auf dem Ausdruck ergänzt werden. Es werden die geplanten Behandlungen in den nächsten 7 Tagen und die Dienstleistungen und Behandlungsdaten der letzten 5 Termine aufgelistet. Hinweis: Der Kassiervorgang kann in der Kasse auch über den aufgedruckten Barcode gestartet werden. Seite 26
3.5. Wochenkalender Der Wochenkalender zeigt den Terminkalender für eine komplette Woche für einen Mitarbeiter. Der Aufruf des Wochenkalender erfolgt entweder über die Navigationsleiste oder durch das Anklicken eines Mitarbeiternamens im Tageskalender. Seite 27
3.6. Mitarbeiterkalender Im Mitarbeiterkalender wird der Terminkalender eines Mitarbeiters an einem Tag angezeigt. Seite 28
3.7. Geburtstage Im Bereich Termine Geburtstage werden die Kunden aufgelistet, die in einem Monat Geburtstag haben vorausgesetzt der Geburtstag ist in den Kundendaten gespeichert. Beim Aufruf der Geburtstagsliste wird der aktuelle Monat angezeigt. Über die runden Pfeiltasten oder über das Auswahlfeld kann zum gewünschten Monat gewechselt werden. Wenn beim Kunden eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, kann durch das Anklicken des E-Mail-Symbols eine Geburtstags-E-Mail versendet werden. Der Betreff der E-Mail und der Text der Geburtstags- E-Mail kann im Managementportal gespeichert werden. Der Text kann vor dem Senden auch ergänzt oder geändert werden. Seite 29
Wenn beim Kunden eine Mobilnummer hinterlegt ist, kann durch das Anklicken des SMS-Symbols eine Geburtstags-SMS versendet werden. Der SMS-Text kann von gespeicherten Textvorlagen ausgewählt werden. Die Textvorlagen können auch geändert oder ergänzt werden. Die SMS wird standardmäßig sofort gesendet, oder kann zeitgesteuert zu einem späteren Zeitpunkt gesendet werden. Der Versandzeitpunkt kann über ein Datumsfeld und ein Auswahlfeld für die Zeit eingestellt werden. Seite 30
3.8. Schulferien Im Bereich Termine Schulferien werden die Schulferien des aktuellen Jahres im jeweiligen Bundesland des Salons angezeigt. Seite 31
4. Kasse 4.1. Kassieren Der Kassiervorgang kann auf mehrere Arten gestartet werden. Wenn ein gebuchter Termin kassiert werden soll, kann der Kassiervorgang über den Kalender gestartet werden (Calendar-to-Cash). siehe 4.1.1. Wurde kein Termin im Terminkalender gebucht aber der Kunde ist bereits in der Kundenverwaltung gespeichert, kann dieser im Arbeitsgebiet Kasse über ein Suchfeld gesucht und ausgewählt werden. (Direct-Cash) siehe 4.1.2. Wurde kein Termin im Terminkalender gebucht aber der Kunde ist noch nicht in der Kundenverwaltung gespeichert, muss der Kunde zuerst in der Kundenverwaltung angelegt und dann aus der Kundenverwaltung in die Kasse übernommen werden. (Customer-2-Cash) siehe 4.1.3 Laufkunden also nicht in der Kundenkartei namentlich gespeicherte Kunden können in der Kasse ausgewählt werden. siehe 4.1.4. 4.1.1. Kassiervorgang über den Terminkalender starten (Calendar-2-Cash) Nach dem Anklicken des Kassieren- Smybols beim zu kassierenden Termin wird der Kassiervorgang gestartet. Der Kunde, die im Termin eingetragene Dienstleistungen und der ausführende Mitarbeiter werden automatisch in die Kasse übernommen. Seite 32
