Merkblatt zur Gruppenzertifizierung Stand 2016-08 1 Allgemeines... 1 2 Anforderungen an die Gruppe bzw. die Gruppenmitglieder... 3 3 Stellung der Gruppenmitglieder und Anforderungen... 5 Grafik: Aufgaben- und Verantwortungsverteilung... 6 1 Allgemeines Neben der einzelbetrieblichen Zertifizierung sieht FSC auch das Instrument der Gruppenzertifzierung vor. Damit können auch kleinere Forstbetriebe kostengünstig zertifiziert werden. Gruppenzertifizierung bedeutet, dass nicht jeder einzelne Betrieb zertifiziert wird, sondern eine Gruppe von Forstbetrieben, die von einer Gruppenleitung repräsentiert werden. Die Gruppenleitung ist Eigentümer des FSC-Zertifikats, nicht der einzelne Waldbesitzer. Die Weitergabe des Zertifikats von der Gruppenvertretung an die Gruppenmitglieder erfolgt im Innenverhältnis 1.1 Voraussetzungen zur Gruppenzertifizierung Gruppenzertifizierung setzt voraus, dass die Verantwortlichkeiten für die Zertifizierung (d.h. Einhaltung der FSC-Standards sowie organisatorische Verantwortlichkeiten bei Evaluierung und Monitoring, Kommunikation mit Zertifizierer) teilweise auf die Gruppenleitung übertragen werden. Die Verteilung der Verantwortlichkeit zwischen Gruppenleitung und Einzelmitglied ist in einem Vertrag eindeutig zu definieren. 1.2 Standards bei Gruppenzertifizierung Dem formalen Prozess einer Gruppenzertifizierung liegt der Standard FSC-STD 30-005 zugrunde. Darüber hinaus werden für die Zertifizierung des Forstmanagements die gleichen Standards angewandt wie bei einer einzelbetrieblichen Zertifizierung. Die Anforderungen an den einzelnen Forstbetrieb sind bei der Gruppenzertifizierung die gleichen wie bei einer einzelbetrieblichen Zertifizierung des jeweiligen Forstbetriebs. Forstbetriebe < 100 ha können nach dem sogenannten Kleinwaldstandard zertifiziert werden. 1 von 6
1.3 Unterschiedliche Gruppen und Gruppenvertretung Gruppen, die eine Zertifizierung beantragen, können sehr unterschiedliche rechtliche und organisatorische Formen haben. Eine grundsätzliche Gemeinsamkeit ist, dass sie eine unabhängige juristische Einheit bzw. Person darstellen. Im Folgenden sind einige Möglichkeiten aufgeführt: Forstlicher Zusammenschluss, z.b. Forstbetriebsgemeinschaft Zertifizierungs-Zusammenschluss, d.h. mehrere Einzelbetriebe schließen sich zum Zweck der gemeinsamen Zertifizierung zusammen. Interessenverband, z.b. Kommunalwaldverband Forst Consulting, d.h. auch eine Einzelperson, die für die Bewirtschaftung mehrerer Wälder verantwortlich ist, kann als juristische Person die Zertifizierung für ihre Klienten gemeinsam beantragen. 1.4 Teilzertifizierung einer Gruppe, Neuaufnahme von Mitgliedern Bereits bestehende Zusammenschlüsse müssen nicht die Zertifizierung der Waldfläche aller Mitglieder beantragen. Beispiel: Ein forstlicher Zusammenschluss beantragt die FSC-Zertifizierung. Er schließt dann mit denjenigen Einzelmitgliedern, die unter das Gruppenzertifikat fallen wollen, Einzelverträge über die Rechte und Pflichten der Gruppenvertretung und des Einzelmitgliedes ab. Weitere Gruppenmitglieder können nach der Zertifizierung beitreten. Es ist klar geregelt, ab wann die Gruppenmitglieder als FSC-zertifiziert gelten und dies entsprechend kommunizieren können: