Rechnungseingangsmanagement Nils Mosbach, ELO Digital Office GmbH Leiter Business Solutions
Digitales Rechnungsmanagement mit ELO Business Solution Invoice Anforderungen Der Rechnungsprozess Überwachung Architektur & Nutzen 2
Anforderungen an das Digitale Rechnungsmanagement Mögliche Problemstellungen Lange Durchlaufzeiten Unsicherheit: Rechnungsbestand unter Kontrolle? Zeitaufwändige manuelle Bearbeitung und Erfassung Fehlerbehaftung, da keine Validierung möglich Datenredundanzen Risiko der Skontofrist-Überschreitung Mangelhafte Transparenz über den gesamten Prozess hinweg Individual-Schnittstellen oft Dauerbaustellen 3
Der Rechnungs-Prozess Jan Eichner Posteingang Ute Schenk Buchhaltung Felix Unger Einkauf Bodo Kraft CEO Ute Schenk Buchhaltung 5
Jan Eichner Posteingang Posteingang/ Automatische Erfassung 6
Rechnungseingang Eingangskanäle E-Mail Papier Elektronisch Automatische Erfassung in den Prozess integriert. Transparenz und Nachvollziehbarkeit. 7
Automatische Erfassung ELO DocXtractor Extraktion & Verifikation Neue Integration für mehr Transparenz im Prozess Automatisches Erkennen von Zahlungsbedingungen Plausibilitäts- und Complianceprüfung der ausgelesenen Informationen Erkennung unterschiedlicher Rechnungsdokumentarten Unterscheidung von Buchungskreisen Unterscheidung zwischen MM- und FI-Rechnungen Aktive Nutzung der Stamm- und Bewegungsdaten aus dem ERP-System Effiziente manuelle Kontrolle der ausgelesenen Informationen 8
Automatische Erfassung ELO DocXtractor 9
Automatische Erfassung ZUGFeRD 10
Sandra Renz Buchhaltung Formelle Prüfung 11
Formelle Prüfung ELO Workflow mit ELO Forms Services Tagesaktuelle Wechselkurse Dynamische Folgeknotenermittlung ERP Bearbeitungszustand Auswahl der zuständigen Fachabteilung (Besteller) 12
Felix Unger Einkauf Fachliche Prüfung/ Freigabe 13
Fachliche Prüfung/ Freigabe Warenlieferung vorhanden? Übereinstimmung mit Bestellung? Vorkontierung ERP 14
Bodo Kraft CEO Freigabe 15
Freigabe Kontrolle über große Rechnungssummen Regelwerk nach Rechnungsinformationen Nettobetrag in Hauswährung. Steuerung nach Kostenstelle/ Betrag/ etc Oberfläche zur schnellen Konfiguration. 16
Sandra Renz Buchhaltung Kontierung & Überwachung 17
Abschließende Kontierung Abschließende Kontrolle/ Vorkontierung Übergabe der Rechnungen an das ERP-System 18
Transparenz/ Dashboard 19
Transparenz/ Dashboard Maximale Transparenz Statistische Auswertungen Ampel für drohende Skonto- Verluste 20
Prozessdokumentation Prozesslogik ist individuell! Gesetzeskonforme Dokumentation auch technischer Vorgänge. ELO Feed schafft lückenlose Transparenz Möglichkeiten der Kollaboration 21
ERP-Prozesse Übergabe aller Daten an ERP-System Standard-Schnittstelle zur Integration. Anbindung an SAP, NAV, AX, Datev, Rückmeldung Status aus dem ERP-System Beleg wurde gebucht Beleg wurde bezahlt 22
Architektur & Customizing Oberflächen Prozesslogik Technologie Best Practices Modularisierung Schnelle Projektlaufzeiten Guidelines Vielzahl von Implementierungen/ Technische Konzepte 23
Übergreifender Nutzen Invoice Contract Visitor Personalakte (HR) Abwesenheit (HR) Reisekosten (HR) Inventarmanagement 25
Übergreifender Nutzen Invoice Contract Visitor Personalakte (HR) Abwesenheit (HR) Reisekosten (HR) Inventarmanagement 26
Ihr Nutzen? Lösungs-Merkmale & Highlights Modularer Aufbau bis ins Detail Abdeckung des vollständigen Prozesses Skalierbarkeit der Lösung Flexibles Dashboard Einfaches Customizing Bedarfsgerechter Automatisierungsgrad Modernste Architektur Umfassende Dokumentation 27
Wir erinnern uns Lange Durchlaufzeiten Unsicherheit: Rechnungsbestand unter Kontrolle? Zeitaufwändige manuelle Bearbeitung und Erfassung Fehlerbehaftung, da keine Validierung möglich Datenredundanzen Risiko der Skontofrist-Überschreitung Mangelhafte Transparenz über den gesamten Prozess hinweg Individual-Schnittstellen oft Dauerbaustellen 28
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