WW2002SB Autorin: Charlotte von Braunschweig Inhaltliches Lektorat: Ortrun Grill, Frank Schabert Überarbeitete Ausgabe vom 24. Mai 2007 by HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Microsoft Word 2002 für Windows Themen-Special: Serienbriefe Internet: www.herdt.com Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. WW2002SB Diese Unterlage wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT- Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich. Diese Schulungsunterlage wurde auf 100 % chlorfrei gebleichtem Papier (TCF) gedruckt.
Inhaltsverzeichnis Word 2002 - Themen-Special: Serienbriefe I 1 Grundlagen des Seriendrucks...4 1.1 Was Sie wissen sollten...4 1.2 Das Prinzip des Seriendrucks...5 1.3 Die Arbeitsschritte zur Serienbrieferstellung...6 1.4 Datenquelle erzeugen...6 1.5 Serienbrief erzeugen...8 1.6 Serienbrief drucken...10 1.7 Datenquelle nachträglich bearbeiten bzw. einbinden...10 1.8 Mit der Symbolleiste SERIENDRUCK arbeiten...12 1.9 Schnellübersicht...12 1.10 Übung...13 5 Serienbriefe durch Felder individualisieren... 44 5.1 Felder in Seriendokumenten verwenden...44 5.2 Nächsten Datensatz ohne Seitenwechsel einfügen...46 5.3 Mit einem FILL-IN-Feld individuellen Text eingeben...47 5.4 Mit einem ASK-Feld Informationen erfragen...48 5.5 Mit einem REF-Feld Textmarkeninhalt einfügen...50 5.6 Berechnungen mit Textmarken durchführen...51 5.7 Schnellübersicht...53 2 Praxisbeispiele für Seriendokumente...14 2.1 Verschiedene Seriendruckdokumente erstellen...14 2.2 Brief erstellen/anschreiben für die Kunden anfertigen...15 2.3 Brief mit Grafiken optisch aufbereiten...17 2.4 Grußzeile dem Geschlecht des Empfängers anpassen...18 2.5 Verzeichnis anfertigen...19 2.6 Briefumschläge bedrucken...21 2.7 Adressetiketten bedrucken...22 2.8 Tipps für den Ausdruck von Seriendokumenten...24 2.9 Serienbriefe mit Outlook versenden...25 2.10 Schnellübersicht...26 2.11 Übung...26 3 Datensätze sortieren und filtern...28 3.1 Grundlagen der Sortierung...28 3.2 Datensätze sortieren...29 3.3 Datensätze filtern...31 3.4 Bedingungen mit UND oder ODER verknüpfen...33 3.5 Datensätze mit Ja/Nein-Daten filtern...34 3.6 Schnellübersicht...35 3.7 Übung...35 6 Mit Datenquellen arbeiten... 54 6.1 Hauptdokument in normales Dokument umwandeln...54 6.2 Hauptdokument mit anderer Datenquelle verbinden...55 6.3 Datenquellen strukturieren...56 6.4 Datenquellen ohne Steuersatz verwenden...58 6.5 Mit Seriendruckfeldern arbeiten...58 6.6 Schnellübersicht...61 6.7 Übung...62 7 Andere Datenquellen verwenden... 64 7.1 Daten importieren...64 7.2 Hinweise zum Verwenden verschiedener Datenquellen...66 7.3 Schnellübersicht...67 7.4 Übung...67 Stichwortverzeichnis... 68 4 Bedingungsfelder verwenden...36 4.1 Bedingungsfelder einfügen...36 4.2 Unterschiedliche Textpassagen ausgeben...37 4.3 Text in Serienbriefen genau positionieren...38 4.4 Seriendruckfelder korrekt anordnen...39 4.5 Verschachtelte Bedingungen verwenden...40 4.6 Seriendokumente mit Nummerierung versehen...42 4.7 Schnellübersicht...43
