Vergabe eines neuen Zeitwirtschaftssystems am Helmholtz Zentrum München (EU-weites Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb)

Vergabe eines neuen Zeitwirtschaftssystems am Helmholtz Zentrum München (EU-weites Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb) 1. Einleitung Das Helmholtz Zentrum München beabsichtigt im Rahmen eines EU-weiten Verhandlungsverfahrens mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb ein neues Zeitwirtschaftssystem zu vergeben. Die Vergabe soll auf Basis eines zu verhandelnden EVB-IT- Systemliefervertrages erfolgen. 2. Projektgegenstand (Art und Umfang der Leistung) 2.1 Gegenstand der Beauftragung ist die Lieferung der Software das Customizing der Software die Anbindung der Software an SAP HCM die Anbindung der bisherigen PCS-Zeiterfassungsgeräte. Alternativ ist es denkbar, dass neue Zeiterfassungsgeräte geliefert werden, soweit das wirtschaftliche und tatsächliche Vorteile unter Berücksichtigung aller Umstände (interne Aufwände) bietet. 2.2 Erfüllungsort Erfüllungsort ist Neuherberg (bei München). Die genaue Anschrift lautet Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH) Ingolstädter Landstraße 1 D-85764 Neuherberg Seite 1 von 8

2.3 Basis Die Vergabe wird auf Basis der folgenden Regelwerke erfolgen: die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Lieferung eines IT-Systems EVB-IT Systemlieferungs-AGB die Verordnung PR Nr. 30 / 53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen (VO-PR 30 / 53 ) sowie die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) Die Beifügung eigener AGB führt zum Ausschluss des Teilnahmeantrags aus dem weiteren Vergabeverfahren! 3. Hinweise zur Erstellung des Teilnahmeantrags 3.1 Vollständigkeit des Teilnahmeantrags Der Teilnahmeantrag muss vollständig und rechtsverbindlich unterschrieben sein. Unvollständige Teilnahmeanträge werden ausgeschlossen. Der Teilnahmeantrag muss die in den Unterlagen geforderten Erklärungen und Angaben enthalten. Seite 2 von 8

3.2 Hinweise zu den Unterlagen 3.2.1 Vorzulegende Unterlagen Die Projektbeschreibung und die Bewertungsmatrix dienen zu Ihrer Information und müssen von Ihnen nicht ausgefüllt oder abgegeben werden. Die dem Teilnahmeantrag vorzulegenden Unterlagen, sind Formular für den Teilnahmewettbewerb (Bieter) Formular für die Eignungsprüfung etwaiger Unterauftragnehmer inkl. Verpflichtungserklärung Das Formular für die Eignungsprüfung etwaiger Unterauftragnehmer muss von Ihnen nur ausgefüllt werden, wenn Sie planen Unterauftragnehmer einzusetzen. Näheres zur Eignungsprüfung etwaiger Unterauftragnehmer siehe Tz. 4.7. Einheitliche Europäische Eigenerklärung Der Bieter ist berechtigt, aber keinesfalls verpflichtet, die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) in der Form des Anhangs 2 der Durchführungsverordnung der Kommission (EU) Nr. 7/2016 vom 5. Januar 2016 zur Einführung des Standardformulars für die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (ABl. L 3 vom 06.01.2016, S. 16) zu verwenden. Es liegt in der Verantwortung des Bieters abzugleichen, ob seine EEE alle im Rahmen dieser Ausschreibung geforderten Eignungsnachweise enthält. 3.2.2 Form des Teilnahmeantrags Der unterschriebene Teilnahmeantrag muss fristgerecht schriftlich und rechtsverbindlich unterschrieben bei der Vergabestelle eingereicht werden. Eine elektronische Abgabe, per E-Mail oder Fax ist nicht möglich. Der Umschlag ist außen mit Namen (Firma) und der Angabe Teilnahmeantrag für Unterlagen Zeitwirtschaftssystem Nr. 024 /16 - Bitte im Posteingang nicht öffnen zu versehen. Seite 3 von 8

