Aufbewahrungsfristen Jeder Kaufmann ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren ( 147 Abgabenordnung). Man unterscheidet dabei Fristen von sechs und zehn Jahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzten Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden bzw. Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind. Das bedeutet: Ein Geschäftsvorfall, den ein Unternehmen z.b. am 31. März abgeschlossen hat, muss ab 1. Januar des folgenden Jahres zehn oder sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Hinweis: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen können die Geschäftsunterlagen vernichtet werden, es sei denn, dass die Steuerfestsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, die Finanzverwaltung also eine Steuer z. B. noch durch einen Steuerbescheid erheben kann. Das bedeutet, dass beispielsweise nach begonnener Betriebsprüfung nicht nur die Festsetzungsverjährung für die Festsetzungsfrist für die Steuern, auf die sich die Prüfung erstreckt, gehemmt ist, sondern im gleichen Umfang auch die Aufbewahrungsfrist hinausgeschoben wird. In diesem Fall dürfen Sie die Unterlagen auf keinen Fall vernichten, sonst riskieren Sie eine Schätzung. Digitaler Zugriff der Finanzverwaltung Seit 2002 ist zusätzlich zu beachten, dass alle EDV-Buchführungen den Finanzbeamten zugänglich gemacht werden müssen. Das heißt, dass Auswertungen während der gesamten Aufbewahrungsfrist möglich sein müssen. Bei Updates sind die alten Versionen funktionstüchtig zu halten. Die Vorlage von Papierbelegen und Kontenausdrucken reicht nicht. Rückstellung für Aufbewahrung von Buchführungsunterlagen Im Jahresabschluss ist für Aufbewahrungskosten von Buchführungsunterlagen eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden ( 257 HGB, 147 AO). Die OFD Hannover hat in einer Verfügung vom 27. Juni 2007 zwei Methoden für die Berechnung der Rückstellung bekannt gemacht: 1. Die jährlichen Kosten für die Aufbewahrung eines jeden Jahres werden gesondert ermittelt. Der Betrag wird dann mit der Anzahl der Jahre bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist multipliziert. 2. Die jährlich anfallenden rückstellungsfähigen Kosten für einen Archivraum (Miete, AfA, Betriebskosten) und anteilige Personalkosten werden ermittelt und mit dem Faktor 5,5 multipliziert. Zusätzlich sind einmalige Kosten wie Aufwendungen für die Einlagerung, Mikroverfilmung, Digitalisierung und Datensicherung zu berücksichtigen. 1/5
Aufbewahrungsfristen der wesentlichsten Geschäftsunterlagen Bezeichnung Frist Abrechnungsunterlagen 10 Abtretungserklärungen 6 Änderungsnachweis der EDV-Buchführung 10 Aktenvermerke 6 Angebote mit Auftragsfolge 6 Anhang 10 Anlagenverzeichnis 10 Anlagezu- und Abgangsmeldungen 10 Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung 10 Auftrags- und Bestellunterlagen 6 Ausfuhrunterlagen 6 Ausgangsrechnungen 10 Bankbelege 10 Bankbürgschaften 6 Beförderungspapiere im Güterkraftverkehr 6 Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger 6 Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) 10 Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen 10 Betriebskostenabrechnungen 10 Betriebsprüfungsberichte 6 Bewertungsunterlagen 10 Bewirtungsunterlagen und Belege 10 Bilanzen 10 Bilanzunterlagen (z.b. Debitorenliste) 10 Buchungsbelege 10 Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) 6 Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage) 10 Depotauszüge 10 Einfuhrunterlagen 6 Eingangsrechnungen 10 Einheitswertbescheide 10 2/5