Entschließt sich ein Zusammenschluss zur FSC-Gruppenzertifizierung, dann führt die Gruppenleitung zunächst ein internes, sog. initiales Audit durch und prüft dabei, ob alle Gruppenmitglieder die FSC-Anforderungen erfüllen (zu den Anforderungen des initialen Audits s. FSC-STD 30-005). Im Anschluss prüft der Zertifizierer die Gruppe stichprobenartig vor Ort. Ab Zeitpunkt des Zertifikatserhalts können sämtliche Gruppenmitglieder auf Rechnungen ihr Holz als FSC-zertifizert vermarkten und die FSC-Warenzeichen nutzen. Dabei müssen die Regelungen zur Nutzung der Warenzeichen zwingend beachtet werden (Informationen erteilt die Gruppenleitung oder s. Merkblatt Logonutzung). Soll nach dem Haupt- bzw. zwischen zwei Überwachungsaudits ein weiteres Mitglied in die Gruppe aufgenommen werden, führt die Gruppenleitung dort ebenfalls ein initiales Audit durch. Fällt dieses positiv aus, kann der Zertifizierer darüber unterrichtet werden, der dann, ggf. auch ohne Vororttermin, das Gruppenmitglied formal aufnimmt. Ab diesem Zeitpunkt ist der Forstbetrieb mit allen Rechten und Pflichten vollwertiges Mitglied der Zertifikatsgruppe und kann auf Rechnungen das Holz als FSC-zertifiziert vermarkten und die FSC-Warenzeichen nutzen. Dabei müssen die Regelungen zur Nutzung der Warenzeichen zwingend beachtet werden (Informationen erteilt die Gruppenleitung oder s. Merkblatt Logonutzung). Beim folgenden Überwachungsaudit prüft der Zertifizierer neue Mitglieder zusätzlich zu stichprobenartigen Prüfungen bereits bestehender Gruppenmitglieder. Sowohl bei der Erstzertifizierung einer Gruppe als auch bei der Aufnahme von Neumitgliedern wird der Gruppenleitung nimmt die Gruppenleitung somit eine wichtige und verantwortungsvolle Rolle im internen Controlling der Gruppe ein (s. 2.2). 2 von 6
Bei einer Teilzertifizierung muss gewährleistet sein, dass die Vermarktung von Holz, das das FSC- Siegel trägt, und Holz aus nicht dem Zertifikat unterliegenden Waldflächen getrennt erfolgt. 2 Anforderungen an die Gruppenleitung Die Durchführung der Gruppenzertifizierung und dadurch eine mit möglichst geringen Kosten verbundene Zertifizierung setzt eine funktionierende Organisation und organisatorische Vorarbeiten voraus. Neben den finanziellen Vorteilen können sich aus dem Zusammenschluss auch eine weitergehende Zusammenarbeit und die gemeinsame Vermarktung von Holz ergeben. 2.1 Administrative und organisatorische Bündelung Geschäftsabwicklung, Korrespondenz, Verhandlungen, etc. mit dem Zertifizierer werden von der Gruppenleitung besorgt, die den Informationsfluss zwischen Gruppenmitgliedern und Zertifizierern organisiert. Voraussetzung dafür ist, dass die Dokumentation der Betriebsplanung und des Betriebsvollzugs zentral zugänglich ist, d.h. dass die Gruppenleitung ein Verzeichnis aller im Gruppenzertifikat registrierten Mitglieder mit entsprechender Dokumentation (Karten, Betriebsgutachten, etc.) führt und die Gruppenmitglieder den Betriebsvollzug an die Leitung melden. Wird der Betriebsvollzug nicht in Form von z. B. Jahreslisten an die Gruppenleitung gemeldet, erhöht sich der Evaluierungsaufwand erheblich, da die Unterlagen bei den Einzelmitgliedern eingesehen werden müssen. Die Gruppenleitung sollte für die vollständige Umsetzung sämtlicher Auflagen und Bedingungen verantwortlich sein, die mit der Zertifizierung verbunden sind. Dadurch reduziert sich der organisatorische Aufwand erheblich. 