Der elektronische Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung Der neue Dienst der elektronischen Rechnungsstellung FAQ - Häufig gestellte Fragen und Antworten
INHALTSVERZEICHNIS EINLEITUNG...3 FAQ - HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN UND ANTWORTEN...4 Wer kann den Dienst in Anspruch nehmen?... 4 Wo liegen die Nutzungsgrenzen und wie hoch sind die Kosten für den Dienst?... 4 Wie verschafft man sich Zugang zu dem Dienst?... 4 Gewährleistet der Dienst eine gesetzeskonforme Aufbewahrung der elektronischen Rechnungen?... 4 Ist es möglich, von anderen Systemen erstellte elektronische Rechnungen zu importieren?... 5 Wie hat die Nummerierung der über den Dienst ausgestellten Rechnungen zu erfolgen?... 5 fattura-pa.infocamere.it 2
EINLEITUNG Sehr geehrte Nutzer, im Rahmen der gesetzlich vorgesehenen Maßnahmen zur Unterstützung der kleinen und mittleren Unternehmen (Art. 4 des Ministerialdekrets Nr. 55/2013) stellen die Handelskammern durch die Zusammenarbeit zwischen der Agentur für Digitalwesen und dem Verband der italienischen Handelskammern Unioncamere all jene IT-Dienste und - Instrumente zur Verfügung, die für die gesetzeskonforme Ausstellung, Übermittlung und Aufbewahrung der elektronischen Rechnungen erforderlich sind. Dabei wird das vom Nationalen Austauschsystem auferlegte Format berücksichtigt und es wird auch die Kommunikation mit dem besagten System sichergestellt. fattura-pa.infocamere.it 3
FAQ - Häufig gestellte Fragen und Antworten Wer kann den Dienst in Anspruch nehmen? Der Dienst steht den bei den Handelskammern eingetragenen kleinen und mittleren Unternehmen zur Verfügung. Das jeweilige Unternehmen muss bei der Anmeldung zum Dienst erklären, dass es die Nutzungsbedingungen annimmt und folgende Voraussetzungen gemäß Empfehlung der Kommission 2003/361/EG vom 6. Mai 2003 erfüllt: WENIGER als 250 Mitarbeiter; HÖCHSTENS 50 Millionen Euro Umsatz oder 43 Millionen Euro Bilanzsumme (bilanzielles Vermögen) laut letztem Jahresabschluss. Wo liegen die Nutzungsgrenzen und wie hoch sind die Kosten für den Dienst? Der Dienst gestattet die Verwaltung von höchstens 24 Dokumenten (Rechnungen, Gutschriften usw.) im Zeitraum zwischen dem 1. Januar und dem 31. Dezember eines jeden Jahres; nach Erreichen der 24 Dokumente ist es nicht möglich, weitere Rechnungen an das Austauschsystem zu senden. Die an das Austauschsystem übermittelten, aber nicht prozessierten Dokumente, d.h. Dokumente, die nicht im Sinne des Auslegungsrundschreibens zum Ministerialdekret Nr. 55/2013 erstellt wurden, werden nicht mitgezählt. Der Dienst wird den kleinen und mittleren Unternehmen im Rahmen obiger Begrenzungen kostenlos zur Verfügung gestellt, wie von Art. 4 Abs. 2 des Ministerialdekrets Nr. 55 vom 3. April 2013 vorgesehen. Wie verschafft man sich Zugang zu dem Dienst? Der Dienst ist mittels digitalen Identität SPID oder mit der Nationale Servicekarte (CNS), welche auch die digitale Unterzeichnung von Dokumenten ermöglicht. Die digitale Unterschrift bildet einen Herkunftsnachweis und belegt die Vollständigkeit des Inhaltes der Dokumente. Eine Nationale Servicekarte (auch in Form eines USB-Sticks) kann man bei der zuständigen Handelskammer oder bei einer der akkreditierten, von der Agentur für Digitalwesen zugelassenen Zertifizierungsstellen. fattura-pa.infocamere.it 4
Gewährleistet der Dienst eine gesetzeskonforme Aufbewahrung der elektronischen Rechnungen? Die Rechnungen an die Öffentliche Verwaltung, die durch den von den Handelskammern bereitgestellten Dienst elektronisch ausgestellt und übermittelt werden, unterliegen einer Aufbewahrungspflicht zu steuerlichen Zwecken gemäß Ministerialdekret vom 23. Januar 2004, und zwar für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum von 10 Jahren nach der Ausstellung. Bei der Anmeldung zum Dienst ernennt der Nutzer InfoCamere zum Verantwortlichen für die Aufbewahrung der elektronischen Dokumente, die mit der Erbringung des Dienstes verbunden sind. Als Verantwortlicher für die Aufbewahrung ist InfoCamere daher angehalten, unter Beachtung der gesetzlich vorgesehenen Pflichten zu handeln und innerhalb der vorgeschriebenen Fristen sein Archivierungssystem den Anforderungen gemäß Dekret des Präsidenten des Ministerrates vom 3. Dezember 2013 anzupassen. Ist es möglich, von anderen Systemen erstellte elektronische Rechnungen zu importieren? Die Erstellung der Rechnungen an die Öffentliche Verwaltung über den von den Handelskammern angebotenen Dienst erfolgt ausschließlich durch das Ausfüllen der digitalen Dokumente mithilfe der entsprechenden Programmfunktionen, die den Nutzer insofern unterstützen, als eine Verbindung zum Handelsregister und zum Verzeichnis der Öffentlichen Verwaltungen ipa bereitgestellt wird. Es ist demnach nicht die Möglichkeit vorgesehen, von dritten Systemen erstellte Dateien hochzuladen. Wie hat die Nummerierung der über den Dienst ausgestellten Rechnungen zu erfolgen? Das MwSt.-Register des dienstnutzenden Unternehmens versteht sich als externes Element; die Angabe der Nummer der ausgestellten Rechnungen unterliegt wie die aller anderen in die Dokumente eingefügten Daten der alleinigen Verantwortung des Nutzers und zwar auf der Grundlage des Buchführungssystems desselben Unternehmens. Müssen elektronische B2B-Rechnungen, also Rechnungen die an Private Subjekte ausgestellt worden sind, auch das nationale Austauschsystem durchlaufen, genauso wie die Rechnungen an die Öffentliche Verwaltung? Ab 1. Januar 2017 wird dem Benutzer die Wahl eröffnet (auf freiwilliger Basis), seine elektronischen B2B-Rechnungen über das nationale Austauschsystem (SdI) oder mittels PEC-Mail zu übermitteln. Bis zu diesem Datum werden die elektronischen B2B-Rechnungen an den Empfänger ausschließlich in Form einer PEC-Mail (zertifizierte elektronische Post) übermittelt. fattura-pa.infocamere.it 5