Begleitbroschüre ZUM. Jahresgespräch

Begleitbroschüre ZUM Jahresgespräch

BEGLEITBROSCHÜRE ZUM JAHRESGESPRÄCH

Vorwort Rektor Winckler Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen, die Universität Wien hat sich das Ziel gesetzt, ihre Position als europäische Forschungsuniversität zu stärken, die sich gleichzeitig durch ein gutes Studienangebot auszeichnet, von Jungwissenschafter/innen als internationales, attraktives Zentrum gesehen wird und die kontinuierlich hohe Qualität durch definierte Standards hält. Die Erreichung dieser Ziele stellt eine große Aufgabe für alle Mitarbeiter/innen der Universität Wien dar. Mehr als 7000 Mitarbeiter/innen arbeiten mit rund 65 000 Studierenden in unserer Universität zusammen. Die Erreichung der Ziele kann nur gelingen, wenn alle nach ihren Möglichkeiten und in ihren Tätigkeitsrahmen daran mitwirken. Das Jahresgespräch dient Ihnen als Mitarbeiter/in dazu, mit Ihrer Leitung über Ihren Beitrag zur Erreichung dieser Ziele zu sprechen und diesen Beitrag auch sichtbar zu machen. Die Dekan/innen, Institutsvorständ/innen und auch Leitungspersonen werden das Instrument des Jahresgesprächs dafür nutzen, die Ziele der betreffenden organisatorischen Einheit mit den Mitarbeiter/innen neu auszurichten und mit den Gesamtzielen in Beziehung zu setzen. 2 Das Jahresgespräch stellt ein wichtiges Element in der Qualitätssicherung der Universität Wien dar und bezieht sich auf Ihren Beitrag, den Sie in der Universität Wien leisten. Ich lade Sie als Führungskraft und Sie als Mitarbeiter/in herzlich dazu ein, dieses Instrument zu nutzen und danke Ihnen für Ihren Einsatz um die Universität Wien. Mit freundlichen Grüßen Georg Winckler

Vorwort Vizerektorin Sebök Sehr geehrte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität Wien, EINLEITUNG JAHRESGESPRÄCH tagtäglich arbeiten wir an den unterschiedlichsten Orten und in den verschiedenen Teilbereichen der Universität Wien an der Erfüllung unserer Aufgaben in Forschung, Lehre und der diese Bereiche unterstützenden Verwaltung. Aufgaben verschieben sich, neue Aufgaben entstehen und die Gesamtorganisation wird kontinuierlich weiterentwickelt. Aus diesen Entwicklungen ergibt es sich auch, dass Mitarbeiter/innen wie Führungskräfte ständig Neues dazulernen, um den neuen Anforderungen und den Veränderungen des Arbeitsalltags auch gerecht zu werden. Die gesamte Universität Wien entwickelt sich kontinuierlich weiter, und auch Sie als Mitarbeiter/in tun dies, sei es in der wissenschaftlichen Karriere, sei es im nichtwissenschaftlichen Bereich. Das Jahresgespräch, das in der vorliegenden Broschüre vorgestellt wird, soll Sie dabei unterstützen, gemeinsam mit Ihrer Führungskraft Ihre persönliche Zukunft in der Universität Wien und Ihre Karrieremöglichkeiten zu besprechen, Ihre Aufgaben zu definieren und über Ihre Wünsche zur Weiterqualifikation zu sprechen. Als Führungskraft haben Sie die Möglichkeit, im Rahmen des Gesprächs Potentiale Ihrer Mitarbeiter/innen zu erkennen und gezielte Förderung zu initiieren. 3 Mit dem Jahresgespräch setzen wir an der Universität Wien ein Zeichen dafür, dass Dialog ein wichtiges Element unseres Zusammenlebens innerhalb der Universität Wien ist. Im Jahr 2006 wurde das Instrument erprobt, mit dem Jahr 2007 wird es an der gesamten Universität umgesetzt. Auch ich möchte Sie einladen, das Jahresgespräch intensiv zu nutzen! Mit freundlichen Grüßen Martha Sebök