Bitte fügen Sie Ihrem Teilnahmeantrag nach Möglichkeit einen Datenträger (CD-ROM, USB-Stick) mit einer PDF- oder MS-Office-2010-kompatiblen Version des Teilnahmeantrags bei. Rechtlich maßgeblich ist ausschließlich die schriftliche Version des Teilnahmeantrags. 3.2.3 Sprache Die Unterlagen sind in allen Bestandteilen in deutscher Sprache zu verfassen. 3.2.4 Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse Sollte der Teilnahmeantrag Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse beinhalten, sind diese im Hinblick auf eine mögliche Einsichtnahme durch Dritte im Rahmen eines etwaigen Nachprüfungsverfahren deutlich als vertraulich zu kennzeichnen. 3.2.5 Nachforderung von Unterlagen Der Auftraggeber behält sich vor, Erklärungen und Nachweise, die vom Bieter nicht fristgerecht und / oder nicht vollständig mit seinem Teilnahmeantrag vorgelegt wurden, bis zum Ablauf einer von ihm zu bestimmenden, angemessenen Nachfrist nach der Maßgabe des 56 Abs. 2 bis 4 VgV nachzufordern. 3.2.6 Kostenerstattung Die Vergabeunterlagen werden kostenlos abgegeben. Für die Bearbeitung des Teilnahmeantrages und eines folgenden Angebotes oder für die Wahrnehmung von Verhandlungsterminen werden keine Kosten erstattet. Seite 4 von 8

4. Hinweise zum Verfahren 4.1 Mitteilung von Unklarheiten in den Unterlagen Die Bieter haben sich unmittelbar nach Erhalt der Vergabeunterlagen über deren Vollständigkeit zu vergewissern. Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, Ungenauigkeiten oder Rechtsverstöße, so hat der Bieter den Auftraggeber unverzüglich schriftlich darauf hinzuweisen. Etwaige Verfahrensrügen gemäß 160 Abs. 3 GWB sind ausdrücklich als solche zu kennzeichnen. Auf die Rügepflichten gemäß 160 GWB wird ausdrücklich hingewiesen. Die Bieter sind verpflichtet, die Vollständigkeit und Lesbarkeit aller Unterlagen unverzüglich zu überprüfen. Nur so verbleibt der Vergabestelle ausreichend Zeit und Gelegenheit angemessen auf die Anzeigen und Hinweise zu reagieren, dies allen Bietern im Rahmen der gebotenen Verfahrenstransparenz und Gleichbehandlung mitzuteilen und so die Möglichkeit zu geben, diese Aspekte bei der Angebotserstellung rechtzeitig zu berücksichtigen. Der Bieter hat das Recht ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einzuleiten. Hierbei sind die Vorschriften gem. 160 ff GWB zu beachten. Insbesondere die 15- tägige Frist nach Eingang der Mitteilung einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, gemäß 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB. 4.2 Offene Fragestellungen / Rückfragen Sofern der Bieter Fragen / Klärungsbedarf zur Ausschreibung hat, können diese Fragen bis zum 20. Januar 2017, 12.00 Uhr ausschließlich per E-Mail unter christine.finweg@helmholtz-muenchen.de gestellt werden. Telefonische oder persönliche Rückfragen werden nicht beantwortet. Wir werden Ihre Fragestellung möglichst kurzfristig beantworten und sowohl Ihre Fragestellung als auch die resultierende(n) Antwort(en) allen Bietern im Seite 5 von 8

Zuge der Gleichbehandlung zusenden. Das Verfahren verläuft selbstverständlich anonymisiert ab. 4.3 Zeitplan für das Vergabeverfahren Der Auftraggeber behält sich vor, den Zeitplan unter Wahrung des Transparenz- und Gleichbehandlungsgrundsatzes zu ändern. Frist für Teilnahmeantrag Frist für Fragen zur Vergabe 31.01.2017 / 12.00 Uhr 20.01.2017 / 12.00 Uhr Auswahl der Bieter voraussichtlich bis 14.02.2017 Präsentationstermine, Teststellungen voraussichtlich April 2017 Zuschlagstermin voraussichtlich Mitte Mai 2017 Projektbeginn nach Zuschlag (voraussichtlich ca. Juni 2017) 4.4 Auswahlverfahren Die Bewertung erfolgt gemäß der beiliegenden Bewertungsmatrix und des ausgefüllten Teilnahmeformulars. Zur Auswahl der Bieter, die in die nächste Stufe des Vergabeverfahrens vorrücken, wird eine Rangliste mit Rangziffern gebildet. Die Details hierzu ergeben sich aus der Bewertungsmatrix. Die Bieter werden nach der erreichten Summe aus der Bewertungsmatrix in eine Rangfolge gebracht. Die 10 Bieter mit den Rangziffern 1 bis 10 werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. Sollten mehrere Bieter die gleiche Anzahl an Punkten und damit dieselbe Rangziffer erreichen, erfolgt ein Losverfahren durch den Auftraggeber. Die ausführliche Leistungsbeschreibung wird den 10 Bietern anschließend nach Unterzeichnung einer Vertraulichkeitsvereinbarung zugänglich gemacht. Es ist geplant die Anzahl der Bieter in der nächsten Stufe des Vergabeverfahrens auf 5 zu reduzieren. Seite 6 von 8

