B Die Rolle des Warenkorberstellers

Dokumentation SRM: URZ B Die Rolle des Warenkorberstellers Inhaltsverzeichnis 1 Portaleinstieg 2 2 Glossar 3 SRM 3 OCI 4 SRM-MDM 4 3 Was kann der Warenkorb-Ersteller (URZ) im SRM-Portal machen? 4 3.1 Status prüfen 5 3.2 Warenkorb anlegen 6 3.3 Zentrale Bestätigung 6 3.4 Anlagen erfassen 6 3.5 Erfasste Anlagen anzeigen 6 3.6 Erweiterte Suche 6 Stand: 01.04.2012 1

B. Rolle des Warenkorb-Erstellers im Portal 1 Portaleinstieg Portallink: https://services.unibas.ch/ Browser: FF 3.6-10 und IE6-10 (Stand 01.04.2012) Stand: 01.04.2012 2

2 Glossar SRM SAP SRM (Supplier Relationship Management) hilft Ihnen sämtliche Beschaffungsaktivitäten für Waren und Material schnell und effizient abzuwickeln. Sie können einkaufswagenbasierte Bestellanforderungen, Bestellungen anlegen und personalisierte Suchvorgänge ausführen. Der Zugriff auf die unterschiedlichen Beschaffungsinformationen und -prozesse mit Bezug zu Lieferanten, Waren und Dienstleistungen wird rollenbasiert organisiert. Somit können Berechtigungen entsprechend der ausgeübten Rolle im System vergeben werden. SRM Business-Rollen werden an der Uni Basel folgendermassen vergeben: - Warenkorb-Ersteller - Operativer Einkäufer - IDL-Verwalter - Genehmiger - SRM-Administrator Stand: 01.04.2012 3

OCI OCI (Open Catalog Interface) beschreibt die Anbindung verschiedener externer Kataloge (wie beispielsweise jener von Dell) an das SRM. So wird es möglich, Bestellungen im Katalog zu tätigen und diese dann nicht manuell in den SRM-Warenkorb zu übertragen sondern diesen Prozess automatisch zu vollziehen. SRM-MDM Bei SRM-MDM (Master Data Management) handelt es sich um einen Uni-internen OCI-Katalog in dem Lagermaterialien und interne Werkstattleistungen abgelegt werden, und über diesen Katalog auch bestellt werden können. 3 Was kann der Warenkorb-Ersteller (URZ) im SRM-Portal machen? Das SRM (Supplier Relation Management)-Portal dient der einheitlichen und vereinfachten Verarbeitung von Waren- oder Dienstleistungsbestellungen innerhalb der Universität oder von externen Zulieferern. Stand: 01.04.2012 4

3.1 Status prüfen Hier werden noch nicht abgeschlossene Bestellungen angezeigt. Ein Warenkorb gilt als abgeschlossen, wenn sämtliche Prozesse wie z.b. Genehmigungsprozess, Weiterverarbeitung des Warenkorbs durch den Einkäufer, Wareneingang, Inventarisierung der Anlage sowie Rechnungsprüfung erfolgreich durchlaufen wurden. Der Warenkorb-Ersteller kann hier den Status seines Warenkorbs jeder Zeit verfolgen. Stand: 01.04.2012 5

3.2 Warenkorb anlegen Hier wird ein Warenkorb angelegt (Einzelheiten werden unter B2- Warenkorb anlegen beschrieben) o via Freitext-Bestellung o OCI-Schnittstelle (Open Catalog Interface) ans SRM angebundene Kataloge o SRM-MDM Katalog interne Artikel im Zentrallager des Biozentrums sowie interne Dienstleistungen (Werkstätte im Biozentrum) 3.3 Zentrale Bestätigung Hier ist der Warenkorb-Ersteller in der Lage, den Wareneingang selbst zu bestätigen (Einzelheiten werden unter B3 - Zentrale Bestätigung anlegen beschrieben). 3.4 Anlagen erfassen Hier ist der Warenkorb-Ersteller in der Lage eine zu inventarisierende Anlage zu erfassen (Einzelheiten werden unter B4 Anlagen erfassen beschrieben). 3.5 Erfasste Anlagen anzeigen Unter diesem Punkt können die bereits inventarisierten Anlagen angezeigt werden. 3.6 Erweiterte Suche Hier können abgeschlossene Bestellungen noch mal angezeigt werden. Stand: 01.04.2012 6

B1. Status prüfen Unter diesem Menüpunkt werden noch nicht abgeschlossene Bestellungen angezeigt. Ein Warenkorb gilt als abgeschlossen, wenn sämtliche Prozesse wie z.b. Genehmigungsprozess, Weiterverarbeitung des Warenkorbs durch den Einkäufer, Wareneingang, Inventarisierung der Anlage sowie Rechnungsprüfung erfolgreich durchlaufen wurden. Der Warenkorb-Ersteller kann hier den Status seines Warenkorbes jeder Zeit verfolgen. 1

Um den Status eines Auftrags zu überprüfen wird der entsprechende Link angeklickt. Registerkarte Zugehörige Belege anklicken Siehe unten den Bestellstatus 2

Dokumentation SRM: URZ B2 Warenkörbe anlegen Stand: 07.03.2012 1

INHALTSVERZEICHNIS Allgemeines... 4 Einkaufen in 4 Schritten zusammengefasst... 5 Schritt 1: Ware/Leistung auswählen...5 Schritt 2: Einkaufswagen...6 Schritt 3: Vervollständigen und Bestellen...7 Schritt 4: Bestätigen...8 Drei Arten des Warenkorbs... 9 1. Freitext-Warenkorb anlegen (Bestellung ohne Materialnummer)... 11 1.1 Freitextpositon anlegen...11 1.2 Notizen an den Einkäufer übergeben...18 1.3 Notizen an den Lieferanten übergeben...19 1.4 Interne Notiz...20 1.5 Weiteres Vorgehen...21 1.6 Auswahl der Kontierung sowie Wunschlieferanten...22 1.7 Warenkorb abschliessen...24 2. Externe Kataloge. Warenkörbe via OCI (Open Catalog Interface) anlegen (Bestellung aus externen Katalogen z.b. Dell).... 26 2.1 Katalogposition anlegen...26 2.2 Notizen an den Einkäufer übergeben...32 2.3 Notizen an Lieferanten übergeben...33 2.4 Interne Notiz...34 2.5 Weiteres Vorgehen...35 2.6 Auswahl der Kontierung sowie Wunschlieferanten...36 2.7 Warenkorb abschliessen...38 3. Interner Katalog, MDM (Bestellung von Uni-internen Produkten oder einer Dienstleistung aus der Werkstatt)... 40 Stand: 07.03.2012 2

3.1 Reservation...41 3.1.1 Katalogposition anlegen... 41 3.1.2 Weiteres Vorgehen... 49 3.1.3 Auswahl der Kontierung sowie Wunschlieferanten... 50 3.1.4 Warenkorb abschliessen... 52 3.2 Warenkörbe für interne Dienstleistungen (IDL) anlegen...55 3.2.1 Self-Service IDL_03 (Bezug ist unmittelbar nach der Bestellung in der Werkstätte möglich)... 56 3.2.2 Auftrag bzw. Reparatur IDL_02 (Neuanfertigung oder Reparatur eines Produktes)...70 3.2.3 Abonnement IDL_01 (Limitbestelltung, ermöglicht wiederholten selbständigen Bezug z.b von Trockeneis bis ein bestimmter Geldbetrag ausgeschöpft ist)... 87 Stand: 07.03.2012 3