Vorwort Betriebsräte der Universität Wien Das Jahres- bzw. Mitarbeiter/innengespräch ist eines der wichtigsten Instrumente professioneller Personalführung. Weltweit schenken die Unternehmensführungen der Ausbildung, Schulung, Förderung und Motivation der Mitarbeiter/innen Mitarbeiter/innengespräch und Zielvereinbarung sind hierfür die wesentlichen Grundlagen Aufmerksamkeit und Sorgfalt. Optimaler Personaleinsatz richtet sich nicht zuletzt nach den individuellen Kompetenzen und Fähigkeiten der Mitarbeiter/innen und deren Förderungen. Zugleich ist er eine wesentliche Voraussetzung für den Unternehmenserfolg und die Standortsicherung gleichermaßen. Die Universität Wien durchlebt augenblicklich wie alle österreichischen Universitäten einen unvergleichbaren Paradigmenwechsel. Im Bereich des Personalwesens wird dieser vom Umstieg vom Bundesdienstrecht auf das private Arbeitsrecht mit allen daraus folgenden Konsequenzen, auch in der Personalführung, getragen. 4 Das Mitarbeiter/innengespräch ist eine Verpflichtung für die Vorgesetzten und die Mitarbeiter/innen haben ein Recht auf das Mitarbeiter/innengespräch. Es hat nicht in Form einer beiläufigen Plauderei geführt zu werden, sondern strukturiert und in einer garantierten Vertraulichkeit wie auch in einer dem Verhältnis der Gesprächspartner/innen angemessenen Vertrautheit. Es hat Rückblick und Ausblick zu einem sinnvollen Ganzen zu verbinden, welches ausschließlich beiden Gesprächspartner/innen in verschriftlicher Form vorliegt und gegenseitige Pflichten und Ansprüche festlegt, welche in den Zielvereinbarungen festgeschrieben werden und den Ausgangspunkt für das nächstfolgende Mitarbeiter/innengespräch darstellen.

Es ist beiden Betriebsratsvorsitzenden ein großes Anliegen gewesen, im Kollektivvertrag den Anspruch auf das Mitarbeiter/innengespräch derart zu verankern, dass den Kolleg/innen ein einklagbarer Rechtsanspruch darauf erwächst. EINLEITUNG JAHRESGESPRÄCH Paradigmenwechsel sind Entwicklungsphasen, in denen überkommene Verhaltens- und Wahrnehmungsmuster von neuen, im Entstehen begriffenen, abgelöst werden, also Zeitabschnitte des Lernens und Orientierens. Allzu selten wird darauf hingewiesen, dass Paradigmenwechsel aber auch eine ganze Reihe neuer Angebote und Chancen für die/den Einzelne/n bieten. Das Mitarbeiter/innengespräch soll diese der/dem Vorgesetzten und dem/der Mitarbeiter/ in in einer für beide verbindlichen Form bewusst machen. Mit dieser Broschüre dokumentiert die Universitätsleitung, dass sie gemeinsam mit den beiden Betriebsräten großen Wert und ebenso großes Augenmerk auf Ausbildung, Schulung, Förderung und Motivation ihrer Mitarbeiter/innen legt und dass sie sich gemeinsam mit den Betriebsräten zu einer professionellen Personalführung auf allen Organisationsebenen bekennt. Die beiden Betriebsräte werden alle ihre Möglichkeiten ausschöpfen und ihren Beitrag leisten, rasch diese gesteckten Ziele zu erreichen. 5 HR Dr. Alfred Georg Müller Vorsitzender des Betriebsrates für das Allgemeine Universitätspersonal Ao. Univ.-Prof. Dr. Gert Michael Steiner Vorsitzender des Betriebsrates für das Wissenschaftliche Universitätspersonal