4.1.2. Kassiervorgang für einen gespeicherten Kunden ohne Termin starten (Direct-Cash) Wenn der Kunde bereits in der Kundenverwaltung gespeichert ist, kann dieser in der Kasse über ein Suchfeld gesucht und ausgewählt werden. Nach der Eingabe von mindestens 3 Zeichen wird die Suchfunktion automatisch gestartet und eine Liste mit passenden Treffern angezeigt. Die Auswahl einer der Suchergebnisse erfolgt durch das Anklicken mit der Maus. Wenn der richtige Kunde noch nicht im Kundenstamm hinterlegt ist, kann der unterste Eintrag der Liste Neukundin/Neukunden anlegen angeklickt werden. Dadurch wird direkt zum Kundenerfassungformular gesprungen. Weiter mit Punkt 4.1.3. 4.1.3. Neukunde anlegen und in die Kasse übernehmen Wird der richtige Kunde über das Suchfeld in der Kasse (siehe 4.1.2.) nicht gefunden, kann ein neuer Kunde im Arbeitsgebiet Kundenverwaltung angelegt werden. Nach dem Anklicken des Speichern -Button bei der Neukundenanlage werden über dem Seite 33
Formular drei Buttons angezeigt. Nach den Anklicken des linken Button Kassieren wird der soeben angelegte Neukunde in die Kasse übernommen. 4.1.4. Kassieren eines Laufkunden Kunden, die nicht in der Kartei gespeichert sind und auch nicht in die Kundenkartei aufgenommen werden sollen, können als Laufkunde kassiert werden. Die Kategorie des Laufkunden (z. B. weiblich, männlich, Kinder) kann in der Kasse ausgewählt werden. Grundsätzlich sollten jedoch alle Kundinnen und Kunden in die Kundenkartei aufgenommen werden. Seite 34
4.1.5. Kunde für den Kassiervorgang zugeordnet Nachdem ein Kunde bzw. Laufkunde in die Kasse übernommen wurde, wird dieser im oberen Bereich angezeigt. Es befindet sich somit ein Kunde in der Kasse und kann kassiert werden. Als Rechnungsdatum wird der aktuelle Buchungstag angezeigt und kann nicht verändert werden. 4.1.6. Datum der Dienstleistung ändern Das Datum der Leistung bzw. des Verkaufes kann jedoch davon abweichen. Durch das Anklicken des Kalendersymboles wird ein kleiner Kalender eingeblendet, über den ein abweichendes Datum ausgewählt werden kann. 4.1.7. Kundenauswahl entfernen Die ausgewählte Kundin oder der Kunde bzw. die Laufkundenkategoriet kann über das "Mülleimer"-Symbol wieder entfernt werden, wenn z. B. der falsche Kunde angeklickt wurde. Seite 35
4.1.8. Dienstleistungen aus dem gebuchten Termin übernehmen Beim Kassieren über einen Termin werden bereits die gebuchten Dienstleistungen in die Kasse übernommen und auch schon einem Mitarbeiter zugeordnet. Durch das Kassieren über den Kalender (Calendar-to-Cash) reduziert sich der Aufwand für die Übernahme in die Kasse auf einen Mausklick. So wird der Kassiervorgang erheblich vereinfacht. Jetzt können ggf. weitere Dienstleistungen oder Verkaufsartikel ergänzt werden. 4.1.9. Auswahl von Dienstleistungen und Produkten über die Favoriten Im rechten Bereich werden bis zu 30 Dienstleistungen und Produkte angezeigt, die in der Produktverwaltung als Favoriten gekennzeichnet sind. Wurden diesen Dienstleistungen auch Farben zugeordnet, werden die Artikel farblich hinterlegt. Durch das Anklicken der gewünschten Leistung mit der linken Maustaste wird diese in die Kasse übernommen. Seite 36
