Nach der Gründung: Digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Nach der Gründung: Digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater -Steuerforum, 7. & 8. Oktober 2016 in Berlin

Ihr Referent André Hübel DATEV eg Niederlassung Berlin E-Mail: andre.huebel@datev.de Internet: www.datev.de/unternehmensloesungen

Wer ist DATEV? Genossenschaft von >40.000 Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Rechtsanwälten Unterstützung aller Dienstleistungen der DATEV-Mitglieder und für deren Mandanten Hauptsitz in Nürnberg 25 Niederlassungen in Deutschland Softwarehaus und IT-Dienstleister mit über 50 Jahren Erfahrung mit Software, Services und Rechenzentrums- Dienstleistungen 12 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen Ca. 150.000 Unternehmen nutzen DATEV-SW DATEV-Rechenzentrum ist Datendrehscheibe zwischen Unternehmen, Steuerberatern und rund 200 Institutionen (z. B. Finanzverwaltung, Krankenkassen, Banken) umfangreicher Service rund 2,5 Mio. Servicekontakte jährlich mehr als 100.000 Seminarteilnehmer pro Jahr 3

Themen des Vortrags im Überblick 1. Themeneinführung Digitalisierung 2. Grundlagen elektronische Rechnung & Archivierung 3. Zeitnahe Buchführung mit digitalen Belegen 4. Digitalisierung Lohnabrechnung 5. Qualitätsbuchführung 4

Digitale Wirklichkeit oder Wunschvorstellung? 6

Grundlagen elektronische Rechnung & Archivierung

Das bringt Ihnen der Einsatz von erechnungen Durch die Digitalisierung des Rechnungsverkehrs kann das Unternehmen auf den zunehmenden Wettbewerbsdruck reagieren Digitalisierung als Wettbewerbsfaktor auf Anforderungen wichtiger Geschäftspartner reagieren Zeit einsparen (Transportwege, Liquidität) umweltbewusst agieren 9 Kosten für Papier, Druck, Porto senken

Prozesskosten (beispielhaft) für Rechnungssender Drucken Kuvertieren Verschicken Zahlung oder Mahnung Zahlungsabgleich Cash Management Archivierung Vollkosten Papier 3,90 0,50 4,50 2,20 11,10 elektronisch, automatisiert 0 0,40 3,00 0,80 4,50 * Einsparung pro Rechnung 6,60 = 59 % Quelle: Billentis Marktstudie 2014 E-Rechnung Drei Impulsgeber verändern den Markt *Berücksichtigt sind 0,30 Euro Transaktionskosten für E-Invoicing Dienstleister 10

Prozesskosten (beispielhaft) für Rechnungsempfänger Empfangen Zuordnen Erfassen Prüfen Bestellabgleich Reklamation bearbeiten Zahlung Cash Management Archivierung Vollkosten Papier 1,10 3,00 4,00 2,50 4,80 2,20 17,60 elektronisch, automatisiert 0 0 1,20 2,00 2,00 0,80 Einsparung pro Rechnung 11,20 = 64 % Quelle: Billentis Marktstudie 2014 E-Rechnung Drei Impulsgeber verändern den Markt *Berücksichtigt sind 0,30 Euro Transaktionskosten für E-Invoicing Dienstleister 6,40 * 11

Recht und Steuern: Was gilt es zu beachten? Elektronische Rechnungsabwicklung & Archivierung erechnung - Rechtliches Archivierung inkl. GoBD 06.10.20 16 12

Definition Rechnung und Definition erechnung Definition Rechnung: (UStG 14) Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Definition erechnung: (UStG 14) Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Übermittlungswege per E-Mail (Bilddatei, Textdatei) DE-MAIL oder E-POSTBRIEF Computerfax/Faxserver Webdownload EDI (Datenaustausch) 13

Sicherheitstechnische und rechtliche Anforderungen an eine elektronische Rechnung (ab 1. Juli 2011) Authentizität Echtheit der Herkunft Integrität Unversehrtheit des Inhalts Lesbarkeit Lesbarkeit der Rechnung eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers keine Veränderung der Daten gewährleistet durch innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad alternativ: QES oder EDI während der Aufbewahrungsfrist verfügbar und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers Zustimmung bedarf keiner besonderen Form Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung 14

Relevante Prüfschritte eines Innerbetrieblichen Kontrollverfahrens Prüfung, ob alle Angaben gem. 14 (4) UStG auf der Rechnung enthalten und korrekt sind (Pflichtangaben einer Rechnung) Prüfung der Lesbarkeit der Rechnung Prüfung der Herkunft der Rechnung. Anhaltspunkt kann bspw. ein Abgleich der Absenderadresse mit der angegebenen Bankverbindung oder Steuernummer sein Prüfung auf doppelte Rechnung Prüfung, ob die Rechnung sachlich richtig ist, z. B. durch Abgleich der Rechnung mit Liefer- und Leistungsnachweisen, Bestellungen, Verträgen oder Vereinbarungen Prüfung, ob die richtigen Leistungsmengen und die vereinbarten Preise in Rechnung gestellt wurden Prüfung, ob die Rechnung rechnerisch richtig ist 15