Das Jahresgespräch an der Universität Wien Das Jahresgespräch sichert den Dialog zwischen Vorgesetztem/r und Mitarbeiter/in abseits des Alltagsgeschäfts und alltäglicher Kommunikation in einer strukturierten leitfadenorientierten Form. Der Vorbereitungsbogen zum Jahresgespräch sieht drei inhaltliche Dimensionen vor. Im Gespräch geht es einerseits um Ziele, andererseits um die Aufgaben und die erbrachten Leistungen sowie um die dafür notwendigen Qualifikationen und die Karrieremöglichkeiten bzw. berufliche Weiterentwicklung. Jahresgespräche geben Orientierung, helfen dabei, die Arbeit an einem gemeinsamen Ziel auszurichten und steigern die Qualität der Arbeit, die in einer Organisationseinheit erbracht wird. Jahresgespräche tragen aber auch zu einem guten Arbeitsklima bei. Durch das Jahresgespräch kann Missverständnissen und Konflikten vorgebeugt werden. Im Rahmen eines Jahresgespräches besteht die Möglichkeit, wechselseitige Wertschätzung zum Ausdruck zu bringen und aus den Rückmeldungen zu lernen. Vom Jahresgespräch können alle einzelnen Mitarbeiter/innen, aber auch alle Vorgesetzten und die gesamte Organisation profitieren. 6 Im Jahr 2006 wurde das Instrument des Jahresgesprächs an der Universität Wien erprobt. Auf Basis der Praxiserfahrungen der Mitarbeiter/innen wurde das Jahresgespräch weiter entwickelt und ab 2007 verpflichtend für alle Mitarbeiter/innen der Universität Wien eingeführt.

EINLEITUNG JAHRESGESPRÄCH 7

Definition des Jahresgesprächs Was ist das Jahresgespräch der Universität Wien? Das Jahresgespräch ist ein periodisches Beratungs- und Fördergespräch zwischen Mitarbeiter/in und Führungskraft, bei dem auch Übereinkünfte über Ziele und die Zielerreichung erarbeitet werden, welche anschließend in Zielvereinbarungen eingehen. Das Jahresgespräch gibt Gelegenheit, in systematischer Form und auf strukturierte Weise Inhalte, die eine zielorientierte Zusammenarbeit unterstützen und fördern, abseits des Arbeitsalltags zu besprechen. Die Merkmale des Jahresgesprächs sind: Vorbereitung Gesprächsstruktur Dokumentation Zielvereinbarungen Vertraulichkeit Regelmäßigkeit Leistungsvereinbarung Zielvereinbarung Jahresgespräch Leistungsvereinbarung 8 In Abstimmung mit den Leistungsvereinbarungen, die zwischen dem Bundesministerium für Wissenschaft und Forschung (bmwf ) und der Universität Wien, vertreten durch den Rektor, geschlossen werden, führt das Rektorat mit den jeweiligen Leiter/innen der Organisationseinheiten (Fakultäten, Zentren, Dienstleistungseinrichtungen, Stabsstellen, Besondere Einrichtungen) Zielvereinbarungsgespräche, aufgrund derer verbindliche Vereinbarungen abgeschlossen werden. Zielvereinbarung Die Führungskräfte der Organisationseinheiten (Dekan/innen, Zentrumsleiter/innen, Dienstleistungseinrichtungsleiter/innen) haben die Pflicht, ihre Organisations- und Subeinheiten über diese Zielvereinbarungen zu informieren. Es liegt auch in der Verantwortung dieser Leitungsorgane, die Vereinbarungen für die jeweiligen Subeinheiten zu strukturieren und zu konkretisieren.