4.1.10. Auswahl von Dienstleistungen und Produkten über Zuletzt kassiert Bei Kunden, die in der Vergangenheit bereits kassiert wurden, werden die 10 zuletzt kassierten Dienstleistungen und Produkte aufgelistet. Die Artikel können ebenfalls per Mausklick in die Kasse übernommen werden. Es wird auch der Preis übernommen, der zuletzt kassiert wurde und auch der damals zugeordnete Mitarbeiter. 4.1.11. Auswahl von Dienstleistungen und Produkten über die Auswahlfelder Dienstleistungen und Produkte, die nicht als Favoriten gekennzeichnet sind, können über Auswahlfelder für Produktgruppe und Produkt hinzugefügt werden. Nach der Auswahl einer Produktgruppe im linken Auswahlfeld wird das rechts Auswahlfeld aktualisiert. Seite 37
4.1.12. Auswahl von Dienstleistungen und Produkten mit einem Barcode-Scanner Bei Verwendung eines Barcode-Scanners und in der Produktverwaltungn gespeicherter Verkaufsartikel können diese mit dem Scanner eingelesen und in der Kasse eingefügt werden. Hierzu ist zuerst auf das Barcode-Symbol neben den Auswahlfeldern zu klicken, wodurch ein zusätzliches Eingabefeld für den Barcode aktiviert wird. Durch das Scannen des Barcodes auf einem Produkt wird der Code in das Eingabefeld übertragen und der Artikel in die Kasse eingefügt. Die Stückzahl kann dann entsprechend geändert werden. 4.1.13. Zuordnung von Dienstleistungen und Verkaufsprodukten zu einem Mitarbeiter Jede Dienstleistung und jedes Verkaufsprodukt in der Kasse muss einem Mitarbeiter zugeordnet werden. Die Zuordnung erfolgt über ein Auswahlfeld in jeder Kassenzeile. Nur bei Geschenkgutscheinen erfolgt keine Zuordnung, da diese erst beim Einlösen zugeordnet werden. Seite 38
4.1.14. Entfernen von Dienstleistungen bzw. Produkten aus der Kasse Hinzugefügte Artikel können über das Mülleimer -Symbol aus der Kasse entfernt werden. Die Stückzahl und der Einzelpreis können jeweils von Hand geändert werden. 4.1.15. Anpassen von Einzelpreis, Anzahl und Rabatt Die Stückzahl, der Einzelpreis und ggf. ein Rabatt können jeweils von Hand in der Kasse geändert werden. Nach dem Verlassen des Eingabefeldes (z. B. durch Drücken der Tab- oder Enter-Taste) werden die Zahlen in der Kasse neu berechnet. Bei der Aktualisierung der Summen erscheinen die Felder für eine kurze Zeit in grün. Seite 39
4.1.16. Auswahl der Zahlungsart Als mögliche Zahlungsarten stehen derzeit Barzahlung, EC- Kartenzahlung und Kreditkartenzahlung zur Verfügung. Die Abwicklung der EC- /Kreditkartenzahlung ist über ein entsprechendes Terminal bzw. einen Terminalanbieter durchzuführen. Als Standardbezahlungsart wird Barzahlung vorausgewählt. Nach der Eingabe des erhaltenen Bargeldbetrages wird automatisch das Rückgeld berechnet und in roter Schrift angezeigt. 4.1.17. Kassiervorgang abschließen Nach der Auswahl der Zahlungsart kann der Kassiervorgang durch das Anklicken des Button Kassieren abgeschlossen werden. Bei Barzahlung ist das erhaltene Bargeld in das Eingabefeld einzutragen. Das Wechselgeld wird automatisch berechnet und in roter Schrift angezeigt. Bei EC- oder Kreditkarten-Zahlung kann ein höherer Betrag eingegeben werden, falls der Kunde den Betrag mit Trinkgeld aufstockt. Das Trinkgeld wird gleichzeitig als Barentnahme aus der Kasse ausgebucht. Seite 40