4.5 Änderungen an den Unterlagen Änderungen an den Unterlagen zum Teilnahmewettbewerb sind unzulässig und führen zum Ausschluss des Bieters vom weiteren Vergabeverfahren. Korrekturen des Bieters an seinem Teilnahmeantrag müssen zweifelsfrei sein (z.b. soll kein Korrekturmittel verwendet werden; falsche Angaben sollen nicht überschrieben werden, sondern sind zu streichen; Streichungen sind mit Namenszeichen und Datum zu versehen). 4.6 Anzahl, Größe und Art der einzelnen Lose Das Angebot muss das ganze Leistungsspektrum abdecken. Eine Aufteilung in Lose ist aus wirtschaftlichen Gründen nicht vorgesehen und technisch nicht möglich. 4.7 Unteraufträge und Eignungsleihe Der Auftragnehmer hat die Teile des Auftrags, die er im Wege der Unterauftragsvergabe an Dritte vergeben möchte und die vorgesehenen Unterauftragnehmer zu benennen. Reine Lieferleistungen ohne jegliche Dienstleistungskomponente in der ausgeschriebenen Leistung bleiben von dieser Regelung ausgenommen. Die Eignung der Unterauftragnehmer ist bereits mit der Einreichung des Teilnahmeformulars nachzuweisen. Dafür ist eine vergleichbare Referenz anzugeben und die Eignung des Unterauftragnehmers durch das Formular Unterauftragnehmer nachzuweisen. Jede im Rahmen der Auftragsausführung eintretende Änderung auf der Ebene der Unterauftragnehmer ist direkt mitzuteilen. Der Bieter bleibt in der Verantwortung für ein vollständiges Angebot und im Zuschlagsfall als Auftragnehmer in der uneingeschränkten Gesamtverantwortung für die mängelfreie Auftragsdurchführung. Seite 7 von 8

Ein Bieter kann im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen, wenn er nachweist, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden. Die Verpflichtungserklärung ist bereits mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen und Bestandteil des Formulars Unterauftragnehmer. 4.8 Vergabekammer ( 37 Abs. 3 VgV) Die Bieter können sich zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabebestimmungen an die Vergabekammer beim Bundeskartellamt unter nachfolgender Adresse wenden: Zuständige Stelle für Nachprüfungsverfahren Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Bundes Postanschrift: Villemombler Straße 76 Ort / Postleitzahl: Bonn / 53123 Land: Deutschland Telefon: +49 228 9499-0 E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de Fax: +49 228 9499-163 Internet-Adresse (URL): http://www.bundeskartellamt.de Auf die Verfahrensvorschriften der 155 ff. GWB wird verwiesen. Seite 8 von 8

