Extras für Mitarbeiter A. Darauf ist zu achten 1. Lohn- und Gehaltsumwandlungen scheiden regelmäßig aus B. ABC der begünstigten Leistungen für Arbeitnehmer 1. Aufmerksamkeiten 2. Auslagenersatz 3. Beihilfen und Unterstützungen 4. Belegschaftsrabatte 5. Betriebsveranstaltung 6. Überlassung eines Computers 7. Gewährung von Darlehen 8. Fahrtkosten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte 9. Gesundheitsförderung 10. Abgabe von Getränken im Unternehmen 11. Kindergartenzuschüsse 12. Überlassung von Telekommunikationsgeräten 13. Warengutscheine/Tankgutscheine 14. Zuschlag für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeiten
A. Darauf ist zu achten 1. Lohn- und Gehaltsumwandlungen scheiden regelmäßig aus Neben der angestrebten Anreizfunktion für Mitarbeiter wird von Arbeitgeberseite gelegentlich der Wunsch geäußert, Teile der mit dem Arbeitnehmer vereinbarten Arbeitsvergütung in steuer- und sozialversicherungsfreie Leistungen umzuwandeln. Dies nicht zuletzt deshalb, weil sich hierdurch Einsparungen für das Unternehmen erzielen lassen. Es ist jedoch darauf hinzuweisen, dass der Gesetzgeber die Steuerfreiheit nahezu aller steuerbegünstigten Leistungen von der Voraussetzung abhängig macht, dass diese zusätzlich zu der vom Arbeitgeber geschuldeten Arbeitsvergütung erbracht werden müssen. B. ABC der begünstigten Leistungen für Arbeitnehmer 1. Aufmerksamkeiten Als Aufmerksamkeiten werden Sachzuwendungen von geringfügigem Wert bezeichnet (Blumen, Genussmittel, Buch, Tonträger). Derartige Zuwendungen in Form von Sachleistungen unterliegen nicht der Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht, wenn die Aufmerksamkeit dem Arbeitnehmer oder seinen Angehörigen anlässlich eines besonderen persönlichen Ereignisses (z. B. Geburtstag) übergeben wird. Weitere Voraussetzung ist, dass der Wert der Sachzuwendung den Betrag von 40 Euro (inkl. Mehrwertsteuer) nicht übersteigt. In Abhängigkeit von den persönlichen Ereignissen des Arbeitnehmers kann eine Aufmerksamkeit ggf. mehrfach im Jahr hingegeben werden (z. B. Geburtstag und Heirat). Geldzuwendungen des Arbeitgebers anlässlich eines besonderen persönlichen Ereignisses des Arbeitnehmers sind jedoch stets lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. 2. Auslagenersatz Als Auslagenersatz bezeichnet man Ausgaben (z. B. Park- oder Telefongebühren), die der Arbeitnehmer auf Rechnung des Arbeitgebers trägt. Sofern ausschließlich betriebliche Auslagen ersetzt werden, handelt es sich nicht um steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn. Ein pauschaler Auslagenersatz führt regelmäßig zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Ausnahmsweise kann dieser steuerfrei bleiben, wenn er regelmäßig wiederkehrt und der Arbeitnehmer die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachweist.