B.2 Warenkörbe anlegen Allgemeines Der Mitarbeiter eröffnet den Einkaufsvorgang, indem er einen Einkaufswagen anlegt. Dieser kann mit Waren (z. B. Büromaterial) und Leistungen (z. B. Kabel verlegen) gefüllt werden. Hierzu sucht der User in Katalogen nach geeigneten Angeboten. Falls keine passenden Angebote zu finden sind, kann er eine Beschreibung seiner Anforderung als Freitextbestellung eingeben. Mit der Beschaffung per Self-Service können Mitarbeiter eigene Anforderungen für Materialien und Dienstleistungen anlegen und verwalten. Die Oberfläche besteht aus einer im oberen Bildbereich horizontal angeordneten Navigationshilfe, die den Benutzer in vier Schritten durch den Einkaufsprozess führt (Ware/Leistung auswählen, Einkaufswagen füllen, Vervollständigen und Bestellen). Dem Benutzer wird jeweils nur eine Sicht angezeigt. Daher können sie sehr schnell feststellen, in welcher Phase des Einkaufsprozesses sie sich befinden. Stand: 07.03.2012 4

Einkaufen in 4 Schritten zusammengefasst Schritt 1: Ware/Leistung auswählen In Schritt 1 können Benutzer Produkte auf drei verschiedene Weisen auswählen: Durch die Suche in externen Katalogen; die direkte Eingabe einer internen Produktnummer oder die Eingabe einer Beschreibung ihrer Anforderung. Stand: 07.03.2012 5

Schritt 2: Einkaufswagen In Schritt 2 werden die für die aktuelle Position relevanten Informationen angezeigt. Diese können in diesem Schritt geprüft, ggf. geändert oder gelöscht werden. Des Weiteren kann das Bild aktualisiert und dem Einkaufswagen weitere Positionen hinzugefügt werden. Stand: 07.03.2012 6

Schritt 3: Vervollständigen und Bestellen In Schritt 3 können die Benutzer den Einkaufswagen entweder über die Drucktaste Bestellen sichern, damit Einkaufsbelege angelegt werden können, oder sie können den Einkaufswagen mit Merken sichern, damit er zu einem späteren Zeitpunkt vervollständigt werden kann. Stand: 07.03.2012 7

Schritt 4: Bestätigen In Schritt 4 wird eine Erfolgsmeldung zusammen mit einer Einkaufswagennummer ausgegeben. Weiterhin haben Benutzer hier die Wahl zwischen Druckvorschau des Einkaufswagens anzeigen, Weiter einkaufen oder Beenden des Einkaufsvorgangs. Stand: 07.03.2012 8

Drei Arten des Warenkorbs Um ein Warenkorb anzulegen klicken Sie im Navigationsmenü (auf der linken Seite) auf den Button Warenkorb anlegen. Stand: 07.03.2012 9

Folgende Links stehen zur Verfügung o Beschreiben Sie Ihre Anforderung Freitext-Bestellung (siehe Kapitel 1 Freitext-Warenkorb anlegen). o Externe Kataloge, die via OCI-Schnittstelle (Open Catalog Interface) ans SRM angebunden wurden (siehe Kapitel 2 Warenkorb via OCI anlegen). o Interner Katalog (MDM) interne Artikel im Zentrallager des Biozentrums sowie interne Dienstleistungen (siehe Kapitel 3 Interner Katalog, MDM). Stand: 07.03.2012 10

1. Freitext-Warenkorb anlegen (Bestellung ohne Materialnummer) Mit Freitextbestellungen sind unvollständige Warenkörbe gemeint, die durch den Einkäufer weiter vervollständigt werden müssen. Hier kann der WK-Ersteller einfach einen Wunsch äussern was benötigt wird und der Einkäufer entscheidet wo es bestellt wird. 1.1 Freitextpositon anlegen Um ein Warenkorb anzulegen klicken Sie im Navigationsmenü (auf der linken Seite) auf den Button Warenkorb anlegen. Stand: 07.03.2012 11

Button Beschreiben Sie Ihre Anforderung anklicken. Stand: 07.03.2012 12

Folgende Felder müssen ausfüllt werden: o Beschreibung: Freitextfeld (obligatorisch) hier kann der Wunsch geäussert werden o Interne Notiz (fakultativ) Notiz für sich selbst o Produktkategorien/Hauptwarengruppen (obligatorisch): (siehe Abbildung 1). o Menge (obligatorisch) o Einheit (obligatorisch) generell kann gleich st für Stück eingegeben werden. Für weitere Mengeneinheiten ist die allgemeine Werteliste (siehe unten Abbildung 2) zu verwenden. o Nettopreis (obligatorisch) Einkäufer wird den Preis jedoch im Katalog auf Richtigkeit überprüfen o Währung (obligatorisch) übliche Standardwährung ist CHF. Für weitere Währungen ist die allgemeine Werteliste (siehe unten Abbildung 3) zu verwenden o Lieferdatum (obligatorisch) Wunschliefertermin Stand: 07.03.2012 13

Abbildung 1: Produktkategorien/Warengruppen Abbildung 2: Mengeneinheiten Stand: 07.03.2012 14

Abbildung 3: Währung Stand: 07.03.2012 15

Anschliessend den Button OK anklicken um die Position in den Warenkorb zu übernehmen. Stand: 07.03.2012 16

Die Position ist nun auf dem Startschirm ersichtlich. Um die Details pro Position anzusehen klicken Sie auf den Button Details oder direkt auf den Link der jeweiligen Position. Bei Investitions-Innenaufträgen ist die Angabe von Budgetpositionen obligatorisch. Stand: 07.03.2012 17

1.2 Notizen an den Einkäufer übergeben Um Notizen an den Einkäufer zu übergeben klicken Sie auf die Registerkarte Notizen und Anlagen. Klicken Sie anschliessend die Infokategorie Einkäuferinformation an. Schreiben Sie eine Notiz an den Einkäufer und klicken Sie anschliessend auf den OK-Button. Stand: 07.03.2012 18

1.3 Notizen an den Lieferanten übergeben Um Notizen an den Lieferanten zu übergeben klicken Sie auf die Registerkarte Notizen und Anlagen. Klicken Sie anschliessend die Infokategorie Lieferantentext an. Stand: 07.03.2012 19

Schreiben Sie eine Notiz an den Lieferanten und klicken Sie anschliessend den Button OK an. 1.4 Interne Notiz Bei einer internen Notiz handelt es sich um eine Erinnerungsnotiz für sich selbst. Diese wird in der Bestellung selbst nicht angezeigt. Um eine interne Notiz zu hinterlassen klicken Sie auf die Registerkarte Notizen und Anlagen. Wählen Sie anschliessend die Infokategorie Interne Notiz. Stand: 07.03.2012 20

Hinterlassen Sie eine interne Notiz und klicken Sie anschliessend auf den Button OK. 1.5 Weiteres Vorgehen Um eine weitere Position im gleichen Warenkorb anzulegen klicken Sie auf den Button Vorheriger Schritt Um den Warenkorb abzuschliessen wählen Sie den Button Nächster Schritt. Um den Warenkorb abzubrechen wählen Sie den Button Schliessen. Um den Warenkorb zu sichern und diesen später zu bearbeiten klicken Sie auf den Button Sichern. Um die Richtigkeit der bisherigen Eingaben zu prüfen klicken Sie auf den Button Prüfen. Stand: 07.03.2012 21

1.6 Auswahl der Kontierung sowie Wunschlieferanten Um den Warenkorb abzuschliessen wählen Sie den Button Nächster Schritt. Stand: 07.03.2012 22