Projektbeschreibung Zeitwirtschaft Das Helmholtz Zentrum München (HMGU) beabsichtigt in 2017 sein bestehendes veraltetes Zeiterfassungssystem durch ein neues Zeitwirtschaftssystem zu ersetzen, welches an das vorhandene SAP-ERP-System angebunden werden soll. Wir suchen Anbieter, die Softwareprodukte und Beratungsleistungen dafür liefern können. Das Helmholtz Zentrum München ist das Deutsche Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt. Wir erforschen das Entstehen von Volkskrankheiten im Kontext von Umweltfaktoren, Lebensstil und individueller genetischer Disposition und entwickeln neue Ansätze für Prävention, Diagnose und Therapie. Besonderen Fokus legt das Zentrum auf die Erforschung des Diabetes mellitus und chronischer Lungenerkrankungen. Als Forschungseinrichtung des Bundes und des Freistaats Bayern sind wir Mitglied der Helmholtz- Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren. Das Helmholtz Zentrum München beschäftigt derzeit in 40 wissenschaftlichen Instituten und selbstständigen Abteilungen ca. 2.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Als Öffentlicher Auftraggeber erhält das Helmholtz Zentrum München seine Mittel aus einer Institutionellen Förderung sowie aus der Einwerbung von Drittmitteln. Wir unterliegen dem TVöD und dem öffentlichen Vergaberecht. Die Administration des Helmholtz Zentrums München befindet sich hauptsächlich in Neuherberg, im Norden Münchens. Neben diesem Standort unterhält das Helmholtz Zentrum München verschiedene Außenstellen in München und weiteren Orten. Seit dem 01.01.2009 setzen wir die Software SAP ECC 6.06 zur Abbildung unserer Geschäftsprozesse ein. Die Personalverwaltung und -abrechnung erfolgt mit SAP HCM. Zeitwirtschaft am HMGU Basisfunktionalitäten Die im derzeitigen System vorhandenen Funktionalitäten, wie z.b. Zeitbuchungen und Erfassung von Abwesenheiten müssen übernommen werden. Umfangreiche Arbeitszeit- und Pausenmodelle sind im System abzubilden. Eine Übernahme von z.b. Stammdaten und Organisationsstrukturen aus dem SAP-System soll möglich sein. Die Datenübertragung von und nach SAP soll mindestens einmal täglich erfolgen und revisionssicher protokolliert werden. Die Altdatenübernahme (mindestens aktuelle Salden) ist zu gewährleisten. Im Wesentlichen sollen negative Zeitdaten an das SAP-System übergeben werden. Zusätzlich gefordert sind Zuschlagsberechnungen (z.b. Rufbereitschaften, Wechselschichten, SFN-Zuschläge), die nach TVöD-Gegebenheiten berechnet werden und über eine Schnittstelle an die abrechnungsrelevanten Info-Typen des HCM Moduls des SAP Systems übergeben werden. Es ist von Vorteil, wenn die ggf. notwendigen SAP-Anpassungen durch den Anbieter erfolgen können. Die derzeit eingesetzten Zeiterfassungslesegeräte der Firma PCS sollen nach Möglichkeit weiterverwendet werden. Aktuell wird ein Magnetstreifen ausgelesen, der jedoch mittelfristig von einem RFID-Chip abgelöst werden soll, der bereits in unserem Zutrittskontrollsystem zum Einsatz kommt. Dabei sollen Zutrittskontrolle und Zeiterfassung mit einer Karte möglich sein. Neben Seite 1 von 3

Mitarbeitern die stempeln, müssen auch Mitarbeiter verwaltet werden können, die keine tägliche Erfassung der Arbeitszeiten vornehmen. Die Eingabe von Zeiten, Dienstgängen, Dienstreisen und sonstigen Abwesenheiten soll prinzipiell sowohl über die Zeiterfassungslesegeräte als auch über eine Weboberfläche möglich sein. Das System muss über ein Berechtigungskonzept differenzierbar steuerbar sein, insbesondere über die Rollen für Mitarbeiter, Vorgesetzte, Zeitwirtschaftsbetreuer und Administratoren. Berechtigungen und Workflows müssen auf Basis von Organisationseinheiten unterschiedlich steuerbar sein. Zeitwirtschaft am HMGU Workflows und Reporting Das System muss ein- und mehrstufige Workflow-Funktionalitäten, z.b. für Urlaubsanträge und Zeitkorrekturen, zur Verfügung stellen. Workflows müssen eine automatische Email- Benachrichtigung ermöglichen. Weiterhin benötigen wir aussagekräftige und bei Bedarf konfigurierbare Reports für Mitarbeiter, Vorgesetzte, Zeitwirtschaftsbetreuer und Management unter anderem zu Stunden-, Urlaubs- und Fehlerübersichten sowie Workflows. Für die Abbildung der Workflows im Zeitwirtschaftssystem soll eine Übernahme und ein regelmäßiger Abgleich mit dem Organisationsmanagement aus dem HCM-Modul möglich sein, welche ggf. durch das Zeitwirtschaftssystem ergänzt bzw. übersteuert werden kann. In einer späteren Ausbaustufe, die nicht Teil des Projektes ist, muss das System in der Lage sein eine Projektzeiterfassung zu gewährleisten. Systemanforderungen Das System muss die Anforderungen der Abschlussprüfung bezüglich Prozessen und Revisionssicherheit erfüllen. Im Zuge des Projektes soll ein ausführliches Datenschutz- und Datensicherheitskonzept erstellt werden, das den Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes genügt. Das Zeitwirtschaftssystem soll als On-Premise Lösung am Helmholtz Zentrum München betrieben werden. Das System soll auf einer virtuellen Maschine lauffähig sein und über eine 2-System- Landschaft (Test- und Produktivsystem) verfügen. Das User Interface soll über Standard Webbrowser (für die Betriebssysteme Windows, Mac OS und Linux) via verschlüsselte Datenübertragung (https) zugänglich sein. Die Funktionalität zur Anbindung von mobilen Endgeräten muss gegeben sein. Die Benutzer-Authentifizierung soll über eine LDAP-Anbindung möglich sein, mit der Option Single- Sign-On zu realisieren. Seite 2 von 3