3. Beihilfen und Unterstützungen (Notstandbeihilfen) Beihilfen und Unterstützungen sind bis zu einem Betrag von 600 Euro pro Kalenderjahr steuerfrei und in der Folge sozialversicherungsfrei. Voraussetzung für die Gewährung ist, dass bei dem Arbeitnehmer ein sog. anlassgerechtes Ereignis (z. B. Krankheitsfall, Tod naher Angehöriger, Schäden durch höhere Gewalt) eingetreten ist. Es ist ein schriftlicher Nachweis über das die Unterstützung rechtfertigende Ereignis zum Lohnkonto des Mitarbeiters zu nehmen. In Unternehmen für die ein Betriebsrat oder eine sonstige Arbeitnehmervertretung besteht, muss die Beihilfe von einer unabhängigen und mit ausreichender Selbstständigkeit ausgestatteten Einrichtung gezahlt werden. Kleinere Betriebe mit weniger als 5 Arbeitnehmern können die Zahlung, sofern ein rechtfertigendes Ereignis vorliegt, direkt gewähren. 4. Belegschaftsrabatte Überlassen Sie Ihren Arbeitnehmern eigene Waren oder Dienstleistungen unentgeltlich oder gewähren Sie hierauf einen Rabatt, ist dies bis zu einem Betrag von 1.080 Euro im Jahr je Mitarbeiter ohne Abzug von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen möglich. Voraussetzung hierfür ist, dass es sich um eigene Waren oder Dienstleistungen handelt, die vom Ar - beitgeber nicht überwiegend für den Bedarf seiner Arbeitnehmer hergestellt werden. Maßgebend für die steuerliche Bewertung des eingeräumten Rabattes ist der um 4 % geminderte Endpreis, zu denen der Arbeitgeber die Waren oder Dienstleistungen den Endverbrauchern anbietet. Beispiel: Ein Möbelhaus überlässt einem Arbeitnehmer eine Schrankwand zu einem Preis von 1.000 Euro. Der durch Preisauszeichnung im Geschäft abgegebene Endpreis beträgt 2.500 Euro. Ergebnis: Die Anwendung des Rabattfreibetrages ist möglich. Zur Ermittlung des Sachbezugswertes ist der Endpreis von 2.500 Euro um 4 % (100 Euro) zu kürzen (=2.400 Euro). Unter Anrechnung des vom Arbeitnehmer gezahlten Entgelts von 1.000 Euro verbleibt ein geldwerter Vorteil in Höhe von 1.400 Euro (2.400 Euro - 1.000 Euro). Dieser Betrag überschreitet den jährlichen Rabattfreibetrag von 1.080 Euro um 320 Euro. Beim Arbeitnehmer ist lediglich der Betrag von 320 Euro als geldwerter Vorteil anzusetzen.
5. Betriebsveranstaltungen Übliche Zuwendungen des Arbeitgebers bei herkömmlichen Betriebsveranstaltungen, die im ganz überwiegenden Interesse des Arbeitgebers erbracht werden, gehören nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn des Arbeitnehmers. Neben der Voraussetzung, dass die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Mitarbeitern des Betriebs offen stehen muss, ist die Steuerfreiheit der Leistungen im Wesentlichen von den zwei Hauptkriterien abhängig: Häufigkeit der Betriebsveranstaltung sowie der Höhe der üblichen Zuwendungen je Teilnehmer. Die Höhe der üblichen Zuwendungen ist dabei auf einen Betrag von 110 Euro (inkl. Mehrwertsteuer) je Teilnehmer und Veranstaltung beschränkt. Kosten für Aufwendungen von teilnehmenden Angehörigen der Arbeitnehmer sind diesen zuzurechnen. Steuerbegünstigt können zwei Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr durchgeführt werden. Die dritte und jede weitere Betriebsveranstaltung muss dagegen versteuert werden. Wird die Freigrenze von 110 Euro überschritten, ist der Gesamtbetrag als Arbeitslohn zu versteuern. Es gibt dann noch die Möglichkeit der Pauschalbesteuerung durch den Arbeitgeber. Die lange Zeit gültige Voraussetzung, dass es sich zwingend um eine eintägige Betriebsveranstaltung handeln muss ist weggefallen; daher sind auch mehrtägige Betriebsveranstaltungen begünstigt. 