3 Word 2002 - Themen-Special: Serienbriefe 3 Datensätze sortieren und filtern In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Daten in einer bestimmten Reihenfolge sortieren und ausdrucken können wie Sie Daten nach bestimmten Kriterien filtern Voraussetzungen Grundlagen des Seriendrucks 3.1 Grundlagen der Sortierung Daten der Datenquelle sortieren In vielen Fällen kann es von Vorteil sein, Serienbriefe oder Listen in einer bestimmten Reihenfolge auszudrucken, beispielsweise wenn Sie Briefe nach dem Nachnamen der Adressaten oder deren Wohnort ausgeben lassen möchten. Word bietet dabei die Möglichkeit, die Daten mit Hilfe so genannter Sortierschlüssel sortieren zu lassen. Dabei wird jeweils zwischen auf- ( z.b. von A nach Z) und absteigender (von Z nach A) Sortierung unterschieden. Wozu dienen Sortierschlüssel? Mit Sortierschlüsseln legen Sie fest, nach welchem Feld die Datensätze sortiert werden. In Word können standardmäßig 3 Sortierschlüssel definiert werden. Mit dem ersten Sortierschlüssel legen Sie fest, nach welchem Feld die Datensätze sortiert werden. Ist ein weiterer Sortierschlüssel definiert, bestimmt dieser, nach welchem Feld sortiert wird, falls die Feldinhalte im ersten Sortierschlüssel identisch sind. Wurde ein dritter Sortierschlüssel festgelegt, bestimmt dieser die Sortierung, wenn die Inhalte des ersten und zweiten Schlüssels übereinstimmen. Hinweise zum Sortieren von Daten Um beim Sortieren das entsprechende Ergebnis zu erhalten, müssen folgende Vorgaben bereits beim Erstellen der Datenquelle berücksichtigt werden: Verwenden Sie Datumsangaben, dürfen diese ausschließlich aus Ziffern bestehen und können wahlweise durch Punkte, Schräg- oder Bindestriche getrennt werden. Zeitangaben müssen durch Doppelpunkte getrennt werden. Haben Sie eine Sortierung festgelegt, wird diese zusammen mit dem Hauptdokument gespeichert und steht beim erneuten Öffnen des Hauptdokuments wieder zur Verfügung. 28
Datensätze sortieren und filtern 3 3.2 Datensätze sortieren Übungsdatei: Verein, Verein1 Ergebnisdatei: Verein1-E Seriendokumente sortiert ausgeben Beispiel: Sie möchten für ein Vereinstreffen Einladungen versenden. Da Sie die Briefe der Adressaten, die in Ihrem Wohnort leben, selbst verteilen, möchten Sie die Briefe entsprechend nach Orten und Namen sortieren. Öffnen Sie das Hauptdokument (z.b. Verein1), und verbinden Sie es mit der Datenquelle (Verein). Blenden Sie über den Menüpunkt EXTRAS - BRIEFE UND SENDUNGEN - SE- RIENDRUCK-ASSISTENT den Aufgabenbereich SE- RIENDRUCK ein. Klicken Sie auf das Symbol in der Symbolleiste SERIENDRUCK. oder Wechseln Sie zum Schritt 3 des Seriendruck-Assistenten, und klicken Sie auf den Hyperlink EMPFÄNGER BEARBEITEN. Betätigen Sie im eingeblendeten Dialogfenster SERIENDRUCKEMPFÄNGER die Schaltfläche BEARBEITEN, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche FILTERN UND SORTIEREN. Wechseln Sie ins Register DATENSÄTZE SORTIEREN. Wählen Sie über den Pfeil des jeweiligen Listenfelds das gewünschte Feld aus, nach dem sortiert werden soll, z.b.: 1. Sortierschlüssel: Ort 2. Sortierschlüssel: Nachname 3. Sortierschlüssel: Vorname Sortierschlüssel festlegen Die Datensätze werden nach Orten sortiert. Bei gleichen Orten erfolgt eine Sortierung nach Namen. Falls Personen im gleichen Ort wohnen und den gleichen Namen besitzen, werden sie nach Vornamen sortiert. Legen Sie über die Optionsfelder für jeden festgelegten Sortierschlüssel fest, ob die Sortierung auf- oder absteigend erfolgen soll. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit OK, und erzeugen Sie den Serienbrief wie gewohnt. Die Seriendokumente werden in der gewählten Reihenfolge erstellt. Notizen 29
3 Word 2002 - Themen-Special: Serienbriefe Datenquelle "Verein" vor und nach der Sortierung Hinweise zur Verwendung von nicht mit dem Seriendruck-Assistenten erstellten Datenquellen Das Dialogfenster FILTERN UND SORTIEREN kann nur dann über die Schaltfläche BEARBEITEN im Dialogfenster SERIENDRUCKEMPFÄNGER geöffnet werden, wenn es sich bei der Datenquelle z.b. um eine über den Seriendruck-Assistenten erstellt Office-Adressliste handelt. Andernfalls (z.b. bei Verwendung von Access-Dateien) können Sie das Dialogfenster einblenden, indem Sie im Dialogfenster SERIENDRUCKEMPFÄNGER im Spaltenkopf den Pfeil anklicken und den Menüpunkt (WEITERE OPTIONEN...) aufrufen. Seriendokumente schnell sortieren Öffnen Sie das Dialogfenster SERIENDRUCKEMPFÄNGER. Klicken Sie auf den Kopf der Spalte, nach der Sie sortieren möchten. Die Datensätze werden aufsteigend sortiert. Durch erneutes Anklicken wechseln Sie zwischen aufbzw. absteigender Sortierung. Klicken Sie nacheinander unterschiedliche Spaltenköpfe an, um mehrere Sortierschlüssel festzulegen. Dabei ist immer der zuletzt angeklickte Feldname der 1. Schlüssel. Zur Überprüfung können Sie ins Dialogfenster FILTERN UND SOR- TIEREN, Register DATENSÄTZE SORTIEREN wechseln. Schließen Sie die Dialogfenster mit OK, und erzeugen Sie den Serienbrief wie gewohnt. Daten auf-...... bzw. absteigend sortiert Sortierschlüssel entfernen Um eine neue Sortierreihenfolge festzulegen, ist es empfehlenswert, alle vorhanden Sortierschlüssel zuvor zu löschen. Öffnen Sie das Dialogfenster FILTERN UND SORTIEREN, und wechseln Sie ins Register DATEN- SÄTZE SORTIEREN. Betätigen Sie die Schaltfläche ALLE LÖSCHEN. 30
Datensätze sortieren und filtern 3 3.3 Datensätze filtern Übungsdatei: Mitglieder, Mitglieder1 Ergebnisdatei: Mitglieder1-E Datensätze mit Bedingungen filtern Oftmals enthält eine Datenquelle mehr Datensätze, als Sie für Ihre Serienbriefe benötigen. In diesem Fall lohnt es sich, beim Einfügen bestimmte Datensätze aus dem Datenbestand auszuwählen, z.b. nur die Adressen derjenigen Kunden, die im Postleitzahlgebiet 6 wohnen. Dieser Vorgang wird Filtern genannt. Beim Filtern wird die Auswahl von Datensätzen von bestimmten Bedingungen (Filterkriterien) abhängig gemacht. Word prüft damit beim Erstellen des Seriendokuments, ob die Bedingung erfüllt ist. Ist dies der Fall, wird der Datensatz in die Liste eingefügt bzw. der Serienbrief erstellt. Ist die Bedingung nicht erfüllt, wird der Datensatz ignoriert. Öffnen Sie das Hauptdokument (z.b. Mitglieder1), und verbinden Sie es