Anbieter Die Wartung des Systems und der Support für die laufende Betreuung müssen durch den Anbieter gewährleistet sein. Die Konfiguration des Systems soll im Wesentlichen vor Ort unter Einbeziehung der Helmholtz- Mitarbeiter durchgeführt werden, um einen Know-How-Transfer zwischen Anbieter und Helmholtz Mitarbeitern sicherzustellen. Schulungen durch den Anbieter müssen mindestens für die Administratoren und Zeitwirtschaftsbetreuer angeboten werden. Die Projektsprache ist Deutsch. Seite 3 von 3

Bewertungsmatrix Bewertungsmatrix zur Vergabe eines neuen Zeitwirtschaftssystems am Helmholtz Zentrum München Kriterium Frage Erfüllungsgrad 1 Pkt. Erfüllungsgrad 2 Pkt. Erfüllungsgrad 3 Pkt. Leistungsfähigkeit Wie viele fest angestellte Berater beschäftigt Ihr Unternehmen im Bereich der Zeitwirtschaft insgesamt? Anzahl > 5 3 Anzahl 3 bis 5 1 Anzahl 0 bis 2 Ausschluss Leistungsfähigkeit Leistungsfähigkeit Leistungsfähigkeit Leistungsfähigkeit Wie viele fest angestellte Supportmitarbeiter beschäftigt Ihr Unternehmen im Bereich der Zeitwirtschaft insgesamt? Wie viele fest angestellte Projektmanager beschäftigt Ihr Unternehmen im Bereich der Zeitwirtschaft insgesamt? In wie vielen Unternehmen wurde die angebotene Zeitwirtschaftssoftware in den Jahren 2015 und 2016 installiert? Wie viele Installationen sind in Unternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern aktiv? Anzahl > 2 3 Anzahl = 2 1 Anzahl < 2 Ausschluss Anzahl > 2 3 Anzahl = 2 1 Anzahl < 2 Ausschluss Anzahl > 10 5 Anzahl 2 bis 10 3 Anzahl < 2 Ausschluss Anzahl > 30 5 Anzahl 10 bis 30 3 Anzahl < 10 Ausschluss Zwischensumme 19 9 0 Technologie Gibt es Kunden bei denen Zeiterfassungsgeräte der Firma PCS an Ihre Software angebunden sind? Ja 6 Nein 0 Technologie Von welchen Herstellern von Zeiterfassungsgeräten sind Geräte an Ihre Software angebunden? Anzahl > 3 2 Anzahl 2 bis 3 1 Anzahl < 2 0 Zwischensumme 8 1 0 Spezifische Fachkunde Bei wie vielen Unternehmen des öffentlichen Dienstes haben Sie Zeitwirtschaftssoftware installiert? Anzahl > 5 4 Anzahl 2 bis 5 2 Anzahl < 2 0 Spezifische Fachkunde Bei wie vielen Unternehmen haben Sie Ihre Software an SAP HCM angebunden? Anzahl > 5 5 Anzahl 2 bis 5 3 Anzahl < 2 0 Seite 1 von 2

Bewertungsmatrix Spezifische Fachkunde Spezifische Fachkunde Vergleichbare Referenzen im Bereich Anbindung der Zeitwirtschaftssoftware an SAP-HCM in den letzten 3 Jahren Vergleichbare Referenzen durch öffentliche Auftraggeber in den letzten 3 Jahren Anzahl 2 5 Anzahl = 1 2 Anzahl = 0 Ausschluss Anzahl 2 5 Anzahl = 1 2 Anzahl = 0 Ausschluss Zwischensumme 19 9 0 Support Wird für die angebotene Lösung ein Supportvertrag mit Softwarepflege und Hotline angeboten? Ja 0 Nein Ausschluss Sonstiges Vorliegen einer Betriebshaftpflichtversicherung Ja 0 Nein Ausschluss Gesamtsumme 46 19 0 Seite 2 von 2

