BPMN 2.0 Prozessmodellierung als Grundlage für Prozessoptimierung und Prozessmanagement Workshop für Anfänger (OTS6) tekom Jahrestagung 2014, Stuttgart Schmeling + Consultants GmbH Heidelberg www.schmeling-consultants.de Telefon +49 (0) 62 21 / 58 50 47-0 Tilo Ried t.ried@schmeling-consultants.de
Agenda Grundlagen BPMN Notation Level 1 Übung: Einfache Prozess-Skizze Übung: Prozessmodell mit Gateways Übung: UND/ODER BPMN Notation Level 2 Übung: Prozessmodell mit Data Objects und Sub-Process BPMN Notation Erweiterung Übung: Collaboration Diagramm Übung: Automatische Freigabe Anhang Literatur und Quellen 2
Prozessmanagement Prozess Life Cycle Warum ist Prozessmodellierung so wichtig? 100 80 60 40 20 0 1 2 3 4 5 6 7 Wirkung Potenziale Wirkt auf Aktivität Zeit Kosten Qualität 1 Parallelisierung der Lektorate Technische Inhalte lektorieren X Redaktionelle Inhalte lektorieren 2 Übergabe an ÜM automatisiert X 3 Systemunterstützte Modularisierung X X X 4 5 6 Parallelisierung der Lektorate Übergabe an ÜM automatisieren Wiederverwendung Maßnahmen 1 SOLL-Prozess modellieren X 2 Redaktionssystem einführen X X 3 3
BPMN 2.0 Ziele und Eigenschaften Eine grafische Abbildungssyntax für alle Geschichte 2004 von Stephen A. White (IBM) entwickelt 2005 durch Business Process Management Initiative (BPMI) veröffentlicht Weiterentwicklung durch Object Management Group (OMG) Januar 2011 als BPMN 2.0 verabschiedet Eigenschaften Gesamtumfang sehr komplex, steile Lernkurve Subset leicht verwendbar (Fachabteilungen etc.) Einsatz nur geplant und bewusst Werkzeugunterstützung zahlreich Verwendung Themen im Workshop 1. Schnelles Skizzieren von Prozessen (Prozess-Skizze) 2. Aussagekräftige Beschreibung von Prozessabläufen 3. Erstellen ausführbarer Prozessdefinitionen (XML, BPMS) für Workflowmanagementsysteme 4
1. BPMN Notation Level 1 Einfache Prozess-Skizze Start-Event Activity/Task End Event Pool (Prozess) Sequence Flow Formulierungsregel Lane (Abteilung) Formulierungsregel
Übung 1.1 Einfache Prozess-Skizze Prozessbeschreibung Das Produktmanagement gibt wenn notwendig eine neue Revision der Betriebsanleitung in Auftrag. Der TD-Leiter prüft den Auftrag und gibt ihn an einen fachlich geeigneten Autor weiter. Der Autor erstellt die Inhalte des Entwurfs. Diese werden durch den Dienstleister entsprechend Auftrag des Übersetzungsmanager übersetzt. Der Autor publiziert danach die Dokumente. Start-Event End-Event Activity Sequence Flow 6
Übung 1.1 Lösungsvorschlag Einfache Prozess-Skizze 7
1. BPMN Notation Level 1 AND Gateway, XOR Gateway Synchronisation XOR AND Stil-Festlegungen 8
Übung 1.2 Prozessmodell mit Gateways Prozessbeschreibung Entsprechend Projektstatus wird die Betriebsanleitung beauftragt. Der Auftrag wird geprüft, ob er im Budget enthalten ist. Bei Abweichungen wird er abgelehnt, der Prozess endet dann. Wird der Auftrag angenommen, wird die Betriebsanleitung erstellt und danach redaktionell lektoriert. Gleichzeitig wird die Betriebsanleitung auf technische Angaben geprüft. Sind Änderungen notwendig, werden diese jeweils korrigiert. Danach wird die geänderte Anleitung wiederum lektoriert bzw. technisch geprüft, um noch vorhandene Abweichungen zu finden und gegebenenfalls erneut korrigieren zu lassen. Sind keine Änderungen mehr notwendig, wird die Betriebsanleitung publiziert. AND XOR Start-Event End-Event Activity Sequence Flow 9
Übung 1.2 Lösungsvorschlag Prozessmodell mit Gateways 10
Übung 1.3 UND/ODER Prozessbeschreibung Von drei Aufgaben (A, B, C) sind mindestens 2 zu erledigen. Diese 2 Aufgaben sind parallel abzuarbeiten Dabei ist bei jedem Prozessablauf einmal zu entscheiden, welche Aufgaben zusammen erledigt werden müssen. In jedem Durchlauf wird nur eine Auswahl getroffen. AND XOR Start-Event End-Event Activity Sequence Flow