Wählen Sie das gewünschte Kostenobjekt (Kostenstelle z.b. BI0101 oder Innenauftrag z.b. IIT0110) aus. Dieser Eintrag gilt für alle Positionen im Warenkorb. Beim Investitionsauftrag (z.b. IIIT1010) müssen unter Details Budgetpositionen ausgefüllt werden. Sobald ein Investitionsauftrag ausgewählt wird, ist die Angabe von Budgetpositionen obligatorisch. Geben Sie nun Ihren Wunschlieferanten als Freitext ein. Stand: 07.03.2012 23

1.7 Warenkorb abschliessen Um Warenkorb abzuschliessen klicken Sie den Button Bestellen an. Stand: 07.03.2012 24

Der nun angelegte Warenkorb bekommt eine Nummer. Unter dieser Nummer kann der Status des Warenkorbes jederzeit verfolgt werden. Mit dem Button Schliessen schliesst sich das Fenster. Stand: 07.03.2012 25

2. Externe Kataloge. Warenkörbe via OCI (Open Catalog Interface) anlegen (Bestellung aus externen Katalogen z.b. Dell). Via OCI Schnittstelle kann der Warenkorb-Ersteller direkt im Lieferantenkatalog zu bestellende Objekte auswählen. Die Schnittstelle ermöglicht die Übertragung von ausgewählten Waren und Dienstleistungen aus einem externen Katalog in SRM Server. Der externe Katalog befindet sich entweder im lokalen Intranet oder im Internet. 2.1 Katalogposition anlegen Um ein Warenkorb anzulegen klicken Sie im Navigationsmenü (auf der linken Seite) auf den Button Warenkorb anlegen. Stand: 07.03.2012 26

Wählen Sie den Katalog aus in dem sich ihr Produkt befindet (zum Beispiel Dell). Stand: 07.03.2012 27

Wählen Sie einen Katalogartikel aus Stand: 07.03.2012 28

Übertragen Sie die Katalogposition ins SRM Stand: 07.03.2012 29

Stand: 07.03.2012 30

Um die Details der jeweiligen Position anzusehen klicken Sie auf den Button Details oder direkt auf den Link der jeweiligen Position. Bei Investitions-Innenaufträgen ist die Angabe von Budgetpositionen obligatorisch. Stand: 07.03.2012 31

2.2 Notizen an den Einkäufer übergeben Um Notizen an den Einkäufer zu übergeben klicken Sie auf die Registerkarte Notizen und Anlagen. Klicken Sie anschliessend die Infokategorie Einkäuferinformation an. Schreiben Sie eine Notiz an den Einkäufer und klicken Sie anschliessend auf den Button OK. Stand: 07.03.2012 32

2.3 Notizen an Lieferanten übergeben Um Notizen an den Lieferanten zu übergeben klicken Sie auf die Registerkarte Notizen und Anlagen. Klicken Sie anschliessend die Infokategorie Lieferantentext an. Stand: 07.03.2012 33

Schreiben Sie eine Notiz an den Lieferanten und klicken Sie anschliessend auf den Button OK. 2.4 Interne Notiz Bei einer internen Notiz handelt es sich um eine Erinnerungsnotiz für Sie selbst. Die Interne Notiz wird in der Bestellung selbst nicht angezeigt. Um eine interne Notiz zu hinterlassen klicken Sie auf die Registerkarte Notizen und Anlagen. Klicken Sie anschliessend die Infokategorie Interne Notiz an. Hinterlassen Sie eine interne Notiz und klicken Sie anschliessend auf den Button OK. Stand: 07.03.2012 34

2.5 Weiteres Vorgehen Um eine weitere Position aus dem Katalog anzulegen klicken Sie auf den Button Vorheriger Schritt. Um den Warenkorb abzuschliessen wählen Sie den Button Nächster schritt. Um den Warenkorb abzubrechen wählen Sie den Button Schliessen. Um den Warenkorb zu sichern und um diesen später zu bearbeiten klicken Sie auf den Button Sichern. Um die Richtigkeit der bisherigen Eingaben zu prüfen klicken Sie den Button Prüfen. Stand: 07.03.2012 35

2.6 Auswahl der Kontierung sowie Wunschlieferanten Um den Warenkorb abzuschliessen wählen Sie den Button Nächster Schritt. Stand: 07.03.2012 36

Wählen Sie das gewünschte Kostenobjekt (Kostenstelle z.b. BI0101 oder Innenauftrag z.b. IIT0110) aus. Dieser Eintrag gilt für alle Positionen im Warenkorb. Beim Investitionsauftrag (z.b. IIIT1010) müssen unter Details Budgetpositionen ausgefüllt werden. Sobald ein Investitionsauftrag ausgewählt wird, ist die Angabe von Budgetpositionen obligatorisch. Geben Sie nun Ihren Wunschlieferanten als Freitext ein. Stand: 07.03.2012 37

2.7 Warenkorb abschliessen Um den Warenkorb abzuschliessen klicken Sie den Button Bestellen an. Stand: 07.03.2012 38

Der nun angelegte Warenkorb bekommt eine Nummer. Unter dieser Nummer kann der Status des Warenkorbes jederzeit verfolgt werden. Mit Button Schliessen schliesst sich das Fenster. Stand: 07.03.2012 39

3. Interner Katalog, MDM (Bestellung von Uni-internen Produkten oder einer Dienstleistung aus der Werkstatt) Via OCI (Open Catalog Interface)-Schnittstelle kann der User direkt im internen Katalog zu bestellende Objekte auswählen. Beim internen Katalog handelt es sich um den Uni-eigenen SRM-MDM Katalog in dem Lagermaterialien (siehe unter 3.1 Reservationen) und interne Werkstattleistungen (siehe unter 3.2 Warenkörbe für interne Dienstleistungen) abgelegt werden. Die Schnittstelle ermöglicht die Übertragung von ausgewählten Waren und Dienstleistungen aus dem internen Katalog in den SRM Server. Stand: 07.03.2012 40

3.1 Reservation Via OCI (Open Catalog Interface)-Schnittstelle kann der User direkt im internen SRM-MDM Katalog zu bestellende Objekte auswählen. Beim internen Katalog handelt es sich um den UNI-eigenen SRM-MDM Katalog in dem Lagermaterialien und interne Werkstattleistungen abgelegt werden. Die Schnittstelle ermöglicht die Übertragung von ausgewählten Waren und Dienstleistungen aus dem internen Katalog in den SRM Server. 3.1.1 Katalogposition anlegen Portaleinstieg (siehe Dokumentation B. Warenkorb-Ersteller (Zusammenfassung)) mit Rolle eines Warenkorb-Erstellers. Klicken Sie im linken Bereich des Navigations-Panels auf den Button Warenkorb anlegen. Stand: 07.03.2012 41

Klicken Sie den Link für den internen Katalog Universität Basel (SRM-MDM-Katalog) an. Stand: 07.03.2012 42

Stand: 07.03.2012 43

Wählen Sie den Artikel nach dem Suchkriterium Warengruppe, Erweiterte Suche oder Schlagwort aus. Stand: 07.03.2012 44

Übertragen Sie die Katalogposition ins SRM. Hierfür die ausgewählte Positionen anwählen und anschliessend den Button Zum Einkaufswagen hinzufügen anklicken. Stand: 07.03.2012 45

Schliesslich mit dem Button Bestellung abschliessen die Katalogposition ins SRM übertragen. Stand: 07.03.2012 46

Um die Details pro Position anzusehen klicken Sie auf den Button Details oder direkt auf den Link der jeweiligen Position. Stand: 07.03.2012 47

Stand: 07.03.2012 48

3.1.2 Weiteres Vorgehen Um eine weitere Position im gleichen Warenkorb anzulegen klicken Sie auf den Button Vorheriger Schritt Um den Warenkorb abzuschliessen wählen Sie den Button Nächster Schritt. Um den Warenkorb abzubrechen wählen Sie den Button Schliessen. Um den Warenkorb zu sichern und diesen später zu bearbeiten klicken Sie auf den Button Sichern. Um die Richtigkeit der bisherigen Eingaben zu prüfen klicken Sie auf den Button Prüfen. Stand: 07.03.2012 49