mit der entsprechenden Datenquelle (Mitglieder). Klicken Sie auf das Symbol in der Symbolleiste SERIENDRUCK. oder Wechseln Sie zum Schritt 3 des Seriendruck-Assistenten, und klicken Sie auf den Hyperlink EMPFÄNGER BEARBEITEN. Filterkriterien festlegen Betätigen Sie im Dialogfenster SERIENDRUCKEMPFÄNGER die Schaltfläche BEARBEITEN, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche FILTERN UND SORTIEREN. Wechseln Sie ins Register DATENSÄTZE FILTERN. Wählen Sie in der obersten Zeile im Listenfeld das Feld aus, an das Sie eine Bedingung knüpfen möchten. Wählen Sie aus dem Listenfeld die Art des Vergleichs aus, und geben Sie in das Eingabefeld den Vergleichswert ein. Bestätigen Sie die Eingaben mit OK, und erstellen Sie das Seriendokument (Mitglieder1-E). Filter entfernen Notizen Betätigen Sie im Dialogfenster FILTERN UND SORTIEREN die Schaltfläche ALLE LÖSCHEN, und bestätigen Sie mit OK. Es werden wieder alle Datensätze, die in der Datenquelle vorhanden sind, berücksichtigt. 31
3 Word 2002 - Themen-Special: Serienbriefe Datensätze schnell über das Dialogfenster SERIENDRUCKEMPFÄNGER filtern Wenn Sie Datensätze mit dem Vergleichsoperator GLEICH filtern möchten, beispielsweise wenn Sie nur die Datensätze erhalten möchten, in denen der Nachname Müller lautet, so können Sie dies schnell über das Dialogfenster SERIENDRUCKEMPFÄNGER erledigen. Öffnen Sie das Dialogfenster SERIENDRUCKEMPFÄNGER. Klicken Sie in dem Feld, an das die Filterbedingung geknüpft sein soll, auf den Pfeil im Spaltenkopf. Im eingeblendeten Pulldown- Menü werden die zur Auswahl stehenden Filterkriterien angezeigt. Klicken Sie auf die gewünschte Auswahl. Im Dialogfenster werden anschließend nur noch die Datensätze angezeigt, die der Filterbedingung entsprechen. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK, und erzeugen Sie den Serienbrief wie gewohnt. Auswahl aller Datensätze, in denen der Nachname "Müller" lautet Anhand des blau dargestellten Pfeilsymbols im Spaltenkopf können Sie im Dialogfenster SERIENDRUCK- EMPFÄNGER erkennen, dass und nach welchem Kriterium eine Datenquelle gefiltert wurde. Weitere Möglichkeiten im Dialogfenster SERIENDRUCKEMPFÄNGER Sie möchten... wieder alle vorhandenen Datensätze anzeigen alle Datensätze anzeigen, in denen für die gewählte Bedingung das Feld leer ist alle Datensätze anzeigen, in denen für die gewählte Bedingung ein Eintrag im Feld vorhanden ist eine andere Filterbedingung definieren Klicken Sie im geöffneten Pulldown-Menü auf die Auswahl (ALLE). Wählen Sie im Pulldown-Menü die Auswahl (LEERE). Wählen Sie die Auswahl (NICHT LEERE). Klicken Sie auf die Auswahl (WEITERE OPTIONEN). Das Dialogfenster FILTERN UND SORTIEREN wird eingeblendet, und Sie können Ihre Einstellungen vornehmen. Werden die Filtereinstellungen, die Sie vorgenommen haben, im Dialogfenster nicht direkt angezeigt, können Sie über die Schaltfläche AKTUALISIEREN die Datenquelle erneut laden. Datensätze individuell auswählen Arbeiten Sie mit einer Datenquelle, die nur wenige Datensätze enthält oder möchten Sie einzelne Datensätze aus dem Seriedruck ausschließen, deaktivieren Sie im Dialogfenster SERIENDRUCKEMPFÄNGER für diese Datensätze das entsprechende Kontrollfeld. Über die Schaltfläche ALLE MARKIEREN können Sie wieder alle Datensätze markieren. Einzelne Datensätze ausschließen 32