6. Überlassung eines Computers Die Überlassung eines betrieblichen - also im Eigentum des Arbeitgebers verbleibenden Computers zur privaten Nutzung durch den Arbeitnehmer z. B. in dessen Privathaushalt ist steuer- und sozialversicherungsfrei. Die Abgabenfreiheit ist unabhängig von der Höhe und dem Verhältnis von beruflicher und privater Nutzung. Neben der Überlassung eines betrieblichen PCs können darüber hinaus auch die Kosten für die Internet-Nutzung steuerfrei ersetzt werden. Wichtig: Wird dagegen der Computer oder Zubehör in das Eigentum des Arbeitnehmers übertragen (z. B. durch Schenkung), liegt in Höhe des ortüblichen Preises steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn vor. Es empfiehlt sich deshalb, dass die Geräte im Eigentum des Arbeitgebers verbleiben und diese dem Arbeitgeber nur (leihweise) überlassen werden. Hierüber sollte eine schriftliche Vereinbarung geschlossen werden. 7. Gewährung eines Darlehens Trotz der derzeit relativ geringen Kreditzinsen kann ein dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber eingeräumtes Darlehen eine interessante Vergütungsalternative darstellen. Seit Anfang 2008 gelten für die Gewährung eines vom Arbeitgeber gewährten Darlehens neue Bewertungsvorschriften. Die Höhe eines ggf. anzusetzenden steuerpflichtigen Vorteils richtet sich nach dem Unterschiedsbetrag zwischen dem marktüblichen Zins und dem Zins, den der Arbeitnehmer im konkreten Einzelfall zahlt. Aus Vereinfachungsgründen kann für die Feststellung des marktüblichen Zinssatzes auf die von der Deutschen Bundesbank veröffentlichten Effektivzinssätze zurückgegriffen werden. Für Kleinoder Restdarlehen, die am Ende des Lohnzahlungszeitraums den Betrag von 2.600 Euro nicht überschreiten, kann ein steuerlicher Ansatz unterbleiben. 8. Fahrtkosten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
Die Aufwendungen für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte können mit der Entfernungspauschale in Höhe von 0,30 Euro je Entfernungskilometer den Arbeitnehmern erstattet werden. Gewährt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern einen Fahrtkostenersatz oder einen Sachbezug (z. B. ein Jobticket) für die Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, können diese Arbeitgeberleistungen wieder ab dem ersten Entfernungskilometer mit 15 % pauschal besteuert werden. Die Pauschalbesteuerung hat als positiven Effekt, die Sozialversicherungsfreiheit der Fahrtkostenerstattungen zur Folge. 9. Gesundheitsförderung Im Rahmen des Jahressteuergesetzes 2009 wurde eine neue Steuerbefreiungsvorschrift für Leistungen des Arbeitgebers zur Gesundheitsförderung eingeführt. Dadurch können Arbeitgeber ihren Beschäftigten verstärkt gesundheitsfördernde Maßnahmen anbieten oder externe Kurse bezuschussen. Die Steuerfreiheit erstreckt sich auf folgende Handlungsfelder: Vorbeugung und Reduzierung arbeitsbedingter Belastungen des Bewegungsapparates, Gesundheitsgerechte betriebliche Gemeinschaftsverpflegung, Psychosoziale Belastung, Stress (Förderung individueller Kompetenzen der Stressbewältigung am Arbeitsplatz), Suchtmittelkonsum (rauchfrei im Betrieb, Nüchternheit am Arbeitsplatz). Entsprechende Leistungen müssen vom Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn des Arbeitnehmers erbracht werden. Der Höchstbetrag für Leistungen zur betrieblichen Gesundheitsförderung beträgt 500 Euro im Jahr je Arbeitnehmer. Die Übernahme bzw. Bezuschussung von Mitgliedsbeiträgen für Sportvereine und Fitnessstudios fällt nicht unter die neue Steuerbefreiung. 10. Abgabe von Getränken im Unternehmen Getränke (z. B. Kaffee, Tee oder Mineralwasser), die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder verbilligt überlässt, sind steuer- und sozialversicherungsfrei. Dasselbe gilt für Speisen, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmern anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, z. B. während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung, im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufes unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt und deren Wert 40 Euro nicht überschreitet.
