Scannen, E-Akte, Digitaler Output - nur eine Frage der Technik? Memo-Tagung 07.06.2016 Autor: Volker Rombach Version: 31.05.2016 1.0 1
Wer wir sind Kommunaler IT-Dienstleister in NRW mit Sitz in Hemer Über 40 Jahre Unternehmensgeschichte Zweckverband KDVZ Citkomm und Citkomm Services GmbH 190 Mitarbeiter Garant für engagierte und qualifizierte IT Beratung Kooperation mit KDZ Westfalen-Süd CITKOMM 2
Es war einmal vor mehr als 200 Jahren 1803 Badische Aktenheftung 1886 Soennecken Briefordner und Locher Quelle: Wikipedia 3
Praxis der Aktenaufbewahrung - Langzeitarchivierung - Aussonderung Quelle: Rombach 4
Medienbrüche bei Papieraktenführung E-Mail (De-Mail/E-Postbrief) PC-Fax Digitale Beweisfotos Webformulare statt Papierfragebögen Elektronische Sachbearbeitung Office-Produkte statt Schreibmaschinen 5
Behandlung von Papiereingängen Scannen Dokumentenvorbereitung Dokumentennachbereitung Beweiswerterhaltung Scanprozess nach TR-RESISCAN 6
Wer scannt wo? Externer Scandienstleister Massengut Laufzeiten Verantwortung Kommunaler IT-Dienstleister Zentrale Poststelle/Scanstelle Alle Prozesse Einzelne Prozesse Zentraler Scanarbeitsplatz in einem Fachdienst Jeder Sachbearbeiter 7
Wer erfasst wann welche Metadaten? Frühes Scannen Vorindexierung Rückläufer mit OCR-, Bar- oder QR-Code Detailanreicherung im späteren Prozess Spätes Scannen Vollindexierung Automatisierte Volltexterschließung per OCR Handschrifterkennung Fehlerquote Verbindlichkeit der Informationserschließung 8
Leerseitenerkennung und -entfernung Automatisiert Datenvolumen des Scans < x-bytes = Leerseite? Ausblenden von Schmutzrändern bei Bewertung Ausblenden von Lochungen bei Bewertung Ausblenden von definierten Bildbereichen Umweltschutzpapier, Umweltengel auf Umschlägen, Manuell Bestätigung der inhaltlichen und bildlichen Übereinstimmung Gar nicht? Vollständigen Scan zusätzlich speichern? 9
Ein Beispielprojekt Digitalisierung von Schriftgut im Bereich Verkehrsordnungswidrigkeiten Produktiv seit 2010 Aktuell 3. externer Scandienstleister Elektronische Aktenführung in zwei Kreisverwaltungen Ca. 100.000 eingehende Papierdokumente/Jahr (nur OWI) 10
Dokumententypen Anzeigen aus fließendem und ruhendem Verkehr (Geschwindigkeit, Rotlicht, Parken, Ladungssicherung) Inkl. Graustufen- und Farbfotos Unfallanzeigen Inkl. Bildmappen mit Graustufen- oder Farbfotos Inkl. A3 Unfallskizzen mit Farbmarkierungen Rücklaufende Anhörungsbögen mit handschriftl. Eintragungen Rechtsanwaltsschreiben/Stellungnahmen, etc. Rücklaufende Akten von Staatsanwaltschaften Rücklaufende Akteneinsichten von Rechtsanwälten 11
Gesetzliche Grundlage 110 OWIG - Vorgaben Bei Digitalisierung kennzeichnen dass es ein digitalisiertes Dokument ist wer es digitalisiert hat wann es digitalisiert wurde Bei ersetzendem Scannen zusätzlich ob die Scanvorlage ein Original oder eine Kopie war Beglaubigung der bildlichen und inhaltlichen Übereinstimmung mittels qualifizierter elektronischer Signatur 12
Umsetzungshilfen und Richtlinien 2016 Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit: Baustein Scanprozess BSI TR 03138: Ersetzendes Scannen (TR-RESISCAN) BSI TR 03125: Beweiswerterhaltung kryptografisch signierter Dokumente (TR-ESOR) GOBD 13
Zahlen und Fakten SSC Ein zentraler externer Scandienstleister Zentrale Rücksendeadressen Gesamtzahl der vom Scan-Center gelieferten Dateien 2500 2000 1500 1000 500 30% 25% 20% 15% 10% 5% Clearingquote Dateien Clearingfälle Ein zentrales Fachverfahren 0 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Kalenderwoche 0% Elektronische Posteingangskörbe mit Importfunktion E-Akte-Modul des Fachverfahrensherstellers Automatisierungsgrad der Zuordnung > 97 % Zentrale Aufbewahrung der Papieroriginale 14
Herausforderungen SSC Post- und Scanlaufzeiten Scan- und Druckqualitäten Dateigrößen und Datenübertragungszeiten Bis Mai 2011 fehlende rechtliche Grundlage auf Landesebene Widerstände auf richterlicher Seite gegen Anerkennung von gescannten Dokumenten 15
Qualitätssicherung Eingangsprotokollierung/Eingangsstempelung Abgleich Eingangsmenge/Scanmenge Abgleich Scanmenge/Importmenge in E-Akte Beweiswerterhaltende Speicherung inkl. Umspeichern/Übersignieren Clearingstelle für Fehlerfälle/Irrläufer/unklare Zuordnung Funktionen zur Anforderung von Re-Scans 16
Rechtssicheres ersetzendes Scannen Schutzbedarfsanalyse Dokumentation und Qualitätssicherung des Prozesses Prüfkriterien für Organisation, Technik, Personal Einzelgesetzliche Regelungen Transfervermerk mit QSIG entsprechend z. B. OWIG Regelungen der Justiz Transfervermerk mit QSIG Digitalisat mit QSIG Signaturprüfung vor Übernahme in sichere Aufbewahrung 17
Digitaler Output an Prozessbeteiligte Zustellung per E-Mail Datenschutz Schriftformersatz, Zugangseröffnung und Adressverwaltung De-Mail Zugangseröffnung und Adressverwaltung E-Postbrief Schriftformersatz und Zugangseröffnung Bürgerpostfach/Unternehmenspostfach Verwaltung von Adressen Aktenaustausch auf Basis xdomea, xjustiz Web-Plattform für z.b. Akteneinsicht 18
Digitaler Output an Archiv Vorgaben der Archivare Pdf-Version Metadaten Signaturen Bereitstellung Schnittstellen aus DMS und Fachverfahren Abtrennung aus Datenbestand Aktive Fälle vs. abgeschlossene Fälle vs. auszusondernde Fälle 19
Handlungsfelder Masterplan E-Government Handlungsfeld Organisation Prozessanalyse Handlungsfeld Technik IT-Architektur Bedarfsfeststellung Handlungsfeld Management Festlegung strategischer Ziele Ermittlung Optimierungspotenzial Integrationskonzept Aufbau Geschäftsmodell und Finanzierung Einführungskonzept Elektronische Aktenführung Kompetenzanalyse Aus- und Weiterbildungskonzept Personal Planung Leitprojekte Umsetzungsstrategie Zeit- und Ressourcenplanung Projektorganisation 20
???? Fragen??? Ihr Ansprechpartner: Volker Rombach E-Governmentkoordinator rombach@citkomm.de rombach@kdvz-citkomm.de-mail.de www.citkomm.de 21