A BFRAGEN IN M ICROSOFT A CCESS Was macht eine Abfrage? Eine Abfrage speichert keine Daten, sondern nur die Vorschrift, welche Daten wie angezeigt und ausgewertet werden sollen. Abfragen können Daten aus einer Tabelle, aus mehreren Tabellen und sogar aus anderen Abfragen enthalten. Es wird eine dynamische Auswahl jener Datensätze erzeugt, die den Abfragekriterien entsprechen. Alle Änderungen, die an den Feldinhalten der Abfrage durchgeführt werden, bewirken auch Änderungen in den zugrunde liegenden Tabellen! Was kann eine Abfrage? Mit einer Abfrage kann man:? Daten aus mehr als einer Tabelle ansehen und bearbeiten,? eine Auswahl an Feldern und Daten treffen, die man sich ansehen möchte,? Datensätze sortieren,? Berechnungen durchführen bzw. Gesamtsummen ermitteln Einfache Abfragen mit einer Tabelle Abfragen stellen in Access einen eigenen Objekttyp dar. Im Datenbankfenster von Access ist ein eigenes Register dafür vorgesehen. Abfragen können entweder mit einem Assistenten oder manuell erstellt werden. In jedem Fall können Abfragen später verändert und angepasst werden.
Sortieren: Hier kann jenes Datenfeld ausgewählt werden, nach dem die Abfrage sortiert werden soll. Anzeigen: Hier kann angegeben werden, ob das Feld in der Auswertung angezeigt werden soll. Kriterien: Hier kann nach bestimmten Feldinhalten gefiltert werden. Abfragen mit umfangreichen Auswahlbedingungen Es können unterschiedliche Operatoren verwendet werden, um die Bedingungen zu definieren, welche Datensätze der Tabelle angezeigt werden sollen. Hier die wichtigsten: Vergleichsoperator Funktion Beispiel = gleich = Romantik > größer > 90 > 22.04.2010 < kleiner < 120 < 22.04.2010 >= größer oder gleich >= 22.04.2010 <= kleiner oder gleich <= 126 <> ungleich <> Österreich
Der Wie-Operator ist ein sehr flexibler Operator, um Texte auf darin enthaltene Zeichen zu überprüfen. Er kann nur für Textfelder eingesetzt werden. Ergänzt wird der Operator durch zwei Platzhalterzeichen: * der Joker, steht für eine beliebige Anzahl von Zeichen Beispiel: Wie Ko* findet alle Zeichenfolgen, die mit Ko beginnen.? die Wilcard, steht für genau ein Zeichen Beispiel: Wie H?ber findet sowohl Huber als auch Heber. Mit dem Zwischen-Operator kann ein auszuwählender Bereich eingeschränkt werden. Beispiel: Alle DVD-Entleihungen zwischen 01.01.2009 und 03.06.2009 Der Ist-Null-Operator prüft, ob ein Feld leer ist, um Datensätze auszuwählen, bei denen in bestimmten Feldern noch nichts eingegeben wurde. Der Ist-nicht-Null-Operator prüft, ob das Feld einen Inhalt hat. Mehrere Kriterien können gleichzeitig durch und bzw. oder verknüpft werden.
Abfragen mit mehreren Tabellen Abfragen können auch verwendet werden, um dynamische Daten aus verschiedenen Tabellen zu verknüpfen. Im Abfrageentwurfsmodus müssen alle Tabellen hinzugefügt werden, welche die benötigten Felder enthalten. Die Beziehungen zwischen den Tabellen werden automatisch übernommen. Berechnete Felder in Abfragen Berechnete Felder können in Abfragen definiert werden. Durch das Ausführen der Abfrage werden sämtliche berechnete Werte neu ermittelt. Im Abfrageentwurf wird für ein berechnetes Feld eine neue Spalte verwendet. Zuerst wird der Name des Feldes mit Doppelpunkt eingegeben. Im Anschluss kann der berechnete Ausdruck eingegeben werden. Bestehende Feldnamen werden von Access automatisch in eckigen Klammern eingeschlossen.