11. Kindergartenzuschüsse Bar- oder Sachleistungen des Arbeitgebers zur Unterbringung von nicht schulpflichtigen Kindern in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen zählen nicht zum lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn. Die Steuerfreiheit gilt auch, wenn der nicht beim Arbeitgeber beschäftigte Elternteil die Aufwendungen trägt. Die Betreuung nicht schulpflichtiger Kinder im eigenen Haushalt, z. B. durch Kinderpflegerinnen, Haushaltshilfen oder Familienangehörigen erfüllt dagegen nicht die Voraussetzungen für die Gewährung eines begünstigten Zuschusses. Der Arbeitnehmer hat dem Arbeitgeber die zweckentsprechende Verwendung der Mittel nachzuweisen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet den Originalbeleg über die entstandenen Kosten als Nachweis zum Lohnkonto des Arbeitnehmers zu nehmen. 12. Überlassung von Telekommunikationsgeräten Neben der Überlassung von betrieblichen Personalcomputern (s. B. 6) ist auch die Zurverfügungstellung von arbeitgebereigenen Telekommunikationsgeräten, wie z. B. Telefone, Handys, Faxgeräte in vollem Umfang lohnsteuerfrei. Wie bei der Überlassung eines betrieblichen PCs gilt die Steuerfreiheit für arbeitgebereigene Telekommunikationsgeräte unabhängig vom Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung. Eine 100%-ige Privatnutzung der Geräte ist deshalb unschädlich. Die Steuerfreiheit gilt nicht nur für die Privatnutzung des Telefons im Betrieb, sondern auch, wenn dem Arbeitnehmer ein betriebliches Handy zur privaten Nutzung außerhalb des Unternehmens überlassen wird. Die Steuerfreiheit erstreckt sich sowohl auf den Vorteil der Gerätenutzung als auch auf die damit verbundenen Gebühren und Verbindungsentgelte. Entscheidend ist jedoch, dass es sich um ein betriebliches Gerät handelt, was bedeutet, dass das Telefon oder Handy im Eigentum des Arbeitgebers verbleiben muss und dem Arbeitnehmer nicht geschenkt werden darf. Handelt es sich dagegen um ein privates Telefon des Arbeitnehmers (z. B. Festnetztelefon) und fallen von diesem Privatanschluss erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen an, können vom Arbeitgeber ohne Einzelnachweis bis zu 20 % des Rechnungsbetrages, jedoch höchstes 20 Euro im Monat steuerfrei ersetzt werden. 13. Warengutscheine/Tankgutscheine Immer häufiger gehen Arbeitgeber dazu über, Warengutscheine (z. B. Benzingutscheine) an ihre Arbeitnehmer auszugeben. Für die Frage, ob es sich bei der Hingabe von Warengutscheinen um einen steuerfreien Sachbezug handelt, ist zunächst darauf abzustellen, ob der Warengutschein beim Arbeitgeber selbst oder bei einem Dritten einzulösen ist.