2.2 Aufgaben und Pflichten im Zertifizierungsprozess Die Gruppenleitung ist zudem gegenüber dem Zertifizierer für die Einhaltung der FSC-Standards auf den Waldflächen der Gruppenmitglieder verantwortlich. Die Gruppenleitung muss gegenüber dem Zertifizierer die Verantwortung für die vollständige Umsetzung des Deutschen FSC-Standards durch sämtliche zertifizierte Mitglieder vertraglich zusichern. Es muss außerdem eindeutig geklärt und dokumentiert sein, inwieweit die Gruppenvertretung Verantwortung, beispielsweise bezüglich der Wirtschaftsplanung, Durchführung der Holzernte, Holzvermarktung etc., innerhalb der Gruppe übernimmt. Die Gruppenvertretung muss die Aufnahmebedingungen für den Gruppeneintritt und Regeln bezüglich der Suspendierung eines Mitglieds definieren. Darüber hinaus muss die Gruppenleitung Prozesse zur Erfüllung von Korrekturmaßnahmen, die durch sie oder den Zertifizierer definiert wurden, beschreiben. Dies beinhaltet auch Konsequenzen, falls Korrekturmaßnahmen nicht umgesetzt werden. Die Gruppenvertretung definiert zudem eventuell notwendigen Schulungsbedarf und führt diese entsprechend durch. Die Gruppenvertretung kann Mitglieder bei zuvor festgelegten Verstößen gegen die beiderseitigen Vereinbarungen ausschließen. Dies ist notwendig, um der möglichen Aberkennung des Zertifikates für die Gesamtgruppe entgegenzuwirken. Eine solche Aberkennung kann dann eintreten, wenn Verstöße gegen FSC-Standards durch einzelne Gruppenmitglieder 3 von 6
nicht korrigiert werden oder die Gruppenleitung ihren Pflichten im internen Controlling der Gruppe nicht ausreichend nachkommt. 2.3 Information der Gruppenmitglieder Die Gruppenleitung muss jedem Mitglied Zugang zu Informationen über die Bedingungen der Gruppenmitgliedschaft und der Zertifizierung ermöglichen. Dazu zählen insbesondere die FSC- Standards, Standardinterpretationen, Erläuterungen des Zertifizierungsprozesses und der damit verbundenen Rechte von FSC und den Zertifizierern auf Information über den Betrieb sowie Zugang dazu. Auch die für die Öffentlichkeit bestimmten Informationen müssen gegenüber den Gruppenmitgliedern eindeutig benannt sein. Dazu zählt auch eine Übersicht der Verpflichtungen der Gruppenmitglieder bezüglich gegenseitiger Information, der Verwendung eines Kennzeichnungssystems für zertifiziertes Holz und der Anforderungen an die Vermarktung zertifizierter Produkte. Ferner müssen die Mitglieder über die Kosten der Zertifizierung in Kenntnis gesetzt werden. Es ist nicht nötig, dass jedes einzelne Mitglied diese Unterlagen besitzt, jedoch muss jedes Mitglied Zugang dazu haben. 