4.1.18. Rechnung erstellen Nach der erfolgreichen Buchung des Kassiervorgangs wird eine Erfolgsmeldung angezeigt. Durch das Anklicken des Button Rechnung anzeigen wird ein Kassenbeleg im Adobe PDF-Format erstellt. Bei installiertem Adobe Reader öffnet dieser den Beleg und kann auf einem Drucker ausgedruckt werden. Die Rechnung wird als DIN A4-Dokument erstellt und enthält die gesetzlich geforderten Inhalts- Elemente einer Rechnung, wie z. B. Steuernummer/UStIDE, Rechnungsnummer, Datum, etc. Zusätzlich kann ein Werbetext (z. B. für Angebote oder Veranstaltungen) auf der Rechnung gedruckt werden. Seite 41
Alternativ zum Standard-Layout kann ein eigenes Briefpapier für die Rechnungen hinterlegt werden. Seite 42
4.1.19. Rechnung per E-Mail versenden Eine Rechnung kann auch direkt per E-Mail versendet werden. Wenn bereits eine E-Mail-Adresse in den Kundendaten gespeichert ist, wird diese als Empfänger-E-Mail bereits vorgeschlagen. Nach dem Anklicken des Links Rechnung per E-Mail versenden wird die Rechnung als Dateianlage im PDF-Format per E-Mail versendet. Der E-Mail-Text wird automatisch erstellt und mit der Rechnung gemailt. Seite 43
4.1.20. Behandlungsdaten ergänzen Behandlungsdaten z. B. für Farbbehandlungen, Dauerwellen können jeweils nach dem Kassieren einer Dienstleistung in der Kundenkartei gespeichert werden. Hinweis: Voraussetzung für das Eintragen der Behandlungsdaten ist eine hinterlegte Textvorlage für die entsprechende Dienstleistungl. Die Behandlungsdaten können auch nachträglich (z. B. am Ende des Tages) eingetragen werden. Die Behandlungsdaten in der Kundenkartei können z. B. über das Kassenbuch aufgerufen werden. Seite 44
4.1.21. Aktueller Stand des Tagesumsatzes Nach jedem Kassiervorgang wird der aktuelle Tagesumsatz der zugeordneten Mitarbeiter neu berechnet und in einer Tabelle mit dem Ist-Umsatz, dem Plan-Umsatz und der Zielquote dargestellt. Die Zielquote also der Prozentsatz des vom Umsatzplan erreichten Umsatzes wird grafisch mit Ampelsymbolen angezeigt. Bei bis zu 80% des geplanten Umsatzes wird eine rote Ampel, zwischen 80% und 99% eine gelbe Ampel und ab 100% eine grüne Ampel dargestellt. Seite 45
4.2. Kassenrolle Nach Aufruf der Kassenrolle werden alle Buchungen eines Tages, wie z. B. Einnahmen, Barauszahlungen oder Bareinzahlungen tabellarisch aufgelistet. Kassenentnahmen werden in roter Schrift aufgelistet. Oberhalb der Auflistung werden die Summen der Umsätze mit den Zahlungsarten, Barzahlung, EC-Karte, Kreditkarte, Guthabenzahlungen und der Gesamtumsatz angezeigt. Über der Tabelle kann die Kassenrolle auf die Umsätze einzelner Mitarbeiter gefiltert werden. Seite 46
4.2.1. Stornieren von Einnahmen oder Ausgaben Buchungen können storniert werden, so lange kein Tagesabschluss durchgeführt wurde. Die Stornierung erfolgt durch das Anklicken des Storno-Symboles. Stornierte Buchungen bleiben in der Kassenrolle erhalten, werden jedoch durchgestrichen dargestellt. Seite 47
4.2.2. Nachträgliches Ändern/Eintragen der Behandlungsdaten Durch das Klicken auf eine der kassierten Dienstleistungen kann direkt zu den hinterlegten Behandlungsdaten der Kundin bzw. des Kunden gewechselt werden. Dort können dann auch nachträglich Behandlungsdaten ergänzt bzw. eingetragen werden. Seite 48