3.1.3 Auswahl der Kontierung sowie Wunschlieferanten Um den Warenkorb abzuschliessen wählen Sie den Button Nächster Schritt. Stand: 07.03.2012 50

Wählen Sie das gewünschte Kostenobjekt (Kostenstelle z.b. BI0101 oder Innenauftrag z.b. IIT0110) aus. Dieser Eintrag gilt für alle Positionen im Warenkorb. Geben Sie je nach Wunsch den Reservationstext für den Zentrallager als Freitext ein. Stand: 07.03.2012 51

3.1.4 Warenkorb abschliessen Um Warenkorb abzuschliessen klicken Sie den Button Bestellen an. Stand: 07.03.2012 52

Die Reservation bekommt nun eine Nummer. Falls das Produkt abholpflichtig ist, so erscheint eine Warnmeldung Das Produkt muss abgeholt werden. Stand: 07.03.2012 53

Mit dem Button Schliessen schliesst sich das Fenster. Die Positionen des internen Kataloges (MDM) werden nicht durch den Einkäufer (Stockwerkverantwortlichen) bearbeitet. Die SRM-MDM Bestellung wird direkt und automatisch an das Zentrallager des Biozentrums übergeben. Stand: 07.03.2012 54

3.2 Warenkörbe für interne Dienstleistungen (IDL) anlegen Interne Dienstleistungen sind Dienstleistungen, die in den Werkstätten des Biozentrums angeboten werden. Interne Dienstleistungen können im SRM via SRM-MDM Katalog bestellt werden. Pro Warenkorb kann immer nur eine Position angelegt werden. Falls pro Warenkorb mehrere Positionen angelegt werden, so wird stets nur die erste Position übernommen. Interne Dienstleistungen werden in drei Prozesse unterteilt: Self-Services (charakterisiert sich durch Warengruppe IDL_03) Auftrag (charakterisiert sich durch Warengruppe IDL_02) Abonnement (charakterisiert sich durch Warengruppe IDL_01) Stand: 07.03.2012 55

3.2.1 Self-Service IDL_03 (Bezug ist unmittelbar nach der Bestellung in der Werkstätte möglich) Beim Self-Service-Prozess handelt es sich um den Bezug von Fertigprodukten wie zum Beispiel Gas in Gasflaschen. Solche Fertigprodukte können unmittelbar nach dem Anlegen einer Bestellung in der Werkstätte bezogen/abgeholt werden können. Stand: 07.03.2012 56

3.2.1.1 Warenkorb anlegen Portaleinstieg (siehe Dokumentation B. Warenkorb-Ersteller (Zusammenfassung)) mit Rolle eines Warenkorb-Erstellers. Klicken Sie im linken Bereich des Navigations-Panels auf den Button Warenkorb anlegen. Stand: 07.03.2012 57

Selektieren Sie den IDL Artikel nach Produktkategorie/Warengruppe IDL_03 (für Self-Service-Prozess) Stand: 07.03.2012 59

Markieren Sie das Feld in der Spalte Auswählen mit einem Flag Klicken Sie zum Einkaufswagen hinzufügen an Achtung: Es kann nur immer eine Position in den Warenkorb übernommen werden. Stand: 07.03.2012 60

Klicken Sie den Button Bestellung abschliessen an. Um die Details der Position anzusehen klicken Sie den Button Details an. Stand: 07.03.2012 61

3.2.1.2 Details im Warenkorb Registerkarte Positionsdaten Überprüfen Sie Menge, Preis und Lieferdatum (der Schätzpreis muss im Self-Sevice-Prozess nicht eingegeben werden). Stand: 07.03.2012 62

Registerkarte Notizen und Anlagen Notizen hinzufügen Einkäuferinformation Bei der Einkäuferinformation handelt es sich um eine Notiz, die an den Einkäufer (Stockwerkverantwortlichen) gerichtet ist. Warenkörbe im Self-Service-Prozess (Produktkategorie IDL_03) werden direkt (ohne Beteiligung eines Einkäfer/Stockwerkverantwortlichen) in eine Bestellung umgewandelt. Die Einkäufernotiz ist im Self-Service-Prozess nicht notwendig. Stand: 07.03.2012 63

Lieferantentext Beim Lieferantentext handelt es sich um eine Notiz, die an den Werkstattmitarbeiter gerichtet ist. Bei Bedarf (nicht zwingend notwendig) kann hier eine Notiz hinterlassen werden. Stand: 07.03.2012 64

Interne Notiz: Bei der internen Notiz handelt es sich um eine Notiz, die an sich selbst gerichtet ist. Stand: 07.03.2012 65

3.2.1.3 Warenkorb abschliessen Um den Warenkorb abzuschliessen klicken Sie den Button Nächster Schritt an. Wählen Sie anschliessend ein gültiges Kostenobjekt aus Und klicken Sie schliesslich den Button Bestellen an Stand: 07.03.2012 66

Der nun angelegte Warenkorb bekommt eine Nummer. Unter dieser Nummer kann der Status des Warenkorbs jederzeit verfolgt werden. Klicken Sie Druckansicht um die Bestellung anschliessend auszudrucken. Stand: 07.03.2012 67

Die Bestellung wird als PDF ausgedruckt. Bitte lassen Sie den Bestellausdruck unterschrieben zusammen mit dem Produktbegleitzettel im Fach der Werkstatt zurück! Stand: 07.03.2012 68

3.2.1.4 Genehmigungsprozess Interne Dienstleistungen Der IDL-Warenkorb (Self-Service mit Warengruppe IDL_03) wird sofort in eine Bestellung umgewandelt. Genehmigungsregel IDL: Die Genehmigungslimite entspricht dem Unterschrifts- und Visumsregelung (siehe 12 Kompetenzregelung für Beschaffungen von Gütern und Leistungen) der Universität Basel. In der Regel darf jeder Mitarbeiter Güter und Leistungen im Wert bis zu 500 CHF ohne Zweitunterschrift beziehen. Ab 500 CHF wird automatisch ein Genehmigungsprozess ausgelöst. Beim Self-Service-Prozess wird der Genehmigungsprozess (Workflow) ab 500 CHF erst in der Rechnung angestossen! Stand: 07.03.2012 69

3.2.2 Auftrag bzw. Reparatur IDL_02 (Neuanfertigung oder Reparatur eines Produktes) Beim Auftrag-Prozess handelt es sich um Neuanfertigung bzw. Reparatur eines Produkts. Solche Aufträge können nicht von vorne herein mit einem fixen Preis im Katalog versehen werden. Aus diesem Grund findet hier in der Regel bereits vor der Bestellung im SRM eine Kommunikation zwischen dem Besteller und dem Leistungsersteller (Werkstattmeister) statt. Der Werkstattmeister macht eine Aufwandschätzung bzw. ein Offerte. Stand: 07.03.2012 70

3.2.2.1 Warenkorb anlegen Portaleinstieg (siehe Dokumentation B. Warenkorb-Ersteller (Zusammenfassung)) mit Rolle eines Warenkorb-Erstellers. Klicken Sie im linken Bereich des Navigations-Panels Button Warenkorb anlegen an. Stand: 07.03.2012 71

Selektieren Sie den IDL Artikel nach Produktkategorie/Warengruppe IDL_02 (für Auftrag-Prozess) Stand: 07.03.2012 73