a) Einlösung von Warengutscheinen im eigenen Betrieb Für auf den eigenen Arbeitgeber bezogene Gutscheine ist in der Regel der sog. Rabattfreibetrag von jährlich 1.080 Euro anwendbar (s. B. 4) b) Einlösung von Warengutscheinen/Tankgutscheinen bei einem Dritten Warengutscheine, die der Arbeitnehmer bei einem Dritten (z. B. Tankstelle) einlösen kann, sind bis zu einem Wert von 44 Euro im Monat je Arbeitnehmer begünstigt. Diese bei einem anderen Unternehmen einzulösenden Gutscheine unterliegen allerdings erheblich strengeren Anforderungen. Wichtig Auf einen Gutschein der zum Einkauf bei einem Dritten berechtigt muss die Ware nach Art und Menge genau bezeichnet sein. Der Gutschein darf allerdings keinen Geldbetrag oder Höchstbetrag enthalten (alte Rechtsprechung). Die bisherige Auffassung der Finanzverwaltung, dass der Gutschein keinen Geld- oder Höchstbetrag enthalten darf, hat der Bundesfinanzhof in seiner jüngeren Rechtsprechung aus November 2010 verworfen. Nach neuerer Auffassung des Bundesfinanzhofs liegt auch ein Sachbezug vor, wenn der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen bei einer beliebigen Tankstelle einlösbaren Benzingutschein überlässt, der Arbeitnehmer auf seine Kosten tankt und sich gegen Vorlage des Benzingutscheins und der Tankquittung die Kosten von seinem Arbeitgeber erstatten lässt. Hinsichtlich der Gestaltung von Tankgutscheinen als Vergütungsbestandteil ist eine weitere Beratung durch uns zu empfehlen. 14. Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit Arbeiten Arbeitnehmer an Sonn- und Feiertagen oder in der Nacht, besteht die Möglichkeit hierfür steuer- und sozialversicherungsfrei Zuschläge zu gewähren. Wichtige Grundvoraussetzungen sind, dass die Zuschläge für Arbeit in den begünstigten Zeiten, für tatsächlich geleistete Arbeit sowie neben dem Grundlohn und somit zusätzlich zum regulären Lohn oder Gehalt gezahlt werden. Welche Arbeitszeiten im Einzelnen zu den begünstigten Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit zählen und welche maximalen Zuschlagssätze hierfür steuerfrei gezahlt werden können, sehen Sie nachfolgend: für Nachtarbeit 25 % (von 20 Uhr bis 6 Uhr) bzw. 40 % (von 0 Uhr bis 4 Uhr, bei Arbeitsbe - ginn vor 0 Uhr); für Sonntagsarbeit 50 % (als Sonntagsarbeit gilt auch die Arbeit am Montag von 0 Uhr bis 4 Uhr, wenn die Arbeit vor 0 Uhr aufgenommen wurde); für Arbeit an den gesetzlichen Feiertagen 125 % (als Feiertagsarbeit gilt auch die Arbeit des auf den Feiertag folgenden Tages von 0 Uhr bis 4 Uhr, wenn die Arbeit vor 0 Uhr aufgenommen wurde); für Arbeit am 24. Dezember ab 14 Uhr, am 25. und 26. Dezember sowie am 01. Mai 150 %. Beispiel: Ein Arbeitnehmer arbeitet in der Nacht von 22 Uhr bis 6 Uhr. Der Stundenlohn beträgt 16 Euro.
Folgender Nachtzuschlag kann steuer- und sozialversicherungsfrei gezahlt werden: 22 Uhr - 0 Uhr: 2 Std. x 16 Euro = 32 Euro x 25 % = 8,00 Euro 0 Uhr - 4 Uhr: 4 Std. x 16 Euro = 64 Euro x 40 % = 25,60 Euro 4 Uhr - 6 Uhr: 2 Std. x 16 Euro = 32 Euro x 25 % = 8,00 Euro Nachtzuschlag insgesamt 41,60 Euro Weitere Voraussetzung für die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit der Zuschläge ist, dass die begünstigten Arbeitszeiten für jeden Mitarbeiter anhand von Einzelaufzeichnungen genau nachzuweisen sind (z. B. Stundenzettel). Hinzu kommt, dass diese Einzelnachweise fortlaufend - also Monat für Monat - zu führen sind. Es reicht nicht aus, dass Aufzeichnungen lediglich für einen repräsentativen Zeitraum erstellt werden. Die Anforderungen an die Gewährung von steuerfreien Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschlägen sind hoch. Der damit verbundene Verwaltungsaufwand darf nicht unterschätzt werden. Zu beachten ist weiterhin, dass die Sozialversicherungsfreiheit der Zuschläge auf einen Stundenlohn von max. 25 Euro begrenzt ist.