Es geht auch um das Herunterbrechen der Zielvereinbarung von der Organisationseinheitsebene auf die Ebene der Subeinheit/en bzw. auf die Ebene der einzelnen Mitarbeiter/innen. DEFINITION JAHRESGESPRÄCH Der Abschluss von Zielvereinbarungen zwischen Gruppen von Habilitierten sowie Professor/innen und dem/der Leiter/in der Organisationseinheit gemäß Satzung (Zielvereinbarung 4 Abs. 1) ist zu ermöglichen. Jahresgespräch Das Jahresgespräch wird zwischen dem/der Mitarbeiter/in und der Führungskraft vertraulich geführt und konsensual abgeschlossen. Es ist sowohl über das Jahresgespräch als auch über die anschließende Zielvereinbarung ein Protokoll zu führen. Ersteres ist vertraulich. Das Jahresgespräch und die Zielvereinbarung können bei Bedarf (z.b. große Fakultäten, Abstimmungsbedarf für die Ressourcenplanung, ausdrücklicher Wunsch) auch zu zwei unterschiedlichen Zeitpunkten geführt werden. Das Jahresgespräch entspricht dem Mitarbeitergespräch gemäß BDG (bzw. VBG). Mit Inkrafttreten des Kollektivvertrags wird die Bezeichnung Jahresgespräch durch Mitarbeiter/innengespräch abgelöst. 9

Ziele und Nutzen des Jahresgesprächs Klarheit über Ziele Mitarbeiter/innen haben im Jahresgespräch die Möglichkeit, über die Organisationsziele zu sprechen und ihren Beitrag zur Erreichung des Ziels zu definieren. Führungskräfte haben im Jahresgespräch die Möglichkeit, die Ziele mit den Mitarbeiter/innen zu besprechen und den jeweiligen Beitrag des/der Mitarbeiter/in zum Gesamtziel festzuhalten. Für die gesamte Organisationseinheit bedeutet Klarheit über Ziele die Voraussetzung zur konsequenten Verfolgung und Erreichung der Ziele, die Möglichkeit, an einem gemeinsamen Strang zu ziehen, Orientierung und Planung. Klarheit über Aufgaben und Leistungen 10 Mitarbeiter/innen haben im Jahresgespräch die Möglichkeit, ihre Aufgaben zu definieren, ihre Leistungen darzustellen und zu den erbrachten Leistungen Rückmeldung zu erhalten. Führungskräfte haben im Jahresgespräch die Möglichkeit, Aufgaben neu zu definieren, Leistungen der Mitarbeiter/innen zu erkennen, zu würdigen und Rückmeldung zu geben. Für die gesamte Organisationseinheit bedeutet Klarheit über Aufgaben und Leistungen die Voraussetzung zur planvollen Aufgabenerfüllung in hoher Qualität, Hilfe bei der Einschätzung der Arbeit der Einzelnen und die Basis für die Übernahme von Verantwortung für Arbeitsbereiche, Vorbeugung von Missverständnissen, die zu Konflikten führen können.

Klarheit über Qualifikation und Karrieremöglichkeiten Mitarbeiter/innen haben im Jahresgespräch die Möglichkeit, individuelle Karriereziele mit der Führungskraft zu besprechen und weitere Qualifizierungsschritte zu vereinbaren. ZIELE UND NUTZEN JAHRESGESPRÄCH Führungskräfte haben im Jahresgespräch die Möglichkeit, gezielte Nachwuchsförderung zu betreiben, Potentiale der Mitarbeiter/innen besser zu erkennen und die Arbeitsplanung auf die individuellen Stärken der Mitarbeiter/innen abzustimmen. Für die gesamte Organisationseinheit bedeutet Klarheit über Qualifikation und Karriere ein Deutlichmachen der wechselseitigen Erwartungen zwischen Mitarbeiter/in und Führungskraft sowie die Verhinderung von Fehleinschätzungen, die zu Frustration führen können, den optimalen ihren Interessen und Möglichkeiten entsprechenden Einsatz der Mitarbeiter/innen, Qualifikationssteigerung von Einzelnen und die Weiterentwicklung der gesamten Organisation. 11