Markieren Sie das Feld in der Spalte Auswählen mit einem Flag. Klicken Sie zum Einkaufswagen hinzufügen an. Achtung: Es kann nur immer eine Position in den Warenkorb übernommen werden. Klicken Sie anschliessend Button Bestellung abschliessen an Stand: 07.03.2012 74

Um die Details anzusehen klicken Sie den Button Details an. Stand: 07.03.2012 75

3.2.2.2 Details im Warenkorb Registerkarte Positionsdaten geben Sie gewünschten Liefertermin ein. geben Sie den Schätzpreis aus der Offerte ein. Wurde keine Offerte eingeholt, kann ein realistischer Preis eingegeben werden. Bei der Umwandlung des Warenkorbes in eine Bestellung wird der Preis vom Einkäufer geprüft und bestätigt. Stand: 07.03.2012 76

Registerkarte Notizen und Anlagen Anlage hinzufügen Um eine Anlage bzw. Offerte im Warenkorb anzuhängen klicken Sie den Button Anlagen hinzufügen an. Anschliessend kann die gewünschte Datei, zum Beispiel eine Offerte, als Word- oder PDF-Datei angehängt werden Stand: 07.03.2012 77

Flag nur intern sichtbar ist hier irrelevant, da es sich um eine interne Bestellung handelt. Stand: 07.03.2012 78

Notizen hinzufügen Einkäuferinformation: Bei der Einkäuferinformation handelt es sich um eine Notiz, die an den Einkäufer (Stockwerkverantwortlichen) gerichtet ist. Bei grösseren Reparaturen/Aufträgen wird der Warenkorb stets durch den Einkäufer (Stockwerkverantwortlichen) in die Bestellung umgewandelt. Um eine Einkäufernotiz im Warenkorb anzuhängen klicken Sie den Button Einkäuferinformation an. Bei Bedarf eine Notiz als Freitext schreiben Stand: 07.03.2012 79

Lieferantentext: Beim Lieferantentext handelt es sich um eine Notiz, die an den Werkstattmeister gerichtet ist. Stand: 07.03.2012 80

3.2.2.3 Warenkorb abschliessen Um Warenkorb abzuschliessen klicken Sie den Button Nächster Schritt an. Wählen Sie anschliessend ein gültiges Kostenobjekt aus Klicken Sie schliesslich Button Bestellen an Stand: 07.03.2012 82

Der nun angelegte Warenkorb bekommt eine Nummer. Unter dieser Nummer kann der Status des Warenkorbs jederzeit verfolgt werden. Stand: 07.03.2012 83

Klicken Sie Druckansicht um die Bestellung anschliessend auszudrucken. Stand: 07.03.2012 84

Die Bestellung kann als PDF ausgedruckt werden. Stand: 07.03.2012 85

3.2.2.4 Genehmigungsprozess Interne Dienstleistungen Der IDL-Warenkorb (Auftrag mit Warengruppe IDL_02) befindet sich zunächst im gesicherten Status und muss durch den Einkäufer (Stockwerkverantwortlichen) manuell in eine Bestellung umgewandelt werden. Dienstleistungen (IDL) In meisten Fällen müssen die Aufträge bzw. Reparaturen aufgrund des fehlenden Preises im internen Katalog zunächst durch den Kostenobjekt-Verantwortlichen genehmigt werden. Genehmigungsregel IDL: Der Preis im internen Katalog kann auch mit 0 CHF in den Warenkorb übernommen werden. Das Feld Schätzpreis ist ein Freitextfeld. Dieser Schätzpreis wird durch den Einkäufer (Stockwerkverantwortlichen) kontrolliert und in die Bestellung übernommen. Durch die Preisänderung über 10% gegenüber dem Warenkorb wird ein Genehmigungsprozess (Workflow) generiert. Stand: 07.03.2012 86

3.2.3 Abonnement IDL_01 (Limitbestelltung, ermöglicht wiederholten selbständigen Bezug z.b von Trockeneis bis ein bestimmter Geldbetrag ausgeschöpft ist) Beim Abonnement-Prozess handelt es sich um eine Limitbestellung. Mit einem Abonnement können Fertigprodukte wie zum Beispiel flüssiges Gas oder Trockeneis auf Dauer bezogen werden. Der Warenkorb-Ersteller legt einen Warenkorb über eine bestimmte Summe (Fixpreis aus dem Katalog) im SRM an. Der gesicherte Abonnement-Warenkorb (Warengruppe IDL_01) wird zunächst durch den Einkäufer (Stockwerkverantwortlichen) manuell in eine Bestellung umgewandelt. Nach Abschliessen der Bestellung kann diese durch den Warenkorb-Ersteller ausgedruckt und an den Werkstattverantwortlichen übergeben werden. Der Werkstattmeister händigt dem Besteller den Schlüssel für den Bezug der Gase etc. aus. Stand: 07.03.2012 87

3.2.3.1 Warenkorb anlegen Portaleinstieg (siehe Dokumentation B. Warenkorb-Ersteller (Zusammenfassung)) mit Rolle eines Warenkorb-Erstellers. Klicken Sie im linken Bereich des Navigations-Panels Button Warenkorb anlegen. Stand: 07.03.2012 88

Selektieren Sie den IDL Artikel in der Produktkategorie/Warengruppe IDL_01 (für Abonnement-Prozess). Stand: 07.03.2012 90

Markieren Sie das Feld in der Spalte Auswählen mit einem Flag Klicken Sie zum Einkaufswagen hinzufügen an. Achtung: Es kann nur immer eine Position in den Warenkorb übernommen werden. Stand: 07.03.2012 91

Klicken Sie anschliessend Button Bestellung abschliessen an Um die Details anzusehen klicken Sie den Button Details oder den Link der Bestellposition an. Stand: 07.03.2012 92

3.2.3.2 Details im Warenkorb Registerkarte Positionsdaten Der Wert der Bestellung wird als Fixpreis aus dem internen Katalog (SRM-MDM-Katalog) übernommen. Geben Sie den zuständigen internen Lieferanten (Werkstatt) an. Stand: 07.03.2012 93

Registerkarte Notizen und Anlagen Anlage hinzufügen Um eine Anlage bzw. Offerte (falls eine Offerte vorhanden) im Warenkorb anzuhängen klicken Sie den Button Anlagen hinzufügen an Stand: 07.03.2012 94

Anschliessend kann die gewünschte Datei, zum Beispiel eine Offerte, als Word- oder PDF-Datei angehängt werden Flag nur intern sichtbar ist hier irrelevant, da es sich um eine interne Bestellung handelt. Stand: 07.03.2012 95

Notizen hinzufügen Einkäuferinformation: Bei der Einkäuferinformation handelt es sich um eine Notiz, die an den Einkäufer (Stockwerkverantwortlichen) gerichtet ist. Abonnement-Prozess (Warengruppe IDL_01) wird der erstellte Warenkorb automatisch in eine Bestellung umgewandelt und somit nicht durch einen Einkäufer (Stockwerkverantwortlichen) manuell bearbeitet. Falls Sie trotzdem eine Notiz hinterlassen möchten dann kann folgendermassen vorgegangen werden: Klicken Sie den Button Einkäuferinformation an. Stand: 07.03.2012 96

Bei Bedarf eine Notiz als Freitext schreiben Stand: 07.03.2012 97

Lieferantentext: Beim Lieferantentext handelt es sich um eine Notiz, die an den Werkstattmeister gerichtet ist. Stand: 07.03.2012 98

3.2.3.3 Warenkorb abschliessen Um den Warenkorb abzuschliessen klicken Sie den Button Nächster Schritt an Stand: 07.03.2012 100

Wählen Sie anschliessend ein gültiges Kostenobjekt aus. Klicken Sie schliesslich Button Bestellen an. Stand: 07.03.2012 101