Datensätze sortieren und filtern 3 3.4 Bedingungen mit UND oder ODER verknüpfen Übungsdatei: Ferien, Ferien1 Ergebnisdatei: Ferien1-E Filterbedingungen kombinieren Beim Filtern lassen sich mehrere Filterkriterien miteinander kombinieren (verknüpfen). Für das Verknüpfen stehen Ihnen zwei Verknüpfungsarten zur Verfügung. Verknüpfung mit UND: Die Datensätze sollen beide Bedingungen erfüllen. Verknüpfung mit ODER: Nur (mindestens) eine der Bedingungen muss erfüllt sein. Beispiel: Sie arbeiten in einem Immobilienbüro und betreuen Auslandsimmobilien. Sie möchten nun für einen Kunden eine Liste mit allen Immobilien in Tunesien zusammenstellen, die 80 m² oder größer sind und maximal 200000 kosten. Wechseln Sie in das Hauptdokument (z.b. Ferien1 mit zugehöriger Datenquelle Ferien) und klicken Sie auf das Symbol in der Symbolleiste SERIENDRUCK, um das Dialogfenster SERIENDRUCKEMPFÄNGER einzublenden. Klicken Sie auf einen Pfeil im Spaltenkopf und wählen Sie im Pulldown-Menü den Eintrag (WEITERE OPTIONEN), um das Dialogfenster FILTERN UND SORTIEREN einzublenden. Wechseln Sie ins Register DATENSÄTZE FILTERN. Geben Sie das erste Filterkriterium (als Land soll Tunesien gewählt werden) ein. Um Bedingungen zu verknüpfen, wechseln Sie nach Eingabe des ersten Filterkriteriums in die nächste Zeile, wählen Sie aus dem Listenfeld die Art der Verknüpfung und definieren Sie das zweite Filterkriterium (die Größe soll mindestens 80 m² betragen). Geben Sie anschließend das dritte Kriterium ein (der Preis soll maximal 200000 betragen), und erzeugen Sie anschließend wie gewohnt das Verzeichnis (Ferien1-E). Notizen Kombinierte Filterkriterien festlegen 33
3 Word 2002 - Themen-Special: Serienbriefe Weitere Beispiele für verschiedene Kombinationen von Filterkriterien Beispiel 1: Es sollen alle Datensätze des Postleitzahlbereichs 6 eingefügt werden. Beispiel 2: Es sollen alle Kunden eingefügt werden, deren Firmenname mit den Buchstaben F - K beginnt und von denen keine Telefonnummer erfasst wurde. Beispiel 3: Alle Mainzer, die für eine Ware einen Preis über 10000 bezahlt haben, sowie alle Kölner, die über 20000 bezahlt haben, sollen ausgewählt werden. Die eingegebenen Auswahlkriterien werden zusammen mit dem Hauptdokument abgespeichert und stehen beim erneuten Öffnen des Hauptdokuments wieder zur Verfügung. 3.5 Datensätze mit Ja/Nein-Daten filtern Übungsdatei: Mitgliedsdaten Ergebnisdatei: Mitgliedsdaten-E, Aktiv-E Filterkriterien mit Hilfe von Ja/Nein-Daten festlegen Beispiel: Sie verwalten für einen Verein die Mitgliedsdaten, und die Adressdaten liegen bereits in einer Office- Adressliste als Datenquelle vor. Für ein Sportfest benötigen Sie jetzt allerdings eine Liste über alle aktiven Mitglieder. Hierfür können Sie in der Datenquelle ein weiteres Feld einfügen und anschließend die Datenfelder mit der entsprechenden