Vergabe Zeitwirtschaftssystem Formular für den Teilnahmewettbewerb (Bieter) Formular für den Teilnahmewettbewerb (Bieter) Wichtige Informationen zum Ausfüllen des Formulars: Kriterien, die mit "B" gekennzeichnet sind, werden bewertet (siehe beigefügte Bewertungsmatrix). Kriterien, die mit "I" gekennzeichnet sind, werden NICHT bewertet. Sie dienen nur zu unserer Information. Eine Nichtbeantwortung hat für Sie keine Rechtsfolgen. Kriterien, die mit "A" gekennzeichnet sind, führen bei Nichterfüllung zum Ausschluss Ihres Teilnahmeantrags aus dem Vergabeverfahren (siehe beigefügte Bewertungsmatrix). Bei den Kriterien "B/A" handelt es sich um kombinierte Kriterien, die grundsätzlich in die Bewertung eingehen, aber beim Nichterreichen des Mindest-Erfüllungsgrades 2 zum Ausschluss Ihres Teilnahmeantrags aus dem Vergabeverfahren führen (siehe beigefügte Bewertungsmatrix). 1. Bieter Firmenname und Adresse 2. Unternehmensdaten Seit wann ist Ihr Unternehmen am Markt? Seit wann wird Zeitwirtschaftssoftware angeboten? Wie viel Umsatz (in ) hat Ihr Unternehmen in 2015 erwirtschaftet? An welchen Standorten ist Ihr Unternehmen vertreten? Bitte fügen Sie eine kurze Darstellung Ihres Unternehmens / der angebotenen Software bei (separates Blatt/Datei). I I I I I Seite 1 von 9

Vergabe Zeitwirtschaftssystem Formular für den Teilnahmewettbewerb (Bieter) 3. Anzahl Mitarbeiter im Bereich Zeitwirtschaft Wie viele fest angestellte Mitarbeiter beschäftigt Ihr Unternehmen im Bereich der Zeitwirtschaft insgesamt? Wie viele fest angestellte Berater beschäftigt Ihr Unternehmen im Bereich der Zeitwirtschaft insgesamt? Wie viele fest angestellte Supportmitarbeiter beschäftigt Ihr Unternehmen im Bereich der Zeitwirtschaft insgesamt? Wie viele fest angestellte Projektmanager beschäftigt Ihr Unternehmen im Bereich der Zeitwirtschaft insgesamt? I B/A B/A B/A 4. Installationen In wie vielen Unternehmen wurde die angebotene Zeitwirtschaftssoftware in den Jahren 2015 und 2016 installiert? Wie viele aktive (mit laufendem Wartungs- und Supportvertrag) Installationen der Zeitwirtschaftssoftware liegen insgesamt vor? Wie viele sind in Unternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern aktiv? B/A I B/A 5. Relevante Erfahrungen Gibt es Kunden bei denen Zeiterfassungsgeräte der Firma PCS an Ihre Software angebunden sind? Von welchen Herstellern von Zeiterfassungsgeräten sind Geräte an Ihre Software angebunden? Bei wie vielen Unternehmen des öffentlichen Dienstes haben Sie Zeitwirtschaftssoftware installiert? Bei wie vielen Unternehmen haben Sie Ihre Software an SAP HCM angebunden? B B B B Ja Nein Seite 2 von 9

Vergabe Zeitwirtschaftssystem Formular für den Teilnahmewettbewerb (Bieter) 6. Sonstiges Wird für die angebotene Lösung ein Supportvertrag mit Softwarepflege und Hotline angeboten? Besteht für Ihr Unternehmen eine Betriebshaftpflichtversicherung? A A Ja Nein Ja Nein Seite 3 von 9

Vergabe Zeitwirtschaftssystem Formular für den Teilnahmewettbewerb (Bieter) Bitte nennen Sie zwei abgeschlossene Referenzprojekte der letzten drei Jahre im Bereich Implementierung von Zeitwirtschaftssoftware, bei der die Anbindung an SAP HCM erfolgte. Die Referenzen werden von uns überprüft. 7. Referenz - SAP Nr. 1 B Projektbezeichnung Auftraggeber Anzahl Mitarbeiter Öffentlicher Auftraggeber Anzahl der eingesetzten Berater Name und Kontaktdaten des Ansprechpartners (wird von uns telefonisch kontaktiert) Ja Nein Zeitraum der Leistungserbringung Projektbeschreibung / Projektumfang / Besonderheiten (Bitte spezifische Angaben zur SAP- HCM- Schnittstelle) Auftragswert in Seite 4 von 9

Vergabe Zeitwirtschaftssystem Formular für den Teilnahmewettbewerb (Bieter) 8. Referenz - SAP Nr. 2 B Projektbezeichnung Auftraggeber Anzahl Mitarbeiter Öffentlicher Auftraggeber Anzahl der eingesetzten Berater Name und Kontaktdaten des Ansprechpartners (wird von uns telefonisch kontaktiert) Ja Nein Zeitraum der Leistungserbringung Projektbeschreibung / Projektumfang / Besonderheiten (Bitte spezifische Angaben zur SAP- HCM- Schnittstelle) Auftragswert in Seite 5 von 9