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Rahmenbedingungen Wie oft findet ein Jahresgespräch statt? Das Jahresgespräch, welches als ein vertrauliches Vier-Augen- Gespräch zwischen Mitarbeiter/in und der unmittelbaren Führungskraft gesehen wird, wird einmal im Jahr durchgeführt. ZIELE UND NUTZEN JAHRESGESPRÄCH Die Initiative zum Gespräch sollte von der Führungskraft ausgehen. Selbstverständlich steht es auch dem/der Mitarbeiter/in frei, das Gespräch zu veranlassen. Wer spricht mit wem? Das Jahresgespräch ist ein Instrument, das in allen Führungsebenen Verwendung findet. Jede Führungskraft führt mit jedem/jeder Einzelnen, für den/die sie die unmittelbare Personalverantwortung trägt, das vertrauliche Vier-Augen-Gespräch. Das Jahresgespräch mit habilitierten Wissenschafter/innen wird satzungsgemäß von dem/der Dekan/in oder dem/der Vizedekan/in geführt. Bei Fakultäten oder Zentren, die eine Instituts- bzw. Departmentgliederung aufweisen, kann es für die Zielvereinbarung sinnvoll sein, ein Dreiergespräch oder ein Gruppengespräch zwischen Instituts- bzw. Departmentleitung, einem Mitglied des Dekan/innenteams und dem/der/den habilitierten Wissenschafter/innen des Departments oder Instituts 13 zu führen. Folgende Personengruppen sind von der Verpflichtung zur Führung eines Jahresgesprächs ausgenommen: Tutor/innen, Lehrbeauftragte sowie andere Personen, die kürzer als ein Jahr an der Universität Wien beschäftigt sind, zumal die Planungsperiode für das Jahresgespräch 12 Monate beträgt. Studienassistent/innen, deren Beschäftigungsverhältnis an der Universität Wien kürzer als ein Jahr dauert, sind ebenfalls von der Verpflichtung zur Führung eines Jahresgesprächs ausgenommen.

Worum geht es im Jahresgespräch? Anhand eines Vorbereitungsbogens, welcher sowohl zur Vorbereitung als auch zur Gesprächsführung dient, sprechen die Gesprächspartner/innen im Jahresgespräch über die drei Themenblöcke Organisationsziele und Zielerreichung Aufgaben und Leistungen Qualifikation und Karriere und verfassen nach dem Abschluss des Gesprächs ein schriftliches Protokoll über das Gespräch sowie über die getroffene Zielvereinbarung. Führt eine Führungskraft mit einem/einer Mitarbeiter/in, der/die selbst Führungsaufgaben hat (z.b. Referatsleiter/innen, Projektleiter/innen, etc.), ein Jahresgespräch, sollen die Führungsarbeit und die Führungsaufgaben des/der betreffenden Mitarbeiter/in ebenfalls schwerpunktartig besprochen werden. Die drei (bzw. vier) Themenblöcke werden gemeinsam unter folgenden Perspektiven besprochen: Blick zurück in das vergangene Arbeitsjahr Blick nach vorne in das bevorstehende Arbeitsjahr Beitrag der beiden Gesprächspartner/innen zum Thema Wurde schon im Vorjahr ein Jahresgespräch geführt, soll das Jahresgespräch an die ergebnisse des Vorjahres anschließen, eine Analyse der Zielerreichung beinhalten und Veränderungen von einem Jahr zum nächsten festhalten. 14 Die Zielvereinbarungen, die von beiden Gesprächspartner/innen oder den Gruppenmitgliedern unterzeichnet werden, werden in der Regel für ein Studien- oder Kalenderjahr getroffen. Vorbereitung des Jahresgesprächs t i p p s 2 Wochen Vorbereitungszeit Vorbereitungsbogen nutzen (bleibt vertraulich) Schriftlich vorbereiten Die Basis für ein erfolgreiches Gespräch bietet eine gute individuelle Vorbereitung, wobei schriftlich wesentliche Gedanken festgehalten werden sollen. Um der Führungskraft und dem/der Mitarbeiter/in ausreichend Möglichkeit zur Vorbereitung zu geben, empfiehlt es sich, den Gesprächstermin zeitgerecht (ca. 2 Wochen vorher) zu vereinbaren. Als Vorbereitungsgrundlage für beide Gesprächspartner/innen dient der Vorbereitungsbogen. Die schriftliche Vorbereitung ist vertraulich.