Angabe Ja bzw. Nein füllen, je nachdem ob das Mitglied aktiv ist oder nicht. Danach können Sie wie gewohnt die Filterkriterien festlegen. Erzeugen Sie ein neues Dokument, und erstellen Sie entsprechend der zu erzeugenden Liste eine Tabelle (z.b. mit 3 Spalten). Verbinden Sie das Dokument mit der Datenquelle, z.b. Mitgliedsdaten. Fügen Sie der Datenquelle das Feld Aktiv hinzu. Geben Sie Ja bzw. Nein in die Datenfelder ein (Ergebnisdatei Mitgliedsdaten-E). Die Groß- und Kleinschreibung wird dabei nicht berücksichtigt. Datenquelle (Mitgliedsdaten-E) mit eingefügtem Feld (Aktiv) Klicken Sie z.b. auf einen Pfeil im Spaltenkopf und wählen Sie im Pulldown-Menü den Eintrag (WEITERE OPTIONEN), um das Dialogfenster FILTERN UND SORTIEREN einblenden zu lassen, und wechseln Sie ins Register DATENSÄTZE FILTERN. Filterkriterien eingeben 34
Datensätze sortieren und filtern 3 Wählen Sie das Feld aus, in das die Ja/Nein-Daten eingegeben wurden. Wählen Sie aus dem Listenfeld als Vergleichsoperator GLEICH, und geben Sie in das Eingabefeld den Vergleichswert ein. Schließen Sie das Dialogfenster FILTERN UND SORTIEREN mit OK. Fügen Sie anschließend die gewünschten Seriendruckfelder (z.b. Nachname, Vorname usw.) in die Tabelle im Hauptdokument ein, und erzeugen Sie das Verzeichnis (Aktiv-E). 3.6 Schnellübersicht Sie möchten... das Dialogfenster SERIEN- DRUCKEMPFÄNGER einblenden Datensätze sortieren Datensätze filtern EXTRAS - BRIEFE UND SENDUNGEN - SERIENDRUCK-ASSISTENT, Schritt 3 im Seriendruck-Assistent, Hyperlink EMPFÄNGER BEARBEITEN Dialogfenster SERIENDRUCKEMPFÄNGER, Schaltfläche BEARBEITEN, Schaltfläche FILTERN UND SORTIEREN, Register DATENSÄTZE SORTIEREN bzw. Dialogfenster SERIENDRUCKEMPFÄNGER, in der Datenliste im Spaltenkopf anklicken, Auswahl (WEITERE OPTIONEN), Register DATENSÄTZE SORTIEREN Dialogfenster SERIENDRUCKEMPFÄNGER, Schaltfläche BEARBEITEN, Schaltfläche FILTERN UND SORTIEREN, Register DATENSÄTZE FILTERN bzw. Dialogfenster SERIEN- DRUCKEMPFÄNGER, in der Datenliste im Spaltenkopf anklicken, Auswahl (WEITERE OPTIONEN), Register DATENSÄTZE FILTERN 3.7 Übung Übungsdatei: Kontakte Ergebnisdatei: Kontakte-E Für die Verkaufsabteilung möchten Sie eine Liste mit den Ansprechpartnern von Firmen zusammenstellen. Erzeugen Sie ein neues Hauptdokument. Wechseln Sie dazu in den Aufgabenbereich SE- RIENDRUCK, und wählen Sie als Dokumenttyp VERZEICHNIS. Erstellen Sie im Hauptdokument eine Tabelle mit 4 Spalten. Verbinden Sie das Dokument mit der Datenquelle Kontakte. Erstellen Sie den entsprechenden Filter, sodass folgende Auswahl getroffen wird: Alle Ansprechpartner der Firmen, die in Wiesbaden ansässig sind, und der Ansprechpartner der Firma Gutverpack KG sollen in der Liste ausgegeben werden. Geben Sie anschließend die Seriendruckfelder Firmenname, Ort, Anrede und Name in die Tabelle ein. Erzeugen Sie das Verzeichnis, lassen Sie es in ein neues Dokument ausgeben, und formatieren Sie es (vgl. Abb.). Speichern Sie die fertige Liste unter dem Namen Kontakte-E. Formatierte Liste der ausgewählten Kunden in der Ergebnisdatei "Kontakte-E" 35