Eröffnungsbilanz 10 Exportunterlagen 6 Fahrtenbücher 10 Fahrtkostenerstattungsunterlagen 10 Fehlerprotokolle bei EDV-Buchführung 10 Finanzberichte 6 Frachtbriefe 6 Freistellungsbescheinigung - allgemein gültig - des Bauunternehmens (Kopie) * 6 Freistellungsbescheinigung - auf konkreten Auftrag beschränkt - (Original)* 6 Gehaltslisten 10 Geschäftsberichte 10 Geschäftsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) 6 Geschenknachweise (soweit nicht Buchungsgrundlage) 6 Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresbilanz) 10 Gutschriften 10 Handelsbilanz 10 Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) 6 Handelsbücher 10 Handelsregisterauszüge 6 Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz) 10 Inventar und Inventarunterlagen 10 Investitionszulagenanträge 6 Jahresabschlüsse 10 Jahresabschlusserläuterungen 10 Jahresabschlusslisten 10 Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 10 Kalkulationsunterlagen (außer für Kalkulation der Herstellkosten) 6 Kassenberichte 10 Kassenbücher und -blätter 10 Kassenzettel,-belege (soweit nicht Buchungsunterlage) 6 Kontenpläne und Kontenplanänderungen 10 Kontenregister 10 3/5
Kontoauszüge (Girokonten auch Postgiro) ** 10 Kreditunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) 6 Lageberichte 10 Lagerbuchführungen 10 Lieferscheine*** 10 Lohnbelege***** 6 Lohnkonten***** 6 Lohnlisten 10 Lohnunterlagen***** 6 Magnetbänder mit Buchungsfunktion 10 Mahnungen und -bescheide 6 Mietunterlagen 6 Nebenbücher 10 OP-Listen (EDV) 10 Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung 10 Portokassenbücher 10 Postgirobelege 10 Preislisten 6 Programmbeschreibung für das Buchführungsprogramm 10 Protokolle (allgemeiner Art) 6 Quittungen 10 Rechnungen 10 Rechnungen durch Privatpersonen, soweit diese Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück betreffen **** 2 Rechnungsdoppel über steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen 10 Rechnungsdoppel (bestimmte Fälle des innergemeinschaftlichen Rechnungsverkehrs nach 14a Abs. 1 UStG) 10 Registrierkassenstreifen 6 Reisekostenabrechnungen 10 Sachkonten 10 Saldenbilanzen 10 Schecks 10 Scheckunterlagen 6 Schriftwechsel (allgemein) 6 4/5
Spendenbescheinigungen 10 Steuerunterlagen 10 Steuererklärungen 10 Telefonkostennachweise (keine Buchungsgrundlage) 6 Überstundenlisten 6 Umsatzsteuervoranmeldungen 10 Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 10 Verkaufsbücher 10 Vermögensverzeichnis 10 Vermögenswirksame Leistungen 6 Versand- und Frachtunterlagen 6 Verträge (wenn Buchungsunterlage 10 Jahre) 6 Wareneingangs- und -ausgangsbücher 10 Werbegeschenknachweise 10 Zahlungsanweisungen 10 Zollbelege 6 * Die Regelungen zur Bauabzugsbesteuerung gelten seit 1.1.2002. ** Bei Unternehmen (auch Einnahmen-Überschuss-Rechner), die Onlinebanking machen, reicht ein Ausdruck des vom Kreditinstitut übermittelten elektronischen Kontoauszugs auf Papier nicht, um den bestehenden Aufbewahrungspflichten nach 147 AO nachzukommen. Vielmehr muss der elektronische Kontoauszug durch Übertragung der Inhalts- und Formatierungsdaten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger archiviert werden. Dabei dürfen die Daten vor dem Speichern bzw. bei einem möglichen späteren Ausdruck nicht verändert werden können. Anders kann die Entscheidung ausfallen, wenn das Kreditinstitut zusätzlich Monatssammelkontoauszüge in Papierform zusendet. Somit wäre eine weitere Kontrollmöglichkeit geschaffen und den gesetzlichen Anforderungen des 355 HGB wäre Genüge getan. *** Eine Archivierung von Lieferscheinen auf CD für die Kunden entspricht nicht den gesetzlichen Anforderungen. **** Rechnungen an Privatpersonen im Zusammenhang mit Werkleistungen: Regelung gilt seit dem 1.8.2004, im Jahr 2008 sollten Sie noch keine Rechnung vernichten. ***** Wegen der Sonderregelung in 41 Abs. 1 Satz 10 Einkommensteuergesetz (EStG) beträgt die Aufbewahrungsfrist für Lohnkonten und der dort aufzubewahrenden Belege sowie der Freistellungsbescheinigungen nach dem EStG nicht zehn sondern nur sechs Jahre. Die IHK-Information wurde mit der gebotenen Sorgfalt erarbeitet, für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Inhalte kann jedoch keine Gewähr übernommen werden. 5/5