Wie und wo findet ein Jahresgespräch statt? Für das Gespräch empfiehlt es sich, ein bis zwei Stunden einzuplanen. Auf diese Weise kann ein Gespräch ohne Zeitdruck gewährleistet werden. Das Gespräch soll ungestört geführt werden. Unterbrechungen durch Telefonanrufe oder andere Personen im Raum sollen jedenfalls vermieden werden. Es ist zu bedenken, dass auch vertrauliche Themen angesprochen werden, es ist somit ein Ort zu wählen, der unerwünschte Zuhörer/innen ausschließt. Die Nutzung des Vorbereitungsbogens RAHMENBEDINGUNGEN JAHRESGESPRÄCH Zur Vorbereitung: Die Basis des Gesprächs bilden die individuellen Vorbereitungen von Mitarbeiter/in und Vorgesetztem/r mit Hilfe des Vorbereitungsbogens. Die vorbereiteten Bögen werden nicht an den/die Gesprächspartner/in übergeben. Sie dienen als Anregung zur persönlichen Vorbereitung. Im Gespräch: Grundsätzlich kann das Gespräch mit jedem der drei Themenblöcke begonnen werden. Es wird aber empfohlen, über die Diskussion der übergeordneten Fragen der Organisationsziele und deren Zielerreichung zu dem Themenblock der individuellen Aufgabenerfüllung und Leistungserbringung überzuführen. Darauf aufbauend soll über vorhandene und künftige Qualifikationen sowie Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten gesprochen werden. Die Notizen, die der/die Einzelne in den Bögen (im Rahmen der Vorbereitung oder während des Gesprächs) festhält, sind vertraulich. Sie werden für den/die jeweilige Gesprächspartner/in nicht sichtbar und werden auch der Zielvereinbarung nicht beigefügt. Den Abschluss des Jahresgesprächs bilden das schriftliche Protokoll über die Beiträge von Mitarbeiter/in und Führungskraft zur Zielerreichung sowie die separate Zielvereinbarung (bzw. Terminvereinbarung für die Zielvereinbarung). Für das schriftliche Protokoll wird das dafür vorgesehene Formblatt verwendet. t i p p s In Stichworten mitschreiben Zeitlich unbegrenzter und ungestörter Termin Das Gespräch anhand der Fragen des Vorbereitungsbogens führen Notizen auf den Vorbereitungsbögen bleiben vertraulich Auf ausgewogene Gesprächszeit achten 15 Welcher Vorbereitungsbogen für wen? Es werden zwei Vorbereitungsbögen als Vorlage zur Verfügung gestellt: ein Vorbereitungsbogen für das allgemeine Universitätspersonal ein Vorbereitungsbogen für das wissenschaftliche Universitätspersonal Die Vorbereitungsbögen für das allgemeine und das wissenschaftliche Universitätspersonal sind im Wesentlichen gleich aufgebaut.