Angelegter Warenkorb bekommt eine Nummer. Unter dieser Nummer kann der Status des Warenkorbs jederzeit verfolgt werden. Klicken Sie Druckansicht um die Bestellung anschliessend auszudrucken. Stand: 07.03.2012 102

Die Bestellung kann als PDF ausgedruckt werden. Der IDL-Warenkorb (Abonnement mit Warengruppe IDL_01) befindet sich zunächst im gesicherten Status und muss durch den Einkäufer (Stockwerkverantwortlichen) manuell in eine Bestellung umgewandelt werden. Stand: 07.03.2012 103

3.2.3.4 Genehmigungsprozess Interne Dienstleistungen (IDL) Bei Limit-Bestellung wird ein Genehmigungsprozess erst ab einer bestimmten Höhe angestossen. Die Genehmigungslimite wird durch den Kostenobjektverantwortlichen ganz unterschiedlich festgelegt. Sobald die Limite einer Bestellung überschritten wird, so wird die Bestellung zur Genehmigung weitergeleitet. Stand: 07.03.2012 104

Dokumentation SRM: URZ B3 Zentrale Bestätigung/Wareneingang Inhaltsverzeichnis 1.0 Zentrale Bestätigung/Wareneingang anlegen 3 2.0 Bestätigungen/Wareneingang löschen/stornieren 11 3.0 Rücklieferung 11 Stand: 07.03.2012 1

B3. Zentrale Bestätigung/Wareneingang Der Wareneingang resultiert aus der Bestellung bei einem Lieferanten. Dieser Vorgang wird - wie eine Bestellung - über einen Beleg im SAP-System abgebildet. Wenn die Ware aufgrund einer Bestellung geliefert wird, ist es für alle betroffenen Abteilungen wichtig, dass sie diesen Wareneingang mit Bezug auf die Bestellung erfassen. Mitarbeiter können Ihre Bestätigungen nun auf zwei verschiedene Arten sichern: Bestätigen ein Beleg, der vollständig bearbeitet wurde, wird gebucht. Das Bestätigungsdatum und die Menge werden angeben. Sichern eine Bestätigung wird in unvollständigem Zustand gesichert und zu einem späteren Zeitpunkt vervollständigt. Stand: 07.03.2012 2

1.0 Zentrale Bestätigung/Wareneingang anlegen Um die zentrale Bestätigung/Wareneingang im Bezug zu einer Bestellung anzulegen brauchen Sie einen Referenzbeleg (Einkaufswagennummer oder Bestellnummer). Die Referenzbelege finden Sie in Ihrem eigenen Arbeitsvorrat. Wählen Sie Aktualisieren, um die Einkaufswagen-Abfrage zu aktualisieren Wählen Sie den Einkaufswagen aus Wählen Sie die Registerkarte Zugehörige Belege Folgende Referenzbelege können im folgenden Beispiel entnommen werden: Einkaufswagennummer Bestellnummer Stand: 07.03.2012 3

Um eine Zentrale Bestätigung anzulegen klicken Sie im Navigationsmenü (auf der linken Seite) den Button Zentrale Bestätigung. Stand: 07.03.2012 4

Klicken Sie im Navigationsmenü (auf der linken Seite) unter Belege anlegen auf den Button Bestätigung. Stand: 07.03.2012 5

Bestellungssuche Sie können nach Bestellungen, die noch zu bestätigende Positionen enthalten, oder nach bereits angelegten Bestätigungen suchen. Folgende Suchkriterien stehen zur Verfügung: Einkaufswagenname, Positionsbeschreibung, Bestellnummer, Zeitraum, Produktkategorie. Geben Sie im Feld Einkaufswagennummer die Einkaufswagennummer oder im Feld Nummer der Bestellung die Bestellnummer ein. Klicken Sie Button Suchen an. Stand: 07.03.2012 6

Klicken Sie Button Starten an. Das System schlägt beim Erfassen des Wareneingangs aus der Bestellung alle offenen Positionen vor. Dies erleichtert sowohl die Erfassung als auch die Kontrolle beim Wareneingang. So kann zum Beispiel geprüft werden, ob das richtige Material geliefert wurde ob die richtige Menge geliefert wurde bzw. ob eine Unter- oder Überlieferung vorliegt. Wenn Sie die Wareneingangsbuchung mit Bestellbezug erfassen, werden automatisch die Bestellentwicklungen der betroffenen Einkaufsbelegpositionen aktualisiert. Dadurch hat der Einkäufer die Möglichkeit, noch ausstehende Lieferungen beim Lieferanten zu erkennen und ggf. anzumahnen. Stand: 07.03.2012 7

Um zurück zur Ausgangsdarstellung zu gelangen, klicken Sie auf den Button Bestätigen. Stand: 07.03.2012 8

Falls die ausstehende Menge der erhaltenen Menge entspricht, so setzen Sie das Kennzeichen auf Ja. Hiermit ist die Zentralbestätigung abgeschlossen. Falls eine Unter- oder Überlieferung vorliegt, so wird das Kennzeichen auf Nein gesetzt. Falls ein Teil der Lieferung noch ausstehend ist, aber die Restlieferung soll nicht mehr nachgeliefert werden, so wird das Endkennzeichen auf Ja gesetzt. Hiermit wird die Zentralbestätigung abgeschlossen. Stand: 07.03.2012 9

Stellen Sie sicher, dass der Einkaufswagen aktualisiert wurde und die Buchung des Wareneingangs angezeigt wird. Stand: 07.03.2012 10

2.0 Zentrale Bestätigungen/Wareneingang löschen/stornieren Bestätigungen können physisch gelöscht werden, wenn der Beleg den Status Gesichert hat. Wenn schon eine Backend-Belegnummer erzeugt wurde, muss die Bestätigung storniert werden (dies ist nur möglich, wenn noch keine Rechnung gebucht wurde). 3.0 Rücklieferung Wenn schon eine Rechnung für die Bestellung gebucht wurde, muss eine Rücklieferung im SRM erfasst werden. Dabei soll auch der Rückliefergrund, wie unten angegeben, unbedingt erfasst werden. Klicken Sie im Navigationsmenü (auf der linken Seite) unter Belege anlegen auf den Button Bestätigung. Bestätigungsbeleg aufrufen Stand: 07.03.2012 11

Klicken Sie auf den Button Rücklieferungen. Klicken Sie auf den Button Details um Rücklieferungsgrund pro Position anzugeben. Stand: 07.03.2012 12

Wählen Sie die Registerkarte Notizen und Anlagen. Wählen Sie die Notizenkategorie Rücklieferungsgrund. Stand: 07.03.2012 13

Wählen Sie einen der möglichen Rücklieferungsgründe an. Bitte sichern Sie Ihre Notiz. Klicken Sie auf den Button Prüfen um den Bestätigungsbeleg auf seine Richtigkeit zu prüfen. Klicken Sie auf den Button Retoure bestätigen. Stand: 07.03.2012 14

Überprüfen Sie in der Registerkarte Tracking, ob die Rücklieferung erfolgreich verbucht wurde. Stand: 07.03.2012 15

Dokumentation SRM: URZ B4 Anlage erfassen Inhaltsverzeichnis 1. Warenkorb anlegen (B2) 3 2. Bestellung bearbeiten 4 3. Zentrale Bestätigung/Wareneingang (B3) 6 4. Anlage erfassen 8 4.1. Anlage neu erfassen 8 4.2. Anlage im gleichen Jahr mit gleicher Anlagenummer hinzuinventarisieren 13 4.3. Anlage im darauf folgendem Jahr hinzuinventarisieren 17 5. Zentrale Bestätigung/Wareneingang abschliessen (B3) 21 6. Anlage aktivieren 22 7. Rechnungserfassung 25 Stand: 13.03.2012 1