2.4 Übertragung von Verantwortlichkeiten auf die Gruppenleitung im Bereich Bewirtschaftung und internes Monitoring Die Kosten für die Evaluierung durch den Zertifizierer können durch eine Verringerung der notwendigen Stichprobenzahl erheblich reduziert werden. Mindeststichproben sind vorgeschrieben, dennoch kann der Zertifizierer einen weiten Spielraum nutzen, um den Stichprobenumfang den jeweiligen Verhältnissen anzupassen. Der externe Evaluationsaufwand verringert sich z.b. bei einer relativ einheitlichen Bewirtschaftung sowie einem gut funktionierenden internen Monitoring- und Kontrollsystem. Der Zertifizierer überprüft dann nur noch dessen Effektivität. Dadurch verringern sich Umfang der Überprüfung der Einzelbetriebe, die Feldarbeit und somit die Kosten. Ziel des Gruppenmanagements ist es, ein effizientes internes Kontrollsystem zu etablieren, das die Umsetzung der Anforderungen innerhalb der Gruppe garantiert. 2.5 Dokumentation Die Gruppenleitung muss vollständige Unterlagen über sämtliche Mitglieder der Gruppe besitzen: Namen, Adressen, Datum des Beginns und des Endes der Mitgliedschaft sowie die betroffenen Betriebsflächen. Als weitere Informationen sollten die Dokumentation der mittelfristigen Planung und des Betriebsvollzugs (Jahreslisten) zentral zugänglich sein. Der Verkauf von Holz mit FSC-Aussage ist zu dokumentieren, ebenso die innerbetriebliche Herkunft des Holzes (Ort des Einschlags, z.b. Abteilung) Ebenso sind die Ergebnisse des internen Monitorings aufzubewahren. 4 von 6
3 Stellung der Gruppenmitglieder und Anforderungen 3.1 Anforderungen an die Mitgliedschaft Die Gruppenmitglieder müssen die Akzeptanz der FSC-Richtlinien und der Auflagen und Inhalte der Zertifizierung schriftlich erklären. Die Mitglieder sind verantwortlich für die Einhaltung der FSC-Standards bei der Bewirtschaftung ihrer Waldflächen, für die Dokumentation der durchgeführten Maßnahmen und die Umsetzung der im Zertifizierungsbericht festgelegten Maßnahmen. Sie belegen dies gegenüber der Gruppenleitung in internen Controlling- und Monitoringprozessen. 3.2 Betriebsgutachten und Untergruppen Entsprechend den jeweiligen Landeswaldgesetzen müssen Betriebe ab einer gewissen Größe keine Betriebsplanung vorlegen, ein Betriebsgutachten ist dann ausreichend. Im Rahmen der Gruppenzertifizierung gilt, dass Betriebe unter 30 ha eine Untergruppe mit gemeinsamem Betriebsgutachten und gemeinsamem Wirtschaftsplan bilden können. Diese Untergruppe der Betriebe unter 30 ha wird somit wie ein Waldbesitzer innerhalb der Gruppe behandelt. Auf der kommenden Seite ist die Struktur einer Gruppenzertifizierung grafisch dargestellt. 5 von 6
Grafik: Aufgaben- und Verantwortungsverteilung Die Aufgaben- und Verantwortungsverteilung zwischen Gruppenleitung und Einzelmitgliedern kann je nach Betriebsstruktur sehr unterschiedlich sein: Aufgaben: Gruppenleitung beantragt Zertifizierung organisatorische und administrative Verantwortlichkeit (internes Monitoring- und Kontrollsystem) Kontakt mit Zertifizierer Dokumentation für die Gruppe und Gruppenmitglieder (Mitgliederliste, Waldfläche, Maßnahmen) Ermittlung von Schulungsbedarf und Durchführung weitere Aufgaben (soweit von den Mitgliedern übertragen): gemeinsame Bewirtschaftung und Holzvermarktung laufende Dokumentation der Maßnahmen. Ausführung: Geschäftsführung, Vorstand oder Bevollmächtigter Interne Kontrolle Informationsfluss Einhaltung der FSC-Kriterien Einhaltung der FSC-Kriterien Einhaltung der FSC-Kriterien Gruppenmitglieder Bewirtschaftung Dokumentation Bewirtschaftung (Dokumentation an Gruppe übertragen) (Bewirtschaftung und Dokumentation an Gruppe übertragen) Beispiel A Beispiel B Beispiel C 6 von 6