Da sich aber der wissenschaftliche Karriereweg von den beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten für das allgemeine Universitätspersonal unterscheidet, wird diese Unterscheidung im Abschnitt Qualifikation und Karriere berücksichtigt. Der jeweilige Vorbereitungsbogen richtet an die Führungskraft und an den/die Mitarbeiter/in zum selben Thema jeweils unterschiedliche Fragen. Wie werden Übereinkünfte geschlossen? t i p p Alle Vorlagen und Formblätter sind auf der Homepage www.univie.ac.at/jahresgespraech abrufbar! Es werden zwei Protokollbögen als Vorlage zur Verfügung gestellt: ein Protokollbogen für das allgemeine Universitätspersonal ein Protokollbogen für das wissenschaftliche Universitätspersonal Im Hinblick auf das vorausliegende Kalender- oder Studienjahr werden Vereinbarungen über Arbeitsaufgaben getroffen. Es wird festgehalten, welchen Beitrag der/die Mitarbeiter/in und welchen Beitrag die Führungskraft dazu leisten müssen, damit die Arbeitsaufgaben erfüllt werden können. Darüber hinaus werden Erfolgskriterien und der zeitliche Rahmen fixiert. Das schriftliche Protokoll gilt mit den Unterschriften beider Gesprächspartner/innen als konsensual abgeschlossen. Was geschieht, wenn kein Konsens besteht? 16 Kommt ein konsensuales Protokoll oder eine Zielvereinbarung im Rahmen eines Jahresgesprächs nicht zustande, haben der/die Mitarbeiter/in sowie die Führungskraft das Recht, sich zur Klärung an die nächst höhere Führungsebene zu wenden. Letztinstanz (sollte kein Protokoll oder keine Zielvereinbarung zustande kommen oder ein/e Gesprächspartner/in das Gespräch grundsätzlich verweigern) ist das für das Personal verantwortliche Mitglied des Rektorenteams. In ungeklärten Situationen können der Betriebsrat für das allgemeine bzw. wissenschaftliche Universitätspersonal als unterstützende Partner herangezogen werden. Was ist beim Jahresgespräch vertraulich? Die zur individuellen Vorbereitung verwendeten Vorbereitungsbögen sind ausschließlich zur persönlichen Nutzung gedacht. Zusätzliche persönliche Notizen während des Gesprächs werden dem abschließenden Protokoll ebenfalls nicht beigefügt.

Die Vereinbarungen, welche im Jahresgespräch getroffen werden, sind ebenso wie alle anderen im Rahmen der Vorbereitung zum Jahresgespräch notierten Inhalte absolut vertraulich. Werden im Jahresgespräch mit Mitarbeiter/innen mit Führungsaufgaben Vereinbarungen getroffen, die eine gesamte Organisationseinheit betreffen (z. B. Zielsetzungen für das Institut u.ä.), ist im Protokoll festzulegen, welche Ergebnisse für die betreffende Subeinheit öffentlich gemacht werden. Von der Vertraulichkeit ausgenommen sind die individuell vereinbarten Schulungs-, Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen bzw. weitere Maßnahmen zur Qualifikationssteigerung für die Mitarbeiter/innen der jeweiligen Organisationseinheit. Diese werden von den Führungskräften zusammengefasst und an die Leitung der Fakultät bzw. der Dienstleistungseinrichtung weiter geleitet. Die Leitung der Organisationseinheit übermittelt diese Liste an die Personalentwicklung. RAHMENBEDINGUNGEN JAHRESGESPRÄCH Von der Vertraulichkeit ebenfalls ausgenommen ist die Niederschrift über die Zielvereinbarung laut Satzung. Wie wird das Jahresgespräch innerhalb der Universität dokumentiert? In jeder Organisationseinheit wird eine Liste, das so genannte Dokumentationsblatt, über die stattgefundenen Gespräche geführt. Diese Liste wird von der Führungskraft an die nächst höhere Hierarchieebene übergeben. Die Liste enthält: Name des/der Mitarbeiter/in Name der Führungskraft Gesprächsdatum Unterschrift des/der Mitarbeiter/in Unterschrift der Führungskraft Das Dokumentationsblatt wird von beiden Gesprächspartner/ innen nach gemeinsamen Konsens über Aufgaben und Ziele unterschrieben. Damit wird von beiden Beteiligten bestätigt, dass das Gespräch durchgeführt und ein Konsens gefunden wurde. Die Listen über die geführten Gespräche und die vereinbarten anonymisierten Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen werden zweimal jährlich (im Mai und im November eines Jahres) an die Leitung der Organisationseinheit (Fakultät, Zentrum, Dienstleistungseinrichtung, etc.) und von dieser an die Personalentwicklung weitergeleitet. wichtig Dokumentationsblätter entweder im Mai oder November jedes Jahres an die Personalentwicklung übermitteln. Personalentwicklung, Maria-Theresienstr. 3/15, A-1090 Wien 17