Übung 1.3 Lösungsvorschlag UND/ODER 12
2. BPMN Notation Level 2 Data Object, Data Store Data Object Data Store Status 13
2. BPMN Notation Level 2 Sub-Process, Ad-hoc Sub-Process Sub-Process (collapsed) Ad-hoc Sub-Process 14
2. BPMN Notation Level 2 Sub-Process Sub-Process (collapsed) Sub-Process (expanded) 15
Übung 2.1 Data Store, Data Object, Sub-Process Prozessbeschreibung Nach dem die BA beauftrag wurde, wird sie erstellt, lektoriert, korrigiert, freigegeben und publiziert. Die Erstellung beinhaltet neben der Recherche am Produkt und der Texterstellung auch das Erstellen von Illustration und Fotos sowie das Erstellen der Ersatzteilliste. Bei der Publikation muss zuerst eine Dokument-Nummer beantragt werden, bevor das Dokument als erzeugte PDF-Datei im Intranet bereitgestellt werden kann. Start-Event End-Event Sub-Process Activity Sequence Flow Ad-hoc Sub-Process 16
Übung 2.1 Lösungsvorschlag Data Store, Data Object, Sub-Process 17
Übung 2.1 Lösungsvorschlag Data Store, Data Object, Sub-Process 18
3. BPMN Notation Erweiterung Message Event, Timer Event Start Event Message Catching Intermediate Event Timer End Event Message Throwing Intermediate Event Message Catching 19
3. BPMN Notation Erweiterung Collaboration Diagram/Message Flow Message Flow Pool (Black Box) Catching Throwing 20
Übung 3.1 Collaboration mit Übersetzungsdienstleister Prozessbeschreibung Unternehmen A fragt bei Übersetzungsdienstleister B ein Angebot für eine Übersetzung an. B schickt ein Angebot, dass A danach beauftragt. Die durch B erstellte Übersetzung wird durch A lektoriert. Die korrigierte Übersetzung wird durch den Dienstleister an A übergeben. A gibt die korrigierte Übersetzung frei. Dienstleister B stellt die Rechnung. A bezahlt die Rechnung. Hinweis: Modellieren Sie beide Pools als Black Box (collapsed) Black Box Message Flow 21
Übung 3.1 Lösungsvorschlag Collaboration mit Übersetzungsdienstleister 22
Übung 3.2 Timer Automatische Freigabe nach 2 Wochen Prozessbeschreibung Nach dem die Betriebsanleitung von der Redaktion erstellt wurde, wird sie zur Freigabe in die Entwicklungsabteilung gegeben. Falls die Entwicklungsabteilung nach 2 Wochen noch keine Freigabe erteilt hat, wird die Betriebsanleitung automatisch freigegeben und publiziert. Start-Event End-Event XOR Timer Sequence Flow 23
Übung 3.2 Lösungsvorschlag Timer Automatische Freigabe nach 14 Tagen 24
Anhang Werkzeuge für BPMN Kostenlos bis serverbasiert Eclipse SOA-Tools http://eclipse.org/bpmn/ Visio Stencils selber anlegen Ab 2010 mit BPMN-Stencils bizagi Prozess Modeller Modellierwerkzeug des BPMS bizagi Kostenlos http://www.bizagi.com/ ech-bpm Tool Basiert auf Eclipse ech-bpm Tool Open Source Anmeldung erforderlich http://www.ech-bpm.ch/de Signavio Serverbasiert BPMS-Integration (T!M) http://www.signavio.com/de.html ARIS Express kostenlos http://www.ariscommunity.com/arisexpress Enterprice Architect Modellierungswerkzeug (UML etc.) Code-Generator http://www.sparxsystems.de/ BP Visual Architect Modellierungswerkzeug (UML etc.) Code-Generator http://www.visual-architect.com/ 25
Anhang Weiterführende Informationen Quellen und Literatur (subjektiv bewertet) Literatur Bruce Silver: BPMN Method and Style, 2nd Edition, 2011 Stephen A. White, PHD Derek Miers: BPMN Modelling and Reference Guide, 2008 Alec Sharp, Patrick McDermott: Workflow Modeling. Tools for Process Improvement and Application Development. Quellen Workflow Patterns Initiativ (Van der Aalst, ter Hofstede, N. Russel) http://www.workflowpatterns.com/ BPMN (Standard) http://www.bpmn.org/ Blog Kurze Prozesse (Thomas Allweyer) http://www.kurze-prozesse.de/ S+C BPMN 2.0 Poster www.schmelingconsultants.de/leistungen/prozessma nagement/ 26