Vergabe Zeitwirtschaftssystem Formular für den Teilnahmewettbewerb (Bieter) Bitte nennen Sie zwei abgeschlossene Referenzprojekte der letzten drei Jahre im Bereich Implementierung von Zeitwirtschaftssoftware bei einem Unternehmen im öffentlichen Dienst. Die Referenzen werden von uns überprüft. 9. Referenz - Öffentlicher Dienst Nr. 1 B Projektbezeichnung Auftraggeber Anzahl Mitarbeiter Anbindung der Zeitwirtschaftssoftware an SAP HCM (bitte unten genauer erläutern) Anzahl der eingesetzten Berater Name und Kontaktdaten des Ansprechpartners (wird von uns telefonisch kontaktiert) Ja Nein Zeitraum der Leistungserbringung Projektbeschreibung / Projektumfang / Besonderheiten (Falls anwendbar bitte spezifische Angaben zu einer SAP-HCM- Schnittstelle) Auftragswert in Seite 6 von 9

Vergabe Zeitwirtschaftssystem Formular für den Teilnahmewettbewerb (Bieter) 10. Referenz - Öffentlicher Dienst Nr. 2 B Projektbezeichnung Auftraggeber Anzahl Mitarbeiter Anbindung der Zeitwirtschaftssoftware an SAP HCM (bitte unten genauer erläutern) Ja Nein Anzahl der eingesetzten Berater Name und Kontaktdaten des Ansprechpartners (wird von uns telefonisch kontaktiert) Zeitraum der Leistungserbringung Projektbeschreibung / Projektumfang / Besonderheiten (Falls anwendbar bitte spezifische Angaben zu einer SAP-HCM- Schnittstelle) Auftragswert in Seite 7 von 9

Vergabe Zeitwirtschaftssystem Formular für den Teilnahmewettbewerb (Bieter) 11. Der Bieter versichert, dass er 1. keine Kenntnis davon hat, dass eine Person, deren Verhalten nach 123 Abs. 3 GWB dem Unternehmen zuzurechnen ist, rechtskräftig verurteilt oder gegen das Unternehmen eine Geldbuße nach 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist wegen einer in 123 Abs. 1 Nr. 1 bis 10 GWB genannten Straftat oder vergleichbaren Vorschriften anderer Staaten gem. 123 Abs. 2 GWB, 2. den Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben oder Beiträgen zur Sozialversicherung nachgekommen ist und dies nicht durch eine rechtskräftige Gerichts- oder bestandskräftige Verwaltungsentscheidung festgestellt wurde, 3. bei der Ausführung öffentlicher Aufträge nachweislich nicht gegen geltende umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen hat, 4. nicht zahlungsunfähig ist und über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse abgelehnt worden ist, sich das Unternehmen im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat, 5. im Rahmen der beruflichen Tätigkeit nachweislich keine schwere Verfehlung begangen hat, durch die die Integrität des Unternehmens infrage gestellt wird; 123 Absatz 3 GWB ist entsprechend anzuwenden, 6. keine Vereinbarungen mit anderen Unternehmen getroffen hat, die eine Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken, 7. keine wesentliche Anforderung bei der Ausführung eines früheren öffentlichen Auftrags oder Konzessionsvertrags erheblich oder fortdauernd mangelhaft erfüllt hat und dies zu einer vorzeitigen Beendigung, zu Schadensersatz oder zu einer vergleichbaren Rechtsfolge geführt hat, 8. in Bezug auf Ausschlussgründe oder Eignungskriterien keine schwerwiegende Täuschung begangen oder Auskünfte zurückgehalten hat oder nicht in der Lage ist, die erforderlichen Nachweise zu übermitteln, 9. keine unzulässige Beeinflussung der Entscheidungsfindung des öffentlichen Auftraggebers getätigt hat, 10. nicht den Versuch unternommen hat, vertrauliche Informationen zu erhalten, durch die er unzulässige Vorteile beim Vergabeverfahren erlangen könnte, 11. weder fahrlässig noch vorsätzlich irreführende Informationen übermittelt hat, die die Vergabeentscheidung des öffentlichen Auftraggebers erheblich beeinflussen könnten, oder versucht hat, solche Informationen zu übermitteln. Seite 8 von 9

Vergabe Zeitwirtschaftssystem Formular für den Teilnahmewettbewerb (Bieter) Sofern der Bieter nicht alle oben genannten Punkte bestätigen kann, so teilt er dem Auftraggeber unaufgefordert mit, ob er Maßnahmen zur Selbstreinigung nach 125 GWB getroffen hat. Im Anschluss daran bewertet der Auftraggeber die Selbstreinigungsmaßnahme des Bieters und teilt ihm mit, ob diese ausreichend ist. Wenn keine ausreichende Selbstreinigungsmaßnahme getroffen wird, dann ist 126 GWB einschlägig. Ort, Datum Unterschrift / Stempel des Bieters Seite 9 von 9