Die Personalentwicklung überprüft für die Universitätsleitung die Durchführung der Gespräche. Wird aufgrund dieser Listen das Versäumnis eines Jahresgesprächs festgestellt, wird die Führungskraft aufmerksam gemacht, das Gespräch nachzuholen. Durch die Überprüfung erhält einerseits die Führungskraft einen Überblick, mit welchen Mitarbeiter/innen innerhalb des Jahres noch Gespräche zu führen sind. Zum anderen sind die Informationen zur Planung eines bedarfsorientierten Angebots der Aus-, Fort- und Weiterbildung für die Personalentwicklung erforderlich. Welche Rechte und Pflichten sind mit dem Jahresgespräch verbunden? t i p p Das Jahresgespräch an der Universität Wien wurde im Jahr 2007 verpflichtend eingeführt. Bei Fragen wenden Sie sich an die Hotline der Personalentwicklung: +43-1-4277-123 30 Führungskräfte sind eingeladen, mittels Dokumentationsblatt zu belegen, dass die Jahresgespräche stattgefunden haben, und schriftliche Protokolle zum Jahresgespräch und den Zielvereinbarungen vorliegen. Dies ist von der jeweils übergeordneten Führungskraft zu überprüfen. Werden Jahresgespräche trotz verpflichtender Einführung nicht geführt, so stellt dies für die Führungskraft bzw. den/die Mitarbeiter/in, der/die die Führung des Jahresgesprächs verweigert hat, eine Verletzung der Dienstpflicht dar. 18 Neben der Verpflichtung stellt das Gespräch für Führungskraft und Mitarbeiter/in auch ein Recht und einen Schutz dar. Der/die Mitarbeiter/in, dem/der ein Jahresgespräch von der Führungskraft verweigert wird, hat die Möglichkeit, dieses Gespräch mit Hilfe des Betriebsrats einzufordern. Der/die Mitarbeiter/in kann sich bei Dissens an die nächst höhere Führungsebene wenden. In diesem Fall ist die Niederschrift der Zielvereinbarung von der absoluten Vertraulichkeit ausgenommen.

RAHMENBEDINGUNGEN JAHRESGESPRÄCH 19

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ABLAUF IM JAHRESRHYTHMUS JAHRESGESPRÄCH 21

Das Konzept zum Jahresgespräch und der Gesprächsleitfaden wurden von einer Arbeitsgruppe, unter der Leitung von Dr. Martha Sebök, Vizerektorin für Personalwesen und Frauenförderung, im Zeitraum von Mai bis Oktober 2005 entwickelt. Im Frühjahr 2007 wurde das Instrument des Jahresgesprächs auf Basis der bisherigen Erfahrungen seitens der Mitarbeiter/innen der Universität Wien überarbeitet. Die Arbeitsgruppe setzte sich aus Vertreter/innen der Führungskräfte der Universität Wien und universitätsinternen Expert/innen zusammen: (Vize-)Dekan/innen, Leiter/innen von Dienstleistungseinrichtungen, (Nachwuchs)Wissenschafter/innen, Mitarbeiter/innen des Büros des Rektorats und des Referats für Personalentwicklung sowie Vertreter/innen der Betriebsräte für das allgemeine und das wissenschaftliche Universitätspersonal. 22

Informationen zum Jahresgespräch erhalten Sie: KONTAKT JAHRESGESPRÄCH Personalentwicklung der Universität Wien A-1090 Wien, Maria-Theresien-Straße 3/15 Hotline: +43-1-4277-123 30 jahresgespraech@univie.ac.at www.univie.ac.at/jahresgespraech 23

Impressum Herausgeberin Universität Wien Dr.-Karl-Lueger-Ring 1 A-1010 Wien www.univie.ac.at Für den Inhalt verantwortlich Rektorat Universität Wien Redaktion Rektorat, Referat für Personalentwicklung der Universität Wien Visuelle Gestaltung DLE Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement der Universität Wien Druck Friedrich VDV, Linz Erscheinungsdatum Herbst 2007 24

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