Beispiele für berechnete Felder: Aufgabe Der DVD-Wert inkl. USt soll errechnet werden. Die Entlehnungsdauer einer DVD soll errechnet werden. Der gesamte Kundenname soll angegeben werden. In einer Kundenstatistik soll zwischen inländischen und ausländischen Gästen unterschieden werden. Es soll das durchschnittliche Monatseinkommen eines Arbeitnehmers errechnet werden. Formel Bruttowert: [Nettowert] * 1,2 AnzahlTage: [RückgabeDatum] [EntlehnungsDatum] + 1 GanzerName: [Vorname] & & [Nachname] Statistik: Wenn([Land]= A ; Inland ; Ausland ) Monatseinkommen: [Jahreseinkommen] / 14 Die Schreibweise der Ausdrücke ist jener von Excel sehr ähnlich. Auch viele bekannte Excel- Funktionen können in Access-Funktionen verwendet werden. Diese Ausdrücke für die berechneten Felder werden in der Zeile Feld eingetragen. Wird die Eingabe unübersichtlich, kann mit der Tastenkombination Umschalt + F2 der Eingabebereich vergrößert werden. Alternativ kann auch mit Strg + F2 oder dem Zauberstab der Ausdrucks-Generator gestartet werden Hier können Ausdrücke mit wenigen Mausklicks generiert werden.
Parameterabfragen Durch Parameter können Abfragen flexibel gestalte werden. Bei immer wiederkehrenden Änderungen bestimmter Kriterien, können diese als Parameter beim Ausführen der Abfrage eingegeben werden. Um Eingaben in Abfragen als Parameter zu deklarieren, wird statt dem Kriterium ein Ausdruck in eckigen Klammern eingegeben. Beim Öffnen der Abfrage wird ein Dialogfenster eingeblendet, in dem der aktuelle Parameter eingegeben werden kann. Um den Parameter für das Genre der DVD zu definieren, muss in die Kriteriumszeile [Bitte Lieferant eingeben] eingetragen werden. Es dürfen hierbei keine Rufezeichen verwendet werden. Zusammenfassung und Berechnung von Daten Durch das Symbol? kann das zusätzliche Feld "Funktionen" eingefügt werden. Folgende Einstellungen können unterschieden werden: 1. Funktionen zur Zusammenfassung von Daten: Gruppierung: Mit dieser Einstellung werden alle gleich lautenden Feldinhalte zusammengefasst und gruppiert. Um z. B. die Gesamtentlehnungen nach DVDs gruppiert anzuzeigen, wird Gruppierung für das Feld DVD ausgewählt. Bedingung: Diese Einstellung muss ausgewählt werden, wenn ein Feld nur zur Selektion
verwendet wird. Wird diese Option für ein Feld ausgewählt, blendet Microsoft Access dieses Feld im Abfrageergebnis durch Deaktivieren des Kontrollkästchens aus. Ausdruck: Mit dieser Einstellung wird ein berechnetes Feld erstellt, in dessen Ausdruck eine Funktion angegeben wird. Normalerweise wird ein berechnetes Feld erstellt, wenn mehrere Funktionen in einem Ausdruck verwendet werden. 2. Funktionen zur Berechnung von Daten: Summe: Summe der Werte eines Feldes Mittelwert: Durchschnitt eines Feldes Min: Niedrigster Wert eines Feldes Max: Höchste Wert eines Feldes Anzahl: Anzahl der Werte eines Feldes ohne Berücksichtigung von Nullwerten Erster Wert: Liefert den Wert des Feldes im ersten Datensatz Letzter Wert: Liefert den Wert des Feldes im letzten Datensatz Auswertungsmöglichkeiten in Access Aktualisierungsabfrage: Mit der Auswahl Aktualisierungsabfrage wird im Abfragefenster die Zeile"Aktualisieren" eingeblendet. In der jeweiligen Spalte wird nun jener Ausdruck eingegeben, mit dem der neue Wert errechnet wird. Anfügeabfragen: Es werden Datensätze generiert, die zu einer Tabelle hinzugefügt werden.
Löschabfragen: Mit Kriterien können Datensätze ausgewählt werden, die automatisch gelöscht werden. Kreuztabellenabfragen: eine sehr mächtige Abfrageform, die den Pivottabellen von Excel ähnelt.