B4 Anlagen erfassen Wesentliche Wert vermehrende Investitionen in Sachanlagen sind zu aktivieren, wenn sie während mehr als einer Rechnungsperiode genutzt werden. Die Abschreibungen erfolgen planmässig über die Nutzungsdauer der Sachanlage. Stand: 13.03.2012 2

1. Warenkorb anlegen (B2) Im ersten Schritt legt der Warenkorb-Ersteller einen Warenkorb an, siehe Dokumentation B2. Warenkorb anlegen. Stand: 13.03.2012 3

2. Bestellung bearbeiten Im zweiten Schritt wird die Bestellung durch den Einkäufer bearbeitet. Hier wird bei Notwendigkeit Warengruppe, Kostenobjekt oder Lieferant angepasst. Stand: 13.03.2012 4

Bei zu inventarisierenden Anlagen wird ein Invetarisierungszeichen gesetzt. Hiermit wird ein Prozess angestossen der dazu führt, dass die Anlage vor dem Wareneingang buchhalterisch erfasst werden muss. Stand: 13.03.2012 5

3. Zentrale Bestätigung/Wareneingang (B3) Für eine detaillierte Beschreibung des Schrittes zentrale Bestätigung siehe Dokumentation B3. Stand: 13.03.2012 6

Wenn in der Bestellung ein Inventarisierungszeichen gesetzt wurde, so wird beim Wareneingang eine Fehlermeldung Bitte zuerst Inventarisierung anlegen! produziert. Der Wareneingang kann ohne Erfassung der Anlage nicht durchgeführt werden. Falls der Wareneingang bereits initialisiert wurde, so sichern Sie die Bestätigung/Wareneingang mit dem Button sichern. Stand: 13.03.2012 7

4. Anlage erfassen Die Sachanlagen können sowohl neu als auch hinzuinventarisiert werden. Die erstmalige Erfassung der Sachanlage wird im Kapitel 4.1 beschrieben. Die Hinzuinventarisierung einer Anlage im gleichen Jahr mit gleicher Anlagenummer wird im Kapitel 4.2 beschrieben. Die Hinzuinventarisierung einer Anlage im darauf folgenden Jahr mit gleicher Anlagenummer wird im Kapitel 4.3 beschrieben. 4.1. Anlage neu erfassen Mit diesen Arbeitsschritten, werden Sachanlagen erstmalig erfasst. Stand: 13.03.2012 8

Um die Anlage zu erfassen klicken Sie im Navigationsmenü (auf der linken Seite) auf den Button Anlagen erfassen. Suchen Sie am besten nach der Bestellnummer Einkaufsbeleg. Klicken Sie auf den Button ausführen. Stand: 13.03.2012 9

Im oberen Bereich werden einige Daten (Materialklasse/Warengruppe, Menge, Preis, Währung, etc.) aus der Bestellung übernommen. Im unteren Bereich können die Anlagen pro Position zum Inventarisieren erfasst werden. Hierfür den Button/Ikone (leeres Blatt) ganz links anklicken. Stand: 13.03.2012 10

Folgende Informationen müssen für die Inventarisierung mitgegeben werden: Feld Nr. Status Typ/Bezeichnung Anlage UNr Klasse Seriennummer Standort Raum Nettowert Währung FinQuelle (Finanzierungsquelle) Lieferant Bemerkungen Kostenstelle BuKr Erfasst am Textart die Positionen werden automatisch durchnummeriert Automatismus Bearbeitungsstatus/Status Invent. Abgeschlossen Automatismus Freitext durch Einkäufer einzugeben Die Nummer, die auf den anzuklebenden Etiketten steht, eintippen. durch Einkäufer einzugeben Falls Anlage bereits im letzten Jahr inventarisiert wurde. Automatismus Ergibt sich aus der Warengruppennummer. Automatismus Falls vorhanden durch Einkäufer einzugeben. Ist durch den Einkäufer aus einem Menü auszuwählen durch Einkäufer einzugeben Wert der Bestellung durch Einkäufer einzugeben durch Einkäufer einzugeben NF Nationalfond IK Investitionskredit BK Berufungskredit DM Drittmittel Automatismus Lieferantennummer Automatismus Bei Bedarf können hier Infos an Rechnungswesenabteilung weitergegeben werden. durch Einkäufer einzugeben Automatismus Automatismus Systemzeitstempel beim Sichern der Inventarisierung Automatismus Stand: 13.03.2012 11

Klicken Sie auf den Button Sichern um die erfassten Daten zu sichern. Solange der Inventarisierungsstatus auf gelb steht, können hier beliebige Änderungen vorgenommen oder mit dem Löschkennzeichen gelöscht werden. Stand: 13.03.2012 12

4.2. Anlage im gleichen Jahr mit gleicher Anlagenummer hinzuinventarisieren Falls eine Anlage bereits inventarisiert wurde, so ist es bei einer Nachbestellung im gleichen Jahr möglich, noch etwas hinzu zu inventarisieren (zum Beispiel bei Kauf eines Ersatzteils für Mikroskop im gleichen Jahr). Um die Anlage zu erfassen, klicken Sie im Navigationsmenü (auf der linken Seite) auf den Button Anlagen erfassen. Suchen Sie am besten nach der Bestellnummer Einkaufsbeleg. Klicken Sie auf den Button ausführen. Stand: 13.03.2012 13

Im oberen Bereich werden einige Daten (Materialklasse/Warengruppe, Menge, Preis, Währung, etc.) aus der Bestellung der Hauptanlage übernommen. Im unteren Bereich sind die Daten zur bereits erfassten Anlage zu sehen. Ist der Status grün, bedeutet dies, dass die Hauptanlage bereits aktiviert wurde und nicht mehr geändert werden kann. Stand: 13.03.2012 14

Um weitere Positionen hinzu zu erfassen klicken Sie auf den Button/Ikone (leeres Blatt) ganz oben links. Die Anlagennummer muss von der Hauptanlage übernommen werden. Anschliessend kommt eine Warnmeldung, dass die Anlage bereits eröffnet wurde. Bestätigen Sie die Warnmeldung. Schliesslich können die Restdaten (Bezeichnung, Seriennummer, Standort, Raum, Preis, Währung und Bemerkungen) erfasst werden. Daten wie Finanzierungsquelle und Anlagenklassen werden von der Hauptanlage übernommen. Stand: 13.03.2012 15

Klicken Sie auf den Button Sichern um die erfassten Daten zu sichern. Stand: 13.03.2012 16

4.3. Anlage im darauf folgendem Jahr hinzuinventarisieren Falls eine Anlage bereits inventarisiert wurde, so ist es bei einer Nachbestellung im folgenden Jahr möglich noch etwas hinzu zu inventarisieren (zum Beispiel bei Kauf eines Ersatzteils für Mikroskop im folgenden Jahr). Um die Anlage zu erfassen klicken Sie im Navigationsmenü (auf der linken Seite) auf den Button Anlagen erfassen. Suchen Sie am besten nach der Bestellnummer Einkaufsbeleg. Klicken Sie auf den Button ausführen. Stand: 13.03.2012 17

Im oberen Bereich werden einige Daten (Materialklasse/Warengruppe, Menge, Preis, Währung, etc.) aus der Bestellung der Hauptanlage übernommen. Im unteren Bereich sind die Daten zu der bereits erfassten Anlage zu sehen. Ist der Status grün, bedeutet dies, dass die Haupanlage bereits aktiviert wurde und nicht mehr geändert werden kann. Stand: 13.03.2012 18