Vergabe Zeitwirtschaftssystem Unterauftragnehmer Bitte nur ausfüllen, wenn Leistungen an Unterauftragnehmer vergeben werden sollen. Bei mehr als einem Unterauftragnehmer ist diese Anlage Unterauftragnehmer für jeden Unterauftragnehmer einzeln auszufüllen. 1. Verpflichtungserklärung Teilleistung durch Unterauftragnehmer Name des Unternehmens, das die Teilleistung erbringt: Gegenstand der Teilleistung: Ich / Wir verpflichte(n) mich / uns, im Falle einer Auftragsvergabe an die Fa. (Bieter) bezeichnete Teilleistung zu erbringen. 2. Eignungsprüfung Unterauftragnehmer Der Unterauftragnehmer versichert, dass er 1. keine Kenntnis davon hat, dass eine Person, deren Verhalten nach 123 Abs. 3 GWB dem Unternehmen zuzurechnen ist, rechtskräftig verurteilt oder gegen das Unternehmen eine Geldbuße nach 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist wegen einer in 123 Abs. 1 Nr. 1 bis 10 GWB genannten Straftat oder vergleichbaren Vorschriften anderer Staaten gem. 123 Abs. 2 GWB, 2. den Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben oder Beiträgen zur Sozialversicherung nachgekommen ist und dies nicht durch eine rechtskräftige Gerichts- oder bestandskräftige Verwaltungsentscheidung festgestellt wurde, 3. bei der Ausführung öffentlicher Aufträge nachweislich nicht gegen geltende umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen hat, Seite 1 von 4

Vergabe Zeitwirtschaftssystem Unterauftragnehmer 4. nicht zahlungsunfähig ist und über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse abgelehnt worden ist, sich das Unternehmen im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat, 5. im Rahmen der beruflichen Tätigkeit nachweislich keine schwere Verfehlung begangen hat, durch die die Integrität des Unternehmens infrage gestellt wird; 123 Absatz 3 GWB ist entsprechend anzuwenden, 6. keine Vereinbarungen mit anderen Unternehmen getroffen hat, die eine Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken, 7. keine wesentliche Anforderung bei der Ausführung eines früheren öffentlichen Auftrags oder Konzessionsvertrags erheblich oder fortdauernd mangelhaft erfüllt hat und dies zu einer vorzeitigen Beendigung, zu Schadensersatz oder zu einer vergleichbaren Rechtsfolge geführt hat, 8. in Bezug auf Ausschlussgründe oder Eignungskriterien keine schwerwiegende Täuschung begangen oder Auskünfte zurückgehalten hat oder nicht in der Lage ist, die erforderlichen Nachweise zu übermitteln, 9. keine unzulässige Beeinflussung der Entscheidungsfindung des öffentlichen Auftraggebers getätigt hat, 10. nicht den Versuch unternommen hat, vertrauliche Informationen zu erhalten, durch die er unzulässige Vorteile beim Vergabeverfahren erlangen könnte, 11. weder fahrlässig noch vorsätzlich irreführende Informationen übermittelt hat, die die Vergabeentscheidung des öffentlichen Auftraggebers erheblich beeinflussen könnten, oder versucht hat, solche Informationen zu übermitteln. Sofern der Unterauftragnehmer nicht alle oben genannten Punkte bestätigen kann, so teilt er dem Auftraggeber unaufgefordert mit, ob er Maßnahmen zur Selbstreinigung nach 125 GWB getroffen hat. Im Anschluss daran bewertet der Auftraggeber die Seite 2 von 4

Vergabe Zeitwirtschaftssystem Unterauftragnehmer Selbstreinigungsmaßnahme des Unterauftragnehmers und teilt ihm mit, ob diese ausreichend ist. Wenn keine ausreichende Selbstreinigungsmaßnahme getroffen wird, dann ist 126 GWB einschlägig. 3. Referenz des Unterauftragnehmers Projektbezeichnung Auftraggeber Name und Kontaktdaten des Ansprechpartners (wird von uns telefonisch kontaktiert) Zeitraum der Leistungserbringung Projektbeschreibung / Projektumfang / Besonderheiten Auftragswert in Seite 3 von 4

Vergabe Zeitwirtschaftssystem Unterauftragnehmer Ort, Datum Unterschrift / Stempel des Unterauftragnehmers Seite 4 von 4