Herausforderung elektronische Archivierung Archivierung (elektronisch) als Stolperstein für Unternehmen 16

Herausforderung elektronische Archivierung Die Speicherung gewaltiger Datenmengen in Form einer elektronischen Archivierung wird eine der zukünftigen Herausforderungen für Unternehmen. 17

Aufbewahrungsfristen (gültige Rechtslage) Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen empfangene und abgeschickte Handels- und Geschäftsbriefe 10 Jahre 6 Jahre Buchungsbelege sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind 10 Jahre 6 Jahre 18

GoBD Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Die Taktik der Finanzverwaltung GoBD Zusammenhänge: von der E-Bilanz bis zur Betriebsprüfung E-Bilanz XBRL-Datei Finanzamt automatisierte Veranlagung Steuerberater Daten vermehrt digital ESt-/KSt- Deklaration Abweichungsanalysen auf Basis XBRL-Daten veranlagt Unternehmen risikoorientierte Prüfung häufiger die Richtigen prüfen Betriebsprüfung Die progressive und retrograde Prüfung gilt nicht nur vom Beleg bis zum Jahresabschluss, sondern auch vom Beleg bis zur Steuererklärung und zurück (GoBD Rz. 33). 20

GoBD betroffene Prozesse und IT-Systeme (GoBD Rz. 16/20) Warenwirtschaft Faktura Rechnungsausgangsbuch Materialwirtschaft Kassen Finanzbuchführung Jahresabschluss A Rechnungseingangsbuch P Gewinn Fahrtenbuch Taxameter Berechnungen von Darlehen, Eigenverbrauch (Steuer)-Rückstellungen, Bestandsveränderungen... (Vor-)Systeme mit Grundaufzeichnungsfunktionen (Haupt-)Systeme mit Journal-/ Kontenfunktionen Zeiterfassung für Lohn/Faktura Lohnabrechnung Anlagenbuch- Anlagenbuchführung Archivsysteme (unter anderem DATEV DMS) 21

Inhalte, Begriffe der GoBD (nicht abschließend) Unveränderbarkeit? Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss die Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung), nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können (GoBD Rz. 108). 22

Ersetzendes Scannen

Voraussetzungen für das Ersetzende Scannen Was ist Ersetzendes Scannen? Kann ich meine Belege nach dem Scannen wegwerfen? Empfehlung bisher: Nein. Empfehlung künftig: Ja, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden. 24

Voraussetzungen für das Ersetzende Scannen Voraussetzung für die Vernichtung der Papierbelege Archivierungssoftware revisionssicheres Archiv für eine unveränderbare Speicherung der Belege, wie z. B. DATEV Unternehmen online Verfahrensdokumentation Prozesse vom Eingang des Papierbelegs über den Scanvorgang bis hin zur Vernichtung müssen dokumentiert sein 25

Digitalisierung Belegaustausch (Buchführung Online) Wie kommt der digitale Beleg in die Buchhaltung?

Die Auswirkung der Digitalisierung auf die Zusammenarbeit Unternehmen - Steuerkanzlei zum digitalen Beleg Mount Everest ~500.000.000 digitale Belege vom Pendelordner + ~10.000.000 neue Belege monatlich 28

Blick in den Arbeitsalltag vieler Unternehmen (Mandanten) ohne digitale Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei Belege prüfen, sortieren und bezahlen Belege für den Pendelordner kopieren und sortieren Zeiterfassungslisten führen Belege zur Kanzlei bringen Kontoauszüge drucken und mit Belegen abgleichen Offene-Posten-Liste selbst nachhalten und mit Auswertungen von Kanzlei vergleichen 29 29

Wie erfolgt meistens der Belegablauf? für die Steuerkanzlei Schwachstellen unvollständige Informationen Zeitverzug zwischen Buchen und Geschäftsbetrieb logistischer Aufwand Ablage im Unternehmen 30

Steuerung Ihres Unternehmens darf kein Zufallsergebnis sein! 31

z.b. eine aktuelle Liquiditätsvorschau in die Zukunft 32

Buchführung mit Zukunft digitaler Belegaustausch für die Steuerkanzlei Ihr Vorteil Ablage im Unternehmen logistischer Aufwand entfällt Belege bleiben im Unternehmen kein Zeitverzug zwischen Buchen und Geschäftsbetrieb aktuelle Auswertungen in Echtzeit ermöglichen aktuellen Überblick, da alle Infos enthalten sind und: die Belege sind revisionssicher für die Betriebsprüfung archiviert 33