4.3. Kassenentnahmen und Kasseneinzahlungen Im Arbeitsbereich Kasse Barentnahmen/Bareinzahlungen können Ausgaben, die aus der Kasse bezahlt werden, wie z. B. Getränke, Post, Einzahlungen in die Bank und Einnahmen in die Kasse gebucht werden. Der Betrag der Ausgabe bzw. Einnahme kann nach Auswahl über ein Auswahlfeld eingetragen werden. Zusätzlich ist der Mitarbeiter selbst der die Kassenveränderung bucht auszuwählen. Als Buchungstext und Buchungskonto kann ein entsprechender Text eingetragen werden. Falls bereits Textvorlagen im Managementportal gespeichert wurden, kann der gewünschte Buchungstext ausgewählt werden. Nach dem Anklicken des Button Buchen wird die Kassenbuchung durchgeführt und in das Kassenbuch eingetragen. Seite 49
4.4. Tagesabschluss erstellen Nachdem alle Einnahmen, Bareinzahlungen und Barauszahlungen eines Tages gebucht sind, erfolgt der Tagesabschluss der Kasse. Der Kassenanfangsbestand, die Einnahmen, die Barauszahlungen und der berechnete Kassenendbestand werden angezeigt. Die Einnahmen werden zusätzlich auf die möglichen Bezahlungsarten aufgeteilt. Unter den Summen der Umsätze werden zusätzich alle Kassenentnahmen und Kasseneinzahlungen in einer Tabelle aufgelistet. Seite 50
Der Tagesabschluss schließt alle durchgeführten Buchungen ab. Nach dem Tagesabschluss sind keine weiteren Buchungen auf diesen Buchungstag möglich! Nach der nochmaligen Bestätigung des Kassen-Tagesabschlusses wird ein Tagesbericht mit den wichtigsten Daten erstellt. Seite 51
Durch das Anklicken des Button Tagesbericht wird ein PDF-Dokument mit der Zusammenfassung der wichtigsten Daten geöffnet. Die PDF-Datei ist entsprechend zu drucken und zu archivieren. Seite 52
4.5. Kassenanfangsbestand Zu Beginn jedes Tages an dem Einnahmen oder Ausgaben gebucht werden sollen, muss ein Kassenanfangsbestand eingetragen und gespeichert werden. Als Vorgabe wird der Kassenendbestand des letzten Buchungstages verwendet. Eine Korrektur ist daher nur notwendig, wenn z. B. der Kassenendbestand am Vorabend falsch gezählt wurde oder in der Nacht Geld aus der Kasse gestohlen wurde. Der Kassenendbestand des Vortages und der Kassenanfangsbestand sind daher (fast) immer gleich. Erst nach der Speicherung des Anfangsbestandes können Buchungen für diesen Tag durchgeführt werden. Nach einer Sicherheits-Rückfrage wird der Kassenanfangsbestand gespeichert. Nach dem Speichern des Kassenanfangsbestands kann mit dem Kassieren an diesem Tag begonnen werden. Seite 53
5. Gutscheinverwaltung Gutscheine verkaufen und einlösen Gutscheine sind ein beliebtes Geschenk für Freunde und Familienmitglieder. Durch die integrierte Gutscheinverwaltung können Geschenkgutscheine schnell und einfach erstellt, kassiert und eingelöst werden. 5.1. Geschenkgutschein verkaufen Geschenkgutscheine können wie Dienstleistungen bzw. Produkte über die Auswahlfelder in der Kasse ausgewählt werden. Nach der Auswahl eines Gutscheins wird dieser in die Kasse eingefügt und in der Kassenliste angezeigt: Der Wert des Geschenkgutscheins kann während des Kassiervorgangs geändert werden. So kann ein beliebiger Gutscheinwert eingetragen werden. Nach dem erfolgreichen Kassiervorgang werden die Gutscheindaten der gekauften Gutscheine zusammengefasst. Seite 54