Um weitere Positionen hinzu zu erfassen klicken Sie auf den Button (leeres Blatt) ganz oben links. Die Anlagennummer muss von der Hauptanlage übernommen werden. In der Spalte UNr./Unternummer erscheint die Zahl 1 oder 2. Dies bedeutet, dass die Anlage im vorherigen Jahr bereits inventarisiert wurde. Stand: 13.03.2012 19

Schliesslich können die Restdaten (Bezeichnung, Seriennummer, Standort, Raum, Preis, Währung und Bemerkungen) erfasst werden. Daten wie Finanzierungsquelle und Anlagenklassen werden von der Hauptanlage übernommen. Klicken Sie auf den Button Sichern um die erfassten Daten zu sichern Stand: 13.03.2012 20

5. Zentrale Bestätigung/Wareneingang abschliessen (B3) Anschliessend kann der Wareneingang definitiv bestätigt werden. Für Details, siehe Dokumentation B3. Stand: 13.03.2012 21

6. Anlage aktivieren Die Aktivierung der Anlage geschieht ausschliesslich durch das Rechnungswesen. Beim Verbuchen der Rechnung erhält der Rechnungsbearbeiter eine Warnmeldung, dass hier eine Anlage zu inventarisieren ist. Stand: 13.03.2012 22

Zur Aktivierung der Anlage nach vorgeschlagenen Suchkriterien suchen, zum Beispiel nach Bestellnummer. Den Button Ausführen anklicken Stand: 13.03.2012 23

Die Daten nachkontrollieren und gegebenenfalls vervollständigen. Wenn alle Daten richtig eingegeben wurden, so kann die Position markiert und mit dem Button Markierte Inventuren erstellen im Backend aktiviert werden. Achtung! Bei mehreren zu inventarisierenden Positionen pro Bestellung wird für den Vorschlag der Finanzierungsquelle und Anlageklasse die Auswahl der ersten Position übernommen. Stand: 13.03.2012 24

Wenn der Bearbeitungsstatus auf grün steht, dann ist die Anlage erfolgreich aktiviert worden. 7. Rechnungserfassung Anschliessend kann die Rechnung durch die Abteilung Zentrales Rechnungswesen im Backend-System definitiv verbucht werden. Stand: 13.03.2012 25

Dokumentation SRM: URZ C1 Bezugsquellenfindung Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeines 2 2. Übernahme der Lieferung ohne Bestellbezug 3 3. Bestellung vervollständigen 7 3.1. Registerkarte Details 8 3.2. Registerkarte Zugehörige Belege 9 4. Bestellung abschliessen 10 Stand: 26.03.2012 1

1. Allgemeines Falls eine Bestellung im Ausnahmefall nicht via System (zum Beispiel als telefonische Bestellung oder eine kostenfreie Lieferung) erfolgt, so muss diese spätestens bei der Anlieferung nachträglich im System erfasst werden. Alle Lieferungen (mit und ohne Bestellbezug) werden im Zentrallager erfasst. Bei Lieferungen ohne Bestellbezug wird eine Bestellanforderung angelegt. Die Bestellanforderungen werden automatisch in einen Warenkorb umgewandelt. Anschliessend werden solche Warenkörbe durch den jeweiligen Einkäufer übernommen und in eine Bestellung umgewandelt. Stand: 26.03.2012 2

2. Übernahme der Lieferung ohne Bestellbezug Um die Warenkörbe bei Lieferungen ohne Bestellbezug in die Bestellungen umzuwandeln wählen Sie im Navigationsmenü auf höchster Ebene den Einkauf, Wählen Sie Sie im Bereich Feinnavigation wieder den Einkauf, Klicken Sie unter Zentrale Funktionen auf den Button Bezugsquellenfindung durchführen. Um die Warenkörbe nach jeweiliger Einkäufergruppe zu übernehmen geben Sie im Feld Einkäufergruppe Ihre Einkäufergruppe an. Klicken Sie anschliessend den Button Suchen an. Stand: 26.03.2012 3

Markieren Sie den zu übernehmenden Warenkorb und klicken Sie anschliessend den Button Nächster Schritt an Stand: 26.03.2012 4

Wählen Sie im Dropdown Menü des Buttons Entwurf anlegen das Objekt Bestellung. Stand: 26.03.2012 5

Klicken Sie den Button Ausgewählte Entwürfe bearbeiten an Stand: 26.03.2012 6

3. Bestellung vervollständigen An dieser Stelle müssen sämtliche DUMMY-Positionen durch korrekte Angaben gemäss Lieferschein ersetzt bzw. korrigiert werden. Stand: 26.03.2012 7

3.1. Registerkarte Details Folgende Felder können in der Registerkarte Details gepflegt werden: - Budgetposition falls ein Investitionsauftrag ausgewählt wurde (zum Beispiel IIT0101) - Inventarisierung falls die bestellte Anlage zu inventarisieren ist Folgende Felder müssen in der Registerkarte Details durch Einkäufer im Bio-/Pharmazentrum gepflegt werden: - Gefahrenkennzeichen Stand: 26.03.2012 8

3.2. Registerkarte Zugehörige Belege - Hier werden sämtliche Belege angezeigt - Falls eine der Positionen nichts kostet, bzw. als Testartikel bestellt wurde, so muss der Flag Rechnung erwartet entfernt werden. Stand: 26.03.2012 9

4. Bestellung abschliessen Um die Bestellung abzuschliessen ohne diese an den Lieferanten (die Lieferung ist ja bereits da) abzuschicken, wählen Sie die Registerkarte Kopf und anschliessend die Ausgabe aus. Stellen Sie sicher, dass als Ausgabemedium Keine Ausgabe gewählt ist. Dies bedeutet, dass die Bestellung nicht erneut an den Lieferantengesendet, sondern lokal gespeichert wird. Stand: 26.03.2012 10

Um die Bestellung abzuschliessen, klicken Sie auf den Button Bestellen oder Bestellen und sofort versenden. Stand: 26.03.2012 11

Dokumentation SRM: URZ C2 - Zentrale Bestätigung/Wareneingang Inhaltsverzeichnis 1.0 Zentrale Bestätigung/Wareneingang anlegen 3 2.0 Bestätigungen/Wareneingang löschen/stornieren 10 3.0 Rücklieferung 11 Stand: 10.05.2012 1

B3. Zentrale Bestätigung/Wareneingang Der Wareneingang resultiert aus der Bestellung bei einem Lieferanten. Dieser Vorgang wird - wie eine Bestellung - über einen Beleg im SAP-System abgebildet. Wenn die Ware aufgrund einer Bestellung geliefert wird, ist es für alle betroffenen Abteilungen wichtig, dass sie diesen Wareneingang mit Bezug auf die Bestellung erfassen. Mitarbeiter können Ihre Bestätigungen nun auf zwei verschiedene Arten sichern: Bestätigen ein Beleg, der vollständig bearbeitet wurde, wird gebucht. Das Bestätigungsdatum und die Menge werden angeben. Sichern eine Bestätigung wird in unvollständigem Zustand gesichert und zu einem späteren Zeitpunkt vervollständigt. Stand: 10.05.2012 2

1.0 Zentrale Bestätigung/Wareneingang anlegen Um die zentrale Bestätigung/Wareneingang im Bezug zu einer Bestellung anzulegen brauchen Sie einen Referenzbeleg (Einkaufswagennummer oder Bestellnummer). Die Referenzbelege finden Sie in Ihrem eigenen Arbeitsvorrat. Wählen Sie Aktualisieren, um die Einkaufswagen-Abfrage zu aktualisieren Wählen Sie den Einkaufswagen aus Wählen Sie die Registerkarte Zugehörige Belege Folgende Referenzbelege können im folgenden Beispiel entnommen werden: Einkaufswagennummer Bestellnummer Stand: 10.05.2012 3