Abgrenzung analoge und digitale Belegbearbeitung analoge Belegbearbeitung Rechnungsbearbeitung Posteingang Buchung Ablage analoger Prozess: aufwendig nicht transparent hohe Fehlerquote teuer digitale Belegbearbeitung Posteingang Scannen und/oder Upload Vernichten der Papierunterlagen Buchungsvorschlag Rechnungsbearbeitung digitale Ablage revisionssicheres Archiv digitaler Prozess: effizient und transparent Ordnung der Ablage einfache Suche unterstützte Erfassung (OCR-Buchungsassistent) nachvollziehbarer Prozess (durch Dokumentation) Sicherheit der Daten 34

Am Beispiel: DATEV Unternehmen online Die Organisationslösung für intelligente Prozesse. Und das DATEV-Rechenzentrum verbindet. Unternehmen DATEV-Rechenzentrum Kanzlei Belege senden DATEV Unternehmen online Buchführung Beleg Buchung Datensicherheit Auswertungen Zahlungsvorschläge

DATEV Unternehmen online Organisationslösung, die verbindet Unternehmen Belege scannen DATEV Unternehmen online aktuelle Zahlen 36

Praxisbeispiel: elektronische oder digitalisierte Rechnung anhand von DATEV Unternehmen online

Ansicht der Belege Online Belegbearbeitung 38

DATEV Unternehmen online Zahlen vom digitalen Beleg Der Zahlungsträger füllt sich von selbst und kann vom Unternehmen sofort überwiesen werden. 39

DATEVconnect online Mandant Wie kann ich meine Rechnungen inkl. Informationen für die Finanzbuchführung meinem Steuerberater übergeben? Steuerberater Unternehmen nutzt eine Cloud- Lösung, um Rechnungen zu schreiben Kanzlei übernimmt Finanzbuchführung/Jahresabschluss Herausforderung beim Mandanten umständliche Übergabe der Rechnungen Herausforderung in der Kanzlei manuelle Buchung der Rechnung notwendig, obwohl Mandant die Daten bereits elektronisch erstellt hat 40

Ablauf mit DATEVconnect online ERP-Cloud-Lösung anderer Anbieter im externen Rechenzentrum DATEV- Rechenzentrum Unternehmen online digitalisierte Rechnung (Bild und Buchungsinformation) DATEV Authentifizierung z. B. DATEV SmartLogin Zugriff auf digitalisierte Rechnung Unternehmen Steuerberater 41

Digitalisierung Lohnabrechnung Muss ich denn alles auf Papier abwickeln?

Personalwirtschaft - heutige Realität des Datenaustausches Datenaustausch zwischen Kanzlei und Unternehmen für die Personalwirtschaft heute Die Daten werden mittels Fax, Post oder Telefon an die Kanzlei übermittelt. Unternehmen Kanzlei Die Auswertungen zur Lohnabrechnung werden mittels Post oder E-Mail dem Unternehmen zur Verfügung gestellt. 44

Wie funktioniert DATEV Unternehmen online (compact)? Unternehmen Steuerberater ausgewählte Lohndaten eingeben Daten einlesen Lohnabrechnung durchführen Auswertungen ansehen Auswertungen bereitstellen 45

DATEV Unternehmen online Unternehmen können Ihre Lohndaten vorerfassen geringerer Erfassungsaufwand schneller und sicherer Datenaustausch 46

Auswertungen an Arbeitnehmer versenden DATEV Arbeitnehmer online ( www.datev.de/an-online ) geringerer Aufwand bei der Verteilung der Abrechnungen im Unternehmen Zugriff für Arbeitnehmer jederzeit und von jedem Ort aus verlegte/verlorene Dokumente können eigenständig heruntergeladen werden höchste Sicherheit und Datenschutz für die sensiblen Daten 47

Qualitätsbuchführung/Qualitäts-BWA

Die Qualitätsbuchführung als Basis: Wie erfolgreich war ich im letzten Monat? Die BWA Monatswerte kumulierte Werte 50

Die Qualitätsbuchführung als Basis Der BWA-Optimierer DATEV eg; alle 51

Die Qualitätsbuchführung als Basis Der BWA-Optimierer DATEV eg; alle 52

Die Qualitätsbuchführung als Basis Der BWA-Optimierer Sehr gutes Ergebnis??? DATEV eg; alle 53

Die Qualitätsbuchführung als Basis: Der BWA-Optimierer Das ist der alte Gewinn! Das ist der neue Gewinn! 54

DATEV Tool Liquiditätsvorschau 55

Liquiditätsvorschau 56

Branchenvergleich: Vergleich mit anderen Unternehmen 24.11.20JJ Blatt 1 Eigener Betrieb Eigener Betrieb 57

Fragen, Anmerkungen, Anregungen? 58