Es wird automatisch eine eindeutige Gutschein-Nummer in der Gutscheinverwaltung generiert. Diese zwölfstellige Gutschein-Nummer (Gutschein-Barcode) ist für das spätere Einlösen des Geschenkgutscheins erforderlich. Neben der Gutschein-Nummer wird auch das Erstellungsdatum und das Gültigkeitsdatum angezeigt. Die Gültigkeit beträgt 3 Jahre nach dem Kauf des Gutscheins. Nach dem Anklicken von Gutschein- Daten in der Tabelle kann zusätzlich zur internen Gutschein-Nummer eine eigene eindeutige Gutschein- Nummer für diesen Gutschein eingetragen werden. In diesem Formular kann auch ein Gutschein-Text eingetragen werden, der auf dem Gutschein aufgedruckt wird. Wenn der Wert des Gutscheins nicht auf dem Gutschein stehen soll, kann dies durch Markieren des Ankreuzfeldes kein Preis auf Gutschein eingestellt werden. Seite 55
Durch das Anklicken des Button Gutschein DIN lang wird ein Geschenkgutschein im DIN lang- Format (1/3 DIN A4-Seite) mit allen erforderlichen Daten automatisch als PDF-Dokument generiert. Die Abbildung zeigt einen Geschenkgutschein mit folgenden Daten: Firmenlogo des Salons Anschrift mit Kontaktdaten Erstellungsdatum und Gültigkeitsdatum Die interne Gutschein-Nummer und den entsprechenden Barcode Den Wert des Geschenkgutscheins (falls nicht kein Preis auf Gutschein gewählt wurde Evtl. den zusätzlichen Gutschein-Text Evtl. die eigene Gutschein-Nummer Seite 56
5.2. Geschenkgutschein einlösen Geschenkgutscheine können während des Kassiervorganges eingelöst werden. Hierzu ist die Eingabe des Gutscheincodes in das entsprechende Eingabefeld erforderlich oder über einen Barcode-Scanner. Die eingetragene bzw. eingescannte Gutschein-Nummer wird auf Gültigkeit überprüft und als Artikel in der Kasse angezeigt. Der Gutscheinbetrag kann natürlich nicht verändert werden. Geschenkgutscheine können nur einmalig eingelöst werden und verlieren danach deren Gültigkeit. Es wird immer der vollständige Gutscheinwert eingelöst. Hinweis: Gutscheine können nicht bei Laufkunden eingelöst werden. Der Kunde muss in der Kundenverwaltung gespeichert sein. Seite 57
Wenn der eingelesene Gutschein gültig ist, wird dieser in der Kassenliste angezeigt und der Gutscheinwert abgezogen. Hinweis: Ist der Wert des Gutscheins höher als der zu bezahlende Betrag, wird der Restwert als Guthaben bei der Kundin bzw. dem Kunden gespeichert. Seite 58
6. Logout Nach dem Anklicken des Menüpunktes Logout wird die Verbindung zum Salonportal getrennt und der Benutzer abgemeldet. Durch die Logout-Funktion erfolgt eine ordnungsgemäße Abmeldung am System. Seite 59
7. Anhang 7.1. Sichere und einfache Anmeldung mit dem Yubikey Alternativ zur Eingabe eines Passworts bei der Anmeldung zum Salonportal kann ein Yubikey verwendet werden. Ein Yubikey ist ein kleines Kunststoffteil mit USB-Anschluss und liefert bei Berührung mit dem Finger einen Zugangscode. Die Anmeldung zum Salonportal erfolgt durch die Eingabe des Benutzernamen und eine Berührung des Yubikey. Es ist keine Passworteingabe für die Anmeldung erforderlich. Seite 60
7.2. Verwendung eines Barcode-Scanner Der Barcode-Scanner kann zum Kassieren von Verkaufprodukten verwendet werden, sowie zur Lagerbestandsverwaltung von Kabinettware und Verkaufsprodukte. Auch das Einlösen von Gutscheinen wird durch die Nutzung des Barcodes auf den Geschenkgutscheinen erleichter. Seite 61